Tugas Kelompok
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Disusun Oleh :
Kelompok 9
Mutiara Jannati (130402023)
Rahma Hesti Betrianda (130402005)
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT. Atas berkat dan rahmatnyalah penulis bisa menyelesaikan makalah yang berjudul “Komunikasi dalam Organisasi” tepat pada waktunya dan diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Manajemen Bisnis.
Ungkapan terimakasih kami ucapkan kepada dosen pembimbing mata kuliah Pengantar Manajemen Bisnis, yakni Vera Wirniati, MM serta seluruh pihak yang telah membantu meberikan kritik dan saran serta motivasi agar makalah ini dapat terselesaikan dengan baik.
Penulis berharap agar makalah ini dapat berguna serta penulis juga mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak karena penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang terdapat dalam makalah ini.
Demikian semoga bermanfaat bagi penulis dan pembaca. Amin.
Pekanbaru, 7 Januari 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
BAB II PEMBAHASAN
A. Definisi Komunikasi Organisasi
B. Saluran Komunikasi dalam Organisasi
C. Komunikasi Vertikal
D. Komunikasi Horizontal
E. Hambatan-Hambatan terhadap Komunikasi Efektif
F. Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif
BAB III KESIMPULAN
BAB I
PENDAHULUAN
Di dalam era globalisasi saat ini banyak hal-hal yang baru yang sering kali kita jumpai baik itu secara langsung maupun tidak langsung hal ini sangatlah perlu jikalau kita memiliki kemampuan untuk berinteraksi antara individu satu dengan individu lainnya sebab setiap individu tidak akan pernah terlepas dari hubungan sosial dengan orang lain hal ini di karenakan agar setiap individu dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya sebagai mahluk sosial.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan danbawahannya.
Komunikasi sangat penting bagi kehidupan bisnis dan organisasi. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia dengan organisasi untuk saling membantu dan mengadakan interaksi. Komunikasi berperan penting dalam menjalin kerja sama agar organisasi bisa tercapai dan mempunyai pengaruh sangat besar dalam proses pencapaian tujuan.
Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan dan bawahannya. Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerjasama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial maupun kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginanmasing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapatmemberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
sehari-hari. Sedangkan kegiatan komunikasi eksternal adalah merupakan salah satu kegiatan antara karyawan dengan pihak luar perusahaan
Komunikasi secara sederhana adalah ketika satu organisasi hanya mempunyai satu atau dua orang di dalamnya, kompleksitas dari komunikasi berkembang dan menyesuaikan dengan ukuran organisasi tersebut. Di dalam organisasi yang lebih besar, komunikasi yang terjadi dengan cara pertemuan langsung (tatap muka) sangat jarang terjadi, dibandingkan dengan cara perseorangan seperti voicemail dan pesan e-mail.
Organisasi yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak hubungan komunikasi diantara para pegawai karena banyaknya jumlah pegawai yang terlibat berbeda dari organisasi yang sempit ruang lingkupnya. Agar pekerjaan pegawai dalam organisasi dapat berjalan dengan baik dan maksimal dalam meningkatkan produktivitas kerja maka peranan komunikasi sangatlah dibutuhkan dalam memenuhi pelaksanaan pekerjaan pegawai
BAB II
PEMBAHASAN
A. DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI
Pada dasarnya, Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Secara sederhana, komunikasiadalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Serta organisasi adalah Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Sedangkan definisi komunikasi organisasi menurut beberapa ahli adalah :
Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan
sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Komunikasi berperan penting dalam mencapai tujuan sebuah organisasi, karena tidak mungkin sebuah organisasi akan berjalan jika tidak ada interaksi didalamnya. Fungsi komunikasi organisasi tersebut adalah :
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan.
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
B. SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Di dalam proses komunikasi diketahui bahwa dalam menyampaikan pesan, dibutuhkan sebuah saluran yang berguna sebagai media untuk menyampaikan pesan tersebut agar sampai dengan benar pada penerima pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.
a. Saluran Formal
Saluran komunikasi formal adalah saluran yang terorganisasi dengan baik. Seperti lembaga sosial lainnya, saluran komunikasi formal bercirikan aturan-aturan yang stabil, pejabatnya melakukan pekerjaan yang benar-benar jelas, aturan pekerjaannya disusun dengan baik dan dapat diikuti oleh orang yang berbeda-beda, dan adanya sanksi yang jelas. Dalam saluran komunikasi informal itu ada ukuran penerimaan, jalur pengiriman yang terencana, prosedur verifikasi, dan kode etik perilaku. Karena peserta dalam organisasi itu dapat dikenali maka mereka secara pribadi dapat dipercaya dalam pekerjaannya.
(formal) itu sumber pesan dapat dikenali, dan tentunya dapat dipercaya. Saluran formal juga disebut sebagai saluran yang melembaga. Sifat saluran komunikasi formal beragam sesuai dengan jenis masyarakat di mana saluran itu berada.
b. Saluran Informal
Komunikasi melalui saluran informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Saluran Informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka, seperti perbincangan antar pribadi, misalnya; selama masa istirahat kerja. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
C. KOMUNIKASI VERTIKAL
Dalam memahami organisasi dan pola komunikasi di dalamnya, satu konsep kritis adalah arahnya.
Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara
level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Komunikasi vertikal terbagi menjadi dua, yaitu :
a. Downward Communication (komunikasi kebawah)
Komunikasi kebawah seringkali berbentuk pemberian instruksi atau penjelasan bagaimana seorang atasan menginginkan suatu tugas diselesaikan para atasan mengirimkan informasi mengenai peraturan, kebijakan, dan standar minimum. Para atasan juga memberikan informasi untuk menilai prestasi bawahan atau memotivasi seorang bawahan. Komunikasi ke bawah menetapkan suatu organisasi bisnis. Apabila sebagian besar dalam organisasi dalam bisnis berasal daripuncak (vertikal ke bawah) dan biasanya berupa instruksi, gaya organisasi cenderung otokrasi. Apabila sebagian besar komunikasi ke bawah bersifat mendukung dan memiliki unsur perhatian yang besar terhadap bawahan, rangkaian sifat akan lebih bersifat mendukung. Komunikasi seperti itu akan mendorong pembentukan kolaborasi antara pimpinan dan pegawai. Lebih jauh lagi, komuniaksi akan mendorong rangkaian penuh komunikasi ke atas.
b. Upward Communication (komunikasi keatas)
merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Upward communication dapat pula menjadi sumber subur ide-ide baru dan penyelesaian masalah yang kreatif, terutama karena orang-orang di bagian bawah hirarki dekat dengan masalah-masalah spesifik dan dapat lebih waspada kepada solusi praktis daripada orang-orang yang berada di puncak hirarki. Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi.
D. KOMUNIKASI HORIZONTAL
Komunikasi Horizontal merupakan jenis komunikasi yang mengambil tempat satu level dalam organisasi. Sebagai contoh, di dalam tim, diantara kepala departemen dan diantara pengkoordiansi dan peranan penghubung. Terkadang, semakin cepat dan semakin efektif sebuah pesan terkirim secara horizontal daripada upward maupun downward.
Komunikasi lateralatau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubungan-hubungan bisnis.
Namun, Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagai contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis bonus, informasi, posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan
Tersedianya arus komunikasi horisontal sering kali dilupakan dalam sebuah organisasi. Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi Horizontal Upward Communication Downward Communication
oRapat- secara face to face, elektronik o Rapat- secara face to face,
elektronik
o Rapat- secara face to face, elektronik
Secara umum, hambatan komunikasi terbagi dua yaitu, hambatan internal dan hambatan eksternal; Hambatan internal, adalah hambatan yang berasal dari dalam diri individu yang terkait kondisi fisik dan psikologis. Contohnya, jika seorang mengalami gangguan pendengaran maka ia akan mengalami hambatan komunikasi. Sedangkan hambatan eksternal, adalah hambatan yang berasal dari luar individu yang terkait dengan lingkungan fisik dan lingkungan sosial budaya. Contohnya, suara gaduh dari lingkungan sekitar dapat menyebabkan komunikasi tidak berjalan lancar.
Secara umum hal ini menganggu tersampainya sebuah pesan. Sedangkan hambatan komunikasi dalam organisasi yang menyebabkan komunikasi tidak efektif adalah :
2. Struktur organisasi yang besar dan berjenjang , distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda.
3. Filtering, pesan dirubah, diperpendek, atau diperpanjang.
4. Tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi atau diperlakukan dengan tidak adil.
5. Rivalitas antar karyawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain. Walaupun tidak ada yang mengharapkan hambatan itu terjadi, namun hambatan itu bisa saja terjadi dalam bentuk komunikasi apapun, karena komunikasi dilakukan dengan banyak jenis orang, dengan cara yang berbeda-beda. Namun, cara mengatasinya adalah :
1. Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan 2. Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3. Mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide.
4. Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan.
F. MENJADI KOMUNIKATOR YANG LEBIH EFEKTIF
Komunikator memegang peran penting dalam komunikasi, bahkan dalam proses komunikasi, komunikator ini tidak hanya dilihat dari apa yang dikatakannya, tapi juga berbagai aspek karakteristik seorang komunikator. Ada beberapa aspek komunikator efektif, yaitu :
1) Kredibilitas. Kredibilitas berkaitan dengan bagaimana para pemimpin memperoleh kepercayan dan keyakinan dari orang-orang yang dipimpinnya. Dalam perusahaan pemimpin yang tidak punya kredibilitas sulit mempengaruhi bawahannya.
2) Daya Tarik. Daya tarik berkenaan dengan keadaan yang menunjukkan penerima pesan melihat komunikator sebagai orang yang menyenangkan. Seorang pimpinan yang tidak punya sifat-sifat yang menarik, tidak akan bisa membuat komunikasi yang menyenangkan dengan bawahan.
3) Kemampuan Intelektual. Ialah tingkat kecakapan, kecerdasan dan keahlian dari komunikator.
4) Integritas. Yaitu Keterpaduan antara ucapan dan perbuatan. Seorang manajer yang tidak sesuai Antara perkataan dan perbuatannya sulit untuk pesannya dilaksanakan bawahan.
6) Kepekaan Sosial. Adalah kemampuan komunikator untuk memahami situasi di lingkungan perkantoran. Seorang manajer seharusnya bisa melihat suasana kantor, apabila suasana sibuk maka pesan akan disampaikan lain waktu.
7) Kematangan Tingkat Emosional. Ialah kemampuan komunikator untuk mengendalikan emosinya, sehingga tetap dapat melaksanakan komunikasi dalam suasana yang menyenangkan.
8) Memiliki Lingkup Pandangan dan Lingkup Pengalaman. Artinya komunikator mempunyai referensi pandangan dan pengalaman tentang penerima pesan. Manajer yang baik memiliki referensi dan pemahaman yang baik tentang karyawannya, bagaimana tingkat pendidikannya, bagaimana pengalamannya, sehingga manajer bisa menyesuaikan dengan cara penyampaiannya dengan karyawannya agar mudah dipahami.
BAB III
KESIMPULAN
Komunikasi merupakan hal yang tak bisa dilepaskan dari kehidupan manusia, karena manusia adalah makhluk sosial, tidak akan dapat hidup tanpa berinteraksi dengan orang lain, begitu pula di dalam organisasi. Organisasi tidak akan berjalan jika tidak ada interaksi di dalamnya. Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah. Komunikasi Organisasi mempunyai dua saluran yaitu Informal dan Formal.
Komunikasi Organisasi terdiri dari komunikasi vertikal yakni komunikasi tegak. Jenis komunikasi ini adalah komunikasi antar atasan dan bawahannya serta sebaliknya, berbentuk pujian, penghargaan, juga perintah, dan modul standar. Selain itu, adalah komunikasi horizontal atau lateral. Jenis komunikasi ini adalah komunikasi antar sesama yang berada dalam satu tingkat.
Dalam proses komunikasi organisasi, terdapat beberapa hambatan seperti; iklim komunikasi yang tertutup, rivalitas, rasa tidak percaya, serta penyaringan pesan. Namun hal ini bisa di cegah dengan mebuka iklim komunikasi, serta penyederhanaan struktur organisasi dan juga membuat pusat isu seperti; newsletter, dsb.
REFERENSI
Mulyana, Deddy (Ed.). 2010. Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung : Rosda
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis (Edisi 3). Jakarta: Erlangga.
Sendjaja. 1994. Teori-Teori Komunikasi. Universitas Terbuka
KPPN Rantau Perapat. Komunikasi Efektif di Lingkungan Kerja.http://kppnrantauprapat.net/files/ artikel/Komunikasi_Efektif.pdf. diakses pada tanggal 6 Januari 2014. (Online)
Mandala, Dimas. 2010. Saluran Komunikasi dalam Organisasi. http://dimasmandala.wordpress.com/ 2010/06/06/saluran-komunikasi-dalam-organisasi/. diakses pada tanggal 6 Januari 2014. (Online)
Nuraini, Aliyah.2009. Komunikasi Horizontal.http://aliyahnuraini.wordpress.com/2009/03/24/arah-komunikasi-dalam-organisasi-horizontal-diagonal-upward-downward/comment-page-2/. diakses pada tanggal 6 Januari 2014. (Online)
Ramadhani, Nurlailatul.2013. Hambatan Hambatan Komunikasi. http://nurlailatulrmd.wordpress.com / 2013/05/16/hambatan-hambatan-komunikasi/. diakses pada tanggal 6 Januari 2014. (Online) Yolanda, Vanny. 2013. Komunikasi dalam Organisasi. http://yolandavanny.blogspot.com/2013/04/