UNDIP_AdmUmum UPT Pusat Komputer

(1)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN A. IDENTITAS JABATAN

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

2. Nama Jabatan/Pekerjaan : Pengadminitrasi Umum

3. Nama Unit Kerja : UPT Pusat Komputer Universitas Diponegoro

4. Satuan Kerja/Instansi (Departemen) Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung : Kasubag Tata Usaha

6. Lokasi Kerja : Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

Melayani kegiatan administrasi umum untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Pembantu

Rektor I

Kepala UPT Pusat Komputer

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Staf Teknis

Staf Administrasi

(2)

D. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

1. Menerima, memeriksa surat masuk dan surat keluar untuk mengetahui kebenarannya;

2. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda, sesuai tanggal, nomor, perihal dan tujuan;

3. Mencatat surat masuk sesuai jumlah, jenis dan sifat surat;

4. Memberi lembar disposisi pada surat masuk dan diserahkan pada pengarah surat/pimpinan untuk diteliti dan diparaf;

5. Menerima surat masuk yang telah didisposisi pimpinan untuk diteruskan sesuai tujuan;

6. Mengcopy surat-surat sesuai kebutuhan;

7. Menyerahkan surat keluar kepada pengantar surat untuk dikirim sesuai dengan tujuan;

8. Pendokumentasian surat-surat yang dipandang penting sesuai arahan atasan dalam bentuk e-Dokumen;

9. Mengirim Surat Keluar lewat faxcimile / e-Mail;

10.Melayani dan mencatat peminjaman arsip sesuai dengan kebutuhan; 11.Mengetik surat sesuai konsep dari atasan pada komputer

12.Mencetak surat/naskah yang diketik dari komputer

13.Melayani administrasi lainnya sesuai kebutuhan Pimpinan

Peranan/wewenang :

1. Meminta petunjuk arahan atasan. 2. Mengajukan saran kepada atasan. 3. Meminta kembali peminjaman arsip. 4. Mendistribusikan surat.

5. Mendokumentasikan surat.

Indikator Prestasi :

1. Menerima tugas yang menjadi tanggung jawabnya. 2. Pelaksanaan tugas dijalankan secara efektif dan efisien. 3. Prestasi pekerjaan meningkat.

TUGAS TAMBAHAN

Tidak ada.

(3)

TUGAS-TUGAS BERKALA

1. Memberi kode, Mengecek dan Merapikan arsip; Peranan/wewenang :

1. Melaksanakan kodifikasi, pengecekan dan merapikan arsip.

Indikator prestasi :

1. Tersusunnya arsip secara rapi dan teratur sesuai kode surat/dokumen.

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT

KERJANYA MAKSUD/TUJUAN_HUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI

Kasubag Tata Usaha UPT Pusat Komputer Konsultasi pelaksanaan tugas

EKSTERN INSTANSI -

-JABATAN YANG SETARA

- -

-JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1. Pramu kantor UPT Komputer Pembagian tugas dan pemberian arahan

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan Mengagendakan ,

(4)

pengarsipan surat

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah

Pejabat Pekerjaan yangdiawasi PengawasanFrekuensi

ADMINISTRASI

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll Waktu untuk Menemukan Kesalahan

Waktu untuk Memperbaiki

1. Form tanda terima surat 1. 10 menit 1. 5 menit

KEUANGAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan

Tidak ada Tidak ada

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. _Komputer

-RAHASIA

Tanggung Jawab Kerahasiaan :

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)

Tidak ada. Tidak ada

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : Tidak ada 2. Gangguan kesehatan yang mungkin

(5)

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : 75 %

b. Berdiri : 10 % c. Berjalan : 15 %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 100 % b. Di luar gedung : 0 %

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu - - √

b. Penerangan - - √

c. Ventilasi - - √

d. Ketenangan - - √

e. Kebersihan - - _√

f. Keleluasaan - luas ruang

6. Alat Keselamatan Kerja:

-BAGIAN II

BAGIAN A. Tidak ada BAGIAN B. Tidak ada BAGIAN C. Tidak ada BAGIAN D. Tidak ada BAGIAN E. Tidak ada BAGIAN F. Tidak ada BAGIAN G. Tidak ada

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal :

 SMAsederajat

(6)

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus:

 Pelatihan kearsipan

3. Pengalaman Kerja :

 Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai Administrasi Umum, minimum : 1 Tahun

4. Persyaratan fisik :

 Sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal:

 Minimal 19 tahun dan maksimal 56 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan : ______________________

Nama Jelas :