6 2.1. Pencatatan Akuntansi Perusahaan.
Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang menjalankan usahanya yang didirikan bersifat tetap, terus-menerus beraktivitas dan berkedudukan di tempat tertentu dengan tujuan memperoleh laba atau keuntungan.Tujuan setiap perusahaan, yaitu untuk mengoptimalkan keuntungan yang dihasilkan. Keuntungan atau laba (profit) adalah selisih antara penerimaan perusahaan atas penjualan barang atau jasa kepada pelanggan dan biaya yang harus dikeluarkan untuk menghasilkan keuntungan yang optimal. Berdasarkan definisi perusahaan dagang, dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri perusahaan dagang, sebagai berikut :
a. Perusahaan dagang membeli barang untuk dijual kembali.
b. Barang yang dibeli tidak perlu diproses produksi lebih lanjut sebelum dijual kembali.
c. Biaya untuk memperoleh barang dagangan dihitung dan dilaporkan sebagai keseluruhan harga pokok penjualan.
d. Barang dagangan yang belum terjual disebut persediaan barang yang dilaporkan sebagai aktiva lancar dalam neraca keuangan.
Transaksi Bisnis Jurnal Pembalik
Dokumen Neraca Saldo
Setelah Penutupan
Kertas Kerja Jurnal Penutup
Jurnal Khusus & Buku Neraca Jurnal Laporan Jurnal Umum Besar Saldo Penyesuaian
keuangan
Buku Besar Pembantu
2.2. Transaksi Perusahaan Dagang.
Secara garis besar, transaksi perusahaan dagang yang sering terjadi dibagi menjadi empat hal yaitu:
a. Transaksi Pembelian.
Transaksi pembelian yang meliputi pembelian barang dagangan (barang yang akan dijual kembali kepada pelanggan) serta pembelian fasilitas/peralatan pendukung aktivitas perusahaan (sesuai kebutuhan). Transaksi pembelian ini dipengaruhi oleh hal-hal berikut.
1. Beban Angkut Pembelian. 2. Potongan Tunai Pembelian.
3. Retur Pembelian dan Pengurangan Harga.
4. Pembelian fasilitas/peralatan pendukung aktivitas perusahaan. b. Penerimaan Kas.
c. Pengeluaran Kas. d. Penjualan.
Transaksi penjualan hanya meliputi penjualan barang dagangan. Transaksi penjualan ini dipengaruhi oleh hal-hal berikut.
1) Potongan Tunai Penjualan.
2) Retur Penjualan (pengembalian barang karena cacat, tidak berhasil dijual dalam kurun waktu tertentu).
Barang Dagangan Pelanggan
Perusahaan Dagang
Pemasok
Bagan 2. Pengeluaran Kas
Menjual Secara Tunai/ Kredit Membeli Secara Tunai/ Kredit Menerima Kas Atas Pelunasan Piutang Dagang
Mengeluarkan Kas Untuk Membayar Utang Dagang
2.3. Jurnal Khusus.
Semua transaksi-tansaksi perusahaan dagang terjadi secara rutin dan bersinambungan selama periode akuntansi tertentu (misalnya 1 periode akuntansi tertentu atau 3 bulan sekali). Oleh karena itu, pencatatan transaksi perusahaan dagang dilakukan dalam jurnal khusus. Namun, untuk transaksi yang jarang terjadi tetap dicatat dalam jurnal umum. Misalnya, transaksi pengembalian barang dan akibatnya. Jurnal khusus tersebut pada umumnya meliputi:
a. Jurnal Pembelian (Purchase Journal)
b. Jurnal Penerimaan Kas (Cash Receipt Journal) c. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
d. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)
2.4. Sistem Pencatatan Keuangan.
Pencatatan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan dapat dicatat dengan dua metode, yaitu sistem perpetual dan sistem periodik.
a. Sistem Perpetual (Perpectual System).
Pada sistem perpetual, pembelian dan penjualan barang dagangan dicatat pada akun persediaan barang dagangan (merchandise inventory) sehingga pergerakan barang dagangan selalu dicatat, baik siap dijual maupun yang telah terjual.
b. Sistem Periodik/Berkala (Periodical System).
Pada sistem periodik sepanjang periode akuntansi pergerakan barang dagangan tidak perlu dicatat. Pada akhir periode, persediaan barang yang masih tersisa secara fisik harus dihitung untuk menentukan jumlah barang dagangan yang terjual dan tersisa (tidak berhasil dijual).
2.5. Pencatatan Transaksi ke Dalam Jurnal.
Seluruh transaksi perusahaan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum, baik dengan menggunakan sistem perpectual maupun sistem periodik. Selanjutnya, jurnal tersebut dipindah bukukan ke dalam buku besar. Buku besar (ledger) adalah sekelompok akun/perkiraan yang digunakan oleh perusahaan. Buku besar berisi akun-akun yang ada dalam perusahaan beserta nilainya. Pemindah-bukuan (posting), yaitu proses memindahkan jumlah nilai yang terdapat dalam jurnal ke buku besar sesuai dengan akunnya masing-masing.
2.6. Pengendalian Keuangan.
Pengendalian keuangan merupakan upaya yang dilakukan agar investasi, alokasi biaya dan perolehan laba berjalan sesuai dengan rencana perusahaan. Pengendalian keuangan adalah tahap dimana rencana keuangan diimplementasikan, yaitu menyangkut umpan balik dan proses penyesuaian yang diperlukan untuk menjamin bahwa rencana terlaksana
atau untuk mengubah rencana yang ada sebagai tanggapan terhadap berbagai perubahan dalam lingkungan operasi.
Manajemen menggunakan serangkaian metode dan sistem pengendalian untuk menangani berbagai masalah dan elemen organisasi perusahaan yang berbeda. Metode dan sistem dapat mempunyai banyak bentuk dan dapat ditujukan pada berbagai kelompok. Akan tetapi, pengendalian keuangan memiliki keunggulan khusus, mudah dihitung dan terukur kemungkinan adanya berbagai deviasi (penyimpangan dalam memanfaatkan keuangan dan pencatatannya).
1. Laporan Keuangan
Secara umum ada tiga bentuk laporan keuangan, yaitu neraca, laporan rugi-laba, dan laporan aliran kas. Dua bentuk yang pertama merupakan bentuk laporan yang paling tua. Ketiga laporan tersebut mempunyai bentuk dan tujuan sendiri, meskipun ketiganya saling berkaitan. Laporan tersebut ditujukan untuk memberi informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pembacanya.
1.1 Neraca
Neraca digunakan untuk menggambarkan kondisi keuangan suatu organisasi pada suatu waktu tertentu (snapshot), yang meliputi aktiva atau aset (sumber daya) organisasi dan klaim atas aset tersebut. Klaim merupakan sumber dana, sementara aset merupakan bukti bagaimana sumber dana tersebut digunakan. Aset merupakan
hasil keputusan investasi, sementara klaim merupakan hasil keputusan pendanaan. Aset terletak di sebelah kiri neraca, sementara klaim terletak di sebelah kanan neraca. Dana organisasi diperoleh melalui hutang atau penyertaan modal (modal saham).
Persamaan neraca ditunjukan sebagai berikut ini. Aset = Hutang+Modal Saham (Liability & Equity)
Persamaan di atas dibaca, aset suatu perusahaan sama dengan hutang ditambah modal (atau klaim terhadap aset tersebut oleh kreditor dan pemilik perusahaan). Aset menampilkan secara spesifik kekayaan perusahaan, sedangkan sisi pasiva menampilkan secara spesifik dan yang diberikan oleh orang atau badan tertentu untuk mendanai pembelian kekayaan perusahaaan.
Aset biasa didefinisikan sebagai manfaat ekonomis yang akan diterima dimasa mendatang, atau akan dikuasai oleh organisasi sebagai hasil dari transaksi atau kejadian tertentu. Aset atau harta atau aktiva sebuah perusahaan terdiri dari uang tunai yang disimpan di bank. Aset merupakan sumber ekonomi organisasi yang akan dipakai organisasi untuk menjalankan usahanya.
Hutang didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang mungkin timbul dimasa mendatang dari kewajiban organisasi sekarang untuk mentransfer aset atau memberikan jasa kepihak lain dimasa mendatang, sebagai akibat transaksi atau kejadian dimasa lalu. Contoh hutang adalah hutang dari bank.
1.2 Laporan Laba Rugi (Profit and Loss Statement)
Kalau neraca menunjukkan keadaan keuangan suatu perusahaan pada suatu saat tertentu, laporan rugi-laba meringkas prestasi kerja keuangan perusahaan yang bersangkutan selama suatu interval waktu tertentu. Laporan laba rugi mengatakan: ”Inilah jumlah uang yang diperoleh perusahaan ini dalam periode tertentu”, bukan “inilah besarnya kekayaan perusahaan ini”.
Laporan laba rugi diharapkan mampu memberikan informasi yang berkaitan dengan tingkat keuntungan, risiko, fleksibilitas keuangan, dan kemampuan operasional perusahaan.
Secara umum sumbangan laporan laba rugi dalam hal penyampaian informasi dapat ditingkatkan apabila laporan keuangan:
1) Memberikan informasi mengenai prestasi operasional perusahaan, dan terpisah dari aspek lain yang berkaitan dengan perusahaan. Perusahaan yang memproduksi tekstil diharapkan mempunyai prestasi yang baik dalam hal bisnis tekstil, bukannya dalam penjualan mesin tekstil atau peralatan lainnya. 2) Menyajikan hasil dari aktivitas atau kejadian tertentu yang berarti, untuk memprediksi jumlah, waktu (timing), dan ketidakpastian aliran kas dan pendapatan dimasa mendatang. 3) Memberikan informasi yang bermanfaat untuk menilai
4) Memberikan umpan balik kepemakai laporan keuangan sebagai evaluasi prediksi terhadap pendapatan dan komponennya. 5) Memberikan informasi untuk membantu menaksir biaya yang
dikeluarkan untuk menjaga kemampuan operasional perusahaan.
6) Menyajikan informasi mengenai seberapa efektif manajemen telah melakukan kewajiban yang berkaitan dengan penggunaan sumberdaya ekonomi perusahaan.
1.3 Laporan Aliran Kas
Laporan aliran kas bertujuan memberikan informasi mengenai penerimaan dan pembayaran kas perusahaan selama periode tertentu. Tujuan lain laporan aliran kas adalah memberikan informasi mengenai efek kas dari kegiatan investasi, pendanaan, dan operasi perusahaan selama periode tertentu. Laporan aliran kas apabila digabungkan bersama laporan keuangan lainnya, akan membantu menganalisis:
1) Kemampuan perusahaan menghasilkan aliran kas masa mendatang yang positif.
2) Kemampuan perusahaan memenuhi kewajibannya dan membayar dividen.
3) Kebutuhan perusahaaan akan dana eksternal.
4) Alasan terjadinya perbedaan antara laba bersih perusahaan dengan penerimaan dan pengeluaran kasnya.
5) Aspek kas dan non-kas dari transaksi investasi dan pendanaan selama periode tertentu.
2. Analisis Laporan Keuangan
Laporan Keuangan memberikan data keuangan yang diperlukan oleh sesuatu perusahaan yang memerlukan analisis agar informasi yang ada dapat digali dengan baik dan benar. Analisis rasio keuangan mempunyai tujuan menghilangkan bias dalam evaluasi prestasi keuangan organisasi perusahaan. Ada lima kelompok analisis keuangan:
1. Rasio likuiditas.
Rasio ini ingin mengukur kemampuan organisasi memenuhi kewajiban jangka pendeknya, yaitu kewajiban yang jatuh tempo dalam waktu maksimal satu tahun.
2. Rasio solvabilitas.
Rasio ini ingin melihat kemampuan organisasi memenuhi kewajiban jangka panjangnya, yaitu kewajiban yang jatuh tempo lebih dari satu tahun.
3. Rasio aktivitas.
Rasio ini mengukur efektivitas penggunaan sumberdaya organisasi. Beberapa sumberdaya keuangan yang diukur efektivitasnya, adalah piutang, aktiva tetap dan aktiva total.
Rasio ini mengukur kemampuan organisasi menghasilkan profit (keuntungan) berdasarkan aset, modal saham dan faktor lainnya yang terkait.
5. Rasio pasar.
Rasio pasar relevan untuk perusahaan yang sudah “go-public” (perusahaan yang telah menjual sahamnya ke masyarakat melalui pasar modal).
3. Penganggaran
Penganggaran adalah proses perencanaan aktivitas keuangan selama jangka waktu tertentu, yang dinyatakan dengan angka-angka. Anggaran dapat ditetapkan baik untuk organisasi secara keseluruhan, baik bagi departemen (bagian kegiatan perusahaan) tertentu atau bagi keseluruhan kegiatan perusahan. Jangka waktu anggaran biasanya satu tahun, meskipun kadang-kadang dipecah ke dalam satuan waktu yang lebih pendek, misalnya setiap triwulan maupun semester.
Sistem pengendalian yang baik harus mampu mengidentifikasikan pihak-pihak yang bertanggungjawab. Suatu bagian organisasi dapat dikelompokkan menjadi beberapa pusat pertanggungjawaban:
1. Pusat Pendapatan (revenue center), adalah unit organisasi yang prestasinya diukur dengan kemampuannya menghasilkan pendapatan (menghasilkan output). Departemen penjualan merupakan contoh pusat pendapatan.
2. Pusat Biaya (cost center), adalah unit organisasi yang prestasinya diukur dengan kemempuannya menekan biaya yang terjadi. Contoh pusat biaya adalah bagian administratif dan bagian riset dan pengembangannya.
3. Pusat Keuntungan (profit center), adalah unit organisasi yang prestasinya dievaluasi berdasarkan kemampuannya menghasilkan keuntungan. Sebagai contoh, departemen perbaikan (service) komputer dapat memasang harga tertentu apabila memperbaiki komputer di departemen pemasaran.
4. Pusat Investasi (investment center), dievaluasi berdasarkan kemampuannya menghasilkan pendapatan setelah dikurangi investasi yang dilakukan. Sebagai contoh, pembuatan rumah sakit membutuhkan bangunan dan peralatan.
4. Pemeriksaan Keuangan (Auditing)
Pemeriksaan keuangan bermanfaat untuk validasi pencatatan keuangan sampai pengambilan keputusan. Ada dua jenis pemeriksaan keuangan, yaitu dari internal perusahaan dan eksternal perusahaan.
1. Pemeriksaan Keuangan Internal
Pemeriksaan keuangan internal dilakukan oleh akuntan internal dengan tujuan menjamin pemanfaatan sumberdaya keuangan perusahaan dengan efektif. Pemeriksan keuangan internal membantu manajemen mengevaluasi efisiensi dan efektivitas organisasi serta
mengevaluasi laporan keuangan perusahaan. Pemeriksaan internal mempunyai fokus pada kebutuhan internal manajemen perusahaan. 2. Pemeriksaan Keuangan Eksternal
Pemeriksaan keuangan eksternal merupakan proses verifikasi pencatatan keuangan (laporan keuangan) untuk mementukan apakah laporan keuangan sudah disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Jika sudah sesuai, diharapkan laporan keuangan tidak memberikan informasi yang menyesatkan. Pemeriksaan keuangan eksternal dilakukan dengan menyeluruh dan karena itu membutuhkan biaya yang cukup mahal. Pemeriksaan keuangan eksternal mempunyai peranan penting dalam mendorong kejujuran praktik bisnis dan penyusunan laporan keuangan yang benar dan jujur. Oleh karena itu pemeriksaan keuangan yang benar dan jujur merupakan keharusan bagi perusahaan tertentu dalam jangka waktu/ periode waktu tertentu.
2.7. Pengendalian (Controlling).
A. Pengertian dan Tujuan Pengendalian.
Perencanaan keuangan (financial planning) adalah proyeksi penjualan, laba, dan aktiva yang didasarkan pada berbagai strategi produksi dan pemasaran dan juga pada penentuan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai proyeksi tersebut.
Fungsi pengendalian (controlling) merupakan fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan. Aktivitas pengendalian perlu dilaksanakan bilamana perencanaan kerja telah dipersiapkan dan dilaksanakan sebaigamana mestinya. Pelaksanaan dari rencana kerja atau kegiatan akan baik, jika dilakukan pengendalian yang baik. Tercapainya suatu tujuan baru dapat diketahui jika upaya pengendalian telah dilakukan dengan baik.
Pengendalian (controlling) ini didefinisikan, sebagai berikut : 1. Menurut Earl P.Strong:
controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans.
Artinya :
pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
2. Menurut Harold Koontz:
control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished.
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dari tenaga kerja, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
Tujuan pengendalian :
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.
2. Melakukan tindakan perbaikan (corrective), jika terdapat penyimpangan-penyimpangan (deviasi).
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.
Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari berbagai penyimpangan dalam kegiatan kerja, namun juga merupakan suatu usaha guna menghindari terjadinya penyimpangan serta dimanfaatkan untuk memperbaiki keadaan dan kesalahan-kesalahan yang mungkin akan terjadi. Pengendalian diharapkan agar pemanfaatan semua sumber daya menjadi efektif dan efisien, dengan demikian profit perusahaan bisa diperoleh secara optimal.
B. Asas-Asas Pengendalian.
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
Pengawasan diarahkan untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan dengan cara melakukan perbaikan (koreksi) guna menghindari penyimpangan-penyimpangan /deviasi dari perencanaan yang ada. b. Asas efisiensi pengawasan (Principle of efficiency of control):
Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
c. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility): Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila pimpinan yang bersangkutan bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana. d. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control):
Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
e. Asas pengawasan langsung (principle of direct control):
Teknik kontrol yang paling efektif dengan mengusahakan adanya pimpinan dan bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh pimpinan atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan dengan mengusahakan sedapat mungkin para tenaga kerja memiliki kualitas yang baik.
Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan yang baik.
g. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability):
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Pimpinan dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang pimpinan, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
h. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control): Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan pimpinan yang telah ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan. Teknik kontrol harus ditunjukkan sesuai dengan kebutuhan akan informasi setiap pimpinan. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu satu sama lain berbeda, tergantung pada tingkat dan tugas pimpinan yang bersangkutan. i. Asas standar (Principle of standard):
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
j. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control):
Pengawasan memerlukan adanya perhatian khusus terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
k. Asas pengecualian (The exception principle):
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang diarahkan pula pada faktor perkecualian dalam pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan yang terjadi pada keadaan-keadaan yang berubah yang belum/tidak terpikirkan sebelumnya (terjadi keadaan darurat).
l. Asas pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control):
Pengawasan harus luwes guna menghindari kegagalan atas pelaksanaan rencana.
m. Asas peninjauan kembali (Principle of review):
Sistem pengendalian harus selalu ditinjau kembali dalam kurun waktu tertentu agar sistem yang digunakan selalu cocok dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
n. Asas tindakan (principle of action):
Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan pada rencana, organisasi, penentuan staff dan arahan-arahan.
C. Jenis-jenis Pengendalian.
Berdasarkan bagian organisasi (departemen) maka pengawasan dapat dibedakan atas:
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan pegawai/karyawan apakah pegawai bekerja sesuai dengan rencana, prosedur/tata kerja, absensi, pengupahan dan lain sebagainya. b. Pengendalian keuangan (Financial control):
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaaan serta anggaran.
c. Pengendalian produksi (Production control):
Yaitu pengendalian yang difokuskan pada kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar dan rencana produksi yang telap ditetapkan.
d. Pengendalian waktu (Time control):
Pengendalian ini dilakukan terhadap penggunaan waktu kerja sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
e. Pengendalian teknis (Technical control):
Pengendalian ini diarahkan pada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan kerja.
f. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control):
Pengendalian ini dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
Pengendalian ini diarahkan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
h. Pengendalian inventaris (inventory control):
Pengendalian ini diarahkan untuk mengetahui tentang kondisi dan keberadaan inventaris perusahaan dan maupun barang-barang lainnya yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan hal ini pengendaliaanya meliputi adanya pergudangan yang ada.
i. Pengendalian pemeliharaan (Maintenance control):
Pengendalian ini diarahkan untuk mengetahui apakah semua inventaris dan fasilitas perusahaan cukup terpelihara dan siap untuk digunakan sebagaimana mestinya.
D. Proses dan Cara-Cara Pengendalian. Langkah-langkah proses pengendalian :
a. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
b. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
c. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
d. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali, apakah sudah benar-benar realistis atau tidak, jika diketemukan menyimpang dari yang direncanakan maka rencana yang ada harus segera diperbaiki.
Cara-cara pengendalian : 1. Pengawasan langsung.
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang pimpinan kerja. Pimpinan melakukan pemantauan dan pemeriksaan pekerjaan yang sedang dilakukan guna mengetahui apakah pelaksanaannya sudah sesuai dengan rencana dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manfaat dari pengawasan seperti diatas, yaitu:
a. Kesalahan yang terjadi dapat diketahui sedini mungkin, sehingga dapat dilakukan upaya perbaikan dengan tepat dan cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga akan mempererat hubungan antara atasan dan bawahan serta antara karyawan yang satu dengan lainnya. Dengan demikian bisa terjadi sinergi dan mampu membentuk kelompok kerja yang kompak dan efisisen kerjanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi karyawan, karena adanya perhatian yang cukup dari pimpinannya (manajemen).
d. Akan ada sumbang-saran hasil buah pikir karyawan yang bermanfaat bagi kebijaksanaan dan pelaksanaan tugas selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal bapak senang” (ABS).
Kelemahan yang terjadi :
a. Waktu seorang pimpinan akan banyak tersita (hilang), sehingga waktu untuk tugas lainya akan berkurang.
b. Biaya bisa semakin besar untuk biaya perjalanan dan lain-lainya (bilamana tempat domisili kerja pimpinan cukup jauh letaknya dengan dimana para karyawan yang terkait berada). c. Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara pemantauan dan
observasi langsung (on the spot observation) serta inspeksi/pemeriksaan terjadwal yang dilengkapi dengan laporannya.
2. Pengawasan tidak langsung.
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan (lisan/tertulis) yang dibuat oleh karyawan yang bertanggungjawab ditempat kerja yang bersangkutan.
Manfaat dari pengawasan seperti ini, yaitu:
a. Waktu pimpinan untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak.
b. Biaya pengawasan berkurang (relatif kecil). Kelemahan yang terjadi :
a. Laporan sering kali kurang/tidak mencerminkan keadaan yang sebenarnya, karena ada kecendrungan karyawan yang bertanggungjawab melaporkan yang baik-baik saja dan yang buruk ditutup-tutupi.
b. Jika terjadi kesalahan/penyimpangan pimpinan bisa terlambat mengetahuinya, sehingga perbaikan yang diperlukan akan terlambat penanganannya.
3. Pengawasan berdasarkan adanya kondisi dan situasi darurat (perkecualian).
Ini khusus dilakukan jika ada kesalahan/penyimpangan yang luar biasa sifatnya. Pada umumnya pengendalian ini dilakukan dengan cara memadukan/ mengkombinasikan pengendalian langsung maupun tidak langsung.
E. Sifat dan Waktu Pengendalian.
Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan dari rencana kerja yang ada, dengan cara:
b. Membuat peraturan dan pedoman atau prosedur pelaksanaan kerja. c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan kerja. d. Mengorganisasi segala macam kegiatan yang diperlukan.
e. Menentukan jenis jabatan, uraian kerja (job description), kewenangan (authority) masing-masing petugas dan tanggung jawab (responsibility) bagi setiap karyawan.
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.
g. Menetapkan sanksi-sanksi bagi petugas yang terkait jika terjadi kesalahan (kecil, sedang, berat).
Preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan.
2. Repressive control atau pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang, dengan cara :
a. Mengevaluasi dan Membandingkan antara hasil dengan rencana. b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan
mencari tindakan perbaikannya.
c. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada.
d. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana. e. Jika diperlukan meningkatkan keterampilan/kemampuan pelaksana
melalui pelatihan dan pendidikan.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala. 5. Pengendalian mendadak, yaitu pengawasan yang dilakukan secara
tiba-tiba untuk mengetahui tentang disiplin pelasakanaan dari ketentuan/ prosedur/peraturan kerja yang terkait. Pengendalian mendadak ini perlu dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan bisa selalu terjaga dengan baik.
6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai pada sebelum, saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
F. Berbagai Jenis Pengendalian.
1. Internal control (pengendalian internal), yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan dan lain sebagainya. Dengan audit kontrol (pemeriksaan atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan, mencakup pengawasan terhadap masalah-masalah khusus tentang kebenaran pembukuan keuangan perusahaan).
2. External control (pengendalian ekstrenal), yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian eksternal ini dilakukan secara formal. Pengendalian eksternal ini misalnya yang dilakukan oleh Badan Pemeriksaan Keuangan (BPK) terhadap BUMN, Auditor dari konsultan keungan serta dari lembaga pemerintah yang terkait.
G. Perangkat Pengendalian. 1. Budget (Anggaran).
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila pemerimaan maupun pengeluaran dan hasil yang diperoleh perusahaan, tidak sesuai dengan budget yang tersedia, maka itu mencerminkan penggunaan budget tidak efektif.
Budget meliputi : a. Sales budget. b. Production budget. c. Cost Production Budget. d. Purchasing budget. e. Personnel budget.
f. Cash & Financial budget
g. Master budget (budget keseluruhan).
h. Jenis budget lainnya bilamana terdapat tambahan kegiatan perusahaan yang penting dan diperlukan, misalnya yang dikeluarkan untuk bantuan atas adanya bencana alam.
2. Non-Budget.
Alat pengendalian yang bersifat non-budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari neraca rugi-laba dan lain sebagainya.
c. Statistik Keuangan, merupakan catatan pengumpulan data, informasi dan berbagai kejadian yang menyangkut perkembangan kondisi keuangan yang terjadi masa lalu hingga saat ini.
d. Break event point, suatu titik atau keadaan dimana jumlah nilai penjualan tertentu tidak menghasilkan laba ataupun rugi.
Adafvbjhbadv Ajjadfbvf Ajdjfbvf Ajadfa Jadbf fd j
