PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN
DATA PERNIKAHAN PADA DIKANTOR URUSAN AGAMA
(KUA) KECAMATAN TOBOALI
Disusun oleh : Sarito
Sistem Informasi - STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email :ritodoank@gmail.com
Abstrak
In Law. 1 of 1974 chapter one (1) stated that marriage is a bond between the inner and outer man with one woman as husband and wife with the intention of forming a family (household) are happy and eternal by Belief in God Almighty. The process of recording archiving is done at KUA Toboali district until today still manual. Therefore, frequent mistakes in carrying out the processes of recording marriages. Among frequent errors in recording data bride, parent, guardian of marriage and the witnesses at the marriage registration process. Based on the above, we need a computerized system to support performance KUA officials to be more accurate, effective and efficient. As well as to reduce the space for storage / filing cabinet.The system is proposed in order to overcome problems or obstacles that are often encountered in manual system is still used in KUA District Toboali.
Keywords: KUA,Manual
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi sekarang ini sistem informasi yang baik merupakan hal yang mutlak harus dimiliki oleh sebuah perusahaan atau instansi yang secara tidak langsung menuntut setiap perusahaan dapat beroperasi lebih efektif, efisien dan terkendali. Sistem informasi yang baik dapat menyampaikan, mengolah dan menyajikan data menjadi informasi yang akurat, cepat, tepat serta lengkap.Penggunaan teknologi Informasi melalui sistem Informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan Informasi yang dihasilkan bagi manajemen, akan tetapi dengan teknologi Informasi yang sesuai,akan dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan
operasi diantara berbagai pihak yang ada di suatu organisasi, baik organisasi lokal maupun organisasi global.
Dengan sistem informasi yang baik, dapat memudahkan setiap proses komputerisasi baik dalam proses penginputan data maupun pembuatan laporan. Sehingga proses pengolahan data menjadi lebih cepat dan akurat. Seperti halnya dalam proses pendaftaran nikah di Kantor Urusan Agama. Dengan sistem informasi yang baik dapat mempermudah baik pemohon atau petugas pencatatan dalam proses pendaftaran nikah.
Di Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali proses pencatatan pernikahan masih bersifat manual, sehingga dalam setiap proses pencatatan, pencarian data,dan penyimpanan data menjadi kurang efektif dan efisien serta
penyimpanan data yang masih berupa dokumen-dokumen yang di arsipkan menjadikan proses pencarian data menjadi lambat. Sama halnya dalam proses pembuatan laporan bulanan, triwulan, semester maupun tahunan, sistem yang berjalan saat ini di Kantor Urusan Kecamatan Toboali membuat proses tersebut menjadi memerlukan waktu yang cukup lama.
Hal ini dimaksudkan agar dapat
mempermudah dalam proses pendaftaran nikah di Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali. Dengan dilakukannya penelitian ini diharapkan kebutuhan-kebutuhan sistem terkini dan masalah-masalah yang sering terjadi pada proses pengolahan data pernikahan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali bisa teratasi dengan baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja pihak-pihak yang terlibat dalam pengolahan data pernikahan dan kinerja Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali pada umumnya. Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengambil bahasan tersebut dengan judul “ Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan Data Pernikahan Pada Kantor Urusan Agama(KUA) Kecamatan Toboali“
dengan tujuan agar dapat memecahkan masalah yang timbul di instansi tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Manfaat dari penelitian ini adalah dengan dibangunnya sistem yang terkomputerisasi ini, Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali dapat meningkatkan mutu pelayanan kepada para pemohon dalam hal pelayanan pendaftaran pernikahan. Manfaat lainnya :
a. Merancang sistem informasi yang terkomputerisasi dalam proses penyimpanan dan pencarian data sehingga akan menjadi lebih mudah dan efektif, serta resiko kehilangan dan kerusakan data lebih aman dan terjaga keakuratannya.
b. Dalam proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan efisien.
1.3 Batasan Masalah
Perancangan Sistem ini dibuat hanya untuk Kantor Urusan Agama Kecamatan
Toboali,yakni pada bagian pendaftaran Nikah sampai pembuatan Buku Nikah. Danpada penelitian ini tidak membahas mengenai proses cerai, rujuk di kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali.
1.4 Metode Penelitian
Langkah-langkah dalam melakukan penelitian ini antara lain yaitu :
a. Pengumpulan Data
1) Sumber Data, Dengan mengumpulkan data
yang terdiri dari data primer dan sekunder. 2) Metode Pengumpulan Data, metode yang
digunakan adalah metode observasi, metode wawancara, metode studi pustaka.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem
“Sistem adalah sekelompok unsur yang berhubungan erat satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” (Mulyadi, 1997 : 2).
Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum yaitu :
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Tahapan analisa sistem dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
a. Memahami kerja dari sistem yang ada dan menemukan kelemahan-kelemahan sistem
yang lama selanjutnya diusulkan perbaikannya.
b. Mengidentifikasikan masalah-masalah kebutuhan pemakai (user) dengan mempelajari bentuk formulir laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan.
c. Mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan user dan mengetahui gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada tahap perancangan dengan alternatif pemecahan masalah yang paling cepat. alat yang digunakan dalam melakukan analisa sistem terstruktur yaitu physical model yang digambarkan dengan flowmap.
Ada beberapa pengertian mengenai analisa: a. Pengertian Analisa Masukan adalah
Masukan pada sistem adalah data yang diterima dan akan diproses oleh sistem. b. Pengertian Analisa Proses adalah Proses
pada sistem adalah suatu kegiatan yang dihasilkan oleh suatu proses dari masukan yang diterima oleh proses
c. Pengertian Analisa Keluaran pada sistem adalah data yang dihasilkan oleh suatu proses dari masukan yang diterima
2.2 Pengertia Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Menurut (Irsyad Rastafara, 2009:11): “Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata” Data merupakan bentuk jamak dan bentuk tunggal data atau item data. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, sedangkan kesatuan nyata adalah berupa objek nyata seperti benda, tempat atau orang.
Menurut Jogiyanto HM, MBA,Akt., Ph.D. (2003:36) :
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data
yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakai.”
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen sebagai berikut :
a. Perangakat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangakat lunak
2.3 Pengertian Unified Modeling Language
(UML)
UML adalah bahasa grafis untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat lunak. UML mendefinisikan diagram-diagram sebagai berikut : .use case diagram, class diagram, activity, diagram, sequence diagram, collaboration diagram, component diagram, deployment diagram.
Tujuan utama perancangan menggunakan UML adalah :
a. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk mengembangkan dan pertukaran model – model yang berarti.
b. Menyediakan mekanisme perluasan dan spesifikasi untuk memperluas konsep – konsep inti.
c. Mendukung spesifikasi independen bahasa pemrograman dan proses pengembangan tertentu.
d. Menyediakan basis formal untuk pemahaman bahasa pemodelan.
e. Mendorong pertumbuhan pasar kakas berorientasi objek.
2.4 Entity relationship diagram (ERD)
ERD adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data
dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut.
Komponen-komponen penyusun ERD adalah Entitas, Atribut, Relasi/Hubungan.
2.5 Logikal Recort Struktur(LRS)
LRS adalah digambarkan oleh kotak persegi panjang dan dengan nama yang unik. File record pada LRS ditempatkan dalam kotak. Ada tiga kemungkinan hubungan yang terjadi : One to one (1 : 1), One to Many ( 1 : M ), Many to Many ( M : N )
2.6 Pengertian Visual Basic
Visual basic adalah pengembangan dari bahasa komputer BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code). Bahasa BASIC diciptakan oleh Professor John Kemeny dan Thomas Kurtz dari Kampus Darmouth pada pertengahan tahun 1960-an (Deitel&Deitel, 1999). Bahasa program tersebut tersusun mirip dengan bahasa Inggris yang biasa digunakan oleh para programer untuk menulis program-program komputer sederhana yang berfungsi sebagai
pembelajaran bagi konsep dasar pemrograman komputer.
3. Metode Penelitian
3.1 Nama Proyek
Proyek pembangunan Sistem Informasidi Kantor Urusan Agama (KUA) adalah proyek untuk membangun sistem informasi
pengolahan data calon pengantin mulai dari pendaftaran sampai mendapatkan buku nikah.
Sistem informasi tersebut harus dapat : Mengentri Data Catin, Mengentri Data Orang Tua, Mengentri Data Wali Nikah, Mengentri Data Saksi, Mengentri data Penghulu, Mengentri Data Pendaftaran, Cetak Buku Nikah, Cetak Piagam Suscatin, Cetak Akta Nikah, Cetak Tanda Terima Akta Nikah, Cetak Laporan Bulanan. Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi berkaitan dengan permasalahan pendataan pernikahan yang terjadi di KUA Kec Toboali. Penyelesaian masalah pembuatan laporan secara otomatis oleh sistem.
3.2 Work Breakdown Structure(WBS)
Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data
Pernikahan di KUA Kec Girimaya pangkalpinan
Definition Analisis System Text Operation
Desain Interface Desain Modul dan Dokumentasi Modul User Pembuatan / Penulisan Coding Desain Tampilan Awal dan Akhir
Design Programming Pengopersian Unit Testing Sistem & Subsistem Testing Pengujian SIstem Menganalisis Sistem Interview Pendefenisisan Tujuan
WBS Sistem Informasi KUA Kec Toboali
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Sistem Usulan
Kejadian proses berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
a. Proses Pendaftaran Pernikahan
Kedua calon mempelai mendatangi KUA dan mendaftar kemudian dicatat pada buku pendaftaran nikah dan menyerahkan berkas-berkas N1,N2, dan N4 kepada petugas KUA disertai foto dengan ukuran 3x4(4 lembar), foto 2x3 (3 lembar), KTP, Kartu Keluarga (KK),Akte kelahiran dan disertai biaya administrasi. Setelah itu memberitahukan kepada petugas tanggal pernikahan. Setelah berkas dinyatakan lengkap maka data-datanya
dicatatkan kedalam blanko
pemeriksaan.sebelum akad nikah dilaksanakan,kedua calon mempelai mendapatkan pengarahan berupa suscatin(Kursus Calon Pengantin) oleh
petugas penyuluh. Penentuan saksi dan mahar pernikahan dilakukan pada saat pendaftaran pernikahan.
b. Proses Pembuatan Buku Nikah dan Piagam
Suscatin (Kursus Calon Pengantin)
Petugas mencatat data-data yang telah diserahkan calon mempelai kedalam buku daftar pemeriksaan nikah berupa model NB, kemudian data-data tersebut disalin kedalam buku nikah.Akta nikah berupa buku diserahkan kepada kedua mempelai dan akta nikah berupa kertas berwarna hijau atau disebut model N digunakan sebagai arsip untuk petugas KUA. Kemudian kedusa mempelai diberikan suscatin(Kursus Calon Pengantin). Setelah mengikuti suscatin, calon mempelai mendapatkan piagam penghargaan suscatin.
c. Proses Pembuatan Tanda Terima Akta
Setelah akad nikah dilaksanakan kedua mempelai mendpatkan buku nikah dan tanda terima akta nikah /buku nikah .
d. Proses Pembuatan Laporan Bulanan
Petugas membuat laporan bulanan berupa jumlah pasangan yang telah menikah di KUA
Kecamatan Toboali, uang administrasi yng disetorkan ke bank,kelompok umur yang menikah perkelurahan,status wali nikah.
Use Case Diagram
Gambar 4.7 Use Case Diagram Master
Petugas KUA
Calon Pengantin
Entry Catin
Orang Tua
Entry Data Orang Tua
Wali Nikah
Pengantin
Entry Data Wali Nikah
Saksi
Entry Data Saksi
Entry Data Penghulu
Petugas KUA Cetak Data Laporan Pernikahan Kepala KUA
Gambar 4.8 Use Case Diagram Transaksi
Gambar 4.9 Use Case Diagram Laporan Data Pernikahan
Petugas KUA
Entry Formulir Pendaftaran
Entry Daftar Pemeriksaan Pernikahan
Cetak Buku Nikah
Kedua Calon Mempelai
Cetak Tanda Terima Akta Nikah Cetak Piagam Sucatin
4.2 Entity Relationship Diagram(ERD) Pendaftaran Buku_Nikah Wali_nikah catat Daftar Catin Punya Piagam_suscatin Ikut Orang_tua No_Piagam Tgl_piagam No_ortu No_Ayah Nm_Ayah Almt_Ayah Tmpt_Lhr_Ayah Tgl_Lhr_Ayah Wn_Ayah Jns_Klmn_Ayah Ag_Ayah Pkrj_Ayah No_Ibu Nm_Ibu Almt_Ibu Tmpt_Lhr_Ibu Tgl_Lhr_Ibu Wn_Ibu Jns_Lmn_Ibu Pkrj_Ibu Almt_Ibu Ag_Ibu No_Catin No_Csuami Nm_Csuami Almt_Csuami Tmpt_Lhr_Csuami Tgl_Lhr_Csuami Warganegara_Csuami Agama_Csuami Pekerjaan_Csuami Pend_Terakhir_Csuami Status_Csuami Jmlh_Istri Nm_Istri_Terdahulu No_CIstri Nm_Cistri Almt_Cistri Tmpt_Lhr_Cistri Tgl_Lhr_CistRi Warganegara_Cistri Agama_Cistri Pekerjaan_Cistri Pend_Terakhir_Cistri Status_Cistri Jmlh_Cistri Nm_Csuami_Terdahulu No_Wali Sts_Wali Hb_Wali Nm_Wali Tgl_Lhr_Wali Tmpt_Lhr_Wali Ag_Wali Pkrj_Wali Almt_Wali Wn_Wali m 1 1 n m 1 1 Cetak Tanda_Trima_Akta_ Nikah 1 1 No_Catin No_daftar No_Tt_An Tgl_Tt_An Nm_Pnm Almt_Pnm No_Idntts_Pnm No_Buku_Nkh Tgl_Nkh No_Akta Nikah No_Tt_An No_Tt_An No_Buku_Nkh No_daftar No_Ortu Hub_Keluarga No_Pemeriksa No_Piagam No_Wali No_Daftar No_daftar Tgl_daftar Lampiran Perihal Jns_maskawin Pembayaran_maskawin Taklik_nkh Tgl_nkh Jam_nkh Biaya No_Saksi No_Daftar 1 1 m 1 catat Hasilkan Akta_Nikah No_Akta_nikah Kecamatan Kabupaten Provinsi catat Saksi No_Saksi 1 Nm_Saksi 1 Umr_Saksi 1 Wn_Saksi 1 Almt_Saksi 1 Ag_Saksi 1 Pkrj_Saksi 1 No_Saksi 2 Nm_Saksi 2 Umr_Saksi 2 Wn_Saksi 2 Almt_SaksI 2 Ag_Saksi 2 Pkrj_Saksi 2 1 Penghulu No_Penghulu Nm_Penghulu Umr_Penghulu Wn_penghulu Almt_Penghulu Ag_Penghulu catat
Daftar Pemeriksaan Pernikahan
Input No_Daftar No_Daftar pemeriksaan No_Daftar_Pemeriksaan Tgl_daftar_Pemeriksaan 1 1 1 1 1 No_Piagam No_Akta_Nikah m No_daftar No_Penghulu catat catat catat catat N4 N3 N2 N1 No_N4 Tgl_N4 No_N3 Tgl_N3 No_N2 Tgl_N2 No_N1 Tgl_N1 NO_Catin No_N2 No_Catin No_N3 No_Catin No_N4 No_Catin No_N1 1 1 1 1 1 1 1 1 EntityRelationship Diagram(ERD)
4.3 Rancangan Dialog Layar
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN
DATA PERNIKAHAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA(KUA)
KECAMATAN TOBOALI
MASTER TRANSAKSI CETAK LAPORAN KELUAR
ENTRI CATIN ENTRI ORANG TUA ENTRI WALI NIKAH ENTRI SAKSI Entry Pendaftaran Cetak Daftar Pemeriksaan Pernikahan CETAK AKTA NIKAH CETAK PIAGAM SUSCATIN CETAK TANDA TERIMA AKTA NIKAH CETAK LAPORAN PERNIKAHAN CETAK BUKU NIKAH ENTRI PENGHULU
Struktur Tampilan Layar Pernacangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pernikahan Pada:
Study Kasus KUA TOBOALI 4.4 Rancangan Layar Menu Utama
MENU UTAMA
MENU UTAMA
MASTER TRANSAKSI LAPORAN
KUA KECAMATAN TOBOALI
Jl.JENDERAL SUDIRMAN NO.42 KEL.GADUNG TOBOALI
Rancangan Layar Menu
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Dengan adanya penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data Pernikahan Pada Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Toboali, maka kesimpulan yang dapat penulis ambil :
a. Penggunaan sistem lama banyak membutuhkan waktu untuk proses olah data. Maka dengan adanya sistem baru tersebut dapat membantu kinerja pegawai dengan mudah lebih menghemat waktu.
Selain itu dapat mengurangi antrian pelayanan yang lama.
b. Dengan penggunanaan sistem, maka informasi yang dihasilkan pun dapat diperoleh dengan mudah, dan tepat waktu. Karena pengoperasian olah laporan tersebut mudah.
5.2 Saran
Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan terhadap data yang ada, selayaknya pengolahan data di Kantor Urusan Agama Kecamatan Toboali yang diperbaiki sebagaimana pada pengolahan data yang diusulkan oleh penulis.
Daftar Pustaka
[Al Fattah Hanif 2007] Al Fattah Hanif.Analisis & Perancangan Sistem Informasi , Yogyakarta.
[Departemen Agama RI 2003] RI,Departemen Agama, Pedoman Pencatat Nikah,Jakarta,2003.
[Fathansyah 2007] Fathansyah, Komputer Basis Data, Informatika, Bandung, 2007.
[Gordon B.Davis 1985] Davis, Gordon B, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo,Jkarta, 1985.
[Jeffrey 2004] Whiten, Jeffrey L, Metode Design dan Analisis Sistem, Edisi 6, Andi, Yogyakarta, 2004.
