PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR PADA PT PLN (PERSERO) P3B SUMATERA
UPB SUMBAGUT
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh
ATIKA CINDY SIMANJUNTAK NIM 1205092120
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2015
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan ramhat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini serta dapat menyelesaikannya tepat waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti.
Laporan Tugas Akhir ini disusun berdasarkan apa yang telah penulis lakukan pada saat di perusahaan tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan yakni pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut yang beralamat di jalan K.L Yos Sudarso Lorong XII No. 6 Medan.
Laporan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat wajib yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam Program Studi Administrasi Bisnis untuk menuntaskan pendidikan Diploma 3.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direkutur Politeknik Negeri Medan.
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan.
4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan.
5. Rismawati, S.E, M.Si. Dosen Pembimbing 1.
6. Drs. Martolop Sinambela, M.Hum, Dosen Pembimbing 2.
ii
7. Seluruh staf pengajar dan pegawai Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga yang telah mengajar dan memberikan ilmu kepada penulis selama perkuliahan berlangsung.
8. Seluruh staf dan pegawai PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut terkhusus Bapak Solihin, Ibu Zus Eka Putri dan Ibu Evi yang telah banyak memberi pelajaran, bimbingan baik secara langsung maupun tidak langsung.
9. Orangtua penulis Adiana Simorangkir dan kakak penulis Dini Pratiwi Simanjuntak dan adik penulis Bella Wulandari Simanjuntak yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan dukungan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan.
10. Sahabat-sahabat penulis Vitry, Angel, Jeremi, Ricky, Debora, Yunisa, Manuel, Alex, Mitra, Nia, Widya dan Ilham. Penulis mengucapkan terima kasih atas semangat yang diberikan kepada penulis.
Penulis tidaklah sempurna, apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya.
Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua.
Medan, Agustus 2015 Penulis
ATIKA CINDY SIMANJUNTAK
NIM 1205092120
iii
ABSTRAK
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan penting dari salah satu pihak kepada pihak lain baik pribadi maupun atas nama organisasi. Jika surat ditangani dengan tidak baik maka akan mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan. Oleh karena itu, dibutuhkan prosedur penangan surat keluar untuk mengelola surat-surat agar tidak menimbulkan suatu keterlambatan, kemacetan dan kegagalan dalam mencapai tujuan surat. Hal inilah yang menjadi latar belakang pemilihan judul Prosedur Penanganan Surat Keluar pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut.
Pengumpulan data diperoleh melalui metode penelitian studi pustaka dan studi lapangan (obsevasi dan wawancara). Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif.
Prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut dimulai dari pembuatan konsep surat, pengetikan surat, penyuntingan surat, penandatangan surat, penomoran surat, pelipatan dan penyampulan surat, pembubuhan alamat, pencatatan surat, dan pengiriman surat. Surat diketik dengan menggunakan bentuk surat resmi Indonesia lama dan surat dicatat dalam buku ekpedisi surat keluar. Secara umum prosedur penanganan surat keluar sudah berjalan dengan baik, kelancaran informasi dalam mencapai tujuan organisasi secara lebih luas dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Kata kunci: Surat, Surat Keluar, Penanganan
iv
ABSTRACT
Letter is one of written communication that used to send some information, statements, or some important messages from a section to section it does not only prefer to general but also individual. If the letter isn’t handled properly it will failed to reach purpose. Therefore, need procedure for handling outgoing letter to manage the letters so as not to cause a delay, congestion and failed to reach porpuse. It became the background of the choosing the title “Outgoing Procedure letter handling at PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut”.
The data was taken by using the methods of research and methods of field (observation and interview). The kinds of data resources are primary data and secondary data and the descriptive analysis was used in this research.
Outgoing procedure letter handling at PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut start from making concept, letter typing, letter editing, letter signing, letter numbering, folding and envloping letter,create address, letter recording, letter saving and letter delivering. Letter typing with official style and recorded in book expedition outgoing letter. Generally, the management of outgoing procedure letter had already well, because of the continuity of the information to reach the purposes of organization can achieved with effective and efficient.
Keywords: Letter, Outgoing Letter, Handling
v
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
ABSTRAK . ... ii
ABSTRACT ... iii