28 A. Gambaran Umum RS
1. Gambaran Institusi
a. Sejarah Singkat Rumah Sakit
RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang pertama kali berdiri pada
tahun 1848 di Jl. Sompok Semarang, sebagai tempat penampungan
bagi pasien psikotik akut (Doorgangshuizen). Tahun 1912
Doorgangshuizen Sompok dipindah ke gedung Kleedingmagzijin,
sebuah gedung tua yang dibangun kurang lebih pada tahun 1878 di Jl.
Cendrawasih, Tawang dengan nama Doorgangshuizen Tawang.
Kemudian pada tanggal 21 Januari 1928 Doorgangshuizen Tawang
berubah status menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang
(Kranzinningenggestichten). Menerima perawatan pasien-pasien
psikotik mulai tanggal 2 Februari 1928. Tanggal tersebut kemudian
ditetapkan sebagai hari jadi Rumah Sakit Jiwa Pusat Semarang.
Pada tanggal 4 Oktober 1986 seluruh kegiatan Rumah Sakit Jiwa
Pusat Semarang dipindahkan ke gedung baru di Jl. Brigjend Sudiarto
No. 347 Semarang. Tanggal 9 Februari 2001 Rumah Sakit Jiwa Pusat
Semarang berubah nama menjadi Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino
Gondohutomo Semarang. dr. Amino Gondohutomo adalah nama
psikiater pertama di Indonesia kelahiran Surakarta, Jawa Tengah.
Tanggal 1 Januari 2002 Rumah Sakit Jiwa Pusat dr. Amino
Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang Provinsi Jawa Tengah
sesuai dengan SK Gubernur No. 440/09/2002, Pebruari 2002.
Sebagai Rumah Sakit Jiwa Daerah milik Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah, yang telah mendapatkan status penuh sebagai Rumah Sakit
BLUD (Badan Layanan Umum Daerah) maka RSJD dr. Amino
Gondohutomo Semarang berupaya secara terus menerus untuk
meningkatkan kualitas pelayanan dan meningkatkan kemandirian
Rumah Sakit dalam pengelolaan keuangan. Dengan status ini maka
inovasi dan kreatifitas seluruh jajaran direksi dan manajemen dituntut
untuk dapat makin mengembangkan keanekaragaman pelayanan
(diversifikasi).
2. Deskripsi Lingkungan
Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang terletak
di Jalan Brigjend. Sudiarto No. 347 Semarang, Kelurahan Pedurungan,
Kecamatan Pedurungan. Bangunan fisik berdiri diatas tanah seluas ±
60.000 m2. Rumah Sakit Jiwa Daerah dr. Amino Gondohutomo Semarang
memiliki wilayah kerja yang luas yaitu sepanjang jalur pantura Jawa
Tengah.
3. Visi, Misi dan Motto
Visi
Misi
1) Melaksanakan dan mengembangkan pelayanan kesehatan jiwa
paripurna.
2) Meningkatkan sarana, prasarana dan teknologi pelayanan.
3) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
4) Meningkatkan peran serta masyarakat di bidang kesehatan jiwa.
Motto
APIK : Aman, Profesional, Inovatif, Kebersamaan
4. Ruang Lingkup dan Pelayanan yang Dihasilkan
a. Instalasi Rawat Jalan
1) Jiwa dewasa (DPJP Psikiater)
2) Klinik tumbuh kembang anak dan remaja ( Tim Pelayanan Terpadu,
DPJP Psikiater)
3) Mental Organik (Tim Pelayanan Terpadu)
4) Napza / IPWL (Tim Pelayanan Terpadu)
5) Psikoterapi (DPJP Psikiater)
6) Forensik Psikiatri (DPJP Psikiater)
7) Saraf (DPJP Spesialis Saraf)
8) Umum (DPJP Dokter Umum)
9) Gigi (DPJP Dokter Gigi)
10) Psikologi (Penanggungjawab Pelayanan Psikologi)
Melayani pemeriksaan dan pengukuran :
1) IQ ( kecerdasan )
3) Kemampuan khusus/bakat
4) Jurusan pendidikan
5) Seleksi pekerjaan
6) Pegembangan SDM
7) Psikometri (DPJP Psikiater)
8) Pelayanan day care (Pelayanan Terpadu)
9) Surat keterangan sehat fisik (DPJP Dokter Umum)
10) Surat Keterangan bebas narkoba (DPJP Psikiater)
11) Surat keterangan sehat jiwa (DPJP Psikiater)
Pelayanan lain :
1) Pelayanan kesehatan jiwa masyarakat
2) Pelayanan hotline service
3) Electro Convulsive Therapy
4) Pelayanan Rehabilitasi Medik
5) Pelayanan Rehabilitasi Mental
6) Klinik/Konsultasi Gizi
b. Instalasi Gawat Darurat Jiwa dan Umum 24 jam
Pelayanan one day care
c. Instalasi Rawat Inap
1) Pelayanan Intensif psikiatri (UPIP / Unit Pelayanan Intensif Psikiatri)
2) Pelayanan rawat inap anak dan remaja
3) Pelayanan rawat inap psikogeriatri
4) Pelayanan rawat inap gangguan jiwa dengan fisik/saraf
5) Pelayanan rawat inap forensik psikiatri
1) Brainmapping
2) Elektro Encefalografi (EEG)
3) Epilepsy Monitoring
4) Electro Kardiografi (EKG)
5) Densitometry
6) Neurokognitif
7) Stress analyzer
8) Personality Test Menthal Capacity
B. Gambaran Unit Rekam Medis (URM) 1. Visi, Misi URM
a. Visi URM
Memberikan layanan yang santun sebagai perwujudan pelayanan
kepada masyarakat dengan data siap saji yang lengkap dan akurat
untuk mendukung visi rumah sakit
b. Misi URM
1) Mengetahui indikator pelayanan Rumah Sakit melalui Rekam Medis.
2) Mengembangkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit melalui
pengelolaan Rekam Medis.
3) Mengelola Rekam Medis sedemikian rupa berdasarkan alur dan
prosedur yang berlaku.
2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang.
Susunan dan tanggung jawab staf Bidang Rekam Medis:
b. TPPRI dan TPPGD : Y. Aji Rahardjanto
Ika Yulianti, A.Md
Eko Agus H, A.Md PK
Dian Ayu, A.Md PK
c. TPPRJ : Ulfa Amalia S.KM
Ari astuti, A.Md Pk
d. Asembling : Khusnul Khotimah, A.Md Pk
Andrias Dimas, A.Md Pk
Ermi Nurjana, A.Md. Pk
Bambang S
e. Koding : Wahyu Indah L, A.Md. Pk
Afip Maschuri, A.Md. Pk
Sandy Arfendy, A.Md. Pk (RI BPJS)
Swatiara Karnita, A.Md. Pk (RJ BPJS)
f. Indexing : Wahyu Indah L, A.Md. Pk
Afip Maschuri, A.Md. Pk
g. Analising Reporting : Megawati Ningtyas, Amd. Pk
Yoga Yudha, Amd. Pk
h. Filling : Achmad Subagio, A.Md. Pk
Widodo
3. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Rekam Medis
a. Kepala Instalasi Rekam Medis
Kepala Instalasi Rekam Medis berpendidikan formal D3 Rekam
Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Memimpin
a) Melakukan bimbingan kepada stafnya
b) Memberikan pengarahan tugas kepada staf bawahannya
2) Perencanaan
a) Menyusun rencana kebutuhan tugas staf di instalasi Rekam Medis
b) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai
standar
3) Pengawasan
a) Memantau pelaksanaan tugas staf di Instalasi Rekam Medis
b) Memantau/ monitoring pelaksaan Rekam Medis
4) Wewenang
a) Menilai dan mengawasi pelaksanaan tugas stafnya
b) Memberikan pertimbangan kepada atasan tentang stafnya yang
berkaitan dengan :
1) Mengusulkan mutasi pegawai pada atasan langsung ( Kasi
pelayanan rawat jalan )
2) Memberikan Cuti staf Rekam Medis
3) Memberikan Sanksi
c) Berkoordinasi dengan unit terkait dalam rangka pengumpulan /
d) Membubuhkan paraf atas konsep laporan rekam medis
5) Tanggung Jawab
a) Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas di instalasi Rekam
Medis
b) Melakukan penilaian DP3 dan menegakkan disiplin staf
bawahannya
c) Menjamin keabsahan/ kebenaran kutipan dokumen Rekam
Medis
d) Kelengkapan dan ketepatan pelaporan Instalasi Rekam Medis
e) Menjaga kebersihan lingkungan setempat
b. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Petugas pendaftaran pasien rawat jalan terdiri dari 2 orang dengan
jenjang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat dan D3 Rekam Medis,
memiliki tugas pokok dan fungsi antara lain :
1) Melaksanakan kelancaran pelayanan pendaftaran rawat jalan.
2) Memantau dan melaksanakan penggunaan nomor rekam medis
dari komputer / sistem billing agar tidak terjadi satu pasien
memperoleh lebih dari satu nomor RM.
3) Melayani pendaftaran bagi pasien yang akan berobat.
4) Menginput data identitas pasien dangan benar kedalam komputer .
5) Ketepatan identitas pasien di pendaftaran rawat jalan baik pada
komputer maupun DRM
6) Mencetak lembar RM.1 dan resume rawat jalan.
7) Mendistribusikan DRM ke unit terkait sesuai hasil skrining.
9) Mencetak kunjungan rawat jalan selesai pelayanan setiap hari.
10) Menerima pengembalian DRM rawat jalan dari unit terkait / poli.
11) Mengoreksi dokumen yang kembali dengan print out data
kunjungan.
12) Menyerahkan DRM ke bagian koding.
13) Membuat laporan SPM penyedia dan dokumen rawat jalan setiap
awal bulan.
14) Melaksanakan tugas lain yang diberikan yang diberikan oleh
atasanya.
15) Mendukung pelaksanaan akreditasi.
c. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Gawat Darurat
Petugas pendaftaran pasien GD dan RI terdiri dari 5 orang dengan
2 orang berpendidikan SLTA dan 3 orang berpendidikan formal D3
Rekam Medis, pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap
dilakukan 3 shift. Tugas pokok dan fungsi TPPRI, yaitu :
a. Menerima pasien berdasarkan admission note yang dibuat dokter
baik dari pelayanan rawat jalan maupun gawat darurat.
b. Menyiapkan DRM baru maupun lama dan form rawat inap lainya,
untuk diisi oleh dokter jaga dan perawat sesuai pelayanan yang
diberikan.
c. Melengkapi data sosial pada formulir – formulir RM rawat inap. d. Mencetak stiker label yang berisi identitas pasien.
e. Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk dikirim
kebangsal pasien dirawat.
Sedangkan tugas pokok dan fungsi TPPGD, yaitu :
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di IGD.
2) Melakukan input data pendaftaran (registrasi) pada sistem billing.
3) Mencetak RMI 1, RMI 3, RMI 4, stiker label dan KIB untuk pasien
baru.
4) Menyusun DRM pasien baru dan menyatukan DRM pasien lama.
5) DRM diserahkan ke petugas IGD.
6) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk
menunggu panggilan berikutnya guna diwawancara / meminta
keterangan perihal kondisi pasien sebelum dibawa ke IGD.
7) Pasien dengan keadaan gawat dan darurat akan dirujuk untuk rawat
inap, tetapi apabila keadaan masih stabil dan terkendali cukup dirujuk
rawat jalan.
8) Untuk pasien yang dirujuk rawat inap, petugas akan menginput data
pasien ke dalam sistem billing dan dicetakkan form RI.
9) DRM RI yang sudah lengkap diserahkan ke bangsal sesuai dengan
bangsal pasien.
d. Petugas Assembling
Petugas Assembling di RSJD dr Amino Gondohutomo Semarang
berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki pokok sebagai berikut:
1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI dengan
menuliskan tanggal pengembalian.
2) Memisahkan DRM dari bangsal berdasarkan rawat jalan dan rawat
3) Merakit DRM rawat inap sesuai dengan urutan nomor formulir yang
ditetapkan.
4) Menganalisa kuantitatif DRM rawat inap kemudian menandai
formulir dengan melingkari kolom S (S-Bar), E (ECT Premed-Non
Premed), B (Asessment Bunuh diri), F (Fiksasi).
5) Mengendalikan DRM dengan menuliskan ketidaklengkapan DRM
memakai KK dan diletakkan sesuai dengan bangsal, lalu DRM akan
diberikan menurut bangsal dengan waktu 2x24 jam.
6) Menginput ke komputer DRM rawat inap /IGD untuk menghasilkan
laporan tentang pengembalian DRM dan kelengkapan DRM.
7) Mengendalikan catatan penggunaan nomor RM dari billing sistem
RS agar tidak terjadi penggandaan no RM ada pasien.
8) Formulir RM yang diabadikan seperti formulir resume rawat inap, IC
tindakan medis, IC tindakan anestesi, formulir ECT Premedikasi,
formulir ECT Non premedikasi, formulir laporan ECT Premedikasi
dan Non Premedikasi, formulir transfusi darah discanner oleh
petugas assembling.
9) Memilah DRM berdasarkan cara pembayaran yaitu umum, BPJS,
Jamkesda.
10) Mengirimkan DRM ke bagian koding.
e. Petugas Koding / Indeksing
Petugas Koding / Indeksing di RSJD dr. Amino Gondohutomo
Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok
1) Menerima DRM dari petugas asembling.
2) Membaca diagnosis yang ditulis oleh dokter dan menetapkan
diagnosa menggunakan ICD-10 dengan melihat perjalanan
penyakit.
3) Membaca prosedur / tindakan yang diberikan oleh dokter ke pasien
dan menetapkan kode tindakan menggunakan ICD-9 dengan
melihat lembar hasil prosedur / tindakan.
4) Menginput diagnosa kedalam billing system.
5) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit,
prosedur / tindakan medis, indeks sebab kematian dan indeks
dokter.
6) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan
indeks.
7) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian
(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks tindakan medis,
indeks mortalitas.
8) Melaksanakan kelancaran coding entri data BPJS.
9) Menerima DRM yang masuk BPJS dari assembling baik pasien
baru / pasien lama dari poliklinik maupun IGD.
10) Melakukan crosscheck antara DRM pasien BPJS yang akan dientry
dengan kunjungan pasien rawat jalan dan data pasien pulang bagi
rawat inap.
f. Petugas Analising / Reporting
Petugas Analising / Reporting di RSJD dr. Amino Gondohutomo
Semarang berpendidikan formal D3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok
sebagai berikut :
1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.
2) Mendistribusikan sensus informasi paien pada unit terkait.
3) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.
4) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.
5) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk
penyuusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi,
radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik,
pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan
laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.
6) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda
tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit
terkait.
7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut
untuk dianalisis statistiknya
8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen
rumah sakit
9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit
10) Membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke
Depkes dengan Sistem online.
Petugas Filing di RSJD dr. Amino Gondohutomo Semarang
berpendidikan formal D3 Rekam Medis, dan dibantu staf lulusan SLTA
yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan
penyimpanan DRM.
2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk ber berbagi keperluan
dengan memberikan tracer, sebagai keterangan bahwa DRM
sedang dipinjam.
3) Prosedur pengambilan DRM dengan menempelkan stiker label
pada tracer yang tercetak melalui billing system, yang terhubung
dengan pendaftaran rawat jalan dan gawat darurat.
4) Membuat JRA (jadwal retensi arsip).
5) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan.
6) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.
7) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
8) Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ).
9) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
10) Mengisi buku ekspedisi bukti penerimaan dan peminjaman DRM
C. Hasil Penelitian
1. Kebijakan Pengelolaan DRM Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan di
RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang diketahui bahwa, Rumah Sakit
sudah memiliki kebijakan pengelolaan DRM yang berbunyi sebagai berikut:
a) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, tentang
rekam medis / medical record.
b) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011,
tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.
c) SK Dirjen. Yanmed. No : YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, tentang
Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit
Revisi II tahun 2006
d) Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialis Nomor
YM.00.02.2.2.837 tanggal 01 Juni 2001 tentang Perihal Bentuk SPO
e) SK Direktur RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang tentang
Penyimpanan, Retensi dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis.
Hasil observasi adalah rumah sakit sudah mempunyai kebijakan
pengelolaan DRM inaktif. Akan tetapi kebijakan itu masih menjadi 1 di
SPO retensi. Dan salah satu petugas ada yang tidak tahu tentang isi
Tabel 4.1
Hasil Wawancara
No Pertanyaan Petugas
A B C
1 Apakah rumah sakit
sudah ada kebijakan?
Sudah Sudah Sudah
2 Apakah anda mengetahui kebijakan tersebut ? Ya , kebijakan itu berisi udang-undang yang mengatur tentang pengelolaan DRM inaktif Ya, saya mengeta hui kebijaka n tersebut Tidak
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling ada satu
petugas yang tidak mengetahui isi kebijakan pengelolaan DRM inaktif.
Sudah ada kebijakan tetapi belum menyatakan kewajiban petugas filing
tentang pengelolaan DRM Inaktif sehingga pelaksanaannya kurang
efektif karena masih banyak dokumen rekam medis yang belum masuk
2. SPO Pengelolaan DRM Inaktif .
Berdasarkan hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo
Semarang belum mempunyai SPO pengelolaan DRM inaktif sehingga
dalam pelaksanaan pengelolaan DRM inaktif masih menggunakan acuan
SPO retensi. Tabel 4.2 Hasil Wawancara No Pertanyaan Petugas A B C 1 Apakah sudah ada SPO pengelolaan DRM inaktif ?
Belum ada tetapi
untuk saat ini
pengelolaan DRM
inaktif masih
menggunakan
acuan SPO retensi.
Belum
ada.
Belum
ada.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling di RSJD Dr.
Amino Godohutomo Semarang belum mempunyai SPO kusus untuk
pengelolaan DRM inaktif .
3. Pelaksanaan Pengambilan DRM inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, untuk pengambilan
DRM inaktif dilakukan Di RSJD Dr. Amino Gondohutomo Semarang
a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran.
b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer menggunakan no akhir dan
tahun kunjungan .
c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen
diambil.
d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien.
Ada 3 petugas yang berada di ruang filing ketika ditanya tentang
pelaksanaan pengambilan DRM inaktif semua petugas mengetahuinya.
Sistem penjajaran yang digunakan di ruang inaktif petugaspun
memahaminya dan petugas juga mengatakan jika sistem penjajaran yang
digunakan di ruang inaktif juga membantu dalam pencarian DRM ketika di
dalam rak.
Berdasarkan teori untuk pengambilan DRM inaktif dokumen
rekam medis dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Mencetak tracer dari bagian pendaftaran.
b. Mencari DRM sesuai yang tertera di tracer berdasarkan diagnosis
penyakit .
c. jika dokumen sudah ditemukan maka tracer di selipkan dan dokumen
diambil.
d. Mendistribusikan sesuai poli tujuan pasien
1) Pengambilan DRM Efektif
DRM inaktif yang mudah dilacak/pencarian ≤ 1 menit. Hasil observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang sudah efektif
yang sudah efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer
di cetak hingga DRM di distribusikan ada 5 DRM yang efektif
sebesar 20%.
Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan
lamanya pengambilan DRM karena banyaknya dokumen yang
berada di lantai sehingga mengganggu petugas saat pengambilan
DRM.
2) Pengambilan DRM Tidak Efektif
DRM inaktif yang tidak mudah dilacak/pencarian > 1 menit. Hasil
observasi di RSJD Dr. Amino Gondohutomo yang tidak efektif
pengambilannya > 1 menit. Dari 25 DRM skizofrenia paranoid DRM
yang belum efektif dalam pengambilannya di dalam rak dari trecer
di cetak hingga DRM di distribusikan ada 20 DRM yang belum
efektif sebesar 80%.
Hasil wawancara dengan petugas faktor yang menyebabkan
lamanya pengambilan DRM yaitu :
a. Banyaknya dokumen yang berada di lantai.
b. Sulinya membuka rak karena terhalangi oleh karung yang
c. Dokumen yang diikat oleh tali rafia membuat waktu
pengambilan DRM lebih lama karena petugas harus membuka
