Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

(1)

0 Modul Pengantar

Administrasi Perkantoran

Penyusunan Standard Operational Procedures

XI

Nama : ...

Kelas : ...

No. Absen : ...

Penulis : Dwi Rahmana Putri

(2)

i

MODUL

Pengantar Administrasi Perkantoran

Penyusunan SOP

Untuk SMK Kelas XI Semester Genap

Penyusun :

Dwi Rahmana Putri

(3)

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga dapat meyelesaikan penyusunan modul ini. Modul ini disusun guna memenuhi tugas matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Mengacu pada kurikulum 2013 modul ini berisi materi pembelajaran pembekalan peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara konkrit dan abstrak, serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.

Melalui modul ini, saya berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Bapak Mohammad Arief selaku dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah membimbing sehingga dapat menyelesaikan modul ini, dan juga kepada semua pihak yang membantu dalam menyelesaikan modul ini.

Saya sadar bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu kritik dan saran sangat saya harapkan untuk menyempurnakan modul ini. Semoga modul ini banyak memberikan manfaat bagi semua pihak.

Malang, 15 November 2018

Penulis

(4)

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTARISI ... iii

PETUNJUK BELAJAR ... 1

Untuk Peserta Didik ... 1

Untuk Pendidik ... 2

KOMPETENSI INTI ... 3

KOMPETENSI DASAR ... 4

INDIKATOR ... 4

MATERI PEMBELAJARAN ... 5

INFORMASI PENDUKUNG ... 6

PAPARAN ISI MATERI ... 7

JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN ... 7

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP ... 13

TEKNIK PENYUSUNAN SOP ... 14

LATIHAN ... 16

SOAL ... 16

KUNCI JAWABAN ... 19

TUGAS ... 22

PENILAIAN ... 23

PENILAIAN PENGETAHUAN ... 23

PENILAIAN KETERAMPILAN ... 26

DAFTAR PUSTAKA ... 33

(5)

1 PETUNJUK BELAJAR

Untuk Peserta Didik

1) Petunjuk Umum

a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.

2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalu perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.

5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

(6)

2

Untuk Pendidik

a) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan/jawaban yang diperlukan.

b) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.

c) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

d) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

e) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

f) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

g) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari.

h) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan :

 Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini

 Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.

(7)

3

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara mandiri dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

(8)

4

KOMPETENSI DASAR

3.1. Menjelaskan Pengertian dan Simbol-Simbol Standard Operational Procedures (SOP) 4.1. Menyusun Standard Operational Procedures (SOP)

INDIKATOR

KD 3.1.

3.1.1. Mengidentifikasi Jenis-Jenis SOP 3.1.2. Menjelaskan Prinsip-Prinsip SOP 3.1.3. Menguraikan Teknik Penyusunan SOP KD 4.1.

4.1.1. Mempraktekkan Penyusunan Standard Operational Procedures (SOP)

(9)

5

Jenis-jenis SOP dalam Administrasi

Perkantoran

Prinsip Penyusunan SOP

Teknik Penyusunan SOP

MATERI PEMBELAJARAN

(10)

6

INFORMASI PENDUKUNG

Siswa diwajibkan membawa laptop atau pembelajaran dilaksanakan di ruang kelas.

Guna memperdalam pengetahuan tentang Penyusunan SOP dalam Administrasi Perkantoran. Membawa laptop sangat dianjurkan untuk memperluas pengetahuan melalui internet dan media lainnya, karena dikelas sudah tersedia wifi dan tidak terpacu dengan guru.

Setelah mempelajari dan mempraktekkan penyusunan SOP dalam modul ini peserta didik diharapkan dapat:

a) Mengidentifikasi jenis-jenis SOP dalam Administrasi Perkantoran b) Menjelaskan prinsip-prinsip penyusunan SOP

c) Mempraktekkan teknik penyusunan SOP

(11)

7 JENIS-JENIS

SOP

Berdasarkan Kegiatan

Berdasarkan besar kegiatan

Berdasarkan Kelengkapan

Kegiatan

Berdasarkan jenis kegiatan

PAPARAN ISI MATERI

JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasarkan kegiatan, besar kegiatan, kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.

A) Berdasarkan Kegiatan

1. SOP Administratif

SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administratif. Mutu pekerjaan yang sifatnya umum (tidak detail), melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam

Berdasarkan Kegiatan

Administratif Teknis

(12)

8 perusahaan. Contohnya adalah SOP penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan Komputer Kantor, dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang berisi kegiatan secara timbal. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan merupakan bagian dari administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan aktivitas secara lebih rinci.

Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur penyesuaian suatu perusahaan atau faktor tertentu.

Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut : A) Halaman judul

B) Daftar isi C) Prosedur

D) Pemeriksaan atau Pengontrolan E) Referensi

Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai berikut:

a. Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.

b. Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.

c. Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dan keseluruhan prosedur.

d. Definis atau daftar istilah, berisi kata khusus yang digunakan, singkatan atau akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.

e. Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu, siapa yang bertanggung jawab untuk memberi pelatihan, dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.

f. Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait dengan prosedur yang dibutuhkan.

g. Kriteria atau daftar aktivitas.

h. Manajemen penyimpanan atau perekaman data.

Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal berikut:

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

(13)

9

Halaman judul

Daftar isi

Prosedur Pengontrolan

Referensi

b. Buku acuan yang digunakan.

c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.

d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.

e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.

2. SOP Teknis

SOP Teknis adalah prosedur operasi standar yang dicatat dan diuraikan secara detail, rinci, dan teliti yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi instruksi dan ditetapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi, laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP pengagendaan surat, SOP berisi disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.

Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai berikut:

a. Umumnya berisi instruksi.

b. Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis, pemprosesan data, evaluasi data, verifikasi data, risiko tak terduga, dan audit perlengkapan operasional.

c. Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan dan rekaman.

d. Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.

Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik:

(14)

10 Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut:

a. Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat prosedur.

b. Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.

c. Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang digunakan.

d. Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:

 Jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau meninggal dunia, harus diidentifikasi, dan

 Penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.

e. Peringatan

Menggambarkan kegiatan yang didalamnya mungkin terjadi salah satu percobaan, ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.

f. Gangguan

Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang mungkin terganggu.

g. Tanggung jawab individu

Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.

h. Peralatan dan persediaan

Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.

i. Metode

Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan, permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.

j. Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang sudah diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan, menetapkan laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam cadangan informasi.

Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut:

a. Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian, penghitungan ulang dan identifikasi ulang.

b. Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c. Gambaran keterbatasan data dan tindakan.

d. Gambaran hasil pengawasan

(15)

11

MAKRO

MIKRO

FINAL PARSIAL

Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut:

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.

d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.

e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

B) Berdasarkan Besar Kegiatan

1) SOP Makro

Yaitu integrasi dan beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksana. Contoh: SOP pengolahan surat.

2) SOP Mikro

Yaitu SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar (makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP. Contoh: SOP pengiriman surat.

C) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

(16)

12

Generik

Spesifik

a. SOP Final

Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja. Contoh:

 SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman.

 SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. SOP Parsial

Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir. Contoh:

 SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

 SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

D) Berdasarkan Jenis Kegiatan

1) SOP Generik

Adalah SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah-langkah sehingga SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan.

2) SOP Spesifik

Adalah SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan kelak dapat diterapkan di unit kerja lain. Contoh: SOP pelaksanaan Publikasi Hasil Uji

Laboratorium X di Perusahaan Y berlaku pada Laboratorium X di Perusahaan Y dan tidak berlaku pada laboratorium lainnya.

(17)

13 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP

Untuk SOP oleh perusahaan, semua prosedur itu dijadikan standar harus memenuhi beberapa prinsip yang akan ditetapkan, yaitu sebagai berikut:

a) Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.

b) Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna.

c) Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana, dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

d) Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang terkait.

e) Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas dan kualitasnya.

f) Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

g) Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

h) Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

i) Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.

(18)

14 TEKNIK PENYUSUNAN SOP

Berikut adalah teknik penyusunan SOP:

a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

(19)

15 Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja.

Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya.

Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

(20)

16

LATIHAN

SOAL

I. PILIHAN GANDA

Petunjuk pengerjaan :

1) Jawaban ditulis pada lembaran kerja menggunakan bolpoint dengan memberikan tanda silang (X) pada jawaban (A), (B), (C), (D) atau (E).

2) Untuk membetulkan kesalahan dengan cara mencoret jawaban yang salah dan kemudian menyilang jawaban yang benar. Hanya boleh dilakukan satu kali pembetulan, contoh:

(A) (B) (C) (D) (E) 3) Lembar soal tidak boleh dirobek atau dicoret-coret.

4) Untuk soal ESSAY kerjakan pada lembaran kerja yang telah disediakan. Jangan dikerjakan pada soal.

1. Yang termasuk kedalam jenis SOP berdasarkan kegiatannya adalah...

a. Makro b. Teknis c. Parsial d. Spesifik

2. SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Dari pernyataan tersebut tergolong kedalam...

a. Administratif b. Mikro

c. Generik d. Parsial

3. Salah satu unsur dari penyusunan SOP Administratif adalah...

a. Tujuan b. Prosedur c. Metode

d. Penanggung jawab

4. Hal yang harus diperhatikan dalam metode atau instrumen yang digunakan pada bagian prosedur SOP teknik adalah...

(21)

17 a. Menentukan bentuk data

b. Cadangan informasi c. Kalkulasi data d. Menetapkan laporan

5. Salah satu instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum. Adalah prinsip dari...

a. Kepatuhan hukum b. Keberadaan hukum c. Kepastian hukum d. Kekuasaan hukum 6. Prinsip dinamis adalah...

a. SOP yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat

b. Proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas dan kualitasnya c. Prosedur yang singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta

memerlukan sumber daya yang paling sedikit

d. Prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

7. Menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP adalah salah satu kegiatan pada...

a. Pembentukan tim b. Pelatihan anggota tim c. Mengkaji hasil penyusunan d. Evaluasi sosialisasi

8. Yang tidak termasuk kedalam teknik penyusunan SOP adalah...

a. Pembentukan grub kerja b. Mengadakan pelatihan anggota c. Pembuatan evaluasi kerja

d. Mengenalkan SOP ke seluruh bagian

9. Mengapa SOP penting dilakukan pelatihan kepada anggota?

a. Untuk mengenalkan tata cara kerja

b. Supaya anggota tau maksud dan tujuan dari sistem kerja mereka c. Supaya anggota tim mampu melaksanakan tugas mereka

d. Agar pimpinan mengetahui sistem kerja anggota

10. Salah satu kegiatan SOP yang tidak termasuk dalam pembentukan tim serta kelengkapannya adalah...

a. Menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP b. Menganalisis hasil kerja pimpinan

c. Mengidentifikasi kebutuhan anggota

d. Melakukan sosialisasi SOP ke seluruh unit kerja

(22)

18 II.

ESSAY

1. Uraikan bagian - bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif ! 2. jelaskan bagian - bagian referensi dalam SOP teknik !

3. Sebut dan jelaskan jenis SOP berdasarkan kelengkapan kegiatan ! dan berikan contohnya !

4. Jelaskan prinsip kepatuhan hukum dan prinsip kepastian hukum ! 5. Sebut dan jelaskan teknik penyusunan SOP !

(23)

19

KUNCI JAWABAN

A. PILIHAN GANDA

1. B 2. D 3. B 4. C 5. C 6. D 7. A 8. C 9. C 10. B

B. ESSAY

1. Bagian - bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.

2. Bagian - bagian referensi dalam SOP teknik:

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.

d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.

e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

(24)

20 3. Jenis SOP berdasarkan kelengkapan kegiatan:

a. SOP Final

Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja. Contoh:

b. SOP Parsial

4. Prinsip kepatuhan hukum dan prinsip kepastian hukum:

 Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

5. Teknik penyusunan SOP:

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

(25)

21 Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

(26)

22

TUGAS

I.

Petunjuk Praktik

a) Baca dan cermati makna soal

b) Bacalah buku atau sumber belajar lainnya tentang penyusunan SOP c) Teliti kembali sebelum dikumpulkan

II. Bahan dan Alat

 Kertas folio bergaris dan kertas HVS

 Penggaris

 Pensil warna dan alat tulis lainnya

 Buku pedoman penyusunan SOP III. Langkah-langkah Praktik

1. Siapkan alat dan bahan yang akan digunakan 2. Buatlah judul SOP sesuai tema

3. Buatlah tujuan SOP dari judul yang telah dirancang

4. Susunlah prosedur kerja sesuai dengan teknik penyusunan SOP yang baik dan benar

IV. Soal

Buatlah laporan SOP sesuai dengan teknik penyusunan SOP yang baik dan benar sesuai dengan tema yang telah ditentukan !

(27)

23

PENILAIAN

PENILAIAN PENGETAHUAN

A) Pilihan Ganda

Jawaban Benar skor 2 Jawaban salah skor 0

Total skor maksimal = Jumlah Soal X 2

= 10 X 2

= 20 B) Essay

NO. JAWABAN KRITERIA SKOR

1.

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar tetap mudah dibaca dan diakses.

Sangat

lengkap 15

lengkap 10

Kurang/tidak

lengkap 5

Jawaban

salah 1

2

 Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

 Buku acuan yang digunakan.

 Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.

 Sop sesuai kaidah yang berlaku.

 Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

Sangat

lengkap 15

Lengkap 10

Kurang/tidak

lengkap 5

Jawaban

salah 1

3 a. SOP Final Sangat 15

(28)

24 Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah

menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja. Contoh:

b. SOP Parsial

lengkap

Lengkap 10

Kurang/tidak

lengkap 5

Jawaban

salah 1

4.

a. Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

Sangat

Lengkap 15

Lengkap 10

Kurang/tidak

lengkap 5

Jawaban

salah 1

5.

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan

Sangat

Lengkap 20

Lengkap 15

(29)

25 sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan

penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

Kurang/tidak

lengkap 5

Jawaban

salah 1

 Total skor untuk nilai soal essay

= Skor soal 1 + Skor soal 2 + Skor soal 3 + Skor soal 4 + Skor soal 5

= Total Skor Soal Essay

 Total Skor Essay Maksimal

= 15 + 15 + 15 + 15 + 20

(30)

26

PENILAIAN KETERAMPILAN

KRITERIA PENILAIAN

TES PRAKTIK PENYUSUNAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP) No. Komponen/Sub Komponen Penilaian Indikator Skor 1. Persiapan Kerja

1.1.Alat dipersiapkan dengan rapi dan lengkap

Sangat lengkap 5

Lengkap 4

Kurang lengkap 3

Ada 2

Tidak ada 1

1.2.Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas yang akan dikerjakan

Sangat sesuai 5

Sesuai 4

Cukup sesuai 3

Kurang sesuai 2

Tidak sesuai 1

1.3.Hadir dan tepat waktu

Hadir sebelum jam 5

Tepat waktu 4

Terlambat  5 menit 3 Terlambat 5  10 menit 2 Terlambat  10 menit 1 2. Proses (Sistematika & Cara Kerja)

2.1. Membuat judul sesuai dengan tema

Judul dirancang dengan baik dan benar sesuai dengan tema

5 Judul dirancang dengan

baik dan benar 4

Judul disusun dengan baik namun kurang tepat dengan tema

3 Judul disusun kurang tepat 2 Judul disusun tidak sesuai

dengan tema 1

2.2. Membuat tujuan SOP sesuai dengan judul

Tujuan disusun dengan baik dan benar sesuai dengan judul

5 Tujuan disusun dengan

baik dan benar 4

Tujuan disusun dengan baik namun kurang sesuai dengan judul

3

(31)

27 Tujuan disusun kurang

sesuai dengan judul 2 Tujuan disusun tidak

sesuai dengan tema 1

2.3. Membuat prosedur kerja sesuai dengan teknik penyusunan SOP

Prosedur kerja dibuat dengan baik dan benar sesuai dengan teknik penyusunan SOP

5 Prosedur kerja dibuat

dengan baik dan benar 4 Prosedur kerja dibuat

dengan baik dan benar namun kurang sesuai dengan teknik penyusunan SOP

3

Prosedur kerja dibuat kurang sesuai dengan teknik penyusunan SOP

2 Prosedur kerja dibuat tidak sesuai teknik penyusunan SOP

1 3. Hasil Kerja

3.1. Kerangka SOP

Sangat baik dan benar 5

Baik dan benar 4

Cukup baik 3

Kurang baik 2

Tidak tepat 1

3.2. Isi laporan SOP sesuai dengan teknik penyusunan SOP

Sangat rapi, lengkap, dan sesuai dengan teknik penyusunan SOP

5 Rapi, lengkap dan sesuai

dengan teknik penyusunan SOP

4 Lengkap dan sesuai dengan

teknik penyusunan SOP 3

Kurang lengkap dan kurang sesuai dengan teknik penyusunan SOP

2 Tidak sesuai dengan teknik

penyusunan SOP 1

4. Sikap Kerja

4.1 Ketelitian dalam menyusun laporan SOP

Sangat teliti menunjukkan

kreativitas 5

Teliti dan baik 4

Cukup teliti 3

Kurang teliti 2

Tidak teliti 1

4.2 Kerapihan dalam menyusun laporan SOP

Sangat rapi menunjukkan

kreatifitas 5

Sangat rapi 4

(32)

28

Rapi 3

Cukup rapi 2

Kurang rapi 1

5. Waktu

5.1.Persiapan kerja

Lebih cepat  15 menit

batas waktu 5

Lebih cepat 15 menit batas

waktu 4

Sesuai batas waktu 3 Lebih dari batas waktu 2

Sangat terlambat 1

5.2.Pelaksanaan kerja

batas waktu 5

waktu 4

Sangat terlambat 1

5.3.Penyelesaian kerja

batas waktu 5

waktu 4

Sangat terlambat 1

(33)

29 LEMBAR OBSERVASI

PRAKTIK PENYUSUNAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP)

No. Komponen/ Sub Komponen Penilaian

Skor Pencapaian Kompetensi

5 4 3 2 1

1 Persiapan Kerja

1.1.Alat dipersiapkan dengan rapi dan lengkap 1.2.Bahan dipersiapkan sesuai dengan tugas yang

akan dikerjakan 1.3.Hadir tepat waktu

Skor Komponen Persiapan Kerja 2. Proses (Sistematika dan cara kerja)

2.1. Membuat judul sesuai dengan tema 2.2. Membuat tujuan SOP sesuai dengan judul 2.3. Membuat prosedur kerja sesuai dengan teknik

penyusunan SOP

Skor Komponen Proses Kerja 3. Hasil Kerja

3.1.Kerangka SOP

3.2.Isi laporan SOP sesuai dengan teknik penyusunan SOP

Skor Komponen Hasil Kerja 4. Sikap Kerja

4.1.Ketelitian dalam menyusun laporan SOP 4.2.Kerapian dalam menyusun laporan SOP

Skor Komponen Sikap Kerja 5. Waktu

5.1.Persiapan kerja 5.2.Pelaksanaan kerja 5.3.Penyelesaian kerja

Skor Komponen Waktu Kerja

Keterangan :

Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR RATA-RATA dari sub komponen penilaian.

Perhitungan nilai praktik

Presentase Bobot Komponen Penilaian Nilai Praktik Persiapan Proses Hasil Sikap Kerja Waktu  NK

Bobot 10 40 30 10 10

Skor Komponen

(34)

30 Skor

Maksimum 15 15 10 10 15

NK

NK = SK/SM X Bobot

Keterangan :

 Bobot diisi dengan persentase setiap komponen. Besarnya persentase dari setiap komponen ditetapkan secara proporsional sesuai dengan karakteristik keahlian.

 NK = Nilai Komponen, perkalian dari bobot dengan skor komponen.

NP = Penjumlahan dari hasil perhitungan nilai komponen.

Format Penilaian Sikap :

NO. ASPEK PERILAKU YANG DINILAI

NILAI

1 2 3 4

1. Disiplin

2. Tanggung Jawab 3. Kejujuran 4. Santun

Keterangan :

4 = jika empat indikator terlihat 3 = jika tiga indikator terlihat 2 = jika dua indikator terlihat 1= jika satu indikator terlihat

(35)

31 Indikator Penilaian Sikap :

Disiplin

a. Tertib mengikuti instruksi b. Mengerjakan tugas tepat waktu

c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta

d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif Jujur

a. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan sebenarnya b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi

c. Tidak menyontek atau melihat data/pekerjaan orang lain d. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari Tanggung Jawab

a. Pelaksanaan tugas piket secara teratur

b. Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok c. Mengajukan usul pemecahan masalah

d. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan Santun

a. Berinteraksi dengan teman secara ramah

b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

d. Berperilaku sopan

(36)

32 Nilai akhir sikap diperoleh dari (skor yang sering muncul) dari keempat aspek diatas.

Kategori nilai sikap :

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

Rubrik Penilaian Sikap

No. Nama Siswa Disiplin Tanggung

Jawab Kejujuran Santun

Nilai Akhir 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

(37)

33

DAFTAR PUSTAKA

Endang, Sri, Sri Mulyani, & Suyetty. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Jakarta.

Erlangga