TEORI ORGANISASI SENDIRI
“Struktur Organisasi Rumah Sakit Omni
Medical Center Pulomas”
Oleh :
ALFIAN 02150044
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI DAERAH UNIVERSITAS JAKARTA
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT OMNI MEDICAL
CENTER PULOMAS
Sumber : Rumah Sakit Omni Medical Center Pulomas
Adapaun uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah
sebagai berikut :
1. Kepala Bagian Patient Doctor Service
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Di bawah pengawasan dan pengarahan Wakil Direktur Medik menyusun
rencana pengembangan di bagian Patient Doctor Service.
b. Menyusun program dan jadwal kerja di bagian Patient Dokter service c. Menyusun anggaran bagian Patient Docter Service.
d. Merancang sistem dan prosedur kerja di bagian Patient Docter Service.
e. Bersama Koordinator FO merencanakan, menyusun dan menetapkan
kebijaksanaan serta tata tertib pelayanan di pengolahan data, admission dan
operator telepon.
f. Merencanakan pembinaan dan pengembangan karir tenaga di unit pengolahan
data, admission, operator telepon melalui pelatihan pendidikan,
g. Menampung keluhan - keluhan yang disampaikan baik oleh pasien maupun
Dokter RS Omni International untuk diteruskan kepada Direksi atau bagian
terkait.
h. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan dan peraturan atau tata tertib pelayanan
Rumah Sakit untuk admission, operator telepon dan pengolahan data.
i. Mengadakan evaluasi secara rutin dengan Kepala Wadir Medis, Koordinator
Admission dan seluruh stafnya melalui rapat rutin satu bulan sekali.
j. Mengusulkan kenaikan pangkat, gaji, penggantian, mutasi staf bagian
dibawahnya.
k. Mengendalikan pendayagunaan tenaga secara efektif dan efesien di Unit Rekam
Medis.
l. Bersama - sama koordinator FO merencanakan jumlah dan kategori tenaga di
unit masing - masing.
m. Memberikan supervisi kepada Koordinator FO, customer service rawat jalan
dan customer service rawat inap
n. Mengadakan evaluasi penilaian prestasi secara berkala untuk koordinator FO,
customer service rawat inap dan customer service rawat jalan 2. Humas
Tugas dan tanggung jawab
a. Membuat rencana pengadaan bentuk, cara, jenis informasi yang akan
disampaikan
b. Membuat perencanaan program kerja yang akan dilaksanakan c. Membuat kotak saran untuk menampung komplain pelanggan d. Membuat kuisener tentang kepuasan pelanggan
e. Merekapitulasi hasil kuesioner f. Menganalisa hasil kuesioner
g. Menyampaikan hasil rekapitulasi kepada Manajemen/Direktur
h. Melayani setiap pelanggan yang ingin mendapatkan informasi yang
akurat
i. Melakukan koordinasi dengan semua unit pelayanan untuk mendapatkan
informasi yang pasti dan lengkap
j. Memberikan saran tentang cara menyelesaikan setiap masalah keluhan
pelanggan
k. Menyampaikan informasi tentang Rumah Sakit kepada calon pelanggan, baik
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Melihat kondisi lapangan pada seluruh counter Front Office b. Membuat absensi seluruh staff Front Office
c. Melakukan Void apabila terjadi kesalahan transaksi d. Melakukan close transaksi pada sistem Q pro
e. Menginformasikan perubahan jadwal praktek dokter keseluruh counter Front
Office
f. Membuat laporan lembur,cuti,tukar dinas,izin, sakit ke koordinator untuk
dilanjutkan ke SDM Mencarikan pengganti untuk staff front Office yang sakit
ataupun izin mendadak
g. Menggantikan staff front office yang tidak masuk mendadak apabila tidak ada
pengganti
h. Menyelesaikan masalah yang terjadi dilapangan yang berhubungan dengan
keuangan
i. Memberikan penjelasan kepada pasien mengenai produk-produk yang ada di
RS.
j. Memperhatikan dokter yang sedang cuti maupun perubahan jadwal praktek dan
menginformasikan kepada staff dibawahnya.
k. Memperhatikan jam kedatangan dokter dan koordinasi dengan perawat poll
sehingga pelayanan kepada pasien berjalan dengan balk.
l. Memelihara suasana kerja yang balk antara pasien, keluarga dan petugas FO
agar merasa aman dan terlindung selama pelaksanaan pelayanan berlangsung. m. Membina kerjasama yang balk dengan koordinator lain balk keperawatan
maupun koordiantor umum lainnya, dan dengan seluruh karyawan rumah sakit. n. Memberi motivasi kepada tenaga FO untuk m,emelihara kebersihan ruangan
dan lingkungannya.
o. Meneliti pengisian Form pendaftaran apakah sudah lengkap atau belum.
p. Membuat laporan bulanan tentang kegiatan FO yang diserahkan kepada
Menejer PDS.
q. Membuat laporan berita acara tentang peralatan dan administrasi yang di
lakukan di luar standar peraturan rumah sakit.
r. Membuat laporan kejadian harian dan dilaporkan kepada manajer PDS. s. Mengawasi dan menilai pelaksanaan pelayanan yang telah ditentukan.
t. Melaksanakan penilaian terhadap upaya peningkatan pengetahuan dan
u. Melaksanakan penilaian dan mencantumkannya ke dalam daftar penilaian
pelaksanaan pekerjaan pegawai.
v. Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan serta fasilitas lain
secara efektif dan efisien. 4. Koordinator Front Office
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Melaksanakan fungsi perencanaan, meliputi:
1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga sesuai kebutuhan. 2) Merencanakan jenis dan jumlah peralatan sesuai kebutuhan.
3) Merencanakan dan menentukan jenis kegiatan pelayanan yang akan
diselenggarakan sesuai kebutuhan pasien. 4) Membuat standar operasional prosedur . 5) Membuat rencana kerja bulanan dan tahunan .
b. Melaksanakan fungsi penggerakan tenaga pelaksana, meliputi :
1) Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan yang dibawah
tanggung jawabnya (memimpin brieffing). 2) Menyusun dan mengatur daftar dings tenaga FO.
3) Melaksanakan program orientasi tenaga FO baru yang akan bekerja.
4) Memberi pengarahan dan motivasi kepada tenaga FO untuk melaksanakan
pelayanan kepada pasien sesuai ketentuan standar.
5) Mengadakan pertemuan berkala dengan pelaksana FO yang berada di
wilayah tanggung jawabnya.
6) Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang administrasi dan
pelayan antara lain melalui pertemuan seminar2 tentang produk P.S.
7) Mengenal jenis dan kegunaan produk kesehatan yang ada sesuai kebutuhan
pasien agar tercapai pelayanan yang optimal.
8) Memeriksa dan meneliti permintaan rutin meliputi kebutuhan alat tulis dan
alat lain yang dibuat oleh petugas inventaris bile setuju ditandatangani oleh
koordinator FO dan disetujui oleh menejer PDS.
9) Mengatur dan mengkoordinasikan pemeliharaan alat serta bertanggung
jawab atas peralatan agar selalu siap pakai 5. Informasi rawat inap
a. Registrasi pasien yang akan melakukan perawatan baik pasien lama maupun
pasien baru
b. Mencarikan kamar dan kelas bagi pasien yang akan melakukan perawatan
sesuai dengan permintaan
c. Menginformasikan kepada pasien tentang ketersediaan kamar
d. Memeriksa /mengecek kembali kelengkapan data pasien yang sudah diisi oleh
pasien mulai dari nama ,Denis kelamin alamat serta dokter pengirim
e. Menginformasikan tentang program discount kartu kredit yang sedang berlaku
saat ini sebelum pasien melakukan pembayaran
f. Memberikan informasi tentang uang muka yang harus dibayar pada saat pasein
masuk & menerima pembayaran uang muka
g. Meregistrasi pasien ODC sampai pembayaran pasien ODC h. Menerima pembayaran pasien Haemodialisa
i. Memberikan voucer Free Parking bagi pasien rawat inap
j. Membuat perkiraan biaya operasi dan menginformasikan ke pasien k. Menyelesaikan masalah waiting list permintaan kamar & Mutasi pasien
l. Membantu mengantarkan pasien yang akan dirawat inap & ODC ke OK apabila
perawat sedang sibuk
m. menerima pembayaran pasien pulang
n. Menerima pembayaran pasien pulang dengan Asuransi pada Hari Minggu &
Libur dan mengkonfirmasikan ke pihak asuransi
o. Mengoreksi kembali kwitansi pembayaran, uang slip kartu kredit, slip JP, dan
uang tuani yang akan diserahkan ke bagian keuangan.
p. Meyerahkan semua laporan,kwitansi pembayaran, slip kartu kredit, uang tunai
ke bagian keuangan 6. Kasir UGD
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Registrasi pasien yang akan melakukan perawatan baik pasien lama maupun
pasien baru
b. Mencarikan kamar dan kelas bagi pasien yang akan melakukan perawatan
sesuai dengan permintaan
c. Menginformasikan kepada pasien tentang ketersediaan kamar
d. Memeriksa (mengecek kembali kelengkapan data pasien yang sudah diisi oleh
e. Menginformasikan tentang program discount kartu kredit yang sedang
berlaku .saat ini sebelum pasien melakukan pembayaran .
f. Memberikan informasi tentang uang muka yang harus dibayar pada scat pasein
masuk & menerima pembayaran uang muka g. Menginput semua transaksi yang terjadi di UGD
h. Menerima pembayaran pasien yang tidak dirawat /rawat jalan
i. Memberikan formulir penolakan & persetujuan rawat inap ataupun penolakan
tindakan di UGD
j. Membuat perkiraan biaya operasi dan menginformasikan ke pasien k. Menyeiesaikan masalah waiting list permintaan kamar
l. Mengoreksi kembali kwitansi pembayaran,uang slip kartu kredit, slip JP, dan
uang tuani yang akan diserahkan ke bagian keuangan.
m. Menyerahkan semua laporan, kwitansi pembayaran, slip kartu kredit, uang tunai
ke bagian keuangan 7. Kasir Politeknik
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Menerima pendaftaran pasien Rawat Jalan balk melalui telepon ataupun datang
langsung
b. Meregistrasi pasien lama maupun baru kedalam sistem
c. Memeriksa /mengecek kembali kelengkapan data pasien yang sudah diisi oleh
pasien mulai dari nama ,Jenis kelamin alamat serta dokter pengirim d. Mencetak nomor antrian untuk ke dokter
e. Mengarahkan ke polikninik yang dituju
f. Menginput transaksi jasa dokter serta tindakan yang dilakukan di poliklinik g. memberikan informasi tentang program discount kartu kredit yang berlaku saat
ini sebelum pasien melakukan pembayaran. h. Menerima pembayaran pasien
i. Membuat laporan semua transaksi pasien yang sudah di billing j. Settlement mesin EDC kartu kredit bagi petugas shill 2
k. Mengoreksi kembali kwitansi pembayaran,uang slip kartu kredit,slip JP, dan
uang tunai yang akan diserahkan ke bagian keuangan. 8. Admission
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Meregistrasi pasien yang akan berkonsultasi dengan dokter b. Mengecek kelangkapan data Formulir pendaftaran pasien baru
d. Menclata dokter yang tidak praktek /cuti untuk di informasikan kepada pasien
apabila pasien langsung datang
e. Memberikan formulir Permintaan Dokter Spesialis apabila pasien ingin pindah
dokter
f. Menghubungi dokter spesialis tertentu untuk menginformasikan bahwa pasien
sudah datang
g. Menberikan nomor antrian dokter melalui sistym Q Matiq
h. Memberikan Informasi kepada pasien dimana letak ruangan dokter yang dituju i. Mendata dokter yang tidak praktek/cuti untuk diinformasikan kepada pasien
apabila pasien langsung datang. 9. Kasir Penunjang
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Menerima pasien langsung,Rawat Jalan,Rawat inap maupun Emergency balk
pembayaran dengan menggunakan Asuransi atau perusahaan maupun
pembayaran secara pribadi
b. Menyiapkan dan memberikan formulir untuk pemeriksaan laboratorium atau
Radiologi
c. Meregistrasi pasien lama maupun baru kedalam sistem
d. Memeriksa /mengecek kembali kelengkapan data pasien yang sudah diisi oleh
pasien mulai dari nama „Janis kelamin , alamat serta dokter pengirim
e. Menginput jenis pemeriksaan sesuai dengan permintaan yang tertera pada
formulir
f. memberikan informasi tentang program discount kartu kredit yang berlaku scat
ini sebelum pasien melakukan pembayaran. g. Menerima pembayaran pasien
h. Mengarahkan pasien ke laboratorium atau radiologi sesuai dengan
pemeriksaannya
i. Memberikan informasi kepada pasien tentang persiapan yang harus dilakukan
sebelum pemerisaan Laboratorium maupun radiologi
j. Membuat laporan semua transaksi pasien yang sudah di billing k. Settlement mesin EDC kartu kredit bagi petugas shift 2
l. Mengoreksi kembali kwitansi pembayaran,uang slip kartu kredit,slip JP,dan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Menerima pendaftaran pasien Rawat inap dengan menggunakan jaminan
asuransi atau perusahaan
b. Membuat formulir jaminan perusahaan/asuransi atau membuat SJP bagi peserta
Askes
c. Konfirmasi awal ke perusahaan /asuransi menginformasikan bahwa peserta
akan dirawat
d. Menginformasikan kepada pasien mengenai benefit eta akses yang harus
dibayar
e. Menginformasikan kepada pasien apabila jaminan / kartu asuransi ditolak f. Konfirmasi ke perusahaan/asuransi mengenai obat obatan atau tindakan yang
akan dilakukan
g. Konfirmasi billing sementara ke perusahaan / asuransi apabila transaksi sudah
over limit
h. Follow up semua formulir yang harus diisi oleh dokter agar jaminan bisa
diterbitkan oleh asuransi
i. Melengkapi semua dokumen / formilir yang dibutuhkan oleh
asuransi/perusahaan
j. Konfirmasi akhir jumlah transaksi keseluruhan pada saat pasien akan pulang k. Menginformasikan kepada pasien mengenai jumlah akses yang liarus dibayar
pada saat pasien akan pulang
11. Koordinasi customer service rawat jalan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Melaksanakan fungsi perencanaan, meliputi:
1) Merencanakan peningkatan pelayanan kepada customer sesuai dengan
kebutuhan
2) Membuat standar operasional prosedur 3) Membuat rencana kerja bulanan dan tahunan
4) Merencanakan kebutuhan tenaga untuk informasi, doorman tian optel. b. Melaksanakan fungsi pelaksana, meliputi :
1) Mengunjungi pasien rawat jalan untuk meminta masukan dan saran, tiap
hari 3 pasien.
2) Mungumpulkan survey setiap hari kecuali hari libur
3) Menkoordinasikan komplain yang diperoleh dengan pihak terkait dan
4) Membuat lanoran harian dan dilaporkan kepada menejer PDS dan mengolah
data complaint yang diterima.
5) Memastikan apakah pelayanan rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku, apabila tidak koordinasi dengan pihak terkait.
6) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerjasama
dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan. 7) Mengingatkan pasien untuk kontrol lewat SMS.
8) Memelihara suasana kerja yang baik antara pasien, keluarga dan petugas di
RS agar merasa amen dan terlindung selama pelaksanaan pelayanan
berlangsung.
9) Membina kerjasama yang baik dengan koordinator lain baik keperawatan
maupun koordiantor umum
10) lainnya, seluruh karyawan rumah sakit.
11) Memberi motivasi kepada petugas yang lain dalam memelihara kebersihan
ruangan dan lingkungannya.
12) Menjaga hubungan baik dengan dokter dan meminta masukan untuk
meningkatkan pelayanan.
13) Membuat jadwal dinas untuk optel, doorman dan informasi.
14) Menyediakan brosure mengenai informasi fasilitas RS ditempat brosure
yang disediakan, dan bertanggung jawab agar tempat brosure tidak kosong. 15) Mengirim kartu ucapan kepada pasien
c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian meliputi: 1) Mengawasi dan mengevaluasi pelayanan kepada customer
2) Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan serta Fasilitas
secara efektif dan efisien di bagian PDS.
3) Mengontrol pelayanan optel, doorman dan informasi 12. Koordinator customer service rawat inap dan dokter
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Melaksanakan fungsi perencanaan, meliputi:
1) Merencanakan peningkatan pelayanan kepada customer sesuai dengan
kebutuhan
2) Membuat standar operasional prosedur 3) Membuat rencana kerja bulanan dan tahunan b. Melaksanakan fungsi pelaksana, meliputi :
2) Mengumpulkan survey setiap hari kecuali hari libur untuk semua pasien
yang akan pulang.
3) Menkoordinasikan komplain yang diperoleh dengan pihak terkait dan
followup kepada pasien
4) Membuat laporan harian dan laporan bulanan yang dilaporkan kepada
menejer PDS
5) Memastikan apakah pelayanan rawat inap sesuai dengan ketentuan yang
berlaku, apabila tidak koordina dengan pihak terkait.
6) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerjasama
dengan berbagai pihak yar terlibat dalam pelayanan.
7) Mengenal jenis dan kegunaan barang / peralatan sesuai kebutuhan pasien
agar tercapai pelayanan ya optimal.
8) Memelihara suasana kerja yang baik antara pasien, keluarga dan petugas di
RS agar merasa aman d terlindung selama pelaksanaan pelayanan
berlangsung.
9) Membina kerjasama yang balk dengan koordinator lain balk keperawatan
maupun koordiantor umu lainnya, seluruh karyawan rumah sakit.
10) Memberi motivasi kepada petugas yang lain dalam memelihara kebersihan
ruangan dan lingkungannya. 11) Mengatur jadwal praktek dokter.
12) Membuat rekapan absensi dokter spesialis yang praktek
13) Setiap hari memastikan dokter yang praktek dan yang cuti agar pelayanan
berjalan balk dan koordinE dengan FO, Informasi dan Poliklinik
14) Menginpu dokter baru, membuat speed dial, kartu nama, papan nama serta
kelengkapan administrasi lair 13. Customer service counter international
Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Melaksanakan fungsi perencanaan, meliputi:
1) Merencanakan peningkatan pelayanan kepada customer sesuai dengan
kebutuhan
1) Mendampingi pasien expatrioat yang berobat sampai dengan pasien pulang
dan minta masukan maupun saran.
2) Mengunjungi pasien expatriot yang sedang dirawat setiap hari. 3) Mungumpulkan survey setiap hari kecuali hari libur
4) Menkoordinasikan komplain yang diperoleh dengan pihak terkait dan
followup kepada pasien
5) Membuat laporan harian dan dilaporkan kepada menejer PDS
6) Memastikan apakah pelayanan pasien expatriot rawat jalan maupun rawat
inap sesuai dengan ketentuan yang berlaku, apabila tidak koordinasi dengan
pihak terkait.
7) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerjasama
dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan.
8) Memelihara suasana kerja yang baik antara pasien, keluarga dan petugas di
RS agar merasa aman dan terlindung selama pelaksanaan pelayanan
berlangsung.
9) Membina kerjasama yang bark dengan koordinator lain baik keperawatan
maupun koordiantor umum lainnya, seluruh karyawan rumah sakit.
10) Memberi motivasi kepada petugas yang lain dalam memelihara kebersihan
ruangan dan lingkungannya.
c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian meliputi: 1) Mengawasi dan mengevaluasi pelayanan kepada customer
2) Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan serta Fasilitas
