PETUNJUK PENGGUNAAN
APLIKASI SIRAPAT V2
Pemerintah Kota Yogyakarta
Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
2021
DAFTAR ISI
A. MENU DAN HAK AKSES ... 1
B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT ... 1
C. HALAMAN DASHBOARD ... 2
D. MENU MASTER ... 3
1. Sub Menu Master Ruang ... 3
E. MENU DATA ... 7
1. Sub Menu Jadwal ... 7
2. Sub Menu Pengajuan Ruang ... 7
2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri ... 8
• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ... 9
• Pengajuan Berdasarkan Ruang ... 11
2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD ... 13
• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ... 13
• Pengajuan Berdasarkan Ruang ... 26
3. Sub Menu Penggunaan Ruang ... 38
4. Pembatalan ... 39
A. MENU DAN HAK AKSES
Menu dan hak akses di dalam aplikasi sirapat versi 2 adalah seperti tabel berikut :
NO MENU ADMIN OPD USER OPD
1 Dashboard √ √ 2 User √ 3 Master Instansi √ 4 Master Ruang √ 5 Jadwal √ √ 6 Pengajuan Ruang √ √ 7 Penggunaan Ruang √ √ 8 Pembatalan √ √ 9 Kalender √ √
B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT
Login akun Jogja Smart Service, kemudian scroll halaman pada layanan e-Government klik menu SiRapat
Atau melalui kolom pencarian dengan mengetikkan kata kunci SiRapat :
C. HALAMAN DASHBOARD
Dashboard berisi informasi agenda rapat yang rapat yang akan segera dimulai dan agenda rapat yang sedang berlangsung. Tampilan halaman dashboard sebagai berikut :
D. MENU MASTER
1. Sub Menu Master Ruang
Untuk membuka halaman master ruang klik menu Master Ruang seperti berikut :
a) Menambah Data Ruang
Isikan data ruang, kemudian klik tombol Simpan
Muncul dialog konfirmasi klik tombol Ya :
b) Mengubah Data Ruang
Klik tombol garis tiga, kemudian klik Edit :
Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :
Jika perubahan data berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :
c) Menghapus Data Ruang
Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :
Jika proses penghapusan data ruang berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :
E. MENU DATA
1. Sub Menu Jadwal
2. Sub Menu Pengajuan Ruang
2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri
Untuk melakukan pengajuan ruang yang akan digunakan rapat, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik menu Pengajuan Ruang, kemudian klik Tombol Tambah
✔ Berdasarkan Tanggal
Klik tab menu Berdasarkan Tanggal :
Isikan Tanggal; Waktu; dan jumlah Peserta >> klik tombol Cari :
Isikan data Form Pengajuan klik tombol Simpan
Klik tombol Ya pada konfirmasi dialog berikut
Untuk pengajuan ruang milik sendiri akan langsung terkonfirmasi
✔ Berdasarkan Ruang
Klik tab menu Berdasarkan Ruang
Isikan data form pengajuan >> klik tombol Simpan
Pada konfirmasi dialog yang muncul klik tombol Ya
2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD
Pengajuan menggunakan metode simulasi peminjaman ruang :
A. OPD Peminjam : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
B. OPD yang dipinjam : Dinas Testing
dengan 2 cara pengajuan peminjaman ruang :
❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL
❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG
Berikut panduan untuk pengajuan peminjaman ruang pada sirapat:
❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL
A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian) 1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang
3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:
Pengajuan peminjaman ruang bisa dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan tanggal dan berdasarkan ruang yang akan digunakan.
4. Klik Tab berdasarkan tanggal
• Tanggal : Pilih tanggal rapat akan dilaksanakan dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa
• Waktu : Pilih waktu pelaksanaan dari jam berapa sampai dengan jam berapa • Jumlah Peserta: Isikan jumlah peserta yang diundang, untuk menentukan ruang yang
tersedia sesuai dengan kuota peserta yang akan hadir 6. Klik tombol Cari
7. Cek pada halaman bawah pada tabel Ruang Tersedia Ada 2 (dua) tab :
a.) Ruang Milik Sendiri : ruang yang tersedia di SKPD sendiri b.) Ruang Lain : ruang yang tersedia di SKPD lain
9. Klik tombol Pilih untuk pilih ruang yang akan digunakan
10. Gunakan fitur search untuk mencari ruang yang akan digunakan, kemudian klik tombol Pilih Contoh : pencarian ruang riset ➔ ketik “riset” otomatis akan muncul daftar ruang rapat yang dicari
11. Isi form pengajuan
12. Klik Tombol SIMPAN untuk mengajukan peminjaman ruang
13. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
14. Ada notifikasi berhasil ditambah
15. Cek Pengajuan Keluar : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang yang telah dikirim.
a.) Melalui Icon Notifikasi
✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim
✓ Tampil popup window detail pengajuan keluar yang sudah dikirim
b.) Melalui Menu Pengajuan Ruang ✓ Klik menu Pengajuan Ruang
✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan keluar akan tampil pada tabel
16. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam. 17. Cek secara berkala Status Pengajuan
a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.
b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.
c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD yang dipinjam.
B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing) 1. Masuk Aplikasi SIRAPAT
2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)
3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima)
4. Tampil pop up window konfirmasi pengajuan di Tolak dan Konfirmasi
5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak untuk menolak peminjaman
6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
7. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
8. Jika Pengajuan DITERIMA maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
9. Jika pengajuan akan ditolak a. Klik Tombol “TOLAK”
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
10. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”
Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:
1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD
2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”, pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan masuk akan tampil pada tabel
3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk
Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
4. Klik icon “ “ untuk informasi detail
6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak untuk menolak peminjaman
7. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
10. Jika pengajuan akan ditolak a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG
A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian) 1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang
3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:
4. Pilih Tab Berdasarkan Ruang
a. Pilih instansi yang dituju, dengan ketik nama instansi
b. Pilih Ruang yang akan dipinjam, dengan ketik nama ruang
Contoh form yang sudah diisi lengkap :
6. Klik Tombol Cari
7. Akan tampil data penggunaan ruang yang dipilih, silakan input waktu (jam) yang tidak terdaftar pada tabel tersebut, jika tabel kosong maka ruang tidak digunakan.
9. Klik Tombol SIMPAN
10. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
11. Ada notifikasi berhasil ditambah
12. Cek Pengajuan Keluar : : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang yang telah dikirim.
a. Melalui Icon Notifikasi
✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim
b. Melalui Menu Pengajuan Ruang ✓ Klik menu Pengajuan Ruang
✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan keluar akan tampil pada tabel
14. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam. 15. Cek secara berkala Status Pengajuan
a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.
b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.
c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD yang dipinjam.
e. Status “DIBATALKAN” artinya pengajuan permohonan dibatalkan oleh OPD peminjam.
B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing) 1. Masuk Aplikasi SIRAPAT
2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)
3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima) 4. Tampil pop up window Konfirmasi Pengajuan
5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak untuk menolak peminjaman
6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
8. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
9. Jika pengajuan akan ditolak a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:
1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD
2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”, pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan masuk akan tampil pada tabel
3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk
4. Klik icon “ “ untuk informasi detail
5. Klik icon Konfirmasi “ ” akan tampil popup window konfirmasi pengajuan ruang
6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak untuk menolak peminjaman
8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
10. Jika pengajuan akan ditolak a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
3. Sub Menu Penggunaan Ruang a. Klik menu Pengajuan Ruang
4. Pembatalan
a. Klik menu Pembatalan, tampilan menu Pembatalan seperti berikut :
c. Klik tombol Pembatalan pada kolom agenda yang akan dibatalkan
d. Isikan alasan pembatalan pada form Konfirmasi Pembatalan >> klik tombol Batalkan
f. Jika pembatalan berhasil, muncul notifikasi seperti berikut :
5. Kalender
Menampilkan agenda di setiap tanggal sesuai kalender. Agenda yang tampil bisa difilter
