LAPORAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK TAHUN 2017

(1)

LAPORAN LAYANAN INFORMASI

PUBLIK TAHUN 2017

Jalan Istana Robat, Komplek Perkantoran Bupati Lingga, Daik-Lingga 29872

Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID) Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga

(2)

Laporan PPID Tahun 2017

1 I.

Gambaran Umum

Kebijakan Pelayanan

Keterbukaan informasi publik adalah salah satu indikator dalam perwujudan tata kelola pemerintahan yang baik, oleh karena itu negara hadir untuk menjamin hak setiap warga Negara untuk berkomunikasi dan memperoleh infomasi sesuai ketentuan Pasal 28 huruf f UUD 1945.

Demi menjamin hak warga Negara tersebut, pemerintah menerbitkan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Berdasarkan UU tersebut, setiap badan publik termasuk KPU diharapkan dapat membangun sebuah sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi secara efektif dan efisien sehingga dapat diakses oleh publik secara cepat, tepat, dan mudah.

KPU Kabupaten Lingga merupakan instansi vertikal yang menyelengarakan Pemilu di Indonesia yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri (independen). KPU Kabupaten Lingga telah menjalankan amanat Pasal 13 UU Nomor 14 Tahun 2008 yaitu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Tahun 2018 merupakan tahun ketiga masa kerja PPID.

Keikutsertaan publik dalam mengawasi pemerintahan menjadikan KPU memiliki tanggungjawab memberikan informasi yang berkaitan dengan Pemilu. Dengan membuka akses publik terhadap informasi Pemilu diharapkan KPU Kabupaten Lingga termotivasi untuk berorientasi pada pelayanan publik dengan sebaik-baiknya sehingga mempercepat perwujudan pemerintahan terbuka dan baik (good governance).

Sebagai badan publik yang melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi serta dokumentasi, maka PPID KPU Kabupaten Lingga membuat pertanggungjawaban dalam bentuk laporan tahunan pelayanan informasi publik tahun 2017 yang ditujukan pada Kominfo. Pada tahun 2017, KPU Kabupaten Lingga telah menerima penilaian atas pelayanan PPID tahun 2016 oleh Kominfo Provinsi Kepualuan Riau. Dalam penilaian tersebut, KPU Kabupaten Lingga menerima penghargaan sebagai juara ke II anugrah transparansi badan publik kategori badan publik vertikal se- Provinsi Kepulauan Riau.

(3)

2

Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan dan pelaksanaan tugas PPID KPU Kabupaten Lingga mengacu pada standar layanan yang termuat dalam UU nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP dan PKPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum dengan format formulir pelayanan disadur dari formulir pelayanan informasi publik yang digunakan oleh Pusat Pelayanan Informasi Publik KPU RI.

Saat ini sistem yang ada pada KPU Kabupaten Lingga telah terintegrasi dengan KPU RI dan KPU Provinsi Kepulauan Riau melalui e-PPID yang telah dirintis oleh KPU RI. E-PPID merupakan suatu sistem pengelolaan dan pelayanan informasi secara online dan digital. Melalui aplikasi e-PPID diharapkan kualitas pengelolaan dan pelayanan publik di lingkungan KPU Kabupaten Lingga akan semakin meningkat dan setiap pemohon informasi publik dapat mengakses informasi publik yang mereka butuhkan secara tepat waktu, cepat, dan biaya ringan. Selain itu untuk memudahkan proses pemberian informasi publik, PPID KPU Kabupaten Lingga elah melaksanakan pelayanan informasi publik baik secara langsung maupun melalui tidak langsung (website, email, dan facebook).

(4)

3 II.

Gambaran Umum

Pelaksanaan

A. Sumber daya manusia yang menangani pelayanan dan kualifikasinya

PPID di KPU Kabupaten Lingga telah dibentuk sejak 18 Mei 2015 melalui Keputusan Ketua KPU Kabupaten Lingga Nomor : 10/Kpts/KPU-kab/031.656890/2015 tentang Penetapan Struktur Organisasi Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga.

Dalam struktur PPID yang telah dibentuk melibatkan jajaran Ketua, Anggota KPU Kabupaten Lingga, Sekretaris dan para Kepala Sub Bagian serta staf dilingkungan KPU Kabupaten Lingga.

Adapun secara khusus, pengelolaan dan pelayanan informasi ditangani melalui subbagian teknis penyelenggara Pemilu dan hubungan partisipasi masyarakat. Komposisi petugas yang membidangi pelayanan PPID adalah sebagai berikut:

- PPID

PPID KPU Kabupaten Lingga adalah Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan Hupmas. Penunjukkan ini dilakukan dengan alasan berkesinambungan dengan tupoksi jabatan yang bersangkutan yaitu membidangi sosialisasi dan pelayanan publik.

- Tim Penghubung

Dalam menjalankan tugasnya, PPID dibantu oleh tim penghubung yang berjumlah 4 orang. Masing-masing tim penghubung tersebut merupakan fungsional pada subbagian KPU Kabupaten Lingga, yaitu fungsional subbag.keuangan,umum, dan logistik;

fungsional subbag.program dan data; fungsional subbag.hukum; dan fungsional subbag.teknis penyelenggara Pemilu dan Hupmas.

- Helpdesk

Helpdesk bertugas melayani permntaan permohonan informasi yang dalam tugasnya berkoordinasi dengan tim penghubung dan PPID. KPU Kabupaten Lingga memiliki dua orang helpdesk. Helpdesk memiliki kompetensi mengenai tugas dan fungsi KPU serta

(5)

4

memiliki keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi sehinga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi.

PEMBINA

KOMISIONER KPU KAB.LINGGA

Drs.EFFENDI Drs.IZWAR AGUSSYURIAWAN JULIYATI, A.Md IRHAM

TIM PERTIMBANGAN

KOMISIONER DEVISI SOSIALISASI

SEKRETARIS KPU KAB.LINGGA

KASSUBAG TEKNIS DAN HUPMAS

KASSUBAG PROGRAM DAN

DATA

KASSUBAG KEUANGAN, UMUM DAN LOGISTIK

ANALIS HUKUM

JULIYATI,A.Md MEGAWATI MIRANDA

OCTORIDA,SE NETTY K,S.Sos RACHMAN M,SE ^LIFALDI

HENDRI ZONES S.

SH

ATASAN PPID

SEKRETARIS KPU KAB.LINGGA

MEGAWATI

PPID

KASSUBAG TEKNIS DAN HUPMAS

MIRANDA OCTORIDA,SE

1. Memutuskan dan mengevaluasi akses publik dilingkungan KPU;

2. Menyelesaikan masalah yang muncul terkait manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik dilingkungan KPU;

3. Mengevaluasi kinerja,struktur, dan penanggung jawab akses informasi publik dilingkungan KPU;

4. Memastikan manajemen pengelolaan dan pelayanan informasi publik dilingkungan KPU telah sesuai dengan peraturan perundangan.

4. Merencanakan,mengorganisasikan,melaksan akan,mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi publik dilingkungan sekretariat KPU.

5. Menghimpun informasi publik dari seluruh unit kerja dilingkungan sekretariat KPU.

6. Menata dan menyimpan informasi publik yang diperoleh dari seluruh unit kerja dilingkungan sekretariat KPU.

7. Menyeleksi dan menguji informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang terbuka untuk publik

1. Membantu menyelesaikan sengketa pelayanan informasi publik bersama dengan bagian hukum KPU;

2. Menyiapkan bahan dan membantu melakukan pengujian konsekuensi dengan melibatkan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi dan Pembina PPID;

3. Membuat dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan kegiatan secara berkala 3 (tiga) bulan sekali maupun sewaktu-waktu kepada atasan PPID.

Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi berwenang memberikan pertimbangan atas seluruh informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik di lingkungan KPU

1. Menetapkan dan mengevaluasi kebijakan akses publik dilingkungan KPU;

2. Menetapkan keputusan pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan dilingkungan KPU;

3. Melakukan pembinaan kepada PPID dilingkungan KPU

(6)

5

B. Sarana dan prasarana pelayanan

Pelayanan informasi dilakukan melalui Bagian Teknis dan Hupmas KPU Kabupaten Lingga di Jl. Istana Robat, Daik Lingga. Adapun ruang pelayanan PPID KPU Kabupaten Lingga dilengkapi dengan satu buah meja pelayanan, satu kursi untuk helpdesk, dua kursi untuk pemohon informasi, satu unit komputer, satu unit printer, dan tiga unit tempat penyimpanan arsip. Selain mebelair, desk pelayanan PPID KPU Kabupaten Lingga juga dilengkapi dengan formulir-formulir untuk keperluan pelayanan informasi sesuai petunjuk PKPU Nomor 1 Tahun 2015.

TIM PENGHUBUNG

SUBBAG KEUANGAN,UMUM

& LOGISTIK

SUBBAG TEKNIS &

HUPMAS SUBBAG HUKUM

SUBBAG PROGRAM DAN DATA

SARINA M.TAHIR IDRIS BONA HATTA

HELPDESK

SUBBAG TEKNIS DAN HUPMAS

1. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi kepada publik;

2. Mengumpulkan,mengelola data serta membangun sistem informasi;

3. Mengkoordinasikan penyelesaian sengketa hukum yang berkenaan dengan masalah informasi publik kepada bagian hukum KPU.

Membantu tugas dan fungsi Tim Penghubung Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU.

(7)

6

Meja layanan PPID

Untuk mempermudah pemohon informasi, permohonan informasi publik dapat diakses melalui beberapa cara, antara lain:

1. Layanan langsung

Desk pelayanan informasi tersedia di Kantor KPU Kabupaten Lingga Jl. Istana Robat, Daik Lingga pada ruang pelayanan PPID dengan waktu operasional Senin-Kamis (09.00-15.00WIB) dan Jumat (09.00-15.30WIB).

2. Surat

Pengiriman surat dialamatkan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi KPU Kabupaten Lingga. Kantor KPU Kabupaten Lingga Jl. Istana Robat, Daik Lingga.

Selain itu, pemohon juga dapat dilayani melalui layanan e-PPID KPU Kabupaten Lingga.

3. Email

Alamat email : [email protected] 4. Facebook

Akun FB: Hupmas Kpu Lingga

(8)

7

C. Anggaran Pelayanan

Kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi untuk tahun anggaran 2017 menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang terdapat pada Sub Bagian Teknis dan Hupmas.

Pelayanan yang selama ini diberikan kepada pemohon informasi tidak mengalami kendala biaya krn pemohon mendapatkan informasi melalui softcopy dokumen dan hardcopy yang mereka fotocopy dengan biaya pribadi.

(9)

8 III.

Rincian

Pelayanan Informasi Publik

Selama tahun 2017, PPID KPU Kabupaten Lingga telah melayani permohonan informasi publik sebanyak 11 orang pemohon dengan waktu rata-rata waktu pelayanan satu hari kerja. Dari 11 permohonan yang diterima, keseluruhannya dikabulkan sepenuhnya. Tidak ada pengajuan keberatan pada pelayanan informasi publik ditahun 2017.

Latar belakang pemohon informasi sebagian besar berasal dari instansi pemerintahan seperti: Sekretariat Daerah Kabupaten Lingga, Sekretaris Desa, Badan Pusat Statistik Kabupaten Lingga, Kantor Kementerian Agama Kabupaten Lingga, Panwaslu Kabupaten Lingga, dan dari TNI AD. Selain itu, ada juga pemohon informasi yang berasal dari partai politik dan wiraswasta. Informasi lengkap pelayanan informasi publik yang dilaksanakan KPU Kabupaten Lingga selama tahun 2017 disajikan dalam tabel sebagai berikut:

BULAN JUMLAH PERMO HONAN

WAKTU RATA-RATA PELAYANAN (HARI KERJA)

JUMLAH

PERMOHONAN YANG

DIKABULKAN

JUMLAH PERMOHON AN YANG DITOLAK

ALASAN PERMOHONAN DITOLAK

sepenuh nya

sebagian Dikecuali

kan

Tidak dikuasi/bel um selesai didokumen tasikan

lainnya

JAN 1 1 1 - - - - -

FEB - - - -

MAR 3 1 3 - - - - -

APRIL 2 1 2 - - - - -

(10)

9

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3

R E K A P I T U L A S I P E R M O H O N A N I N F O R M A S I TA H U N 2 0 1 7

Jumlah permohonan informasi

MEI 2 1 2 - - - - -

JUNI - - - -

JULI - - - -

AGUST - - - -

SEPT - - - -

OKT 2 1 2 - - - - -

NOV - - - -

DES 1 1 1 - - - - -

(11)

10

100%

Rekapitulasi Tindak Lanjut Pelayanan Informasi

Permohonan dikabulkan sepenuhnya

Permohonan dikabulkan sebagian

Permohonan ditolak

(12)

11 IV.

Rincian

Penyelesaian Sengketa

Dalam masa pelayanan di tahun 2016 PPID Kabupaten Lingga tidak terdapat pemohon informasi yang mengajukan keberatan dan sengketa informasi.

(13)

12 V.

Kendala

Eksternal dan Internal

Kendala dalam proses pengelolaan dan pelayanan informasi PPID KPU Kabupaten Lingga antara lain:

1. Sebagian informasi publik yang dikuasai masih berbentuk hardcopy sehingga menyulitkan apabila terdapat permohonan informasi;

2. Struktur PPID sudah terbentuk, tetapi masing-masing fungsi belum berjalan optimal;

3. Laman e-PPID masih perlu banyak perbaikan untuk lebih memudahkan masyarakat dalam menerima pelayanan;

4. Website KPU Kabupaten Lingga masih belum memiliki domain pemerintahan (masih menggunakan wordpress).

(14)

13 VI. Rekomendasi

Walau telah mencapai hasil yang memuaskan yaitu mendapat peringkat ke-II keterbukaan infomasi publik kategori instansi vertikal se-Provinsi Kepulauan Riau pada tahun 2017, namun perbaikan dan pelyanan informasi publik tetap adi perhatian utama.

KPU kabupaten Lingga menyusun rencana tindak lanjut untuk mendukung hal tersebut, diantaranya adalah:

1. Mengikuti pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang diadakan oleh KPU;

2. Melakukan digitalisasi arsip;

3. Perbaikan tempat pelayanan informasi publik;

4. Penyusunan daftar informasi publik secara berkelanjutan;

5. Memaksimalkan peran struktur organisasi PPID;

6. Melaksanakan sosialisasi dengan OPD di Kabupaten Lingga tentang tugas dan fungsi PPID Kabupaten Lingga;

7. Sosialisasi keberadaan PPID lewat media sosial.

(15)

14 VII. Penutup

Demikian laporan tahunan secara ringkas ini disusun sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban layanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Lingga tahun 2017.

Masukan kontruktif dari semua pihak dibutuhkan untuk perbaikan layanan PPID di KPU Kabupaten Lingga dimasa mendatang.

Daik Lingga, Januari 2018

Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan Hupmas selaku,

Pejabat Pengelola Infomasi dan Dokumentasi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga

Miranda Octorida, SE Pangkat: Penata NIP. 198510222010122001