SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

(1)

(2)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

15

SELEKSI DAN EVALUASI

SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

Revisi Tgl. Berlaku Kode Dokumen : : : 04 15 Juli 2015 SCU/PM.15

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 1 dari 6

1. TUJUAN : Untuk memastikan bahwa produk/jasa yang dibeli sesuai dengan

persyaratan dan kebutuhan yang ditetapkan oleh organisasi

2. RUANG LINGKUP :

Section HR Dev. & GA

3. DEFINISI : Supplier terpilih adalah pihak ketiga yang memasok barang/produk yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian pengadaaan/pihak yang berwenang PT.Sigma Cipta Utama Sub kontraktor ( Outsource) terpilih adalah pihak ketiga yang memasok jasa/pelaksana pekerjaan atas nama PT. Sigma Cipta Utama yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian yang berwenang.

Pekerjaan yang disubkonkan adalah pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan sendiri oleh PT. Sigma Cipta Utama karena ketiadaan/ketidaklengkapan sumberdaya atau karena pertimbangan lain seperti : Banyaknya proyek yang harus dikerjakan sehingga dapat menimbulkan penurunan kualitas pekerjaan, dan tuntutan penyelesaian pekerjaaan yang sangat cepat.

Seleksi adalah : Tahapan untuk menilai kompetensi supplier/subkontraktor pada tahap awal sebelum ditetapkan sebagai supplier/Subkon terpilih

Evaluasi yaitu suatu cara penilaian dari kinerja supplier/subkon untuk menetapkan peringkat supplier/subkon yang memenuhi persyaratan sebagai supplier/pemasok terseleksi atau memiliki sistem manajemen yang mampu untuk menghasilkan atau memberikan produk yang kita harapkan.

4. REFERENSI : ISO 9001 : 2008 Klausul 4.1 & 7.4.1

(3)

SELEKSI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

5.1. Sebelum menentukan dan memutuskan bahwa supplier/subkontraktor yang akan dipanggil lulus/tidak lulus seleksi, maka terlebih dahulu harus melalui penyeleksian dan di catat dalam formulir Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15). Apabila proses seleksi tidak sesuai dengan yang ditetapkan pada PM.16, maka proses pembelian tidak dapat dilanjutkan.

5.2. Untuk pengadaan barang/jasa yang diperlukan, supplier/subkontraktor dipilih apabila mempunyai barang yang dipersyaratkan dan penawaran yang disampaikan oleh supplier/pemasok yang diundang melalui form permintaan penawaran (F02/PM.15). Supplier/subkon yang diundang dan diseleksi tersebut dicatat dalam formulir Evaluasi Penawaran (F04/PM.15).

5.3. Untuk bahan seleksi, supplier diminta mencantumkan / mengirimkan persyaratan atas barang yang ditawarkan, diantaranya sebagai berikut:

 Company Profile/Legalitas perusahaan  Spesifikasi teknis,

 Harga penawaran,  Waktu penyerahan,  Cara pembayaran,

5.4. Supplier yang dinyatakan menang / terpilih kecuali Subkon Jasa Pengiriman harus menyerahkan copy dokumen, sekurang-kurangnya (minimal 4 dokumen) yaitu :

 Surat Ijin Usaha Perdagangan ( SIUP)  NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak),

 SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak),  Akte perusahaan

 Surat keterangan domisili perusahaan  Tanda daftar perusahaan

 Company Profile

5.5. Sedangkan untuk Jasa Pengiriman Barang dan subkontraktor lain (Outsource) dicatat pada Daftar Subkon Terseleksi berdasarkan :

 Company Profile

 Kualitas Pekerjaan ( termasuk keutuhan barang yang dikirim )  Ketepatan Waktu Penyelesaian Pekerjaan

 SDM dan Peralatan

 Jaminan asuransi apabila diperlukan (sesuai perjanjian / kesepakatan).  Harga

(4)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

15

SELEKSI DAN EVALUASI

SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

 Syarat Pembayaran  HSE

 Kepatuhan terhadap statutory dan regulatory terkait pelayanan.

Persyaratan diatas menjadi hal yang wajib dipenuhi kecuali ada kebijakan tersendiri yang ditetapkan oleh organisasi.

5.6. Seleksi Pemasok pengadaan barang / jasa dengan nilai diatas Rp. 50.000.000.- (Limapuluh juta rupiah) harus dilakukan oleh Tim Negosiasi dan Tenaga ahli (jika diperlukan).

5.7. Untuk pengadaan barang yang sifatnya rutin,

Section Head HR Dev. & GA

memilih pemasok sesuai yang tercatat pada Daftar Pemasok Terseleksi. Yang disusun dan dievaluasi setahun sekali.

EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

5.8. Supplier/Subkontraktor yang terseleksi kemudian dicatat dalam Daftar Supplier/Subkontraktor Terseleksi sesuai dengan produk / jasanya.

5.9. Dari Daftar Supplier/Subkon terseleksi (F05/PM.15) kemudian

Section Head HR Dev. & GA

melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier dengan kriteria minimal yaitu :  Kualitas/Spesifikasi teknis,

 Delivery (Waktu penyerahan)

5.10. Untuk evaluasi Subkontraktor Jasa dilakukan terhadap kriteria :  Kualitas Pelayanan

 Waktu penyelesaian pekerjaan

5.11. Pemasok yang akan dievalusi diprioritaskan pada pemasok yang mempengaruhi terhadap kinerja operasional.

5.12. Daftar pemasok terseleksi harus disahkan oleh

Section Head HR Dev. & GA

.

5.13. Perubahan terhadap isi kontrak dengan pemasok apabila dipandang perlu maka dapat dibahas dalam rapat yang diadakan oleh

Section Head HR Dev. & GA

.

6. LAMPIRAN : A. Formulir Daftar Calon Supplier (F01/PM.15) B. Formulir Permintaan Penawaran ( F02/PM.15) C. Formulir Kuisioner Calon Supplier (F03/PM.15) D. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15)

(5)

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 4 dari 6 E. Formulir Daftar Supplier terpilih (F05/PM.15)

F. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Subkon ( F06/PM.15) G. Formulir Catatan Kinerja Supplier (F07/PM.15) H. Formulir Daftar Subkontraktor Terpilih ( F08/PM.16)

(6)

PROSEDUR MUTU

PROSEDUR

15

SELEKSI DAN EVALUASI

SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Supplier

Pengadaan Barang dan jasa

Pembuat data Supplier Seleksi Kinerja Supplier Pemenuhan persyaratan ADM Seleksi Adm Penetapan Supplier terpilih Pembelian Barang dan Jasa Evaluasi Supplier OK Tdk OK OK File Tdk Tdk

(7)

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 6 dari 6 Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Sub Contraktor

Pengadaan Barang dan jasa

Pembuat data Subcontraktor Seleksi Kinerja SubContraktor Pemenuhan persyaratan ADM Seleksi Adm Penetapan Subcontraktor terpilih Pembelian Barang dan Jasa Evaluasi Subcontraktor OK Tdk OK OK File Tdk Tdk

(8)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F01/PM.15/R0

DAFTAR CALON SUPPLIER/SUBKON

No. _{Supplier/Subkon}Nama Alamat Tlp/Fax Contact _Person Produk/Jasa _PenawaranTanggal

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

(9)

Perihal : Permintaan Penawaran

Dengan hormat,

Dengan ini kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengirimkan kami penawaran harga produk ………, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Spesifikasi produk (**) 2. Harga per satuan 3. Masa penyerahan 4. Kapasitas tersedia 5. Syarat pembayaran 6. Garansi yang diberikan

Demikian surat permohonan ini kami buat, sambil menunggu penawaran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Bagian Pengadaan

(**) Harap dijabarkan dengan lengkap tentang keunggulan produk dan bila memungkinkan disertai dengan contoh produk.

Mohon informasi penawaran harga produk disampaikan kepada :

Bagian Pembelian PT. Sigma Cipta utama

Jl. Tekno 1 Blok B.No 5-7 Sektor IX taman Tekno BSD, Tangerang-Banten 15314 Telp(021)75871955, Fax (021)75871933

(10)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM.15/R0

KUISIONER CALON SUPPLIER

1. Nama Perusahaan : 2. Alamat : 3. No.Telp/Fax : 4. NPWP : PKP : 5. Berdiri tahun : 6. Bidang usaha :

7. Jumlah tenaga kerja : 8. Produk yang dihasilkan :

9. Daftar pertanyaan untuk supplier material

9.1. Apakah telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu/Lain 9.2. Apakah ada bagian pengendali kualitas

9.3. Apakah ada jaminan barang rusak

9.4. Apakah produk telah disertifikasi SNI atau yang lain 9.5. Apakah memiliki armada angkutan sendiri

Tangsel , ……….

Supplier

( Nama & Stempel Perusahaan) Ada/Sudah Tdk/Blm

(11)

1. Mutu/Spesifikasi Barang (Penetapan & Evaluasi) 2. Waktu Penyerahan (Penetapan & Evaluasi)

3. Harga (Penetapan)

4. cara Pembayaran (Penetapan) Kesimpulan *2)

Penetapan Diterima Ditolak

Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan

Catatan : ……….. ……….. ……….. Ditetapkan/Dievaluasi oleh : Tanggal : ………..

1. Staff Pembelian Nama : ……….. TTD : ……….

2. Manajer Umum Nama : ……….. TTD : ……….

Persetujuan :

Tanggal ………..

1. Direktur Nama : ……….. TTD : ……….

Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) :

1. Mutu ada sistem mutu & garansi ada sistem mutu & garansi tidak ada sistem mutu & garansi

2. Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan

3. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal

4. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai

1. Mutu > 80% mutu sesuai < 50% mutu sesuai

2. Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu

Kriteria Kesimpulan *2) :

Penilaian Penetapan : 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang)

2. Ditolak = > 1 K

Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%) 2. Dipertimbangkan = 50% - 65%

3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )

Penilaian Penetapan B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

> 50% ~ 79% mutu sesuai

(12)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F05/PM.15/R0

DAFTAR SUPPLIER TERPILIH

No. _SupplierNama Alamat Tlp/Fax Contact _Person Produk

Tanggal Pembelian

Pertama

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

(13)

1 Company Profile (Penetapan)

2. Mutu pekerjaan (Penetapan & Evaluasi) 3. Waktu Penyelesaian (Penetapan & Evaluasi) 4. SDM & Peralatan (Penetapan )

5. Harga (Penetapan & Evaluasi) 6. Syarat Pembayaran (Penetapan)

7 Persyaratan HSE &

Peraturan lain terkait (Penetapan) Kesimpulan *2)

Penetapan Diterima Ditolak

Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan

Catatan : ……….. ……….. ……….. Ditetapkan/Dievaluasi oleh : Tanggal : ………..

1. Pengadaan Jasa Nama : ……….. TTD : ……….

2. Manajer Umum Nama : ……….. TTD : ……….

Persetujuan :

Tanggal ………..

1. Direktur/GM Nama : ……….. TTD : ……….

Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) :

1. Mutu Pekerjaan ada sistem mutu & garansi tidak ada sistem mutu & garansi

2. Waktu Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan

3. SDM dan Peralatan

4. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal

5. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai

1. Mutu Pekerjaan > 80% mutu sesuai < 50% mutu sesuai

2. Waktu Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu

Kriteria Kesimpulan *2) :

Penilaian Penetapan : 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang)

2. Ditolak = > 1 K

Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%) 2. Dipertimbangkan = 50% - 65%

3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )

Kompetensi sangat bagus dan peralatan lengkap

Kompetensi sedang dan peralatan lengkap ( atau sebaliknya)

Kompetensi kurang dan peralatan kurang

tdk ada sistem mutu & ada garansi

> 50% ~ 79% mutu sesuai

Penilaian Evaluasi B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

(14)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F.07/PM.15/R0 BULAN : NAMA SUPPLIER : ALAMAT : JENIS PRODUK : Urgent Normal MUTU PENGIRIMAN B : > 80% OK B : > 60% OK S : 50 ~ 79 % OK S : 40 ~ 59 % OK K : < 50 % OK K : < 40 % OK Status PO Tangsel, ………. Bagian Pengadaan T O T A L JUMLAH PERSENTASI

CATATAN KINERJA SUPPLIER

NO NO. PO MUTU PENGIRIMAN

(15)

Dibuat Oleh, Disetujui Oleh,