TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
R. MUHAMMAD WAHIDIN K 132102163
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : R. MUHAMMAD WAHIDIN K
NIM : 132102163
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal ……….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir
(Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP :19511114 198203 1 002
Tanggal ……… Ketua Program Studi DIII Akuntansi
(Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP :19511114 198203 1 002
Tanggal ………. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
(Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S) NIP : 19580602 198803 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : R. MUHAMMAD WAHIDIN K
NIM : 132102163
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN, 2017
(R. MUHAMMAD WAHIDIN K) NIM : 132102163
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr.wb
Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah, rahmat, serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Adapun tujuan penyusunan tugas akhir ini penulis perbuat yaitu untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Sistem Pengawasan Internal Atas Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.”
Penulis menyadari bahwa didalam penyusunan tugas akhir ini, masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam hal penyampaian bahasa, kata maupun dalam hal penyajian. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini penulis memohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam penulisan maupun isi dari laporan ini dan memohon dengan berbesar hati penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca guna perbaikan dan penyempurnaan karya tulis ini.
Pada kesempatan kali ini dengan ikhlas dan setulus hati penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas dedikasinya demi kemajuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
4. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA selaku dosen pembimbing yang telah banyak membimbing, memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.
5. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, yang telah membesarkan dan selalu memberikan doa dan dukungan serta motivasi sampai Tugas Akhir ini selesai.
6. Kepada seluruh teman magang, Husnul, Lambok, Rudi, dan Ayu yang telah sama-sama berjuang dan saling memotivasi sehingga laporan ini selesai.
7. Kepada kawan-kawan HMD Akuntansi masa bakti 2015-2016, senior, serta junior DIII Akuntansi yang telah memberikan dukungan selama ini.
8. Kepada kawan-kawan DIII Akuntansi Stambuk 2013, terutama grup D.
Terima kasih karena telah mengisi hari-hari penulis selama di perkuliahan.
Semoga persahabatan ini tetap solid sampai kapanpun, dan semoga kelak kita semua menjadi orang-orang yang sukses dan berguna bagi nusa dan bangsa.
9. Kepada kawan-kawan Pengurus Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) Komisariat PAAP USU, Buchari, Rizky, Mar’ie, Tiwa, Puspa, Imran dan yang lain-lainnya yang telah banyak membantu serta memberi motivasi sehingga laporan ini selesai.
10. Kepada sahabat-sahabat penulis, Mardha, Mira, Hely, Lusi, Reni, Fika, Juanda, dan Riscky yang selama ini telah banyak membantu serta banyak memberikan dukungan kepada penulis.
11. Kepada keluarga besar Paskibra SMA Negeri 10 Medan (PASUS), terkhusus Angkatan 11. Sungguh banyak pelajaran yang dapat penulis petik dari kebersamaan kita selama ini.
12. Kepada seseorang yang telah banyak membantu, memotivasi, dan memberi dukungan serta menginspirasi penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih, semoga tulisan ini dapat berguna bagi perkembangan dunia ilmu pengetahuan.
Medan, 2017 Penulis
R. Muhammad Wahidin K NIM 132102163
DAFTAR ISI
Halaman KATA
PENGANTAR……….. i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei/Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II : FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU ... 8
2. Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU ... 9
3. Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU ... 9
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 13
D. Jenis Kegiatan ... 19
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 19
F. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 22
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Aktiva Tetap ... 22
B. Jenis-jenis Aktiva Tetap ... 26
C. Cara Pemerolehan Aktiva Tetap ... 30
D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap ... 38
E. Penggantian Aktiva Tetap ... 43
F. Sistem Pengawasan Internal Atas Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU ... 45
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 48
A. Kesimpulan ... 48
B. Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN... . 52
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas
Akhir ... 4
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara ... 11 Gambar 3.1 Proses Pengadaan Inventaris Pada Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU ... 37
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
Lampiran 1 Surat Izin Riset Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara... 52
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan organisasi yang mempunyai kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan. Disamping mencari laba tujuan perusahaan mencakup :
(1) pertumbuhan yang terus-menerus (Growth), (2) kelangsungan hidup (Survival), dan (3) kesan positif dimata publik (Image). Setiap perusahaan, baik perusahaan industri, jasa maupun perusahaan dagang memiliki aktiva tetap. Aktiva tetap adalah harta berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Harta tetap terdiri dari peralatan, kendaraan, gedung, tanah dan mesin.
Perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan berbagai cara, misalnya : pembelian tunai, pembelian cicilan, hadiah, tukar tambah, dibuat sendiri dan sebagainya. Perusahaan menempatkan sumber- sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk berbagai macam aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa. Bila kita perhatikan dalam laporan keuangan perusahaan, aktiva tetap memiliki
jumlah dana yang relatif besar, oleh karena itu perlu dibuat suatu penilaian khusus dari sudut akuntansi. Untuk menginvestasikan dana dalam bentuk aktiva tetap, perusahaan harus terlebih dahulu memiliki pertimbangan dan perencanaan yang baik, karena pengembalian dana yang telah diinvestasikan tersebut membutuhkan jangka waktu yang agak lama.
Pengawasan atas aktiva tetap harus selalu diperhatikan oleh perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan pengelolaan aktiva karena kurangnya perhatian dari perusahaan akan membawa pengaruh pada kegiatan ekonomi dan juga merugikan perusahaan. Sebaliknya, apabila pengawasan terhadap aktiva dilaksanakan dengan baik akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Kebenaran aktiva tetap harus dipertanggung jawabkan, dipergunakan secara wajar, diasuransikan secukupnya dan ditangani dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen dan diawasi oleh pengawas perusahaan.
Melihat begitu besarnya pengaruh aktiva tetap terhadap perusahaan seperti yang telah dikemukakan diatas, maka penulis berkeinginan untuk membahasnya lebih lanjut dalam bentuk penulisan paper dengan judul :
“Sistem Pengawasan Internal Atas Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
B. Rumusan Masalah
menghadapi masalah dalam menjalankan kegiatannya. Masalah merupakan faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan sehingga perlu dicari penyebab dan cara penyelesaiannya. Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah : “Apakah sistem pengawasan internal aktiva tetap yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU sudah efektif dan efisien.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem pengawasan intern aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara apakah sudah efektif dan efisien.
2.
Manfaat Penelitian
a. Bagi penulis, agar penulis dapat mengamati secara langsung dan memperluas wawasan mengenai pengawasan aktiva tetap suatu perusahaan.
b. Bagi perusahaan, menjadi suatu bahan masukan dalam menjalankan pengawasan internal atas aktiva tetap dalam perusahaan.
c. Bagi Pembaca, untuk memperluas wawasan dan pengetahuan teman-teman mahasiswa serta sebagai pembanding bagi penulis-penulis lainnya dalam melakukan penelitian yang sama
pada waktu yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
Penelitian ini akan dilakukan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Jl. Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU, Medan.
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan tugas akhir :
Tabel 1.1
Jadwal survey/observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
No Kegiatan
Desember 2016 Januari 2016
III IV I II III
1 Pengesahan Tugas Akhir 2 Pengajuan Judul 3 Permohonan Izin
Riset 4 Penunjukan
Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan
Data
6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas
Akhir
8 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi tugas akhir yang akan mempermudah penulisan tugas akhir, maka penulis membaginya menjadi 4 (empat) bab, yakni :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan penyusunan tugas akhir, dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, struktur organisasi, job description, jenis kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini berisikan tentang pengertian sistem pengawasan internal aktiva tetap, jenis-jenis aktiva tetap, cara pemerolehan aktiva tetap, metode penyusutan aktiva tetap, penggantian aktiva tetap, dan sistem pengawasan internal atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisi kesimpulan dan saran guna meningkatkan efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri terkhusus Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU di masa yang akan datang.
BAB II
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau diluar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuta Raja (Banda Aceh) , dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.
Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berasa di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah PresidenUniversitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang
penegerian Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep 1987, dan No.
26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/I pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut ;
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) danstakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian- penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan /perubahan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas- batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical,
melalui saluran tunggal struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU (Tahun 2007-2008)
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH., M.Hum Purek I : Prof. Dr. Ir. Rosmayeti, M.S
Purek II : Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan
Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Fakultas
Unit Penunjang
Fakultas
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua Lab/Studio/
Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua
Lab/Studio/
Bengkel
(OG), Sp.OG (K)
Purek III : Drs. Mahyuddin, M.IT, Ph.D Purek IV : Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Purek V : Ir. Luhut Sihombing MP
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Ramli, SE, MS Pembantu Dekan I : Dra. Prihatin Lumbanraja, M.Si Pembantu Dekan II : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Pembantu Dekan III : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA
Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac, Ak, CA
C. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap bagian pada struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Dekan
Tugas dari Dekan ialah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkrip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.
e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komprehensif dan panitia penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk.
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
2. Pembantu Dekan a. Pembantu Dekan I
Tugasnya ialah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan , pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya ialah membantu dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya ialah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.
3. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
f. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
g. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
j. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
4. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasu pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
7. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Megumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan.
8. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasilan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba rugi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas,
serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Maka dari itu, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik nantinya dan mampu bersaing dilapangan kerja serta di kancah internasional.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Lazimnya suatu perusahan pastilah mempunyai visi dan misi yang wajib di jalankan oleh seluruh anggota pada struktur organisasi di perusahaan tersebut untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan, sama halnya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya dalam mewujudkan tujuan tersebut agar tujuan dapat tercapai.Segala sesuatunya harus disertai pula dengan sikap disiplin, loyalitas dan kerja keras dalam bekerja.Tujuannya agar segala sesuatunya dapat tercapai dengan tujuan yang maksimal.Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal, diperlukan kinerja yang bermutu.Kinerja terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa melalui berbagai macam penelitian ilmiah khususnya dalam bidang ekonomi, guna bermanfaat bagi universitas, masyarakat dan tentunya mahasiswa itu sendiri.
Dalam hal ini Fakultas juga melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat melalui pengadaan kegiatan seminar-seminar yang sangat
berguna untuk memotivasi mahasiswa, memberikan pandangan yang luas serta membuka celah pikiran mahasiswa agar lebih berfikiran dalam hal yang bersifat jangka panjang. Tidak hanya itu, fakultas juga sering melakukan kegiatan bakti sosial guna membantu dan mensejahterakan masyarakat yang terkena musibah dll.Pembinaan kepada civitas akademika juga dilakukan oleh fakultas agar menghasikan Sumber Daya Manusia (SDM) yang peka terhadap lingkungan dan yang berkualitas dari segi apapun.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan Kuliah mahasiswa semester genap / ganjil.
b. Perkuliahan semester genap / ganjil.
c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil.
d. Wisuda mahasiswa.
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Aktiva Tetap
Sebelum penulis menjelaskan lebih lanjut tentang sistem pengawasan internal atas aktiva tetap, penulisakan terlebih dahulu menjelaskan tentang pengertian dari sistem pengawasan internal aktiva tetap.
Menurut Hall (2001: 5), ”Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Menurut Boynton dkk (2002: 373), Pengawasan adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Keandalan pelaporan keuangan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
c. Efektivitas dan efisiensi operasi.
Menurut Warren dkk (2005: 235), “Pengendalian Internal adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang- undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”.
rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.
Menurut Hall (2001: 143), menyebutkan bahwa Sistem Pengawasan Intern adalah terdiri dari berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya, yaitu:
1. Menjaga aktiva perusahaan.
2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi pencatatan dan informasi akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.
4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
Sistem Pengawasan Internal meliputi evaluasi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan rencana, dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (jika ada penyimpangan yang merugikan). Misalnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional penyimpangan dan pencataan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kebenaran data akuntansi, mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya, dalam upaya menggalakkan efisiensi usaha, serta mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.
Pengertian aktiva tetap menurut Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
adalah, “harta berwujud yang dimiliki perusahaan ataupun fakultas yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun dan tidak untuk dijual kembali yang memiliki manfaat bagi suatu organisasi atau departemen tersebut”.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia ( 2005 : 151 ) aset tetap adalah aset yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material.
Menurut Warren dkk (2005: 504), “Aktiva tetap merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relatif permanen. Mereka merupakan aktiva berwujud (Tangible Assets) karena ada secara fisik, aktiva tersebut dimilik dan digunakan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai bagian dari operasi normal”.
Secara umum, aktiva tetap berwujud didefenisikan sebagai barang yang dimiliki atau dikuasai oleh perusahaan, yang dipakai atau digunakan secara aktif dalam operasi normal, dan mempunyai umur atau masa kegunaan yang relatif permanen.
Arti penting aktiva tetap berwujud berbeda dari perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, tergantung pada sifat, jenis dan skala usahanya.
Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk berbagai jenis aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau
jasa dalam jangka waktu relatif lama.
Dengan demikian, aktiva tetap harus mempunyai syarat : 1. Dimiliki atau dikuasai oleh perusahaan.
2. Mempunyai bentuk fisik.
3. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.
4. Dipakai atau digunakan secara aktif di dalam kegiatan normal
perusahaan, atau dimiliki tidak sebagai suatu investasi atau dijual kembali.
5. Mempunyai masa manfaat relatif permanen.
Sistem pengawasan internal atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Penjagaan dari aktiva tetap meliputi :
1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut.
2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan pencatatan aktiva tetap tersebut.
3. Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian–kejadian tertentu seperti kebakaran, pencurian, dan lain-lain.
4. Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap tersebut agar mereka dapat secara benar mengoperasikan aktiva tetap tersebut.
5. Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur.
7. Mempertinggi keamanan di wilayah tersebut,misalnya orang orang yang tidak berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.
B. Jenis-Jenis Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat dikelompokkan dalam beberapa segi, yaitu : 1. Substansi
Substansi yaitu aktiva tetap yang dapat digantikan dengan sejenisnya.
Aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu : a. Aktiva berwujud (Tangible Fixed Asset)
Contoh : tanah, mesin, gedung, peralatan, dan kendaraan.
b. Aktiva tidak berwujud (Intangible Fixed Asset)
Contoh : goodwill, paten, merk dagang (trademark), hak cipta (copyright).
2. Umur
a. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya tidak terbatas. Misal; tanah, bangunan pabrik, gudang dan kantor.
b. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas dan dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya telah berakhir. Misal; Bangunan, mesin,
perlengkapan kantor, kendaraan dan alat transport.
c. Aktiva berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas, dan tidak dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya sudah habis, seperti tambang hutan atau biasa
disebut Aktiva Sumber Alam.
3. Penyusutan
a. Aktiva tetap yang disusutkan (Depreciated
Plant Asset) Contoh : Gedung, mesin, kendaraan, dll.
b. Aktiva tetap yang tidak disusutkan (Undepreciated Plant Asset) Contoh : Tanah
4. Jenis
Aktiva tetap menurut jenisnya adalah : a. Tanah
Sebagai tempat berdirinya bangunan untuk operasional perusahaan, termasuk perizinan dan tidak disusutkan.
b. Pengembangan tanah
Seperti: jalan untuk mobil, peralatan parkir, dan pagar.
c. Bangunan /Gedung
Seperti : toko, pabrik, gudang termasuk tata letak (lay out).
d. Peralatan
Seperti komputer, furniture, mesin pabrik, peralatan pengiriman, termasuk kendaraan penunjang.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggolongkan aktiva tetap ke dalam 4 golongan yaitu :
1. Machineries Terdiri dari :
b. LCD projector/infocus
c. Focusing screen/Layar LCD Projector d. Sepeda motor
e. Mesin ketik f. Mesin fotocopy g. Mesin penghisap debu h. Camera digital
i. Generator 2. Tools and equiptment
Terdiri dari :
a. Alat pemotong kertas b. Lemari es
c. AC (window, Split) d. Kipas angin
e. Televisi f. Dispenser g. Printer h. Telepon
i. Tabung pemadam api j. Microphone
3. Furniture and fixture Terdiri dari :
a. Filling kabinet besi
b. Brankas
c. Papan visual/papan nama d. White board
e. Meja kerja besi/metal f. Meja kerja kayu g. Kursi besi/metal h. Kursi kayu i. Meja komputer j. Meja ketik k. Meja telepon l. Karpet m. PC unit n. CPU o. Keyboard
p. Lemari penyimpanan q. Lemari besi/metal r. Lemari kayu s. Rak kayu t. Cermin besar u. Jam elektronik v. Laptop
w. Scanner
Terdiri dari : a. Elektrik
b. Kabel elektronik c. Kabel komputer
C. Cara Pemerolehan Aktiva Tetap
Suatu aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi seluruh jumlah biaya yang dikeluarkan atau hutang yang timbul untuk memperoleh aktiva tersebut. Biaya perolehan dicatat sebesar harga perolehannya yaitu harga beli aktiva tersebut ditambah biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tetap tersebut dapat digunakan oleh perusahaan.
Ikatan Akuntan Indonesia, (Revisi 2007: 16.4) berpendapat bahwa :
1. Harga perolehannya, termasuk bea impor dan pajak pembelian yang tidak boleh dikreditkan setelah dikurangi diskon
pembelian dan potongan-potongan lainnya.
2. Biaya-biaya yang dapat diatribusikan secara langsung untuk membawa aset ke lokasi dan kondisi yang diinginkan agar aset tetap digunakan sesuai dengan keinginan dan maksud manajemen.
3. Estimasi awal biaya pembongkaran dan pemindahan aset tetap dan restorasi lokasi aset.
Contoh biaya yang dapat diretribusikan secara langsung adalah : a. Beban persiapan manfaat.
b. Beban penyusutan awal, biaya simpan dan bongkar merek.
c. Beban pemasangan.
d. Beban profesional, seperti arsitek dan insinyur.
Dalam menjalankan aktivitasnya suatu perusahaaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan beberapa cara, antara lain :
1. Pembelian Tunai
Nilai perolehan aktiva tetap yang didapat melalui transaksi pembelian tunai diukur dengan jumlah uang atau kas yang dibayar dalam transaksi dan pengeluaran-pengeluaran lain yang terjadi dalam hubungannnya dengan usaha untuk mendapatkan dan menempatkan aktiva hingga siap digunakan oleh perusahaan. Suatu kerugian harus diakui apabila ada potongan tunai yang ditawarkan tetapi tidak dimanfaatkan.
2. Pembelian Kredit
Beberapa jenis aktiva tetap bisa saja diperoleh melalui pembelian secara kredit berjangka panjang dengan program pembayaran secara angsuran atau sekaligus pada tanggal tertentu dikemudian hari.
3. Sewa Guna Usaha
Sewa guna usaha adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan oleh suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran- pembayaran secara berkala disertai hak pilih (optie) bagi perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu sewa guna usaha.
Ada dua kemungkinan yang sering digunakan :
a. Sewa guna usaha dianggap sebagai persetujuan sewa menyewa (operating lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha.
b. Sewa guna usaha dianggap sebagai transaksi pembelian/penjualan (finance lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha pada akhir masa kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha berdasarkan nilai sisa yang disepakati bersama.
4. Pertukaran dengan Aktiva Lain
Ada dua jenis pertukaran yang terjadi, yaitu : a. Pertukaran dengan aktiva tetap yang sejenis
Adalah perolehan aktiva tetap dengan mengadakan pertukaran aktiva tetap yang sama jenisnya. Apabila pertukaran tersebut menimbulkan kerugian maka ruginya dibebankan pada periode terjadinya pertukaran.
b. Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis
Misalnya, pertukaran tanah dengan mesin- mesin, gedung, dan lain- lain. Perbedaan antara nilai buku aktiva tetap yang diserahkan dengan nilai wajar yang digunakan sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai dasar pencatatan aktiva yang
diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai laba/rugi pertukaran aktiva tetap.
5. Pertukaran dengan Sekuritas
Perusahaan bisa mendapatkan aktiva tetapnya melalui pertukaran dengan surat- surat berharga atau sekuritas yang diterbitkan oleh perusahaan yang bersangkutan, baik berupa sekuritas hutang maupun sekuritas saham. Pada dasarnya, nilai perolehan aktiva yang didapat melalui transaksi pertukaran dengan sekuritas harus diukur berdasarkan :
a. Harga pasar dari sekuritas yang diserahkan dalam transaksi.
b. Harga pasar yang didapat.
6. Dibangun Sendiri
Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk membangun atau membuat sendiri aktiva tetap yang diperlukan untuk menjalankan operasinya, yaitu :
a. Memanfaatkan fasilitas yang menganggur.
b. Menghemat biaya konstruksi.
c. Mencapai standar kualitas konstruksi yang lebih tinggi.
d. Agar dapat segera dioperasikan.
7. Donasi atau Sumbangan
Didalam akuntansi, donasi yang diterima atau diberikan kepada pihak lain disebut transfer non-resiprokal, yaitu transfer barang dan jasa satu arah. Terhadap aktiva yang didapat atau dikorbankan
dalam transaksi non- resiprokal, standar akuntansi yang lazim menetapkan harga pasar aktiva harus dipakai sebagai dasar pengukurannya.
Dari beberapa cara perolehan aktiva tetap diatas, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pada umumnya memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai dan donasi/sumbangan.
1. Pembelian Tunai
Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU yang dilakukan dengan cara pembelian tunai, yaitu: komputer, kipas angin, meja dan peralatan- peralatan kantor, dll. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang.
Perencanaan dalam pengadaan aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Aktiva tetap yang bernilai 50 – 100 juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.
Berikut ini merupakan prosedur yang dilakukan dalam hal pengadaan/pembelian aktiva tetap, yaitu :
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Anggaran
investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan II. Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan II sebelum disetujui pelaksanaannya oleh Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan II. Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan
dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Pembantu Dekan II.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan. Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Wadek II.
f. Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan. Laporan penerimaan barang yang berisi
persetujuan penerimaan aktiva tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan. Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan. Bukti memorial yang berisi persetujuan dilaksanakannya updating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU setiap enam bulan sekali pertahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Adapun dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengadaan aktiva tetap, yaitu bukti kas keluar (yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan buku memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja).
Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx
Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Berikut ini merupakan bagan proses pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
Gambar 3.1
Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
2. Donasi atau sumbangan
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik. Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau sebagai penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen (appraisal compa) dan kredit modal donasi (donate capital) .
Aktiva tetap yang dihadiahkan dicatat sebagai aktiva apabila hak atas aktiva tetap tersebut telah diterima. Apabila ada biaya- biaya dalam rangka perolehan ini, maka dicatat sebagai resume expenditure.
Contohnya : biaya surat-surat, akte, dan sebagainya. Jurnalnya adalah sebagai berikut :
Aktiva tetap xxx
Modal donasi xxx
D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap
Bersamaan dengan berlalunya waktu, semua aktiva tetap kecuali tanah, akan kehilangan kemampuannya menghasilkan jasa. Dengan demikian, harga perolehan aktiva semacam ini harus dipindahkan ke perkiraan beban secara teratur selama masa manfaatnya yang diharapkan. Penurunan manfaat secara
periodik ini disebut penyusutan (depreciation).
Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva tetap dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari.
Menurut Baridwan (2000 : 310) penyusutan adalah suatu proses alokasi biaya aset berwujud dan merupakan suatu penurunan dalam potensi pelayanan dari aset bersangkutan sepanjang umur kegunaaannya.
Faktor-faktor yang menyebabkan penurunan tersebut dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu :
1. Penyusutan Fisik
Penyusutan yang mencakup keusangan karena pemakaian dan keausan karena gerakan elemen – elemen.
2. Penyusutan Fungsional
Penyusutan yang meliputi ketidak-layakan (inadequancy) dan ketinggalan zaman (obsolence).
Suatu aktiva tetap dikatakan tidak layak lagi apabila kemampuannya untuk memenuhi permintaan peningkatan produksi tidak memadai lagi. Ada beberapa metode yang biasanya dipergunakan untuk menentukan besarnya penyusutan aktiva tetap, yaitu :
A. Metode Garis Lurus
beban penyusutan dibebankan secara merata selama estimasi umur aktiva tersebut. Untuk menentukan besarnya beban penyusutan tiap tahun, harga pembelian aktiva dikurangi taksiran nilai residu dibagi dengan umur ekonomis yang ditaksir. Atau dengan rumus :
Penyusutan tahunan = Harga perolehan- Nilai Ekonomis Umur Ekonomis
Contoh : Sebuah mesin cetak tangan dibeli dengan harga Rp 3.900.000, umur ekonomis diperkirakan 5 tahun, nilai residu ditaksir Rp 645.000. Maka beban penyusutan tiap tahun dihitung sebagai berikut :
Penyusutan tahunan = Rp 3.900.000 – Rp 645.000 5
= Rp 651.000
Apabila disusun jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi akan tampak: Beban Penyusutan Mesin Rp 651.000
Akumulasi Penyusutan Mesin Rp 651.000
B. Metode Saldo Menurun Berganda
Metode saldo menurun menghasilkan beban penyusutan periodik yang semakin menurun sepanjang umur estimasi aktiva itu. Cara menghitung beban penyusutan yaitu dengan menggunakan persentase penyusutan yang tetap, dihitung dari nilai buku (harga perolehan- akumulasi penyusutan).
Contoh : Sebuah aktiva tetap yaitu peralatan kantor dimiliki dengan harga perolehan Rp 30.000.000 , nilai residu Rp 10.000.000 , umur ekonomis 10 tahun.
Maka penyusutannya = Rp 30.000.000 – Rp 10.000.000 10
= Rp 2.000.000 Tarif Ganda = 100%
10
= 20%
Maka, besarnya penyusutan setiap tahun, dapat dihitung sebagai berikut : Tahun I = 20% X Rp 30.000.000 = Rp 6.000.000 Tahun II = 20% X ( Rp 30.000.000 – Rp 6.000.000 ) = Rp 19.200.000 Tahun III = 20% X ( Rp 24.000.000 – Rp 19.200.000 ) = Rp 3.480.000
C. Metode Satuan Unit Produksi
Menurut metode ini, besarnya penyusutan tiap periode akuntansi dihitung berdasarkan kapasitas produksi yang diperkirakan dapat dihasilkan oleh suatu aktiva. Dengan demikian, besarnya beban penyusutan tiap- tiap periode belum tentu sama.
Contoh : Harga beli sebuah mesin Rp 12.000.000 dan nilai residu Rp 2.000.000. Selama umur produksi diperkirakan dapat menghasilkan 80.000 unit produk. Maka beban penyusutan per satuan produksi :
Penyusutan per unit produksi = Rp 12.000.000 – Rp 2.000.000 80.000
= Rp 125
Berdasarkan contoh diatas, apabila selama periode pertama mesin itu dapat menghasilkan 10.000 unit produk maka besarnya beban penyusutan adalah 10.000 X Rp 125 = Rp 1.250.000. Pada tahun berikutnya, mesin tersebut dapat menghasilkan 9.000 unit produk, maka besarnya beban penyusutan = 9.000 X Rp 125 = Rp 1.125.000
D. Metode Jumlah Angka Tahun
Metode jumlah angka tahun memberikan hasil yang sama seperti yang dihasilkan metode saldo menurun. Beban penyusutan periodik akan menurun secara tetap sepanjang umur estimasi itu karena angka pecahan yang dikalikan setiap tahun terhadap harga perolehan aktiva tetap dikurangi estimasi nilai residu, semakin kecil. Jumlah angka tahun dihitung dengan rumus :
Jumlah angka tahun = n ( n+1 ) 2
n = Lama penyusutan ( umur ekonomis aktiva )
Contoh : Jika harga beli sebuah aktiva Rp 15.500.000 dan nilai residu Rp 500.000 dengan umur ekonomis 5 tahun.
Maka penyusutannya tiap tahun adalah :
Tahun I = 5/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 5.000.000
Tahun II = 4/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 4.000.000 Tahun III = 3/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 3.000.000
Tahun IV = 2/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 2.000.000 Tahun V = 1/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 1.000.000
Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, semua aktiva tetap disusutkan dengan menggunakan metode penyusutan garis lurus/straight line method. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.
Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (Straight line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan menurun secara proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap - tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis pasti berkurang dari waktu ke waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap.
Dokumen sumber yang dipakai dalam pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan beban penyusutan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU adalah sebagai berikut:
Beban penyusutan xxx
Akumulasi penyusutan aktiva tetap xxx
E.
Penggantian Aktiva Tetap
Perusahaan mengambil suatu kebijakan terkait penggantian aktiva tetap
operasional perusahaan. Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat ditarik dari pemakaian. Penarikan (retirement) tersebut dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
1. Dengan Cara Dibuang
Suatu aktiva tetap dibuang disebabkan aktiva tetap tersebut sudah tidak lagi berguna untuk perusahaan, disertai tidak lagi memiliki nilai residu atau nilai pasar. Apabila suatu aktiva belum disusutkan sepenuhnya, maka penyusutan terlebih dahulu dicatat sebelum aktiva dibuang dan dihapus dari catatan akuntansi.
2. Dengan Cara Dijual
Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat dijual dengan cara lelang. Ayat jurnal untuk mencatat penjualan aktiva tetap sama dengan ayat jurnal yang telah aiilustrasikan sebelumnya, kecuali bahwa kas atau aktiva lainnya yang diterima juga harus dicatat.
3. Dengan Cara Tukar dengan Aktiva Lain
Keuntungan dari pertukaran:
Jika nilai tukar tambah melebihi nilai buku aktiva lama yang ditukarkan dan tidak ada keuntungan yang diakui, maka biaya atau harga pokok yang dicatat untuk aktiva tetap baru dapat ditentukan dengan salah satu cara berikut :
a. Biaya aktiva baru= Harga aktiva baru – keuntungan yang tidak diakui
b. Biaya aktiva baru= Harga aktiva baru + Keuntungan yang tidak diakui Keuntungan pertukaran aktiva tetap sama tidak diakui untuk pelaporan keuangan dan untuk tujuan pajak penghasilan federal.
Kerugian dari pertukaran :
Kerugian pertukaran aktiva sejenis untuk tujuan pelaporan keuangan diakui jika nilai tukar tambah lebih rendah dari nilai buku peralatan lama. Apabila terjadi kerugian, biaya yang dicatat untuk aktiva baru adalah harga pasar aktiva tersebut.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara melakukan penggantian aktiva tetap dengan beberapa cara yaitu :
1. Dengan Cara Dibuang
Dibuang dalam hal ini lebih dimaksudkan di non aktifkan.
Hal ini dikarenakan aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan opersional perusahaan serta sudah tidak memiliki nilai residu dan nilai pasar.
2. Dengan Cara Ditukar dengan Aktiva Lain
Pertukaran aktiva tetap dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan baru yang sama penggunaannya. Nilai tukar tambah peralatan lama dikurangkan dari harga peralatan baru, dan sisa yang terhutang dibayar sesuai persyaratan kredit. Jika nilai
Sebaliknya, jika nilai tukar lebih kecil daripada nilai buku, berarti pertukaran tersebut mendatangkan kerugian.
F. Sistem Pengawasan Internal atas Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan intern atas aktiva tetapnya sebagai berikut :
1. Pengawasan melalui Persetujuan (authorization control)
Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
2. Pengawasan terhadap Gerak-gerik Fisik
Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melakukan sejumlah prosedur– prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut. Namun
oleh teknisi.
3. Pemberian Nomor Urut
Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.
4. Prosedur atas Pengawasan Intern
Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan- pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .
5. Pemeriksaan secara Fisik atas Kekayaan Perusahaan
Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang duhitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan.
Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.
6. Perlakuan terhadap Aktiva Tetap yang Tidak Terpakai
Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak fungsional.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sebagai berikut:
A.
Kesimpulan
1. Pengawasan internal atas aktiva tetap yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Pengawasan melalui persetujuan b. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik c. Pemberian tanda/cap
d. Prosedur atas pengawasan intern
e. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai
2. Sistem pengawasan internal yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara telah dilaksanakan dengan baik, dimana aktiva harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II.
Aktiva tetap yang bernilai 50 – 100 juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.
3. Aktiva tetap yang terdapat dalam Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pada umumnya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan
4. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah metode garis lurus / straight line method.
5. Pencatatan yang lengkap mengenai aktiva tetap Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara belum dilaksanakan dengan baik.
6. Aktiva tetap yang telah habis masa manfaatnya ditarik dari kegiatan operasional perusahaan dengan cara dijual dan ditukar dengan aktiva lain.
B.
Saran
1. Pengawasan internal pada aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai pengawasan internal yang lebih baik dan efektif. Sebab, pengawasan tersebut berguna untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap. Hal ini tentunya akan membantu manajemen mengelola harta yang dimiliki perusahaan secara efektif dan efisien.
2. Penyajian catatan dan pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi dan akuntabel, sehingga pengawasan internal atas aktiva tetap dapat dilakukan lebih baik.
3. Metode garis lurus yang digunakan Fakultas hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah.
Ada baiknya jika Fakultas membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga Fakultas memiliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.
4. Fakultas hendaknya harus tetap konsisten dalam hal pelaksanaan prosedur pengadaan/pembelian aktiva tetapnya, yaitu dengan selalu melakukan perencanaan yang matang dan melalui persetujuan pembantu dekan II, dekan, maupun rektor.
5. Sebaiknya fakultas mencatat secara detail seluruh aktiva tetapnya, misalnya dengan menggunakan kartu aktiva tetap.
6. Fakultas secara umum telah menerapkan Standar Akuntansi Pemerintahan yang lazim terhadap sistem akuntansi aktiva tetapnya, dan hendaknya terus dilakukan secara konsisten.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2000. Intermediate Accounting, BPFE – Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Boynton, Johnson, Kell, 2002. Modern Auditing, Erlangga, Jakarta.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 2005. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta
Ikatan Akuntansi Indonsia, 2007. Standar Akuntansi Keuangan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B, dan Paul John Steinbart, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesembilan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Warren, Carl S, James M. Reeve, and Philip E,Fees, 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
52
