Data data yang ditampilkan dalam Bab sebelumnya akan dijadikan bahan
analisa dalam mendukung dan mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah
kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan.
Dalam Bab ini, ada 2 hal utama yang akan dibahas yaitu:
1. Pengolahan dan analisa data terhadap daftar identifikasi Cost of
Quality (CoQ) yang telah dipaparkan pada Bab sebelumnya.
2. Usaha-usaha perbaikan mutu yang diselaraskan pada hasil analisa
biaya mutu Cost of Quality (CoQ).
4.1. PENGOLAHAN DATA COST OF QUALITY (COQ).
Banyak data tentang mutu yang diperlukan untuk membuat laporan
tentang biaya mutu CoQ yang terlibat tersedia melalui sistem akunting perusahaan
dan pabrik ( namun pada TA ini tidak dibahas ). Sehingga pelaporan lebih bersifat
“aplikatif” terhadap usaha perbaikan mutu, yaitu bagaimana memformulasikan
hasil data identifikasi CoQ dari faktor pencegahan, penilaian, dan kegagalan
proses ke dalam suatu tindakan logis-praktis agar efisiensi biaya perusahaan dapat
tercapai.
Ke depannya, diharapkan data identifikasi biaya mutu tersebut dapat
ditetapkan sebagai bagian dari program informasi manajemen, sehingga update
dan penyempurnaan CoQ terus menerus dilakukan dan terpadu.
Dari daftar identifikasi CoQ yang telah dipaparkan pada bab III, dapat
dirangkum hasilnya sebagai berikut:
Laporan CoQ
Tabel 4.1. : Data Biaya Mutu (dalam Rupiah)
Des '06 Jan '07 Feb '07
(H) Cost(Rp) (H) Cost(Rp) (H) Cost(Rp)
a. Quantity 1.080.840 1.036.397 1.016.535
b. Lot Quantity 292 363 467
c. Production Amount
d. Capacity Inv estigatio 13 144.300 13 144.300 12 138.528 e. Jig control 468 5.760.456 488 5.630.586 510 5.887.440 f. Maintenance 55 640.692 51 588.510 67 771.030 g. Education 8 219.336 6 69.264 16 184.704 h. FS Study 0 i. Quality Audit 24 277.056 3 34.632 Subtotal 567 7.041.840 560 6.467.292 605 6.981.702 j. Product Acceptance I 50 577.200 50 577.200 48 554.112 k. Appearance Inspectio 1.055 15.070.692 1.195 16.676.322 1.084 15.312.726 l. Measuring Control 38 432.900 39 450.216 36 415.584 Subtotal 1.143 16.080.792 1.284 17.703.738 1.168 16.282.422 m. Reject 35.252.100 35.152.900 17.140.700 n. Rework 240 1.319.545 200 1.789.740 263 1.236.091 o. Internal Claim 56 646.464 Subtotal 240 36.571.645 200 36.942.640 319 19.023.255 p. Claim Response 6 1.450.800 9 103.896 28 323.232 q. Ext. returned product
r. Client repair cost
Subtotal 6 1.450.800 9 103.896 28 323.232 Subtotal 246 38.022.445 209 37.046.536 347 19.346.487 Total CoQ 1.956 61.145.077 2.053 61.217.566 2.120 42.610.611 Inspec tion Quantity 4.061.850.000 4.069.881.000 3.897.203.000 Appraisal Internal External Prevention
Catatan rangkuman pengambilan data Biaya Mutu di atas djelaskan sebagai
berikut:
Tabel 4.2. : Rangkuman Pengambilan Data Biaya Mutu
Jenis Biaya Mutu Data terkait Keterangan (d) Investigasi Kapasitas Slip lembur petugas yang
ditunjuk untuk melakukan penghitungan
Jumlah jam lembur yang terkait dikonversikan dalam nilai rupiah sebagai komponen Biaya Mutu
yang dipakai dalam produksi
bertanggungjawab terhadap pemeriksaan jig
lembur
(f) Aktivitas maintenance Slip lembur petugas yang ditunjuk untuk melakukan aktivitas perawatan
Konversi jam lembur dihitung sebagai biaya mutu
(g) Education Jam kerja Trainer yang memberikan pelatihan kepada karyawan terkait dengan mutu, sistem manajemen atau yang terkait (i) Quality Audit Status log hasil Audit, jam
kerja yang terpakai selama Audit berlangsung
Konversi jam Audit terhadap honor petugas terkait
(j) Inspeksi keberterimaan produk
Laporan kerja petugas QC (selama overtime)
Konversi jam kerja dihitung sebagai biaya mutu
(k) Inspeksi Visual Jam kerja petugas Inspeksi Jam kerja petugas dikonversikan sebagai biaya mutu (l) Kontrol Alat ukur Laporan kerja petugas QC
(selama overtime)
Jam kerja petugas dikonvrsikan sebagai biaya mutu
(m) Produk NG Laporan data reject (NG) Harga per 1 pc dikalikan jumlah rejectnya (n) Pengerjaan ulang Laporan Kerja petugas,
jumlah produk NG setelah rework
Harga per 1 pc yang reject setelah dilakukan pengerjaan ulang. Jam kerja petugas yang dikonversikan sebagai biaya mutu.
(o) Klaim internal Laporan kerja petugas yang membahas klaim (misalnya meeting disposisi,
pembuatan tindakan perbaikan, dan lain-lain)
Jam kerja dikonversikan ke dalam biaya mutu
(p) Biaya respon klaim Kwitansi untuk keperluan tanggapan klaim pelanggan
4.2. ANALISA DATA COQ
Setelah biaya mutu diidentifikasi dan disusun, adalah penting untuk
menganalisis biaya tersebut dan menjadikannya sebagai dasar untuk pengambilan
tindakan yang sesuai. Proses analisis terdiri atas pemeriksaan setiap unsur biaya
dalam hubungannya dengan unsur-unsur biaya lain dan totalnya. Proses itu juga
menyertakan pembandingan waktu ke waktu, yaitu membandingkan operasi satu
bulan dengan operasi beberapa bulan sebelumnya, atau satu kuartal dengan
beberapa kuartal sebelumnya.
Disarankan agar biaya mutu yang terlibat dikaitkan dengan sedikitnya tiga
dasar volume yang berbeda. Contoh-contoh dasar volume yang harus
dipertimbangkan adalah:
- tenaga kerja langsung
- tenaga kerja langsung yang produktif
- biaya bengkel masukan
- biaya bengkel keluaran
- biaya pembuatan keluaran
- nilai yang dikontribusikan
- unit-unit keluaran produktif yang ekivalen
- hasil penjualan bersih
Tabel 4.3. : Data Dasar pengukuran Kinerja CoQ (dalam Rupiah) Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Sales 4.061.850.000 4.069.881.000 3.897.203.000 4.111.110.000 Labor Cost 299.973.000 354.058.000 338.169.000 332.043.000 Cost of Sales 3.372.717.000 3.232.380.000 3.156.342.000 3.376.673.000
Tabel 4.4. : CoQ / Biaya Mutu vs Sales (dalam rupiah)
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Cost of Quality [a] 61.145.077 61.217.566 42.610.611 48.144.268 -Prevention [b] 7.041.840 8.467.292 6.981.702 8.383.752 -Appraisal [c] 16.080.792 17.703.738 16.282.422 16.860.012 -Internal Failure [d] 36.571.645 36.942.640 19.023.255 22.634.992 -External Failure [e] 1.450.800 103.896 323.232 265.512 Sales [f] 4.061.850.000 4.069.881.000 3.897.203.000 4.111.110.000
% [ g=a/f ] 1,51 1,50 1,09 1,17
-Prevention [b/f] 0,17 0,21 0,18 0,20
-Appraisal [c/f] 0,40 0,43 0,42 0,41
-Internal Failure [d/f] 0,90 0,91 0,49 0,55
-External Failure [e/f] 0,04 0,00 0,01 0,01
% CoQ terhadap Sales
Prevention; 0,17Prevention; 0,21Prevention; 0,18Prevention; 0,20 Appraisal; 0,40 Appraisal; 0,43 Appraisal; 0,42 Appraisal; 0,41
Int. Failure; 0,91
Int. Failure; 0,49 Int. Failure; 0,55 Ext. Failure; 0,00
Ext. Failure; 0,01Ext. Failure; 0,01 Int. Failure; 0,90 Ext. Failure; 0,04 0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07
% TOTAL: 1,51 % TOTAL: 1,50 % TOTAL: 1,09 % TOTAL: 1,17 %
Dari grafik diatas terlihat bahwa:
1. Baik biaya pencegahan, penilaian, dan kegagalan cenderung identik dan
sebanding. Dimana Biaya kegagalan internal menjadi komponen terbesar
terhadap total CoQ, disusul biaya penilaian dan pencegahan, kemudian
biaya kegagalan eksternal..
2. Biaya penilaian masih lebih rendah daripada biaya kegagalan internal,
sehingga perlu dilakukan breakdown terhadap aktivitas jaminan mutu di
jalur produksi maupun di pemeriksaan akhir.
3. Sedangkan biaya pencegahan hanya 42%~48% dari biaya penilaian yang
dilakukan. Sehingga dipastikan waktu untuk melakukan penilaian,
pengujian, pemeriksaan terhadap produk yang dihasilkan menjadi besar.
Grafik CoQ vs Cost of sales
1,81 1,89 1,35 1,43 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 Periode "N" % C o Q te rhad ap C o st o f sa le s % % 1,81 1,89 1,35 1,43
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07
Gambar 4.2. : Grafik Kecenderungan CoQ terhadap Cost of Sales
Dari grafik diatas terlihat bahwa :
1. Bila dicermati, Cost of Sales mencapai kisaran 80%. Sehingga fluktuasi
Tabel 4.5. : Waktu yang diperlukan untuk Pengendalian Mutu (dalam jam)
Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07
Total Waktu 2.196 2.253 2.440 2.438
Prevention 567 560 605 726
Appraisal 1.143 1.284 1.169 1.211
Failure-internal 240 200 319 239
Failure-eksternal 246 209 347 262
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa kekuatan jaminan mutu (QA) saat ini masih
bertumpu pada upaya-upaya penilaian, pemeriksaan, ataupun pengujian. Hal ini
masih mencerminkan bahwa kontrol mutu dan jaminan mutu di PTDM masih
mengikuti gaya tradisional dimana tiap 1 unit produk yang dihasilkan memerlukan
tenaga inspektor untuk melakukannya. Upaya pencegahan tidak dominan
dilakukan di jalur produksi maupun di inspeksi akhir. Grafik % Alokasi Waktu Pengerjaan CoQ
0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0
Des '06 Jan '07 Feb '07
Prev ention Appraisal Failure
%
Gambar 4.3. : Grafik persentase Alokasi Waktu dalam CoQ
Setelah mengetahui beberapa data dan analisa di atas masih perlu
dilakukan pengamatan lebih detail mengenai hal-hal penting yang merupakan
penyumbang biaya mutu tertinggi yaitu biaya kegagalan internal ( reject dan
Chamfer, Lug Relief dan Lug Nicking, dengan membuat Diagram Fishbone
seperti dibawah ini:
Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram)
kegagalan internal
tinggi (reject &rework)
manusia
skill kurang
mesin
tidak terproses
lebar chamfer +/- lebar chamfer gores chamfer
sistem informasi produksi tidak dilakukan
motivasi rendah terhadap mutu penyok gores luar
bintik gram
Gambar 4.4. : Diagram Tulang Ikan Biaya Kegagalan Internal Tinggi
4.3. UPAYA PERBAIKAN TERKAIT HASIL ANALISA BIAYA MUTU
Dari beberapa angka parameter kinerja biaya mutu/CoQ seperti
perbandingan terhadap sales, labour cost, maupun cost of sales, harus dilakukan
upaya perbaikan kinerja mutu, sehingga proses identifikasi diteruskan dengan
adanya usaha-usaha nyata yang relevan dan terkait dengan hasil analisa biaya
mutu CoQ.
Dari paparan identifikasi dan analisa biaya mutu CoQ, diusulkan suatu
Tabel 4.6. : Program Penurunan Biaya Kegagalan Internal
No Aktivitas Kinerja Mutu Dasar
Pengukuran
PIC Sasaran
1 Penurunan produk reject Ppm Prod. Biaya kegagalan
2 Penurunan kuantitas rework melalui
gugus kendali mutu QCC, sumbang saran, QC project, dll
Pcs atau ppm
Pro-duksi
Biaya kegagalan
Detail dari program dan perbaikan-perbaikan dapat dilihat pada lampiran II.
Beberapa program lainnya terkait hasil CoQ perlu dibreakdown lebih
tajam lagi sesuai dengan kondisi dan tingkat kepentingan terhadap penurunan
biaya CoQ. Idealnya, Biaya CoQ dari yang paling tinggi ke paling rendah adalah
Prevention, Appraisal, dan Failure. Ini disebabkan karena hal-hal sebagai berikut:
Tingkat biaya Kesalahan sesuai fase penemuannya akan menjadi lebih
rendah dimulai dari:
- pencegahan - komponen - subsistem - inspeksi akhir - pengiriman - perbaikan di lapangan - kerusakan di pelanggan - tuntutan hukum.
Bilamana sampai terjadi tuntutan hukum terkait dengan kualitas produk yang
sendirinya akan berpengaruh pada pangsa pasar terhadap produk tersebut atau
bahkan akan bangkrut/collapse. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan
tersebut perlu dilakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala dan reguler
yang berguna untuk memberikan input kepada perusahaan mengenai kekurangan
ataupun kelebihan dari mutu produk maupun sistem mutu secara keseluruhan.
Dalam TA ini tidak dibahas hal tersebut secara detail.
Adapun strategi sistem CoQ Biaya mutu secara general adalah:
- menangani Failure cost yang paling dominan
- menetapkan Prevention Cost yang menghasilkan perbaikan
- mengendalikan Appraisal Cost sesuai hasilnya
- melakukan perbaikan secara terus menerus dengan mengutamakan
pencegahan.
