BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Manajemen Kearsipan 2.1.1. Pengertian Arsip
Di Belanda, arsip dikenal dengan istilah achief, di Inggris dikenal dengan istilah record, di Yunani dikenal dengan istilah ache, di Prancis dikenal dengan istilah achives. Kata-kata tersebut mengandung arti yang sama, yaitu catatan tertulis yang
disimpan.
Menurut Muhidin dan Hendri (2016:1) dalam Undang-Undang Nomor 43tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Dick Weisinger dalam Muhidin dan Hendri (2016:2), “arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi”.
Menurut Rick dalam Muhidin dan Hendri (2016:2), “arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi”.
Menurut Sedarmayanti (2015:32), pada kenyataannya:
pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut The Liang Gie dalam Sugiarto dan Teguh (2015:6), “arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Menurut Barthos Basir (2013:1), menyimpulkan bahwa:
arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat” pada pokonya dapar diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, dafta harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto- foto, dan sebagainya.
Jadi apapun sebutannya, yang dimaksud dengan arsip di sini adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, (kartu,formulir), kertas film, (slide,film-strip), media Komputer (disket, pita, magnetic, dan piringan), kertas photocopy, dan lain-lain.
2.1.2. Fungsi Arsip
Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut (ANRI: Modul Manajemen Jadwal Retensi Arsip, 2009:2-9) dalam Muhidin dan Hendri (2016:3), yaitu:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam mengambil keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial mana pun pasti membutuhkan informasi.
2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai.
3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah dilakukan dan hal-hal yang belum dilaksanakan, semua direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut.
Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi, aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi yang dapat direkam dalam bentuk arsip
6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi. Kegiatan politijk dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi.
2.1.3. Jenis-jenis Arsip
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertasdan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang teruma berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:13), Untuk dapat mengenal arsip, bisa dilihat dari beberapa dimensi, yaitu:
1. Arsip menurut Subyek atau Isinya, ada bermacam-macam arsip, yaitu:
a. Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan,bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah membayar
b. Arsip kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, dan rekaman presensi
c. Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga
d. Arsip pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, transkrip mahasiswa, dan rapor.
2. Arsip menurut Bentuk dan Wujudnya, ada bermacam-macam arsip:
a. Surat contohnya naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, dan tabel
b. Gambar, foto, peta.
c. Compact Disk (CD), DVD d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain.
3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, ada macam-macam arsip, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contohnya pengumuman, permberitahuan, dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai
c. Arsip bernilai hukum, contohnya akte pendirian perusahaa, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan, d. Arsip bernilai sejarah, contohnya laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar/foto peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contohya kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, dan program pengajaran.
4. Arsip menurut Sifat Kepentingan, ada beberapa macam arsip, yaitu:
a. Arsip tidak berguna (nonesensial), contohnya surat undangan, dan memo b. Arsip berguna, contohnya presensi pengawai surat, surat permohonan cuti,
dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, dan ijasah.
5. Arsip menurut fungsinya ada dua jenis arsip, yaitu:
a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya, dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah, Arsnas Pusat di Jakarta.
b. Arsip unit yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintahan, Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.
7. Arsip menurut Keasliannya, dapat dibedakan:
a. Arsip asli yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditunjukan pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini biasanya langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen utama, namun ditunjukan para pihak yang berkepentigan selain pihak utama.
c. Arsip salinan merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya sama dengan dokumen asli.
Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan pembuatan dokumen asli.
d. Arsip petikan merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.
8. Arsip menurut Kekuatan Hukum menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip otentik adalah arsip yang diatasanya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan photocopy tau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasanya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.narsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
2.1.4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan
Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 dalam Muhidin dan Hendri (2016:19), dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan, terdapat sejumlah asas yang harus diperhatikan oleh para pengelola dan penyelenggaraan kearsipan, di antaranya sebagai berikut:
1. Asas kepastian hukum, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, keputusan, keadilan dalam kebijakan penyelenggaraan negara.
2. Asas keautentikan dan kepercayaan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpengang pada asas menjaga keaslian dan ketepercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
3. Asas keutuhan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan
informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan ketepercayaan arsip.
4. Asas asal usul, maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalan satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
5. Asas aturan asli, maksudnya adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
6. Asas keamanan dan keselamatan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak, serta penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkan arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
7. Asas keprofesionalan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
8. Asas keresponsifan, maksudnya adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang terkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.
9. Asas keantisipatifan, maksudnya adalah penyelengaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara.
10. Asas kepartisipatifan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. Asas akuntabilitas, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus memerhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bias merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
12. Asas kemanfaatan, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
13. Asas aksesibilitas, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
14. Asas kepentingan umum, maksudnya adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memerhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
2.2. Arsip Inaktif
2.2.1. Pengertian Arsip Inaktif
Menurut Muhidin dan Hendri (2016:179) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU No. 43 tahun 2009). Ukuran penurunan frekuensi pengguanaan arsip pada umumnya merujuk pada batas tertentu frekuensi penggunaan arsip dalam satu tahun. Apabila arsip yang satu tahun dirujuk lebih dari
batas itu, berarti arsip aktif. Sebaliknya, apabila arsip yang satu tahun dirujuk kurang dari batas itu, berarti arsip inaktif.
Arsip inaktif pada umumnya ditempatkan di pusat arsip (record center), yaitu bangunan yang biasanya secara khusus didesain dan dikonstruksi untuk penyimpanan, pengelolaan, dan pelayanan arsip sebelum dimusnahkan.
Menurut Dewi (2011:5), “arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip juga sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2.2.2. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
Berdasarkan ANRI: Modul Manajemen Arsip Inaktif, (2009:6-7) dalam Muhidin dan Hendri (2016:19), tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yang cepat, untuk orang yang tepat, dan dengan biaya yang seefesien mungkin. Oleh sebab itu, perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki sasaran sebagai berikut:
1. Pengurangan volume arsip organisasi dan implikasinya terjadi pengurangan biaya, ruang simpan, alat, dan sumber daya manusia.
2. Menciptakan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
3. Pembebasan ruang kerja atau kantor dari tumpukan arsip.
4. Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang efektif dan efesien.
5. Pengamanan seluruh arsip organisasi.
2.2.3. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif
Arsip yang telah memasuki masa inaktif dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan untuk dilakukan penataan. Berdasarkan (ANRI: Modul Manajemen Arsip Inaktif, 2009:11) dalam Muhidin dan Hendri (2016:180) arsip inaktif yang
diterima unti kearsipan harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Telah melewati masa simpan aktif sesuai dengan JRA,
2. Telah dinilai unit pengolah atau unit kerja bahwa arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif,
3. Fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar arsip inaktif,
4. Fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan unit kearsipan secara bersama-sama,
5. Berita acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditandatangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
2.2.4. Penyimpanan Arsip Inaktif
Ada beberapa cara penyimpanan arsip inaktif dalam manajemen kearsipan menurut Muhidin dan Hendri (2016:181), yaitu:
1. Prinsip dasar penyimpanan arsip inakif
Seperti halnya arsip aktif, penyimpanan arsip inaktif merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Untuk kepentingan agar arsip inaktif aman, terjaga dan terpelihara, penyimpanan fisik arsip inaktif
sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut (Kepka ANRI No. 3 tahun 2000).
a. Murah. Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun. Pengelolaan arsip yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan arsip, baik menyangkut lokasi, alat, banyaknya arsip yang ditampung maupun biaya operasionalnya.
b. Luas. Ruang simpan arsip inaktif harus didesain luas, agar dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak.
c. Aman. Keamanan arsip yang dimaksud adalah keamanan menyangkut fisik dan informasi arsip. Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.
d. Mudah diakses (accessible). Accessible artinya dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, penyimpanan arsip inaktif harus menjamin arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.
2. Standar minimal penyimpanan arsip inaktif
Standar minimal penyimpanan arsip inaktif merupakan spesifikasi teknis minimal yang perlu dipenuhi dalam penyimpanan arsip inaktif. Standar minimal penyimpanan arsip inaktif meliputi gedung, ruang, serta keselamatan, dan keamanan (Kepka ANRI No. 3 tahun 2000).
a. Standar Minimal Gedung Penyimpanan arsip Inaktif
Standar minimal gedung penyimpanan arsip inaktif meliputi lokasi,kontruksi dan bahan bak, serta tata ruang.
b. Standar ruang penyimpanan arsip inaktif
Standar minimal ruang penyimpanan arsip inaktif meliputi beban muatan, kapasitas ruang simpan, suhu dan kelembapan, cahaya dan penerangan, rayap, angin, rak, dan boks.
c. Standar Keamanan dan Keselamatan
Standar keamanan dan keselamatan penyimpanan arsip inaktif meliputi keamanan arsip serta keselamatan lingkungan dan kesehatan.
2.3. Arsip Elektronik
2.3.1. Pengertian Arsip Elektronik
Menurut Muhidin dan Hendri (2016:426), “Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer”.
Adapun dalam Perka ANRI No.20 tahun 2011 dalam Muhidin dan Hendri (2016:426), tentang pedoman autentikasi arsip elektronik disebutkan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.
Read dan Ginn (2010:12) dalam Muhidin dan Hendi (2016:426), menyatakan “An electronic is a record stored on electronic media that can be readily accessed or changed. A piece of equipment is required to view and read or listen to electronic record. ”Adapun International Council on Archives/ICA (1997:24) menyebutkaan, ”An electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer.”(Arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan computer digital).
Menurut Muhidin dan hendri (2016:426) dalam UU No. 11 tahum 2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik dikenal sebagai dokumen elektronik, yang didefinisikan sebagai setiap informasi elektronik yang dibuat, di teruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dlam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didenger melalui komputer atau sistem elektronik.
2.3.2. Kemudahan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut menurut Sugiarto dan Teguh (2015:118), antara lain:
1. Mudah dioperasikan
Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah Human Computer Interactive.
Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-program aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya, contohnya jika pengguna ingin mencetak tinggal menekan tombol printer, untuk menyimpan tinggal menekan gambar disket, untuk mengapus tekan gambar gunting dan lain sebagainya.
2. Tampilan yang menarik
Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga memberikan kenyamanan bagi penggunanya.
3. Fasilitas Pencarian Dokumen
Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexible sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasijika pengguna lupa dengan atribut- atribut pokok sebuah dokumen, misalnya pengguna ingin mencari surat tentang penawaran khusus sebuah produk, tetapi lupa tanggal pengiriman atau pembuatannya.
4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen
Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hard copy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap seperti di gedumg, ruangan, lantai, kabinet, atau bahkan sampai nomor map penempatan dokumen tersebut.
5. Fasilitas Gambar dan Suara
Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik kedalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut.
6. Keamanan Data
Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID Pengguna dan Password.
7. Retensi Otomasi
Pengguna computer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomasi retensi otomasi. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah
kedaluwarsa, sehingga kita bias menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut kedalam dokumen pasif.
8. Laporan Kondisi Arsip
Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai dengan format da nisi yang ditetapkan oleh pengguna seperti misalnya laporan arsip kedaluwarsa, laporan isi map berdasarkan klasifikasi, laporan arsip berdasarkan pembuat atau pengirim dan sebagainya.
9. Bisa terhubungan jaringan komputer
Pengguna bias menghubungkan sistem kearsipan elektronik ke dalam sistem jaringan baik Local maupun Wide Area Network. Dengan terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bias memakai sistem tersebut secara multiuser.
10. Memungkinkan Fasilitas OCR
Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna memproses suatu dokumen tanpa harus mengetikan kembali dokumen tersebut. Komputer juga akan dengan mudah mengirimkan dokumen secara otomasi ke tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara email maupun faximile.
2.3.3. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik
Menurut Saputro (2013) dalam Muhidin dan Hendri (2016:427), manfaat pengelolaan arsip elektronik, yaitu:
1. Penaganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan naskah atau dokumen,
2. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketetapan,
3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas,
4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau saran prasarana (dari gedung server),
5. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju good governance,
6. Meningkatkan pelayanan umum/pulic service.
2.3.4. Jenis Umum Arsip Elektronik
Menurut Saputro (2013) dalam Muhidin dan Hendri (2016:429), arsip elektronik dapat ditemukan dalam beberapa bentuk berikut:
1. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran. Misalnya word-processed documents, spreadsheets, dan presentasi.
2. Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya internet, website publik, dan arsip transaksi online.
3. Arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis: basisdata, sistem informasi data geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi pengelolaan klien, sistem informasi pengelolaan hubungan klien, dan sistem informasi yang dibuat sendiri.
4. Pesan elektronik dari sistem informasi: e-mail, short messaging services (SMS), multimedia messaging services (MMS), electronic data interchange (EDI),
pertukaran dokumen elektronik (faks elektronik), voice mail, pesan instan (instant messaging), komunikasi multimedia (misalnya, video conferencing dan teleconferencing).
2.3.5. Proses pengelolaan Arsip Elektronik
Proses pengelolaan arsip elektronik pada prinsipnya sama dengan arsip tradisional. Menurut Pertiwi dalam Muhidin dan Hendri (2016:431), proses pengelolaan arsip elektronik meliputi:
1. Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve), 2. Kaptur (capture) dan registrasi,
3. Klasifikasi arsip,
4. Klasifikasi keamanan dan akses, 5. Identifikasi penyusutan arsip,
6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif, 7. Penyusutan arsip,
8. Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan, 9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan, 10. Penggunaan arsip statis.
