Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan
Dusun Sumurlo RT 17/ RW 06 Nomor 36, Desa Blendis Kecamatan Gondang
Kabupaten Tulungagung- Jawa Timur, Indonesia, Kode Pos 66263
Alamat Penerbit :
Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan
Penulis :
Saryadi, SE., MM
Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan
Penulis : Saryadi, SE., MM
Penerbit:
TATA MUTIARA HIDUP INDONESIA
ii
Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan
Penulis :
Saryadi, SE., MM
Diterbitkan oleh:
Nama Penerbit : Tata Mutiara Hidup Indonesia Telp : 0877 0249 8138
Email : tatamutiarahidupindonesia@gmail.com Web : https://penerbittatamutiarahidupindonesia.com
ISBN: 978-623-88196-7-6 (PDF)
Ukuran, 21 cm x 29 cm 1 Jil., 140 halaman
Cetakan 1, September 2022
Sanksi Pelanggaran Pasal 72 Undang-undang Nomor 19 Tahun 2002
Tentang Hak Cipta:
(1) Barangsiapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak ciptaan pencipta atau memberi izin untuk itu, dapat dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah)
(2) Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait, dapat dipidana dengan penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan kami kemudahan dan kekuatan sehingga dapat menyelesaikan buku ini sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga tercurah kepada baginda tercinta Nabi Muhammad SAW.
Buku yang ada di tangan pembaca ini berjudul “Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan”, yang kami susun berdasarkan berbagai pengamatan dari berbagai sumber termasuk kajian pustaka baik jurnal maupun literatur-literatur yang tersedia. Keterbatasan waktu dan aktivitas penyusun serta kemampuan yang masih sangat terbatas, sangat berpengaruh pada proses dan waktu penyelesaian buku ini. Berkat pertolongan berbagai pihak, akhirnya buku ini bisa terwujud.
Buku ini memuat berbagai hal tentang organisasi, manajemen secara umum dan manajemen dalam Pelayanan Kesehatan meliputi Manajemen Budaya Organisasi Kesehatan, Manajemen Keperawatan, Manajemen Farmasi, Manajemen Administrasi Rumah Sakit, serta Manajemen RMIK, termasuk hal-hal yang berhubungan, diantaranya kajian tentang manajemen inovasi pelayanan kesehatan.
Tentu saja buku ini masih jauh dari kata sempurna, karenanya kritik dan saran konstruktif dari berbagai pihak sangat kami harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan buku ini di masa yang akan datang. Amin
Surakarta, September 2022 Penulis Saryadi
iv DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv
BAB 1 ORGANISASI ... 1
A. Definisi Organisasi ... 1
B. Mengapa Organisasi dipelajari? ... 2
C. Unsur Organisasi ... 5
D. Prinsip-Prinsip Dalam Organisasi ... 8
E. Manfaat Organisasi ...12
F. Jenis-Jenis Organisasi ...13
G. Pola Organisasi ...14
H. Organisasi Tradisional vs Modern /New ...14
Struktur dan Bentuk Organisasi ...16
1. Struktur Organisasi ... 16
2. Bentuk Organisasi ... 16
I. Pilar Organisasi ...26
BAB 2 MANAJEMEN ...28
A. Pengertian Manajemen ...28
B. Mengapa perlu mempelajari manajemen? ...29
C. Prinsip dalam manajemen? ...30
1. Pembagian Kerja ... 30
2. Kewenangan dan Tanggung jawab... 30
3. Kedisiplinan ... 30
4. Kesatuan Perintah ... 30
5. Kesatuan Arahan ... 30
6. Subordination of Individual Interest ... 30
7. Remunerasi ... 31
8. Sentralisasi ... 31
9. Sistem Hirarki ... 31
10. Order ... 31
11. Kesetaraan ... 31
12. Stability of Tenure of Personnel ... 31
13. Prakarsa / inisiatif ... 31
14. Kesatuan Semangat ... 32
D. Unsur-unsurManajemen ... 32
1. Man ... 32
2. Money ... 32
3. Materials ... 32
4. Machines ... 33
1. Methods... 33
5. Market ... 33
7. Environment ... 33
E. Fungsi Manajemen ... 34
F. Tingkatan Manajemen ... 39
G. Ketrampilan yang dibutuhkan oleh Manajemen ... 40
H. Rentang Manajeman ... 41
BAB 3 ADMINISTRATOR, MANAJER, MANAJEMEN DAN ORGANISASI ... 42
B. Administrator ... 42
C. Manajer ... 42
D. Pengklasifikasian ... 43
E. Apa yang akan dilakukan seorang Manajer?... 43
F. Peran manajer dalam Organisasi ... 45
G. Hubungan Manajemen dan Organisasi ... 48
H. Wewenang Manajer ... 49
BAB 4 MANAJEMEN BUDAYA ORGANISASI KESEHATAN ... 51
A. Pendekatan Dalam Manajemen Kesehatan ... 51
B. Manajemen Budaya Organisasi ... 53
C. Memahami Manajemen Budaya dari Organisasi ... 54
D. Jenis- Jenis Budaya Organisasi ... 56
E. Dimensi Budaya dalam Organisasi ... 57
F. Budaya Kerja Rumah Sakit ... 58
BAB 5 MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN ... 63
A. Pelayanan Kesehatan ... 63
B. Peran Pelayanan Kesehatan ... 63
vi
C. Manajemen Rumah Sakit ...64
D. Manajemen Puskesmas ...66
E. Manajemen Klinik ...67
F. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan ...67
G. Contoh Riset Terkait Manajemen Pelayanan Kesehatan ...74
BAB 6 MANAJEMEN KEPERAWATAN ...76
A. Pengertian Manajemen Keperawatan ...76
B. Manajemen dalam Keperawatan Profesional ...78
C. Manajemen Hubungan Antar manusia ...79
D. Model Metode Asuhan Keperawatan Profesional (MAKP) ...80
E. Faktor-faktor yang Berhubungan dalam Perubahan MAKP...81
F. Mengelola Pemberian Asuhan Keperawatan Profesional...82
1. Dasar Pertimbangan Pemilihan Model Metode Asuhan Keperawatan (MAKP) ...82
2. Jenis Model Metode Asuhan Keperawatan Profesional (MAKP) ...82
G. Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Perawat ...87
H. Peran AI dalam perawatan ... 102
I. Contoh Riset Keperawatan ... 102
BAB 7 MANAJEMEN FARMASI... 104
A. Konsep Dasar Manajemen Farmasi ... 104
B. Manajemen Inventory Control (Persediaan Obat) ... 105
C. Manajemen Pelayanan Farmasi ... 106
D. Manajemen Farmasi di Rumah Sakit ... 107
E. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ... 107
F. Artificial Intelegence (AI) di Bidang Kefarmasian ... 111
G. Contoh Riset terkait Kefarmasian ... 113
BAB 8 MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT ... 114
A. Konsep Dasar... 114
B. Fungsi Administrasi Kesehatan di RS ... 115
C. Unsur-unsur Fungsi Administrasi RS ... 115
D. Manfaat Administrasi RS ... 116
E. Penjaminan Mutu Layanan Administrasi ... 117
BAB 9 MANAJEMEN REKAM MEDIS ... 121
A. Rekam Medis ... 121
B. Manajemen Pelayanan Rekam Medik dan Informasi Kesehatan ... 122
C. Manajemen Rekam Medik Berbasis Akreditasi Rumah Sakit... 123
D. Riset Terkait Rekam Medis ... 123
BAB 10 MANAJEMEN INOVASI PELAYANAN KESEHATAN ... 126
A. Manajemen Inovasi ... 126
B. Inovasi dalam Layanan Kesehatan ... 127
C. Teknologi AI Dalam Dunia Kesehatan ... 132
BAB 1 ORGANISASI
A. Definisi Organisasi
Istilah “organisasi” tidak bagi kita. Saat kita masih duduk di SMP ataupun SMA kita sudah dikenalkan organisasi “OSIS” yang merupakan Organisasi Siswa Intra Sekolah. Dalam bermasyarakat terdapat organisasi misalnya organisasi kepemudaan “KARANG TARUNA”, Organisasi “REMAJA MASJID” atau lainnya. Bahkan di pemerintahan kita dapai berbagai nama organisasi yang merupakan institusi pemerintahan, dan lain sebagainya.
Banyak ragam yang dipaparkan para pakar, terkait definisi organisasi. Adanya keragaman definisi masing-masing dikarenakan para pakar melihat dari sudut pandang masing-masing. Secara prinsip, organisasi semua pakar menyatakan terdapatnya unsur “ORANG” dan “TUJUAN”.
Organisasi diartikan bermacam-macam disebabkan cara dan arah memandangnya.
Teori klasik beranggapan bahwa organisasi sebagai bentuk atau wujud. Teori system beranggapan sebagai proses.
Menurut teori klasik, organisasi adalah kerjasama orang-orang dalam usahanya meraih tujuan. Misalnya: seorang ibu yang menyuruh putrinya mengambilkan
“garam” dan “ cabe” sebagai pelengkap masakan ibu.
Contoh ini, dalam teori klasik) sudah merupakan suatu organisasi meskipun sederhana. Hal ini kita lihat sebagai bentuk atau perwujudan dari kerja sama untuk tujuan tertentu.
Meskipun sangat sederhana, namun sudah terlihat adanya beberapa ciri organisasi yaitu : 1) terdapat orang (lebih dari satu yaitu ibu dan putrinya). 2) kerja sama (putrinya mengambilkan garam dan cabe, ibunya menggunakan untuk memasak), dan 3) tujuan (memasak (untuk keperluan bersama).
Organisasi yang sederhana, belum perlu adanya pengaturan yang rapi.
Berbagai keragaman pengertian atau definisi tentang organisasi, misalnya seperti yang disampaikan oleh beberapa pakar sebagai berikut: (Arif, 2018)
2
1. Malinowski (1961), menyampaikan pendapat organisasi adalah “kelompok orang dalam tugas yang terikat dalam suatu lingkungan, dengan memanfaatkan teknologi serta patuh pada aturan”. Meskipun tidak disebutkan secara eksplisit namun diperoleh kesimpulan adanya kelompok orang yang saling kerja sama guna tujuan tertentu.
2. James D Mooney (1937), mempunyai pendapat organisasi adalah bentuk keterikatan manusia demi tujuan bersama. Organisasi terbentuk atas orang yang melakukan kerjasama dalam mencapai tujuan.
3. Chester L Bernard (1938) menyatakan “Organisasi adalah bentuk kerjasama dua orang atau lebih dalam suatu sistem).
4. Paul Preston dan Th. Zimmerer menyampaikan pengertian organisasi yaitu sebagai kelompok orang dalam suatu grup, yang melakukan kerjabersama meraih tujuan.
B. Mengapa Organisasi dipelajari?
Istilah “organisasi” sudah sangat familiar. Secara singkat dapat dinyatakan bahwa
“organisasi adalah bentuk keikatan beberapa orang dalam kesamaan pola pandang”.
Lalu mengapa kita perlu mempelajari organisasi?
Kita sebagai manusia memiliki sifat-sifat social sehingga seringkali dinyatakan manusia itu adalah “makhluk social”. Sebagai makhluk social in, maka akan berinteraksi dengan orang lain. Setiap orang akan memiliki berbagai karakteristik dan berbagai keinginan. Namun terdapat pula orang-orang yang memiliki suatu kesamaan dalam memandang sesuatu. Oleh karena itu beberapa orang yang pandangan selaras, maka dalam interaksinya dapat melakukan suatu tindakan yang saling mendukung. Oleh karena itu orang yang bertindak dalam mencapai tujuan secara sendiri-sendiri dianggap sebagai tindakan yang kurang atau tidak terorganisir. Berbeda dengan orang-orang yang dalam tindakannya untuk mencapai tujuan dikomunikasikan, akan menjadi suatu tindakan yang terorganisir.
Dengan demikian maka suatu organisasi itu diperlukan adanya komunikasi.
Secara alamiah, seseorang memiliki suatu lingkungan di sekelilingnya.
Lingkungan seseorang ini terkadang berbeda dengan lingkungan dari rekannya.
Perbedaan lingkungan ini akan membentuk suatu kebiasaan masing-masing.
Kebiasaan yang telah berakar akan menjadi suatu budaya yang melekat. Orang- orang memiliki suatu peran masing-masing untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan yang telah dicanangkan bersama, perlu adanya tindakan. TIndakan orang yang mendapatkan mandat merupakan tugas yang harus dilakukan.
Era sekarang ini tidak pelak lagi, telah seseorangaga telah terdampak adanya suatu teknologi. Teknologi yang semakin berkembang pesat, akan membentuk suatu kebiasaan masing-masing juga akan dapat terjadi pergeseran.
Gambar 1. Penggambaran suatu Organisasi
Perhatikan penggambaran suatu organisasi. Diibaratkan sebuah rumah:
Sebuah organisasi memerlukan banyak ornamen yang menjadi komponen pembentukan sebuah rumah dengan sesuatu MAKSUD (bagaikan genteng) yang mengerucut menjadi TUJUAN/GOALS (prepus/krepus) yang akan menaungi semua yang berada dalam organisasi bersangkutan. Suatu ORGANISASI memerlukan PENYANGGA UTAMA (TIANG) yaitu orang-orang. Unsur manusia /orang inilah merupakan TIANG (beberapa orang dalam organisasi)
4
sebagai penyangga utama adanya organisasi. Orang yang berasal dari berbagai lingkungan aslinya akan membentuk suatu karakteristik atau kepribadian masing- masing. Berasal dari berbagai karakter orang yang menjadi anggota organisasi, melalui pemanfaatan teknologi yang dikuasai dan budaya organisasi yang telah melekat pada semua unsur, maka akan menjalankan berbagai tugas masing- masing. Tugas-tugas yang harus dijalankan oleh asetiap anggota dalam organisasi merupakan unsur yang merekatkan dan merupakan DINDING penguat dalam pembentukan suatu organisasi (RUMAH) dalam mewujudkan adanya berbagai maksud-maksud sebagai unsur penguat dari KREPUS yang mejadi puncak keinginan bersama dan akan mampu menaungi semua yang berada di dalam rumah ORGANISASI. Bagaimana bentuk dari suatu rumah ORGANISASI tergantung dari berbagai ornamen yang dipilih dan unsur penyangga utama.
Apakah akan menjadi bentuk organisasi lini, fungsional, atau lainnya.
Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa suatu organisasi itu terdapat berbagai unsur yang menjadi faktor kunci utama. Faktor utama atau variable kunci dari organisasi yaitu: 1) Maksud & Tujuan, 2) orang, 3) lingkungan sekitar;
4) Budaya; 5) tugas dan 6) teknologi.
1. Maksud dan Tujuan
Suatu organisasi yang terbentuk akan memiliki suatu maksud maupun tujuan yang sudah menjadi kesepakatan bersama dari orang-oang yang telah terjalin suatu keikatan dengan pola pandang atau pemikirannya.
2. Orang
Orang merupakan unsur paling penting dalam suatu organisasi. Hal ini dapat pula disebutkan bahwa organisasi itu merupakan kumpulan dari orang-orang.
Orang yang dalam suatu kumpulan tertentu akan terjalin suatu komunikasi.
3. Lingkungan
Organisasi akan terpengaruh adanya lingkungan masing-masing anggota organisasi. Anggota dari suatu organisasi punya perbedaan yang signifikan.
Hal ini tentu saja akan terbentuk suatu perilaku tertentu dalam organisasi
yang berbeda dengan apabila anggota dalam organisasi tersebut memiliki kesamaan yang signifikan dalam lingkungannya.
4. Budaya
Kebiasaan-kebiasaan yang terjadi, baik secara alamiah ataupun memang dibentuk, akan mengkristal. Hal ini membentuk suatu budaya tertentu dalam organisasi bersangkutan.
5. Tugas
Tugas ini akan membawa seseorang karyawan melakukan tindakan dalam kerangka kesuksesan atas maksud dan tujuan dalam organisasi.
6. Teknologi
Adanya perkembangan teknologi, telah membawa suatu dampak signifikan pada aktivitas orang dalam kehidupannya. Oleh karena itu, organisasi yang merupakan kumpulan dari orang, juga terpengaruh secara signifikan adanya perkembangan teknologi. Organisasi yang beradaptif dengan teknologi terbaru, maka akan tetap eksis dan survive.
Dari berbagai uraian di atas, maka perlunya mempelajari organisasi dikarenakan untuk memahami akan suatu perilaku dari organisasi bersangkutan. Organisasi dipelajari karena terdapatnya berbagai unsur-unsur kunci yang membawa adaptifnya organisasi terhadap perkembangan dan tidak menjadi stagnan. Hal ini agar organisasi tetap survive dan eksis berkembang sesuai kondisi jaman.
C. Unsur Organisasi
F.E. Kast dan J.E. Rosenzweig (1981) memberikan satu pengertian tentang organisasi. Organisasi adalah ”penyusunan dan penyatuan berbagai aktivitas dari orang yang bekerja sama yang saling memerlukan”. Suatu organisasi setidaknya ada 4 unsur pokok. Yaitu:
1. Goals-oriented. yaitu orientasi tujuan.
Suatu organisasi akan memiliki tujuan.
6
Menurut Vande Walle (999) Goals-oriented adalah gambaran atas suatu konstruk cara individu dalam organisasi memberikan respon, reaksi serta menginterpretasikan situasi untuk capaian prestasi tertentu.
Menurut Edwin Locke (1978) goal orientation merupakan bagian teori motivasi. Individu yang punya tujuan spesifik dan menantang, maka akan memberikan kinerja lebih baik dibanding yang tanpa tujuan yang jelas.
Orientasi tujuan adalah terbangunnya keinginan akan masa depan yang mengarah alasan individu berprestasi.
Ames and Archer (Randan, 2013) menyampaikan 8 Goals-oriented yaitu : a. Keberhasilan
Keberhasilan merupakan cara pandang tentang keberhasilan dan arti keberhasilan bagi diri individu bersangkutan.
b. Perlakuan akan nilai
Hal ini terkait makna proses yang ditempuh dan dianggap penting pasca aktivitas.
c. Alasan suatu kepuasan
Aspek yang terkait anggapan kepuasan bagi seorang individu dalam menjalankan aktivitasnya.
d. Pandangan tentang figur otoritas
Pandangan ini dicontohkan seperti seorang guru yang kredibel dan punya otoritas dalam memberikan pendidikan pada anak didiknya.
e. Pandangan tentang kesalahan dan kegagalan
Aspek ini terkait cara pandang terhadap tindakan yang dianggap sebagai kesalahan atau suatu kegagalan selama aktivitasnya.
f. Fokus perhatian
Aspek yang terkait pokok perhatian utama selama aktivitas.
g. Alasan dalam berusaha
Yaitu aspek yang terkait pada sesuatu yang menjadi pendorong seseorang dalam melakukan uapaya yang lebih
h. Kriteria evaluasi.
Aspek ini terkait pada sesuatu atau hal yang dijadikan patokan baginya dalam evaluasi diri sendiri (self evaluation).
2. Psychosocial system. yaitu orang-orang terhubung atas kelompok kerja.
Faktor psikososial dalam lingkungan kerja mengarah adanya interaksi (hubungan) antara dan di antara lingkungan kerja setempat, konten pekerjaan itu sendiri, kondisi organisasi dan kemampuan (kapasitas) dari pekerjaan;
kebutuhan; budaya; pertimbangan atas pekerjaan ekstra pribadi yang dimungkinkan mungkin, melalui persepsi dan pengalaman, mempengaruhi kesehatan, kinerja dan kepuasan kerja.
3. Structured activities. yaitu kerjasama orang secara terpola.
Dimisalkan dalam kegiatan kelas yang menuntut anak didik (siswa) untuk berpartisipasi. Dalam partisipasi ini ada suatu ketentuan atau persyaratan khusus dalam berpartisipasi. Misalnya, seorang siswa tidak berhak penuh terhadap apa yang dikatakan atau lakukan ataupun tulis. Aktivitas ini akan diberikan nilai untuk siswa bersangkutan.
Jadi pada structured activities ini dalam kegiatan yang dilakukan terdapat suatu kesepakatan yang sudah terpola atau ditentukan terlebih dahulu.
4. Technological system. yaitu pemanfaatan pengetahuan dan teknologi.
Sistem teknologi ini merupakan seperangkat komponen yang saling berkaitan dan sudah dirancang. Rancangan ini biasanya berguna dalam pemenuhan fungsi tertentu tanpa input desain manusia untuk selanjutnya. Sistem teknologi akan merubah, melakukan penyimpanan, mengangkut, ataupun mengontrol bahan, energy atas informasi demi tujuan tertentu.
Beberapa ahli memiliki pendapat bahwa unsur yang mesti ada pada organisasi : 1. Anggota
Anggota ini seperti pimpinan umum, manajer unit sesuai fungsi bidang kerjanya serta orang bawahan manajer unit. Istilah sebutan ini menyesuaikan gaya selingkung (sesuai lingkungan) dari organisasi.
2. Kerjasama
8
Kerjasama adalah bagian penting organisasi. Kerjasama terjalin baik membawa kemudahan mencapai tujuan. Keberadaan berbagai tingkatan dalam organisasi dimaksudkan mempermudah dalam pengaturan kerja dan jalinan kerja sama.
3. Tujuan Organisasi
Tujuan merupakan arah organisasi menentukan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan kemudian.
4. Lingkungan
Contohnya lingkungan sosbud dan ekotek (ekonomi teknologi) yang mendukung tercapainya tujuan organisasi.
5. Peralatan
Peralatan ini berupa sarana seperti materi, budget serta barang modal lain.
6. Komunikasi
Perlunya suatu komunikasi sangat berpengaruh terjalinnya kerjasama yang baik. Komunikasi baik dan lancer menjadi dukungan terhadap perkembangan organisasi secara dinamis.
Dalam berbagai literatur, pada organisasi secara prinsip terdapat 3 unsur pokok: 1). Man (Orang), 2). Team (Kerjasama), dan 3) Goals (Tujuan).Tiga unsur utama ini dapat dijelaskan bahwa, orang-orang merupakan pilar atau tiang adanya suatu organisasi. Hal ini dapat diartikan bahwa dalam organisasi terdapat minimal 2 orang atau lebih yang menjadi anggota organisasi.Orang- orang dalam organisasi akan melakukan kerjasama sehinggaakan timbul suatu komunikasi verbal maupun non verbal. Kerjasama orang-orang ini dalam kerangka mewujudkan apa yang menjadi tujuan bersama.
D. Prinsip-Prinsip Dalam Organisasi
Pendapat Henry Fayol (1918) banyak diacu pada konsep manajemen dan administrasi modern. Terdapat 14 prinsip dalam suatu organisasi:
1. Pembagian Kerja
Organisasi adalah orang-orang yang kerjasama meraih tujuan. Secara prinsip, Suatu organisasi terdapat pembagian yang bertanggung jawab pada bagian masing-masing. Pembagian pekerjaan secara jelas pada tiap bagian, harus ada.
Prinsip pembagian kerja dalam organisasi ini akan berpengaruh positif dalam hal efisiensi dan efektivitas. Adanya pembagian kerja pada bagian masing- masing berguna untuk menghindarkan terkonsentrasinya pada pekerjaan tertentu, sehingga semua pekerjaan dapat berjalan secara baik.
2. Pendelegasian Wewenang
Maksud adanya pendelegasian ini agar bagian yang mendapat delegasi memiliki tanggung jawab sesuai tugas yang diemban.
3. Disiplin
Untuk mendisiplinkan tanggung jawab pegawai pada pekerjaan masing- masing, Peraturan dan Tata tertib dalam sistem kerja perlu dijalankan.
Peraturan dan Tata tertib tiada berguna apabila tidak terdapat kedisiplinan dari pelaksana.
4. Kesatuan Komando
Komando disini merupakan suatu kepemimpinan dalam pelaksanaan visi dan misi.
5. Kesatuan Tujuan
Tujuan secara jelas tertuang pada visi dan misi. Tujuan pada organisasi merupakan acuan gerak langkah program kerja. Kesatuan tujuan dari berbagai tingkatan, secara keseluruhan adalah kunci kesuksesan organisasi.
6. Prioritas
Setiap anggota harus memberi prioritas guna kepentingan organisasi jika dibanding kepentingan pribadi atau golongan.
7. Penghargaan pada prestasi dan sanksi atas kesalahan
Penghargaan maupun sanksi merupakan bentuk apresiasi. Apresiasi positif berupa penghargaan. Penghargaan dapat berupa uang ataupun lainnya.
Apresiasi negative diberikan untuk suatu kesalahan, sebagai sanksi atas keteledoran ataupun kesalahan lainnya.
8. Sentralisasi dan desentralisasi
10
Sentralisasi maupun desentralisasi adalah suatu system dalam pengambilan keputusan terkait efektivitas dan efisiensi. Sebaiknya organisasi dalam menerapkan ini secara proporsional. Hal-hal kadang tidak bisa disentralisasikan dan dan sebaliknya. Keputusan tidak ;ah harus menggunakan musyawarah yang melibatkan semua elemen. Tingkat keputusan disesuaikan pada jenjang dan kapasitasnya.
9. Wewenang
Wewenang dari atas ke bawah sebagai rujukan dalam pelaksanaan program.
Tiap elemen sudah selayaknya paham akan garis wewenang.
10. Tata Tertib
Tata tertib memiliki fungsi agar dalam penempatan personil tepat posisi tertentu. Penempatan ini guna optimalisasi kinerja organisasi.
11. Keadilan dan Kejujuran
Keadilan adalah prinsip mutlak dalam organisasi. Antara jenjang di atas harus ada kejujuran dan keterbukaan kepada jenjang hingga jenjang akar rumput.
12. Stabilitas dan Regulasi
Kestabilan dimanfaatkan supaya dalam kerja efektif dan efisien. Hal ini dimanfatkan guna pengaturan perputaran kerja maupun adanya peralihan tugas guna menghindari dari kejenuhan kerja serta berguna untuk membuat rangsangan dalam pembaruan. Selain itu perlu diperhatikan , agar keberadaan regulasi tidak menjadi beban dalam organisasi. Adanya rolling jabatan yang tinggi akan mempengaruhi efektivitas kerja dan efisiensi biaya dapat menjadi negatif.
13. Inisiatif Organisasi
Perlunya inisiatif dalam organisasi yang dimaksudkan guna menumbuh kembangkan inisiatif anggota serta dalam pengelolaan pada organisasi.
Organisasi harus dikelola agar mampu memberikan iklim yang sejuk yang akan menstimulasi munculnya pemikiran yang dan inisiatif pada berbagai jenjang.
14. Keselarasan dan Persatuan
Adanya komunikasi akan menjadikan hubungan interpersonal dalam suatu organisasi akan berpengaruh besar untuk peningkatan kinerja. Jika tidak ada keselarasan dan persatuan dalam organisasi mencapai tujuan, akan mengganggu jalannya organisasi dan menjadikan kurangnya keharmonisan sehingga cenderung terkotak-kotak.
Prinsip - prinsip organisasi menurut A.M. Williams (1965):
1. Kejelasan tujuan
Suatu organisasi terbentuk didasarkan adanya tujuan. Sebagai misal rumah sakit dibentuk dengan maksud pemberian layanan kesehatan kepada masyarakat.
2. Skala hirarkhi
Garis kewenangan diperlukan dalam organisasi. Hal ini guna mempertegas dalam pekerjaan dan tanggung jawab serta jika ada pendelegasian wewenang serta pertanggungjawaban.
3. Kesatuan perintah
Dalam menjalankan pekerjaan seorang pegawai akan menerima perintah dan/atau tanggung jawab dari seorang atasan.
4. Pendelegasian wewenang
Terbatasnya kemampuan seseorang termasuk seorang pemimpin, sehingga pendelegasian wewenang diperlukan demi kelancaran tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
5. Pertanggungjawaban
Pegawai bawahan harus melaporkan kepada atasan sebagai bentuk tanggung jawab atas hasil kerjanya.
6. Pembagian pekerjaan
Guna mencapai tujuan organisasi secara optimal, maka diperlukan cara-cara dalam melakukan segala kegiatan. Optimalnya pekerjaan ini tidak dapat lepas dari cara memberikan delegasi pekerjaan kepada anggota dalam organisasi.
7. Rentang pengendalian
12
Perlunya ada suatu pembatasan jumlah bawahan dibawah satu atasan untuk dapat kerja maksimal. Besar kecilnya organisasi mempengaruhi banyak tidaknya rentang kendali. Semakin besar organisasi akan makin kompleks rentang kendalinya.
8. Fungsional
Setiap pegawai dalam organisasi harus memahai akan fungsionalnya dalam hal tugas dan wewenangnya. Selain itu juga kegiatan yang harus dilakukan, hubungan kerja, dan mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
9. Pemisahan
Harus dipisahkan tanggung jawab pegawai. Pekerjaan yang menjadi beban tugas seorang pegawai haruslah dapat dipertanggungjawabkan sendiri dan tidak dapat dialihkan.
10. Keseimbangan
Prinsip ini akan efektif jika sesuai tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi sudah seharusnya disesuaikan tujuan organisasi.
11. Fleksibilitas
Organisasi aar tetap eksis dan sesuai perkembangan jama, maka perlu memegang prinsip flexible. Flexiblenya organisasi ini selalu mengikuti pola pertumbuhan, perkembangan dan dinamika organisasi (internal factor) dan lingkungan uar organisasi (external factor),
12. Kepemimpinan
Prinsip kepemimpinan dalam organisasi sangat diperlukan untuk memberikan arah dan komando dalam mencapai tujuan organisasi.
E. Manfaat Organisasi
Manfaat organisasi menurut Alam S (2007) yaitu
1. Organisasi adalah sarana penuntun pencapaian tujuan. Suatu organisasi yang dapat berjalan secara baik, maka tujuan akan tercapai lebih efektif.
2. Organisasi mampu mengubah tatanan kehidupan masyarakat. Orang yang masuk menjadi anggota suatu organisasi, akan mengalami penyesuaian
selaran dengan kehidupan organisasi bersangkutan. Contoh manfaat organisasi ini misalnya: Organisasi kesehatan bergelut dan selalu mengupayakan adanya kehidupan yang sehat.
3. Karir di Organisasi. Karir disini terkait pengetahuan dan keterampilan pegawai. Orang berada dalam organisasi, akan mendapatkan suatu tawaran karier yang dapat diperoleh jika sudah memiliki syarat-syarat tertentu dan terdapat ruang pada posisi tersebut.
4. Organisasi sebagai cagar dari ilmu pengetahuan. Perkembangan organisasi seiring kemunculan fenomena yang ada. Riset and development diperlukan untuk dokumentasi sejarah ilmu suatu pengetahuan.
F. Jenis-Jenis Organisasi
Organisasi dapat terbagi menurut jenis-jenisnya:
1. Jenis Organisasi berdasar pemegang pucuk pimpinan.
a. Bentuk tunggal. Organisasi ini dibawah satu pucuk pimpinan. Kekuasaan dan tugas kerja yang dibebankan bersumberkan satu pimpinan.
b. Bentuk komisi. Bentuk ini merupakan bentuk organisasi yang pimpinannya merupakan dewan. Dewan ini terdiri lebih dari seorang. Segala kekuasaan maupun tanggungjawab dipikul bersama oleh dewan pada organisasi dalam posisi pucuk pimpinan.
2. Jenis Organisasi berdasar lalu-lintas kekuasaan, meliputi:
a. Organisasi bentuk lurus/lini. Kekuasaan pada organisasi jenis ini mengalir pimpinan teratas langsung lurus kebawah.
b. Bentuk lini-staff. Pimpinan puncak dibantu staf ahli. Tugasnya adalah membantu pimpinan puncak dalam operasionalisasi organisasi.
c. Bentuk fungsional. Organisasi ini dalam aktivitasnya terbagi atas fungsi- fungsi dibawah orang yang ahli. Hubungan kerja organisasi ini sifatnya horisontal.
14 3. Jenis Organisasi berdasar tujuan, meliputi:
a. Profit Oriented
Tujuan organisasi mendapatkan laba.
b. Non profit oriented ‘
Tujuan organisasi adalah memberikan pelayanan sosial.
G. Pola Organisasi 1. Organisasi Formal
Pembentukan organisasi formal dilakukan secara sadar dengan tujuan yang ditetapkan. Dalam operasionalisasi tugas-tugas dalam pekerjaannya, maka digunakan pola sistem penugasan; kewewenangan serta pertanggungjawaban dirancang manajer supaya pekerjaan terlaksana sesuai peraturan yang sudah ditetapkan.
2. Organisasi Informal
Organisasi tidak formal (informal) ini seringkali ikut adanya organisasi yang formal. Pada struktur tidak terlihat. Keberadaan organisasi informal tidak direncanakan. Otomatis terjadi dikarenakan terdapat hubungan perseorangan dalam organisasi formal.
H. Organisasi Tradisional vs Modern /New
Organisasi terbagi 2 yaitu: (Supriyatno, 2008)
1. Organisasi tradisional, secara singkat dikatakan sebagai organisasi tertutup dibawah kendali manajemen.
2. Organisasi yang modern, secara singkat dapat dinyatakan sebagai organisasi yang memiliki orientasi ke pelanggan.
Perbedaan antara tradisional organisasi dengan modern organisasi adalah sebagai berikut:
Tradisional Organization Modern /New Organization
a Tertutup a Dinamis
b Inflexible / statis b Flexile
c Fokus pekerjaan c Fokus pada ketrampilan d Bekerja sesuai posisi kerja d Bekerja sesuai penugasan e Orientasi ke pribadi e Orientasi team kerja f Pekerjaan tetap f Pekerjaan sementara g Orientasi perintah g Orientasi keterlibatan h Manajer selalu membuat
perintah
h Pekerja berpartisipasi dalam pengambilan keputusan i Orientasi aturan i Orientasi pelanggan i Karyawan relatif
homogeneus
i Karyawan beragam
k Bekerja sesuai waktu kerja k Bekerja tanpa batasan waktu l Sifat hubungan secara
vertikal
l Sifat hubungan horizontal dan jejaring
m Kerja selama waktu tertentu di perusahaan
m Kerja dimana saja dan apa saja
Gambar 1.1 Organisasi Tradisional dan Modern
Top
Midle
Frontline
Customer
Customer Frontline
Midle Top
Organisasi tradisional Organisasi Modern
16 I. Struktur dan Bentuk Organisasi
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah wujud organisasi formal yang dilakukan suatu analisis jabatan yang memang diperlukan guna meraih tujuan yang kemudian ditentukan kualifikasi dan banyak orang yang harus ada dalam mengisi jabatan yang sudah ditetapkan.
Dasar pembentukan struktur organisasi mendasarkan komponen dari organisasi: 1) adanya hubungan kemanusiaan, 2) perwujudan atas tujuan; dan 3) keberadaan struktur. Mendasarkan tiga komponen organisasi tersebut maka top manajer mengkoordinir karyawan untuk meraih tujuan. Selain dengan 3 komponen yang menjadi pertimbangan tersbut, struktur organisasi juga harus menyebutkan melalui suatu penjelasan dalam pembagian kewenangan serta tanggung jawabnya. Pendelegasian atas wewenang yang ada berhubungan erat dengan adanya batasan kewewenangan dan tanggung jawab karyawan berkaitan kegiatan yang harus dilaksanakan.
2. Bentuk Organisasi
Bentuk organisasi dapat terbagi antara lain berikut ini:
a. Organisasi Lini / garis
Organisasi bentuk ini disampaikan pertama kali oleh Henry Fayol. Bentuk organisasi lini ini merupakan bentuk dari organisasi yang memiliki hubungan secara vertical dan langsung antara atasan dan bawahan. Bentuk organisasi garis/lini ini biasanya organisasi yang skalanya kecil dan hanya punya hubungan atas kewewenangan dalam bentuk lini/garis dalam organisasi.
Ciri-ciri:
1) sedikit karyawannya ;
2) Semua manajer adalah pelaksana, kecuali manajer puncaknya;
3) terbatasnya sapras (sarana prasarana);
4) hubungan langsung dengan bawahan.
Kebaikan adanya organisasi lini / garis:
1) Atasan sampai bawahan terhubung satu garis komando.
2) Besar solidaritas dan spontanitasnya 3) Pengambilan keputusan berjalan cepat 4) Disiplin dan loyalitas sangat tinggi 5) Terdapat saling pengertian yang bagus
Keburukan organisasi lini:
1) Kepemimpinan cenderung otokratis 2) Terhambatnya kreativitas karyawan 3) Ketergantungan pada satu orang
4) Sulit membedakan tujuan pimpinan dengan tujuan organisasi
b. Organisasi Lini & Staff
Pengkombinasian dari organisasi lini, berasas komando yang masih dipakai namun demi kelancaran tugas pekerjaan pemimpin dibantu staff. Peran staff memberikan masukan dan bantuan pemikiran serta saran, data yang diperlukan.
Kelebihan
1) Tetap dipertahankannya asas kesatuan satu pimpinan.
2) Pembagian penugasan: tugas pimpinan, tugas staf, serta pelaksana.
3) Organisasi ini fleksibel, dapat diimplementasikan pada organisasi kecil adan besar.
4) Dalam proses pengambilan keputusan lebih mudah.
5) Moral dan kedisiplinan karyawan tinggi.
18 Kelemahan
1) Kelompok pelaksana kesulitan membedakan antara perintah dan bantuan nasihat.
2) Kurangnya solidaritas.
3) Persaingan kurang sehat sebab tidak saling mengenal.
4) Akan sering terjadi persaingan tidak sehat.
Ciri- ciri:
1) Atasan dan bawahan belum tentu saling berhubungan 2) Banyak pegawai
3) Organisasi cukup besar
Penekanan dalam team kerja dalam spesialisasi:
a. Pegawai Lini b. Pegawai staff
Kebaikan:
a. Jelas pembagian kerjanya
b. Koordinasi dan kerjasama dapat terlaksana
c. Terjaminnya pengembangan bakat dan karir tiap karyawan d. Penerapan “posisi tertentu akan ditempati orang yang tepat”
e. Fleksibel
Keburukannya :
a. Anggota seringkali menomor duakan tugas pokok b. Proses pengambilan keputusan berliku
c. Akan terjadi nepotism spoil system patronage, jika pertimbangan kurang kontrol
d. Sering terjadi persaingan tak sehat
3) Organisasi Fungsional
Kepala bagian yang punyai jabatan fungsional akan mendapatkan kewewenangan dari puncak pimpinan dan dilaksanakan oleh pelaksana berkeahlian.
Ciri–ciri : Organisasi kecil
Kelompok kerja staf ahli
Spesialisasi dalam tugas dan kerja Target kerja jelas
Waskat
Kebaikan
Program lebih jelas dan terarah Kesesuaian pegawai dan penetapan anggaran Jenjang karir lebih cepat
Keburukan
Pejabat fungsional akan merasa sulit untuk prosedur administrasi Koordinasi akan sulit untuk dilaksanakan
Pengawasan akan sulit dilaksanakan
20 4) Organisasi lini dan Fungsional
Adalah bentuk organisasi yang kewewenangan pimpinan puncak dialihkan/limpahkan pada kepala bagian bawahan yang ahli bidang khusus dan juga pejabat fungsional dikoordinir kepala bagian.
Ciri- ciri
a) Tidak nampak perbedaan tupoksinya
b) Spesialisasi dalam praktek di pejabat fungsional
c) Antara pekerjaan dan wewenang tidak terlihat ada perbedaan tingkat eselon
Kebaikan :
a) Tinggi solidaritasnya b) Berdisiplin tinggi
c) Spesialisasi secara maksimal
d) Pekerjaan tidak rutin ataupun bersifat teknis tidak dilaksanakan
Keburukan : a) Kurang fleksibel
b) Pengkkoordinasi dapat terjadi lebih dari seorang c) Dapat terjadi kejenuhan
5) Organisasi Fungsional dan Staff
Merupakan penggabungan atau pengkombinasian antara organisasi fungsional dengan bentuk staff.
Bentuk dari organisasi ini adalah organisasi yang memiliki wewenang yang berasal dari pimpinan puncak yang kemudian dilimpahkan pada bagian/satuan organisasi bawahan untuk menangani pekerjaan khusus/tertentu. Tiap pemimpin setiap bagian/bidang kerja dapat saja memberi perintah pegawai/ karyawan yang ada apabila berkaitan bidang bidang kerjanya. Di bawah pimpinan puncak ataupun pemimpin satuan diangkat pejabat untuk memberikan nasihat bidang tertentu. Pejabat ini tidak punya wewenang komando
Gambar 1.5. Bentuk Organisasi Fungsional Dan Staff
22 6) Bentuk Organisasi Matrik
Bentuk ini sering dianggap sebagai suatu manajemen proyek. Organisasi bentuk manajemen proyek merupakan suatu organisasi yang para spesialis punya keterampilan pada masing-masing bidang menjadi kesatuan dalam menyelesaikan proyek yang mesti terselesaikan. Organisasi ini seringkali mengacu pada struktur organisasi staf dan lini.
Kebaikan : a. Fleksibilitas.
b. Kemampuan dalam penyelesaian permasalahan khusus ataupun permasalahan teknis dan unik.
c. Dalam pelaksanaan aktivitas struktur organisasi tidak terganggu.
Kelemahan :
Kelemahan akan muncul apabila pimpinan tidak mampu mengkoordinir, sehingga terjadi berbagai masalah dalam pengembangan team terpadu
Bentuk 1.6. Organisasi Matrik
7) Organisasi Komite
Merupakan bentuk organisasi yang dalam pelaksanaan system kepemimpinan ataupun tugas tertentu seringkali secara kolektif dalam kelompok pejabat.
Bentuk komite (dewan) sering disebut board merupakan formasi atau bentuk adanya kemajemukan dalam manajemen.
Pimpinan dapat memberikan tugas dalam koordinasi bagi semua bagian yang menjadi anggota dari komite untuk masalah/bidang tertentu
Kebaikan :
a. Pengambilan keputusan berjalan baik
b. Sangat jarang terjadi system Otokratisasi manajemen c. Tour of duty sebagai perwujudan pengembangan karir
Keburukan :
a. Proses dalam pengambilan keputusan sangatlah lamban, b. Tingginya biaya operasional yang rutin,
c. Penghindaran problem (masalah) yang dihadapi sering kali terjadi.
Gambar 1.7. bentuk organisasi komite
DIREKTUR
Anggota komite budget Bagian produksi Bagian Keuangan Bagian Pemasaran Bagian Personalias
Mnj. Personalia Mnj Produksi Mnj. Keuangan Mnj. Pemasaran
Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan
24 8) Bentuk Organisasi Lingkaran
Bentuk organisasi lingkaran yaitu organisasi dimana puncak manajemen sebagai sumber wewenang. Satuan pejabat bawahan tersusun dalam formasi lingkaran hingga tingkat terendah.
Ciri – Ciri:
Konsekuensi jenis ini, jika terjadi bertambahnya karyawan atau anggota dalam organisasi membuat diameter lingkaran semakin membesar atau bertambah.
Kelebihan:
✓ Tiap komponen saling ketergantungan
✓ Sederhana,
✓ Ekonomis dan
✓ Fleksibel.
Kekurangan
✓ Sulit memahami puncak pimpinan.
✓ Kurang jelasnya pembagian tugas
Gambar 1.8. bentuk Organisasi Lingkaran
9) Bentuk organisasi piramida
Pola Bimbingan dalam pekerjaan dan alur wewenang serta tanggung jawab terlihat pucuk pimpinan yang ada yang paing atas. Bentuk piramid ini sering terjadi pada berbagai organisasi karena mudah dipahami dan dimengerti.
Ciri-ciri:
✓ Anggota organisasi relative sedikit sehingga dalam hirarki kewenangan juga sedikit.
✓ Harus mengendalikan bawahan yang berjumlah cukup banyak,
✓ Jumlah pejabat cenderung sedikit.
Kelebihan:
✓ Informasi jabatan lebih terbuka / cukup besar
✓ Limpahan kewewenangan dan tanggungjawabnya dapat dilaksanakan hingga pejabat bawah/rendah.
Kekurangan:
✓ Jauhnya jarak antara pucuk pimpinan dengan pimpinan tingkat bawah
✓ Pekerja bawahan cukup banyak yang harusdikendalikan .
✓ Formasi jabatan tingkat pimpinan sedikit.
✓ Satuan organisasi jumlahnya tidak banyak.
Gambar 1.9. Bentuk Organisasi Piramida
26 J. Pilar Organisasi
Pilar atau yang disebut pondasi dalam suatu organisasi merupakan penyangga utama adanya organisasi bersangkutan. Terdapat 4 pilar utama dalam suatu organisasi yaitu:
Pilar 1 : Division of Work
Pembagian kerja dalam divisi pekerjaan menjadi pilar pertama dalam organisasi. Perencanaan kegiatan dimaksud guna mencapai tujuan.
Berbagai kegiatan yang telah direncanakan, perlu dilakukan penyederhanaan. Penyederhanaan berguna mempermudah implementasinya. Penyederhanaan kegiatan dari berbagai kegiatan yang kompleks menjadi lebih spesifik, diperlukan orang-orang untuk mengerjakannya. Hal ini disebut pembagian kerja (Division of Work).
Pilar 2: Departmentalization
Setelah semua pekerjaan telah dispesifikkan, maka perlu dikelompokkan. Pengelompokan ini mendasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Hal ini disebut Departmentalization atau Pengelompokan Pekerjaan.
Pilar 3: Hierarki
Hierarki (Relasi Antar bagian pada Organisasi), menunjukkan bahwa tiap bagian punya kewenangan dan tanggung jawab. Hal ini terdapat keterbatasan, sehingga diperlukan pendelegasian pada bawahan.
Demikian pula tiap bagian dibawahnya. Pada system hierarki horizontal, maka subbagian organisasi sifatnya melebar secara horizontal. Artinya sifat vertikal dari organisasi dibuat tidak banyak. Relasi Antar bagian dalam Organisasi.
Pilar 4: Coordination
Pilar 4 pada proses pengorganisasian yaitu koordinasi. Setelah semua pekerjaan sudah terbagi. Sudah ditentukan tiap bagiannya, sampai penentuan hierarki organisasinya, maka selanjutnya dilakukan penentuan
desain organisasi agar efektif dan efisien. Untuk efektifitas dan efisiensi, maka sangat diperlukan adanya koordinasi.
28
BAB 2
MANAJEMEN
A. Pengertian Manajemen
Telah banyak ahli yang menyampaikan berbagai pengertian ataupun definisi terkait dengan manajemen. Perbedaan pengertian disebabkan para ahli memiliki pandangan tersendiri dan ditinjau dari sudut pandang masing- masing.
Seorang manajemen berkaitan langsung bagaimana dalam mengelola.
Mengelola semua yang berada dalam lingkup pengaturannya, baik manusianya (Man), keuangan (Money), sarana prasarana yang dikelola (Machine), sumber daya berujud barang-barang (materials), sumber daya dalam bentuk strategi pengelolaan (metode) maupun dalam memasarkan hasil –hasil nya (market).
Selain itu juga masih terdapat sumber daya lingkungan yang sudah semestinya juga ikut dalam lingkup pengelolaannya (environment).
Manajemen merupakan seni dalam pengelolaan berbagai sumber daya guna mencapai tujuan. Ibarat sopir, manajemen harus mengendalikan kendaraannya hingga sampai tempat tujuan dengan selamat. Dalam mengendalikan kendaraan, maka perlu suatu ilmu, kerampilan, power / kekuatan, tekad (motivasi). Sopir yang baik juga perlu adanya suatu kejujuran dalam mengantarkan apa yang seharusnya diantarkan hingga tempat tujuan dengan selamat dan lengkap.
Seorang sopir yang terkadang dikatakan sebagai “Yen Ngaso Mampir”
dalam suatu realitas, terkadang berkonotasi negative. Pengertian masyarakat yang seringkali bernada miring ini, perlu dilakukan suatu revitalisasi untuk lebih meningkatkan keberadaan dan tanggung jawab serta akhlak / moral dari sopir bersangkutan. “Ngaso“ nya seorang sopir dapat lebih ditekankan akan adanya pengembalian energy dan konsentrasi dalam pengendalian kendaraan, hingga mampu sampai ke tempat tujuan dengan selamat dan lengkap.
Seorang manajer memiliki tanggung jawab untuk mengantarkan apa yang menjadi kewenangannya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Perlunya akhlak mulai dalam menganarkan ke tempat tujuan akan membawa dampak dan memberikan energy positif dalam pengelolaan perusahaan ataupun institusi yang dipimpinnya.
Melalui prinsip sebagai “pelayan” dan bukan beranggapan melulu sebagai “pimpinan”, maka manajemen akan berupaya keras dalam mewujudkan tujuan bersama mengantarkan suatu keberhasilan. Tentu saja tidak lepas dari ilmu, kerampilan, power/kekuatan, tekad (motivasi) selain akhlak yang baik (akhlakul karimah) yang akan membawa keberkahan secara keseluruhan. Oleh karena itu, maka manajemen dapat dinyatakan sebagai suatu seni dalam pengelolaan berbagai sumber daya dalam mencapai tujuan.
B. Mengapa perlu mempelajari manajemen?
Manajemen merupakan “pola strategi guna mencapai tujuan” .
Seperti yang disebutkan di depan, bahwa manajemen adalah pola strategi guna mencapai tujuan. Berbagai teori tentang manajemen perlu dipelajari dan disinkronkan dengan manajemen dalam praktek. Melalui peahaman terkait berbagai teori manajemen yang dipadukan dengan manajemen dalam prakek, akan menumbuhkan suatu kreatifitas dan cara-cara yang penuh inovatif sehingga dalam mencapai maksud dan tujuan dalam organisasi terlaksana secara efisien dan efektif.
Efektif lebih mengarah pada output atau hasil dari suatu tindakan yang dinyatakan secara positif yaitu “kesuksesan”. Sedangkan efisien lebih mengarah pada hasil atas suatu tindakan yang dapat dikelola melalui pengendalian tertentu. Biasanya dikaitkan dengan suatu pengorbanan paling minimal guna mendapatkan hasil tersebut.
Manajemen diperlukan sebagai suatu proses guna capaian hasil yang diharapkan dengan tindakan yang terkelola dan hasil maksimal. Manajemen dapat dikatakan sebagai strategi guna mencapai tujuan
30 C. Prinsip dalam manajemen?
Ada 14 prinsip dalam manajemen (H. Fayol) 1. Pembagian Kerja
Dalam pembagian pekerjaan dalam suatu perusahaan atau institusi disesuaikan kemampuan serta keahlian pegawai agar dalam melaksanakan pekerjaan dapat efektif. Artinya pada penempatan pegawai/karyawan didasarkan pada keahlian masing-masing pegawai. Bukan didasarkan emosi atau faktor lain yang sifatnya non-teknis lain.
2. Kewenangan dan Tanggung jawab
Setiap pegawai memiliki wewenang masing-masing dan tanggungjawab (authority and responsibility) seimbang dengan kewenangannya. Pekerjaan yang diemban pegawai ada pertanggungjawaban sesuai dan setimbang dengan kewenangan dari pekerjaan tersebut.
3. Kedisiplinan
Kedisiplinan pegawai adalah bentuk ketaatan dan kepatuhan pada pekerjaan yang jadi tanggungjawabnya. Sikap disiplin pegawai ini urgen dan mesti ditanamkan pada setiap karyawan.
4. Kesatuan Perintah
Kesatuan atas perintah atau satu arahan ini (Unity of Command) mempunyai makna bahwa pegawai harus paham terhadap atasannya dalam tanggung jawabnya atas kerja yang dilakukan.
5. Kesatuan Arahan
Unity of direction (kesatuan pengarahan) berkaitan dengan adanya prinsip dalam pembagian pekerjaan dan kesatuan atas perintah. Perlunya pengarahan terhadap karyawan guna mencapai sasaran sesuai kewenangannya. Untuk ini, seorang karyawan dapat saja memperoleh dua tugas berbeda. Namun perlu adanya kesatuan arahan yang jelas.
6. Subordination of Individual Interest
Prinsip ini memiliki maksud bahwa karyawan harus mendahulukan kepentingan organisasi dan mengesampingkan kepentingan individu.
Karyawan berkomitmen guna mengabdikan dirinya untuk perusahaan.
Oleh karena itu perlu kerelaan untuk mendahulukan kepentingan perusahaan.
7. Remunerasi
Remuneration menerangkan adanya hak atas gaji ataupun upah sesuai pekerjaan karyawan. Sistem remunerasi ini dimaksudkan guna menumbuhkan rasa disiplin dan antusiasme kerja untuk peningkatan prestasi.
8. Sentralisasi
Centralization (pemusatan) merupakan bentuk pemusatan tanggung jawab dalam aktivitas kerja. Pemusatan ini memiliki tujuan guna menghindari adanya kewenangan yang bertolak belakang. Oleh karena itu diperlukan adanya pemusatan dalam wewenang dan tanggung jawab.
9. Sistem Hirarki
Hierarki (scalar chain) dimaksud adanya rantai hierarki berasal dari atasan menuju bawahan. Hierarki ini didasarkan atas wewenang terbesar hingga terkecil. Prinsip hierarki ini menunjukkan setiap karyawan harus bertanggung jawab langsung kepada atasan yang memberikan perintah.
10. Order
Order (ketertiban) memiliki tujuan supaya karyawan dapat bekerja secara tertib &sistematis. Prinsip ini terkait pula pada prinsip disiplin. Sikap disiplin dan tertib ini harus dimliki setiap karyawan sehingga ekosistem kerja terwujud lancar, tepat dan tenang untuk kemajuan institusi.
11. Kesetaraan
Pengertian prinsip equity adalah adanya keadilan dan kejujuran serta kesetaraan dalam kerja. Dalam laporan maupun bekerja seorang pegawai bersikap jujur. Begitu pula untuk manajer, berlaku adil pada setiap bawahan. Kesetaraan diwujudkan pada ruang lingkup kerja.
12. Stability of Tenure of Personnel
Hal ini berkaitan dengan kondisi secara fisik serta mental spiritual pegawai bagi yang terlibat.
13. Prakarsa / inisiatif
32
Initiative (prakarsa). Karyawan diberi motivasi mengembangkan ide-ide kreatif serta inovatif. Prakarsa ini dapat menumbuhkan strategi baru dalam menyelesaikan pekerjaan sebaik mungkin.
14. Kesatuan Semangat
Esprit de corps (kesatuan dan semangat) adalah adanya kesatuan dan semangat berjuang bersama dari karyawan dan staff lainnya. Sikap kebersamaan ini akan berkorelasi positif dalam kemajuan perusahaan.
D. Unsur-unsurManajemen
KBBI mengartikan manajemen sebagai pemanfaatan sumber daya yang ada secara efektif guna mencapai sasaran.
Terdapat 5 unsur yang menurut Harrington Emerson (dalam Phiffner J.F. & Presthus R.V, 1960) yang sering disingkat 5M, yaitu: Man ; Money;
Materials ; Machines dan Methods. Namun sekarang banyak para ahli menyebutkan 6 unsur manajemen yang sering disingkat 6M. 6 (enam) unsur ini adalah : man, money , materials; machines , methods ; dan market.
Namun menurut penulis, masih terdapat unsur lainnya dalam manajemen, yaitu lingkungan atau environment. Penjelasan singkat nya berikut ini:
1. Man
Man merupakan unsur terpenting dalam manajemen. Peran pentingnya, terkait masalah planning/perencanaan maupun operasional produksi bergantung unsur man ini.
2. Money
Money berperan penting dalam aktivitas perusahaan. Uang adalah modal utama dalam usaha. Pengelolaan keuangan mempengaruhi pada keberhasilan manajemen.
3. Materials
Materials dalam proses manajemen menjadi unsur yang vital. Pelaku yang menjalankan suatu usaha memang harus memiliki kemampuan dalam pengelolaan materials (bahan-bahan) secara baik.
4. Machines
Teknologi merupakan unsur penting. Pemanfaatan teknologi seperti mesin dalam operasionalisasi perusahaan akan dapat meningkatkan suatu kinerja usaha dan produktivitas perusahaan akan berlipat.
1. Methods
Methods merupakan suatu teknik ataupun strategi dalam manajemen agar dapat efektif dan efisien. Methods ini sebagai cara yang digunakan manajemen dalam mencapai tujuan.
5. Market
Berkaitan manajemen perusahaan maupun industry; maka unsur market punya peran penting. Tujuan maupun ruang lingkup dari perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan pasar.
7. Environment
Satu lagi unsur dalam manajemen adalah environment atau lingkungan. Dalam era milenial ini, perkembangan teknologi informasi sangat pesat. Pesatnya perkembangan membawa suatu lingkungan yang baru bagi kalangan milenial.
Dunia berada dalam genggaman jari tangan. Manajemen perlu memperhatikan unsur lingkungan yaitu berkaitan dengan lingkungan internal ataupun lingkungan eksternal. Berkaitan dengan lingkungan internal dari perusahaan, maka manajemen perlu mengadaptasi dari adanya perubahan budaya. Era milenial, budaya melaju secara cepat mengikuti arus informasi yang demikian dahsyat. Pangsa pasar baru yang menawarkan sesuatu yang menggiurkan dengan perkembangan kaum milenial haruslah diapresiasi secara positif.
Langkah-langkah pengadaptasian selalu dikembangkan. Manajemen inovasi yang dikelola secara berkelanjutan perlu diantisipasi terhadap dampak nya terhadap perusahan. Arus tenaga kerja yang dari berbagai Negara serta berbagai industry manca Negara akan masuk tanpa terbendung perlu dilakukan suatu apresiasi. Berubahnya lingkungan global memiliki pengaruh
34
kuat pada strategi yang harus diambil oleh manajemen. Oleh karena itu, maka lingkungan atau environment menjadi unsur yang sangat penting dalam era milenial ini.
E. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen mempunyai makna akan segala aktivitas atau kegiatan pelbagai jenis pekerjaan dan yang membentuk kesatuan dalam suatu system administrative.
Koontz &Weirich ( 1993 ) memiliki konsep dalam fungsi manajemen yang terbagi atas 5 fungsi manajemen, yang dilakukan secara bersama dalam menjamin tujuan perusahaan tercapai (Ismail, 2009). Louis A. Allen berpendapat bahwa manajemen merupakan suatu jenis pekerjaan yang dianggap khusus. Oleh karena itu perlu fisik maupun mental yang memadai.
Pekerjaan manajemen yaitu memimpin, membuat perencanaan, serta menyusun kegiatan dan mengawasi dan meneliti hasilnya.
Pendapat ahli terkait fungsi dari manajemen :
1. Menurut George R.Terry
Melalui Principles of Management, G.R.Terry menyampaikan 4 dari fungsi manajemen, yaitu : Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling yang disngkat POAC.
Planning (perencanaan)
Dalam perencanaan ini, manajemen telah memperhitungkan tentang hal-hal berkaitan pekerjaan yang dikerjakan nantinya, dalam organisasi atau oleh satuan bagian dari organisasi, guna mencapai suatu tujuan sudah ditentukan.
Terdapat 4 pokok pikiran dalam perencanaan, yaitu: Pertama; suatu perencanaan mendasarkan hasil pemikiran yang bersumber pada hasil penelitian. Kedua ; manajemen perencana haruslah berani memberi putusan. sesuatu dengan risiko yang mungkin saja terjadi. Ketiga, Rencana harus berorientasi ke masa depan.
Keempat : Rencana harus bermakna. Jika suatu rencana (planning) sudah dijalankan, maka akan memperlancar dalam mencapai tujuan.
Dalam perencanaan haruslah dapat menjawab 5W 1H (Why, Where, What, Who, When, How).
Organizing (pengorganisasian)
Dalam organizing, manajemen membuat suatu proses dalam pengelompokan. Hal ini agar mampu tercipta adanya organisasi yang dapat organisisr dalam kesatuan utuh dan bulat dalam kerangka pencapaian tujuan.
Dalam pengorganisasian ini maka harus dapat menjawab 5 (lima) pertanyaan:
a. Siapa yang akan melakukannya?
b. Siapa bertanggungjawab kepada siapa?
c. Bagaimana hubungan dengan pegawai satu dengan lainnya, dan berkaitan apa?
d. Bagaimana cara memanfaatkan saluran komunikasi yang ada. Untuk keperluan apa ?
e. Bagaimana berkaitan jaringan informasi yang ada?
Actuating (penggerakan)
Fungsi actuating terkait perintah, memotivasi, directing dan juga berkaitan dengan penggerakan hingga pelaksanaan ( P2 ). Actuating ini merupakan fungsi manajemen yang paling penting (urgen) dikarenakan actuating ini berhubungan langsung dengan manusia.
Fungsi Penggerakan akan berjalan secara baik apabila menjalankan 10 teknik berikut ini:
36
a. Dilakukannya suatu penjelasan tentang tujuan organisasi pada anggota organisasi.
b. Tiap anggota dalam organisasi harus secara sadar, memiliki kepahaman berkaitan tujuan organisasi dan disertai penerimaan yang baik.
c. Dilakukan penjelasan ke setiap anggota organisasi agar anggota memahami filsafat pimpinan dan melaksanakan kegiatan atau aktivitas dalam organisasi sesuai filsafat dari pimpinan.
d. Memberikan penjelasan terkait berbagai kebijakan dari pimpinan guna mencapai tujuan yang ditetapkan.
e. Tiap anggota organisasi diupayakan mengerti struktur organisasi dan memahaminya.
f. Menjelaskan peranan setiap anggota dalam menjalankan kegiatan dalam organisasi.
g. Menekankan adanya kerjasama yang baik dalam menjalankan tugas.
h. Memberikan perlakuan manusiawi pada setiap bawahan. Perlakuan yang bijaksana dan saling memahami.
i. Menerapkan adanya system pemberian penghargaan dan tekanan.
j. Memberikan keleluasaan bagi para bawahan dalam meningkatkan dan mengembangkan kemampuan masing-masing sehingga memperluas pengalaman.
Controlling (pengawasan)
Dalam proses control/pengawasan dilakukan melalui suatu observasi terhadap proses pelaksanaan kegiatan organisasi secara menyeluruh.
Terdapat 7 (tujuh) macam sifat / ciri dalam fungsi controlling ini.
a. Fact finding b. Preventif,
c. Diarahkan pada masa sekarang, d. Alat untuk meningkatkan efisiensi, e. Mempermudah tercapainya tujuan,
f. Membimbing,
g. Menemukan apa ( bukan siapa ) yg salah.
3. Menurut Luther M. Gulick Disingkat POSDCRB yaitu : Planning (perencanaan), Organizing (mengorganisir), Staffing (melengkapi tenaga kerja), Directing (Arahan perintah), Coordinating (Menselaraskan), Reporting (Melaporkan),
Budgeting (Menyusun suatu anggaran).
3. Menurut Henry Fayol
Fayol berpendapat, bahwa fungsi manajemen terbagi atas 5 fungsi yang disingkat POC3, yaitu: Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, dan juga Controlling.
Henri Fayol terlahir tahun 1841 di Istanbul, dan akhir kehidupan di Paris tahun 1925. Pakar ilmu manajemen dan juga administrasi.
38
Fungsi dibuat klasifikasi, didentifikasi, akhirnya dianalisis. Hasil dari analisis ini kemudian dapat dipelajari dan dimanfaatkan manajer atau calon manajer lain.
4. Menurut Koontz & O. Donnel
Membagi manajemen dalam fungsi P.O.S.D.C, yaitu
Planning
Organizing
Staffing
Directing
Controlling
P.O.S.D.C
TM
MM (Middle Manajemen)
LM
(Lower Manajemen) Technical
skills Human skills Konseptual skills
F. Tingkatan Manajemen
Ditinjau dari tingkatan, maka manajemen terbagi atas 3 tingkatan yaitu:
1. Top Manajemen (TM):
Merupakan pucuk atau puncak dari manajemen suatu organisasi.
Penekanan pada ketrampilan mengkonsep (konseptual skills).
2. Middle Manajemen (MM):
Merupakan manajemen tingkat menengah. Penekanan pada ketrampilan mengatur manusia / SDM (Human skills).
3. Lower Manajemen (LM):
Merupakan manajemen paling bawah suatu organisasi. Penekanan pada ketrampilan secara teknik (technical skills).
Pembagian tingkatan manajemen dapat digambarkan sebagai berikut:
40
G. Ketrampilan yang dibutuhkan oleh Manajemen
Manajemen memerlukan kualifikasi tertentu. Oleh karena itu perlu suatu keterampilan yang diperlukan untuk masuk dalam jajaran mnajemen.
Keterampilan berkaitan yang dimiliki oleh pihak manajemen antara lain:
1. Keterampilan Konseptual
a. Mampu memanfaatkan informasi yang terkumpul guna pemecahan suatu masalah.
b. Mampu membuat identifikasi peluang guna inovasi c. Paham akan area masalah serta penerapan untuk solusi d. Memilah informasi urgensi dari berbagai data
e. Memahami kemanfaatan teknologi dalam bisnis.
f. Paham akan model organisasi pada bisnis 2. Keterampilan Komunikasi
a. Memiliki suatu kemampuan dalam menginterpretasikan ide menjadi rangkaian kata-kata maupun tindakan
b. Memiliki kredibilitas dalam komunikasi dengan rekan, dan bawahan c. Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan
d. Mampu menyampaikan/mempresentasikan;
e. Format pengucapan 3. Keterampilan Efektifitas
4. Memiliki standard kinerja baik internal ataupun eksternal.
5. Penetapan prioritas, perhatian serta kegiatan dalam manajemen waktu 6. Keterampilan Interpersonal
7. Keterampilan Coaching and mentoring 8. Beragam keterampilan
9. Jaringan yang berada didalam organisasi 10. Jaringan yang ada diluar organisasi
11. Bekerja dalam suatu team : kerjasama serta komitmen
H. Rentang Manajeman
Rentang Manajemen ini dimaksud guna menentukan banyaknya bawahan yang dikoordinir, agar efektif.
1. H.Fayol, berpendapat jumlah bawahan yang akan terkendali adalah 20 hingga 30 karyawan. Kepala pengawasnya mengawasi 3 hingga 4 pengawas.
2. Melalui pendekatan Graicunas, dapat dilihat berikut ini:
R= Banyaknya hubungan n= Banyaknya karyawan
Adapun faktor yang dapat berpengaruh terhadap Rentang Manajemen yaitu:
1. Kesamaan fungsi. Makin sejenis maka fungsi rentang manajer akan melebar
2. Kedekatan geografis. Makin dekat penempatan dengan pokja maka akan makin melebar
3. Tingkat Wassung (pengawasan langsung) yang diperlukan. Makin sedikit wassung yang dibutuhkan, maka rentangan makin melebar.
4. Tingkat Koorwas (koordinasi pengawasan) yang diperlukan. Makin kurang adanya koordinasi yang dilakukan, maka semakin melebar rentangan yang terjadi.
5. Kebutuhan Perencanaan Manajer. Semakin matang dalam perencaan, rentangan makin kecil sebaliknya jika perencanaan minim, akan berakibat melebarnya suatu rentangan.
6. Tersedianya Bantuan organisasional bagi pengawas. Makin meningkatnya penerimaan bantuan pengawasan dalam fungsi penarikan, latihan, pengawasan mutu, maka rentangan makin melebar.
(
2 1+ −1)
=n − n
R n
42
BAB 3
ADMINISTRATOR, MANAJER, MANAJEMEN DAN ORGANISASI
B. Administrator
Menurut M.S. Arif, orang yang melakukan administrasi tersebut dinamakan administrator. Seorang administrator berperan dalam keadministrasian. Organisasi dan manajemen adalah salah satu sarana untuk suatu administratif.
Secara kodrati, manusia memiliki keterbatasan dalam kemampuan.
Terdapat orang jika sendirian maka, orang besangkutan tidak mampu melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuannya. Maka dari itu perlu menggunakan tenaga lain orang. Artinya diperlukan kerjasama dengan orang lain. Manajemen akan mengupayakan dalam mengkoordinasikan tugas-tugas yang akan dilakukan serta memberikan suatu arahan akan tujuan yang hendak dicapai.
C. Manajer
Manajer akan selalu memiliki peran dalam semua jenjang manajemen.
Baik itu posisi manajer puncak, menengah ataupun bawah. Beda peran manajer puncak dengan manajer menengah dan juga bawah terletak pada besar kecilnya wewenang untuk memutuskan sesuatu. Makin tinggi jabatan, maka kewenangan makin besar.
Sebutan manajer sering digunakan pada organisasi perdagangan atau niaga. contohnya top manager sebagai administrator. Manajer panggilan bawahan langsung administrator. Manajer merupakan orang yang melakukan koordinasi dan mengontrol atas berbagai pekerjaan orang lain demi tercapainya tujuan.
