Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta: Modul Disposisi Pimpinan Tertintegrasi Dengan Sistem Informasi Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

(1)

14

Panduan Penggunaan Fitur

Disposisi Surat (Pada

Aplikasi AIS)

(2)

(3)

3

1. Pendahuluan

Memo Pimpinan yang didisposisikan kepada unit terkait pada suatu instansi biasanya dilakukan secara manual (hardcopy) termasuk di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Hal tersebut cukup menyulitkan terutama dalam hal pelacakan (tracking) status memo/ disposisi Pimpinan tersebut. Atas inisiatif Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A.), dikembangkanlah Sistem Informasi Modul Disposisi Pimpinan pada tahun 2016. Database modul ini terintegrasi dengan sistem ECampus (Academic Information System/ AIS) antara lain tabel User, Role, Struktur Organisasi/ Jabatan.

Matriks Role utama pengguna yang berhubungan dengan sistem ini yaitu Admin dan Pengguna biasa. Pada menu Admin terdapat dua menu utama yaitu Pendataan Surat dan Proses Surat. Dimana dalam menu Pendataan Surat ada beberapa sub menu yaitu: Pendataan Jenis Surat, Jenis Disposisi, Tujuan Surat, Sifat Surat, Klasifikasi Surat, Unit Kerja, dan Ruang Rapat. Pada menu Proses Surat terdapat sub menu yaitu: Pesan Ruang Rapat, Proses Surat Keluar dan Surat Masuk. Sedangkan pada menu akun pengguna yaitu pengecekan Surat Masuk, Disposisi Masuk, dan Disposisi Keluar.

Diharapkan modul sistem informasi ini bisa diterapkan sesuai dengan tujuan utamanya yaitu digitalisasi memo/ disposisi pimpinan yang memudahkan pelacakan (trace) statusnya serta lebih cepat sampai kepada yang dituju (efektif). Selain itu, dalam rangka mendukung kampus ramah lingkungan dengan berkurangnya penggunaan kertas (efisien).

2. Admin

(4)

4

1.1 Pendataan Surat

Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan terhadap data – data yang dibutuhkan dalam proses aktivitas disposisi surat. Ada beberapa menu pendataan yang terdapat pada modul ini diantaranya: Jenis Surat, Jenis Desposisi, Tujuan Surat, Sifat Surat, Klasifikasi Surat, Unit Kerja, dan Ruang Rapat.

a. Jenis Surat

Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data jenis surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Jenis Surat, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

(5)

5

Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama.

(6)

6

Jika sudah, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol untuk membatalkan proses pengeditan, dan kembali ke menu utama.

Untuk menghapus data, klik tombol delete ( ) yang berada pada sebelah kanan data yang akan dihapus. Akan muncul kotak dialog:

Klik OK untuk manghapus data, atau klik Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data.

b. Jenis Desposisi

(7)

7

(8)

8

Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

(9)

9

c. Tujuan Surat

Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Tujuan Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Tujuan Surat, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

(10)

10

(11)

11

(12)

12

(13)

13

(14)

14

e. Klasifikasi Surat

(15)

15

Ada beberapa tombol yang digunakan untuk melakukan pendataan pada data yang sudah ada. Berikut diantaranya:

- Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif

Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif ini ( ) digunakan untuk men-set status dari data klasifikasi surat apakah data klasifikasi surat tersebut aktif atau tidak aktif (ceklis untuk aktif, dan unceklis untuk tidak aktif).

- Tombol Tambah Data

(16)

16

- Tombol Refresh

Tombol ini digunakan untuk me-reload data yang dipilih agar dapat ditampilkan secara real-time.

- Tombol Copy Data

Tombol ini digunakan untuk melakukan copy terhadap data yang sudah ada menjadi data baru sehingga tidak perlu melakukan input data ulang apabila data yang akan dibuat sama dengan data sebelumnya.

- Tombol Rubah Data

(17)

17

- Tombol Hapus Data

(18)

18

Pada Tab kedua, yaitu tab Klasifikasi Surat List, tab ini menampilkan sebuah menu yang digunakan untuk melakukan pendataan data Klasifikasi Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Kode, Nama, Klasifikasi Surat Parent, Status Aktif, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

(19)

19

(20)

20

(21)

(22)

22

Ada beberapa tombol yang digunakan untuk melakukan pendataan pada data yang sudah ada. Berikut diantaranya:

- Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif

Tombol Ceklis Aktif/Tidak Aktif ini ( ) digunakan untuk men-set status dari data klasifikasi surat apakah data klasifikasi surat tersebut aktif atau tidak aktif (ceklis untuk aktif, dan unceklis untuk tidak aktif).

- Tombol Tambah Data

(23)

23

- Tombol Refresh

Tombol ini digunakan untuk me-reload data yang dipilih agar dapat ditampilkan secara real-time.

- Tombol Copy Data

Tombol ini digunakan untuk melakukan copy terhadap data yang sudah ada menjadi data baru sehingga tidak perlu melakukan input data ulang apabila data yang akan dibuat sama dengan data sebelumnya.

- Tombol Rubah Data

(24)

24

- Tombol Hapus Data

(25)

25

Pada Tab kedua, yaitu tab Unit Kerja List, tab ini menampilkan sebuah menu yang digunakan untuk melakukan pendataan data Klasifikasi Surat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Kode, Nama, UnitKerja Parent, Status Aktif, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

(26)

26

(27)

27

(28)

28

g. Ruang Rapat

Menu ini digunakan untuk melakukan pendataan data Ruang Rapat beserta data – data pendukung lainnya seperti: Nama Ruangan, Kode Ruang, Gedung, dan Keterangan. Berikut tampilannya:

(29)

29

(30)

30

(31)

31

1.2 Proses Surat

Menu ini digunakan untuk melakukan pemrosesan terhadap surat. Ada beberapa menu pada modul ini yaitu: Pesan Ruang Rapat, Surat, Surat Keluar, dan Surat Masuk.

a. Pesan Ruang Rapat

(32)

32

Klik tombol Pesan Ruangan untuk memesan ruangan. Akan muncul tampilan seperti ini:

(33)

33

(34)

34

Menu ini digunakan untuk mendata surat yang akan dikirimkan. Berikut tampilannya:

(35)

(36)

(37)

37

Jika data – data diatas sudah dilengkapi semua, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol

untuk membatalkan proses pendataan, dan kembali ke menu utama. Untuk melakukan perubahan data (edit), klik tombol edit yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit.

(38)

38

Menu ini terdapat pada sub menu: Surat.

2.1 Surat Masuk

(39)

39

(40)

40

Jika data – data diatas sudah dilengkapi semua, klik tombol untuk menyimpan data, atau klik tombol

(41)

41

Untuk mendesposisikan surat, klik tombol Disposisi Surat yang berada pada sebelah kanan data yang akan diedit. Akan muncul tampilan seperti berikut:

(42)

42

2.2 Disposisi Masuk

Menu ini digunakan untuk melihat disposisi surat yang ditujukan kepada kita sebagai pengguna. Berikut tampilannya:

(43)

43

(44)

44

(45)

45

(46)

46

2.3 Disposisi Keluar

(47)

47

Dari informasi diatas bisa dilihat, surat tersebut didisposisikan kepada 5 orang pegawai. Data – data pegawai yang didisposisikan bisa dilihat

(48)

48

(49)