BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan di sebuah perguruan Tinggi atau universitas tentu menghasilkan arsip, seiring berjalannya waktu tentu arsip yang dihasilkan bertambah berkembang sehingga menjadikan arsip semakin beragam jenis dan besar volumenya. Oleh karena itu, penting dilakukan penataan arsip dinamis aktif yang sesuai dengan lembaga kearsipan universitas terkait.
Penataan arsip dinamis aktif memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh para tokoh diantaranya adalah :
Menurut Hadi Abubakar, dalam buku (Oktavianto, 2005:11) “menata berkas (filling) mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat”.
Menurut (Martono, 1992:21) Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan.
Dari definisi diatas maka dapat dikatakan bahwa penaaan arsip dinamis aktif adalah menata, menyusun dan mengatur arsip yang sejenis serta menempatkan berkas pada tempatnya.
Sedangkan penataan arsip dinamis aktif yang dilakukan dibagian tata usaha fakultas ilmu budaya unifersitas sumatera utara adalah ditata masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain.
Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang didasarkan pada kode pola klasifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk silang.
Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”. Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip :
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
• Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan.
• Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat di dalam surat.
d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan.
g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet ke samping.
h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.
Sedangkan menurut (Sedarmayanti, 2003:68) Tahap-tahap penataan arsipnya adalah antara lain :
• Memisah-misahkan arsip (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan.
• Meneliti disposisi yaitu mengdakan penelitian, agar diketahui surat yang disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Jika belum pernah mendapatkan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
• Memadukan (asembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan.
• Mengklasifikasikan, menentukan klasifikasi arsip.
• Mengindeks yaitu menentukan inti dan isi surat dan menentukan perencanaan kembali arsip.
• Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tujuk silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip.
• Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.
• Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing
Sedangkan Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : “penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu diikuti”.Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.
Menurut (Mulyono dkk, 1985 : 12) Sistem penataan arsip dapat digolongkan menjadi 5 sistem yang masing-masing adalah:
1. Sistem abjad.
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem pokok soal (subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal isi surat.
3. Sistem tanggal (kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
4. Sistem nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
1) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey, atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan sering disebut dengan sistem desimal.Penyimpanan dengan sistem ini banyak digunakan di perpustakaan. 2) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit, sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam jumlah yang besar.Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan padaperusahaan-perusahaan besar.
5. Sistem wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau, propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan. Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yaitu :
1. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi).
Penyimpanan arsip secara terpusat berarti bahwa semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari sistem ini antara lain :
1) Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip.
2) Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
3) Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
4) Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Secara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ataupun pemindahan ke file inaktif.
2. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi
Penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip arsipnya sendiri. Jika sistem ini dijalankan akan diperoleh beberapa kerugian antara lain :
1) Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan. 2) Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien.
3) Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas.
4) Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja.
5) Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan karena dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
3. Penyimpanan Desentral Terkendali
Penyimpanan desentral terkendali adalah kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya (desentral), namun pelaksanaannya namun pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat (sentral) oleh unit kearsipan.Dengan demikian konsistensi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
2.2. Peralatan dan Perlengkapan
kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan. Menurut (Wursanto, 1991:32) alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: map, folder, guide, filing cabinet, lemari, rak dan rotary filing.
a. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:
1. Map biasa, disebut juga stopmap yang lebih lengkap disebut stopmap folio. Karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat t arsip yang paling luas ukuran folio (21x34 cm). gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat atau arsip.
2. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai merekatnya.
Gambar 2.2. Stopmap Tali
3. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas.
Gambar 2.3. Map Jepitan
4. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri tegak.
Gambar 2.4. Map Tebal
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filingcabinet.
Gambar 2.5. Folder
c. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Gambar 2.6. Guide
d. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
e. Almari Arsip
Almari Arsip seperti almari biasa, terdiri dari susunan rak-rak. Dinamakan almari arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.Oleh karena itu almari yang tidak digunakan untuk menyimpan arsip tidak dinamakan almari arsip.
Gambar 2.8. Almari Arsip
f. Meja
Meja merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik.
g. Kursi
Kursi merupakan salah satu prabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis atau mengetik.
Gambar 2.10. Kursi
h. Berkas Kotak (Box File)
Berkas kotak atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat ditempatkan pada rak arsip.
i. Rak arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
Gambar 2.12. Rak Arsip
j. Rotary filing
Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
k. Cardex (card index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.
Gambar 2.14. Cardex (Card Index)
l. File Yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama, dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
m. Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor ialah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya: mesin ketik, mesin fotokopi, mesin pengganda, komputer dan lain-lain.
1. Mesin Ketik
Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
Gambar 2.16. Mesin Ketik
2. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi atau photo copying machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk menyalin warkat dengan cara pemotretan.
3. Mesin Pengganda
mesin pengganda atau mesin ganda disebut juga duplicating machine atau duplication machine adalah mesin kantor yang dipergunakan untuk menggandakan atau untuk memperbanyak suatu warkat dalam jumlah yang cukup banyak sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 2.18. Mesin Pengganda
4. Komputer
komputer adalah alat elektronis yang mampu menerima data, melaksanakan perhitungan aritmatika, maupun pengambilan kesimpulan untuk kemudian menyajikannya dalam bentuk pengeluaran; telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.
Gambar 2.19. Komputer
n. Alat-Alat Tulis
Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
2.3. Langkah-Langkah Penataan
Agar pekerjaan penataan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut (Wursanto, 1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:
1. Memisah-misahkan arsip.
Memisah-misahkan atau segregating warkat merupakan pekerjaan menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan warkat, dari warkat/surat keluar dipisahkan dari warkat atau surat masuk. Kemudian warkat-warkat dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam jartu kendali.
2. Meneliti warkat yag akan disimpan.
Warkat-warkat yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan penyimpanan perlu diadakan penelitian terlrbih dahulu kegiatan penelitian ini meliputi:
1. Meneliti tanda disposisi 2. Meneliti indeks
3. Meneliti lampiran 3. Mengklasifikasi.
Warkat- warkar yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu menurut permasalahannya untuk menentukan kelasnya (subjek-subjek) berikut penentuan kodenya secara cermat.
4. Mengindeks.
Pengertian mengindeks hendaknya dibedakan dengan pengertian indeks dan penyusunan indeks.
Pengertian indeks berarti menunjukan alat, yaitu alat untuk menunjukan, mentukan keterangan, isi masalah (topik) Perihal suatu arsip atau kelompok arsip.
Menyusun indeks ialah menempatkan indeks-indeks dalam suatu susunan atau aturan yang sistematis dan logis dalam bentuk suatu daftar, baik berupa buku ataupun berupa kartu-kartu seperti katalogus dalam perpustakaan.
Lembar tajuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran kwarto.
Keterangan-keterangan yang terdapat pada formulir lembar tajuk silang (cross reference sheet form), ialah:
• Nomor surat • Tanggal surat
• Tanggal terima surat • Caption (judul) • Hal
• Asal surat (dari mana dan dari siapa) 6. Menyusun arip-arsip yang akan disimpan.
Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan disusun menurut sistem filing yang dipergunakan: misalnya, kalau menggunakan sistem abjad menurut:
• Nama tempat • Nama daerah • Nama orang
Maka arsip-arsip tersebut sudah tersusun secara abjad nama daerah, tempat, dan orang. Sehingga dapat mudah dalam hal penyusunan arsip.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.
Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk disimpan.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya.
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk menyimpan arsip, minimal terdiri dari:
• Map • Folder
• Guide
• Filing cabinet • Almari arsip
• Berkas kotak (box file) • Rak arsip
• Rotary (car index)
• File yang dapat dilihat (visible reference record file)
2.4. Penemuan Kembali
Menurut (Hasugian, 2003:8) Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer
disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.
2.5. Pengorganisasian Arsip Dinamis Aktif
Menurut (Martono,1992:74) Untuk keperluan pengorganisasin arsip dinamis aktif ada beberapa pilihan yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yakni:
• Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi) • Penyimpanan secara terpencar (desentralisasi) • Desentralisasi terkendali (diawasi)
a. Penyimpanan secara terpusat (sentralisasi)
Penyimpanan arsip dinamis aktif decara terpusat berarti bahwa semuah arsip dinamis aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan, disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). Keuntungan yang diperoleh dari siste ini antara lain:
• Arsip hilang atau salah penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dkelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip profesional.
• Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali, karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
• Penggunaan ruangan dan peralatan lebih efektif.
• Pelaksaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Seara terprogram akan dapat dilakukan pemusnahan ke file inaktif.
b. Penyimpanan arsip secara desentral
Lawan dari sentralisasi adalah desentralisasi, dimana setiap unit kerja mengawasi dan menyimpan arsip-arsipnya sendiri. Jika sistem ini dilaksanakan akan diperoleh beberapa kerugian diantaranya adalah:
• Akan terjadi penyimpanan duplikasi yang berlebihan • Penggunaan ruangan dan peralatan tidak efisien
• Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit-unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya arsip sering kali tidak terorganisir secara baik bahkan cenderung kacau.
• Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertubuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Jika dilaksanakan penyusutan, dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan secara tidak terprogram. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan bahan bukti. Di pihak lain jika dilakukan pemindahan, arsip yang dipindahkan dalam keadaan yang sama sekali tidak teratur, sehingga memberi kesan pemindahan “sampah” ketempat lain. Dengan dimikian tujuan penyusutan tetap tidak mencapai sasaran.
• Petugas kearsipan di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggapnya bukan pekerjaan pokok mereka.
c. Penyimpanan desentralisasi terkendali
Bagi suatu organisasi besar kiranya sukar melaksanakan kedua sistem penyimpanan tersebut datas. Kecuali bagi organisasi kecil sistem sentralisasilah yang akan dipilih. Untuk organisasi besar perlu dicarikan jalan keluarnya, untuk keperluan tersebut perlu tidakan kompromi antara sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tangungjawab menyimpan dan memelihara arsip aktif yang diciptakanya (desentral), namun pelaksanaanya tetap dalam pengawasan secara terpusat (sentral) oleh unit kearsipan. Dengan demikian konsentrasi, keseragaman dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.
Dengan sistem pengendalian secara terpusat ini diharapkan ketertiban di bidang arsip aktif pada masing-masing unit kerja dapat tercipta. Sehingga arsip aktif dapat menunjang kegiatan organisasi pada umumnya dan khususnya unit kerja yang bersangkutan. Dengan ketentuan dalam pemberkasan arsip dengan mudah dapat dilakukan pengawasan terhadap arsip yang memiliki informasi tinggi. Di pihak lain penyusutan arsip dalam rangka pengurangan arsip yang tercipta dapat dilaksanakan secara tertip pula.
2.6. Penyusutan
Menurut (sedarmayanti, 2003:102) Penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif adalah merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusutan yang dimaksudkan di sini adalah untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan jalan: memusnakan arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan asip yang telah masa inaktif kepusat arsip atau ke file inaktif kepusat arsip atau file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.
Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub sistem
dalam tata kearsipan khususnya penataan berkas dan penyusutan arsip telah berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya, yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Berdasarkan peraturan pemerintah RI no.04 tahun 1979 tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah :
• Memindahkan arsip in-aktif dari unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. • Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Menyerahkan arsip setatis kepada arsip nasional Menurut (Wijasa, 2003:165)Tata cara penyusutan arsip:
1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama.
2. Mengadakan penilaian kegunaan arsip dengan memerhatikan
• Jenis informasi yang dikandung dalam bahasan surat yang akan dimusnakan.
• Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok arsip lain.
• Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum misalnya, dari BPK-BPKP atau inspektorat jendral, nilai penelitian ilmiahnya dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian tersebut maka akan dihasilkan klompok berkas atau arsip yag dapat disimpan untuk sementara. Dalam kegiatan penyusutan arsip diperlukan jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyusutan dalam suatu organisasi atau instansi. Jadwal retensi arsip ini untuk mengetahui penyimpanan arsip seberapa lama digunakan, sebelum penurunan nilai informasi arsip. Pembuatan jadwal retensi arsip berdasarkan penilaian nilai guna informasi organisasi atau instansi itu sendiri.
2.7. Kendala-kendala dalam penataan
Masalah yang timbul didalam penyelenggaraan kearsipan menurut (Wursanto, 1989:29) masalah-masalah kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut:
1. Pemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Sedangkan menurut (Martono, 1992:75) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :
1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.
2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah membongkari tumpukan warkat.
3. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat. 4. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.
Yang dimaksud dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah menyusun, mengatur berkas berdasarkan jenisnya dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.
