PERANCANGAN PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SUBDIREKTORAT RITEL DIREKTORAT
RITEL DAN PROPERTI PT POS INDONESIA (PERSERO) BANDUNG
(Designing Procedure of Handling Incoming Letters and Outgoing Letters at Retail Subdirectorate Retail and Property Directorate PT Pos Indonesia (Persero) Bandung)
TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Administrasi Niaga Program Studi Administrtasi Bisnis
Oleh:
FITRA APRIANSYAH 095211008
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
CURRICULUM VITAE
Nama : Fitra Apriansyah
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat, tanggal Lahir : Tasikmalaya, 17 April 1991
Usia : 21 tahun
Kewarganegaraan : Indonesia
Status Perkawinan : Belum Nikah Tinggi, berat badan : 167 cm, 55 kg
Kesehatan : Sangat baik
Agama : Islam
Alamat : Jl. Regol RT/RW 004/001 Desa Manonjaya Kec.
Manonjaya Kab. Tasikmalaya 46197
Telepon : 085223812635
Email : [email protected]
Periode Deskripsi
2009-2012 Administrasi Bisnis D3 Politeknik Negeri Bandung 2006-2009 SMA Negeri 1 Tasikmalaya
2003-2006 SMP Negeri 1 Manonjaya
1997-2003 SD Negeri 1 Manonajaya
1996-1997 TK Manonjaya
DATA DIRI
PENDIDIKAN
1. OSIS Divisi Olahraga SMPN 1 Manonjaya.
2. Anggota Drum Band SMPN 1 Manonjaya.
3. OSIS Divisi Olahraga SMAN 1 Tasikmalaya.
4. Pengurus Tae Kwon Do Divisi Peralatan SMAN 1 Tasikmalaya.
5. Anggota Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga 2009-2010.
6. Anggota Pengurus Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Divisi Medinfokom 2010-2011.
7. Koordinator logistic gathering Administrasi Bisnis 2010.
8. Panitia Entrepreneurship 2010.
9. Panitia Logistik Foodamental POLBAN.
1. Kemampuan dalam bidang administrasi.
2. Kemampuan Manajemen Kantor.
3. Kemampuan komputer (MS. Office : MS. Word, MS. Powe Point, MS. Excel).
4. Kemampuan Internet.
1. PKL di PT Pos Indonesia (Persero)
PENGALAMAN ORGANISASI PENGALAMAN ORGANISASI
Kemampuan
Pengalaman Kerja
Cinta bukan dasar dari kebahagiaan, tetapi tanpa cinta adalah dasar dari kesedihan.
Cinta itu terkadang membuat kita tertawa, tapi selain dari itu nangis.
Cinta itu terkadang membuat kita percaya, tapi selain dari itu kecewa.
Cinta itu terkadang membuat kita bahagia, tapi selain dari itu menyakitkan.
Cinta mungkin tidak akan berlangsung selamanya, tapi ia akan bertahan.
Bertahan begitu lama dan kuat, hingga kita tahu bahwa dia mengkhianati cinta kita.
Banyak kepedihan yang tersimpan dalam kisah kisah cinta sejati.
Cinta menimbulkan kepedihan. Cinta menyembuhkan kepedihan. Dan, cinta itu adalah kepedihan.
Cintailah sesuatu yang kamu cintai sekadarnya saja, karena bisa jadi suatu saat nanti ia akan menjadi sesuatu yang kamu benci; Dan bencilah sesuatu yang kamu
benci sekadarnya saja, karena bisa jadi pada suatu saat nanti ia akan menjadi sesuatu yang kamu cintai.
Mengingat cinta dimasa lalu hanya menambah kita menderita kepedihan hati, dan akan berhenti hingga kita berhenti mengingat masa lalu menjadikannya
pengalaman berharga, dan menemukan cinta sejati.
Aku adalah seorang yang telah kehilangan sinarnya, kini hatiku gelap tapi aku terus berusaha mencari sinar yang akan menerangi hatiku kembali.
Aku hanya duduk termenung menanyakan kedalam hati tentang sinar yang datang dan menerangi hatiku walaupun samar-samar.
(For The Initial D.R)
Tuntulah ilmu setinggi tingginya,
karena Ilmu itu adalah mata uang yang paling berharga di dunia (Narji Cagur)
Many people have ideas on how others should change; few people have ideas on how they themselves should change.
(Leo Tlolstoy)
By
Fitra Apriansyah
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan tepat waktu.
Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis.
Penulis menyajikan Tugas Akhir berjudul “Perancangan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Di Bagian Subdirektorat Ritel Direktorat Ritel dan Properti PT Pos Indonesia (Persero) Bandung” dan ingin memberi informasi pentingnya peran penanganan surat didalam perusahaan untuk mencapai efektivitas kerja dan tercapainya tujuan perusahaan. Didalam penyelesaian Tugas Akhir penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik secara isi maupun pemaparan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah banyak menerima bantuan moral dan material dari berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orang tua tercinta Ayahanda Alit Sulaeman dan Ibunda Mimin Suminar yang telah membesarkan, mendidik dan membianyai penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada:
1. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si. selaku ketua jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
2. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si. selaku ketua program studi Administrasi Bisnis D3.
3. Dra. Ii Halilah, S.Sos., M.Si. selaku dosen pembimbing penulis dalam menyelsaikan penulisan tugas akhir ini, beliau telah banyak memberikan
saran, nasehat, dan kritik yang membangun untuk menyermpurnakan penulisan ini.
4. Bapak dan Ibu dosen Administrasi Niaga khususnya dosen program studi Diploma III Administrasi Bisnis yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis.
5. Bapak Akhmad Fauzi dan Ibu Erma Wahyuni selaku pembimbing lapangan ketika melakukan penelitian, beliau juga telah mendidik dan memberi ilmu yang bermanfaat bagi penulis.
6. Seluruh staf pegawai dan administrasi jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
7. Seluruh karyawan dan staf administrasi PT Pos Indonesia (Persero) Bandung, khususnya pada karyawan yang bekerja di Subdirektorat Ritel dan Subdirektorat Properti.
8. Kepada seluruh teman-teman kelas 3AB yang selalu mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini baik langsung maupun tidak langsung. Terima kasih kepada kelompok bimbingan yaitu Ridwan Permana Putra dan Megha Permata M. V. yang selalu memberi masukan dan saran kepada penulis. Terima kasih juga kepada Dewi Rukmiati yang selalu memberi semangat dan dukungannya. Terima kasih buat doa- doanya semoga Allah SWT memberikan pahala yang berlipat ganda bagi kita semua.
Bandung, Juli 2012
Penulis Fitra Apriansyah
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
DAFTARA GAMBAR ... vi
ABSTRAK ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ... 4
1.3.1 Tujuan ... 4
1.3.2 Manfaat ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.1 Tinjauan Umum Administrasi Perkantoran ... 5
2.1.1 Pengertian Administrasi Perkantoran ... 6
2.1.2 Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ... 6
2.2 Prosedur ... 8
2.2.1 Pengertian Prosedur ... 8
2.2.2 Manfaat Prosedur ... 9
2.2.3 Azas-azas Prosedur ... 11
2.2.4 Metode Penulisan Prosedur ... 11
2.3 Komunikasi ... 12
2.3.1 Pengertian Komunikasi ... 12
2.3.2 Fungsi Komunikasi ... 13
2.3.3 Pengertian Komunikasi Tertulis ... 14
2.4 Surat ... 15
2.3.1 Pengertian Surat ... 15
2.3.2 Fungsi Surat ... 16
2.3.3 Macam-macam Surat ... 16
2.3.4 Bagian-bagian Surat dan Fungsinya ... 17
2.3.5 Bentuk Surat ... 19
2.4 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 25
2.4.1 Prosedur Penanganan Surat dengan Buku Agenda ... 25
2.4.2 Prosedur Penanganan Surat dengan Kartu Kendali ... 29
2.3.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk dengan Tata Naskah ... 33
2.5 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 35
2.5.1 Prosedur Penanganan Surat Kelaur dengan Buku Agenda ... 35
2.5.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar dengan Kartu Kendali ... 38
2.5.3 Prosedur Penangan Surat Keluar dengan Tata Naskah ... 39
BAB III HASIL PROYEK ... 41
3.1 Rancangan Proyek ... 41
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 41
3.1.2 Visi, Misi dan Moto Perusahaan ... 42
3.1.3 Pelayanan ... 43
3.1.4 Produk ... 44
3.1.5 Stuktur Organisasi ... 45
3.1.6 Uraian Kerja Administrasi di Subdirektorat Ritel ... 48
3.1.7 Deskripsi Kondisi Awal ... 48
3.2 Prosedur Kerja ... 65
3.3 Hasil Kegiatan ... 68
3.3.1 Penyortiran Surat ... 69
3.3.2 Prosedur Penanganan Surat ... 71
3.4 Pembahasan ... 77
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 84
4.1 Kesimpulan ... 84
4.2 Saran ... 84
DAFTAR PUSTAKA ... 86 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Surat Izin Melakukan Penelitian
Lampiran B : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Lampiran C : Surat Pernyataan
Lampiran D : Form Bimbingan Tugas Akhir
Lampiran E : Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir Lampiran F : Hasil Wawancaran
Lampiran G : Surat-surat
DAFTAR GAMBAR
2.1 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) ... 20
2.2 Bentuk Lurus (Block Style) ... 21
2.3 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ... 22
2.4 Bentuk Lekuk (Indented Style) ... 23
2.5 Bentuk Menggantung (Hanging Styke) ... 24
2.6 Buku Agenda Surat Masuk ... 27
2.7 Circulation Slip ... 28
2.8 Lembar Disposisi ... 29
2.9 Kartu Kendali ... 30
2.10 Lembar Pengantar Surat Rutin ... 31
2.11 Lembar Pengantar Surat Rahasia ... 31
2.12 Lembar Disposisi ... 33
2.13 Buku Agenda Surat Keluar ... 37
2.14 Buku Ekspedisi ... 38
3.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 45
3.2 Struktur Organisasi Direktorat Ritel dan Properti ... 47
3.3 Contoh Cara Mengecek Alamat Tujuan Surat Masuk ... 50
3.4 Contoh Pemberian Cap Stempel dan Tanggal Terima Surat ... 50
3.5 Buku Agenda Surat Masuk ... 51
3.6 Lembar Disposisi ... 54
3.7 Proses Surat Masuk Penting dan Biasa ... 56
3.8 Proses Surat Masuk Rahasia ... 59
3.9 Buku Agenda Surat Keluar ... 61
3.10 Buku Ekspedisi ... 64
3.11 Proses Surat Keluar Penting, Biasa dan Rahasia ... 64
3.12 Prosedur Pelaksaan Proyek ... 66
3.13 Contoh Amplop Surat Penting dan Biasa ... 70
3.14 Contoh Amplop Surar Rahasia ... 70
3.15 Proses Penanganan Surat Masuk Penting dan Biasa ... 74 3.16 Proses Penanganan Surat Masuk Rahasia ... 76 3.17 Proses Penanganan Surat Keluar Penting, Biasa dan Rahasia ... 78 3.18 Perbandingan Prosedur Kondisi Awal dan Hasil
Rancangan Surat Masuk Penting dan Biasa ... 81 3.19 Perbandingan Prosedur Kondisi Awal dan Hasil
Rancangan Surat Masuk Rahasia ... 82 3.20 Perbandingan Prosedur Kondisi Awal dan Hasil
Rancangan Surat Keluar Penting, Biasa dan Rahasia ... 83
ABSTRAK
Kegiatan administrasi perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga menunjang pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh pencatatan mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, oleh karena itu prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen perkantoran.
Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008) prosedur adalah urutan langkah- langkah (pelaksanaan-pelaksanaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Penanganan surat di bagian Subdirektorat Ritel Direktorat Ritel dan Properti PT Pos Indoensia (Persero) Bandung, belum ada suatu prosedur penanganan surat yang menjadi acuan, sehingga masih ada beberapa kegiatan surat-menyurat yang belum optimal seperti dalam penyortiran surat masuk dan keluar, pencatatan surat masuk dan keluar, dan pendistribusian surat. Maka dari itu dapat mengganggu kinerja perusahaan.
Tujuan dari perancangan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar ini adalah untuk membantu perusahaan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar sehingga kegiatan administrasi menjadi lancar dan tertib khususnya kegiatan agendaris. Hasil dari perancangan ini adalah penentuan langkah-langkah dalam melakukan kegiatan surat-menyurat baik itu menerima surat maupun mengirim surat, serta tentang siapa yang tepat melakukan kegiatan tersebut dan kelengkapan dalam kegiatan surat-menyurat seperti pembuatan formulir tanda bukti terima surat.
Untuk membantu dalam penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Subdirektorat Ritel Direktorat Ritel dan Properti PT Pos Indonesia (Persero) Bandung supaya efektif dan efisien, maka dibuatlah buku petunjuk prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar.
Kata kunci: Prosedur, surat masuk dan surat keluar
ABSTRACT
Office administration activities should have a good working pattern that supports the achievement of organizational goals, supported by the record about the steps that must be done in achieving its intended purpose, therefore the procedure should receive serious attention in the management office.
According Moekijat in Nuraida (2008) procedure is a sequence of steps (implementation), where the work is done, relate to what we do, how to do, when to do it, where to do it, and who did it. Handling of letters in the Subdirectorate Retail Directorate Retail and Property PT Pos Indonesia (Persero), there is no procedure yet for letter handling that can be used reference, so there was some correspondence activity that is not optimal such as in the sorting of incoming and outgoing letters, recording of incoming and outgoing letter, and letters distribution. Thus it may interfere with the performance of the company.
The purpose of the design procedures for handling incoming and outgoing letters is to assist companies in the handling incoming and outgoing letters, so the administration activities to be fluent and orderly especially in particular agendaris activities. The results of this design is the determination of the steps in doing a conducting correspondence such as receive a letter or send a letter, and about who exactly do these activities and the completeness of the correspondence activities such as making the sign a receipt form letter.
To assist in the handling of incoming and outgoing letters in the Subdirectorate Retail Directorate Ritel and Property PT Pos Indonesia (Persero) Bandung to be effectively and efficiently, then be made manual book for handling the incoming letters and outgoing letters.
Keyword: Procedure, incoming letter and outgoing letter
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Bovee C.L & Thill J.V. (2003). Bussines Communication Today. Amerika:
Pearson Education.
Ernawati, Usrula. (2004). Pedoman Lengkap Kesekretariatan (untuk sekretaris&calon sekretaris).Yogyakarta: Graha Ilmu.
Finoza, Lamuddin. (2009). Aneka Surat Sekretaris&Binis Indonesia.Jakarta: Diksi Insan Mulia.
Flatley, Lasikar. (2002). Basic Business Communication. America: Mc Graw Hill.
Harsono. (2005). Manajemen Perkantoran. Bandung: Alqaprint Jatinangor.
Lesley, Jefferson. (2001). How to pass Business Administration. London:
LCCI.
Purwanto, Djoko. (2007). Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta:
Erlangga.
Ruky, Achmad. (2008). Sukses sebagai Manager Profesional tanpa gelar MM atau MBA. Jakarta: PT Gramedia Pusaka Utama.
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.
Sumarto, Rumsari dan Lukas Dwiantara. (2006). Sekretaris Profesional.
Yogyakarta: Kanisius.
Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Adminstrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Liberty.
