Kegiatan Administrasi Pada Perusahaan Outsourcing Posted on 17 Februari 2011 at 11:20 by khansa
Secara bahasa, pengertian administrasi perusahaan dibagi menjadi dua macam, yaitu pengertian secara sempit dan luas, arti secara sempit yaitu kegiatan yang dilakukan berupa mencatat, mendukung dan menyimpan data mengenai kegiatan perusahaan, sedangkan arti secara luas adalah kegiatan merencanakan, menyediakan, mengatur, menerapkan dan mengawasi kegiatan perusahaan oleh manajemen sebagai pelaku kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
Sebelum lanjut kepada pembahasan mengenai administrasi-nya, mari kita coba mengulas sedikit mengenai outsourcing-nya itu sendiri. Menurut perundang-undangan yang berlaku seperti pasal 64 UUK dan pasal 1601 b KUHP Perdata, dapat disimpulkan secara garis bahwa besar outsourcing di artikan sebagai sebuah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pengusaha/perusahaan dan pihak tenaga kerja dimana perusahaan tersebut menyerahkan kepercayaan kepada perusahaan “lainnya” melalui perjanjian dan pembayaran tertentu.
Perusahaan “lainnya” inilah yang akan melaksanakan perjanjian pemborongan pekerjaan sesuai dengan nilai perjanjian tersebut, dimulai dengan kegiatan perekrutan, seleksi, pelatihan, pembuatan kesepakatan dengan tenaga kerja yang akan ditempatkan pada perusahaan pemberi borongan tersebut.
Dibutuhkan suatu startegi jitu untuk menjalankan administrasi perusahaan di masing-masing bagian untuk menyelenggarakan kegiatan perusahaan, dengan catatan bahwa masing-masing bagian tersebut sudah mengerti dan memahami fungsi dan tanggung jawab (jobdesc), sehingga tercipta hubungan kerja yang teratur. Melalui kegiatan administrasi yang baik, sebagai sebuah sistem dalam perusahaan, maka semua pihak yang ada dalam menajemen perusahaan itu sendiri haruslah mengerti tentang fungsi dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam melaksanakan tujuan yang diharapkan.
Secara internal di perusahaan, adakalanya meskipun perusahaan ini sudah berjalan dengan sistem administrasi yang ada, masih saja tetap dilakukan penyusunan, pengaturan dan pengorganisasian pada perusahaan seperti seolah-olah membangun sebuah perusahaan baru. Pimpinan perusahaan selalu ikut ambil bagian secara langsung dalam mengatur dan membenahi sistem administrasi didalamnya, sehingga kadang terkesan bahwa manajemen perusahaan hanya tinggal melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan instruksi dan perintah pimpinan perusahaan. Dampak yang paling menonjol dalam menyikapi berbagai perubahan pengaturan sistem perusahaan adalah adanya tingkat kejenuhan dari pelaku manajemen, bahkan dapat berbuntut mundurnya orang-orang lama dan datangnya orang-orang baru dalam menajemen.
Dalam menghadapi kendala-kendala dilapangan, setiap perusahaan selalu membuat dan merubah kebijakan atau aturan-aturannya, salah-satunya disebabkan karena adanya perubahan dari formasi manajemennya itu sendiri, yang pada umumnya disebabkan adanya pergantian, pengurangan maupun penambahan pekerja. Beberapa dasar tekhnis yang dapat diterapkan dalam melaksanakan administrasi perusahaan seperti pada perusahaan outsoucing jasa pengamanan, karena menurut saya jenis perusahaan ini menuntut konsentrasi yang cukup tinggi dalam mengatur dan menerapkan kegiatan administrasi. Beberapa tips yang dapat dilakukan dalam melakukan tindakan administrasi perusahaan adalah :
1. Pembuatan struktur organisasi akan membantu perencanaan dan pengaturan kegiatan perusahaan dimana tersusun hirarki jabatan sehingga terbentuk rangkaian pertanggungjawaban dari tingkat pimpinan perusahaan sampai tingkat anggota.
2. Menyusun dan menentukan jobdesc masing-masing bidang oleh bagian yang mengurusinya seperti manager operasional hrd, sesuai dengan keperluan perusahaan dengan catatan bahwa masing-masing bagian mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang lain untuk menghindari terputusnya kegiatan perusahaan, apabila salah satu pelaku keluar atau berhalangan masuk kerja.
3. Langkah berikutnya dalam melakukan kegiatan administrasi adalah dengan membuat flowchat yang berisikan petunjuk secara tekhnis rangkaian sebuah kegiatan yang terdapat dalam perusahaan seperti bagaimana petunjuk proses penerimaan anggota baru, mutasi, kegiatan pendidikan dan pelatihan, cara membuat permohonan dll.
dalam membuat laporan kejadian, investigasi maupun laporan bulanan, dalam bentuk format yang beragam untuk menunjukan identitas, sehingga perusahaan akan lebih terkesan baik dan tertib.
5. Menyediakan sarana petunjuk informasi dan mensosialisasikan peraturan dalam perusahaan seperti membuat pengumuman/internal memo, petunjuk larangan-larangan yang ditempel pada dinding, sign board, penyediaan white board, mading dll.
6. Melakukan kegiatan pengarsipan data seperti data pelamar, karyawan, kegiatan masing-masing bidang, surat menyurat dan yang lebih penting adalah arsip lamaran karyawan yang nantinya diperlukan untuk kegiatan pengajuan, pendaftaran sehingga apabila data tersebut diperlukan tidak menyulitkan proses tindak lanjut.
7. Membuat kegiatan dokumentasi setiap kegiatan, fungsinya adalah untuk bahan pelaporan, bahkan diperlukan untuk bahan dalam membuat profile perusahaan sehingga gambaran umum perusahaan dapat ditampilkan
Perlu adanya upaya evaluasi terhadap beberapa ketentuan dan aturan perusahaan, biasanya hal ini dilakukan oleh perusahaan dengan jenjang waktu yang cukup lama untuk menilai kelayakan dari masing-masing ketentuan tersebut. Seperti halnya dalam penyediaan sarana administrasi pun perlu dilakukan evaluasi mengenai penggunaan sarana tersebut, sehingga sarana seperti form yang dibuat dapat digunakan secara efektif dan efisien.
Pada kenyataannya, kegiatan dan sarana yang disediakan untuk administrasi ditentukan oleh bagaimana manajemen dapat dengan sadar melakukan dan menggunakan sarana tersebut untuk ketertiban administrasi perusahaan. Diperlukan pengawasan dan penilaian mengenai kegiatan administrasi dalam perusahaan, apalagi bagi perusahaan yang cukup besar, ini sangat penting dalam menghadapi persaingan yang semakin meningkat. Selesai…..mudah-mudahan bermanfaat …..
