BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BBM
(BAHAN BAKAR MINYAK) BERSUBSIDI & NON
SUBSIDI PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
A. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar. Contohnya, sekolah tinggi bisnis adalah sistem yang terdiri dari berbagai departemen, masing masing merupakan subsistem. Selanjut nya, sekolah tinggi sendiri adalah subsistem dari sebuah universitas. Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan defenisi tersebut, akuntansi adalah proses pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan pemprosesan data data transaksi yang dibuat untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Ada 6 komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu sebagai berikut ini:
• Orang. Orang yang dimaksud adalah orang yang menggunakan
sistem.
• Prosedur dan Instruksi. Prosedur dan instruksi ini digunakan untuk
mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.
• Data. Data yang dimaksud adalah data mengenai organisasi dan
aktivitas bisnis nya.
• Perangkat Lunak. Perangkat yang digunakan adalah untuk mengolah
data.
• Infrastruktur Teknologi Informasi. Hal ini meliputi komputer,
perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
• Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan. Hal ini
digunakan untuk menyimpan dan melindungi data sistem informasi akuntansi.
B. PENGERTIAN DAN JENIS PENJUALAN
1. Pengertian Penjualan.
• Menurut Moekijat dalam buku “Kamus Istilah Ekonomi” bahwa
penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli, mempengaruhi dan memberikan petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
• Menurut Philip Kotler yang diterjemahkan oleh Ronny A. Rusli dan
Hendra dalam buku “Manajemen Pemasaran” bahwa penjualan adalah proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan ingingkan, menciptakan, menawarkan dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
• Menurut Kusnadi dalam buku “Akuntansi Keuangan” bahwa
penjualan adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas barang dan jasa yang dijual.
Dari beberapa pengertian penjualan yang telah diterangkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan kepada usaha pemuasan kebutuhan serta keinginan pembeli/ konsumen, guna untuk mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba atau keuntungan.
2. Jenis Penjualan.
• Trade Selling adalah suatu jenis penjualan yang dilakukan oleh
wiraniaga kepada grosir-grosir, dengan tujuan untuk dijual kembali.
• Tehnical selling adalah berusaha meningkatkan penjualan dengan
pemberian saran & nasehat kepada pembeli/konsumen akhir dari barang & jasanya. Dalam hal yang satu ini wirausaha tersebut memiliki tugas utama untuk mengidentifikasi dan juga menganalisis berbagai permasalahan yang dihadapi para pembeli lalu kemudian serta menunjukkan bagaimana produk/jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah si pembeli/konsumen.
• Missionary Selling adalah wirausaha berusaha meningkatkan
penjualan serta dengan mendorong pembeli yang tentunya untuk membeli produk atau jasa dari penyalur perusahaan, dalam hal ini perusahaan tersebut/yang bersangkutan mempunyai penyalur tersendiri dalam pendistribusian produknya/jasanya.
• New Business Selling adalah berusaha membuka
C. PENGERTIAN DAN JENIS BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
1. Pengertian BBM (Bahan Bakar Minyak).
BBM (Bahan Bakar Minyak) adalah senyawa hidrokarbon yang dibentuk dari proses yang berlangsung dalam skala waktu geologis. Bahan bakar minyak sendiri merupakan hasil pengilangan dari minyak bumi (minyak mentah) yang telah melalui proses pemurnian dan pengubahan struktur serta komposisinya. Proses pemurnian dan pengubahan srtuktur serta komposisinya berlangsung di kilang minyak yang merupakan tempat pengolahah sekaligus distribusi awal BBM (Bahan Bakar Minyak).
2. Jenis BBM (Bahan Bakar Minyak). • HSD/Solar
3. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak)
Berikut ini adalah penjelasan tentang jenis penjualan bahan bakar minyak yaitu sebagai berikut ini :
• Bahan Bakar Minyak Bersubsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
pemerintah melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja Negara) sebagai salah satu bentuk kepedulian terhadap rakyat miskin dan sebagai bayaran yang harus dilakukan oleh pemerintah pada Pertamina dalam simulasi dimana pendapatan yang diperoleh Pertamina dari tugas menyediakan BBM (Bahan Bakar Minyak) di tanah air adalah lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. BBM bersubsidi ini ditujukan kepada masyarakat langsung dan juga instansi pelayanan publik seperti Rumah Sakit, kapal penumpang ASDP (Angkutan Sungai Danau dan Penyebrangan) serta kapal pengangkut bahan makanan sembako (sembilan bahan pokok) yang diperuntukkan kepada masyarakat luas.
• Bahan Bakar Minyak Non Subsidi. BBM (Bahan Bakar Minyak)
pemerintah terhadap harga BBM yang mereka beli. Pembelian juga dapat langsung dilakukan ke Pertamina, tanpa melalui lembaga penyalur. Tidak seperti BBM bersubsidi dimana penyaluran BBM kepada masyarakat harus melalui lembaga penyalur yang sudah bermitra dengan PT Pertamina (Persero).
D. PENYALURAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
1. Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi.
Gambar 3.1.
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Bersubsidi Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Pemerintah melalui BPH Migas menetapkan alokasi BBM Bersubsidi
Penjelasan pennyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi yaitu sebagai berikut ini :
a. AMT (Agen Minyak Tanah) Subsidi.
Gambar 3.2
Pola Penyaluran Miinyak Tanah
Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Gambar 3.3
APMS (Agen Premium dan Minyak Solar) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
c. SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan). SPDN ini terbagi menjadi 2 yaitu :
• SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Non Standar yaitu
lembaga penyalur solar yang berada di daerah kepulauan yang tidak memiliki bangunan yang tetap bisa menggunakan canting dan drum dalam penyaluran nya kepada masyarakat nelayan yang membeli nya.
• SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan) Standart yaitu lembaga
pertamina dan memenuhi segala kriteria lembaga penyalur bahan bakar minyak. Berikut ini contoh gambar nya SPDN (Solar Pocket Dealer Nelayan)
Gambar 3.4
SPDN (Solar Pockets Dealer Nelayan) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
parkir, memiliki minimal 4 noozle dan 2 dispencer dalam tempat tersebut.
e. SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yaitu lembaga penyalur bahan bakar minya bersubsidi premium dan solar dengan sarana dan fasilitas yang komplit yaitu dengan memiliki lahan luas dan lahan parkir dan bisa memiliki lebih dari 4 noozle dan 2 dispencer. Jenis jenis SPBU di Indonesia saat ini ada 3 jenis bentuk spbu yaitu sebagai berikut ini :
• SPBU CODO (Company Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha nya dibagi dua antara perusahaan PT. PERTAMINA (Persero) Region I yang mempunyai saham 50% dengan pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) yang mempunyai saham 50%.
• SPBU DODO (Dealer Oil Dealer Operation). SPBU ini
adalah SPBU yang dimana saham atas kepemilikan usaha nya dimiliki secara penuh 100% oleh pihak pengusaha penyalur BBM (Bahan Bakar Minyak) dan seluruh kegiatan operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh nya oleh pihak pengusaha.
• SPBU COCO (Company Oil Company Operation). SPBU
operasional dan non operasional nya dikendalikan sepenuh nya oleh pihak perusahaan PT. PERTAMINA (Persero) Region I.
Gambar 3.5
Pola Penyaluran BBM ke SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Gambar 3.6
Penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) Non Subsidi Sumber : PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
Agen industri
Marketing Retail Fuel
Penjelasan penyaluran BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi yaitu sebagai berikut ini :
1. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian industrial fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) Direct Costumer (Konsumen Langsung). Konsumen langsung yang dimaksud disini bukan lah konsumen akhir pengguna BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi. Konsumen yang dimaksud disini sebenar nya adalah lembaga penyalur yang merupakan agen yang memasarkan bahan bakar minyak non subsidi kepada konsumen akhir. Target konsumen akhir yang dituju oleh agen direct costumer yaitu sebagai berikut ini :
• Perkebunan • Mall
• Polisi Republik Indonesia
• TNI AD (Tentara Negara Indonesia Angkatan Darat) • Rumah Sakit
b) Agen Industri dan Agen Marine. Target konsumen akhir yang dituju oleh lembaga penyalur yang merupakan agen Industri dan agen Marine untuk memasarkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi adalah sebagai berikut ini :
• Konsumen yang menggunakan BBM (Bahan Bakar
Minyak) non subsidi dalam skala kecil yaitu kisaran antaran 5-10 KL/Bulan.
• TNI AL (Tentara Negara Indonesia Angkatan Laut)
diskon harga lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjual produk yang sama.
2. RFM (Retail Fuel Marketing). Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian Retail fuel marketing PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
a) SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). SPBU sebagai lembaga penyalur yang dimaksud adalah SPBU yang hanya menjual BBM (Bahan Bakar Minyak) khusus non subsidi seperti pertamax series dan pertalite.
3. Aviaton. Melalui salah satu fungsi di PT. PERTAMINA (Persero) MOR I yaitu bagian aviaton PT. PERTAMINA (Persero) MOR I menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) non subsidi kepada beberapa lembaga penyalur yang dimana lembaga penyalur ini akan siap menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) tersebut kepada konsumen akhir . Lembaga penyalur yang dimaksud kan disini akan dijelaskan sebagai berikut ini :
E. MEKANISME PENJUALAN BBM (BAHAN BAKAR MINYAK)
Gambar 3.7.
Proses Keseluruhan Alur Bisnis Pertamina Sumber : PT.PERTAMINA MOR I
kemudian dilakukan distribusi dari Refinery ke Depot atau Depot ke Depot dengan menggunakan proses STO dengan TD Shipmen dibawah pengawasan S&D.
Gambar 3.8
Sistem Penjualan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
Production Planning. Setelah barang tersebut tersedia, kemudian dilakukan proses Shipping yang terdiri dari proses Delivery ,Transfer Order dan Shipment. Proses Delivery diakhiri dengan proses Good Issue, dimana ketersediaan barang di gudang akan berkurang sesuai dengan jumlah pengiriman. Proses Billing merupakan alur proses terakhir di Sales Distribution dimana dilakukan proses penagihan ke pelanggan berdasarkan jumlah barang yang dikirim. Informasi dari proses Billing tersebut nantinya akan dilanjutkan di bagian Finance untuk proses penerimaan uang .
Gambar 3.9
Sistem Penjualan Pertamina Retail Business Sumber : PT. PERTAMINA (Persero) MOR I
• Cash & Carry. Pelanggan melakukan pembayaran di bank, kemudian
dalam jangka waktu maksimal 3 hari sudah dilakukan proses pengiriman barang.
• Pre Payment. Pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu di bank
kemudian berdasarkan pembayaran tersebut dilakukan pengiriman sesuai dengan tanggal permintaan pelanggan.
• Credit. Pembayaran dilakukan dengan cara credit, dimana proses
penagihan ke pelanggan dilakukan setelah proses pengiriman barang selesai dilakukan.
A. Penjualan Tunai
Penjualan dengan Cash & Carry
Gambar 3.10
1. Proses Cash & Carry :
Penjualan dengan metodeCash & Carry dimulai dengan pelanggan membayar terlebih dahulu di bank setelah itu memesan / meng-order barang ke Pertamina, yang terdiri dari : Pelanggan menyetor uang di bank yang terhubung ke Pertamina dengan sistem H2H. Pelanggan datang ke bank dan memberikan informasi barang yang akan dibeli. Kemudian pihak bank melakukan proses simulate Sales Order (SO) untuk memastikan apakah informasi yang dimasukkan sudah benar seperti nama customer, material, selling price. Setelah data di simulate SO sudah benar, kemudian pihak bank akan menyimpan data SO tersebut dimana otomatis akan terkena Delivery Order(DO) block. Kemudian petugas bank akan menerima uang berdasarkan SO tersebut. Setelah petugas bank menerima uang, kemudian petugas bank akan melakukan release DOblock untuk SO tersebut. Jadi DO block dipergunakan untuk memastikan bahwa sebelum dibuat DO di Depot, pihak bank sudah menerima pembayaran dari pelanggan. Kemudian, pelanggan akan mendapatkan printout SO untuk pembuatan DO di Depot Proses transfer H2H dari bank ke Pertamina tidak berfungsi sehingga pembuatan sales order dilakukan di Depot. Pelanggan membayar terlebih dahulu di bank, kemudian pelanggan akan mendapatkan struk/tanda bukti pembayaran dari bank. Berdasarkan struk tesebut, pelanggan akan ke Depot untuk pembuatan SO dan DO.
2. Proses Delivery Order :
DO dapat dibuat dengan dua cara :
a. Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, DO akan dicreate buat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam hari atau setiap beberapa jam) berdasarkan data SO / scheduling agreement yang sudah di release. Pencetakan printout list DO dapat dilakukan berdasarkan atas permintaan dari pelanggan, khusus untuk pelanggan dengan perlakuan customer pick up.
b. Manual DO. Untuk depot dengan pelanggan yang sedikit, DO dapat dibuat secara manual baik pada saat pelanggan datang ke depot atau tidak. Untuk barang yang diambil oleh pelanggan, pelanggan akan ke depot untuk minta printoutlist DO. Pada saat pelanggan akan mengambil barang di depot, printoutlist DO tersebut diberikan ke supir sebagai surat pengantar ke depot untuk pengambilan barang. Untuk pelanggan SPBU, barang akan dikirim oleh Pertamina berdasarkan tangga l pengiriman di SO.
3. Proses TD Shipment :
supir tidak dimasukkan ke dalam master data, tetapi akan dimasukkan di dalam text di TD shipment. Pencetakan filling slip dari TD scheduling dilakukan di pintu masuk depot.Saat proses pemuatan barang (loading), TD loading confirmation dan TD delivery confirmation dilakukan di Depot dengan menggunakan satu proses. Proses serah terima barang dilakukan di Depot, dimana jika ada selisih antara barang yang dikirim dengan barang yang diterima bukan menjadi tanggung jawab Pertamina. Pencetakan Surat Jalan untuk pengiriman dengan franco , pencetakan dari TD load confirmation, sedangkan untuk loco pencetakan dari TD delivery confirmation. Pencetakan dilakukan di pintu keluar depot dan diberikan ke supir.
4. Proses Billing :
Berdasarkan jumlah barang yang dikirim tersebut, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan billing. Billing dapat dibuat dengan dua cara yaitu :
a. Background job. Untuk depot dengan pelanggan yang banyak, billing akan dibuat secara background job untuk setiap periode waktu tertentu (mis setiap siang, sore, malam atau setiap beberapa jam). Pada saat proses background job tersebut, dilakukan juga proses otomatis pencetakan billing. Printout billing tersebut nantinya akan dikirim kepelanggan menggunakan kurir.
bersamaan dengan proses pengiriman barang. Billing yang sudah dibuat tersebut, nantinya akan dimonitor oleh pihak Share Processing Center (SPC) dalam proses automatic clearing.
5. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a. Host to Host. Aplikasi Host to Host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem My SAP di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi My SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales order.
b. Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan sales order, delivery order, TD scheduling, TD load confirmation, TD delivery
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss
Gambar 3.11
Penjualan dengan Cash & Carry pada program Zero Loss Sumber : PT.PERTAMINA (Persero) MOR I
1. Proses Cash & Carry dengan program Zero Loss :
tersebut dihitung dan pada akhir periode akan dibuatkan credit note oleh SPC melalui program. Khusus untuk program zero loss ini pada master data customer harus dimaintain untuk field incoterm adalah CFR. Alur proses keseluruhan sama dengan Penjualan cash & carry.
2. Produk
Produk yang dijual dengan cara cash & carry dengan zero loss adalah Fuel Bulk.
3. Aplikasi System
Aplikasi system yang dipergunakan untuk proses Cash & Carry yaitu :
a. Host to Host. Aplikasi host to host dipergunakan di bank persepsi yang terhubung dengan sistem host to host di Pertamina. Aplikasi ini dipergunakan untuk mengirim data transaksi SAP yang dibuat di bank, seperti pembuatan sales order.
b. Sistem OSDS. Aplikasi OSDS dilakukan di Depot untuk pembuatan Sales Order, Delivery Order, TD Scheduling, TD Load Confirmation, TD Delivery
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dijelaskan diatas sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) bersubsidi dan non subsidi sangat tampak jelas perbedaannya yang sangat signifikan mulai dari penyaluran yang dilakukan untuk sampai pada konsumen akhir dan juga mekanisme penjualan BBM (Bahan Bakar Minyak) nya yang dilakukan oleh PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para konsumen yang dimana konsumen yang dimaksud adalah para lembaga penyalurnya. Selain itu perbedaan yang sudah dijelaskan perbedaan lain juga dapat dilihat dari jumlah bahan bakar minyak yang diberikan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I kepada para lembaga penyalur dalam penebusannya. Untuk bahan bakar minyak yang subsidi tidak dibebaskan berapapun yang ingin diambil karena sudah dialokasi namun berbeda dengan yang non subsidi yang dapat dilakukan penebusan berapapun yang diingikan para lembaga penyalur.
(Persero) MOR I dilakukan secara tunai. Namun perlu diketahui walaupun demikian bukan berarti tidak ada penjualan secara kredit yang dilakukan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I. Penjualan secara kredit tetap ada dilakukan tapi tidak dalam fungsi Retail Fuel Marketing melainkan di fungsi seperti Aviation. Dan penjualan secara kredit dilakukan tidak hanya dengan seenaknya saja melainkan harus memenuhi beberapa syarat tertentu seperti dalam pengambilan BBM (Bahan Bakar Minyak) dalam jumlah yang sangat besar.
B. SARAN
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari hasil penelitian ini yaitu sebagai berikut :
