PERANCANGAN APLIKASI PEMBUATAN SURAT DAN PENGELOLAAN BERKAS PADA SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS
Intan Candra Gustri, Ayuningtyas Puspa Karina, Bayu Yulianti Jurusan Sistem Informasi, Universitas Airlangga, Surabaya
ABSTRAK
Sistem Informasi Kepegawaian adalah komponen yang cukup vital dalam mendukung kinerja divisi Kepegawaian pada sebuah organisasi. Penelitian ini secara fokus mengkaji mengenai layanan pembuatan surat dan berkas kelengkapan secara otomatis yang diterapkan dalam perancangan Sistem Informasi Kepegawaian di Universitas Negeri. Metode yang digunakan adalah melakukan survei dan mempelajari format data yang ada pada sistem saat ini. Dalam penelitian ini dirumuskan kebutuhan fungsional yang belum dicapai oleh sistem yang ada, sehingga dapat dirancangkan sistem baru dengan pendekatan berorientasi data menggunakan beberapa diagram yaitu Contextual Data Model, Data Flow Diagram dan activity diagram.
Kata kunci: desain basis data, activity diagram, prototype, surat, kepegawaian
ABSTRACT
Personel Information System is a vital component in supporting the human resources division’s performance in an organization. This scholary article examines the mailing services and the file completeness preparation automatically that applied in the design of Personel Information System at the University, how the concepts, system, and benefits. The metod used is survey and study of existing data formats to the current system, formulate needs that have not been achieved by existing system, and designing nes system with file oriented approach using CDM (Context data Model), DFD level 0, and activity diagram. The results of this design is a prototype / design interface applications that have been focused on the manufacture of mailing services and file preparations,
PENDAHULUAN
Kepegawaian adalah salah satu divisi yang cukup krusial dalam suatu organisasi, karena divisi ini adalah divisi yang mengorganisir dan menangani segala urusan mengenai pegawai dalam suatu organisasi / perusahaan. Sistem dan pelayanan yang baik dan maksimal kepada para pegawai akan mempengaruhi kinerja dan loyalitas para pegawai itu sendiri kepada organisasi, sehingga akan memberikan profit juga kepada organisasi. Oleh karena itu sistem informasi kepegawaian juga menjadi faktor yang dominan mendukung.
Sebagai sampel dari Universitas - Universitas Negeri di Indonesia survei dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Dari hasil dinyatakan bahwa surat merupakan sarana penting bagi instansi dan informasi - informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi terkandung di dalamnya. Oleh karena itu pada setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan, harus dilakukan juga penyimpanan arsip dan dokumentasi yang baik. Namun prosedur yang diterapkan saat ini pada instansi terkait adalah pembuatan surat secara manual. Pembuatan dan pengarsipan masih memanfaatkan paket aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penerapan metode ini menjadikan manajemen persuratan kurang efektif dan efisian.
Ditemukan juga bahwa pendataan data dosen / karyawan belum mendukung layanan pengarsipan berkas - berkas dosen / pegawai. Hal ini membuat proses pengajuan - pengajuan menjadi sangat merepotkan, baik itu bagi dosen / karyawan maupun pegawai bagian kepegawaian, karena masih harus mengumpulkan kembali berkas - berkas kelengkapan yang dibutuhkan.
Penelitian ini akan menggambarkan dan menjelaskan rancangan dari Sistem Informasi Kepegawaian yang dikhususkan untuk sebuah Universitas Negeri dengan berbagai kebutuhan spesifiknya yang berbeda dengan Sistem Informasi Kepegawaian lain, yaitu layanan mengenai penilaian dan peraturan -peraturan khusus bagi dosen / karyawan universitas. Dalam perancangan akan diterapkan suatu fungsi / layanan yang masih jarang diterapkan kebanyakan Sistem Informasi Kepegawaian, yaitu layanan pembuatan surat resmi dan bekas kelengkapan secara otomatis. Layanan ini diharapkan bisa membantu kemudahan para pegawai dan dosen / karyawan, karena pegawai dan dosen / karyawan tidak perlu lagi memformat satu persatu surat atau berkas kelengkapan satu persatu. Dengan sistem ini kesalahan dalam pembuatan surat dan berkas kelengkapan akan bisa diminimalisir karena pembuatan dilakukan secara terkomputerisasi dan telah terprogram.
TUJUAN
METODE
Metode pembuatan artikel ilmiah ini yang kami lakukan adalah metode pendekatan data, yakni sebagai berikut :
Tabel 1. Pelaksanaan Penelitian Perancangan Pembuatan Surat dan Penyiapan Berkas Secara Otomatis
No Nama Kegiatan Metode yang
Digunakan
Tujuan
1 Pencarian sumber
format data.
2 Analisis sistem lama
yang selama ini berjalan.
Melakukan wawancara dengan staf kepegawaian Universitas Airlangga
Untuk mengetahui bagaimana sistem berjalan dan apa saja data yang dibutuhkan.
3 Identifikasi
kebutuhan terhadap sistem baru.
Merumuskan kebutuhan fungsional.
Untuk mengetahui spesifikasi pada sistem baru.
4 Perancangan sistem
baru.
Pembuatan CDM
(Context Data Model)
Untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan dari suatu sistem informasi yang akan berinteraksi dengan sistem database.
Pembuatan DFD (Data
Flow Diagram)
Sebagai alat bantu dalam pembuatan
model yang
masing-masing alir berawal,
decision yang
mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir[2].
Pembuatan desain antar muka aplikasi dengan
menggunakan tools
HTML dan Microsoft Visio sebagai media
dalam pembuatan
rancangan antar muka aplikasi.
Untuk memperlihatkan dan mendemokan
rancangan dari
aplikasi yang akan dibangun .
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil survei dengan melakukan wawancara pada petugas bagian kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, didapatkan hasil bahwa pengelolaan data dan pembuatan surat masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan paket aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penyiapan berkas kelengkapan juga masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengumpulkan berkas - berkas secara fisik langsung dari dosen / karyawan yang bersangkutan sehingga. Hal ini sering menyulitkan para dosen / karyawan yang ingin mengajukan pengajuan tertentu.
Kemudian berdasarkan hasil survei dengan meminta format data yang digunakan dan menganalisis sistem yang saat ini sedang dijalankan, dirumuskan beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata dan menyimpan berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan membuat berkas kelengkapan. Layanan pendataan dan penyimpanan berkas dosen / karyawan merupakan suatu kelebihan yang akan ditambahkan pada menu pendataan identitas dosen / karyawan. Pada layanan ini data yang disimpan pada setiap record dosen / karyawan bukan hanya data identitas namun juga berkas - berkas yang dimiliki setiap dosen / karyawan yang kiranya berhubungan dengan kegiatan administrasi kepegawaian. Jadi berkas - berkas dosen / karyawan bisa terdata dan tersimpan secara baik dan terorganisir.
suatu pengajuan, berkas - berkas kelengkapan yang dibutukan telah tersedia, dan sistem akan memformat berkas kelengkapan sesuai dengan kebutuhan.
Setelah merumuskan kebutuhan fungsional, dibuat rancangan sistem
dengan menggunakan Contextual Data Model untuk merancang entitas apa saja
yang akan berinteraksi dengan basis data dan bagaimana interaksinya.
absen Memiliki
Melakukan
Mendapat Kenaikan Gaji Menaiki Golongan
Mempunyai DP3
<pi> Variable characters (20) Date
<pi> Variable characters (50) Date
<pi> Variable characters (20) Money (15)
<pi> Variable characters (50) Variable characters (200)
<pi> Variable characters (50) Variable characters (50)
<pi> Variable characters (20) Variable characters (30)
<pi> Variable characters (30) Variable characters (200) Date
<M>
Identifier_1 <pi>
Gambar 1. CDM (Contextual Data Model)
Dalam sistem ini akan ada beberapa entitas yaitu entitas dosen / karyawan yang menjadi entitas utama dan mempunyai banyak relasi dengan entitas lain. Entitas lainnya adalah entitas yang menggambarkan bermacam - macam proses pengajuan.
Presensi
Entitas Presensi adalah entitas yang berisi setiap data transaksi presensi yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawa. Presensi mempunyai relasi dengan
dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu presensi hanya bisa
Entitas
Entitas Cuti adalah entitas yang berisi setiap data transaksi cuti yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Cuti mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu transaksi cuti hanya bisa
dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak cuti. Cuti mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu transaksi cuti pasti dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak melakukan cuti.
Kenaikan Gaji
Entitas Kenaikan Gaji adalah entitas yang berisi setiap data transaksi kenaikan gaji yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan gaji
mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu
transaksi kenaikan gaji hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak kenaikan gaji. Kenaikan gaji mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak melakukan kenaikan gaji.
Kenaikan Golongan
Entitas Kenaikan Golongan adalah entitas yang berisi setiap data transaksi kenaikan golongan yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan
golongan mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to
many. Satu transaksi kenaikan golongan hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai,
sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak kenaikan golongan. Kenaikan golongan mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak melakukan kenaikan golongan.
Keluarga
Entitas Keluarga berisi data – data mengenai para anggota keluarga yang dimiliki oleh dosen / karyawan. Keluarga mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas many to many. Satu anggota keluarga bisa dimiliki
oleh lebih dari satu pegawai, begitu juga sebaliknya satu pegawai bisa mempunyai banyak anggota keluarga. Keluarga mandatori terhadap dosen / karyawan karena seorang anggota keluarga pasti dimiliki oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan tidak mandatori terhadap keluarga, karena seorang dosen / karyawan bisa saja tidak mempunyai satu pun anggota keluarga.
Pensiun
Entitas Pensiun mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan
kardinalitas one to one. Satu proses pensiun hanya bisa dimiliki oleh satu dosen /
Arsip Data Pegawai (1)
berkas pegawai
kelengkapan berkas
berkas kelengkapan kode kelengkapan
id dosen karyawan pengaju 2
Format Surat Pengajuan
arsip surat pengajuan data dosen karyawan pengaju
berkas pengajuan id dosen karyawan pengaju
penandatangan hal surat
surat pengajuan
konfirmasi penyimpanan data
Arsip Data Pegawai berkas pegawai
Data Pegawai pegawai
1
Pendataan Dosen dan karyawan 2
Pembuatan Surat Pengajuan
3
Penyiapan Berkas Pengajuan
1 Data Pegawai
2 Surat Pengajuan
3 PengajuanBerkas
Gambar 2. DFD Level 0
Pendataan Dosen dan Karyawan
Data dari setiap dosen / karyawan disimpan sebagaimana sistem informasi kepegawaian pada umumnya, yang nantinya akan diolah dan diintegrasikan dalam sistem untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Selain data – data pada umumnya, disini juga akan disimpan file – file berkas dari setiap dosen dan karyawan. Lalu data disimpan dalam data store Data Pegawai
Pembuatan Surat Pengajuan
Dalam proses ini akan digenerate output surat – surat dengan bermacam – macam format yang telah dibuat sesuai dengan ketentuan. Format surat akan disimpan di data store Surat Pengajuan. Pengaturan surat yang membutuhkan spesifikasi di setiap suratnya akan diinputkan oleh pegawai, yang berfungsi untuk memanggil data spesifik dari data store Data Pegawai.
Penyiapan Berkas Pengajuan
Konsepnya sama dengan proses pembuatan surat pengajuan. Jadi dalam proses ini akan digenerate suatu paket untuk pengajuan tertentu, yang nantinya akan berisi berkas – berkas yang dibutuhkan. Pegawai memasukkan inputan yang akan memanggil data – data spesifik dari data store pegawai yang berupa berkas – berkas. Lalu sistem akan memformat berkas apa saja yang dibutuhkan untuk pengajuan yang diinginkan.
User Sistem
Menyiapkan Berkas Kelengkapan
Menekan menu Pengajuan menampilkan sub menu dari menu Pengajuan
memilih salah satu sub menu Menampilkan text field NIP
Input NIP menampilkan sub menu dari NIP yg dipilih
Tombol Buat aktif Menekan tombol Buat
menampilkan format berkas-berkas pengajuan Menambahkan berkas yg belum terpenuhi
Tombol Simpan aktif Menekan tombol Simpan
menampilkan konfirmasi penyimpanan Menekan tombol OK
Menampilkan sub menu kembali dari NIP yg diplih Melengkapi berkas
Gambar 3. Activity Diagram Penyiapan Berkas Kelengkapan
Saat akan menjalankan layanan menyiapkan berkas kelengkapan, pegawai sudah harus berada pada halaman menu pengajuan. Pertama pegawai memasukkan NIP dosen / karyawan yang akan dibuatkan pengajuan, setelah itu pegawai mengklik tombol ‘buat’. Sistem akan menampilkan format berkas pengajuan dengan keterangan berkas yang telah dilengkapi dan yang belum
dilengkapi. Lalu pegawai mengklik icon browse yang ada disamping list berkas
yang bertanda belum ada file, lalu klik tombol simpan. Lalu sistem menampilkan konfirmasi bahwa berkas telah tersimpan dan siap untuk dicetak.
KESIMPULAN
Perancangan aplikasi pembuatan surat dan penyiapan berkas merupakan solusi yang tepat untuk kepegawaian dalam proses kinerja mereka , yang telah dirumuskan pada beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata dan menyimpan berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan membuat berkas kelengkapan.
Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan perancangan ini adalah
pendekatan berbasis data. Perancangan sistem dengan menggunakan Contextual
Data Model untuk merancang entitas apa saja yang akan berinteraksi dengan basis
data dan bagaimana interaksinya, kemudian pembuatan Data Flow Diagram yang
Selanjutnya pembuatan activity diagram yang akan menggambarkan alur kerja saat proses dijalankan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartanti, D., Analisis Sistem Informasi Kepegawaian Pemerintah Kotamadya
Jakarta Barat Berbasis Web
[2] Putri, R. P., Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan Gukungan
