APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA
HUTAMA PALEMBANG
Azim Fauzi
Mahasiswa Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Pos-el: fauzi.lina@yahoo.com
Abstract:
Developments in science and technology in recent business activities increasingly lead in all areas
of business activities such as payroll activities. Employee payroll is one of the activities conducted by PT Surya Pratista Hutama Palembang in payroll transactions. In data processing employees' salaries are still using office applications such aid as a tool microsoft excel count. So that in the process of payroll data of employees felt less efficient and effective, and can also lead to accumulated employee reports a greater risk of data loss. Based on the description above, the authors are interested in outlining the issues in this thesis by taking the title : “APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA HUTAMA PALEMBANG”.Keywords: Payroll employees, Microsoft Excel and Visual Basic 6.0 Database.
Abstrak : Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam kegiatan bisnis belakangan ini semakin memicu kegiatan bisnis disemua bidang diantaranya kegiatan penggajian karyawan. Penggajian karyawan adalah salah satu aktifitas yang dilakukan oleh PT Surya Pratista Hutama Palembang dalam melakukan transaksi gaji karyawan. Dalam pengolahan data gaji karyawan perusahaan masih menggunakan bantuan aplikasi perkantoran seperti microsoft excel sebagai alat bantu hitung. Sehingga dalam proses penggajian data karyawan dirasakan kurang efisiensi dan efektif, dan juga dapat menyebabkan menumpuknya laporan-laporan karyawan resiko kehilangan data lebih besar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk menguraikan masalah tersebut didalam tugas akhir ini dengan mengambil judul : “APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA HUTAMA PALEMBANG”.
Kata Kunci : Penggajian karyawan, Microsoft excel dan Database Visual Basic 6.0.
1
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, selalu bertambah dan menggalami kemajuan sangat pesat, sesuai perkembangan zaman dan perkembangan cara polah berpikirnya manusia. Hal ini tentu saja sangat diperlukan oleh berbagai jenis perusahaan, terutama perusahaan ritel. Konsumen akan menilai bahwa suatu kegiatan usaha yang dijalankan oleh sebuah perusahaan yang bertumpuh pada teknologi akan mampu menawarkan pelayanan dengan fasilitas yang memuaskan. Hal ini juga dibutukan oleh PT Surya Pratista Hutama Palembang yang bergerak dibidang ritel consumer good untuk bisa bersaing dan lebih maju dalam setiap kegiatan usahanya.
Dengan semakin berkembangnya PT Surya Pratista Hutama Palembang pihak manajemen membutuhkan karyawan tambahan atau sumber daya manusia (SDM) sebagai tenaga bantuan untuk cabang di palembang dengan status karyawan. Proses administrasi atau proses pengajian yang selama ini diterapkan oleh PT Surya Pratistah Hutama Palembang pada karyawan masih menggunakan perincian secara harian dan dilakukan pengolahan data secara manual.
diambil dari absensi hadir karyawan yang proses penghitunganya dilakukan banyaknya jumlah hadir karyawan tersebut. (Sumber : PT. Surya Pratista Hutama Palembang)
Masalah ketidak efisinsinya waktu, Kesalahan perhitungan (error), tidak tepatnya
Dengan mempelajari permasalahan yang ada, maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul “APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA HUTAMA PALEMBANG”.
2
METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Landasan Teori a. Aplikasi
Menurut Supriayanto (2005:117) Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan perintah pengguna dengan tujuan tertentu.
Menurut Febrian (2007:37) Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas menyelesaikan atau mengerjakan suatu pengerjaan tertentu.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa aplikasi memiliki proses dan permintaan pengguna yang dirancang untuk di pempermudah di dalam menghasilkan imformasi yang diinginkan agar segera di pakai.
b. Data
Menurut Hartono (2005:09) pengolahan data adalah kombinasi dari macam-macam pengolahan data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan yang diinginkan sehingga agar datap segera di pakai.
Menurut Al-Bahra (2005:09) Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki fungsi. Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle)
c. Karyawan
Karyawan adalah orang yang berkerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan dsb) dengan mendapat gaji (upah). Karyawan dibagi dua iyaitu :
1. Karyawan Kontrak
Karyawan kontrak adalah karyawan yang bekerja pada suatu instansi dengan kerja waktu tertetnu yang didasari atas suatu perjanjian atau kontrak dapat juga disebut dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), yaitu perjanjiann kerja yang didasarkan suatu jangka waktu yang diadakan untuk palinglama 2 tahun dan hanya dapat diperpanjang 1 kali untuk jangka waktu maksimal 1 tahun.
2. Karyawan Tetap
(Kamus Lengkap Bahas Indonesia, 2005 : 245)
2.2
Metode Pengembangan SistemSupriyanto (2005:271) metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem atau yang dikenal dengan SDLC (System Development Life Cycl). Metode yang sering digunakan pada pengembangan sistem ini yaitu metode pendekatan waterfall ( Air terjun ).
Adapun tahapan yang digunakan dalam metode waterfall adalah sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan Sistem
Tahap perencanaan sistem adalah tahap awal pengembangan sistem yang menentukan pokok permasalahan dan mendefinisikan perkiraan sumber daya yang dibutuhkan untuk prioritas penanganan dari permasalahan yang ada. 2. Tahap Analisis Sistem
Tahap analisis sistem adalah tahap menyiapkan dan melaksanakan penelitian terhadap sistem yang sudah ada.
3. Tahap Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem adalah tahap dimana penulis menyusun desain sistem yang baru baik itu bentuk input maupun bentuk output serta bentuk laporan. 4. Tahap Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap menterjemahkan spesifikasi logika ke dalam bahasa pemograman yang telah ditentukan serta menguji program yang telah dirancang.
5. Tahap Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem adalah tahap melakukan pemeliharaan, evaluasi, efisiensi dan juga efektifitas tehadap sistem yang baru.
2.3
Analisis
Penggajian karyawan adalah salah satu kegiatan yang sering dilakukan tiap akhir bulan atau awal bulan pada PT Surya Pratistah Hutama Palembang yang sering terjadi masalah. Baik dari penghitung g aji ataupun pada selip gaji karyawan sering terjadi eror pada saat penggajian.
a. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem adalah menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam melakukan proses pembuatan aplikasi yang memerlukan komponen-komponen sebagai berikut:
1) Perangkat Keras
Perangkat keras (Hadware) terdiri dari beberapa spesifikasi diantara lain adalah sebagai berikut: beberapa spesifikasi diantara lain adalah sebagai berikut:
a. Minimum Microsoft Windows 9x/WinNT X sebagai sistem oprasi.
c. Microsoft Office Access, SQL Server, DB2, dll sebagai perancang/membuat
Database.
d. Minimum Internet versi 4.0
3) Sumber Daya Manusia (SDM) atau personil
SDM/personil yaitu sebagai user atau seorang yang dapat mengoprasikan komputer.
Perancangan Masukan
Perancangan masukan bertujuan untuk menentukan data-data masukan yang akan digunakan untuk mengoprasikan sistem. Adapun perancangan masukan seperti berikut:
1) Perancangan Tabel Login
Perancangan data login yang terdiri dari beberapa field antara lain nama, kata_sandi. Perancangan data login adalah sebagai berikut:
Table 2.1Tabel Login
2) Perancangan Tabel Karyawan
Rancangan data karyawan yang terdiri dari beberapa field antara lain Nik, Nama, Id Jabatan dan status karyawan. Perancagan data karyawan adalah sebagai berikut:
Table 2.2Tabel Karyawan
3) Perancangan Tabel Pinjaman
Rancangan data pinjamam yg terdiri beberapa field antara lain Nik, Id_Pinjaman, Tgl_Pinjam, Jumlah_Pinjaman dan Keterangan. Perancagan data pinjaman adalah sebagai berikut:
Table 2.3Tabel Pinjaman
4) Perancangan Tabel Setting Gaji
Rancangan data setting gaji yang terdiri dari beberapa field antara lain Nik, Id_Setting_gaji, Tgl_Setting, Gaji_Pokok, Uang_makan, Uang_Transportasi dan Uang_lembur. Rancangan data setting gaji adalah sebagai berikut:
Table 2.4Tabel Setting gaji
5) Perancangan Tabel Jabatan
Rancangan data jabatan yang terdiri dari beberapa field antara lain Id_jabatan dan Nama_Jabatan. Rancangan dari table jabatan adalah sebagi berikut:
Table 2.5Tabel Jabatan
Rancangan data penggajian karyawan yang terdiri dari beberapa field antalain Nik, Id_Slip_gaji, tgl_pengeluaran_gaji, Jumlah_hari_Uang_makan,
jumlah_hari_Uang_trassportasi,
jumlah_uang_pinjam dan Jumalh_Uang Lembur. Rancangan dari table penggajian karyawan adalah sebagai berkut:
Table 2.6Tabel Penggajian Karyawann
Perancangan File
Perancangan file masuk dalam bagian perancangan basis data, yang diawali dengan merancang diagram hubung antara entitas. Adapun perancangan file diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Diagram Konteks
Merupakan gambaran sistem yang dirancang secara umum, namun belum menggambarkan arus data atau penyimpanan data. Untuk lebih jelas maka harus dijabarkan ke level selanjutnya sampai gambaran sistem yang dibuat selesai ke level akhir. Adapun gambar diagram konteks PT Surya Pratista Hutama Palembang adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1Diagram Konteks
2) Data Flow Diagram Level 0
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Level 0
Keterangan: Data Flow Diagram level 0
Admin merupakan entitas pertama yang melakukan proses pencatatan data karyawan. Karyawan merupakan entitas kedua yang melakukan proses aktivitas permintaan barang dan mendapatkan bukti bukti terima barang. Laporan penerimaan produk, laporan permintaan produk dan laporan persediaan produk dilaporkan kepada branch manager palembang setiap akhir bulan untuk proses mengambil keputusan.
3) Data Flow Diagram Level 1
Gambar 2.3Data Flow Diagram Level 1
laporan, laporan gaji perbulan dan lasung menghasilkan slip gaji karyawan
4) Entity Reletionship Diagram
Gambar 2.4 Entity Reletionship Diagram
Keterangan: Entity Relationship Diagram Entity Relationship diagram (ERD) merupakan gambaran hubungan antara entitas yang satu dengan yang lain. ERD digunakan untuk mengembangkan struktur data yang berhubungan antara bagian yang saling berhubungan dan digunakan untuk merancang suatu tabel database pembuatan suatu program
3
HASIL
Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa Aplikasi Penggajian Karyawan pada PT Surya Pratista Hutama yang dibuat dengan menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0 agar mempermudah programmer dalam membuat suatu perangkat lunak (software) yang sesuai dengan apa yang diinginkan dan hasil rancangan tersebut terdiri dari menu-menu yang akan dipilih oleh pemakai (user).
3.1 Login Admin
Tampilan Login merupakan tampilan
yang berfungsi untuk melakukan otorisasi user
dalam mendapatkan hak akses masuk ke sistem.
Tampilan Login dapat dilihat pada Gambar 4.1
Gambar 3.1 Form Login Admin
a. Menu Utama Admin
Form Menu Utama adalah form utama dalam program yang telah dibuat untuk menjalankan program lebih lanjut, pada menu utama terdapat menu – menu yaitu menu Karyawan, Informasi gaji dan Pengajian. Tampilan Menu Utama diatas berisi judul Program, gambar latar logo perusahan serta tampilan menu. Tampilan Menu Utama terdiri dari menu master karyawan, master jabatan, master setting gaji, master pinjaman, master penggajian dan laporan slip gaji.
Gambar 3.2 Form Menu Utama Admin
b. Tampilan Master Karyawan
Tampilan Master Karyawan merupakan tampilan yang digunakan User untuk melakukan entry data Karyawan. Kode Nik pada Tampilan Master Karyawan ada dua pilihan bisa diketik secara manual dan bisa juga ter up date sendiri. Untuk kode Nik yang bisa ter up date sendiri dapat dilihat pada Gambar 4.3 sedangkan Kode Nik yang diisi secara manual dapat dilihat pada gambar 4.4. Untuk Hasil entry data kode cost bisa dilihat pada gambar 4.5
Gambar 3.3 Master Master karyawan
c. Tampilan Master Jabatan
terhubung pada saat penginputan Data Karyawan pada master Data Karyawan. ID Jabatan pada Tampilan Master Jabatan bisa ter up date sendiri jadi user hanya mengentry nama jabatan saja. Tampilan Master Jabatan bisa dilihat pada gambar dibawah
Gambar 3.4 Tampilan Master Karyawan
d. Tampilan Master Setting Gaji
Tampilan master setting gaji merupakan tampilan yang digunakan User untuk melakukan setting gaji karyawan dan menggetahui gaji pokok, uang makan perhari, uang transportasi dan uang lembur karyawan. Tampilan master setting gaji bisa dilihat pada gabar di bawah ini.
Gambar 3.5 Tampilan Master Gaji
e. Tampilan Master Pinjamam
Tampilan master pinjaman merupakan tampilan yang digunakan User untuk melakukan pinjaman pada pihan perusahaan yang dilakukan karyawan.Tampilan master setting gaji bisa dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 3.6 Tampilan Master Pinjaman
f. Tampilan Master Pengajian
Tampilan master pengajian merupakan tampilan yang digunakan oleh User untuk
melakuka pengajian pada karyawan
yang
dilakukan oleh Admin keuangan dan
mengeluarkan slip gaji pada karyawan. Tampilan master pengajian dapat dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 3.7 Master Penggajian
g. Tampilan Master Laporan
Tampilan Master Laporan merupakan tampilan yang digunakan User untuk melakukan pencetakan laporan detail dan laporan global. Adapun tampilan Master Laporan bisa dilihat pada gambar dibawah ini
Gambar 3.8 Tampilan Master Laporan
h. Cetak Laporan
Cetak laporan digunakan untuk mencetak laporan-laporan yang diinginkan, form cetak laporan terdiri dari laporan master karyawan, laporan master jabatan, laporan master setinggaji, laporan master pinjamam, laporan master penggajian, dan laporan slip gaji Berikut adalah tampilan gambar form cetak laporan:
1) Cetak Laporan Master Karyawan
Cetak laporan master karyawn adalah mencetak data karyawan untuk mengetahui nama karyawan, nim karyawan, status karyawan dan jabatan karyawan Adapun tampilan gambar cetak laporan master karyawan sebagai berikut:
Gambar 3.9 Cetak Laporan Master karyawan
2) Cetak Laporan Master Jabatan
Gambar 3.10 Cetak Laporan Master Jabatan
3) Cetak Laporan Master Setting Gaji Cetak laporan master setinggaji adalah untuk mengetahui jumlah gaji semua yang diterima oleh karyawan. Adapun tampilan gambar cetak laporan master setting gaji adalah sebagai berikut:
Gambar 3.11 Cetak Laporan Setting gaji
4) Cetak Laporan Pinjamam
Cetak laporan pinjamam adalah untuk mengetahui jumlah pinjaman karyawan. Adapun tampilan gambar cetak laporan pinjaman adalah sebagai berikut:
Gambar 3.12 Cetak Laporan Pinjamam
5) Cetak Laporan Penggajian
Cetak laporan penggajian utuntuk mengetahui jumalah semua gaji yang diterima setelah potongan hutang. Adapun tampilan gambar cetak laporan penggajian adalah sebagai berikut:
Gambar 3.15 Cetak Laporan Penggajian
6) Cetak Laporan Slip Gaji
Cetak laporan slip gaji adalah untuk menggetahui laporan slip gaji yang kita terima Adapun tampilan gambar cetak laporan slip gaji adalah sebagai berikut:
Gambar 3.16 Cetak Laporan Slip Gaji
4.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan tentang aplikasi penggajian karyawan pada PT Surya Prtatisa Hutama. Maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang berhasil mempunyai kelebihan sebagai berikut.
a. Aplikasi yang dihasilkan dapat memproses data penggajian karyawan lebih cepat dan akurat.
b. Mempermudah pencarian data karyawan apabila diperlukan sewaktu-waktu dan data dapat disimpan secara aman.
5.
SARAN
Berdasarkan kesimpulan yang dibuat oleh penulis, maka saran yang akan penulis sampaikan adalah:
a. Untuk perkembangan lebih lanjut disarankan agar PT Surya Pratista Hutama Palembang menerapkan aplikasi penggajian karyawan pada admin keuangan.
b. Seiring dengan ilmu pengetahuaan dan teknologi, maka tidak menutup kemunkinan aplikasi yang sudah ada ini, nantinya akan dikembangkan lagi guna menggatasi semua permasalahan yang timbul pada saat pengolahan data karyawan pada PT. Surya Pratistah Hutama Palembang
