i
PELAYANAN SIRKULASI BAHAN PUSTAKA
DI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 5 YOGYAKARTA
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan
Program Studi Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
Disusun oleh: Ira Saraswati NIM 11130070
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN D3 FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA 2014
ii
Faisal Syarifudin, S. Ag., M. Si.
Dosen Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
NOTA DINAS
Hal : Laporan Tugas Akhir Sdr. Ira Saraswati Lamp. : 1 Lembar
Kepada Yth.
Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuh
Setelah diadakan bimbingan, koreksi, perbaikan, dan penyempurnaan seperlunya terhadap naskah Laporan Tugas akhir Saudara
Nama : Ira Saraswati NIM. : 11130070
Prodi : Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab Dan Ilmu Budaya
Judul : Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
Selaku dosen pembimbing, kami menyatakan naskah Laporan Tugas Akhir ini memenuhi syarat untuk diujikan.
Harapan kami semoga Saudara tersebut segera dipanggil untuk mempertanggungjawabkan laporannya.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuh
Yogyakarta, 26 Mei 2014 Dosen Pembimbing,
Faisal Syarifudin, M. Si. NIP. 19750614 200112 1 004
iv
MOTTO
Mengetahui saja tidaklah cukup, kita harus mengaplikasikan. Kemauan saja tidaklah cukup, kita harus melakukan. ( Goethe ).
Hidup itu benar-benar seperti roda, kadang di atas, kadang di bawah, dan kita harus selalu siap menghadapi perputaran itu dengan iman dan ketabahan (Syamsul Nursalim)
The more you give love, the more it grows. The more you share it, the more you will have it in abundance. ( H.M. Charan Singh).
v
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Ayah dan Ibunda tercinta yang selalu dirindukan, yang tak pernah lelah memberikan nasehat, do’a, dan ridlo-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan studi di Kampus Putih ini.
2. Semua saudara dan keluarga tercinta dirumah yang senantiasa memberikan dukungan , semangat, baik secara moril maupun materiil.
3. Seseorang yang jauh disana, terima kasih atas motivasinya, dukungannya, atas waktu yang telah diluangkan, serta kesabarannya menghadapi hubungan yang dibatasi oleh jarak dan waktu ini.
4. Semua teman-teman seperjuangan IP D3 2011, warga kost Wisma Peut 10C, warga kontrakan ex-Rumah Cinta, Sahabat ALUS (Association of
Library University Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta),
terima kasih atas semua pengalamannya, kobarkan selalu jiwa solidaritas dan selalu semangat kawan.
5. Almamaterku Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta 6. Pembaca yang budiman
vi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam laporan ini asli karya sendiri, bukan jiplakan dari karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar akademik di suatu perguruan tinggi manapun. Sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Yogyakarta, 26 Mei 2014
Ira Saraswati NIM. 11130070
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat, hidayah serta inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul ”Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta” sebagai salah satu syarat kelulusan Program Studi Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Terselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini tidak lepas dari uluran tangan berbagai pihak, baik secara material maupun secara moral. Oleh karena itu penyusun mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Dr. Siti Maryam, M.Ag. selaku Dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang secara tidak langsung telah ikut serta melancarkan dalam kegiatan penyusunan Laporan Tugas Akhir .
2. Ibu Puji Lestari, M. Kom selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan D3 UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang tak pernah lelah memberikan semangat, arahan untuk bisa sampai pada tahap akhir ini serta selalu mengayomi mahasiswanya.
3. Bapak Faisal Syarifudin, S.Ag., SS., M. Si. selaku Dosen Pembimbing penyusunan Laporan Tugas Akhir sekaligus penguji yang telah
viii
memberikan pengarahan, masukan, motivasi dan semangat baik selama pelaksanaan maupun dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.
4. Ibu Hj. Sri Rohyanti Zulaikha, S. Ag., SIP., M. Si. selaku Dosen Pembimbing Akademik sekaligus sebagai Dosen Penguji yang telah banyak memberikan masukan, arahan, saran, koreksi, serta penilaian demi kesempurnaan Laporan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Suyono, S. Pd, M. Eng. selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 5 Yogyakarta , terima kasih atas izin yang diberikan dalam pengumpulan data Laporan Tugas Akhir ini
6. Bapak Rubiyanto, S. Pd yang telah bertanggungjawab kepada penulis dan teman-teman dalam melaksanakan PKL dan penyelesaian tugas akhir di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
7. Bapak Danang selaku pegawai Tata Usaha SMK Negeri 5 Yogyakarta, terima kasih atas semua bantuannya dalam menyelesaikan masalah administrasi.
8. Bapak Dwi Karyanto selaku Koordinator Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta yang telah memberikan banyak pengajaran nyata dalam bidang perpustakaan.
9. Ibu Sarmiati selaku Staf Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta, Terima kasih atas semua nasehatnya, ilmunya, serta semua hal yang disetiap harinya dibicarakan dan bertukar pikiran secara bersama-sama.
10. Ibu Suminah, Ibu Ani, Ibu Suzana, Ibu Sri, dan segenap guru SMK Negeri 5 Yogyakarta, terima kasih atas semua nasehat, motivasi, dan
ix
semua hal yang telah diberikan, suatu saat nanti pasti akan sangat berguna bagi kami.
11. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu dirindukan, yang tidak pernah merasa lelah dalam membantu penulis baik secara moril maupun materil.
12. Teman-teman PKL : Ferina Anita dan Erlina Mulat, terima kasih atas kerjasamanya dan kebersamaannya, semoga keakraban ini dapat terus terukir hingga masa tua nanti.
13. Semua pihak baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah membantu dalam penyelesaian laporan Tugas Akhir ini.
Tak lupa, semoga Laporan Tugas Akhir ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang budiman.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Yogyakarta, 26 Mei 2014
Penulis
x
DAFTAR ISI
JUDUL ... i NOTA DINAS ... ii PENGESAHAN ... iii MOTTO ... iv PERSEMBAHAN ... v PERNYATAAN ... viKATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ...xvii
ABSTRAK ...xviii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan dan Manfaat Laporan Tugas Akhir ... 4
1.3.1 Tujuan Penyusunan ... 4
1.3.2 Manfaat Penyusunan ... 5
1.4 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
xi
2.1.1 Tugas Pelayanan Sirkulasi ... 9
2.2 Sistem Pelayanan ... 12
2.2.1 Sistem Pelayanan Tertutup ( Closed Access)... 12
2.2.2 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access) ... 14
2.3 Kegiatan Sirkulasi ... 15
2.3.1 Peminjaman ... 15
2.3.2 Pengembalian ... 16
2.3.3 Pemberian Peringatan dan Penagihan ... 17
2.3.4 Pembuatan Keterangan Bebas Pinjam ... 17
2.3.5 Pemberian Sanksi ... 17
2.3.6 Pembuatan Statistik Perpustakaan ... 18
2.4 Sistem Peminjaman. ... 19
2.4.1 Sistem Peminjaman Browne ( Browne Charging System) ... 20
2.4.2.1 Proses / Cara Peminjaman dan Pengembalian ... 21
2.4.2 Sistem Peminjaman Newark ( Newark Charging System) ... 22
2.4.2.1 Proses Peminjaman dan Pengembalian Koleksi ... 23
2.4.3 Sistem Peminjaman Book Issue Card ( BIC ) ... 24
2.4.4 Sistem Sirkulasi Terkomputerisasi ... 25
BAB III. METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA ... 28
3.1 Metode Penelitian ... 28
3.1.1 Observasi ... 28
3.1.2 Wawancara ... 29
xii
3.2 Subjek dan Objek Penelitian... 31
3.3 Waktu dan Tempat Penelitian ... 31
3.4 Teknik Analisis Data. ... 31
3.4.1 Data Reduction ( Reduksi Data) ... 33
3.4.2 Data Display ( Penyajian Data) ... 34
BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 35
4.1 Gambaran Umum Lokasi... 35
4.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 35
4.1.2 Lokasi dan Kontak Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 36
4.1.3 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 37
4.1.3.1 Tujuan Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 37
4.1.3.2 Fungsi Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 37
4.1.4 Visi dan Misi Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 38
4.1.5 Personalia ( SDM ) ... 38
4.1.6 Pengguna Perpustakaan (Pemustaka) ... 40
4.1.7 Keadaan Koleksi Bahan Pustaka ... 40
4.1.8 Layanan Perpustakaan ... 41
4.1.8.1 Layanan Sirkulasi ... 41
4.1.8.2 Layanan Teknis ... 42
4.1.8.3 Layanan Hotspot Area ... 43
4.1.8.4 Layanan Referensi ... 43
4.1.8.5 Layanan Buka Setiap Hari ... 43
xiii
4.1.10 Ketentuan dan Tata Tertib Perpustakaan SMK N 5 Yogyakarta ... 46
4.1.10.1 Ketentuan Umum ... 46
4.1.11 Ketentuan Peminjaman dan Pengembalian Buku ... 46
4.1.11.1 Buku-buku Teks Pelajaran ... 47
4.1.11.2 Buku-buku Bacaan dan Informasi ... 47
4.1.11.3 Buku-buku Referensi/ Rujukan ... 47
4.1.12 Anggaran... 48
4.1.13 Kerjasama ... 48
4.2 Hasil dan Pembahasan ... 49
4.2.1 Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 49
4.2.1.1 Kegiatan Pendaftaran Anggota dan Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan ... 51
4.2.1.2 Kegiatan Peminjaman ... 53
4.2.1.3 Kegiatan Pengembalian ... 57
4.2.1.4 Perpanjangan Masa Peminjaman Bahan P ustaka ... 59
4.2.1.5 Penagihan Pinjaman Bahan Pustaka ... 59
4.2.1.6 Pemberian Sanksi ... 61
4.2.1.7 Pembuatan Keterangan Bebas Pinjaman ... 62
4.2.1.8 Pembuatan Statistik Perpustakaan ... 63
4.2.2 Masalah-masalah yang Timbul dalam Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta dan Upaya untuk Mengatasinya ... 66
4.2.2.1 Tidak Adanya Pemberitahuan dari Petugas Teknis Kapan Pinjaman Harus Dikembalikan ... 66
xiv
4.2.2.2 Tidak Adanya Pemungutan Denda dalam Keterlambatan
Pengembalian Pinjaman ... 67
4.2.2.3 Kurang Efisiennya Sistem Peminjaman yang Diterapkan ... 67
4.2.2.4 Keterbatasan Jumlah SDM ... 68
4.2.2.5 Kurang Tepatnya Sanksi Penggantian Bahan Pustaka yang Dihilangkan ... 69 BAB V. PENUTUP ... 70 5.1 Simpulan ... 70 5.2 Saran ... 75 DAFTAR PUSTAKA ... 77 LAMPIRAN ... 78
xv
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
4.1 Daftar Sarana dan Pasarana Perpustakaan ... 45
4.2 Daftar Peminjam Buku Paket / Umum ... 56
4.3 Daftar Pengembalian Buku Perpustakaan ... 57
4.4 Data Jumlah Pengunjung Perpustakaan selama 9 bulan terakhir ... 63
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
3.1 Komponen dalam Analisis Data ( flow model) ... 32
3.2 Komponen dalam Analisis Data ( Interactive model) ... 33
4.1 Denah Lokasi Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 37
4.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta ... 39
4.3 Tata Tertib Pemakai/Peminjam Buku Perpustakaan ... 50
4.4 Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan SMK N 5 Yogyakarta .... 52
4.5 Alur Peminjaman Buku Paket ... 54
4.6 Alur Peminjaman Buku Teks Umum ... 55
4.7 Alur Pengembalian Bahan Pustaka ... 58
4.8 Surat Tagihan Pinjaman kepada Pemustaka ... 60
4.9 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Pustaka ... 62
4.10 Statistik Pengunjung Perpustakaan 9 bulan terakhir ... 64
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Halaman
1. Kartu Anggota Perpustakaan Terkini ... 79
2. Kartu Anggota Perpustakaan Sebelumnya ... 80
3. Jajaran Kartu Anggota yang tidak terpakai ... 80
4. Stempel Perpustakaan ... 80
5. Blangko Peminjaman Buku Secara Pribadi ... 81
6. Blangko Pengunjung Perpustakaan ... 82
7. Contoh Laporan Kegiatan PKL Harian penulis di Perpustakaan SMK N 5 Yogyakarta... 83
8. Surat Permohonan Izin Pengumpulan Data Tugas Akhir ... 84
9. Surat Keterangan Penerimaan Izin Pengumpulan Data Tugas Akhir 85 10. Surat Keterangan Telah Melakukan PKL ... 86
11. Surat Pernyataan Kesesuaian Data Laporan Tugas Akhir dengan Kenyataan di Lapangan ... 87
12. Tampilan Sistem SLIMS pada bagian Keanggotaan ... 88
13. Tampilan Sistem SLIMS untuk Penelusuran Koleksi ... 88
xviii
ABSTRAK
Layanan sirkulasi dalam suatu perpustakaan dapat dikatakan sebagai suatu aktivitas utama yang disetiap harinya dilaksanakan, termasuk di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta. Layanan sirkulasi di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta berbasis
open source, pemustaka bebas mengakses semua jajaran bahan pustaka yang
tersedia. Layanan Sirkulasi di perpustakaan ini masih menggunakan sistem manual dari semua kegiatannya, karena sistem otomasi saat itu masih dalam proses. Kegiatan sirkulasi di Perpustakaan ini meliputi peminjaman dan pengembalian koleksi, baik itu koleksi buku bacan umum maupun koleksi buku paket, juga melayani pendaftaran anggota dan pembuatan kartu anggota perpustakaan bagi yang berkeinginan memiliki Kartu Anggota perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta. Layanan ini juga bertugas dalam pendataan jumlah pengunjung setiap harinya, dengan menyediakan form daftar blangko pengunjung agar setiap pengunjung yang masuk mengisi blangko yang telah disediakan petugas perpustakaan. Pemberian sanksi baik itu berupa pembayaran denda keterlambatan pengembalian bahan pustaka maupun bagi pemustaka yang menghilangkan bahan pustaka pinjaman juga akan di layani di layanan sirkulasi. Bagi pemustaka yang telah lama meminjam bahan pustaka dan belum juga mengembalikannya maka akan dibuatkan dan diberi surat penagihan peminjaman bahan pustaka, sebagai peringatan kepada pemustaka untuk segera mengambalikan buku pinjamannya. Selain itu layanan ini juga melayani pembuatan surat keterangan bebas pinjaman buku perpustakaan untuk siswa yang sudah dinyatakan lulus dan benar-benar tidak memiliki tanggungan pinjaman buku perpustakaan. Semua data terkait peminjaman dan pengunjung setiap bulannya direkap menjadi suatu nominal dan dibuat dalam bentuk statistik, sehingga nantinya sebagai bahan evaluasi setiap tahunnya. Dalam pelaksanaan semua kegiatan dalam layanan sirkulasi tersebut tidak terlepas dari masalah-masalah yang ada, seperti tidak adanya pemberitahuan dari petugas perpustakaan kapan pinjaman harus dikembalikan, terutama ketika transaksi peminjaman. Selain itu juga sanksi yang kurang sesuai ketika pemustaka menghilangkan bahan pustaka pinjaman, kemudian tidak adanya sanksi pada pemustaka yang terlambat mengembalikan pinjaman. Berdasarkan pengamatan, sistem sirkulasi yang diterapkan kurang efektif karena hanya mengandalkan catatan disetiap harinya. Adanya penerapan sistem otomasi perpustakaan berbasisi SLIMs diharapkan dapat meminimalisir masalah-masalah dalam pelayanan sirkulasi tersebut.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan sekolah merupakan perpustakaan yang diselenggarakan oleh sekolah dan merupakan bagian terpadu dengan sekolah yang bersangkutan, berperan sebagai sumber belajar dan mendukung tercapainya tujuan pendidikan pendidikan sekolah tersebut. Perpustakaan sekolah tersebut diselenggarakan sesuai standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan standar Nasional Pendidikan (Lasa Hs, 2009:280). Perpustakaan, tak terkecuali perpustakaan sekolah berperan sebagai salah satu sumber belajar yang amat penting yang harus memungkinkan para tenaga kependidikan dan para peserta didik memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan melalui membaca buku dan bahan pustaka lain yang diperlukan.
Dengan kata lain, perpustakaan sekolah wajib memiliki koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai buku wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dan jumlah yang mencukupi untuk bisa melayani dan memenuhi semua kebutuhan peserta didik dan pendidik. Juga, perpustakaan sekolah harus mampu mengembangkan koleksi lainnya yang mendukung pelaksanaan kurikulum pendidikan. Perpustakaan sekolah sebagai media pokok dalam mengembangkan minat baca seluruh warga sekolah yang bersangkutan.
2
Perpustakaan sekolah berfungsi untuk membantu program pendidikan dan pengajaran sesuai dengan tujuan yang terdapat pada kurikulum. (Qalyubi, dkk., 2007:10). Agar perpustakaan sekolah bisa berfungsi dengan baik, berdaya guna, dan bisa terintegrasi dengan program pendidikan dan pengajaran di sekolah, maka perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan penggunanya dan menjadi sumber informasi pengguna dalam menunjang kegiatan belajar mengajar. Adanya fungsi serta peranan penting tersebut maka suatu perpustakaan harus mampu melayankan bahan pustaka yang dimilkinya agar bisa memenuhi kebutuhan pemustaka, sehingga nantinya bahan pustaka yang dikelola tepat guna dan digunakan secara optimal .
Pelayanan perpustakaan erat kaitannya dengan pelayanan bahan pustaka. Berhasil tidaknya pelayanan perpustakaan salah satunya antara lain dilihat dari jumlah buku yang disirkulasikan dari waktu ke waktu. Walaupun koleksi perpustakaan berjumlah sangat banyak, harganya mahal, jika tidak ada yang meminjam maka perpustakaan tersebut belum dikatakan berhasil. Gedung serta ruangan yang sangat komprehensif, didukung sumber daya yang memadai, dan dana yang berlimpah tidak ada artinya kalau tidak memiliki anggota perpustakaan dan pembaca yang baik. Pembaca yang baik adalah pembaca yang selalu memanfaatkan buku, baik itu dengan jalan dibaca di perpustakaan maupun dengan dipinjam.
Buku yang dapat dipinjam dimasukkan kepada jenis buku yang dapat disirkulasikan. Koleksi perpustakaan terutama koleksi sirkulasi
3
memang pada prinsipnya untuk didayagunakan oleh pemustaka, bukan hanya sekedar menjadi pajangan maupun untuk disimpan saja. Jika intensitas pemakaian buku berkembang maka dampaknya akan dirasakan secara bersama.
Sirkulasi merupakan segala bentuk kegiatan pencatatan yang terkait dengan pemanfaatan dan pemakaian koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan (Lasa Hs, 2005:213). Secara sederhana, kegiatan sirkulasi meliputi peminjaman dan pengembalian, sehingga melalui layanan ini dapat diketahui keberadaan buku serta intensitas penggunaan buku. Seperti halnya di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta, layanan sirkulasi berjalan disetiap harinya, terutama dalam peminjaman dan pengembalian bahan pustakanya.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:257) layanan sirkulasi adalah bagian yang pertama kali berhubungan dengan pemustaka dan paling sering digunakan pemustaka. Layanan ini juga dikatakan sebagai ujung tombak suatu perpustakaan, tak terkecuali perpustakaan sekolah, karena melalui layanan ini dapat diketahui seberapa penting peranan perpustakaan dalam upaya meningkatkan mutu dan kualitas pembelajaran dalam sekolah. Begitupun dengan Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta, layanan sirkulasi berada di dekat pintu masuk perpustakaan sehingga mudah diakses pemustaka. Pelayanan sirkulasi di perpustakaan ini juga cukup sederhana dan mempercepat aktivitas layanan, terutama dalam pelayanan peminjaman. Namun dalam pelayanan sirkulasi tersebut tidak dapat dipungkiri banyak
4
timbul masalah yang membuat bingung pihak pengelola perpustakaan untuk bisa mengatasinya. Adanya masalah yang cukup kompleks dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan tersebut membuat penulis tertarik untuk menyusun Laporan Tugas Akhir dengan judul “Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta” dengan harapan nantinya bisa membantu mengatasi masalah dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan batasan masalah sebagai berikut.
1. Bagaimanakah kegiatan pelayanan sirkulasi bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta?
2. Apa sajakah masalah-masalah yang timbul dalam pelayanan sirkulasi di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta dan langkah apa yang diambil untuk mengatasi masalah-masalah tersebut?
1.3 Tujuan dan Manfaat Laporan Tugas Akhir 1.3.1 Tujuan Penyusunan
Adapun tujuan penyusunan tugas akhir ini adalah untuk :
1. Mengetahui kegiatan pelayanan sirkulasi bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta.
2. Mengetahui Masalah-masalah yang timbul dalam pelayanan sirkulasi bahan pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
5
dan mengetahui langkah apa yang diambil untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.
3. Memenuhi salah satu syarat kelulusan untuk mendapat gelar Ahli Madya Jurusan Ilmu Perpustakaan D3 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
1.3.2 Manfaat Penyusunan
Tugas Akhir ini diharapkan dapat bermanfaat baik bagi penulis maupun bagi semua pembaca, diantaranya :
1. Dapat menambah pengetahuan mengenai pelayanan sirkulasi bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
2. Dapat menambah pengetahuan mengenai Masalah-masalah yang timbul dalam pelayanan sirkulasi bahan pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
3. Dapat mengetahui langkah apa saja yang diambil untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul.
6
1.4 Sistematika Penulisan
Sistem urutan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut. BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang pemilihan judul, pokok bahasan masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir, tujuan dan manfaat pembuatan tugas akhir, serta sistematika penulisan tugas akhir. BAB II LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori dasar dan yang terkait yang diambil dari berbagai macam sumber litaratur sehingga mendukung topik yang dipaparkan dalam pembahasan.
BAB III METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA Berisi cara – cara dan teknik yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data-data yang dan penyajiannya terkait dengan topik bahasan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Berisi gambaran umum mengenai semua hal yang terkait dengan instansi lokasi Praktik Kerja Lapangan, serta paparan secara jelas yang mampu menjawab rumusan masalah yang telah ditentukan.
BAB V PENUTUP
Berisi simpulan dari semua paparan topik yang dibahas di bab sebelumnya serta saran dan masukan yang membangun terhadap lokasi tempat PKL, sesuai dengan topik bahasan yang telah diambil.
7
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar semua bahan literatur yang digunakan penulis dalam mencari dan menggunakan teori-teori yang berkaitan dengan topik bahasan, disusun secara sistematis.
LAMPIRAN
Berisi semua bukti data penting yang mendukung dalam penyusunan tugas akhir ini, baik berupa gambar, foto, maupun data penting lainnya.
70
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Dari pemaparan di bagian sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Kegiatan pelayanan sirkulasi bahan pustaka di Perpustakaan SMK
Negeri 5 Yogyakarta sangat beragam, yaitu meliputi:
a. Pendaftaran anggota dan Pembuatan Kartu Anggota. Kegiatan hanya berlaku pada awal pembuatan saja. Menurut petugas teknis perpustakaan, semua siswa yang terdaftar di sekolah tersebut sudah menjadi anggota perpustakaan. Termasuk pula kepala sekolah dan jajarnnya, guru, karyawan, staff, dan semua warga sekolah. Mengenai kartu anggota, sudah dibuatkan sedemikian banyaknya dan hanya berlaku pada awal-awal pembuatan saja. Kartu anggota dibuat seperti pada sistem peminjaman Newark, yang memuat data anggota dan daftar bahan pustaka pinjaman.
b. Kegiatan Peminjaman, karena sistem pelayanan yang digunakan adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access), maka sebelum meminjam pemustaka bebas mengakses jajaran bahan pustaka di rak sesuai kebutuhan, baik itu buku teks bacaan maupun buku paket. Jika mengalami kesulitan bisa dibantu oleh petugas perpustakaan. Teknis peminjaman masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengisi pada form daftar peminjaman yang sudah dipersiapkan
71
petugas di meja sirkulasi sesuai jurusan, karena saat penelitian dilakukan sistem otomasi masih dalam proses.
c. Kegiatan Pengembalian. Seperti halnya kagiatan peminjaman, kegiatan pengembalian juga masih menggunakan sistem manual. Pemustaka yang akan mengembalikan buku mengisi pada form pengembalian, sementara petugas mengeceknya pada form peminjaman yang memuat bahan pustaka pinjaman serta pemustaka yang bersangkutan. Setelah data cocok, petugas menandatangani pada kolom paraf petugas sebagai bukti bahan pustaka pinjaman telah dikembalikan.
d. Perpanjangan masa peminjaman bahan pustaka, dilakukan dengan mengembalikan bahan pustaka, menuliskan pada form pengembalian, kemudian di cek ulang oleh petugas terkait data peminjaman. Setelah cocok, form peminjaman ditandatangani oleh petugas, dan kemudian pemustaka menulis kembali pada form daftar peminjaman. Bahan pustaka terkait dapat dibawa kembali.
e. Penagihan pinjaman bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan setelah merekap form daftar peminjaman pada buku rekap peminjam, terutama untuk pemustaka yang telah lama meminjam dan belum mengembalikan pinjamannya. Setelah direkap kemudian dibuatkan surat penagihan pinjaman bahan pustaka untuk masing-masing pemustaka, terkait bahan pustaka yang dipinjam. Surat penagihan
72
tersebut dibagikan kepada pemustaka yang bersangkutan atau teman sekelasnya.
f. Pemberian sanksi, berlaku hanya pada pemustaka yang menghilangkan bahan pustaka pinjaman, tidak diberlakukan pada pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi pinjaman milik perpustakaan.
g. Pembuatan surat keterangan bebas pinjaman, diberikan pada pemustaka terutama kelas XII yang sudah dinyatakan lulus, benar-benar tidak mempunyai tanggungan pinjaman buku perpustakaan, digunakan sebagai syarat untuk pengambilan ijazah.
h. Pembuatan statistik perpustakaan. Hasil rekap dari form daftar peminjaman dibuat dalam bentuk statistik. Selain itu juga pada hasil rekap pengunjung setiap bulannya dibuatkan data statistik, dalam bentuk tabel dan grafik. Data statistik tersebut dibuat berdasarkan hasil rekap peminjam dan pengunjung selama 9 bulan terakhir. 2. Aktivitas pelayanan sirkulasi di Perpustakaan ini tidak terlepas dari
masalah-masalah yang ada, yaitu sebagai berikut.
a. Peminjam tidak membawa bukti tertulis dari perpustakaan atas peminjaman yang telah dilakukan, sehingga tidak ada pemberitahuan dari perpustakaan kapan bahan pustaka pinjaman yang bersangkutan harus dikembalikan, dan membuat pemustaka bertindak semaunya sendiri dalam mengembalikan bahan pustaka pinjaman. Untuk mengatasinya petugas teknis mengedarkan surat tagihan pinjaman
73
bahan pustaka kepada pemustaka yang belum mengembalikan pinjamannya dalam waktu yang lama.
b. Tidak adanya pemungutan denda pada pemustaka yang terlambat mengembalikan bahan pustaka pinjaman. Petugas teknis perpustakaan beranggapan bahwa jika pemungutan denda pada pemustaka yang terlambat mengembalikan bahan pustaka pinjaman itu diberlakukan akan menurunkan kuantitas peminjam dan pengunjung perpustakaan. Di periode sebelumnya pernah diberlakukan pemungutan denda pada pemustaka yang terlambat mengembalikan pinjaman, namun bahan pustaka banyak yang tidak dikembalikan. Masalah ini masih belum bisa teratasi oleh pengelola perpustakaan.
c. Terbatasnya jumlah SDM di Perpustakaan membuat pelayanan sirkulasi ini menjadi terhambat, terutama ketika petugas teknis dan koordinatornya ada keperluan di luar ruangan perpustakaan. Dan masalah ini teratasi dengan pelayanan sendiri oleh pemustaka.
d. Sanksi penggantian bahan pustaka pinjaman yang hilang biasanya hanya diganti dengan uang senilai separuh harga di pasaran dari koleksi yang bersangkutan, dan terkadang tidak diwujudkan kembali dalam bentuk bahan pustaka. Masalah ini belum bisa diatasi oleh pengelola perpustakaan.
e. Menurut pengamatan penulis sistem peminjaman yang diterapkan kurang efisien, terutama ketika pengembalian. Sulitnya mencari dan
74
mencocokkan data peminjaman pada daftar peminjaman yang telah direkap, ditambah lagi jika peminjaman dilakukan dalam waktu yang cukup lama, sekitar 2 bulan, petugas harus jeli dalam mencari dan mencocokkannya. Dalam upaya pembenahan perpustakaan, koordinator perpustakaan serta petugas teknisnya mengambil langkah yang cukup bisa mengatasi masalah-masalah yang ada, diantaranya menerapkan otomasi perpustakaan dengan bantuan mahasiswa PPL. Pencatatan yang ada baik itu peminjaman maupun pengembalian secara bertahap beralih menggunakan sistem pencatatan pada komputer. Komputer-komputer yang ada sudah disetting untuk bisa membentuk jaringan dalam SLIMS sehingga sistem automasi perpustakaan sudah mulai bisa untuk dijalankan. Pencatatan peminjaman, pengembalian, reservasi, denda, dan lain sebagainya bisa diatur di dalam sistem sesuai kesepakatan yang berlaku. kegiatan perpustakaan yang lainnya, termasuk sirkulasi, sebenarnya tinggal menjalankan saja, karena data anggota perpustakaan sudah di inputkan dalam sistem.
75
5.2 Saran
Adapun saran dari penulis yang mungkin bisa menjadi bahan pertimbangan terkait dengan layanan sirkulasi di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta adalah sebagai berikut.
1. Jaringan komputer yang sudah disetting sedemikian rupa sebaiknya bisa dijalankan secara optimal, terutama untuk sistem perpustakaan SLIMS, sehingga bisa memperingan pekerjaan yang pada mulanya dikerjakan secara manual terkhusus pada layanan sirkulasi.
2. Kartu-kartu anggota yang sudah tidak dipergunakan lagi sebaiknya diletakkan di tempat khusus, tidak berada di meja sirkulasi, dan tempat kartu tersebut bisa digunakan untuk meletakkan bukti peminjaman yang telah dilakukan, jika sistem automasi perpustakaan dijalankan secara optimal.
3. Penegakkan aturan terkait dengan pemungutan denda pada pemustaka yang terlambat mengembalikan bahan pustaka pinjaman sebaiknya diterapkan, demi pemerataan informasi dan ilmu pengetahuan bagi pemustaka, adapun uang hasil denda tersebut bisa dimasukkan ke dalam kas perpustakaan yang nantinya bisa dialokasikan untuk pengembangan fasilitas, sarana prasarana, maupun koleksi perpustakaan.
4. Pemberian sanksi pada pemustaka yang menghilangkan bahan pustaka pinjaman sebaiknya harus berupa bahan pustaka yang sama ( dengan bahan pustaka pinjaman yang telah dihilangkan), baik itu dengan cara membelinya maupun fotokopi, bukan berupa uang yang senilai separuh
76
harga di pasaran, karena hal tersebut bisa sedikit demi sedikit mengurangi kuantitas bahan pustaka milik Perpustakaan.
5. Peningkatan kesadaran pemustaka terhadap peraturan perpustakaan, terutama dalam menjaga dan mengembalikan bahan pustaka, terlebih jika nanti sistem denda ditegakkan lebih tegas.
6. Penambahan staff perpustakaan (SDM) yang mempunyai background Ilmu Perpustakaan sehingga bisa lebih terorganisir dan bisa membantu mengembangkan layanan perpustakaan.
7. Pembagian Job Description yang jelas dan seimbang antara koordinator perpustakaan dan petugas teknis perpustakaan, sehingga bisa saling membantu dalam mengembangkan layanan perpustakaan.
77
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah: pendekatan aspek manajemen dan tata
kerja. Jakarta: Grasindo.
Lasa Hs. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Pinus Book Publisher.
Lasa Hs. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta : Pustaka Book Publisher.
Martoatmodjo, Karmidi. 2009. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2009. Metodologi Penelitian. Jakarta : Bumi Aksara.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI) Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga
Rahayu, Lisda dan Ramatun Anggraini Kiemas. 2011. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.
SMK Negeri 5 Yogyakarta. 2013. Buku Profil Perpustakaan Sekolah Menengah
Kejuruan Negeri 5 Yogyakarta . Yogyakarta: Perpustakaan SMK N 5
Yogyakarta.
SMK Negeri 5 Yogyakarta. http://www.smkn5yogya.sch.id/ . Diunduh pada tanggal
12 Juni 2014 Pukul 14.41.
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif dan R & D. Bandung : Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
78
79 Foto
Lampiran 1 Kartu Anggota Perpustakaan Terkini
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
tahun 2014
KARTU ANGGOTA
PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 5 YOGYAKARTA NO : __________________________________________ FORM PERPUS.03 Nama : ______________________________________ Kls/ Prog.Studi : ______________________________________ Alamat : ______________________________________ ______________________________________ Berlaku Sampai : ______________________________________ Ketentuan :
1. Buku yang hilang harus diganti 2. Buku yang rusak dikenakan denda
3. Pengembalian lewat waktunya dikenakan denda Tanda tangan
Pemegang
_____________
80
Lampiran 2 Kartu Anggota Perpustakaan Sebelumnya
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
tahun 2014
Lampiran 3. Jajaran Kartu Anggota yang tidak terpakai di samping meja sirkulasi
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
tahun 2014
Lampiran 4 Stempel Perpustakaan
Stempel Inventaris Stempel kepemilikan
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
81
Lampiran 5. Blangko Peminjaman Buku secara Pribadi
PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 5 YOGYAKARTA
NIS : ___________________________________
NAMA : ___________________________________
KLS/ JUR : ___________________________________
JUDUL BUKU YANG DIPINJAM :
1. ________________________________________________________ ________________________________________________________ 2. ________________________________________________________ ________________________________________________________ Yogyakarta, _________________ Petugas ___________________ Peminjam _____________________ FORM PERPUS.04
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
82
Lampiran 6.Blangko Pengunjung Perpustakaan
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
83
Lampiran 7 . Contoh laporan kegiatan PKL harian Penulis di Perpustakaan SMK N 5 Yogyakarta
Minggu kedua
No. Hari / Tanggal Jenis Kegiatan Uraian Kegiatan
1. Senin, 10 Maret 2014
Layanan Teknis dan layanan umum
- Input / entri data koleksi referensi pada sistem perpustakaan / SLIMS - Melayani peminjaman dan
pengembalian buku
2. Selasa, 11 Maret
2014 Layanan Teknis
- Penempelan label pada koleksi referensi kemudian Penyampulan - Penyortiran koleksi tidak terpakai dan
atau koleksi cadangan.
3. Rabu, 12 Maret 2014 Layanan Teknis
- Penempelan label koleksi referensi kemudian penyampulan
- Shelfing koleksi referensi
4. Kamis, 13 Maret
2014 Layanan teknis dan umum
- Input koleksi referensi ± 40 buku - Melayani peminjaman dan
pengembalian buku
5. Jumat, 14 Maret
2014 Layanan teknis dan umum
- Labeling dan penyampulan koleksi referensi
- Shelfing koleksi referensi - Melayani peminjaman dan
pengembalian buku 6. Sabtu, 15 Maret
84
Lampiran 8 Surat Permohonan Izin Pengumpulan Data Tugas Akhir
85
Lampiran 9. Surat Keterangan Penerimaan Izin Pengumpulan Data Tugas Akhir
86
Lampiran 10. Surat Keterangan telah melakukan PKL
87
Lampiran 11. Surat Pernyataaan Kesesuaian Data Laporan Tugas Akhir dengan Kenyataan di Lapangan
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Dwi Karyanto
NIP : 19690703 199003 1 006 Instansi : SMK Negeri 5 Yogyakarta Jabatan : Koordinator Perpustakaan Setelah membaca Laporan Tugas Akhir dari Saudara :
Nama : Ira Saraswati NIM : 11130070
Program Studi : Ilmu Perpustakaan D3
Judul : Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
Menyatakan bahwa isi Laporan Tugas Akhir tersebut telah sesuai dengan kenyataan yang ada di lapangan.
Demikian surat pernyataan ini, supaya digunakan sebagaimana mestinya.
Yogyakarta, 12 Juni 2014 Yang membuat pernyataan,
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
88
Lampiran 12. Tampilan Sistem SLIMS pada bagian keanggotaan (sudah di inputkan datanya)
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
tahun 2014
Lampiran 13. Tampilan Sistem SLIMS untuk Penelusuran Koleksi ( Komputer Client )
Sumber : Hasil Dokumentasi Penulis di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
89
Lampiran 14. Foto Dokumentasi di Perpustakaan SMK Negeri 5 Yogyakarta
Foto 1. Ruangan Perpustakaan tampak dari depan (Dokumentasi Penulis tahun
2014)
Foto 2. Koleksi bahan pustaka umum untuk sirkulasi yang sudah diinput dalam sistem (Dokumentasi Penulis tahun 2014)
Foto 4. Koleksi Buku Paket umum yang biasanya dipinjamkan ( Dokumentasi
90
Foto 5. Koleksi buku paket kejuruan untuk dipinjamkan (Dokumentasi Penulis
tahun 2014)
Foto 5. Pengunjung Perpustakaan saat istirahat yang memenuhi meja baca (Dokumentasi Penulis tahun 2014)
Foto 6. Meja sirkulasi sekaligus meja pengolahan secara manual (Dokumentasi
91
Foto 7. Aktivitas pelayanan sirkulasi (Dokumentasi Penulis tahun 2014)
Foto 8. Rak tempat penitipan tas dan jaket (Dokumentasi Penulis tahun 2014)
Foto 9. Melayani pemustaka mengembalikan bahan pustaka pinjaman (Dokumentasi Penulis tahun 2014)
