1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Pada jaman yang serba modern ini, teknologi komputer bukanlah hal yang langka lagi, karena hampir semua hal di dunia bisnis telah menggunakan teknologi komputer atau terkomputerisasi. Contoh konkrit dari hal ini adalah dengan adanya teknologi aplikasi berbasis web yang marak di dunia bisnis.
Selain itu salah satu bukti dari teknologi yang sedang berkembang adalah maraknya penggunaaan format file PDF (Portable Document Format). Ide format file PDF muncul setelah adanya keinginan dari salah seorang pendiri dari Adobe, John Warnock untuk menciptakan paperless office, yaitu menciptakan sebuah format file yang dapat di baca oleh semua komputer yang menggunakan berbagai sistem operasi serta dapat dikirim melalui jaringan e-mail dan diprint dalam komputer tersebut.
Teknologi PDF ini juga dapat digunakan sebagai media penyimpanan dan penggabungan secara digital dari berbagai format dokumen lainnya seperti hasil scan gambar, format .txt dan lain lain yang dapat secara mudah dipindahkan dari satu komputer ke komputer lainnya.
Karena itu secara spesifik, pada skripsi ini akan dibahas mengenai penggunaan aplikasi intranet dan penggunaan format file PDF, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari PT. Mayora Indah Tbk, yang beralamat di Tomang raya Jakarta Barat.
Sama halnya dengan perusahaan besar pada umumnya, PT.Mayora Indah Tbk membutuhkan mekanisme digital untuk kelancaran dalam proses manajemen file
Standard Operation Procedure (SOP) di dalam perusahaan. PT. Mayora Indah Tbk membutuhkan aplikasi penanganan dokumen berbasis web untuk mengelola file-file SOP yang telah terlebih dahulu dijadikan dalam format PDF, aplikasi ini dibutuhkan untuk mengatur akses terhadap file-file SOP tersebut.
Dalam pembuatan aplikasi penanganan dokumen berbasis web yang bersifat intranet ini akan dilengkapi dengan sistem security agar hanya karyawan yang telah terdaftar yang dapat mengakses aplikasi intranet ini nantinya atau dengan kata lain adanya implementasi hak akses , fasilitas company news agar memudahkan karyawan mendapatkan berita terbaru seputar perusahaan, fasilitas selected news adalah berita untuk karyawan yang memiliki hak akses khusus, fasilitas forum untuk bertukar informasi antar karyawan dan fasilitas untuk melihat employee profile. Pada aplikasi yang di bangun ini juga bersifat dinamis, sehingga mampu menyesuaikan terhadap penambahan atau pengurangan pada content yang ada nantinya , dan hanya bersifat lokal artinya hanya dapat di akses dari dalam perusahaan tersebut dan juga dari semua cabang dari PT.Mayora Indah Tbk yang terletak di Jakarta, Tangerang, Surabaya, Medan dan Bali.
Pada saat ini 2 masalah yang paling krusial yang dapat di lihat pada PT.Mayora Indah Tbk. adalah masalah bentuk dari SOP itu sendiri , dalam hal ini adalah penggantian dari sistem terdahulu secara manual (menggunakan media kertas untuk mendistribusikan) dengan sistem pendistribusian secara digital kedalam jaringan komputer didalam PT Mayora , dan yang kedua adalah masalah mengenai pengaturan dokumen SOP secara digital tersebut.
1.2 Ruang Lingkup
Sebagai ruang lingkup dari skripsi ini, fokus masalah ini hanya aplikasi intranet dari PT.Mayora Indah Tbk, dimana nantinya aplikasi yang akan di buat ini dapat dimanfaatkan secara umum oleh seluruh direksi, staff dan karyawan PT Mayora yang telah diberikan account dan penggunaan secara khusus oleh Divisi Sistem Prosedur dari PT.Mayora Indah Tbk . Pembahasan skripsi ini dibatasi pada beberapa kategori cakupan, yaitu :
a. Aplikasi ini menyediakan informasi berupa SOP yang hanya dapat diakses secara internal dari perusahaan oleh user.
b. User yang dimaksud dalam poin a adalah karyawan PT Mayora yang telah didaftarkan oleh administrator, jadi calon user tidak dapat membuat account selain menghubungi admninistrator.
c. Menampilkan file-file SOP jika user memiliki hak akses terhadap file SOP tersebut.
d. Aplikasi ini menyediakan fasilitas Employee Profile untuk memudahkan user melihat data umum dari karyawan lain sehingga mempermudah komunikasi.
e. Aplikasi ini menyediakan Forum sebagai media respons dari SOP yang diterbitkan dan sebagai media komunikasi antar karyawan.
f. Aplikasi ini menyediakan fasilitas Recent News sebagai media publikasi berita seputar lingkungan perusahaan.
g. Menyediakan fasilitas Selected Paper sebagai media publikasi berita khusus bagi Top Level Management dari PT Mayora. Top Level
Management ini mencakup Kepala Divisi sampai tingkat General Manager.
h. Pengaturan aplikasi berbasis web ini, secara umum di lakukan oleh administrator, yaitu menambah, mengubah atau menghapus account user, file-file SOP, berita pada bagian Recent News dan Selected Paper serta mengatur forum.
i. Aplikasi berbasis web ini akan digunakan pada semua cabang PT Mayora Indah Tbk.
j. Pada skripsi ini, tidak dibicarakan mengenai biaya dalam pembuatan aplikasi berbasis web ini.
k. Dalam aplikasi berbasis web ini digunakan teknologi : • JSP (Java Server Page)
• Servlet • Java Bean
• Java Virtual Machine
• PDF (Portable Document Format) • SQL (Structured Query Language) Dalam aplikasi ini digunakan software :
• MySQL 3.23.57 • Apache Tomcat 5.5.12
• Macromedia Dreamweaver MX 2004 • Macromedia Flash MX 2004
• Java Standard Development Kit 1.5 • Textpad 4.6.2
Dalam aplikasi ini digunakan komponen : • Cos.jar
• mysql-connector-java-3.1.12-bin.jar 1.3 Tujuan Dan Manfaat
Adapun tujuan dari dibuatnya aplikasi ini adalah mempermudah pengaturan file-file SOP di dalam PT.Mayora Indah Tbk.serta mempermudah penyebaran berita internal dan juga untuk memenuhi kewajiban matakuliah Skripsi sebagai syarat kelulusan pada Universitas Bina Nusantara.
Sedangkan manfaat yang didapat secara langsung adalah mengurangi beban biaya operasional dari perusahaan , penyimpanan file SOP yang lebih terstruktur , distribusi file SOP lebih akurat dan secara tidak langsung meningkatkan komunikasi antar karyawan lintas Divisi.
1.4 Metodologi
Dalam pembuatan aplikasi berbasis web bagi PT.Mayora Indah Tbk ini, dilakukan penelitian ke perusahaan tersebut dengan menggunakan metodologi sebagai berikut :
1. Metode Analisis
• Dilakukan pengumpulan data melalui kuisioner terhadap karyawan dari PT Mayora Indah Tbk dan wawancara serta analisa sistem yang sedang berjalan di PT.Mayora Indah Tbk dengan cara observasi.
2. Metode Perancangan
• Merancang sistem dari hasil analisis yang ada kedalam bahasa pemrograman dengan menggunakan development tools. Metode perancangan yang di buat adalah dengan menggunakan metode perancangan UML (Unified Modeling Language). UML tersebut terdiri dari :
o Class Diagram o Use Case Diagram o Sequence Diagram o Activity Diagram
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 bab yang saling berkaitan dimana dalam setiap bab terdapat penjelasan yang saling berkaitan dengan bab lainnya. Berikut ini adalah garis besar tiap bab skripsi dengan penjelasan sebagai berikut :
• BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang dibuatnya skripsi ini, tujuan dan manfaat yang akan diperoleh dari pembuatan skripsi ini, pembahasan ruang lingkup untuk membatasi masalah yang akan dibahas, metodologi yang digunakan serta metode pengembangan yang dipakai selama proses penulisan dan juga sistematika penulisan yang berisi garis besar dari skripsi ini.
• BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang teori–teori dasar maupun teori – teori pendukung yang digunakan sebagai dasar dalam pembuatan skripsi ini. Teori – teori tersebut berupa definisi, konsep dasar, pendapat dari para ahli serta teori lain yang didapatkan dari studi pustaka.
• BAB 3 : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisikan inti dari permasalahan yang ada beserta solusi dari penyelesaian permasalahan tersebut. Pada bab ini dibahas mengenai perancangan solusi dari permasalahan yang ada, yaitu aplikasi pengaturan dokumen berbasiskan web serta berbagai software pendukung lainnya yang digunakan untuk pembuatan aplikasi pengaturan dokumen berbasis web tersebut. Proses ini dimulai dari analisa diagram UML yaitu class diagram, use case diagram , activity diagram dan sequence diagram , hingga perancangan tampilan dari aplikasi pengaturan dokumen berbasiskan web ini.
• BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini berisi implementasi dari rancangan aplikasi pengaturan dokumen berbasiskan web yang telah dibuat, serta dengan tampilan layarnya pada saat implementasi tersebut. Setelah bab ini akan dilengkapi dengan hasil evaluasi dari implementasi yang telah dilakukan.
• BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bagian ini, sebuah kesimpulan akan diambil dari proses pembuatan skripsi ini meliputi pembahasan, analisis, dan proses pengembangan dari aplikasi pengaturan dokumen berbasiskan web yang telah dikembangkan. Lalu akan diusulkan saran-saran yang berguna bagi aplikasi yang telah dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan dari PT Mayora Indah Tbk.
