Hal-1
Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan dan Penerimaan Kas
pada CV. Lestari Motorindo
Juliana Dwi Hikmawati (juliana_dwihikmawati@yahoo.co.id) Rizal Effendi (Rizaleffendi31@yahoo.co.id)
Akuntansi S1 STIE MDP
Abstrak: Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas pada CV. Lestari Motorindo. Penelitian ini dilakukan pada CV. Lestari Motorindo Palembang selama tahun 2013. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer berupa hasil wawancara terbuka dan hasil observasi langsung dengan melihat sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan. Analisis data yang digunakan adalah kualitatif. Berdasarkan analisis yang dilakukan diketahui bahwa untuk sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, perusahaan sudah memiliki unsur pengendalian intern yang baik. Walaupun masih ditemukan beberapa
masalah, diantaranya masih terdapat perangkapan fungsi oleh A/R Control, belum adanya SOP & flow
chart penerimaan kas secara tertulis, kas tidak langsung disetor ke bank, dan perusahaan belum memiliki auditor intern.
Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas.
Abstract: The purpose of this research are to know and analyze information’s system of accounting for sales and cash receipt at CV. Lestari Motorindo. This research has been done during 2013. The data were collected by interview and direct observation by seeing informastion’s system of accounting for sales and cash receipt of this company. Data analysis that used is kualitatif. Based on the analysis known that the information’s system of accounting for sales and cash receipt at this company has been have well intern control. Altough there were many problem has found, that is still there double function by A/R Control, there are no SOP & cash receipt of flow chart written, petty cash didn’t deposited directly to bank, and the company hasn’t have intern auditor.
Key Words: Accounting of information system, sales, cash receipt.
1 PENDAHULUAN
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan sangat memerlukan adanya sebuah informasi yang jelas dan relevan untuk pengambilan keputusan. Salah satu informasi yang dibutuhkan yaitu mengenai informasi akuntansi perusahaan yang dapat
menunjang kelangsungan hidup
perusahaan. Diana dan Setiawati (2011,
h.4), mengatakan sistem informasi
akuntansi adalah sistem yang bertujuan mengumpulkan dan memproses data serta
melaporkan informasi yang berkaitan
dengan transaksi keuangan.
Sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas merupakan
salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya
prosedur dalam melakukan kegiatan
penjualan dan penerimaan kas dari hasil penjualan, sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dan penerimaan kas dapat dihindari.
Pada CV. Lestari Motorindo
Palembang, ditemukan bahwa dalam
praktiknya perusahaan ini memiliki
Hal-2
1. Pada sistem dan prosedur penjualan
kredit tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penagihan dengan bagian piutang yang keduanya dilaksanakan
oleh A/R Control. Jika ada pemisahan
fungsi yang jelas, maka fungsi yang saling terkait bisa saling mengawasi sehingga pekerjaan menjadi lebih baik.
2. Pada teorinya, daftar penerimaan kas
harus dibuat sebanyak 4 lembar, namun
pada praktiknya tidak sama hanya 2 rangkap untuk pelanggan dan arsip bagian kasir.
3. Jumlah kas yang diterima dari penjualan
tunai tidak langsung disetorkan pada hari tersebut atau sehari setelahnya.
4. Perusahaan belum memiliki internal
auditor yang independen, akibatnya kesalahan pembukuan susah dideteksi.
Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis tertarik untuk meneliti dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada CV. Lestari Motorindo”.
2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Hall (2009, h.6), sistem adalah sekelompok, dua atau lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.
Pada dasarnya rangkaian unsur dalam suatu sistem meliputi:
Sumber: Mardi, 2011.
Gambar 2.1 Rangkaian Unsur Dalam Sistem
2.2 Pengertian Informasi
Romney (2006, h.11), informasi adalah data yang telah diatur dan diproses memberikan arti. Menurut Krismiaji (2010, h.15), informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.
2.3 Pengertian Akuntansi
Reeve, dkk (2009, h.9),
mengatakan secara umum, akuntansi
(accounting) dapat diartikan sebagai sistem
informasi yang menyediakan laporan untuk
para pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.
2.4 Sistem Informasi Akuntansi
Krismiaji (2010, h.4), sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Peran sistem informasi akuntansi secara umum adalah mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi dalam organisasi, membantu
organisasi mengadopsi dan
mempertahankan posisi strategis,
memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Mardi, 2011, h.14)
2.5 SIA Penjualan
Menurut Diana dan Setiawati (2011, h. 98), proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi :
1. Konsumen memesan barang.
2. Perusahaan mengirim barang yang
dipesan ke konsumen.
3. Perusahaan mengirim tagihan ke
konsumen.
4. Perusahaan menerima pelunasan kas
dari konsumen.
Diana dan Setiawati (2011, h.112-113), resiko dalam siklus penjualan anatara lain meliputi:
1. Menerima uang palsu dari pelanggan.
2. Kasir menggelapkan kas yang diterima dari
pelanggan.
Hal-3
3. Perusahaan kehabisan stok, sehingga tidak
bisa melayani pelanggan atau terlambat dalam melayani pelanggan, yang berakibat perusahaan beresiko kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.
4. Lalai mengirim barang pesanan ke
konsumen.
5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan
yang dipesan oleh pelanggan (salah kirim produk).
6. Salah kirim jumlah produk.
7. Mengirim produk yang kualitasnya tidak
bagus.
8. Mengirim produk ke konsumen yang salah.
9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah
unit di faktur yang salah, atau karena jenis produk di faktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke alamat yang salah).
10.Lalai tidak menagih konsumen.
11.Data konsumen jatuh ke tangan pihak
eksternal yang tidak dikehendaki (misalnya ketangan pesaing).
12.Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja
rusak karena virus, atau karena kerusakan hardware (missal hardisknya rusak).
13.Lapping. Kecurangan untuk mengambil
uang yang diterima dari konsumen A, kemudian pada saat ada konsumen lain (missal konsumen B) yang membayar,
2.6 SIA Penerimaan Kas
Menurut Krismiaji (2010, h. 331), Departemen yang terlibat dalam kegiatan penerimaan kas adalah kasir, yaitu bagian
yang berada dibawah departemen
keuangan, yang bertugas menangani
penerimaan kas dan penyetorannya ke bank, dan bagian piutnag dagang, yaitu bagian yang bearada dibawah manajer akuntansi dan bertugas untuk mencatat
pelunasan piutang dari pelanggan.
Pemisahan semacam ini cukup efektif
memisahkan fungsi penjagaan dan
pencatatan, sehingga mengurangi resiko pencurian kas. Karena kas dapat dicuri dengan mudah, maka kas tersebut perlu memperoleh perlindungan yang memadai. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah tidak memberikan wewenang bagi bagian piutang/ penagihan untuk memiliki akses fisik terhadap kas atau cek.
3 METODE PENELITIAN
Pendekatan penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dan kualitatif yang bersumber dari data primer dan data
sekunder, yaitu dengan mendapatkan
informasi mengenai sistem akuntansi
penjualan dan penerimaan kas di CV. Lestari Motorindo. Informasi yang diperoleh melalui wawancara terbuka terhadap informan. Dan dari observasi dengan melihat sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan.
Teknik analisis yang akan
digunakan dalam penelitian ini adalah
analisis kualitatif dengan melihat Standard
Operating Procedure (SOP) penjualan
tunai, kredit, dan penerimaan kas, dan
dokumen yang digunakan dalam
mengetahui dan menganalisis data sehingga dapat memberikan deskripsi atau informasi
mengenai sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas yang digunakan di CV. Lestari Motorindo.
4. HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
CV. Lestari Motorindo merupakan sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor baru, pemeliharaan/servis serta penyediaan suku cadang khususnya merk Honda. Penjualan tersebut dilakukan secara tunai maupun kredit melalui leasing. Untuk penjualan kredit secara leasing ini dalam hal pendanaan perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM . OTO, MTF, ADIRA, HD dan MANDALA. Adapun jumlah karyawan yang dimiliki 45 orang.
Pada sistem penjualan perusahaan, fungsi penjualan telah dipisah dengan fungsi kas. Dimana fungsi Penjualan
dilakukan oleh bagian sales. Mulai dari
melakukan negosiasi sampai dengan
closing dengan konsumen. Dan fungsi kas
Hal-4
Selain fungsi, salah satu pendukung dari kegiatan operasional perusahaan, khususnya untuk penjualan yaitu formulir yang digunakan. Adapun formulir yang terkait dalam prosedur penjualan pada CV.
Lestari Motorindo terdiri dari surat
pesanan, dan faktur penjualan.
1. Surat Pesanan.
Surat yang diisi oleh pembeli yang ditujukan kepada perusahaan untuk
memesan barang yang diinginkan.
Berisi nama pemesan, alamat lengkap, jenis barang, harga barang, dan cara pembayaran.
Gambar 4.1 Surat Pesanan CV. Lestari Motorindo
1. Faktur Penjualan
Formulir yang digunakan untuk
mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan kepada konsumen / pelanggan. Berisi Nomor dan tanggal faktur, Nomor dan tanggal surat pesanan, Syarat pembayaran, Nama dan NPWP Konsumen, Keterangan barang yang dibeli, beserta harga. Dan dituliskan ketentuan bahwa faktur ini bukan bukti pembayaran.
Gambar 4.3 Faktur Penjualan CV. Lestari Motorindo
1. Prosedur Penjualan Cash/ Tunai
Dalam prosedur ini, setelah sales
force melakukan negosiasi dan closing
dengan calon konsumen, maka tahap-tahap berikutnya adalah sebagai berikut:
Konsumen S.F SPV PIC Kasir PDIman A.S Driver
Mengirim Barang ke Konsumen
Keterangan : S.F = Sales Force
SPV = Supervisor
PIC = Kepala Cabang
PDIman = Pre Delivery Inspection
A.S = Admin Sales
Gambar 4.3 Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
CV. Lestari Motorindo Palembang
2. Prosedur Penjualan Kredit
Dalam hal pendanaan penjualan motor secara kredit pada perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM,
OTO, MTF, ADIRA, HD, dan
MANDALA. Yang kemudian nantinya penagihan akan dilakukan kepada
pihak-pihak tersebut diatas oleh bagian A/R
Control perusahaan. Dalam prosedur
ini, setelah sales force melakukan
negosiasi dan closing dengan calon
Hal-5 Gambar 4.4 Diagram Alir Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan Kredit CV. Lestari Motorindo
Palembang
Sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada CV. Lestari Motorindo masih dilakukan secara manual dan tergolong sederhana.
1. Fungsi Penerimaan Kas.
Dalam transaksi penerimaan kas, fungsi yang bertanggung jawab sebagai penerima kas baik dari penjualan
tunai/kredit, pembayaran atas jasa
perbaikan atau servis yang telah dilakukan oleh perusahaan itu dipegang oleh kasir.
2. Fungsi Akuntansi.
Fungsi ini mempunyai tugas
mencatat, mengelompokkan, dan
membuat laporan serta analisa keuangan untuk report pihak intern maupun ekstern.
Selain fungsi, salah satu pendukung dari
kegiatan operasional perusahaan,
khususnya untuk kegiatan penerimaan kas baik dari penjualan tunai/kredit, yaitu formulir yang digunakan. Adapun formulir yang terkait dalam prosedur penerimaan kas CV. Lestari Motorindo terdiri dari bukti
serah terima barang, dan kwitansi / bukti penerimaan.
1. Bukti serah terima barang.
Bukti tertulis bahwa barang yang dipesan konsumen telah diterima. Berisi
merk/type, warna, no. faktur, tanggal
faktur, serta nama konsumen dan NPWP.
Gambar 4.5 Bukti Serah Terima Barang CV. Lestari Motorindo
1. Kuitansi / bukti penerimaan.
Dokumen ini digunakan untuk
mencatat penjualan tunai. Dokumen ini dipegang oleh bagian kasir. Lengkap dengan tanggal pembayaran,
jumlah, nama yang melakukan
pembayaran, dan alasan untuk
pembayaran.
Gambar 4.6 Kwitansi / Bukti Penerimaan CV. Lestari Motorindo
Ilustrasi alur sistem informasi
Hal-6
Motorindo dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Keterangan : FPT (Faktur Penjualan Tunai)
Gambar 4.8 Ilustrasi Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan
Kas dari Penjualan Tunai CV. Lestari Motorindo Palembang
Dan untuk penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit, alurnya agak sedikit berbeda dengan penjualan tunai tersebut diatas. Hal ini dikarenakan adanya keterlibatan bagian piutang dan bagian
penagihan sebagai perantara dalam
penerimaan kas dari konsumen. Berikut alur sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan kreditnya :
Membuat
Disetor ke Bank Keterangan:
DPD : Daftar Piutang yang Ditagih SP : Surat Pemberitahuan DSP : Daftar Surat Pemberitahuan
Gambar 4.9 Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
dari Penjualan Kredit CV. Lestari Motorindo Palembang
5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil dan pembahasan analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas CV. Lestari Motorindo Palembang, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pada sistem informasi akuntansi
penjualan, perusahaan belum memiliki
flowchart terkait dengan prosedur
kegiatan penjualan, padahal flowchart
ini bisa digunakan sebagai pendukung dalam melaksanakan pendistribusian
dokumen-dokumen yang ada dan
bagian-bagian atas dokumen tersebut terlihat lebih jelas, serta terlihat jelas
adanya pemisahan fungsi dalam
perusahaan. Dengan belum adanya
flowchart tersebut pada CV. Lestari
Motorindo Palembang, masih ditemukan perangkapan fungsi yang dijalankan oleh fungsi piutang yang merangkap fungsi penagihan. Dari hal tersebut
ditakutkan menimbulkan masalah
karena dua pekerjaan dilakukan oleh 1
orang, yaitu oleh A/R Control dalam hal
piutang dan penagihan Apalagi dengan jumlah piutang yang tidak sedikit setiap bulannya.
2. Pada sistem informasi akuntansi
penerimaan kas, perusahaan belum memiliki prosedur penerimaan kas dan
flowchart tertulis yang jelas, sehingga
menyebabkan kegiatan penerimaan kas bisa saja berjalan kurang efektif dan
menyebabkan pengedalian internal
menjadi lemah karena pedoman atau prosedur yang ada kurang jelas dan tidak ada penjelasan secara tertulis untuk aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan perusahaan. Selain itu perusahaan tidak
langsung menyetorkan uang yang
Hal-7
ataupun tidak disengaja akan sulit dideteksi.
5.2 Saran
Dari hasil kesimpulan diatas, maka saran-saran yang dapat diberikan untuk mengantisipasi permasalahan dalam sistem
informasi akuntansi penjualan dan
penerimaan kas yang ada adalah sebagai berikut :
1. Perusahaan perlu membuat flowchart
penjualan untuk mendukung kegiatan penjualan, serta akan lebih memperjelas dokumen, formulir, dan fungsi yang terkait didalamnya. Fungsi piutang sebaiknya dipegang oleh orang yang
berbeda dengan fungsi penagihan.
Sehingga, tugas dari masing-masing fungsi dapat dikendalikan oleh 2 orang yang berbeda agar pengawasan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perusahaan sebaiknya membuat SOP
dan flowchart secara tertulis untuk
kegiatan penerimaan kas, sehingga tindakan yang dilakukan oleh karyawan lebih terarah karena adanya pedoman. Selain itu jumlah kas yang diterima setiap harinya langsung disetorkan pada hari itu juga ke Bank. Hal ini dapat mengurangi banyaknya kemungkinan resiko yang dapat terjadi terhadap kas. Serta perusahaan harus memiliki auditor intern untuk melakukan penghitungan saldo kas secara periodik dan mendadak. Sehingga kecil kemungkinan terjadi kecurangan dalam perusahaan terkait kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati
2011, Sistem Informasi Akuntansi,
Andi Offset, Yogyakarta.
[2] Djanegara, H. Moemahadi Soerja
2005, Evaluasi Penerapan Sistem
Informasi Akuntansi Dalam Efektivitas Pelaksanaan Pengendalian
Intern, Diakses 18 September 2013,
Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta
[4] Hilmawan, Rendy 2009, Evaluasi
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas
pada PT. Gracia Kreasi Rotan.,
Diakses 28 Oktober 2012, dari http://papers.gunadarma.ac.id/index.ph p/economy/article/download/388/348.
[5] Jr., Raymond McLeod, dan George P.
Schell 2011, Sistem Informasi
Manajemen, Salemba Empat, Jakarta
[6] Krismiaji 2010, Sistem Informasi
Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu
Manajemen YKPN, Yogyakarta.
[7] Mardi 2011, Sistem Informasi
Akuntansi, Ghalia Indonesia, Bogor.
[8] Mulyadi 2010, Sistem Akuntansi,
Salemba Empat, Jakarta.
[9] Romney. B.Marshall 2006, Sistem
Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba
Empat, Jakarta.
[10]Sanusi, Anwar 2011, Metodologi
Penelitian Bisnis, Salemba
Empat,Jakarta.
[11]Silalahi, Rina 2008, Analisis Terhadap
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Trubus
Media Swadaya Medan, Diakses 30
[12]Sugiyono 2013, Metode Penelitian
Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Alfa
Beta, Bandung.
[13]Tuerah, Serny 2013, Evaluasi
Hal-8
UD. Roda Mas Manado, Diakses 18
September 2013, dari
http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/e mba/search/authors/view?firstName=S erny&middleName=&lastName=Tuera h&affiliation=Universitas%20Sam%2 0Ratulangi%20Manado&country=ID
[14]Yos, Feto Daan 2009, Analisis Sisttem
Informasi Akuntansi Penjualan Tunai untuk Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT. Gendish Mitra
Kinarya, Diakses 19 September 2013,
dari
