Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai

(1)

Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai

Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa

Nevertety F Papilaya Nevertety.f@mi@politekniktelkom.ac.id

Inne Gartina Husein, S.kom., M.T inne@politekniktelkom.ac.id

N. Ali Hanifa, ST alihanifa@gmail.com Program Studi Manajemen Informatika

Politeknik Telkom Bandung Tahun Pelaksanaan Sidang

ABSTRAK

Ketiadaan sistem terkomputerisasi telah membuat kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan

Pemerintah (BPMD) lambat dalam melakukan proses absensi, sehingga dampaknya akan sulit untuk

melakukan perhitungan gaji yang berupa tambahan penghasilan pegawai untuk setiap bulan.

Proses absensi yang dilakukan sebelumnya adalah absensi secara manual yaitu absensi pegawai

ditulis pada sehelasi kertas dan direkep setiap bulan untuk keperluan perhitungan penggajian pegawai di

kantorBPMPD.

Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai berbasis web ini dikembangkan dengan menggunakan

perangkat lunak macromedia dreamweaver 8 dan XAMPP. Paket-paket aplikasi yang kita perlukan dalam

merancang sebuah situs yang baik seperti appache web server, PHP dan mysql sebagai databasenya telah

tersedia di XAMPP.

Dengan adanya Aplikasi Absensi dan Penggajian ini sangatlah dibutuhkan untuk melakukan

perhitungan jam kerja dan gaji karyawan setiap bulanan. Sehingga sistem sangat berguna untuk

mengimplementasikan masalah yang dialami oleh BPMD

Kata kunci: aplikasi, absensi, penggajian, php, mysql

1

_PENDAHULUAN

Bagian isi jurnal dibagi menjadi dua kolom yang sama besar, dengan ketentuan penulisan yang lain sama dengan penulisan pada abstrak.

1 . 1

1 . 1 Latar Belakang

Setiap instansi memerlukan asset pokok yang disebut sumber daya manusia atau pekerja

sebagai pelaksana aktivitas

(2)

Dalam suatu perusahaan kebijakan sangat diperlukan terutama kebijakan dalam instansi yang dapat dilihat dari kedisiplinan pegawai dan totalitas dalam perusahaan. kedisiplinan pegawai merupakan tolak ukur dalam melihat kinerja setiap pegawai. Salah satu unsur penting untuk menilai kinerja karyawan adalah absensi yang mempengaruhi gaji dalam hal ini berupa tambahan penghasilan (TP) atau tunjangan pegawai secara periodik.

Badan Pemberdayaan Masyarakat Pemerintah Desa (BPMPD) Provinsi Jawa Barat yang merupakan suatu badan atau instansi sebagai dasar penyusunan dan pelaksanaan kebijakan serta program-program pemberdayaan masyarakat desa sebagai acuan bagi Pemerintah Daerah dalam penetapan kebijakan dan program-program masyarakat desa, BPMPD memiliki jumlah pegawai kurang dikumpulkan dan dicatatkan dalam buku besar atau di Ms. Excel. Dalam melakukan rekapitulasi/perhitungan gaji BPMPD harus menghitung parameter-parameter seperti perilaku kerja (hadir terlambat tanpa izin, pulang lebih cepat tanpa izin, tidak masuk kerja izin, tidak melaksanakan tugas/perintah dari atasan tanpa alasan, dikenai sanksi sesuai PP NO 53 tahun 2010) dan prestasi kerja (pelaksanaan tugas pokok, pelaksanaan tugas tambahan). Banyaknya data yang dikelola secara manual kemungkinan terjadinya kesalahan dalam rekapitulasi absensi dan pencatatan pembayaran tambahan penghasilan (TP).

Hal ini menjadi kendala bagi pihak kepegawaian BPMPD dalam merekapitulasi absensi. Berdasarkan alasan-alasan yang dijelaskan diatas BPMPD membutuhkan suatu sistem modern yang berbasis informasi dan teknologi (IT)bertujuan untuk mempermudah

dan mempercepatpekerjaan khususnya proses absensi pegawai dan perhitungan TP karyawan.

2

Maka diusulkan dibangun aplikasi

absensi dan

3

_{penggajian pegawai berbasis web untuk}

memudahkan dari pihak kepegawaian dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para pegawai.

4

_1.2 _{Rumusan Masalah}

1.

Bagaimana mencatat presensi pegawai baik jam datang maupun jam pulang secara tepat waktu?

2.

Bagaimana mengelola data presensi, data tambahan penghasilan, agar tersedia data yang akurat dan lengkap?

3.

Bagaimana membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan menyelesaikan masalah dalam pengisian absensi pegawai, alat bantu yang digunakan adalah aplikasi absensi dan penggajian

2.

Tidak membahas gaji regular pegawai

3.

Tidak membahas gaji lembur

4.

Kepala bagian atau atasan tidak terlibat

(3)

5.

Tidak membahas keamanan aplikasi

6.

Tidak menggunakan lebih dari 2 periode

(2010-2011) dalam perhitungan laporan

absensi dan penggajian dalam aplikasi ini

7.

Aplikasi ini dapat diakses melalui intranet

8.

Tidak membahas masalah kecepatan

dalam mengakses sistem

9.

Siklus pembuatan aplikasi ini tidak

mengikutsertakan bagaianperawatan

(maintenance).

4 . 3

4 . 3 Metodologi Penelitian

5

1.

Analisis Kebutuhan

Pada tahapan ini dilakukan semua kebutuhan para karyawan yang berkaitan dengan perangkat lunak yang dibangun. Dalam hal ini, para karyawan masih melakukan absensi dengan manual sehingga dibutuhkan suatu sistem yang memaksimalkan efisiensi kinerja karyawan.

2.

Desain

Pada tahap ini, dilakukan perancangan sistem seperti membuat Data Flow Diagram (DFD), gambaran antarmukanya, serta merancang perkiraan spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan

3.

Pemograman

Tahap ini merupakan realisasi dari tahap desain yang secara teknis akan dikerjakan oleh programmer. Pada tahap ini dilakukan coding

untuk membuat aplikasi presensi dan penggajian karyawan

4.

Pengujian

Dilakukan testinguntuk menguji kesalahan-kesalahan program maupun fungsi dari sistem yang telah dibuat.

5.

Penginstalan

Aplikasi yang telah lolos uji, selanjutnya akan diinstal di kantor BPMPD

6

7

Tinjauan Pustaka

7 . 1

7 . 1 Pengertian Aplikasi

8

_{Aplikasi berasal dari kata}

application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi lain yang dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (Pengembangan 2008)

8 . 1

8 . 1 DATA

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai (McLeod 2001)

8 . 2

8 . 2 Absensi

Data absensi merupakan data yang sangat vital bagi sebuah instansi apapun. Proses absensi akan dilakukan melalui pengontrolan data pegawai yang masuk ataupun keluar. Jika pegawai tidak masuk melebihi target yang ditentukan, maka pegawai juga menerima konsekuensi yaitu gaji yang berupa tambahan penghasilan tersebut dikurangi. Jam masuk pegawai pada kantor BPMPD adalah pukul 7.30 WIB dan jam pulang pukul 15.30 WIB.

8 . 3

8 . 3 Sistem Penggajian

(4)

berdasarkan perilaku kerja yang berupa absensi, Selain itu juga dihitung berdasarkan penilaian prestasi kerja yang berupa pelaksanaan kegiatan harian yang dilakukan oleh setiap pegawai BPMPD dengan aspek penilaian yang telah ditentukan.

8 . 4

8 . 4 Web Browser

World wide web (WWW) atau lebih dikenal dengan Web, merupakan salah satu layanan internet yang didapatkan oleh pemakai komputer yang terhubung internet. Web saat ini memiliki beberapa fungsi pelayanan seperti perkembangan berikutnya, sejumlah script dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML, seperti PHP(Sirkel 2009). 8 . 5 hyperlink yang dapat di klik, gambar, dokumen multimedia, form yang dapat di isi dan

sebagainya didasarkan atas HTML (Suryatingsih and Muhamad 2009)

Sebuah HTML memiliki beberapa ciri-ciri, seperti berikut (Sirkel 2009):

a.

Tersusun oleh tag-tag sebagai penanda (karena ini maka disebut markup language) seperti <html>…</html>.

b.

Pada umumnya tag selalu mempunyai tag pembuka seperti di atas <html> dan tag penutup </html>, namun beberapa tag yang tidak mempunyai penutup dapat menggunakan tanda slash (/), seperti <br/>, <hr/>.

c.

c. Tidak case sensitive (huruf capital dan kecil dianggap sama), akan tetapi untuk hasil yang lebih baik menggunakan lowercase (huruf kecil) kerena berorientasi ke XHTML.

d.

Ekstensi file berupa *.html atau *.htm

8 . 6 platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi (windows dan linux) dan web server apapun (misalnya:PWS,IIS, Apache) (Suryatingsih and Muhamad 2009).

Untuk menjalankan PHP, dibutuhkan beberapa perangkat lunak sebagai berikut:

(5)

menggunakannya. Beberapa website yang terkenal yang menggunakan jasanya adalah Friendster, Yahoo, Google (Sunyoto 2007).

9

2.9 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur

NO Jenis Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Intel Pentium 4

2 Hardisk 80Gb

3 RAM 1Gb

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.Simbol-simbol ini digunakan untuk elemen-elemen lingkungan yang penyimpanan (gudang) dari data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi. Kamus data digunakan untuk mendeskripsikan rincian dari aliran data atau informasi yang mengalir dalam sistem, elemen-elemen data, file maupun basis data (tempat penyimpanan)dalam DFD (Nugroho, et al. 2009). 9 . 2

9 . 2 Spesifikasi Proses

Spesifikasi Proses (Process Specification) digunakan untuk menggambarkan deskripsi dan spesifikasi dari setiap proses yang paling rendah yang ada pada sistem dengan menggunakan notasi yang disebut Structured English atau Pseudo-code.

10

ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN

11

3.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Tahap pengembangan dalam

pembangunan aplikasi mengunakan perangkat keras sebagai berikut:

Table 3-1 Perangkat Keras yang digunakan

pada tahap pembangunan

NO Jenis

perangkat keras

Spesifikasi

1 Processor Intel core 2 duo T5670

2 Hardisk 320 Gb

3 RAM 1,5 Gb

Tahap pengimplementasi minimal terdapat perangkat keras sebagai berikut:

Table 3-2 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pengimplementasian

.

3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Table -4 Perangkat lunak yang digunakan pada tahap pembangunan dan implementasi

NO Jenis Software Software yang digunakan

1 Sistem Operasi Windows XP

2 Software

pendukung

xampp-win32-1.7.0

3 Web server Apache

4 Text editor Macromedia

Dreamweaver CS3 5 Web Browser Mozilla firefox

4 Text editor Macromedia

Dreamweaver CS3 5 Web Browser Mozilla firefox

(6)

1 2 . 1

1 2 . 1 _{Perancangan Sistem}

12.1.1

_DFD

Gambar 3.1 Diagaram Konteks

Gambar 3.2 DFD level O

12.1.2

_{Perancangan Basis Data}

13

14

Gambar 3.3 Diagaram ER

14.1.1 Skema antar Tabel

(7)

15

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

1 5 . 1

1 5 . 1 _Implementasi

Halaman Login

Halaman admin

Halaman input status absensi pegawai

Halaman input data pegawai

Halaman input nilai pegawai

Halaman setting waktu absensi

Halaman update data pegawai

(8)

Halaman laporan data gaji

Halaman input absen masuk dan pulang pegawai

(9)

dalam mencatat presensi pegawai secara tepat waktu.

2.

Aplikasi ini dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap.

3.

Aplikasi absensi dan penggajian karyawan dapat membantu membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai setiap bulannya.

1 7 . 2

1 7 . 2 Saran

Adapun saran yang penulis ingin sampaikan adalah

1.

Mengembangkan aplikasi absensi dan penggajian karyawan dengan teknologi

finger print

2.

Tersedia jam lembur bagi pegawai agar meningkatkan pendapatan tambahan penghasilan setiap pegawai

18

_REFERENSI

Fathansyah. Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: informatika, 2007.

Hendraputra, Ade, Pratondo Agus, Rahman Wijaya Dedy, Darwiyanto Eko, Prasetyo Nugroho Edy, and Prabawa Kusuma Guntur. Information System Quality Assurance. Bandung: Politeknik Telkom, 2010.

McLeod, Jr Raymond. Sistem Informasi edisi 7 jilid 2. Jakarta: Prenhalliondo, 2001.

Nugroho, Eddy Prasetyo, Komala Ratnasari, Kurniawan Nur Ramadhani, and Budi Laksono Putro. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.

Pengembangan, Tim Divisi Penelitian Dan. Aplikasi Web Database. Yogyakarta: Andi, 2008. Sari, Komala Ratna, and Irna Yuniar. Sistem Manjemen Basis Data. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.

Sirkel, Asisten. Praktikum Pemograman Web. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia, 2009. Sunyoto, Andi. Ajax Membangun Web Dengan Teknolohi Asynchronouse Java Script Dan Xml. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2007.

(10)

(11)