ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
PADA PT XYZ KALTIM
D'Elaeisa Agriputri Pahan
Bina Nusantara University Jl. K. H. Syahdan No. 9
Jakarta Barat, 11480 delaeisa.a.p@gmail.com
Abstract
Purchasing is an important component in the company. PT XYZ Kaltim is company engaged in upstream oil palm industry, ranging from oil palm plantations to the processing of semi-finished materials. The purpose of this thesis is to analyze and identify problems in the process of purchasing and cash disbursements that are running on PT XYZ Kaltim current and propose improvements that can overcome the problems that occur in the company. Method used is a field of study that is to make observations and conduct interviews with the person concerned and literature study is to find and collect references from books, journals, articles and other information sources. The method used is the method of analysis and system design methods. The analysis performed is the analysis of the process of purchasing and ongoing cash expenditures and system design is done by using Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process to determine the business processes that are running so as to generate accounting information system design is expected to improve the performance of the company. The resulting conclusion is the company expected to use accounting information system purchases and cash disbursements for these systems can integrate data related to the purchase and journal entries to be more effective and efficient in making reports. (DAP)
Keywords: Analysis, Design, Object-Oriented, Purchasing, Cash Disbursement
Abstrak
Pembelian merupakan salah satu komponen penting dalam perusahaan. PT XYZ Kaltim adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam industri hulu kelapa sawit, mulai dari perkebunan kelapa sawit sampai dengan pengolahan bahan setengah jadi. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis dan mengidentifikasi masalah dalam proses pembelian dan pengeluaran kas yang sedang berjalan pada PT XYZ Kaltim saat ini serta memberikan usulan perbaikan yang dapat mengatasi masalah yang terjadi pada perusahaan. Metode penulisan yang digunakan adalah studi lapangan yaitu melakukan pengamatan dan melakukan wawancara dengan orang yang bersangkutan dan studi kepustakaan yaitu mencari dan mengumpulkan referensi dari buku, jurnal, artikel dan sumber informasi lainnya. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan sistem. Analisa yang dilakukan adalah analisa terhadap proses pembelian dan pengeluaran kas yang sedang berjalan dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metode Object-Oriented
Analysis and Design with the Unified Process untuk mengetahui proses bisnis yang berjalan sehingga
mampu menghasilkan rancangan sistem informasi akuntasi yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Simpulan yang dihasilkan adalah perusahaan diharapkan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas karena sistem ini dapat mengintegrasikan data-data terkait pembelian dan pencatatan jurnal sehingga menjadi lebih efektif dan efisien dalam membuat pelaporan. (DAP)
Pendahuluan
Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi rutin. Sistem informasi akuntansi diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk menghasilkan informasi akuntansi serta informasi lain mengenai proses bisnis perusahaan. Informasi ini diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya dalam pengambilan keputusan sehingga dapat mengatasi masalah dan meningkatkan daya saing perusahaan (Abu Taber, Alaryan dan Abu Haija, 2014). Dengan adanya sistem informasi akuntansi, maka kinerja perusahaan dapat ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Terkait dengan aktivitas perusahaan, terdapat lima siklus transaksi penting dalam proses bisnis perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus pendapatan, siklus penggajian, dan siklus keuangan (Romney dan Steinbart, 2012, 27). Seluruh transaksi tersebut akan menghasilkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang menunjang dalam pengambilan keputusan perusahaan. Siklus pengeluaran merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan barang dari vendor untuk pengadaan barang, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik. Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha. Utang usaha harus dikelola dengan baik agar tidak terjadi pengeluaran kas yang berlebihan di luar kebutuhan perusahaan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran atas barang dan jasa. Dua kegiatan utama dalam siklus ini adalah pembelian dan pembayaran. Pembelian terdiri dari pemesanan dan penerimaan barang dan jasa, sedangkan pembayaran merupakan pemindahan sejumlah dana dari perusahaan ke pihak vendor yang ditandai dengan diterimanya form invoice dari perusahaan vendor. Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk proses bisnis, serta menyediakan kebutuhan perusahaan pada saat diperlukan.
PT XYZ Kaltim merupakan sebuah badan usaha yang bergerak di bidang industri perkebunan kelapa sawit. Kegiatan perusahaan ini meliputi penjualan hasil produksi berupa Minyak Kelapa Sawit (CPO) dan Inti Kelapa Sawit (PK) kepada perusahaan manufakturing dan pharmasi. Agar dapat melakukan penjualan, PT XYZ Kaltim harus terlebih dahulu memproduksi tanaman kelapa sawit agar permintaan konsumen dapat terpenuhi dengan baik. PT XYZ Kaltim harus melakukan penanaman atas kelapa sawit dimulai dari pembibitan. Setelah bibit berubah menjadi tanaman kelapa sawit dan menghasilkan Minyak Kelapa Sawit dan Inti Kelapa Sawit, maka barulah perusahaan siap melakukan penjualan. Sebelum melakukan penjualan, perusahaan harus melakukan penanaman terlebih dahulu. Perusahaan membutuhkan bahan baku yang harus dibeli dari perusahaan vendor untuk kegiatan produksi. Dalam kegiatan pembelian atas bahan baku yang diperlukan, PT XYZ Kaltim melakukannya dengan dua cara, yaitu secara tunai dan kredit. Pembelian tunai jarang sekali dilakukan perusahaan sehingga sebagian besar pembelian dilakukan secara kredit.
Dalam proses berjalannya masih terdapat beberapa masalah terkait sistem yang digunakan dan proses akuntansi yang berjalan. Beberapa masalah tersebut antara lain terkait dengan lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang hingga memperoleh persetujuan untuk melakukan permintaan pembelian barang di kebun, sulitnya mengidentifikasi budget karena tidak diketahuinya lokasi permintaan pembelian barang secara akurat, sistem akuntasi yang digunakan oleh perusahaan masih bersifat manual, pencatatan retur tidak tertib, dan sering terjadi keterlambatan pada saat melakukan pembayaran.
Adapun tujuan yang diharapkan akan tercapai dari penyusunan penelitian ini adalah menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan pada PT XYZ Kaltim, merumuskan masalah yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas PT XYZ Kaltim, mengidentifikasi kebutuhan perusahaan atas sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas, serta merancang perbaikan sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas untuk PT XYZ Kaltim.
Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam menjalankan siklus pengeluaran dan memperkuat pengendalian internal perusahaan sangat diperlukan. Tujuannya adalah agar siklus pengeluaran berjalan dengan lebih baik dan sesuai prosedur sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan siklus pengeluaran dan meningkatkan pengendalian internal perusahaan agar kinerja siklus pengeluaran pada PT XYZ Kaltim dapat terjadi secara optimal dan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada siklus pengeluaran PT XYZ Kaltim.
Metode Penelitian
Secara garis besar, metode yang dilakukan untuk penelitian ini terdiri dari tiga metode. Ketiga metode tersebut akan dijelaskan oleh penulis secara singkat dan jelas. Ketiga metode tersebut adalah metode pengumpulan data, metode analisis, dan metode perancangan.
1. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dilakukan dengan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan merupakan studi yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi secara teoritis yang bersumber dari buku, literatur, karya ilmiah, jurnal serta sumber-sumber data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Sedangkan studi lapangan merupakan pengumpulan yang dilakukan dengan cara mengunjungi perusahaan yang bersangkutan untuk mengetahui bagaimana keadaan real di lapangan, masalah-masalah yang terjadi di lapangan serta melakukan diskusi dengan pihak-pihak terkait. Untuk mengetahui permasalahan yang terjadi di perusahaan, maka penulis melakukan pendekatan dengan melakukan observasi dan wawancara. Observasi merupakan tindakan yang dilakukan dengan mengamati dan menganalisis aktivitas perusahaan secara langsung, terutama terkait dengan prosedur permintaan pembelian, prosedur pembelian barang, prosedur penerimaan barang, dan pembayaran. Sedangkan wawancara merupakan tindakan yang dilakukan oleh penulis dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada individu yang mengerti mengenai perkebunan kelapa sawit dan pihak institusi PT XYZ Kaltim secara langsung melalui pertanyaan yang terstruktur pada saat survey ke perusahaan.
2. Metode Analisis
Metode analisis dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi adalah dengan membuat scope definition dengan mendokumentasikan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan untuk membatasi lingkup permasalahan yang akan diteliti, membuat problem
statement dengan mengklarifikasi masalah-masalah yang ada dalam scope definition untuk
mencari masalah yang paling penting dan krusial dalam perusahaan, membuat business
requirement statement untuk mendeskripsikan kebutuhan user dari problem statement guna
mengetahui keinginan user mengenai sistem yang diinginkannya, dan membuat rancangan sistem yang mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement.
3. Metode Perancangan
Metode perancangan dilakukan untuk mendesain aplikasi program perangkat lunak, rancangan
database dan fitur-fitur pendukung yang berkaitan dengan sistem pada PT XYZ Kaltim.
Perancangan yang dibuat dalam sistem ini, terdiri dari Activity Diagram, Use Case Diagram,
Use Case Description, Domain Class Diagram, Three Layer Sequence Diagram, Updated Class Diagram, Package Diagram, dan User Interface. Activity Diagram adalah jenis diagram workflow yang menggambarkan aktivitas pengguna dan aliran sekuensial mereka (Satzinger,
Jackson, dan Burd, 2009, p144). Ketika analis mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis, analis perlu mendokumentasi hasil. Salah satu cara efektif untuk menangkap informasi adalah melalui penggunaan activity diagram. Activity diagram memudahkan analis dalam memvisualisasi aktivitas, sehingga analis dapat memeriksakannya kepada pengguna untuk memastikan kebenarannya. Use case adalah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan cara pengguna berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). Use case description menjelaskan tentang use case sistem yang mencakup seluruh urutan langkah untuk menyelesaikan suatu proses bisnis dan merupakan metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use case. Kelebihan use case description adalah memberikan pengertian menyeluruh dalam bisnis dan mengetahui bagaimana cara sistem mendukung proses bisnis tersebut. System Sequence Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara aktor eksternal dan sistem selama use case atau skenario (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). Pada Updated Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi panjang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu name, attributes, dan
methods yang dikembangkan dengan memperluas model Domain Class Diagram. Package Diagram adalah diagram tingkat tinggi sederhana yang memungkinkan perancang sistem
menghubungkan semua class dalam group terkait (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p339).
User interfaces adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi dari
pengguna sistem untuk menghasilkan input dan output (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p442). User interface melibatkan input dan output yang langsung melibatkan pengguna dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. User
interface berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan proses bisnis sehingga user interface harus bersifat user oriented agar dapat mempermudah pengguna dalam
Hasil dan Bahasan
Hasil penelitian yang didapatkan oleh penulis dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Waktu yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang hingga
memperoleh persetujuan untuk melakukan permintaan pembelian barang di kebun membutuhkan waktu yang lama.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis selama berada di PT XYZ Kaltim, maka penulis menyadari bahwa terdapat kesenjangan waktu antara permintaan pembelian barang yang dilakukan di kebun dan permintaan pembelian barang di kantor pusat. Permintaan pembelian barang yang dilakukan di kebun, cenderung memakan waktu lebih lama jika dibandingkan dengan permintaan pembelian barang di kantor pusat. Hal ini sangat mengganggu kegiatan operasional kebun karena dalam melakukan kegiatan operasional di kebun, waktu merupakan hal yang sangat krusial. Keterlambatan dalam melakukan tindakan atas tanaman kelapa sawit dikarenakan barang yang dibutuhkan tidak tersedia akan mengakibatkan kualitas dan harga jual tanaman kelapa sawit menurun di pasaran. Oleh karena itu, keterlambatan dalam melakukan permintaan pembelian barang harus dihindari untuk meminimalisir terjadinya kerugian pada perusahaan, terutama dalam bidang finansial. Alasan yang menyebabkan waktu untuk memperoleh persetujuan dalam melakukan permintaan pembelian barang lebih lama terjadi karena lokasi kebun yang melakukan operasional perusahaan berada jauh dari kantor pusat, dimana pihak-pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan adalah pihak-pihak yang berada di kantor pusat. Permintaan pembelian yang dilakukan oleh kebun harus dikirimkan ke kantor pusat untuk disetujui dan ditandatangani melalui kantor pos dengan alamat kantor pusat karena harus diperiksa oleh
Budget Department agar permintaan pembelian dapat diproses lebih lanjut. Solusi yang penulis
tawarkan adalah menggunakan sistem yang dapat mempersingkat waktu dalam melakukan permintaan pembelian barang, terutama permintaan pembelian barang dari kebun. Prosedur yang dilakukan oleh kebun lebih rumit dan lama daripada prosedur yang dilakukan oleh kantor pusat, sehingga sistem yang dapat mempersingkat waktu dalam melakukan permintaan pembelian barang sangat diperlukan untuk meminimalisir kerugian pada perusahaan, terutama dalam bidang finansial.
Flowchart Prosedur Permintaan Pembelian Barang yang sedang berjalan Purchasing Department Budget Department Head of User User 3 2 PR Signed 1 3 2 Form PR1 Melakukan Pengecekan atas Budget 3 PR Signed 1 budget ditolak setuju Menanda-tangani form Purchase Requisition budget diterima PR-2 N Menerima dan Menyetujui form Purchase Requisition tidak setuju start Membuat form Purchase Requisition Menerima dan Mengarsipkan form Purchase Requisition PR Signed 3 Melakukan Verifikasi atas form Purchase Requisition 3 2 PR Signed 1 A Menanda-tangani form Purchase Requisition PR-3 N
Gambar 2 Prosedur Permintaan Pembelian Barang yang diusulkan
Berdasarkan Gambar 2, diketahui bahwa prosedur permintaan pembelian barang yang diusulkan sudah menggunakan sistem terintegrasi sehingga user dapat mengambil data yang diperlukan ke dalam sistem. Data PR Signed yang telah diverifikasi dan disimpan oleh Head of
User dapat dilihat dan diverifikasi oleh Budget Department yang berada di kantor pusat
sehingga waktu yang diperlukan untuk memperoleh persetujuan PR tidak memakan waktu yang lama. Persetujuan yang cepat akan mempercepat prosedur selanjutnya sehingga proses pembelian dapat dilakukan dengan segera.
2. Budget sulit diidentifikasi secara akurat karena tidak diketahuinya lokasi
permintaan pembelian barang.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis selama berada di PT XYZ Kaltim, maka penulis menyadari bahwa terdapat masalah karena tidak diketahuinya lokasi kebun, terkait afdeling dan blok yang membutuhkan barang tersebut secara tepat. Setelah form Purchase
Requisition tiba di kantor pusat, maka Budget Department akan melakukan pengecekan atas budget yang akan dikeluarkan. Tidak diketahuinya lokasi pembelian yang dimaksud
menyebabkan Budget Department membutuhkan waktu lebih untuk mengetahui budget atas lokasi tersebut. Sebelum membuka kebun, Budget Department telah memperhitungkan budget atas masing-masing kebun, afdeling, dan blok, sehingga tidak diketahuinya lokasi yang membutuhkan barang akan mempersulit Budget Department untuk menyetujui anggaran dengan cepat. Disisi lain, keterlambatan Budget Department dalam memberikan persetujuan akan menghambat tanaman kelapa sawit untuk ditindaklanjuti dengan segera. Solusi yang penulis tawarkan adalah menggunakan sistem yang dapat melacak departemen yang melakukan permintaan pembelian barang, sehingga budget yang telah dibuat sebelumnya, dapat dicocokkan dengan permintaan pembelian barang yang telah dikirimkan oleh kebun.
3. Sistem Akuntansi yang digunakan oleh perusahaan masih bersifat manual.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis selama berada di PT XYZ Kaltim, maka penulis menyadari bahwa sulit untuk menelusuri pencatatan jurnal akuntansi yang telah terjadi karena sistem akuntansi yang digunakan di PT XYZ Kaltim masih menggunakan kertas. Ketika terdapat informasi yang tidak sesuai, maka perusahaan akan kesulitan untuk menelusuri data akuntansi tersebut. Solusi yang penulis tawarkan adalah membuat sistem yang dapat mengotomatisasi jurnal. Untuk itu diperlukan sebuah sistem terkomputerisasi sehingga informasi terkait akuntansi dapat dilacak dan ditelusuri alirannya.
4. Pencatatan retur tidak tertib.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis selama berada di PT XYZ Kaltim, maka penulis menyadari bahwa pencatatan akuntansi di PT XYZ Kaltim tidak tertib sehingga terkadang mengakibatkan nominal tidak sesuai. Untuk melacak kebenarannya, perusahaan mengalami kesulitan karena perusahaan masih menggunakan kertas. Tidak adanya bukti tersebut akan mengakibatkan informasi tidak reliable. Solusi yang saya tawarkan adalah membuat sistem yang dapat menelusuri pencatatan retur pembelian sehingga informasi dapat dipercaya karena informasi yang diberikan benar dan berasal dari sumber terpercaya. Informasi dapat dikatakan handal dan dapat dipercaya jika terbebas dari kesalahan atau bias dan mewakili kejadian atau kegiatan perusahaan secara akurat.
5. Perusahaan seringkali mengalami kerugian dikarenakan harus membayar denda
terkait keterlambatan perusahaan dalam melakukan pembayaran hutang.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis selama berada di PT XYZ Kaltim, maka penulis menyadari bahwa perusahaan seringkali mengalami kerugian dikarenakan harus membayar denda terkait keterlambatan perusahaan dalam melakukan pembayaran hutang. Keterlambatan ini disebabkan oleh sistem akuntansi yang masih manual sehingga pencatatan masih menggunakan kertas. Begitu juga pada saat menerbitkan form Receipt Invoice. Pada form Receipt Invoice, tanggal jatuh tempo telah dituliskan. Namun, karena perusahaan masih menggunakan kertas untuk melakukan pencatatan, maka pelaporan menjadi kurang cepat dan perusahaan seringkali lupa mengecek tanggal jatuh tempo sehingga perusahaan kerap terlambat dalam melakukan pembayaran dan dikenai denda keterlambatan. Solusi yang saya tawarkan adalah membuat sistem yang dapat memberikan peringatan akan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk menghindari biaya yang tidak perlu. Peringatan untuk melakukan pembayaran diperlukan oleh perusahaan untuk menghindari denda keterlambatan, sehingga dapat menghindari perusahaan dari kerugian.
Secara keseluruhan, hal yang benar-benar perlukan oleh perusahaan adalah integrasi sistem. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, maka permintaan pembelian dari kebun dapat ditangani dengan cepat, identifikasi budget menjadi mudah, sistem akuntansi terkomputerisasi, pencatatan retur tertib, dan pembayaran dapat dilakukan tepat waktu. Dengan adanya sistem terintegrasi, maka perusahaan dapat menggunakan sistem yang dapat melacak dan mengotomatisasi jurnal dan pencatatan retur, serta memungkinkan untuk memperoleh informasi dengan cepat untuk pengambilan keputusan.
Simpulan dan Saran
Dalam proses berjalan perusahaan terdapat beberapa masalah terkait sistem yang digunakan dan proses akuntansi yang berjalan. Beberapa masalah tersebut antara lain terkait dengan lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan permintaan pembelian barang hingga memperoleh persetujuan untuk melakukan permintaan pembelian barang di kebun, sulitnya mengidentifikasi budget karena tidak diketahuinya lokasi permintaan pembelian barang secara akurat, sistem akuntasi yang digunakan oleh perusahaan masih bersifat manual, pencatatan retur tidak tertib, dan sering terjadi keterlambatan pada saat melakukan pembayaran. Namun dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas yang terintegrasi, perusahaan dapat menggunakan sistem yang dapat melacak dan mengotomatisasi jurnal dan pencatatan retur, serta memungkinkan untuk memperoleh informasi dengan cepat untuk pengambilan keputusan. Saran untuk pengembangan hasil penelitian yang menjadi prospek kajian berikutnya adalah mengimplementasikan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas yang terintegrasi antara kebun dan kantor pusat.
Referensi
Abu Taber, T. A., Alaryan, L. A., & Abu Haija, A. A. (2014). The Effectiveness of Accounting Information Systems in Jordanian Private Higher Education Institutions. International Journal
of Accounting and Financial Reporting , Vol.4, 28-42.
Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting Information Systems (12th Edition ed.). Harlow: Pearson Education.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing
World (5th Edition ed.). Boston: Course Technology.
Riwayat Penulis
D'Elaeisa Agriputri Pahan lahir di Pekanbaru pada 9 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.
