64 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat
Mongky Clothing Banjarmasin adalah perusahaan semimanufaktur yang bergerak di bidang konveksi yang didukung oleh sumber daya yang kompeten di bidangnya. Mongky Clothing Banjarmasin memberikan layanan pembuatan kaos dari lengan pendek sampai lengan panjang dan dari satu warna sampai empat warna, serta juga memberikan layanan pembuatan jaket berupa varsity, hoodie dan sweater, mulai dari konsultasi desain, produksi, hingga packing melalui pemesanan baik satuan maupun lusinan. Mongky Clothing Banjarmasin sudah berdiri sejak 07 Desember 2009 dengan Surat Ijin Usaha Perdagangan Mikro Nomor : 503-090/SIUP.MIK.B-VIII/DPMPTSP/2017 yang berlokasi di Jalan Bali No. 9 RT 18 Banjarmasin dengan dipimpin langsung oleh pemilik usaha yaitu Muhammad Firdaus S,iKom, S.H.
Mongky Clothing Banjarmasin memiliki 15 karyawan untuk menunjang kelancaran operasi kegiatan usaha dan beroperasi dari pukul 09:00-22:00 WITA setiap hari. Jenis usaha Mongky Clothing Banjarmasin berupa Comanditaire Venootschap (CV) dengan nama CV. Banua Lima, dengan modal awal sebesar Rp
200.000.000. Mongky Clothing Banjarmasin dalam hal pembuatan kaos dan jaket skala kecil dan penjualan skala besar telah melayani berbagai pesanan dari dalam dan luar daerah.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapkan dan diinginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Adanya struktur dalam sebuah organisasi memberikan kejelasan tanggung jawab pada setiap anggotanya dan kejelasan uraian tugas setiap anggotanya sehingga dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
Setiap perusahaan tentunya memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkup kegiatan usaha yang dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada perusahaan ini, pimpinan tidak langsung turun tangan menangani perusahaan tersebut.
Adapun struktur organisasi pada Mongky Clothing dapat dilihat pada bagan berikut :
Bagan 1
Struktur Organisasi Mongky Clothing Banjarmasin
Sumber : Mongky Clothing Banjarmasin, 2018
Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat menunjukkan bahwa struktur organisasi yang diterapkan oleh Mongky Clothing Banjarmasin adalah struktur organisasi garis, hal tersebut dikarenakan struktur organisasi yang diterapkan oleh Mongky Clothing Banjarmasin memiliki sistem yang berjalan dari atas ke bawah sedangkan tanggung jawab berjalan dari bawah ke atas. Berikut merupakan wewenang dan tanggung jawab masing-masing pada Mongky Clothing Banjarmasin :
1) Pimpinan
Pimpinan atau pemilik merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya bisnis Mongky Clothing Banjarmasin yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
a) Mengkordinir bagian yang berada dibawah wewenangnya. b) Bertanggung jawab terhadap perkembangan dan
kelancaran usaha yang dijalankan.
c) Memotivasi para karyawan agar bekerja dengan giat dan tekun
2) Supervisor
Supervisor mempunyai peranan penting dalam menjaga hubungan antara pimpinan dan seluruh bagian yang terlibat. Berikut ini adalah tugas dan wewenang supervisor yaitu sebagai berikut :
a) Mengkordinasikan semua bagian agar dapat bekerja sama dengan baik.
b) Membuat job list untuk semua bagian (Bagian Marketing, Desainer, Kasir, Keuangan, Gudang)
c) Bertanggung jawab atas hasil kerja semua bagian d) Membuat jadwal kegiatan kerja untuk karyawan
e) Menjadwalkan dan mengadakan briefing bersama karyawan
3) Bagian Marketing
Bagian marketing memiliki fungsi, yaitu fungsi penjualan. Tugas dan tanggung jawab bagian penjualan sebagai berikut :
a) Melayani pelanggan yang datang
b) Membuat perencanaan penjualan dalam jangka waktu 3 bulan kedepan
c) Merekomendasikan strategi penjualan kepada supervisor dan pimpinan.
d) Menjalin hubungan baik serta mempertahankan pelanggan.
e) Memastikan pencapaian target penjualan, baik penjualan secara online maupun offline.
4) Bagian Desainer
Bagian desainer memiliki fungsi, yaitu fungsi pembuatan desain. Tugas dan tanggung jawab bagian desainer sebagai berikut :
a) Melayani pelanggan yang datang.
b) Mendesain baju sesuai keinginan pelanggan.
c) Melayani pelanggan secara online seperti via chat dan social media.
d) Mencari isu terkini agar dapat mengupload desain – desain terbaru di toko online.
e) Mengambil baju yang sudah selesai di sablon di tempat produksi
5) Bagian Kasir
Bagian kasir memiliki fungsi, yaitu fungsi kasir. Tugas dan tanggung jawab bagian kasir sebagai berikut :
a) Melayani pelanggan yang datang. b) Membuat nota penjualan.
c) Mencatat pemasukan kas dari penjualan tunai, uang muka, serta piutang.
d) Bertanggung jawab atas pengeluaran serta pemasukan uang kas atas transaksi yang terjadi pada Mongky Clothing Banjarmasin.
e) Membuat laporan penjualan (Kas Masuk) harian. 6) Bagian Pembukuan
Bagian pembukuan memiliki fungsi, yaitu fungsi pembukuan. Tugas dan tanggung jawab bagian pembukuan sebagai berikut:
a) Membuat laporan penjualan harian, mingguan serta bulanan.
b) Membuat laporan keuangan.
c) Memberikan seluruh laporan yang dikerjakan kepada supervisor serta pimpinan.
d) Mengendalikan biaya serta arus kas. 7) Bagian Gudang
Bagian gudang memiliki fungsi, yaitu fungsi gudang. Tugas dan tanggung jawab bagian gudang sebagai berikut :
a) Mengecek persediaan yang datang apakah sesuai dengan standar persediaan.
b) Mengambil persediaan yang diperlukan untuk keperluan produksi.
c) Memasukkan persediaan yang datang ke gudang. d) Mencatat persediaan yang masuk dan keluar. e) Memastikan stok barang sesuai kebutuhan. 8) Bagian Produksi
a) Menyablon baju pesanan pelanggan.
b) Memastikan baju yang disablon selesai sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
c) Menjaga kualitas sablon.
2. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Mongky Clothing Banjarmasin
Mongky Clothing Banjarmasin adalah perusahaan semi manufaktur yang bergerak di bidang konveksi yang memberikan layanan pembuatan kaos dan jaket mulai dari konsultasi desain, produksi, hingga packing melalui pesanan dengan skala kecil dan juga menerima penjualan skala besar berupa kaos dan jaket sesuai desain oleh pemesan. Konveksi dalam skala kecil, produk pesanan yang dibuat satuan oleh Mongky Cltohing Banjarmasin yaitu membuat kaos
baik lengan pendek atau lengan panjang dengan perbedaan harga berdasarkan warna sablon kaos dari satu warna sampai empat warna serta membuatkan jaket yaitu ada hoodie dan sweater yang memiliki perbedaan harga sesuai jenis jaket yang dipesan. Dalam penjualan skala besar atau lusinan yang dijual oleh Mongky Clothing Banjarmasin berupa kaos dan jaket yang dapat di desain oleh pemesan, untuk penjualan kaos yang dapat dipesan tersebut berupa kaos lengan pendek dan lengan panjang dengan perbedaan harga terletak pada jumlah lusinan yang dipesan dari 1-3 lusin..Pembayaran dilakukan dengan menerima uang muka terlebih dahulu rata-rata sebesar 30% dari total harga penjualan yang telah dipesan, dan setelah barang selesia baru dibayar sisanya.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berjalan pada Mongky Clothing Banjarmasin yaitu sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dan piutang.
a. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin
Penerapan sistem informasi penerimaan kas dari penjualan tunai terdiri dari deskripsi pokok, informasi yang diperlukan manajemen, fungsi yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, bagan alir dokumen, dan unsur pengendalian intern.
1) Deskripsi Pokok
Penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin dimulai saat pelanggan datang secara langsung ke toko untuk memesan baju dan melakukan pelunasan pada pesanan. Saat pelanggan sudah selesai mendesain kaos yang diinginkan, menentukan warna kaos dan ukurannya, fungsi desainer mencatat produk yang dipesan yang kemudian perlu dilakukan pelunasan oleh pelanggan. Setelah uang diterima oleh fungsi kasir, fungsi kasir menyerahkan nota rangkap pertama kepada pelanggan. Nota rangkap kedua digunakan fungsi kasir untuk mencatat uang yang masuk ke data arus kas, setelah itu fungsi pembukuan juga mencatat transaksi ke laporan penjualan bulanan.
2) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin yaitu :
a) Informasi data produk berupa nama produk dan jumlah produk;
b) Data Pelanggan;
3) Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin sebagai berikut :
a) Fungsi Desainer
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi desainer yaitu :
(1) Melayani pelanggan dengan membuatkan desain kaos sesuai permintaan pelanggan;
(2) Mencatat pesanan pelanggan di kertas kecil untuk diserahkan ke bagian kasir.
b) Fungsi Kasir
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi kasir yaitu : (1) Menerima kas sebagai pembayaran dari pelanggan; (2) Mengisi dan menyerahkan nota kepada pelanggan; (3) Membuatkan pencatatan Laporan arus kas harian
berdasarkan nota. c) Fungsi Pembukuan
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi pembukuan yaitu :
(1) Membuatkan pencatatan laporan penjualan harian dan bulanan;
4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem a) Prosedur pelayanan penjualan
Prosedur ini melibatkan fungsi desainer untuk melayani keinginan pelanggan dalam hal desain, jenis produk, warna produk, serta ukuran produk.
b) Prosedur penjualan tunai
Prosedur ini dilakukan setelah pelanggan selesai dalam mendesain serta menentukan produk yang diinginkan, lalu bagian kasir akan melakukan transaksi penjualan tunai dengan menuliskan nota penjualan dan menyerahkan nota penjualan lembar pertama kepada pelanggan.
c) Prosedur penerimaan kas
Prosedur ini dilaksanakan oleh kasir saat menerima uang pembayaran atas pembelian secara tunai.
d) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Fungsi kas melakukan pencatatan penerimaan kas dari penjualan produk secara tunai ke arus kas kemudian fungsi pembukuan juga melakukan pencatatan penerimaan kas dari penjualan secara tunai ke dalam buku besar penjualan.
5) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Mongky Clothing Banjarmasin dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah nota penjualan. Nota penjualan yang digunakan Mongky Clothing sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran tunai, rangkap kedua digunakan oleh fungsi kasir untuk melakukan pencatatan penerimaan kas, serta digunakan oleh fungsi pembukuan untuk melakukan pencatatan penjualan kemudian di arsipkan oleh fungsi pembukuan.
Gambar 1
Nota Penjualan Mongky Clothing Banjarmasin
6) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin adalah arus kas dan buku besar penjualan, yaitu sebagai berikut :
a) Arus Kas
Arus kas merupakan catatan akuntansi yang digunakan fungsi kas untuk mencatat kas yang masuk tiap harinya, catatan akuntansi ini berisikan tanggal kas masuk, nama pelanggan, kategori kas masuk (penjualan tunai, DP, sisa pembayaran), serta jumlah kas masuk, kemudian fungsi kasir akan menyetorkan uang hasil penjualan ke bank.
Gambar 2
Arus Kas Mongky Clothing Banjarmasin
Sumber : Mongky Clothing Banjarmasin, 2018 b) Buku Besar Penjualan
Buku besar penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan fungsi pembukuan untuk mencatat penjualan tunai, catatan akuntansi ini berisikan tanggal transaksi, nama pelanggan, jenis orderan, desain, kuantitas produk, dan jumlah penjualan.
Gambar 3
Buku Besar Penjualan Mongky Clothing Banjarmasin
Sumber : Mongky Clothing Banjarmasin, 2018 7) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin dapat dilihat pada bagan dibawah ini :
Bagan 2
Bagan Alir Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin
Lanjutan
Sumber : Mongky Clothing Banjarmasin, 2018 8) Sistem pengendalian intern
a) Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam merancang organisasi yang dijalankan oleh Mongky Clothing Banjarmasin pada sistem informasi akunansi
penerimaan kas cukup baik, karena ada pembagian tugas pada masing-masing bagian.
b) Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi yang terjadi pada mongky clothing yaitu ketika fungsi kasir membuatkan nota penjualan tunai maka nota penjualan rangkap 1 dan rangkap ke 2 dibubuhkan stempel Lunas beserta tanggal, kemudian apabila pelangan sudah mengambil produk pesanan, fungsi kasir akan membubuhkan stempel “sudah di ambil” pada nota penjualan rangkap 1 dan rangkap 2, tetapi prosedur pencatatan penjualan masih manual sehingga tidak terjamin keakuratan data yang diperoleh.
c) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Nota penjualan yang digunakan sebagai bukti pembayaran bernomor urut cetak, sehingga pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi kasir.
d) Karyawan yang bermutu
Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
b. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin
Penerapan sistem informasi penerimaan kas dari penjualan piutang terdiri dari deskripsi pokok, informasi yang diperlukan manajemen, fungsi yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, bagan alir dokumen, dan unsur pengendalian intern.
1) Deskripsi Pokok
Penerimaan kas dari penjualan piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin dimulai saat pelanggan membeli baju dengan metode pembayaran kredit, setelah fungsi kasir menerima uang muka sebesar 50% dari total penjualan, fungsi kasir menyerahkan nota rangkap pertama kepada pelanggan yang berisikan total penjualan, uang muka, dan piutang pelanggan. Kemudian nota rangkap kedua digunakan fungsi kasir untuk mecatat uang muka yang masuk ke data arus kas, setelah itu fungsi pembukuan juga mencatat transaksi ke buku besar penjualan.
Pelunasan piutang terjadi ketika pelanggan mengambil pesanan dan melakukan pelunasan. Fungsi kasir akan membubuhi stempel “Lunas” dan “Sudah diambil” pada nota rangkap petama dan rangkap kedua, kemudian nota rangkap
pertama diserahkan lagi kepada pelanggan. Nota rangkap kedua digunakan fungsi kasir untuk mencatat uang pelunasan piutang ke dalam data arus kas, dan fungsi pembukuan juga mencatat pelunasan piutang dan mengubah status nya menjadi sudah lunas pada buku besar penjualan.
2) Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas dari piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin yaitu :
a) Informasi data produk berupa nama produk dan jumlah; b) Data pelanggan;
c) Informasi piutang pelanggan yang memasuki waktu jatuh tempo;
d) Dan laporan penerimaan kas dari pelunasan piutang. 3) Fungsi yang terkait
a) Fungsi Desainer
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi desainer yaitu :
(1) Melayani pelanggan dengan membuatkan desain kaos sesuai permintaan pelanggan;
(2) Mencatat pesanan pelanggan di kertas kecil untuk diserahkan ke bagian kasir.
d) Fungsi Kasir
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi kasir yaitu : (1) Menerima uang sebagai pembayaran DP dari
pelanggan;
(2) Memeriksa piutang setiap pelanggan;
(3) Mengisi dan menyerahkan nota kepada pelanggan; (4) Membuatkan pencatatan Laporan arus kas harian
berdasarkan nota;
(5) Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. (3) Fungsi Pembukuan
Tugas dan tanggung jawab dari fungsi pembukuan yaitu :
(1) Membuatkan pencatatan laporan penjualan harian dan bulanan;
(2) Mencatat piutang pelanggan serta pelunasan piutang ke buku besar penjualan berdasarkan nota;
(3) Membuat laporan keuangan. 4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
a) Prosedur pelayanan penjualan
Prosedur ini melibatkan fungsi desainer untuk melayani keinginan pelanggan dalam hal desain, jenis produk, warna produk, serta ukuran produk.
b) Prosedur penjualan piutang
Prosedur ini dilakukan setelah pelanggan selesai dalam mendesain serta menentukan produk yang diinginkan, lalu fungsi kasir akan menanyakan ke pelanggan metode pembayaran yang digunakan, setelah pelanggan memilih metode piutang maka pelanggan harus membayarkan uang muka atau DP sebesar 50% dari jumlah penjualan. Kemudian fungsi kasir melakukan transaksi penjualan tunai dengan menuliskan nota penjualan dan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama kepada pelanggan.
c) Prosedur pelunasan piutang
Prosedur ini dilakukan setelah pelanggan melakukan pelunasan piutang dan mengambil produk pesanan yang sudah selesai.
d) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Fungsi kas mencatat penerimaan kas dari uang muka serta mencatat penerimaan pelunasan piutang pada transaksi penjualan piutang dalam arus kas. Kemudian fungsi pembukuan juga mencatat penerimaan kas dari DP maupun dari pelunasan piutang pada buku besar penjualan.
5) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Mongky Clothing Banjarmasin dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan piutang adalah nota penjualan. Nota penjualan yang digunakan Mongky Clothing sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran uang muka dan menjelaskan bahwa penjualan tersebut belum lunas, rangkap kedua digunakan oleh fungsi kasir untuk melakukan pencatatan penerimaan kas dari uang muka, serta digunakan oleh fungsi pembukuan untuk melakukan pencatatan penjualan dan piutang kemudian di arsipkan oleh fungsi pembukuan.
Gambar 4
Nota Penjualan Mongky Clothing Banjarmasin
6) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin adalah arus kas dan buku besar penjualan yaitu sebagai berikut :
c) Arus Kas
Arus kas merupakan catatan akuntansi yang digunakan fungsi kas untuk mencatat kas yang masuk tiap harinya, catatan akuntansi ini berisikan tanggal kas masuk, nama pelanggan, kategori kas masuk (penjualan tunai, DP, sisa pembayaran), serta jumlah kas masuk, kemudian fungsi kasir akan menyetorkan uang hasil penjualan ke bank.
Gambar 5
Arus Kas Mongky Clothing Banjarmasin
d) Buku Besar Penjualan
Buku besar penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan fungsi pembukuan untuk mencatat penjualan secara piutang, catatan akuntansi ini berisikan tanggal transaksi, nama pelanggan, jenis orderan, desain, kuantitas produk, jumlah penjualan, jumlah uang muka dan jumlah piutang.
Gambar 6
Buku Besar Penjualan Mongky Clothing Banjarmasin
7) Bagan alir dokumen
Bagan alir dokumen dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin dapat dilihat dibawah ini :
Bagan 3
Bagan Alir Penerimaan Kas dari Penjualan Piutang Mongky Clothing Banjarmasin
Lanjutan
Sumber : Mongky Clothing, 2018
8) Sistem pengendalian intern
a) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam merancang organisasi yang dijalankan oleh Mongky Clothing Banjarmasin pada sistem informasi akuntansi
penerimaan kas cukup baik, karena ada pembagian tugas pada masing-masing bagian.
b) Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi yang terjadi pada mongky clothing yaitu ketika pelanggan melakukan pelunasan piutang maka fungsi kasir akan membubuhkan stempel “Lunas” beserta tanggal pelunasan dan membubuhkan stempel “Sudah diambil” pada nota penjualan rangkap 1 dan rangkap ke 2, tetapi prosedur pencatatan penjualan masih manual sehingga tidak terjamin keakuratan data yang diperoleh. c) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi
Nota penjualan yang digunakan sebagai bukti pembayaran bernomor urut cetak, sehingga pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi kasir.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya
Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
B. Pembahasan Hasil Penelitian 1. Analisis Permasalahan
a. Analisis sistem informasi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah dikumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang diterapkan pada Mongky Clothing Banjarmasin masih memiliki beberapan kelemahan, yaitu sebagai berikut :
1) Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini hanya laporan penjualan dan arus kas. Mongky clothing masih belum memiliki informasi mengenai laporan penjualan per tanggal, laporan penjualan keseluruhan, laporan penjualan per jenis produk, laporan penjualan per produk, laporan produk, dan laporan pelanggan. Informasi tersebut berkaitan dengan penerimaan kas pada Mongky Clothing Banjarmasin, sehingga perusahaan juga memerlukan informasi-informasi tersebut.
2) Fungis yang terkait
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin memanfaatkan fungsi desainer, fungsi kasir dan fungsi pembukuan. Fungsi yang
terkait pada Mongky Clothing Banjarmasin masih memiliki kelemahan seperti terjadinya perangkapan fungsi antara fungsi kasir dan fungsi pembukuan yang dilakukan oleh orang yang sama sehingga rentan terjadinya penyelewengan. 3) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem pada Mongky Clothing Banjarmasin meliputi prosedur pelayanan penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan penerimaan kas dapat dikatakan sudah tepat namun segala pencatatan masih dilakukan dengan cara manual sehingga rentan sekali terjadinya kesalahan.
4) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada Mongky Clothing Banjarmasin adalah Nota. Nota penjualan untuk transaksi penerimaan kas sudah bernomor urut cetak sehingga dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi kasir sebagai pemakainya.
5) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Mongky Clothing masih belum sesuai dengan standar yang berlaku sehingga data yang di hasilkan belum akurat dan ada kemungkinan terjadi kesalahan.
6) Sistem pengendalian intern
a) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam perancangan organisasi yang dijalankan oleh Mongky Clothing Banjarmasin pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas telah memisahkan fungsi kasir dan fungsi pembukuan.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi pada mongky clothing sudah diterapkan dengan adanya stempel “Lunas” pada nota yang sudah lunas serta stempel “sudah diambil” pada pesanan yang sudah diambil oleh pelanggan, tetapi pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai dalam penerapannya masih bersifat manual
c) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Nota yang digunakan sudah bernomor urut cetak sehingga meminimalisir terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya. Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggungjawab
masing-masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki
b. Analisis sistem informasi penerimaan kas dari piutang
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah dikumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin yang diterapkan masih memiliki kelemahan yaitu :
1) Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen selama ini hanya laporan penjualan dan arus kas. Mongky clothing masih belum memiliki informasi mengenai laporan penjualan per tanggal, laporan penjualan keseluruhan, laporan penjualan per jenis produk, laporan penjualan per produk, laporan produk, dan laporan pelanggan, laporan piutang, laporan pelunasan piutang, serta laporan piutang jatuh tempo. Informasi tersebut berkaitan dengan penerimaan kas pada Mongky Clothing Banjarmasin, sehingga perusahaan juga memerlukan informasi-informasi tersebut.
2) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada Mongky Clothing Banjarmasin masih terdapat perangkapan fungsi yaitu fungsi kasir dan fungsi pembukuan yang dilakukan oleh orang yang sama sehingga rentan terjadi penyelewengan
3) Jaringan prosedur yan membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem pada Mongky Clothing Banjarmasin meliputi prosedur pelayanan penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan penerimaan kas dapat dikatakan sudah tepat namun segala pencatatan masih dilakukan dengan cara manual sehingga rentan sekali terjadinya kesalahan.
4) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada Mongky Clothing Banjarmasin adalah Nota. Nota penjualan untuk transaksi penerimaan kas sudah bernomor urut cetak sehingga dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi kasir sebagai pemakainya. 5) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Mongky Clothing masih belum sesuai dengan standar yang berlaku sehingga data yang di hasilkan belum akurat dan ada kemungkinan terjadi kesalahan.
6) Sistem pengendalian intern
a) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Unsur pokok sistem pengendalian intern pada Mongky Clothing Banjarmasin tidak melakukan pemisahakn fungsi secara tegas pada fungsi penagihan
piutang jatuh tempo. Penagihan piutang pelanggan terkadang dilakukan berdasarkan data piutang yang tercantum dalam laporan penjualan bulanan
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan pada Mongky Clothing Banjarmasin tidak terdapat kartu piutang, hanya menggunakan nota yang terdiri dari dua rangkap dan rangkap pertama yang di serahkan kembali kepada pelanggan saat melunas piutangnya.
c) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Nota yang digunakan sudah bernomor urut cetak sehingga meminimalisir terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya, serta nota yang sudah dilunasi pelanggan akan di stempel “Lunas” dan “sudah di ambil” oleh fungsi kasir.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya
Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggungjawab masing-masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki
2. Sistem Informasi Akuntani Penerimaan Kas yang Disarankan
a. Sistem informasi penerimaan kas pada Mongky Clothing Banjarmasin yang disarankan
1) Sistem informasi penerimaan kas dar penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin yang disarankan
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka alternatif pemecahan masalah yang penulis berikan untuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin yaitu sebagai berikut :
a) Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang disarankan, yaitu sebagai berikut :
(1) Laporan data produk (2) Laporan data pelanggan
(3) Laporan penjualan per tanggal maupun keseluruhan (4) Laporan penjualan per produk
(5) Laporan penjualan per pelanggan (6) Laporan penerimaan kas per tanggal (7) Laporan penerimaan kas per jenis transaksi
b) Fungsi terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait pada Mongky Clothing Banjarmasin masih terdapat perangkapan tugas seperti pada fungsi kasir dan fungsi pembukuan.yang dilakukan oleh orang yang sama, maka penulis menyarankan fungsi kasir dan fungsi pembukuan pada Mongky Clothing Banjarmasin perlu dilakukan oleh orang yang berbeda. c) Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang
disarankan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah tepat karena sesuai dengan keperluan dan kondisi Mongky Clothing, namun penulis menyarankan agar beberapa prosedur-prosedur yang ada dilakukan secara terkomputerisasi.
d) Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan untuk Mongky Clothing Banjarmasin untuk penjualan tunai adalah sebagai berikut :
(1) Nota
Nota merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran oleh pelangan. Nota yang digunakan sekarang menurut penulis sudah tepat dan sesuai dengan kondisi pada Mongky Clothing Banjarmasin.
(2) Laporan data produk
Laporan data produk digunakan untuk memberi informasi mengenai produk yang terdapat pada Mongky Clothing Banjarmasin. Mongky Clothing saat ini tidak menggunakan laporan data produk, maka penulis menyarankan agar dibuatnya laporan data produk, berikut merupakan laporan data produk yang disarankan :
Gambar 7
Laporan Data Produk yang Disarankan
Sumber : Penulis, 2018 (3) Laporan data pelanggan
Laporan data pelanggan digunakan untuk memberi informasi mengenai pelanggan seperti nama, alamat dan no telpon pelanggan. Mongky Clothing saat ini tidak menggunakan laporan data pelanggan, maka penulis menyarankan agar
dibuatnya laporan data pelanggan, berikut merupakan laporan data pelanggan yang disarankan:
Gambar 8
Laporan data pelanggan yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018
(4) Laporan penjualan tunai per tanggal
Laporan penjualan per tanggal di buat oleh fungsi pembukuan. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai total penjualan tunai pada periode tertentu sebagai rekap penjualan. Berikut merupakan laporan penjualan tunai per tanggal yang disarankan oleh penulis :
Gambar 9
Laporan penjualan tunai per tanggal yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018
(5) Laporan penjualan keseluruhan
Laporan penjualan keseluruhan dibuat oleh fungsi pembukuan. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah pendapatan dari penjualan tunai maupun kredit. Berikut merupakan laporan penjualan keseluruhan yang disarankan oleh penulis :
Gambar 10
Laporan penjualan keseluruhan yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018 (6) Laporan penjualan per produk
Laporan penjualan per produk dibuat oleh fungsi pembukuan. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah penjualan pada produk tertentu. Berikut merupakan laporan penjualan per produk yang disarankan oleh penulis :
Gambar 11
Sumber : Penulis, 2018
(7) Laporan penjualan per pelanggan
Laporan penjualan per pelangan dibuat oleh fungsi pembukuan. Laporan ini digunakan untuk mengetahui pelanggan mana yang lebih banyak memesan di Mongky Clothing. Berikut merupakan laporan penjualan per pelanggan yang disarankan oleh penulis :
Gambar 12
Laporan penjualan tunai per pelanggan yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018
(8) Laporan penerimaan kas per jenis transaksi
Laporan penerimaan kas per jenis transaksi dibuat oleh fungsi kasir. Laporan in digunakan untuk mengetahui berapa kas yang masuk pada periode tertentu sesuai dengan jenis transaksi yang terjadi
tunai ataupun kredit. Berikut merupakan laporan penerimaan kas per jens transaksi yang disarankan oleh penulis.
Gambar 13
Laporan penerimaan kas per jenis transaksi yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018 e) Catatan akuntansi yang disarankan
Catatan akuntansi dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin menurut penulis perlu ditambahkan dengan adanya saldo kas pada periode tertentu yang penulis buat pada program aplikasi yaitu laporan
penerimaan kas per jenis transaksi, dimana total kas masuk tersebut merupakan saldo kas pada periode tertentu.
f) Sistem pengendalian intern yang disarankan
Sistem pengendalian intern pada penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin yang disarankan antara lain :
(1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Mongky Clothing sudah memisahkan antara fungsi kasir dan fungsi pembukuan, ada dua karyawan yang ditempatkan disitu akan tetapi kedua karyawan tersebut bisa merangkap menjadi fungsi kasir dan fungsi pembukuan sekaligus, maka penulis menyarankan agar dipisah, satu karyawan khusus di fungsi kasir dan satu karyawan lagi khusus di fungsi pembukuan sesuai dengan kemampuannya.
(2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Mongky Clothing menurut penulis sudah tepat sesuai dengan keperluan dan kondisi Mongky Clothing Banjarmasin.
(3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Nota yang digunakan sudah bernomor urut cetak sehingga meminimalisir terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya, serta nota yang sudah dilunasi pelanggan akan di stempel “lunas” dan “sudah di ambil” oleh fungsi kasir.
(4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing – masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
g) Bagan alir dokumen yang disarankan
Berikut ini bagan alir dokumen yang disarankan pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Mongky Clothing Banjarmasin sebaga berikut :
Bagan 4
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai yang disarankan pada Mongky Clothing Banjarmasin
Fungsi Pembuat Desain
Mulai Menerima Order dr pelanggan Desain kaos menggunakn apl corel Membuat LP LP 1
Lanjutan
Fungsi Pembukuan Fungsi Pengambil Keputusan
1 LBP Menerima pembyrn dr plgn LP LP Input Penjualan Transaksi Penjualan Cetak nota
Cetak Variasi Lap Penjualan Nota Penjualan 1 2 Minta ttd dr pelanggan Pelanggan N 1 2 Nota Penjualan (ttd) & Cap “Lunas” Variasi Lap Penjualan Setor Uang ke bank Bukti setor Variasi Lap Penjualan T 2 2 Variasi Lap Penjualan Bukti setor Mencocokan lap dg uang yg d setor Variasi Lap Penjualan Bukti setor N Selesai
Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
LP : Lembar Pesanan
Variasi Laporan Penjualan terdiri dari Laporan Penjualan per tanggal, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Jenis Produk dan Laporan Penerimaan Kas Per tanggal
2) Sistem informasi penerimaan kas dari penjualan piutang pada Mongky Clothing Banjarmasi yang disarankan :
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka alternatif pemecahan masalah yang penulis berikan untuk sistem informasi akuntansi penerimaa kas dari penjualan kredit pada Mongky Clothing Banjarmasin yaitu sebagai berikut :
a) Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari piutang yang disarankan, yaitu sebagai berikut :
(1) Laporan piutang
(2) Laporan pelunasan piutang (3) Kartu piutang
b) Fungsi terkait yang disarankan
Fungsi yang terkait pada Mongky Clothing Banjarmasin masih terdapat perangkapan tugas seperti :
(1) Fungsi yang terkait pada Mongky Clothing Banjarmasin masih terdapat perangkapan tugas seperti
pada fungsi kasir dan fungsi pembukuan.yang dilakukan oleh orang yang sama, maka penulis menyarankan fungsi kasir dan fungsi pembukuan pada Mongky Clothing Banjarmasin perlu dilakukan oleh orang yang berbeda.
(2) Pengontrol piutang pelanggan dilakukan oleh fungsi kasir.
c) Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang disarankan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah tepat karena sesuai dengan keperluan dan kondisi Mongky Clothing, namun penulis menyarankan agar beberapa prosedur-prosedur yang ada dilakukan secara terkomputerisasi.
d) Dokumen yang disarankan
Dokumen yang disarankan untuk Mongky Clothing Banjarmasin adalah sebagai berikut :
(1) Nota
Nota merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran oleh pelangan. Nota yang digunakan sekarang menurut penulis sudah tepat dan sesuai dengan kondisi pada Mongky Clothing Banjarmasin.
(2) Laporan piutang
Laporan piutang dibuat oleh fungsi pembukuan yang digunakan untuk mengetahui pelanggan yang masih memiliki piutang. Laporan ini juga digunakan oleh fungsi kasir untuk menagih piutang kepada pelanggan. Berikut merupakan laporan piutang yang disarankan oleh penulis :
Gambar 14
Laporan piutang yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018 (3) Laporan pelunasan piutang
Laporan pelunasan piutang dibuat oleh fungsi kasir yang digunakan untuk mengetahui pelanggan yang sudah melunasi serta jumlah pelunasan nya. Berikut merupakan laporan pelunasan piutang yang disarankan oleh penulis :
Gambar 15
Laporan pelunasan piutang yang disarankan
Sumber : Penulis, 2018
(4) Laporan penjualan kredit per tanggal
Laporan penjualan kredit per tanggal dibuat oleh fungsi kasir. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai total penjualan kredit pada periode tertentu dan sebagai rekap penjualan. Berikut in merupakan laporan penjualan kredit yang disarankan oleh penulis :
Gambar 16
Laporan Penjualan Kredit per Tanggal yang Disarankan
Sumber : Penulis, 2018
e) Catatan akuntansi yang disarankan
Catatan akuntansi yang disarankan untuk Mongky Clothing Banjarmasin adalah diadakannya kartu piutang. Kartu piutang tersebut dibuat oleh fungsi pembukuan. Catatan ini merupakan buku pembantu yang berisikan rincian perubahan piutang pelanggan.
f) Sistem pengendalian intern yang disarankan
Sistem pengendalian intern pada penerimaan kas dari penjualan piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin adalah sebagai berikut :
(1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Mongky Clothing sudah memisahkan antara fungsi kasir dan fungsi pembukuan, ada dua karyawan
yang ditempatkan disitu akan tetapi kedua karyawan tersebut bisa merangkap menjadi fungsi kasir dan fungsi pembukuan sekaligus, maka penulis menyarankan agar dipisah, satu karyawan khusus di fungsi kasir dan satu karyawan lagi khusus di fungsi pembukuan sesuai dengan kemampuannya.
(2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Mongky Clothing menurut penulis sudah tepat sesuai dengan keperluan dan kondisi Mongky Clothing Banjarmasin.
(3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Nota yang digunakan sudah bernomor urut cetak sehingga meminimalisir terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya, serta nota yang sudah dilunasi pelanggan akan di stempel “lunas” dan “sudah di ambil” oleh fungsi kasir.
(4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya Karyawan yang bekerja pada Mongky Clothing Banjarmasin sudah memiliki fungsi dan tanggung jawab masing – masing berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
g) Bagan alir dokumen yang disarankan
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari piutang dimulai dari sistem informasi penerimaan kas dari penjualan kredit. Berikut ini bagan alir dokumen yang disarankan pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit dan penerimaan kas dari piutang pada Mongky Clothing Banjarmasin
Bagan 5
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit yang disarankan pada Mongky Clothing Banjarmasin
Fungsi Pembuat Desain
Mulai Menerima Order dr pelanggan Desain kaos menggunakn apl corel Membuat LP LP 1
Lanjutan
Fungsi Pembukuan Fungsi Pengambil Keputusan
1 LBP Menerima Uang Muka dr plgn LP LP Input Penjualan Transaksi Penjualan Cetak nota Nota Penjualan 1 2 Minta ttd dr pelanggan Pelanggan N 1 2 Nota Penjualan (ttd) Variasi Lap Penjualan Setor Uang ke bank Bukti setor Variasi Lap Penjualan T 2 2 Variasi Lap Penjualan Bukti setor Mencocokan lap dg uang yg d setor Variasi Lap Penjualan Bukti setor N N
Cetak Variasi Lap Penjualan
Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
LP : Lembar Pesanan
Variasi Laporan Penjualan terdiri dari Laporan Penjualan per tanggal, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Jenis Produk dan Laporan Penerimaan Kas Per tanggal
Bagan 6
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang yang disarankan pada Mongky Clothing Banjarmasin
Fungsi Pembukuan Mulai Plgn datang mmbwa nota lbr 1 Mencari dan mencocokkan nota 1 & lbr 2 Nota Penjualan (ttd) 2 1 Menerima uang cap “lunas” & “sudah diambil” Nota Penjualan (ttd, cap „Lunas‟ & „sdh diambil‟) 1 2 N Pelanggan Input Pelunasan Transaksi Pelunasan piutang Laporan Pelunasan Piutang Lap Pelunasan Piutang Setor Uang ke bank Bukti setor Lap Pelunasan Piutang 1
Lanjutan
Fungsi Pengambil Keputusan
Sumber : Penulis, 2018
b. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Berbasis Komputer yang Disarankan
Untuk mengatasi masalah yang terjadi di Mongky Clothing Banjarmasin, penulis menyarankan sebuah sistem penerimaan kas
Bukti setor Lap pelunasan piutang Mencocokan lap dg uang yg d setor Lap Pelunasan piutang (ttd) Bukti setor N 1 Selesai Lap Pelunasan piutang Bukti setor
yang terkomputerisasi dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai front end dengan menggunakan database MySQL.
Sistem berbasis komputer ini diharapan dijadikan sebagai media penyimpanan data yang lebih akurat sekaligus mempermudah dalam proses transaksi dan pencatatan penerimaan kas pada Mongky Clothing Banjarmasin.
1) Diagram Alir Data Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pada Mongky Clothing Banjarmasin.
Berikut ini adalah prosedur – prosedur yang terdapat pada Sistem Informasi Akunansi Penerimaan Kas pada Mongky Clothing Banjarmasin :
a) Penerimaan Order penjualan
(1) Fungsi desainer, menerima order berdasarkan desain, warna produk, ukuran produk yang diinginkan pelanggan, kemudian fungsi desainer memberikan kertas kecil yang berisikan rincian pesanan kepada fungsi kasir.
(2) Fungsi kasir, melayani pelanggan kemudian menginputkan data pelanggan ke dalam aplikasi.
b) Transaksi penjualan (1) Input data penjualan
Fungsi kasir memasukkan data penjualan produk pada Program Aplikasi Penerimaan Kas.
(2) Cetak Nota Penjualan
Fungsi kasir menginput data penjualan pada program aplikasi penerimaan kas yaitu pada transaksi penjualan, kemudian mencetak nota penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran, lembar kedua diarsipkan oleh perusahaan.
c) Laporan
Pimpinan menerima semua laporan dari transaksi yang terjadi pada program aplikasi penerimaan kas.
Gambar 17 Diagram Jenjang
Gambar 18 Diagram Konteks
Sumber : Penulis, 2018
2) Sistem Basis Data
Agar sistem basis data dapat menjadi akurat, cepat dan efisien, serta menghasilkan data yang dapat diandalkan, maka dibentuklah normalisasi file. Relasi antar tabel yang terbentuk merupakan relasi dengan normalisasi bentuk (3NF) yang telah memenuhi syarat bentuk normal ke satu (1NF) dan bentuk normal kedua (2NF).
Relasi antar tabel telah memenuh bentuk normal pertama (1NF) yaitu tabel-tabel yang semua nilai pada kolom – kolomnya adalah anatomik. Ini berarti kolom – kolom tidak
memiliki nilai berulang. Contohnya tbpelangganmaulidya yang tidak dapat dbagi – bagi lagi menjadi unit yang lebih kecil.
Relasi antar tabel telah memenuhi bentuk normal kedua yaitu tidak ada atribut bukan kunci hadir dalam relasi sehingga semua atribut pada relasi bergantung pada kunci primer, sebagai contoh pada tabel tbprodukmaulidya yang menjadi kunci utama adalah atribut kodeprodukmaulidya yang memiliki relasi one to many dengan tabel tbdetailmaulidya yaitu kodeprodukmaulidya sebagai field kunci.
Berikut ini merupakan normalisasi file untuk bentuk ketiga 3NF pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas berbasis komputer pada Mongky Clothing Banjarmasin yang disarankan :
Gambar 19 Relasi Antar tabel
Sumber : Penulis, 2018
Adapun penjelasan mengenai relasi antar tabel pada gambar diatas yaitu :
a) Tabel tbprodukmaulidya
Tabel tbprodukmaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data produk, tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbdetailmaulidya dengan kolom kunci kodeprodukmaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 1
Tabel tbprodukmaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 kodeprodukmaulidya (PK) Varchar 50 2 namaprodukmaulidya Varchar 150 3 jenisprodukmaulidya Varchar 150 4 warnaprodukmaulidya Varchar 100 5 ukuranprodukmaulidya Varchar 50 6 satuanprodukmaulidya Varchar 10 7 hargaproduksatuanmaulidya Int 11 8 tambahanukuranmaulidya Int 11 9 tambahanwaktumaulidya Int 11 10 tambahanlenganpjgmaulidya Int 11 11 hargaproduklusinanmaulidya Int 11 12 tambahannamamaulidya Int 11 13 tmbhnkretlgnmaulidya Int 11 14 tmbhnkerahmaulidya Int 11 15 tmbhnsablonmaulidya Int 11 16 tmbhnvarkemejamaulidya Int 11 17 tmbhnbordirmaulidya Int 11 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbprodukmaulidya
Kunci utama (Primary Key) : kodeprodukmaulidya Jumlah kolom : 17 kolom
b) Tabel tbpelangganmaulidya
Tabel tbpelangganmaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data pelanggan, tabel ini memiliki relasi one to many dengan tbdetailmaulidya dengan kolom kunci kodepelangganmaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 2
Tabel tbpelangganmaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 kodepelangganmaulidya (PK) Varchar 50 2 namapelangganmaulidya Varchar 100 3 alamatpelangganmaulidya Varchar 100 4 Telponpelanggan Varchar 100 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbpelangganmaulidya Kunci utama (Primary Key) : kodepelangganmaulidya Jumlah kolom : 4 kolom
c) Tabel tbmenumaulidya
Tabel tbmenumaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data menu, tabel ini memiliki relasi one to many dengan tbhakaksesmaulidya dengan kolom kunci namamenumaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 3
Tabel tbmenumaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 namamenumaulidya (PK) Varchar 100 Sumber : Penulis, 2018
Keterangan :
Nama tabel : tbmenumaulidya Kunci utama (Primary Key) : namamenumaulidya
Jumlah kolom : 1 kolom d) Tabel tbpenggunamaulidya
Tabel tbpenggunamaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data pengguna, tabel ini memiliki relasi one to many dengan tbhakaksesmaulidya dengan kolom kunci kodepenggunamaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 4
Tabel tbpenggunamaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 kodepenggunamaulidya (PK) Varchar 50 2 namapenggunamaulidya Varchar 100 3 sandimaulidya Varchar 50 4 statusmaulidya Varchar 100 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbpenggunamaulidya Kunci utama (Primary Key): kodepenggunamaulidya Jumlah kolom : 4 kolom
e) Tabel tbhakaksesmaulidya
Tabel tbhakaksesmaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data hak akses setiap pengguna aplikasi, tabel ini memiliki dua kolom foreign key yaitu kodepenggunamaulidya dan namamenumaulidya sehingga dapat memiliki banyak data
kodepenggunamaulidya dan namamenumaulidya pada tbhakaksesmaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 5
Tabel tbhakaksesmaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 kodepenggunamaulidya (FK) Varchar 50 2 namamenumaulidya (FK) Varchar 100 3 aksesmaulidya Varchar 50 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbhakaksesmaulidya Kunci tamu (Foreign Key) :- kodepenggunamaulidya - namamenumaulidya Jumlah kolom : 3 kolom
f) Tabel tbkasmasukmaulidya
Tabel tbkasmasukmaulidya digunakan untuk menyimpan dan memasukkan data kas masuk dari transaksi penjualan serta pelunasan piutang. Tabel ini memiliki kolom primary key yaitu kodekasmasuk dan foreign key yaitu referensimaulidya sehingga dapat memiliki banyak data nonotamaulidya pada tbkasmasukmaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 6
Tabel tbkasmasukmaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 kodekasmasuk (PK) Varchar 50 2 tglmaulidya Datetime 3 referensimaulidya (FK) Varchar 100 4 ketmaulidya Varchar 100 5 jumlahkasmaulidya Int 11 6 kodepenggunamaulidya Varchar 50 7 balancekasmaulidya Int 11 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbkasmasukmaulidya Kunci utama (Primary Key) : kodekasmasukmaulidya Kunci Tamu (Foreign Key) : referensimaulidya Jumlah kolom : 7 kolom
g) Tabel tbdetailmaulidya
Tabel tbdetailmaulidya digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan, tabel ini memiliki dua kunci Foreign Key yaitu kodeprodukmaulidya sehingga dapat memiliki banyak detail kodeprodukmaulidya pada tbdetailmaulidya, dan juga tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbheadermaulidya yang berarti satu nonotamaulidya dapat memiliki banyak detail pada tbdetailmaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 7
Tabel tbdetailmaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 nonotamaulidya (PK) Varchar 100 2 kodeprodukmaulidya (FK) Varchar 50 3 kuantitasmaulidya Int 11 4 hargaprodukmaulidya Int 11 5 satuanprodukmaulidya Varchar 10 6 hargaproduklusinanmaulidya Varchar 50 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbdetailmaulidya Kunci utama (Primary Key): nonotamaulidya Kunci tamu (Foreign Key) : kodeprodukmaulidya Jumlah kolom : 6 kolom
h) Tabel tbheadermaulidya
Tabel tbheadermaulidya digunakan untuk menyimpan data transaksi penjualan. Tabel ini memiliki relasi one to many dengan tabel tbdetailmaulidya dengan kolom utama nonotamaulidya. Hal tersebut berarti hanya menggunakan satu nonotamaulidya pada tbheadermaulidya. Berikut merupakan desain tabel secara fisik :
Tabel 8
Tabel tbheadermaulidya
No Nama Kolom Tipe Data Ukuran
Data 1 nonotamaulidya (PK) Varchar 100 2 tanggalmaulidya Datetime 3 kodepelanggannmaulidya (FK) Varchar 50 4 kodepenggunamaulidya (FK) Varchar 50 5 jenispembayaranmaulidya Varchar 100 6 Bayarmaulidya Int 11 7 Piutangmaulidya Int 11 8 Keteranganmaulidya Varchar 150 9 tambahanukuranmaulidya Int 11 10 tambahanwaktumaulidya Int 11 11 tambahanlenganpjgmaulidya Int 11 12 hargaproduklusinanmaulidya Int 11 13 tambahannamamaulidya Int 11 14 tmbhnkretlgnmaulidya Int 11 15 tmbhnkerahmaulidya Int 11 16 tmbhnsablonmaulidya Int 11 17 tmbhnvarkemejamaulidya Int 11 18 tmbhnbordirmaulidya Int 11 Sumber : Penulis, 2018 Keterangan :
Nama tabel : tbheadermaulidya Kunci utama (Primary Key): nonotamaulidya
Kunci tamu (Foreign Key) : - kodepelangganmaulidya - kodepenggunamaulidya Jumlah kolom : 18 kolom
3) User interface
User interface adalah tampilan antar muka yang terlihat di layar komputer, sebagai bentuk komunikasi antar pengguna dengan komputer. Berikut ini adalah rancangan dan tampilan program aplikasi penerimaan kas pada Mongky Clothing Banjarmasin yang telah penulis buat :
a) Form Login
Form login merupakan sebuah form yang muncul
pertama kali pada saat program dijalankan. Pembuatan form login bertujuan untuk menyaring pengguna sistem agar tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi yang telah dibuat. Terdapat 4 login dalam program aplikasi penerimaan kas ini yaitu login untuk pimpinan, fungsi kasir, fungsi pembukuan, dan supervisor dengan masing-masing hak dalam mengakses suatu form tertentu. Berikut merupakan hak akses untuk masing-masing pengguna :
(1) Pimpinan : semua form dan laporan (2) Supervisor : semua laporan
(3) Fungsi kasir : semua form transaksi dan laporan
(4) Fungsi pembukuan: semua laporan
Dengan adanya pembagian otorisasi diharapkan dapat mengurangi terjadinya penyelewengan / kecurangan dalam
kinerja karyawan. Berikut ini adalah tampilan login pada program aplikasi yang telah dibuat penulis :
Gambar 20 Form Login
Sumber : Penulis, 2018
b) Form Menu utama
Menu utama merupakan tampilan awal program yang dapat dilihat oleh semua pengguna program aplikasi setelah berhasil login, menu utama ini berisi konten –konten yang digunakan oleh pengguna. Berikut ini adalah tampilan menu utama yang telah dibuat penulis :
Gambar 21
Form Menu Utama
Sumber : penulis, 2018
Gambar 22
Bagian - bagian Menu Utama
c) Form Master Data
Form Master data merupakan form yang berisi data –
data yang terdapat pada perusahaan. Master data yang ada dalam program aplikasi yang penulis buat terdiri dari 3 master data yaitu master data produk, master data pelanggan dan master data pengguna. Berikut ini adalah rancangan dan tampilan form master data yang telah dibuat oleh penulis :
(1) Form Master Data Produk
Master data produk digunakan untuk menyimpan data-data produk yang terdapat diperusahaan. Master data produk memiliki informasi mengenai kode produk, nama produk, jenis produk, warna produk, satuan produk, dan harga produk. Berikut ini adalah form master data produk pada program aplikasi yang telah dibuat oleh penulis :
Gambar 23
Form Master Data Produk
Sumber : Penulis, 2018
Adapun cara penggunaan form Master Data Produk yaitu sebagai berikut :
(a) Form master data produk berisikan data-data produk yang ada dalam perusahaan. Dalam form tersebut terdapat tombol tambah, simpan, hapus, batal, tutup, dan terdapat pencarian data berdasarkan nama produk.
(b) Penggunan Tombol Tambah
Tombol tambah berfungsi untuk menambahkan data dan mengaktifkan semua textbox yang terdapat pada form tersebut agar pengguna dapat menginputkan data baru.
(c) Penggunaan Tombol Simpan
Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data produk ke database.
(d) Penggunaan Tombol Hapus
Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data yang terdapat pada perusahaan. Jika pengguna ingin menghapus data yang telah diinput, klik barang yang ingin dihapus pada kolom yang terdapat di form, kemudian klik tombol hapus. (e) Penggunaan Tombol Batal
Tombol batal digunakan untuk membatalkan inputan data yang akan dimasukan dalam data master. Saat pengguna mengklik tombol batal, maka data yang telah diinputkan ke textbox secara otomatis akan terhapus.
(f) Penggunaan Tombol Tutup
Tombol tutup digunakan untuk menutup form dan pengguna akan kembali ke menu utama saat mengklik tombol tutup.
(g) Penggunaan Pencarian Data
Pencarian data digunakan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian data berdasarkan data yang terdapat pada perusahaan.
Misalnya pengguna ingin mencari data kaos, maka cukup masukkan kata “kaos” pada pencarian data, maka data kaos akan muncul pada kolom form.
(h) Cara pengguna form Master Data produk ini dapat diterapkan pula pada penggunaan form Master Data lainnya
(2) Form Master Data Pelanggan
Master data pelanggan digunakan untuk menyimpan informasi mengenai pelanggan yang membeli produk di perusahaan. Berikut ini adalah tampilan form master data pelanggan pada program aplikasi yang telah dibuat oleh penulis :
Gambar 24
Form Master Data Pelanggan
(3) Master Data Pengguna
Master data pengguna berisi tentang informasi mengenai pengguna aplikasi. Hanya pimpinan dan admin yang dapat mengakses form ini, pimpinan memiliki otorisasi penuh dalam mengatur informasi data pengguna. Berikut ini adalah tampilan form master data pengguna pada program aplikasi yang telah dibuat oleh penulis :
Gambar 25
Form Master Data Pengguna
Sumber : Penulis, 2018
d) Form Transaksi
Form transaksi yang penulis buat dalam aplikasi
penerimaan kas terdiri dari 3 yaitu form penjualan, form pelunasan piutang dan form kas masuk dikarenakan topik
yang penulis angkat adalah penerimaan kas. Berikut ini adalah penjelasan form – form transaksi yang telah dibuat oleh penulis :
(1) Form Transaksi Penjualan
Form transaksi penjualan merupakan form yang digunakan untuk menyimpan data penjualan produk. Form ini akan diinputkan oleh fungsi kasir setelah menerima kertas kecil dari fungsi desainer yang berisi rincian pesanan pelanggan. Data – data yang ada dalam transaksi penjualan ini digunakan untuk membuat laporan – laporan penjualan dan laporan penerimaan kas. Berikut ini adalah form transaksi penjualan :
Gambar 26
Form Transaksi Penjualan
Setelah pengguna menginputkan data seperti di atas, kemudian klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data transaksi yang telah diinputkan, hingga muncul sebuah pesan bahwa data telah disimpan. Jika semua data telah di simpan maka akan muncul pesan “Apakah Anda Ingin Mencetak Nota?. Pilih tombol “Yes” untuk mencetak nota dan pilih “No” jika tidak ingin mencetak nota. Berikut merupakan nota yang telah di cetak :
Gambar 27 Nota Tercetak
(2) Form Transaksi Pelunasan Piutang
Form transaksi pelunasan piutang merupakan form yang digunakan untuk menyimpan data pelunasan
piutang yang telah dilakukan oleh pelanggan. Form ini akan diinputkan oleh fungsi kasir setelah pelanggan melunasi piutangnya. Berikut ini adalah form transaksi pelunasan piutang yang dibuat oleh penulis :
Gambar 28
Form Transaksi Pelunasan Piutang
Sumber : Penulis, 2018
Setelah pengguna menginputkan data seperti di atas, kemudian klik tombol “Lunas” untuk menyimpan data transaksi pelunasan piutang yang telah diinputkan, hingga akan muncul sebuah pesan bahwa piutang pelanggan telah dihapus. Berikut merupakan coding
pada tombol “Lunas” dalam melakukan penyimpanan pelunasan piutang :
(3) Form Kas Masuk
Form kas masuk merupakan form yang
digunakan fungsi kasir untuk mengetahui saldo kas masuk yang masuk dari transaksi penjualan maupun transaksi pelunasan piutang dalam periode tertentu sesuai dengan kasir yang bertugas pada saat itu. Berikut ini adalah form kas masuk yang dibuat oleh penulis :
Gambar 29
Form Kas Masuk
Sumber : Penulis, 2018 e) Laporan (Keluaran/Output)
Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses sistem input. Dokumen keluaran yang
dihasilkan adalah laporan master, laporan transaksi, dan laporan peluanasan piutang. Laporan master terdiri dari laporan master produk, laporan master pelanggan, dan laporan master pengguna.
Laporan transaksi terdiri dari laporan penjualan per tanggal, laporan penjualan keseluruhan, laporan penjualan per produk, laporan penjualan per pelanggan, laporan penerimaan kas per tanggal, laporan penerimaan kas per jens transaksi, laporan piutang dan laporan pelunasan piutang. Dalam tugas akhir ini penulis hanya menampilkan beberapa laporan master dan beberapa laporan penjualan.
(1) Laporan Master Produk
Laporan master produk adalah laporan keseluruhan data produk yang terdapat di perusahaan. Berikut ini adalah laporan master produk yang dibuat oleh penulis :
Gambar 30 Laporan Master Produk
Sumber : Penulis, 2018
(2) Laporan Master Pelanggan
Laporan master pelanggan adalah laporan keseluruhan data pelanggan yang pernah membeli produk di Mongky Clothing Banjarmasin. Berikut ini adalah laporan master pelanggan yang dibuat oleh penulis :
Gambar 31
Laporan Master Pelanggan
Sumber : Penulis, 2018
(3) Laporan Penjualan Keseluruhan
Laporan penjualan keseluruhan adalah laporan yang berisi semua penjualan yang terjadi pada Mongky Clothing Banjarmasin. Berikut ini adalah laporan penjualan keseluruhan yang dibuat oleh penulis :
Gambar 32
Laporan Penjualan Keseluruhan
Sumber : Penulis, 2018
(4) Laporan Penjualan Per Produk
Laporan penjualan per produk adalah laporan yang berisi penjualan yang terjadi sesuai dengan produk yang dipilih ketika ingin mencetak laporan ini. Berikut ini adalah laporan penjualan per produk yang dibuat oleh penulis :
Gambar 33
Laporan Penjualan Per Produk
Sumber : Penulis, 2018
(5) Laporan Penerimaan Kas Per tanggal
Laporan penerimaan kas per tanggal adalah laporan yang berisi kas masuk pada periode tertentu. Berikut ini adalah laporan penerimaan kas per tanggal yang dibuat oleh penulis :
Gambar 34
Laporan Penerimaan Kas Per Tanggal
Sumber : Penulis, 2018 (6) Laporan Piutang
Laporan piutang adalah laporan yang berisi pelanggan yang masih belum melunasi piutangnya dalam periode tertentu. Berikut ini adalah laporan piutang yang dibuat oleh penulis :
Gambar 35 Laporan Piutang
