BAB IV ANALISA SISTEM DAN PEMBAHASAN MASALAH

(1)

19

4.1. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah

Di bawah ini gambar alur dokumen yang sedang berjalan pada Bengkel Suzuki Cikini Jakarta :

(2)

Dari hasil analisa dokumen yang sedang berjalan pada bengkel Suzuki cikini jakarta, terjadinya berbagai macam masalah pada sistem penjualan, persediaan dan laporan keuangan, antara lain :

1. Pengendalian terhadap persediaan sparepart kurang terkontrol karena pemasukan dan pengeluaran sparepart tidak terinci sehingga tidak di ketahui dengan pasti berapa jumlah sparepart yang masih tersedia. 2. Data sparepart yang disimpan dalam bentuk arsip, dalam wujud faktur

pembelian. Sehingga untuk transaksi penjualan mengalami hambatan, untuk mencari data sparepart yang dibutuhkan pun mengalami kesulitan. 3. Data pelanggan tidak di catat secara terinci sehingga hal-hal yang terkait

dengan pelanggan sulit didapatkan, seperti data alamat, nomor telepon, dll.

4. Data hutang yang harus dibayarkan dan piutang yang akan ditagih kadang juga sulit diketahui.

5. Tidak ada data pendapatan dan keseluruhan modal yang menjadi asset perubahan.

Dari subyek-subyek masalah yang terjadi diatas dapat diidentifikasi bahwa penyebab utama masalah yang terjadi, karena pengolahan datanya masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengandalkan kertas untuk pengarsipan data. Selain itu juga belum tersedianya program aplikasi yang dapat membantu untuk mengolah dan menganalisis transaksi dan laporan.

4.2. Analisis Kelemahan Sistem

Analisis terhadap kelemahan sistem bertujuan untuk mengenali lebih jauh, apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun kelemahan sistem pengolahan data pada bengkel Suzuki cikini, sebagai berikut:

(3)

1. Segi Keandalan.

Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan pembuatan order atau penanganan transaksi menjadi tidak efektif.

2. Segi Teknologi

Bengkel Suzuki cikini belum manggunakan teknologi modern, pengolahan data dilakukan secara manual, tidak menggunakan komputerisasi. Perhitungan dilakukan dengan mengandalkan kalkulator. 3. Segi Dokumen

Dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang ada semakin hari semakin tinggi. Dokumen itu terdiri dari dokumen sparepart, pemasok, pelanggan, penjualan, pembelian, service, persediaan dan hutang-piutang.

4. Segi Laporan

Laporan persediaan, penjualan, pembelian, service serta yang lainnya. Tidak dapat digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan. Belum adanya laporan laba/rugi, neraca, perubahan modal serta arus kas, hal ini mengakibatkan pimpinan bengkel sulit untuk mengetahui kondisi keuangan bengkel yang sebenarnya.

4.3. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan atau tidak. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola data transaksi keuangan guna memperoleh informasi akuntansi manajerial dan keuangan dengan lebih cepat, tepat dan akurat. Sehingga kualitas dan efektivitas kerja dapat meningkat. Adapun hasil analisis kebutuhan sistem sebagai berikut:

(4)

1. Kebutuhan Perangkat Keras

Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini dibutuhkan seperangkat komputer(hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program.

2. Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini dibutuhkan juga perangkat lunak(software) yang mendukung pengoperasian program, seperti sistem operasi Windows Xp, Microsoft SQL server 2000 dan Crystal report.

3. Kebutuhan Pengguna Sistem

Sistem informasi akuntansi untuk bengkel ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan 2 jenis user, yaitu:

A. Admin

Admin memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Dalam sistem ini tidak setiap user memiliki hak akses penuh untuk menggunakannya.

B. Kasir/Bendahara

User ini mempunyai hak untuk menangani transaksi, seperti transaksi pembelian, penjualan, service, hutang dan piutang. Juga bertindak sebagai akuntan yang akan melakukan penjurnalan.

4.4. Perancangan Sistem

Adapun langkah-langkah berjalannya sistem yang diusulkan, antara lain :

(5)

(6)

(7)

4.4.2. Diagram Konteks

Gambar 4.4

Diagram Konteks Yang Diusulkan

Faktur P enjualan Faktur S ervice P elangg an

P im pinan

Lapo ran D ata P em asok Lapo ran D ata S pare part Lapo ran P em belian Lapo ran H utang Lapo ran D ata P elanggan Lapo ran P iutang Lapo ran P enjualan Lapo ran K euan gan Lapo ran S ervice

D ata P elanggan

S istem Inform asi A kuntansi “B engke l S uzuki C ikini”

Jakarta

(8)

4.4.3. Diagram Zero

Gambar 4.5

Diagram Zero Yang Diusulkan

Pelanggan 2.0 Transaksi Pembelian Sparepart 4.0 Transaksi Penjualan Sparepart Data Pemasok Data Sparepart

Data Transaksi Pembelian Data Transaksi Penjualan Data Pemasok Data Sparepart Data Sparepart 5.0 Pengolahan Data dan Laporan Data Transaksi Pembelian Data Transaksi Penjualan Data Sparepart Data Pemasok Data Pelanggan Pimpinan Laporan Data Pemasok Laporan Data Pelanggan Laporan Data Kendaraan Laporan Data Sparepart Laporan Data Jasa Service Laporan Data Transaksi Service Laporan Data Transaksi Pembelian Laporan Data Transaksi Penjualan

Laporan Keuangan Data Jasa Service Data Kendaraan 3.0 Transaksi Service Data Kendaraan Data Jasa Service Buku Besar Jurnal dan Posting Ke Buku Besar Jurnal dan Posting Ke Buku Besar Data Jasa Service Data Kendaraan Data Transaksi Service Buku Besar Data Pelanggan Data Pelanggan Data Pelanggan 1.0 * Input

Pelanggan PelangganData Data

Pelanggan

Data Transaksi Service Jurnal dan Posting

(9)

4.4.4. Diagram Detail

4.4.4.1. Transaksi Pembelian

Gambar 4.6

Diagram Detail Transaksi Pembelian

4.4.4.2. Transaksi Penjualan

Gambar 4.7

Diagram Detail Transaksi Penjualan

2.1 Transaksi Pembelian Tunai 2.2 Transaksi Pembelian Kredit 2.3 Pembayaran Hutang Data Trans

Pembelian Data Hutang

Data Pembayaran Hutang Buku Besar Kasir Data Trans Tunai Kasir Data Trans Kredit Data Hutang Data Pembayaran Kredit Data Trans Kredit Data Trans Tunai Pengolahan Data Pembayaran Kredit Data User Pelanggan 4.1 Transaksi Penjualan Tunai 4.2 Transaksi Penjualan Kredit 4.3 Pembayaran Piutang Data Trans

Penjualan Data Piutang

Data Pembayaran Piutang Buku Besar Pelanggan Data Trans Tunai Pelanggan Data Trans Kredit Data Piutang Data Pembayaran Kredit Data Trans Kredit Data Trans Tunai Pengolahan Data Pembayaran Kredit

(10)

4.4.4.3. Transaksi Service

Gambar 4.8

Diagram Detail Transaksi Service

Pelanggan 3.1 Transaksi Service Tunai 3.2 Transaksi Service Kredit 33 Pembayaran Piutang Data

Trans Service Data Piutang

Data Pembayaran Piutang Buku Besar Pelanggan Data Trans Tunai Pelanggan Data Trans Kredit Data Piutang Data Pembayaran Kredit Data Trans Kredit Data Trans Tunai Pengolahan Data Pembayaran Kredit

(11)

4.4.4.4. Pembuatan Laporan P im p in a n 5 .1 P e m b u a ta n L a p D a ta P e m a s o k 5 .2 P e m b u a ta n L a p D a ta S p a re p a rt 5 .3 P e m b u a ta n L a p P e m b e lia n 5 .4 P e m b u a ta n L a p P e m b a y a ra n H u ta n g 5 .5 P e m b u a ta n L a p D a ta P e la n g g a n 5 .6 P e m b u a ta n L a p P e n ju a la n 5 .7 P e m b u a ta n L a p D a ta J a s a S e rv ic e 5 .8 P e m b u a ta n L a p D a ta k e n d a ra a n 5 .9 P e m b u a ta n L a p S e rv ic e 5 .1 0 P e m b u a ta n L a p P e m b a y a ra n P iu ta n g 5 .1 1 P e m b u a ta n L a p K e u a n g a n D a ta P e m a s o k D a ta S p a re p a rt D a ta P e m b e lia n T u n a i D a ta P e m b e lia n K re d it ( H u ta n g ) D a ta P e m b a y a ra n H u ta n g D a ta P e la n g g a n D a ta P e m a s o k D a ta S p a re p a rt D a ta P e m b e lia n T u n a i D a ta P e m b e lia n K re d it D a ta P e m b a y a ra n H u ta n g D a ta P e la n g g a n L a p P e m b e lia n D a n H u ta n g L a p D a ta S p a re p a rt L a p D a ta P e m a s o k L a p P e m b a y a ra n H u ta n g L a p D a ta P e la n g g a n L a p K e u a n g a n L a p D a ta K e n d a ra a n L a p D a ta J a s a S e rv ic e L a p S e rv ic e D a n P iu ta n g L a p P e n ju a la n D a n P iu ta n g L a p P e m b a y a ra n P iu ta n g D a ta P e n ju a la n T u n a i D a ta P e n ju a la n K re d it (P iu ta n g ) D a ta J a s a S e rv ic e D a ta K e n d a ra a n D a ta S e rv ic e T u n a i D a ta S e rv ic e K re d it (P iu ta n g ) D a ta P e m b a y a ra n P iu ta n g B u k u B e s a r B u k u B e s a r D a ta P e n ju a la n T u n a i D a ta P e n ju a la n K re d it D a ta J a s a S e rv ic e D a ta K e n d a ra a n D a ta S e rv ic e T u n a i D a ta S e rv ic e K re d it D a ta P e m b a y a ra n P iu ta n g G a m b a r 4 .9 D ia g ra m D e ta il P e m b u a ta n L a p o ra n Y a n g D iu s u lk a n

(12)

(13)

4.6. Normalisasi

4.6.1. Bentuk Unnormalisasi dan Bentuk Normalisasi 1 NF

No_Polisi Nm_Pelanggan Alamat Kode Tahun No_Rangka No_Mesin Telp No_FakturService Tanggal CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan No_FakturJual Nm_Part DiscontJual Kd_Pekerjaan Jenis_Pekerjaan Kd_Part Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax No_FaktuBeli DiscontBeli Nm_Pemasok Uraian Kd_Akun Nm_Akun SaldoAwal UserName Password StatusUser Type No_Polisi * Nm_Pelanggan Alamat Tahun No_Rangka No_Mesin Telp Kode * Type No_FakturService * Tanggal CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan No_FakturJual * Nm_Part DiscontJual Kd_Pekerjaan * Jenis_Pekerjaan Kd_Part * Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax No_FaktuBeli * DiscontBeli Nm_Pemasok Uraian Kd_Akun * Nm_Akun SaldoAwal UserName Password StatusUser Gambar 4.11

(14)

4.6.2. Bentuk Normalisasi 2 NF

Gambar 4.12 Normalisasi Tahap Kedua

PELANGGAN No_Polisi * Nm_Pelanggan Alamat Kode ** Tahun No_Rangka No_Mesin Telp SERVICE No_FakturService * Tanggal No_Polisi ** Jenis_Pekerjaan CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan KENDARAAN Kode * Type PENJUALAN No_FakturJual * Tanggal No_Polisi ** Nm_Part CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontJual JASASERVIS Kd_Pekerjaan * Jenis_Pekerjaan Kode ** Harga SPAREPART Kd_Part * Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax PEMBELIAN No_FakturBeli * Tanggal Kd_Pemasok CaraBayar JatuhTempo DiscontBeli UangMuka JumlahHutang PEMASOK Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telp JURNAL No_Jurnal * Tanggal No_Bukti Uraian AKUN Kd_Akun * Nm_Akun SaldoAwal USER UserName Password StatusUser TEMP Nomor Satu Dua Tiga Empat Lima Enam Tujuh Delapan Sembilan DETAIL_SERVICE No_FakturService ** Kd_Pekerjaan ** Kd_Part ** JumlahBarang DETAIL_PEMBELIAN No_FakturBeli ** Kd_Part ** HargaBeli JumlahBarang DETAIL_PENJUALAN No_FakturJual ** Kd_Part ** JumlahBarang DETAIL_JURNAL No_Jurnal ** Kd_Akun ** Debet Kredit

(15)

4.7. Perancangan Input dan Output Program Menggunakan Ms. Visio

4.7.1. Perancangan Input Program

Perancangan input merupakan bentuk tampilan program yang berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program.

4.7.1.1 Login

Perancangan tampilan login merupakan syarat agar user dapat menggunakan program sesuai dengan wewenang yang telah diberikan, user harus memasukkan username dan password yang telah dibuat. Apabila user salah dalam memasukkan username atau password, maka user tidak dapat menggunakan program. Jika dalam masuk ke program sebanyak dua kali gagal, maka form login akan hilang.

Gambar 4.13 Tampilan Login

4.7.1.2 Menu Utama

Apabila user telah berhasil masuk pada program, maka akan tampil menu utama. Dan toolbar pada menu utama akan tampil sesuai wewenang yang telah diberikan.

(16)

Gambar 4.14 Tampilan Menu Utama

4.7.1.3 Data Sparepart

Tampilan data sparepart digunakan untuk memasukkan data sparepart, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama digunakan untuk memasukkan data sparepart pada program.

Gambar 4.15

(17)

Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data sparepart yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila dalam memasukkan data sparepart belum lengkap dan dalam memasukkan stok maksimal lebih kecil dari stok minimal, maka akan tampil pesan.

Gambar 4.16

Tampilan Cari Data Sparepart

4.7.1.4 Data Pelanggan

Tampilan data pelanggan digunakan untuk memasukkan data pelanggan, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama digunakan untuk memasukkan data pelanggan pada program. Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data pelanggan yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila dalam memasukkan data pelanggan belum lengkap, maka akan tampil pesan.

(18)

Gambar 4.17

Tampilan Input Data Pelanggan

Gambar 4.18

(19)

4.7.1.5 Data Pemasok

Validasi pada rancagan input data pemasok sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.19

Tampilan Input Data Pemasok

Gambar 4.20 Tampilan Cari Data Pemasok

(20)

4.7.1.6 Data Jasa Service

Validasi pada rancagan input data jasa service sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.21

Tampilan Input Data Jasa Service

Gambar 4.22

(21)

4.7.1.7 Data Kendaraan

Validasi pada rancagan input data kendaraan sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan.

Gambar 4.23

Tampilan Input Data Kendaraan

Gambar 4.24

(22)

4.7.1.8 Transaksi Pembelian

Tampilan transaksi pembelian digunakan untuk melakukan transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit. Adapun validasi yang dilakukan sebagai berikut:

1. Apabila jumlah stock sparepart tertentu kurang dari stock minimal maka akan muncul pesan agar melakukan pembelian.

2. Apabila jumlah stock sparepart yang dimasukkan lebih dari stock maksimal, maka akan muncul pesan.

3. Apabila memasukkan harga beli yang lebih besar dari harga jual, maka akan tampil pesan.

4. Apabila stock barang yang dipilih dalam keadaan kosong, maka akan muncul pesan.

5. Apabila jumlah sisa bayar terlalu besar, maka akan tampil pesan.

Gambar 4.25

(23)

4.7.1.9 Transaksi Penjualan

Validasi pada rancagan input transaksi penjualan sama dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian.

Gambar 4.26

Tampilan Transaksi Penjualan

4.7.1.10 Transaksi Service

Validasi pada rancagan input transaksi service sama dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian.

Gambar 4.27 Tampilan Transaksi Service

(24)

4.7.1.11 Pembayaran Hutang

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran hutang jika melekukan pembelian yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain.

Gambar 4.28

Tampilan Pembayaran Hutang

4.7.1.12 Pembayaran Piutang Penjualan

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran piutang penjualan jika melakukan transaksi penjualan yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain.

(25)

Gambar 4.29

Tampilan Pembayaran Piutang Penjualan

4.7.1.13 Pembayaran Piutang Service

Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran piutang service jika melakukan transaksi service yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain.

Gambar 4.30

(26)

4.7.1.14 Data User

Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data user beserta hak aksesnya. Tampilan ini hanya admin yang berhak untuk mengaksesnya. Selain admin maka tidak diperbolehkan.

Gambar 4.31 Tampilan Input Data User

4.7.1.15 Data Rekening

Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data rekening atau akun. Tampilan ini hanya bendahara atau kasir yang berhak untuk mengaksesnya. Selain bendahara atau kasir, maka tidak diperbolehkan. Pada sistem ini, ada beberapa rekening yang tidak bias dihapus ataupun diubah seperti, kas keuangan, piutang usaha, utang usaha, modal, penjualan, pembelian dan service.

(27)

Gambar 4.32

Tampilan Input Data Rekening

4.7.1.16 Jurnal Umum

Tampilan ini digunakan untuk menjurnal transaksi selain pada jurnal khusus seperti pembelian, penjualan dan service. Yang berhak menjurnal adalah bendahara. Apabila jumlah debet dan kredit tidak seimbang, maka akan tampil pesan tidak seimbang dan dipersilakan untuk menjurnal ulang. Apabila jumlah debet atau kredit sudah seimbang, maka akan muncul pesan seimbang.

Gambar 4.33 Tampilan Input Data Jurnal

(28)

4.7.2. Perancangan Output Program

4.7.2.1 Laporan Pemasok

Gambar 4.34

Tampilan Output Data Pemasok

4.7.2.2 Laporan Pelanggan

Gambar 4.35

(29)

4.7.2.3 Laporan Sparepart

Gambar 4.36

Tampilan Output Data Sparepart