ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN
DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN
PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8
SURABAYA
Afifah Noor Fitriani, Tri Lestari, Arief Rahman
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.Metode yang digunakan penulis adalah metode analisis kualitatif deskriptif dengan cara wawancara, observasi dan dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa adanya beberapa kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada perusahaan yang dapat menyebabkan pengendalian intern perusahaan menjadi lemah, yaitu 1) adanya perangkapan tugas terhadap fungsi keuangan yang bertugas sebagai pecatatan waktu hadir yang merangkap sebagai fungsi pembuatan daftar gaji pegawai, 2) proses pencatatan waktu yang hanya menggunakan
username dan kode password sehingga dapat terjadi manipulasi daftar presensi, 3) terjadi kesalahan dalam memasukkan data penggajian pegawai saat melakukan proses
upload data penggajian ke software SAP.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Sistem Pengendalian Intern.
ABSTRACT
This research aims to determine payroll accounting information system in order to improve internal control at PT Kereta Api Indonesia ( Persero ) Daop 8 Surabaya. The method used is descriptive qualitative analysis method by interview, observation and documentation. The results showed that there were some weaknesses in the payroll accounting information system company that may cause the company’s internal control is becoming weaker, namely 1) that a number of financial duties towards the function served as timekeeper present that doubles as a generator function payroll, 2) the process of recording time using only a username and a password code so it can happen manipulation presence list, 3) there was an error in entering payroll data when the employee payroll data upload process to SAP software.
Keywords : Payroll Accounting Information Systems, Internal Control System.
PENDAHULUAN
Menghadapi era globalisasi, perekonomian Indonesia diharapkan dapat
berkembang dengan pesat. Perkembangan dunia usaha ini akan mempengaruhi ruang
permasalahan yang dihadapi oleh manajemen semakin kompleks. Hal ini menyebabkan
pimpinan melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahan, namun tanggung
jawab akhir tetap berada pada pimpinan.
Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia.
Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan menurut Hariandja (2002) merupakan
salah satu faktor penting bagi kelangsungan hidup dan kemajuan organisasi, karena
dapat secara langsung mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri. Hal ini menuntut
organisasi untuk lebih memperhatikan sumber daya manusia yang berkualitas salah satu
caranya adalah dengan memberikan balas jasa yang berupa pembayaran gaji dan upah
secara memadai kepada karyawannya sebagai bentuk penghargaan atas prestasi kerja
yang diberikan kepada organisasi agar pegawai tersebut dapat bekerja dengan tenang,
penuh semangat dan disiplin sehingga mereka dapat memberikan kontribusi yang
maksimal kepada organisasi.
Mengingat perannya yang penting dalam meningkatkan produktivitas pegawai,
maka gaji dan upah yang diberikan harus ditata dalam suatu Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang memadai. Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan yang baik akan diperlukan perusahaan, karena bisa
mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan, penyelewengan, dan kecurangan yang
dapat merugikan karyawan atau perusahaan.
Sistem akuntansi yang baik dapat memperlihatkan prosedur urutan kegiatan
sehingga secara otomatis pengawasan telah berjalan. Bila ada kejanggalan didalam
kegiatan operasi perusahaan, maka akan mudah ditelusuri kembali sehingga dapat
mengetahui timbulnya masalah dan manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan
serta langkah-langkah apa yang akan dilakukan guna mengatasi masalah tersebut.
Dengan demikian terjadi hubungan yang erat antara sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan dengan pengendalian intern dalam perusahaan termasuk pengendalian
intern penggajian.
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) atau dapat di singkat KAI atau juga PT. KAI
merupakan salah satu badan usaha milik negara yang bergerak dibidang jasa yaitu
memberikan pelayanan transportasi kepada masyarakat. Sebagai salah satu perusahaan
KAI Daop 8 Surabaya memiliki banyak tenaga kerja dengan berbagai bagian yang
berbeda. Salah satu masalah yang pasti dihadapi oleh perusahaan adalah masalah
penggajian. Sehingga demi mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam menetapkan
gaji yang seharusnya diberikan, maka PT. KAI Daop 8 Surabaya telah menetapkan
sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi, dimana sistem tersebut didukung oleh
prosedur-prosedur dengan tujuan untuk memperoleh informasi yang akurat, tepat waktu
dan relevan.
Dengan adanya pengembangan sistem informasi tersebut di PT. KAI (Persero)
telah memberikan kemudahan bagi pihak perusahaan dalam menghadapi
masalah-masalah yang mungkin terjadi pada proses penggajian tersebut dilakukan. Terutama,
bagi pihak manajer yang secara individual tidak mungkin dapat secara langsung
mengawasi seluruh jalannya aktifitas penggajian. Sehingga, dengan adanya penerapan
sistem informasi diharapkan dapat menciptakan suatu prosedur dan metode serta cara
yang baik demi terlaksana suatu struktur pengendalian intern yang baik.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem informasi akuntansi
penggajian dalam rangka meningkatkan pengendalian intern pada PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.
METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Menurut Bodgan dan
Taylor yang dikutip Moleong (2011;4) penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian
yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang
dan perilaku yang dapat diamati.
Jenis dan Sumber data
1. Data Primer (Primary Data)
Merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti dengan cara langsung dari
sumbernya. Data primer yang diperoleh penulis antara lain :
a. Hasil observasi penulis terhadap PT. KAI (Persero).
b. Hasil wawancara dengan pihak-pihak terkait khususnya mengenai sistem dan
2. Data Sekunder (Secondary Data)
Merupakan data yang diperoleh tidak langsung dari sumbernya. Data sekunder dapat
berupa bukti, dokumen, catatan ataupun bukti historis baik yang dipublikasikan
maupun yang tidak dipublikasikan, serta literatur ilmiah yang berhubungan dengan
sistem akuntansi penggajian.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Teknik Wawancara
Ialah proses komunikasi dengan cara tanya jawab dengan subjek yang akan
diteliti.
2. Teknik Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data dimana peneliti melakukan pengamatan
langsung terhadap objek yang akan diteliti.
3. Teknik Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang didapat melalui proses wawancara dan
observasi.
4. Study Kepustakaan
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca, mempelajari
literatur-literatur berupa buku-buku, catatan kuliah dan sumber bacaan lain berupa
tulisan-tulisan ilmiah lainnya yang berhubungan dengan objek yang akan diteliti.
Teknik Analisis Data
Untuk menganalisis data yang telah terkumpul, penulis membandingkan antara
teori dengan implementasinya pada perusahaan. Adapun teknik analisis data yang
dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Mengidentifikasi dan menganalisis data mengenai sistem informasi akuntansi
penggajian, seperti struktur organisasi, alur sistem penggajian dan
dokumen-dokumen terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya melalui observasi langsung
pada perusahaan dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait pada sistem
2. Menganalisis kualitatif deskriptif sistem informasi akuntansi penggajian yang
terkomputerisasi yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan
melihat apakah segala tahap dalam sistem ini berjalan sesuai dengan peraturan
yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan teori pendukung, serta melihat proses
pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian dan prosedur penggajian.
3. Menganalisis kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian yang ada pada
PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya, serta mengevaluasi dari teori sistem
akuntansi penggajian dan mencari solusi terbaik yang dapat disarankan kepada
perusahaan agar pelaksanaan penggajian dan sistemnya secara keseluruhan
memadai.
4. Menganalisis rekomendasi solusi terhadap hasil penelitian terhadap hasil
penelitian berdasarkan kelemahan sistem informasi akuntansi penggajian yang
ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
5. Memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah melakukan
rekomendasi solusi yang ada pada PT. KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Diskripsi Objek Penelitian
PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang selanjutnya disingkat sebagai KAI atau
“Perseroan” adalah Badan Usaha Milik Negara yang menyediakan, mengatur, dan
mengurus jasa angkutan kereta api di Indonesia. KAI didirikan sesuai dengan akta
tanggal 1 Juni 1999 No. 2, yang dibuat di hadapan Imas Fatimah, S.H., Sp.N., Notaris di
Jakarta, dan kemudian diperbaiki kembali sesuai dengan akta tanggal 13 September
1999 No. 14. Akta pendirian tersebut telah mendapat pengesahan dari Menteri
Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan tanggal 1 Oktober 1999 No.
C-17171 HT.01.01.TH.99 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik
Indonesia tanggal 14 Januari 2000 No. 4 Tambahan No. 240/2000.
Babak baru pengelolaan KAI dimulai ketika PJKA diubah menjadi Perusahaan
Umum Kereta Api (Perumka) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 57 Tahun 1990.
Dengan status barunya sebagai perusahaan umum, Perumka berupaya untuk
Perumka menawarkan tiga kelas layanan, yaitu kelas eksekutif, bisnis, dan ekonomi.
Untuk mendorong Perumka menjadi perusahaan bisnis jasa, pada tanggal 3 Februari
1998 pemerintah menetapkan pengalihan bentuk Perusahaan Umum (Perum) Kereta
Api menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 19
Tahun 1998. Dengan status barunya, KAI beroperasi sebagai lembaga bisnis yang
berorientasi laba. Untuk tetap menjalankan sebagian misinya sebagai organisasi
pelayanan publik, pemerintah menyediakan dana Public Service Obligation (PSO).
Hasil Penelitian
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya telah menggunakan System
Application and Product (SAP) yaitu sebuah package software ERP yang
dikembangkan untuk mendukung sebuah organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. Salah satu SAP yang digunakan dan
terkait dengan penggajian adalah SAP Payroll yaitu sistem yang menghitung proses
penggajian pegawai yang terintegritas dengan aplikasi SAP HR (Human Resources
Management). Penggajian Pegawai dilakukan pada tanggal 25 bulan berjalan melalui
rekening bank masing-masing pegawai.
1. Analisis Prosedur Penggajian PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya
Analisis Prosedur Pencatatan Waktu Hadir (Absensi)
Pencatatan waktu hadir (absensi) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop
8 Surabaya dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi e-Office.
Prosedur pencatatan waktu dengan aplikasi e-Office hanya perlu memasukkan
username dan kode password pegawai masing-masing, tidak menutup
kemungkinan hal ini menyebabkan pegawai masih bisa melakukan proses absensi
yang di kerjakan oleh pegawai lain (penitipan absensi).
Analisis Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Pembuatan daftar gaji pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8
Surabaya dilakukan oleh bagian SDM. Fungsi SDM itu sendiri membuat daftar
gaji. Data yang dipakai sebagai pembuatan daftar gaji pegawai adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan jabatan, pemberhentian
dilakukan dalam pembuatan daftar gaji pegawai antara lain seperti mengumpulkan
waktu kehadiran yang dapat diperoleh dari pencatatan waktu hadir yang telah
dilakukan secara online dan menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada
masing-masing pegawai.
Analisis Prosedur Pembayaran Gaji
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya dalam melaksanakan gaji
dan tunjangan tentunya sangat diperlukan ketelitian dan kecermatan dimulai dari
pengisian data sampai kepada proses perhitungan. Hal ini dimaksudkan agar
besarnya jumlah gaji yang akan diterima pegawai sesuai dengan apa yang harus
diterima oleh setiap pegawai berdasarkan produktivitas yang diberikan oleh
pegawai tersebut. Dalam prosedur pembayaran gaji melalui SAP terdapat kendala
yang dialami oleh bagian SDM yaitu terdapat kesalahan dalam memasukan data
pegawai misalnya salah memasukan nomor induk pegawai yang mengakibatkan
terjadinya gagal upload dalam program system application and product (SAP), dan
mengakibatkan proses pembuatan gaji terhambat.
2. Analisis Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya
Analisis Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang baik dalam perusahaan adalah struktur organisasi
yang memisahkan antara tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian organisasi.
Pemisahan tugas yang jelas pada masing-masing bagian akan mempermudah
pekerjaan, sehingga pegawai dapat bekerja sesuai dengan kedudukannya. Namun
pengendalian intern sistem informasi akuntansi penggajian pada struktur organisasi
PT Kereta Api Indonesia (Persero) daop 8 Surabaya memiliki fungsi dan
bagian-bagian yang belum terpisah dengan baik. Hal ini ditunjukkan dengan perangkapan
tugas pada bagian Keuangan, dimana fungsi Keuangan sebagai fungsi pencatat
waktu hadir merangkap sebagai pembuat daftar gaji. Perangkapan tugas tersebut
dapat mengakibatkan terjadinya kecurangan dalam perhitungan gaji sehingga
pemberian gaji tidak sesuai dengan kinerja pegawai. Dalam sistem pengendalian
Analisis Sistem Otorisasi
Sistem wewenang dalam suatu organisasi merupakan alat bagi manajemen
untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan yang terjadi dan untuk
menghindari tindak kecurangan yang mungkin bisa terjadi.
Presensi sebagai dasar bagi perusahaan untuk menentukan besarnya gaji
pegawai. Presensi dengan aplikasi e-Office yang digunakan perusahaan kurang
efisien, dikarenakan proses absensinya hanya menggunakan username dan kode
password pegawai sehingga dapat terjadi proses penitipan absen dengan
memberikan username dan kode password-nya ke pada sesama pegawai pada
waktu pegawai yang bersangkutan belum datang bekerja.
Analisis Prosedur Pencatatan
Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan pendapatan pegawai
direkonsiliasi dengan daftar gaji pegawai. Catatan pendapatan pegawai pada PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 surabaya dibuat oleh bagian layanan SDM
untuk mengumpulkan semua pendapatan yang diperoleh masing-masing pegawai.
Dokumen yang merupakan sumber pencatatan kedalam catatan penghasilan
pegawai adalah daftar gaji. Oleh karena itu untuk mengecek ketelitian data yang
dicantumkan dalam catatan pengendalian intern mewajibkan diadakannya
rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam data pendapatan pegawai
dengan daftar gaji.
Analisis Praktik Yang Sehat
Praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit organisasi
bertujuan agar pelaksanaan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
seperti, pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenarannya dan ketelitian
perhitungannya oleh bagian Keuangan sebelum dilakukan proses pemasukan data
gaji ke SAP Payroll oleh bagian Unit SDM.
Interprestasi Kelemahan
a. Adanya perangkapan tugas pada bagian pencatat waktu hadir merangkap sebagai
b. Presensi dengan aplikasi e-Office yang hanya memasukkan username dan kode
password tidak menutup kemungkinan hal tersebut menyebabkan pegawai masih
bisa melakukan proses absensi yang di kerjakan oleh pegawai lain (penitipan
absensi).
c. Saat akan melakukan pemostingan data penggajian melalui sistem SAP terjadi
kesalahan dalam memasukan data pegawai misalnya salah memasukan nomor
induk pegawai yang mengakibatkan terjadinya gagal upload dalam program
system application and product (SAP), sehingga mengakibatkan proses
pembuatan gaji terhambat.
Solusi
a. Peneliti mengusulkan adanya pemisahan tugas antara fungsi pencatat waktu
hadir dengan fungsi pembuat daftar gaji.
b. Peneliti mengusulkan adanya pembaharuan sistem finger print yang saat ini
banyak digunakan oleh perusahaan besar dan bisa memungkinkan tidak akan
terjadinya proses titip absen dan menghindari kecurangan jam kerja.
c. Peneliti mengusulkan sebelum meng-upload data ke dalam program system
application and product (SAP) sebaiknya dilakukan pengecekkan atas
kelengkapan atau kebenaran dari data-data yang akan dimasukan.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8
Surabaya terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian dalam rangka
meningkatkan pengendalian intern, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Secara garis besar, Sistem Informasi Akuntansi dalam prosedur penggajian yang
dijalankan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya telah
berjalan dengan baik, yaitu sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh
perusahaan.
2. Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan oleh PT. Kereta Api Indonesia
menggunakan System Application and Product (SAP) Payroll yang telah
diberlakukan sejak 1 Juni 2013 lalu.
3. Berdasarkan dari hasil penelitian terdapat kelemahan-kelemahan dalam sistem
dan proses penggajian pada PT kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya.
Hal ini dapat menyebabkan pengendalian intern yang diterapkan menjadi lemah,
ini dapat di nilai dari :
a) Terdapat perangkapan fungsi keuangan yang bertugas sebagai pecatatan
waktu hadir merangkap sebagai fungsi pembuatan daftar gaji pegawai.
b) Kondisi presensi yang hanya menggunakan username dan kode password
tidak menutup kemungkinan terjadi manipulasi daftar presensi.
c) Pada saat pemostingan data melalui sistem SAP terjadi kesalahan dalam
memasukkan data penggajian yang dilakukan oleh bagian Unit SDM
sehingga memperlambat proses upload data penggajian pegawai ke sistem
SAP.
SARAN
Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan, maka peneliti dapat memberikan saran
atau rekomendasi tentang perbaikan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. Berikut saran atau rekomendasi
peneliti :
1. Memperbaiki struktur organisasi yang ada dalam perusahaan dengan melakukan
pemisahaan tugas yang jelas antara fungsi pencatat waktu hadir dan fungsi
pembuat daftar gaji.
2. Mengganti proses pencatatan waktu yang menggunakan aplikasi e-Office dengan
menggunakan mesin finger print (sidik jari) sehingga meminimalisir kecurangan
dalam proses presensi.
3. sebelum proses upload data ke dalam program system application and product
(SAP) sebaiknya dilakukan pengecekkan atas kelengkapan atau kebenaran dari
DAFTAR PUSTAKA
Hariandja, M. T. E 2002. Retrived Februari 25, 2016. From humancapitaljournal.com/pengertian-sumber-daya-manusia/
Hery 2012, Sistem Informasi Akuntansi, Bumi Aksara, Jakarta.
Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta.
Mardi 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Bogor.
Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi dan Kanaka Puradiredja 2004, Pemeriksaan Akuntansi, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Jakarta: Salemba Empat.
Moelong, Lexy J 2011, Metodologi Penelitian Kualitatif, Rosdakarya, Bandung. Narko 2004, Sistem Pengendalian Manajemen, Yogyakarta: Grasindo.
Romey, Marshall B dan Staibart, Paul John 2004, Sistem Informasi Akuntansi, jilid I, Edisi Kesembilan, Jakarta: Salemba Empat.
Sujarweni, V. Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta.
Suwarjono 2005, Teori Akuntansi, Yogyakarta: BPFE.