Revisi 1 Halaman 1 dari 11
USER GUIDE GT E-INVOICING
Bagian Vendor
1. AKSES GT E-INVOICING
Untuk mengakses aplikasi GT E-INVOICING diperlukan web browser. Disarankan menggunakan Google Chrome dengan versi terbaru. Url untuk mengakses GT E-INVOICING adalah https://e- invoice.gt-tires.com.
A. Login
Ketika membuka aplikasi untuk pertama kali maka akan diarahkan ke layar login sebagai berikut.
Isi username dan password Anda untuk login.
B. Halaman Utama
Setelah login berhasil maka akan diarahkan ke layar utama sebagai berikut.
Keterangan : 1. Navigasi Menu 2. Navigasi Halaman 3. Profile User
Revisi 1 Halaman 2 dari 11 4. Halaman Content
5. Link Download User Guide/Panduan Operasional.
C. Logout
Setelah selesai menggunakan aplikasi direkomendasikan untuk selalu melakukan logout. Untuk logout pengguna bisa menekan icon pada Profile User kemudian tekan Logout.
D. Informasi Account
Jika ingin mengetahui informasi akun yang tersimpan di portal, klik/pilih account pada Profil User
Kemudian tampilannya akan muncul menjadi seperti dibawah ini:
Pada tampilan Informasi Account, pengguna dapat merubah password dengan menekan button Change Password. Maka Halaman Content akan menampilkan form Change Password.
Revisi 1 Halaman 3 dari 11 Isi password yang digunakan, password baru dan konfirmasi password baru untuk mengubah password. Kemudian klik button Change Password untuk melakukan perubahan.
Harap lakukan perubahan Password secara berkala.
2. E-INVOICING
Bagian E-INVOICING berisi menu - menu yang berkaitan dengan pembuatan invoice ke PT GT.
A. Purchase Orders
Jika ingin menampilkan halaman Purchase Orders, pilih Purchase Order yang ada pada pilihan Menu E-Invoicing. Menu Purchase Order berisi informasi mengenai PO yang diterima oleh vendor.
Keterangan :
1. Filter Tanggal, pengguna dapat mengatur untuk melihat Data PO dari rentang waktu yang diinginkan.
Revisi 1 Halaman 4 dari 11 2. Jumlah Data Yang Ditampilkan Per Halaman, jumlah data yang ditampilkan dapat dipilih dari
10 hingga 100 baris data per halamannya.
3. Filter Pencarian Berdasarkan Keyword 4. Detail Action Button (Show Detail PO)
5. Jumlah Halaman, halaman akan menampilkan data PO sesuai tanggal dari yang paling akhir (baru) ke paling awal (lama).
Untuk melihat isi dari PO tekan Detail Action Button, maka Halaman Content akan menampilkan detail PO. Misal, menampilkan detail PO dari PO Number dengan status CLOSED yang diberi tanda dibawah ini;
Revisi 1 Halaman 5 dari 11 Jika pengguna ingin mengunduh Form PO yang telah dibuat oleh pihak PTGT, pengguna bisa menekan button Download yang telah ditandai diatas.
B. Deliveries
Jika ingin menampilkan halaman Deliveries, pilih Deliveries yang ada pada pilihan Menu E- Invoicing. Menu Deliveries berisi informasi barang yang diterima PT GT dari pengiriman vendor.
Keterangan :
1. Filter Tanggal, pengguna dapat mengatur untuk melihat Data PO dari rentang waktu yang diinginkan.
2. Jumlah Data Per Halaman, jumlah data yang ditampilkan dapat dipilih dari 10 hingga 100 baris data per halamannya.
Revisi 1 Halaman 6 dari 11 3. Filter Pencarian Berdasarkan Keyword
4. Detail Action Button, menampilkan data detail dari Delivery Number (1 (satu) DN dapat memuat hingga beberapa PO, Maksimal 10 (sepuluh) PO)
5. Jumlah Halaman, halaman akan menampilkan data Delivery Number sesuai tanggal dari yang paling akhir (baru) ke paling awal (lama).
Untuk melihat isi dari Delivery Number tekan Action Button, maka halaman akan menampilkan data Delivery Number yang dipilih. Misal, menampilkan detail Delivery Number dengan status CLOSED (Invoiced Checked) yang diberi tanda di bawah ini;
C. Invoices
Jika ingin menampilkan halaman Invoices, pilih Invoices yang ada pada pilihan Menu E-Invoicing.
Menu Invoices berisi informasi Data PO yang telah diproses Invoice oleh Vendor hingga payment oleh PT GT dan Menu Invoices merupakan menu dimana vendor membuat/mengajukan invoice ke PT GT.
Revisi 1 Halaman 7 dari 11 Keterangan :
1. Filter Tanggal, pengguna dapat mengatur untuk melihat Data Invoices yang telah dibuat dari rentang waktu yang diinginkan.
2. Action Add Button, tombol untuk membuat/menambahkan Invoice baru.
3. Filter Pencarian Berdasarkan Keyword
4. Jumlah Data Per Halaman, , jumlah data yang ditampilkan dapat dipilih dari 10 hingga 100 baris data per halamannya.
5. Detail Action Button, menampilkan data detail dari Invoice yang dipilih.
Contoh:
Revisi 1 Halaman 8 dari 11 Menampilkan Detail Invoice dari data yang ditandai dibawah ini,
Pengguna dapat mengunduh File Faktur Pajak dan/atau Invoice dengan mengklik tombol Download.
Dari tampilan diatas diketahui bahwa proses invoicing hingga ke pembayaran telah disetujui dan selesai. Hal ini ditunjukan pada tanda checklist pada approval pihak terkait.
6. Jumlah Halaman, halaman akan menampilkan data Invoices sesuai tanggal yang paling recent (baru) ke paling lama.
C.1 Membuat Invoice Baru
1. Klik Action Add Button yang berada di sebelah kanan tombol Filter tanggal pada menu Invoices.
Kemudian akan muncul menu seperti dibawah ini,
2. Isi data invoice baru. Masukan nomor invoice, dimana nomor invoice yang diisi merupakan nomor invoice yang diterbitkan dari masing-masing vendor dan jenis Tax (jika ada). Kemudian klik Add.
Contoh:
Revisi 1 Halaman 9 dari 11 3. Pilih Data Delivery Number dari PO yang akan dibuatkan invoicenya. Atur dari Filter Tanggal
untuk mendapatkan data yang diinginkan. (Pembuatan 1 (satu) Invoice dapat terdiri dari beberapa Delivery Number, Rentang pembuatan Invoice maksimal akhir bulan berikutnya terhitung dari tanggal Deliveries/ tanggal receipt barang di sistem).
Note: jika vendor memilih lebih dari 1 (satu) Delivery Number yang masing-masing berbeda tanggal (delivery date) maka, tanggal invoice akan mengacu pada tanggal delivery note yang paling akhir/terbaru. Pastikan Delivery Number yang dipilih dari bulan yang sama.
Jika sudah mengatur Filter Tanggal maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini,
Pilih data yang akan dibuatkan invoicenya dengan Klik area checker disebelah kiri Nomor Delivery Number seperti gambar yang sudah ditandai diatas. Kemudian Klik Tombol Submit yang berada di sebelah kanan Filter Tanggal.
4. Kemudian akan muncul tampilan Detail Invoice seperti dibawah ini, edit dan upload dokumen yang dibutuhkan untuk membuat invoice.
Note: setelah vendor sampai di tahap ini diharapkan vendor baru membuat faktur pajak dari e- faktur sesuai dengan invoice date yang tertera di tampilan.
Revisi 1 Halaman 10 dari 11 Keterangan :
a. Action Button, menampilkan searching dokumen yang ada di perangkat pengguna.
Pengguna diharapkan mengupload dokumen yang dibutuhkan seperti, faktur pajak/Tax Invoice yang telah dibuat dari web e-faktur, kwitansi/invoice file dan Surat Jalan/Berita Acara dalam format pdf. (Tanggal Faktur Pajak harus sesuai dengan invoice date atau DN Date dalam sistem e-Invoice). Format nama file Faktur Pajak harus sama dengan nama file Faktur Pajak saat dilakukan download pada portal e-faktur DJP (tidak dilakukan rename).
b. Upload Button, dokumen yang sudah sesuai format akan tersimpan setelah klik tombol upload. Kemudian muncul tombol unduh (Download Button) disebelah kanan tombol upload.
c. Download button, dokumen yang telah berhasil diupload dapat diunduh kembali dengan perintah Download.
d. Edit Button, nomor Invoice, DN Date, jenis PPh, dan nilai DPP PPh yang telah disubmit dapat diubah kembali oleh pengguna jika ada kesalahan penginputan. Data ini dapat disesuaikan dengan data yang telah diinput saat pembuatan faktur pajak. Setelah klik tombol edit tampilan layar akan muncul gambar seperti dibawah ini:
Revisi 1 Halaman 11 dari 11 Note : Vendor dapat lakukan ubah tanggal DN (DN Date) dalam hal tanggal Delivery
Notes berbeda dengan tanggal stempel penerimaan gudang pada lembar DO Supplier e. Submit Button, setelah semua dokumen sudah terupload dan data data yang diminta sudah
sesuai, langkah selanjutnya yaitu klik tombol Submit.
f. Cancel Button, menampilkan data Invoice jika ingin merubah status invoice dari OPEN menjadi CANCEL jika invoice yang diinput terjadi kesalahan yang dapat menyebabkan Reject proses penagihannya. (hanya invoice yang berstatus OPEN yang dapat diedit statusnya).
g. Rounding, merupakan informasi Pembulatan Tagihan.
5. Setelah seluruh dokumen dan data yang dibutuhkan terunggah, akan muncul tombol cetak (Print Button) seperti dibawah ini,
6. Klik tombol Print kemudian Cetak dokumennya, dokumen yang dicetak merupakan lembar detail invoice barang dan QR code seperti gambar dibawah ini,
7. Kirim berkas dokumen unggahan (Faktur Pajak, Surat Jalan/BA, dan Invoice/Kwitansi) masukan ke dalam amplop berkas. Berkas dokumen diterima oleh PT GT selambatnya 7 (tujuh) hari sejak tanggal submit date. Saat pengiriman tagihan, mohon pastikan hardcopy disusun dengan urutan sebagai berikut: Print out E-Invoice yang berupa QR Code (depan), Invoice + Surat Jalan (tengah) , & Faktur Pajak (belakang)
8. Selesai.
