ABSTRACT
Salaries is paid for service result who was doing by employer who work for one month. Payroll department has very important character, because this thing is payroll side for company continuesly. For payroll deviate solving and in order to payroll process can be doing well so it’s needed by fair and well payroll accounting information systems.
Problem investigation, researcher want to know how accountancy
information system on PT. “X”. Research reach wanting purpose is for knowing
payroll accounting information systems on PT. “X”. Problem focus on payroll about payroll accounting information systems is (1) What is the function into
payroll accounting information systems for PT. “X” payroll?, (2) What is the document used by PT.”X”?, (3) What is accountancy note used by PT. “X”?, (4)
What is the procedure for payroll accounting information systems in the PT.
“X”?, (5) What is the result from report on payroll accounting information
systems for the payroll?, (6) How is internal controls system in the PT. “X”?. Data collect method using 1) documentation, 2) observation, 3) interview, while data analysis method in order to is using descriptive qualitative method.
Research result which is get in the meanwhile is explanation about that element in payroll accounting information systems which is apply for PT. “X”. Conclusion which is can take is payroll accounting information systems from PT.
“X” is doing well with pay attention of investigation and research, so there are
suggestion which is need get to the point in the meanwhile PT..”X” function increase carefully inside payroll accounting information systems handling, PT.
“X” carefully also do cost card into payroll accounting information systems, PT. “X” carefully doing check repeatedly before giving employee salary so that never happening mistake.
vi Universitas Kristen Maranatha ABSTRAK
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja selama satu bulan. Bagian penggajian mempunyai peran yang sangat penting hal ini dikarenakan bagian penggajian menyangkut kelangsungan perusahaan. Untuk mengatasi penyelewengan penggajian dan agar proses penggajian berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang baik dan adil.
Permasalahaan yang dikaji peneliti ingin mengetahui bagaimanakah sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. ”X”. Tujuan yang ingin dicapai peneliti adalah untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. ”X”. Fokus masalah dalam kajian mengenai sistem informasi akuntansi penggajian ini adalah : (1) Fungsi-fungsi apa sajakah yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. ”X”?, (2) Dokumen apa saja yang digunakan pada PT. ”X”?, (3) Catatan akuntansi apa yang digunakan pada PT. ”X”?, (4) Prosedur apa saja yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada PT. ”X”?, (5) Laporan apa saja yang dihasilkan PT. “X” dalam sistem informasi akuntansi penggajiannya?, (6) Bagaimanakah sistem pengendalian intern pada PT. “X”?. Metode pengunpulan data menggunakan 1) dokumentasi, 2) Observasi, 3) Wawancara, sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah menggunakan metode Diskriptif kualitatif.
Hasil penelitian yang diperoleh antara lain adalah pemaparan tentang unsur-unsur yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT. ”X”. Kesimpulan yang dapat diambil yaitu sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. ”X” sudah cukup baik dengan memperhatikan pembahasan dan penelitian, maka ada beberapa saran yang perlu disampaikan antara lain PT. ”X” sebaiknya menambah fungsi dalam menangani sistem informasi akuntansi penggajian, PT. ”X” sebaiknya mengikut sertakan kartu biaya dalam catatan akuntansi dalam menangani sistem akuntansi penggajian, PT. ”X” sebaiknya melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan gaji karyawan supaya tidak terjadi kesalahan.
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ……….. i
HALAMAN PENGESAHAN ……… ii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ……….. iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRACT ... v
ABSTRAK ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Kegunaan Penelitian ... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Rerangka Penelitian ... 7
2.1.1 Pengertian Sistem ... 7
2.1.2 Pengertian Informasi ... 8
viii Universitas Kristen Maranatha
2.1.4 Pengertian Akuntansi ... 10
2.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi ... 11
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 11
2.1.7 Pengertian Gaji ... 12
2.1.8 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 13
2.1.9 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 13
2.1.10 Pentingnya Siklus Informasi Penggajian ... 14
2.1.11 Metode Perhitungan Gaji ... 15
2.1.12 Metode Pembayaran Gaji ... 15
2.2 Prosedur yang Menbentuk Sistem ... 16
2.2.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir ... 16
2.2.2 Prosuder Pembuatan Daftar Gaji ... 16
2.2.3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji ... 17
2.2.4 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar ... 17
2.2.5 Prosedur Pembayaran Gaji ... 17
2.3 Fungsi-fungsi yang Terkait ... 17
2.3.1 Fungsi Kepegawaian ... 18
2.3.2 Fungsi Pencatat Waktu ... 18
2.3.3 Fungsi Pembuat Daftar Gaji ... 18
2.3.4 Fungsi Akuntansi ... 18
2.3.5 Fungsi Keuangan ... 19
2.4.1 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji ... 20
2.4.2 Kartu Jam Hadir ... 20
2.4.3 Kartu Jam Kerja ... 20
2.4.4 Daftar Gaji ... 21
2.4.5 Rekap Daftar Gaji ... 21
2.4.6 Surat Pernyataan Gaji ... 21
2.4.7 Amplop Gaji ... 21
2.4.8 Bukti Kas Keluar ... 22
2.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 22
2.5.1 Jurnal Umum ... 22
2.5.2 Kartu Harga Pokok Produk ... 22
2.5.3 Kartu Biaya ... 23
2.5.4 Kartu Penghasilan Karyawan ... 23
2.6 Sistem Pengendalian Intern ... 23
2.6.1 Organisasi ... 24
2.6.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 24
2.6.3 Prodesur Pencatatan ... 27
2.6.4 Praktek yang Sehat ... 28
2.7 Penyelewengan dalam Siklus Penggajian ... 29
2.8 Efektifitas ... 30
x Universitas Kristen Maranatha
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian ... 32
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 32
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 33
3.1.3 Kegiatan Aktivitas Bisnis Perusahaan ... 38
3.2 Metode Penelitian ... 38
3.2.1 Variabel Penelitian ... 38
3.2.2 Metode Pengumpulan Data ... 39
3.2.3 Metode Analisis Data ... 40
3.3 Kerangka Penelitian ... 40
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang Diterapkan Perusahaan ... 42
4.1.1 Prosedur Penerimaan Karyawan ... 42
4.1.2 Waktu Kerja ... 44
4.1.3 Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu ... 45
4.1.4 Sistem dan Prosedur Pembayaran Gaji ... 47
4.1.5 Sistem dan Prosedur Perhitungan Gaji ... 47
4.1.6 Dokumen yang Digunakan ... 48
4.1.7 Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 50
Akuntansi Penggajian ... 51
4.1.9 Laporan yang Dihasilkan ... 51
4.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Meningkatkan Efektifitas Ketepatan Pembayaran dan Perhitungan Gaji ... 52
4.2.1 Analisis Kelemahan ... 54
4.2.2 Analisis Kelebihan ... 56
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ... 58
5.2 Saran ... 60
DAFTAR PUSTAKA ... 61
LAMPIRAN ... 63
xii Universitas Kristen Maranatha DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1.3 Flowchart Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu ………. 63
Gambar 4.1.4 Flowchart Sistem dan Prosedur Pembayaran Gaji ……….. 66
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Data Hadir Karyawan ……… 68
Lampiran Kartu Hadir ……… 69
Lampiran Kartu Jam Kerja ………. 70
Lampiran Rekapitulasi Gaji Bulanan ... 71
1 Universitas Kristen Maranatha BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Penelitian
Saat ini dunia bisnis mengalami perkembangan yang pesat, setiap para pelaku bisnis yang ingin mempertahankan eksistensinya dituntut dalam bersaing bahkan berusaha untuk memenangkan kompetensi dalam dunia industri (Yanne, 2007).
Setiap perusahaan / badan usaha juga selalu membutuhkan faktor tenaga manusia dalam hal ini adalah karyawan. Karyawan merupakan orang pribadi yang dipekerjakan dalam perusahaan (pemberi kerja) yang melakukan pekerjaan berdasarkan suatu perjanjian kerja baik tertulis maupun tidak tertulis (Soemarso S.R,1999:354).
Peran serta karyawan dalam melaksanakan tugasnya sangat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Untuk pencapaian tujuan perusahaan dibutuhkan adanya balas jasa atau bayaran yang sesuai bagi karyawan yang dapat menjadi salah satu usaha untuk memacu kinerja karyawan.
2
tergantung dengan jabatan atau posisi yang mereka tempati pada perusahaan tersebut.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan perusahaan (Mulyadi. 2001:6). Dengan adanya sistem penggajian mulai dari perhitungan gaji tersebut dibayarkan secara efisien serta memberikan kemudahan dalam pengendalian berupa pengawasan pelaksanaan penggajian dari tiap-tiap yang terkait.
Sistem penggajian pada perusahaan biasanya melibatkan beberapa departemen yang ada didalamnya, yaitu departemen yang bersangkutan dengan masalah ini adalah bagian SDM, bagian kasir, bagian akuntansi. Bagian SDM bertanggung jawab pada masalah kepegawaian, seperti: pengangkatan pegawai, penerimaan atau perekrutan pegawai, hukuman pegawai bagi yang melanggar kebijakan perusahaan dan bertanggung jawab terhadap masalah penggajian karyawan. Bagian kasir biasanya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pembayaran gaji serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan bagian akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Sistem akuntansi penggajian adalah formulir, catatan dan laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayarkan tiap bulan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Universitas Kristen Maranatha 3
pengaruh positif terhadap semangat kerja karyawan, dibanding dengan sumbangan tenaga maupun keahlian yang diberikan oleh perusahaan. Dengan demikian, diharapkan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik.
Pada kenyataan yang terjadi pada PT. “X” sistem penggajian merupakan mekanisme pelaksanaan pencatatan dan transaksi pengeluaran keuangan kas mulai dari gaji pokok, lembur atau over time, uang makan, uang skill, UMK. Dengan adanya sistem dan penggajian ini diharapkan dapat mengontrol semua pengeluaran gaji sehingga seimbang dan sesuai. Bila jumlah pengeluaran penggajian lebih besar dari anggaran pendapatan perusahaan maka terjadi defisit.
PT. ”X” kurang efisien dalam menangani masalah penggajian, hal ini
dapat dilihat dari kurang tepatnya pembayaran gaji para karyawan serta kurang telitinya dalam menghitung jumlah gaji sehingga terjadi komplen antara karyawan dengan staf.
4
Sehingga masalah penggajian merupakan suatu hal yang sangat memerlukan penanganan khusus karena perusahaan adalah instansi yang mana juga akan meningkatkan produktifitas faktor - faktor ekonomi para karyawan. Atas dasar uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna menyusun tugas akhir untuk memenuhi syarat dalam menempuh sidang sarjana pada Fakultas Ekonomi Akuntansi Universitas Kristen Maranatha Bandung dengan judul: “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dalam Meningkatkan Efektifitas Ketepatan Pembayaran dan Perhitungan Gaji Pada PT. X”.
I.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis menganalisis masalah sebagai berikut :
1 Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. ”X”?
2 Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penggajian untuk meningkatkan efektifitas ketepatan pembayaran dan perhitungan gaji pada PT. ”X”?
1.3 Tujuan Penelitian
Universitas Kristen Maranatha 5
1 Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT. ”X”.
2 Untuk mengetahui bagaimana penerapan untuk meningkatkan efektifitas ketepatan pembayaran dan perhitungan gaji pada PT. ”X”.
1.4 Kegunaan Penelitian.
Kegunaan yang diharapkan dari hasil penelitian yang dilaksanakan oleh penulis adalah sebagai berikut:
a. Bagi Penulis
Untuk memenuhi salah satu syarat dalam menempuh ujian sarjana
ekonomi akuntansi di fakultas ekonomi Universitas Kristen Maranatha Bandung.
Untuk dapat menambah pengetahuan dan wawasan tentang sistem
akuntansi penggajian. b. Bagi Akademik
Dapat digunakan dalam kajian ilmiah bagi para mahasiswa-mahasiswi dan sebagai bahan bacaan di perpustakaan Universitas Kristen Maranatha Bandung.
c. Bagi Perusahaan
6
d. Pihak Lain dan Pembaca
58 Universitas Kristen Maranatha BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan pembahasan tentang sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. “X” Bandung, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Fungsi-fungsi yang terkait adalah fungsi daftar hadir, fungsi personalia dan umum, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi pada PT.
“X” belum sesuai, hal ini dapat dilihat dari kurangnya bagian-bagian
yang menangani sistem akuntansi penggajian, yang seharusnya terdiri dari fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan.
2. Catatan akuntansi yang digunakan kurang efektif, karena tidak mengikut sertakan kartu biaya. Catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal umum dan kartu penghasilan karyawan.
3. Dokumen yang digunakan sistem akuntansi penggajian pada PT. ”X” sudah sesuai, yaitu: dokumen pendukung perubahan gaji, kartu kehadiran karyawan, slip gaji, bukti pembayaran, surat pemindah bukuan, daftar pembayaran gaji, daftar kerja lembur dan surat tanda terima.
59
pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti pembayaran dan prosedur pembayaran gaji.
5. Laporan yang dihasilkan dalam sistem akuntansi penggajian pada PT.
”X” adalah laporan waktu hadir, laporan daftar gaji, laporan bukti
karyawan dan laporan pembayaran gaji.
6. Pengendalian intern pada PT. “X” yang telah diterapkan sudah sesuai dengan sistem yang berlaku sehingga transaksi yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil pembahasan dan kesimpulan dari penelitian ini, saran-saran yang dapat dijadikan bahan masukan adalah sebagai berikut:
1. Bagi Perusahaan:
a. Agar PT. ”X” tidak hanya melibatkan 3 fungsi saja dalam sistem informasi akuntansi penggajiannya. Melainkan melibatkan 5 fungsi, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Sehingga fungsi-fungsi tersebut dapat menangani tugasnya masing-masing dan mudah memberikan informasi akuntansi dalam penggajian.
b. PT. ”X” sebaiknya menggunakan catatan akuntansi yang lengkap,
Universitas Kristen Maranatha 60
pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan agar akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
c. Disarankan juga bagi PT. ”X” agar bisa menepati waktu yang telah
ditentukan dalam penyerahan gaji karyawan serta perhitungan gaji yang tepat.
d. Sebelum menyerahkan gaji, sebaiknya bagian yang memiliki wewenang melakukan pengecekan ulang supaya tidak terjadi kesalahan.
2. Untuk Peneliti Lain:
61
DAFTAR PUSTAKA
Arens dan James K. Loebbecke. 2003. Auditing Pendekatan Terpadu. Edisi Revisi. (Diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf). Salemba Empat. Jakarta.
Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: PT. Renika Cipta.
Baridwan, Zaki.1985. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPTE
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2004. Accounting Information System. 6th Edition. Englewood Cliffs Prentice Hall Inc. New Jersey.
Depdiknas. 2003. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka
George.1983. Akuntansi Pengantar . Jakarta: FE UI
Hal, James. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Komarudin. 1994. Ensiklopedia Manajemen. Edisi Kedua. Jakarta: Bumi Aksara.
Komputer, Wahana. 2003. Sistem Akuntansi Online Berbasis Komputer
La Midjan dan Susanto, Azhar. 2001. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.
Universitas Kristen Maranatha 62
Mardiasmo. 2002. Akuntansi Sektor Publik. Andi Offset. Edisi pertama. Yogyakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN
Romney, Marshall B., Paul J. Steinbart., dan Barry E. Cushing. 1997. Accounting Information System. 7th Edition. Addison Wesley Publishing Company Inc., United State of America.
Tim Penyusus Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1995. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Cetakan Keempat. Edisi Kedua. Balai Pustaka.
Jakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga (PT. Gelora Aksara Pratama). Jakarta.
Wilkinson, Joseph W., dan Michael J. Cerullo. 1997. Accounting Information System. 3th Edition. (Diterjemahkan oleh Agus Maulana). Binarupa Aksara. Jakarta.
Yanne. 2004. “Perancangan Sistem Informasi Pemrosesan Order Di PT. X”. Skripsi Fakultas Teknik Industri. Universitas Katolik Parahyangan Bandung. (Tidak dipublikasikan).
