PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI H

(1)

57

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL BERBASIS WEB

Muhamad Firdaus, Joko Nardi Kuswoyo

Jurusan Teknik Informatika, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya [email protected]

Abstrak

Dalam kegiatan operasional sehari-hari, managemen hotel pasti memerlukan sistem untuk pengelolaan reservasi, keuangan, akuntansi, administrasi dsb. Sistem ini mutlak diperlukan agar dapat menunjang managemen dalam menentukan daftar layanan harian, sikap, serta stategi dalam pengelolaan hotel tersebut.

Penelitian yang dilakukan, telah mengembangkan Sistem Informasi Reservasi Hotel Berbasis Web, yang mampu menyajikan layanan reservasi hotel secara lengkap, yang dapat diakses baik melalui browser pada komputer, maupun browser mobile. Adapun cara akses informasi database pada penelitian ini menggunakan JQuery/JSON, sehingga memungkinkan kecepatan dalam pelayanan data.

Hasil dari ujicoba yang dilakukan menunjukkan, akses pada informasi yang dibutuhkan (reservasi hotel) telah mencukupi. Namun akses pada data keuangan dan pembayaran secara online masih perlu dikembangkan lebih lanjut.

1. Pendahuluan

Pertumbuhan jumlah hotel kini semakin menggembirakan. Namun diantara hotel-hotel yang baru tersebut, dalam kegiatan operasional sehari-hari masih menggunakan administrasi manual. Dalam kegiatan operasional sehari-hari, managemen hotel pasti memerlukan sistem yang tepat untuk pengelolaan reservasi, keuangan, akuntansi, administrasi dsb. Sistem ini mutlak diperlukan agar dapat menunjang managemen dalam menentukan daftar layanan harian, sikap, serta stategi dalam pengelolaan hotel tersebut.

Sistem Informasi Reservasi Perhotelan merupakan sistem pendataan administrasi pada reservasi perhotelan yang memerlukan ketepatan mekanisme dan penataan yang terorganisir, serta terjaga keamanannya dalam bentuk Database.

(2)

Penelitian yang dilakukan, akan mengembangkan Sistem Informasi Reservasi Hotel Berbasis Web, yang mampu menyajikan layanan reservasi hotel secara lengkap, yang dapat diakses baik melalui browser pada komputer, maupun browser mobile. Adapun cara akses informasi database pada penelitian ini akan menggunakan JQuery/JSON, sehingga memungkinkan kecepatan dalam pelayanan data.

2. Tinjauan Pustaka 2.1 Web Server

Web Server adalah aplikasi yang jalan

pada suatu situs web dan bertanggung jawab untuk merespon permintaan file dari web

browser. Dalam melakukan permintaan

suatu halaman pada suatu situs web, browser melakukan koneksi ke suatu server dengan protokol HTTP.Server akan menanggapi koneksi tersebut dengan mengirimkan isi file yang diminta dan memutuskan koneksi tersebut. Browser kemudian memformat informasi yang didapat dari server. Pada bagian server, browser yang berbeda dapat melakukan koneksi pada server yang sama untuk memperoleh informasi yang sama. Dalam memberikan halaman yang diminta

web server dapat melakukan kerja sama

dengan server lain seperti Aplikasi Server. 2.2 Web Browser

Web Browser adalah aplikasi yang

dijalankan pada komputer pengguna (client) yang meminta informasi dari server web dan menampilkannya sesuai dengan file data itu sendiri. Tugas utama dari web browser adalah mendapatkan dokumen dari web lalu memformat dokumen tersebut bagi pengguna. Untuk mendapatkan halaman tersebut, harus diberikan alamat dari dokumen tersebut.

Menurut Sampurna (1996, p11), browser adalah sebuah program yang dirancang untuk mengambil informasi-informasi dari

server komputer pada jaringan internet dan

sumber-sumber internet lainnya. 2.3 HTML

HTML merupakan kepanjangan dari

Hyper Text Markup Language. HTML

adalah suatu bahasa yang digunakan untuk membuat halaman-halaman hypertext (hypertext page) pada internet. Dengan konsep hypertext ini, untuk membaca suatu dokumen, tidak harus melakukannya secara urut, baris demi baris, atau halaman demi halaman. Tapi pada HTML juga tidak dapat dengan mudah melompat dari satu topik ke topic lainnya, seperti pada online Help dari suatu aplikasi Windows. HTML dirancang untuk digunakan tanpa tergantung pada suatu platform tertentu (platform independent).

2.4. PHP

PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf, seorang pemrogram C yang handal. Semula PHP hanya digunakan untuk mencatat jumlah pengunjung pada homepagenya. Rasmus adalah seorang pendukung open source. Karena itulah ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis. Setelah mempelajari YACC dan GNU Bison, Rasmus menambah kemampuan PHP 1.0 dan menerbitkan PHP 2.0. PHP mudah dibuat dan cepat dijalankan, PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dan dalam sistem operasi yang berbeda pula. PHP dapat berjalan di sistem operasi UNIX, Windows 98, Windows XP, Windows NT, dan Macintosh.

Menurut Luke Welling dan Laura Thomson(2001,p1), PHP adalah server-side

scripting language yang didesain secara

(3)

halaman.PHP adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. Contoh terkenal dari aplikasi PHP adalah phpBB dan MediaWiki (software di belakang Wikipedia). PHP juga dapat dilihat sebagai pilihan lain dari ASP.NET/C#/VB.NET Microsoft, ColdFusion Macromedia, JSP/Java Sun

Microsystems, dan CGI/Perl. Contoh aplikasi lain yang lebih kompleks berupa CMS yang dibangun menggunakan PHP adalah Mambo, Joomla!, Postnuke, Xaraya, dan lain-lain.

Kelebihan PHP

a. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

b. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai IIS sampai dengan apache, dengan konfigurasi yang relatif mudah.

c. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. d. Dalam sisi pemahamanan, PHP

adalah bahasa scripting yang paling mudah karena referensi yang banyak.

PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

2.5. MySql

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan karena bersifat free. Perangkat lunak MySQL sendiri dapat di download dari http://www.mysql.org.

MySQL termasuk jenis RDMS

(Relational Database Management System).

Itulah sebabnya istilah seperti tabel, baris, dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom.

Menurut Menurut Luke Welling dan Laura Thomson(2001,p1), MySQL adalah sebuah relational database management systems yang sangat cepat dan kuat. MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem management basis data SQL atau DBMS yang multithread, multiuser, dengan sekitar 6 juta instalasi diseluruh dunia. MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius. Tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Untuk melakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command-line (perintah: mysql dan mysqladmin). Juga dapat diunduh dari situs MySQL yaitu sebuah modul berbasis grafik (GUI):

MySQL Administrator dan MySQL Query Browser. Selain itu terdapat juga sebuah

perangkat lunak gratis untuk administrasi basis data MySQL berbasis web yang sangat populer yaitu phpMyAdmin.

3. ANALISA DAN DESAIN SISTEM 3.1 Analisa Permasalahan

(4)

bahwa harga software informasi reservasi dan managemen perhotelan mahal, baik dari sisi pembelian maupun development software. Hotel-hotel tersebeut juga mengamsusikan bahwa software tersebut hanya untuk hotel yang bekelas. Ditambah lagi, kebanyakan pihak hotel tersebut juga meremehkan pentingnya database dan monitoring setiap saat untuk mengambil kebijakan dan analisa pendapatan.

Software informasi reservasi dan managemen perhotelan di Indonesia khususnya, masih banyak yang berbasis

desktop application dan hanya bekerja

secara offline yang hanya dapat diakses informasi di dalam ruang lingkup hotel. Sehingga ketika manajemen hotel, berada diluar lingkungan kaerja, maka akan sulit untuk memonitoring traffic guest (pengunjung), serta pendapatan setiap saat.

Dengan software yang masih offline inilah sebagian besar pihak manajemen sering menghabiskan anggaran komunikasi hanya untuk mencari dan menanyakan informasi laporan setiap hari, mingguan, ataupun bulanan. Pihak manajemen juga kadang-kadang melakukan kebijakan tentang penaikan/penurunan tarif kamar hotel setiap saat, tanpa melihat laporan dan kondisi hotel yang ada. Harl ini disebabkan karena sulitnya melihat laporan dan hanya menunggu laporan berupa hardcopy dari bawahan.

Dengan perkembangan ITC (

Information Technology & Communication )

kebanyakan orang cenderung menginginkan informasi cepat, akurat, realtime didukung oleh koneksi yang cepat. Sangat disayangkan apabila tidak dioptimalkan untuk perkembangan dari sisi bisnis perhotelan.

Dengan Analisa permasalahan diatas, software Informasi reservasi dan management Hotel online berbasis website dengan kemudahan dalam mengoperasikan diharapkan dapat mengatasi permasalahan diatas dan penunjang bisnis dan kebijakan

perhotelan,dan pelayanan kepada customer lebih mudah dan cepat.

3.2 Desain Sistem

Untuk memenuhi kebutuhan sistem, maka perlu dikembangkan desain sistem yang tepat. Desain sistem dari sistem informasi reservasi hotel ditunjukkan pada Gambar 1. dan Gambar 2.

Gambar 1. Alur proses check-in tamu Pada Gambar 1. adalah proses alur proses untuk tamu melakukan check-in dengan menyerahkan data identitas kepada customer servise dan menginputkan data ke database hotel.

(5)

Kasir akan membuat laporan kepada Manajer tiap hari / mingguan /bulanan kepada pimpinan tentang laporan penerimaan.

Gambar 2. Alur Proses Order Tamu Pada Gambar 2. diperlihatkan alur proses order tamu yang meliputi order makanan, order minuman, order loundry, ironing, room cleaning, bill phone, dsb. Dengan adanya fasilitas penginputan order ke database akan mempermudah dan dapat memonitoring setiap saat kebutuhan yang perlu disiapkan. Apabila Order tamu tersebut telah diinputkan kedalam database, order tersebut berikutnya akan dicetak dan diserahkan ke chief room boy untuk ditindaklanjuti.

Selanjutnya setelah chief room boy menyerahkan/melaksanakan permintaan tamu, maka laporan harcopy/nota yang telah dilengkapi dengan tanda tangan tamu tersebut diserahkan ke kasir untuk diarsipkan.

3.3 Konteks Diagram

Langkah desain sistem berikutnya adalah pembutan konteks diagram yang diperlukan. Konteks diagram dari sistem reservasi hotel ini ditunjukkan pada Gambar 3.

Gambar 3. Konteks Diagram

Pada Gambar 3. dapat dijelaskan bahwa Management Hotel dapat melakukan input data pada sistem informasi reservasi hotel seperti input harga room, input user, input guest book, input kategori makanan, dll. Termasuk edit dan penghapusan data. Pihak hotel juga dapat melihat data (view data) room, melihat daftar edititas tamu (guest), laporan harian, laporan mingguan bahkan bulanan.

Sedangkan pada pihak tamu dapat mencari informasi pada system reservasi hotel dengan mudah menginputankan data dan informasi untuk memesan kamar hotel dengan spesifikasi yang diinginkan.

3.4 DFD ( Data Flow Diagram )

(6)

Gambar 4. Data Flow Diagram

Pada Gambar 4. diperlihatkan bahwa pada Sistem Informasi Reservasi Hotel diakses oleh beberapa pihak yaitu Tamu, Administrator, Manager, Kasir/Resepsionis, Customer Service Officer (CSO). Tamu dapat melakukan Search info hotel dan memesannya lewat Front website /Website company Profile dan sistem akan mencatatnya sebagai guest. Sedangkan Adminstrator bertugas untuk menjaga data dan database tetap valid dan melakukan perubahan-perubahan jika memang diperlukan sebagai langkah pembenahan /Update sistem.

Manager juga dapat mengakses sistem informasi reservasi Hotel karena memang didesain untuk online dan dapat diakses dimanapun dan kapanpun untuk transparansi dan pendukung managemen untuk memantau pergerakan fluktuasi keuangan dan kedatangan tamu setiap saat.

Manager juga akan difasilitasi dengan website versi Mobile site yang sangat ringan dan tidak membutuhkan bandwith besar, murah dan cocok untuk diakses pada browser handphone.

Kasir/Resepsionis dapat melakukan request faktur yang akan digunakan sebagai arsip hardcopy dan laporan untuk dibuat secara harian, mingguan maupun bulanan. User dengan outentifikasi Kasir juga dapat melakukan update harga, melihat data check

in. Hal ini sesuai fungsinya sebagai Pengelola keuangan.

Untuk Customer Service Officer (CSO) dapat melakukan entri data guest karena tamu yang masuk ke hotel akan dilayani oleh customer service tersebut dan akan mencatatnya kedalam database.

3.5 ERD

Langkah terakhir pada desain sistem adalah pembutan Entity Relationship (ER) Diagram. ER diagram dari sistem reservasi hotel ini ditunjukkan pada Gambar 3.

(7)

tariff, posisi lantai. Pada tabel ini akan di update/diberi flag pada kolom occupied apabila room telah dipesan dan dipakai oleh tamu lain.

Tabel User digunakan untuk menyimpan autentifikasi user berdasar levelnya. Pada tabel user inilah nantinya akan disimpan password yang telah terenkripsi dengan MD5. Untuk Tabel userlog digunakan untuk mencatat user yang telah masuk dan logout dengan mencatat hari dan jam untuk menjaga bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dapat di lihat siapa yang telah mengupdate data dengan melihat data tersebut

4. PENGUJIAN DAN ANALISIS

SISTEM

4.1 Kebutuhan Sistem Perangkat Keras Pada aplikasi Sistem Reservasi Hotel yang dibuat, dibutuhkan berbagai perangkat keras yang memadai agar aplikasi tersebut dapat berjalan dengan baik.

Untuk dapat menjalankannya, perangkat keras yang dibutuhkan oleh server adalah sebagai berikut :

1. Pentium 4 2. Memori 1GB 3. Harddisk 25GB

4. VGA card 512MB onboard

Untuk client, spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan

website aplikasi tidak butuh secanggih

perangkat keras yang dibutuhkan server karena client tidak menjalankan aplikasi yang berat.

Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Pentium 3, 600MHz 2. Memori 128MB 3. Harddisk 20GB

4. VGA card 128MB onboard 4.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk menjalankan website dibutuhkan

spesifikasi minimum piranti lunak untuk dapat menjalankannya, antara lain:

1. Server, yang dibutuhkan adalah :

a. Operating system

Untuk dapat mengimplementasikan bermacam platform sehingga dapat menjalankan berbagai sistem operasi yang berbasiskan graphical user interface pada aplikasi CMS ini.

b. Apache Server

Server menggunakan perangkat lunak ini untuk menjalankan dan memproses berbagai aplikasi berbasis php agar terbaca olah

browser client.

c. MySQL server

Untuk dapat memanipulasi data dari

query language, dibutuhkan perangkat lunak

ini.

d. Browser

Perangkat lunak ini digunakan oleh server untuk menampilkan aplikasi yang telah dibuat. Salah satu contoh browser yang terbaik adalah Firefox 2.0.

2. Client, yang dibutuhkan adalah :

a. Operating system

(8)

berbasiskan graphical user interface pada aplikasi reservasi ini.

b. Browser

Perangkat lunak ini digunakan oleh server untuk menampilkan aplikasi yang telah dibuat. Salah satu contoh browser yang terbaik adalah Firefox 2.0.

c. Microsoft Word, Microsoft Power Point, PDF reader, Microsoft Exel

Perangkat lunak ini digunakan oleh client untuk membaca file yang telah didownload.

4.3 Uji Coba dan pembahasan

Langkah ujicoba dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat berjalan seperti yang telah direncanakan. Pada ujicoba ini akan dijelaskan beberapa menu berupa user interface. User interface inilah yang akan memandu pengguna untuk memperloeh informasi yang dibutuhkannya.

1. Menu Informasi Room Status

Digunakan untuk percepatan informasi di database berapa banyak total room yang Occupied, booked dan Available

Gambar 6. Informasi room status 2. Menu Administrator

a. Manage User

Menu Manage User digunakan untuk mengatur managemen dan autentifikasi User terhadap sistem. Authentifkasi ini memungkinkan user, untuk dapat melakukan eksekusi pada menu-menu yang dipilih.

Gambar 7. Manage User Tabel

Gambar 8. Update Indetitas User b. Room Setup

Menu Room Setup digunakan untuk mengatur nama, harga room dan nama room. Pada menu ini juga dapat dilakukan penambahan, pengubahan dan penghapusan data.

(9)

c. Meals Setup

Menu meals Setup untuk mengatur harga makanan yang disediakan di hotel.

Gambar 10. Manage Meal Setup Grid d. Services Setup

Menu Services Setup digunakan untuk mengatur services di hote yang di sediakan.Menu ini hamper mirip konsepnya dengan menu yang diatasnya

Gambar 11. Services Setup e. Damages Setup

Damages setup digunakan untuk pengentrian, Edit, Delete dan Update Barang yang pecah beserta harganya.

Gambar 12. Manages Damages f. Guestbook

Menu ini digunakan untuk pencatatan tamu yang akan dating yang selanjutnya akan melakukan checkin maupun checkout

Gambar 13. Guestbook 3. Menu Room

a. View All Room

Didalam menu ini Terdapat Grid yang menampilkan semua room dengan spesifikasi masing-masing. Pada menu inilah nantinya akan dilakukan Occupied, Booking,dan Payment.

Gambar 14. Menu Room View

Gambar 15. Menu Check IN

(10)

b. Available Room

Menu ini hampir sama dengan View All room. Hanya yang membedakannya adalah Available room saja

Gambar 16. Menu Available Room c. Occupied Room

Menu ini hampir sama dengan View All room. Yang membedakan hanya room yang terisi oleh customer saja

Gambar 17. Menu Occupied d. Room Booking

Menu ini hampir sama dengan View All room. Yang membedakan hanya room yang terbooking saja

Gambar 18. Room Booking

e. Booking dari Website Company Profile

Merupakan menu utama dari website ini

Gambar 19. Site Company Profile

. Gambar 20. Form Check Room di site Company Profile

Gambar 21. Administrasi menu site Hasil dari ujicoba yang dilakukan menunjukkan, akses informasi yang dibutuhkan oleh pengguna yang meliputi managemen, kasir, CSO, administrator, dst. telah mencukupi. Dengan penggunaan JQuery/ JSON secara konsisten, maka kecepatan pencarian dan retrieve data, telah memenuhi standard HRT (Human Response

Time).

(11)

yang terkait (seperti akuntansi, marketing, online payment, dst). Dengan semakin lengkapnya modul sistem, maka semakin semakin lengkap dan tepat pula pihak managemen dalam menentukan sikap dan stategi pengembangan hotel tersebut.

5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Hasil dari ujicoba yang dilakukan menunjukkan, akses pada informasi yang dibutuhkan bagi pengguna sistem telah mencukupi, dan telah memenuhi Human Response Time (HRT).

5.2 Saran

Pada sistem reservasi hotel ini, masih dibutuhkan modul-modul tambahan untuk melengkapi dan mempertajam managemen dalam mengambil sikap dan stategi, bagi pengembagan hotel lebih lanjut.