Sistem Informasi Reservasi Kamar Hotel

(1)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu alat yang dapat menunjang tingkat kelancaran dalam melaksanakan suatu kegiatan. Penerapan sistem informasi di berbagai bidang merupakan suatu keharusan. Diharapkan segala masalah dapat diatasi dengan mudah. Salah satu pengolahan data yang menggunakan sistem komputerisasi adalah sistem Informasi pemesanan kamar hotel.

Hotel Riez Palace adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996. Terletak di kawasan kota Tegal, dapat dicapai dengan mudah karena akses lansung dari jalan pantura, hotel Riez Palace telah dikenal luas di kalangan tertentu sebagai hotel berkelas yang merupakan pilihan tepat untuk berteriterah bersama keluarga atau teman. Hotel Riez Palace memiliki 300 kamar dengan fasilitas Restaurant, fitness, ruang meeting dan ruang perjamuan.

Semua tamu di hotel Riez Palace dilakukan sebagai VIP dan tingkat huninya mencapai 400 persen selama masa liburan. Dan pihak hotel pun membangun kamar dan fasilitas tambahan, dan berarti mempertinggi tingkat hunian dan tingkat pemesanan kamar hotel. Seorang Receptionist sering kewalahan untuk menentukan secara cepat kamar yang tersedia dan sesuai dengan keinginan tamu. Sering terjadi perubahan mengenai tarif, potongan harga, dll. Dan sering mengalami beberapa kesulitan seperti double-booking, kamar-kamar yang hanya di pesan dalam 1 malam, akibatnya kamar-kamar seperti ini tidak berhasil terjual. Dan kadang para tamu ingin melihat seberapa besar pengeluaran yang telah mereka keluarkan.

(2)

2

dikemukakan dalam rancangan ini adalah “Pembuatan Web Reservasi Dalam Rangka Peningkatan Kualitas Pelayanan Hotel Riez Palace Tegal”. 1.2 Batasan Masalah

a. Sistem ini terbatas pada pengelolaan informasi mengenai pemesana kamar yang ada pada hotel Riez Palace.

b. Tagihan dilakukan pada saat check out, meliputi tagihan sewa kamar, restorasi, laundry dan sebagainya.

1.3 Rumusan Masalah

Rumusan masalah pada sistem ini :

a. Dengan apa dan bagaimana cara sistem aplikasi dapat meningkatkan pelayanan dan memberikan informasi pemesanan kamar dengan lengkap dan cepat terhadap tamu ?

b. Bagaimana merancang sistem aplikasi pemesanan kamar yang menghindari double-booking ?

c. Bagaimana merancang sistem aplikasi yang selalu terupdate apabila ada perubahan data/cost ?

d. Bagaimana merancang sisitem aplikasi yang bisa memberikan keakurasian informasi terhadap jumlah kamar yang kosong ?

1.4 Hipotesis

 90 % tamu yang datang ke hotel sandro dari kalangan kelas menengah ke atas.

 Setiap masa liburan tingkat hunian di hotel sandro melonjak tinggi.

 Membutuhkan sebuah sistem yang dapat mendata pemesanan kamar sesuai keinginan tamu-tamu dengan cepat dan tepat.

1.5 Tujuan dan Manfaat 1.5.1 Tujuan Umum

(3)

pelanggan yang membooking kamar hotel pada saat hari libur, weekday maupun weekend.

1.5.2 Tujuan Khusus

 Untuk Mengetahui berapa banyak tamu yang datang dan membooking kamar setiap harinya ?

 Untuk Mengetahui berapa banyak kamar yang tersewa dan tidak setiap harinya ?

 Menghasilkan model sistem informasi Reservasi Hotel berbasis web yang dapat meningkatkan kulitas pelayanan hotel.

1.5.3 Manfaat

 Dapat Mempermudah Receptionist dalam menentukan kamar yang tersedia sesuai keinginan tamu

 Dapat Mempermudah pendataan kamar-kamar yang kosong setelah tamu check out

 Dapat Memberikan Informasi kamar dan fasilitas Hotel denga cepat dan tepat.

1.6 Metode Penelitian 1.6.1 Jenis Penelitian

Jenis Penelitian ini menggunakan jenis Penelitian Kuantitatif. 1.6.2 Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan proposal riset ini, penulis mempergunakan beberapa metode dalam proses pengumpulan data, antara lain : 1. Wawancara

(4)

4 2. Observasi

Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di lapangan pada saatmelakukan riset. Penulis melakukan pengamatan langsung ke perusahaan tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan kegiatan penjualan konsinyasi untuk mengetahui masalah yang terjadi pada sistem berjalan.

1.6.3 Metode Analisa Perancangan

Metode ini menghitung seberapa besar manfaat yang dihasilkan dari pembangunan sistem dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

( Total Manfaat – Total Biaya )

ROI = --- x 100% Total Biaya

Di mana ROI = Return On Investment (Pengembalian Investasi)

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan ini, pembahasan dan penganalisaannya diklasifikasikan secara sistematis ke dalam 5 (lima) bab yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, ruang lingkup/batasan masalah, metoda penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

(5)

informasi manajemen, sistem informasi akademik, pengertian proses belajar mengajar, analisis dan perancangan sistem informasi.

BAB III : ANALISA SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum organisasi/ lembaga, struktur organisasi, analisa sistem yang sedang berjalan, analisa masukan, analisa keluaran, permasalahan dan pemecahan sistem berjalan.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang usulan perbaikan, peracangan ulang alur data atau alur proses untuk perancangan sistem informasi akademik yang meliputi rancangan manual yang terstruktur dan rancangan sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat Bagan terstruktur, Rancangan masukan, Rancangan keluar, Rancangan proses yang berupa Use Case Diagram, dan spesifikasi proses, spesifikasi file, dan juga terdapat rancangan dialog layar sebagai output nya.

BAB V : PENUTUP

(6)

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Deskripsi Teori

2.1.1 Teori Khusus

a. Pengertian Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan unsur, komponen atau variabel-variabel yang berorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Lucas, 1987 : 5).

Teori Sistem Umum (The General System Theory) yang pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.

Unsur – unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah Masukan (Input), Pengolahan (Processing), Keluaran (Output).

b. Pengertian Data dan Informasi

Data Merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal / kode tertentu, dan semacamnya. Apabila telah di saring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi.

c. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut: menurut Robert dalam Jogiyanto (1999)

”Sistem Informasi adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”

(7)

“Sistem Informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dari suatu organisasi untuk memperoleh suatu informasi yang merupakan tujuan dari organisasi tersebut”

d. Pengertian Reservasi

Reservasi atau pemesanan berasal dari kata pesan yang artinya adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin.

e. Pengertian Kamar

Kamar adalah ruang yg bersekat (tertutup) dinding yg menjadi bagian rumah atau bangunan (biasanya disekat atau dibatasi empat dinding); bilik; (nomina)

f. Pengertian Hotel

Definisi hotel berdasarkan Keputusan Menteri Parpostel no KM 94/HK103/MPPT 1987 adalah sebagai berikut: “Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan, penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan didalam keputusan pemerintah”.

Dari pengertian diatas, maka hotel juga dapat definisi seperti di bawah ini :

1. Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT 1987)

(8)

8

minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran (Lawson, 1976:27)

3. Bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai berikut :

o Jasa penginapan

o Pelayanan makanan dan minuman

o Pelayanan barang bawaan

o Pencucian pakaian

o Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di dalamnya.(Endar Sri,1996:8)

2.1.2 Teori Umum

a. Aplikasi Pemrograman

Pada Aplikasi ini, menggunakan Software Adobe Dreamweaver CS3 dengan My SQL sebagai Databasenya.

b. Database

Database adalah sebuah struktur yang umumnya terbag dalam 2 hal, yaitu sebuah database flat dan sebuah database relasional. Database relasional lebih mudah dipahami dari pada database flat karena database relasional mempunyai bentuk yang sederhana serta mudah dilakukan operasi data.

My SQL adalah sebuah database yang relasional. Database yang memiliki struktur relasional terdapat tabel – tabel untuk menyimpan data. Pada setiap tabel terdiri dari kolom dan baris serta sebuah kolom untuk mendefinisikan jenis informasi apa yang harus disimpan.

c. Penjelasan Tentang Adobe Dreamweaver CS3 1. Pengertian

(9)

mendesain situs Web. Adapun Adobe Dreamweaver CS3 itu sendiri adalah sebuah HTML editor professional untuk mendesain secara visual dan mengelolah situs atau halaman Web. Dreamweaver CS3 memiliki performa yang lebih baik dan memiliki tampilan yang memudahkan anda untuk membuat halaman web, baik dalam jendela desain maupun dalam jendela kode rumus. Dreamweaver CS3 didukung dengan cara pemakaian yang praktis dan standar, dan juga didukung untuk pengembangan penggunaan CSS, XML, dan RSS, dan kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan. Dreamweaver merupakan software yangdigunakan oleh Web desainer maupun Web programmer dalam mengembangkan Web. Hal ini disebabkan ruang kerja, fasilitas, dan kemampuan Dreamweaver yang mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun sebuah situs Web.

2. Ruang Kerja

(10)

10

Gambar 2.1.2 Layout Dreamweaver CS3

o Document Window, berfungsi untuk menampilkan dokumen di mana anda sekarang bekerja

o Insert Bar, berisi tombol-tombol untuk menyisipkan berbagai macam objek seperti image, table, dan frame ke dalam dokumen.

o Dokumen Toolbar, berisi tombol-tombol dan menu pop-up yang menyediakan tampilan berbeda dari Document Window, misalnya Code Split, atau Design.

o Coding Toolbar, berisi tombol-tombol yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan pada jendela Code.

o Panels Group, adalah Kumpulan panel yang saling berkaitan satu sama lainnya yang dikelompokkan di bawah satu judul.

(11)

o Property Inspector, digunakan untuk melihat dan mengubah berbagai property objek yang terpilih.

o Status Bar, Hand Tool dan Zoom, menampilkan status pekerjaan anda dan mengatur tampilan jendela desain.

o Ruler, mempermudah pengukuran secara akurat.

o Files Panel, digunakan untuk mengatur file-file dan folder-folder yang membentuk situs web anda.Apabila pada tampilan, Workspace Setup, anda memilih Coder, maka akan tampil ruang kerja Code yang sama seperti pada tampilan jendela Designer. Pada ruang kerja tipe Coder ini anda bisa bekerja dengan menggunakan kode-kode program PHP ataupun bahasa pemrograman lain.

d. Konsep Use Case Diagram

Use Case atau diagram use case merupakan pemodelan buat melakukan sistem informasi yang akan dibuat.Use case Menseskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor denga sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan buat mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.

Syarat penamaan pada Use Case adalah nama di identifikasikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu mendefinisikan apa yang disebut aktor dan use case.

(12)

12

walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang.

o Use Case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang paling bertukar pesan antarunit atau aktor.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram Use Case :

Simbol Deskripsi

Use Case Fungsionalitas yang

disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan anatar unit atau aktor, biasanya dinyatakan dengan

menggunakan kata kerja di awal frase nama use case. Aktor / Actor Orang, proses, atau sistem lain

yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar dari orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang. Baiasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama. Asosiasi / association Komunikasi antara aktor dan

(13)

sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan itu, mirip dengan prinsip inheritance

pada pemrograman

berorientasi objek, biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama denga use case yang ditambahkan, misal

Arah panah mengarah pada use case yang ditambahkan Generalisai /

Generalization

Hubungan generalisai dan spesialisai (umum-khusus) anatara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya, misalnya :

Arah panah mengarah pada

Ubah data

Mengelola data

(14)

14

use case yang menjadi generalisasinya (umum)

Menggunakan/ Include/ uses

<<include.>>

Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana uase case yang ditambahkan memerlukan use case ini buat menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini

Ada dua sudut pandang yang cukup beasr mengenai include di use case :

 Include berarti use case yang ditambahkan akan

 Include berarti use case yang di tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakan use case yang akan ditambahkan telah dijalankan sebelum use

case tambahan

Validasi user name

Login

(15)

dijalankan, misal pada kasus berikut :

<<include>>

Kedua interpretasi di atas dapat dianut salah satu atau keduanya tergantung pada pertimbangan dan interpretasi yang dibutuhkan.

Tabel 2.1.2 simbol diagram use case

e. Activity Diagram

Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

Diagram aktifitas juga dapat digunakan buat mendefinisikan hal-hal berikut :

 Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktifitas yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan

 Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan

Validasi user

(16)

16

 Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas:

Simbol Deskripsi

Status awal Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal

Aktivitas Aktivitas yang dilakukan

sistem, aktivitas biasanya di awali dengan kata kerja Percabangan / desicion Asosiasi percabangan dimana

jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu

Penggabungan / join Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu

Status akhir Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.

Tabel 2.1.2 simbol diagram aktivitas

2.2 Penelitian yang Relevan

No Judul / Penulis Hasil Adopsi

1 Aplikasi reservasi

kamar hotel

a. Telah berhasil dibangun aplikasi reservasi kamar hotel di Hotel Surya dan aplikasi ini menjadi alternatif lain dalam proses reservasi kamar bagi pelanggan. b. Aplikasi ini juga dapat

menampilkan laporan jumlah pemesanan di Hotel Surya.

(17)

2 Aplikasi Komputer Online dengan Studi Kasus “Hotel Cipaku Indah” – Bandung / Elisabet Setiawan

a. Sistem dapat menyimpan dan menampilkan data reservasi yang dimasukkan oleh pengguna secara online.

b. Sistem dapat mendeteksi yang dibutuhkan oleh hotel c. Sistem menyediakan form

check-in yang terintegrasi dengan reservasi dimana data tidak perlu dimasukkan dua kali oleh staf sehingga proses check-in menjadi lebih cepat dan tepat d. Sistem menyediakan form

check-out yang terintegrasi dengan check-in dimana kalkulasi harga yang harus dibayar oleh pelanggan dapat otomatis ditampilkan sehingga mengurangi human error dalam perhitungan

e. Sistem menyediakan beberapa laporan yang dapat digunakan oleh manajemen hotel untuk mengetahui keadaan hotel (jumlah reservasi, ketersediaan kamar, daftar pembatalan reservasi, laporan pendapatan,

(18)

18

dll.) dan merencanakan pengembangan ke depannya 3 “Sistem Informasi

Reservasi Kamar di Hotel Augusta Bandung Berbasis Web”.

a. Sistem Informasi Reservasi Hotel yang berjalan pada CV.Mutiara Tour dan Travel, dapat dilihat dari proses pemberian informasi masih kurang jelas, karena informasi yang diberikan hanya informasi yang

Travel.pengarsipan data mengenai reservasi hotel masih dicatat ke dalam berbasis web dengan tujuan untuk menangani masalah-masalah yang ada pada CV.

(19)

Mutiara Tour dan Travel. b. Perancangan Sistem

Informasi Reservasi Hotel pada CV.Mutiara Tour dan Travel dapat memudahkan administrator untuk melakukan proses-proses data reservasi hotel dan data pengolahan reservasi hotel. Dan keuntungan yang di dapat bagi pelanggan lebih efisien dan tidak memakan waktu karena dapat dilihat dari proses informasi yang didapat mengenai data hotel pada CV.Mutiara Tour dan Travel, pelanggan tidak perlu datang ke CV.Mutiara Tour dan Travel. Pelanggan hanya memanfaatkan media internet untuk proses reservasi hotel secara online, dan mengenai pembayaran cukup dengan transfer rekening. Guna meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap CV.Mutiara Tour dan Travel.

(20)

20

web pada CV.Mutiara Tour dan Travel ini menggunakan pengujian Black box yang bertujuan untuk menjamin perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang handal, yaitu mampu mempresentasikan kajian pokok dan spesifikasi, analisis, perancangan dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.

d. Implementasi Sistem Informasi Reservasi Hotel pada CV.Mutiara Tour dan Travel ini, dilakukan menggunakan bahasa dan lingkungan pemrograman PHP, dengan basis data yang digunakan adalah MySQL.

(21)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Objek yang diteliti 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Hotel Riez Palace adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996. Terletak di kawasan kota Tegal, dapat dicapai dengan mudah karena akses lansung dari jalan pantura, hotel Riez Palace telah dikenal luas di kalangan tertentu sebagai hotel berkelas yang merupakan pilihan tepat untuk berteriterah bersama keluarga atau teman. Hotel Riez Palace memiliki 300 kamar dengan fasilitas Restaurant, fitness, ruang meeting dan ruang perjamuan.

(22)

22

ini tidak berhasil terjual. Dan kadang para tamu ingin melihat seberapa besar pengeluaran yang telah mereka keluarkan.

Selama tamu menginap di hotel Riez Palace, tamu tersebut tidak perlu membayar konstan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan saja untuk membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu tinggal menandatangani nota pembayaran tersebut. Pembayaran dilakukan pada saat sang tamu akan keluar dari hotel tersebut (Check Out).

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam melakukan kegiatan sehari-harinya perusahaan dalam hal ini perlu menyusun suatu struktur organisasi, karena dengan adanya struktur organisasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan penetapan pembagian kerja,pendelegasian wewenang dan penetapan pegawai pada posisi tertentu agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan pemberian perintah.

Adapun strukur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI HOTEL RIEZ PALACE GM

Room Boy Front Office House Keeping

(23)

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Langkah Pada pembuatan prosedur mengacu pada sistem yang sedang berjalan pada lembaga yang bersangkutan, yaitu sebagai berikut :

3.2.1 Informasi & Pemesanan Kamar

Jika Seorang tamu datang atau menelpon, seorang receptionist

dengan cepat mencatat nama, alamat, nomor telepon dan beberapa

informasi lainnya. Setelah itu, receptionist menenyakan kebutuhan

dan keinginan tamu, setra hal-hal yang berhubungan dengan

penginapan, seperti lama tinggal, tipe tempat tidur, jumlah orang

dewasa dan anak yang menginap, preferensi lokasi kamar (termasuk

pemandangan yang ingin dilihat dari jendela kamar).

Setelah Informasi terkumpul, receptionist kemudian mengecek

kamar yang tersedia pada tanggal tersebut dan memberikan saran

kamar yang sesuai dengan keinginan tamu. Setiap receptionist

dituntut untuk dapat memberikan informasi Yang relative lengkap

tentang kamar dan fasilitas hotel sehingga tamu dapat terlayani

dengan baik.

Ketika sang tamu telah membuat keputusan kamar apa yang akan

diambil, receptionist membuat tanda konfirmasi yang akan

dikirimkan kepada sang tamu pada hari yang sama. Konfirmasi ini

menandakan sang tamu telah memesan kamar sekaligus berhak

menggunakan fasilitas-fasilitas lain yang ada di hotel tersebut.

(24)

24

Gambar 3.1.1 Use Case Informasi dan Pemesanan Kamar

Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 Use Case, dengan Keterangan sebagai berikut :

1. Use Case : Informasi

Pelaku : Tamu dan Receptionist

Keterangan : Tamu datang langsung atau menelpon

(25)

receptionist menjawab sesuai kebutuhan

apa yang di butuhkan seorang tamu.

2. Use Case : Daftar & Kebutuhan

Keterangan : Tamu memberikan data diri dan kebutuhan

kamar, dan receptionist kemudian mencatat

ke dalam daftar tamu.

3. Use Case : Pemesanan Kamar

Keterangan : Setelah kebutuhan tercatat, kemudian sang

tamu memesan kamar yang mereka

butuhkan kepada receptionist

4. Use Case : Cek Ketersediaan

Keterangan : Receptionist kemudian mengecek dan

memastikan ketersediaan kamar yang di

butuhkan oleh seorang tamu

5. Use Case : Bukti Pesanan

Keterangan : Receptionist Membuat bukti pemesanan

kamar dan di berikan kepada tamu yang

nantinya dapat di pergunakan ketika

(26)

26

3.2.2 Pembayaran Kamar dan Fasilitas Hotel

Selama tamu menginap di hotel Riez Palace tamu tersebut tidak

perlu membayar kontan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan

saja buat membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu

tinggal menandatangani nota pembayaran makanan tersebut.

Pembayaran dilakukan pada saat sang tamu akan keluar dari hotel

tersebut (Check Out). Untuk itu pihak hotel harus mengumpulkan

data mengenai semua pengeluaran yang dilakukan oleh tamu selama

menginap di hotel.

Adapun Use Case Sistem Berjalan seperti berikut :

Gambar 3.1.2 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya

Administrasi

(27)

Keterangan : Setelah mendapatkan kamar maka tamu

wajib melunasi biaya kamar yang telah di

pesan, dan receptionist mencatat kedalam

daftar biaya.

2. Use Case : Informasi Pengeluaran

Keterangan : Tamu menanyakan kepada receptionist

tentang informasi pengeluaran setiap

waktunya.

3. Use Case : Pelunasan Biaya Menginap

Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib

melunasi biaya selama menginap sebelum

tamu melakukan check out. setelah lunas,

maka akan diberi tanda bukti penginapan

dan pelunasan biaya.

3.3 Masalah yang dihadapi

1. Receptionist sering kali kewalahan untuk menentukan secara cepat dan tepat kamar yang tersedia dan sesuai denga keinginan tamu

2. Sering terjadi perubahan kebijakan hotel mengenai tarif dan potongan harga

3. Sering sekali terjadinya double booking

(28)

28

sekali ada tamu yang hanya tinggal buat satu hari. Akibatnya kamar-kamar seperti ini tidak berhasil terjual.

3.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan adanya masalah-masalah yang terjadi di sistem sebelumnya, maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah buat masalah yang sedang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini, atara lain :

1. Membuat sistem Reservasi kamar hotel berbasis web

2. Convert penyimpanan data manual ke dalam sebuah database.

3.1 Waktu dan Tempat

Penelitian dilakukan pada tanggal 16 Juli 2014 sampai tanggal tanggal 21 Juli 2014. Penelitian di Hotel Riez Palace di Tegal.

Schedule sistem :

Nama Kegiatan

JULI HARI

1 2 3 4 5

System Engineering (Observasi) Analysis(Analisis Data)

Design (Merancang Interface) Penyelesaian

(29)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Prosedur Sistem Usulan

Untuk mengurang permasalahan pada sistem yang sedang berjalan pada

Hotel Riez Palace, maka kami mengusulan sistem sebagai berikut :

4.1.1 Informasi Pemesanan Kamar

Sistem Pemesanan yang menggunakan web secara online otomatis

mempermudah tamu untuk membooking kamar yang mereka

inginkan, dan juga memperluas jaringan dan informasi promo dan

perubahan biaya tarif, jenis kamar telah terdapat pada website.

Pemesanan Kamar bisa dilakukan secara online atau dengan datang

langsung ke tempat. Sebelum memesan kamar tamu mengisi form

data tamu terlebih dahulu, kemudian apabila sudah pernah registrasi

sebelumnya langsung login sebagai pelanggan hotel sandro dan

apabila belum pernah registrasi sebelumnya diharap melakukan

registrasi terlebih dahulu. Kemudia mengisi form pemesanan kamar

(30)

30

kepada receptionist hotel via email ataupun telepon. Dan calon tamu

wajib mencetak tanda bukti pemesanan kamar buat menjadi tanda

bukti bahwa calon tamu benar telah memesan kamar tersebut.

(31)

1. Use Case : Informasi

Keterangan : Tamu Mendapatkan Informasi dari website

dan receptionist membantu apabila dibutuhkan

2. Use Case : Guest Book

Keterangan : Tamu Mengisi Form tamu dan Receptionist

Mgecek data tamu yang masuk ke dalam

database

3. Use Case : Reservasi

Keterangan : Tamu Mengisi Form Pemesanan di

wajibkan buat tamu untuk login terlebih

dahulu, apadila tamu baru pertama kali

melakukan reservasi di harapkan buat

registrasi terlebih dahulu dan Receptionist

mengecek kebenaran data calon tamu.

4. Use Case : Konfirmasi Pemesanan

Keterangan : Tamu harus mengkonfirmasi kepada

(32)

32

atau belum, dan receptionist mengecek

data ke dalam database.

5. Use Case : Bukti Pesanan

Keterangan : Tamu Mengeprint bukti pesanan pada

website sebagai bukti bahwa benar calon

tamu telah memesan kamar pada hotel

tersebut dan memberikannya kepada

receptionist.

Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers sebagai berikut :

Tamu Sistem

Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Informasi pada sistem Usulan

start

Halaman Utama

Melihat Informasi

(33)

Tamu Sistem

Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Guest Book pada sistem Usulan

start

Halaman Utama

Pilih Guest Book

End

Input Data Tamu

(34)

34

Receptionist/Tamu Sistem

Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Reservasi pada sistem Usulan

Tamu Sistem

Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan

Tamu Sistem

start

Login

Isi Form Pesanan Tampilkan Menu Pemesanan

Simpan Data Base Pilih menu Registrasi Tampilkan Hal Regist

Input data diri Simpan Database

valid Invalid

End

start

Tampilkan Hal Regist

Confirm Pesanan

End

start

Menu Pesanan

Cetak Bukti Pesanan

(35)

Gambar 4.1.2 Activiti Diagram Bukti Pesanan pada sistem Usulan

4.2.1 Informasi Biaya & Pelunasan Biaya

Mengenai Informasi bisa dilihat melalui website, dan Pembiayaan

Pihak tamu dan receptionist ada kesepakatan terlebih dahulu, tamu

ingin melunasi biaya penginapan secara langsung atau tidak. Tetapi

Tamu wajib membayar biaya muka setengahnya dari harga yang di

tentukan, ini menghindari tamu yang kurang bertanggung jawab.

Dan sisanya bisa di bayar setelah tamu akan melakukan check out.

Pihak hotel tidak lagi mengumpulkan data-data semua pengeluaran,

karena Fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu maka

datanya sudah terseve di dalam database server. Tamu bisa

konfirmasi pelunasan biaya berapa uang yang akan mereka

keluarkan dan mereka bisa mendownload rincian biayanya di

website resmi hotel, dan mereka bisa membayarnya ketika mereka

akan check out dari kamar hotel. Dan bukti penginapan dan total

pelunasan biaya penginapan secara otomatis akan terprint dan

(36)

36

Gambar 4.2.1 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya

1. Use Case : Informasi Biaya

Keterangan : Tamu Melihat Informasi Biaya melalui

Website, receptionist akan membantu

apabila informasi kurang jelas, melalui

telepon.

2. Use Case : Konfirmasi Pelunasan

Keterangan : Receptionist memberikan Informasi

konfirmasi pelunasan kepada tamu, dan

tamu bisa mendownload rincian biayanya

(37)

3. Use Case : Pelunasan Biaya Menginap

Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib

melunasi biaya selama menginap sebelum

tamu melakukan check out.

4. Use Case : Tanda Bukti Penginapan & Pelunasan

Keterangan : setelah lunas, maka akan diberi tanda bukti

penginapan dan pelunasan biaya.

Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers sebagai berikut :

Tamu Sistem

Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan

Tamu Sistem

start

Menu Biaya

Lihat Informasi Biaya

End

start

Menu Biaya

(38)

38

Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Biaya Pelunasan pada sistem Usulan

Tamu Sistem

Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Bukti Biaya Pelunasan pada sistem Usulan

Tamu Sistem

Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Pelunasan Biaya pada sistem Usulan

4.2 Rancangan Basis Data start

Menu Biaya

Cetak Bukti Pelunasan

End

start

Menu Biaya

Cek Total Biaya

End Database Biaya

(39)

Disini penulis mengusulkan pembuatan web dengan menggunakan bahasa pemrograman php, dengan editor Macromedia Dreamwaver CS3, dan database MySQL. Adapun detail tabel dan field dalam databasenya sebagai Berikut :

1. Tabel Tamu

Nama File : Tamu Kunci File : id_Tamu

Keterangan : Digunakan untuk menyimpan data tamu

No Nama_Field Type Length Keterangan

1 id_tamu Varchar 5 User Id untuk login

2 Nama_pemesan Varchar 15 Nama user

3 alamat Varchar 30 alamat User

4 telepon Int 10 telepon _user

Tabel 4.2 Tabel Tamu 2. Tabel Reservasi

Nama File : Reservasi Kunci File : id_reservasi

Keterangan : Digunakan untuk mengolah data pemesanan

1 Id _resevasi Varchar 5 User Id untuk

6 Jumlah_kamar Varchar 10 Nomor urut kamar

7 Id_tamu Varchar 5 User Id untuk login

8 kebangsaan Varchar 15 Nama Kebangsaan

user

9 pekerjaan Varchar 10 Nama pekerjaan

(40)

40

10 Total harga Bigint - Jumlah uang

Tabel 4.2 Tabel Reservasi 3. Tabel Detail

Nama File :detail

Kunci File : id_reservasi

Keterangan : Digunakan untuk mengolah data detail

No Nama_File Type Length Keterangan

1 Id _resevasi Varchar 5 User Id untuk reservasi

2 No_kamar Varchar 10 Nama kamar

Tabel 4.2 Tabel Detail 4. Tabel Kamar

Nama File : kamar Kunci File : no_kamar

Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar

1 Jenis _kamar Varchar 10 Nama kamar

2 No_kamar Varchar 10 No urut kamar

3 Harga_weekday int 10 Jumlah uang

4 Harga_weekend int 10 Jumlah uang

5 Status_kamar Varchar 10 Status kamar

6 Harga_ high_season int 15 Jumlah uang

Tabel 4.2 Tabel Kamar

(41)

Kunci File : no_ Type kamar

Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar

Field Type Panjang Ket

Id_type Int 10 No type kamar

Nama_kamar Varchar 15 Nama kamar

Harga Int 8 Jumlah Uang

Tabel 4. 2 Tabel Tipe Kamar

4.3 Rancangan Prototipe / Tampilan 4.3.1 Tampilan Booking Kamar

Gambar 4.3.1 Booking Kamar

(42)

42

1. Perancangan Sistem Informasi Reservasi Hotel Sandro dapat memudahkan Receptionist untuk melakukan proses-proses data reservasi hotel dan data pengolahan reservasi hotel. Dan keuntungan yang di dapat bagi pelanggan lebih efisien dan tidak memakan waktu karena dapat dilihat dari proses informasi yang didapat mengenai data hotel pada Hotel Sandro, pelanggan tidak perlu datang ke Hotel Sandro secara langsung.

2. Pelanggan hanya memanfaatkan media internet untuk proses reservasi hotel secara online, dan mengenai pembayaran cukup dengan transfer rekening. Guna meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap Hotel Sandro.

5.2 Saran

Agar sistem yang diusulkan dapat digunakan dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan yaitu :

1. Pembangunan website ini masih sederhana terutama tampilan web itu sendiri, ada baiknya dibuat semenarik mungkin dan dikembangkan semenarik mungkin dan dikembangkan lebih lanjut.

2. Agar website ini dapat lebih terkesan lebih interaktif lagi, diharapkan dapat menambahkan menu-menu lain.

3. Dalam segi informasi yang disajikan mungkin belum sepenuhnya sempurna, oleh karena itu ada baiknya dengan menambah beberapa informasi yang lebih lengkap dan aktual.

DAFTAR PUSTAKA

(43)

2. http://www.kamusbesar.com

3. Kumorotomo, wahyu. dkk Sistem Informasi Manajemen dalam Organisai – organisasi Publik. Yogyakarta, 1994.Print

4. A.S, Rosa. Salahuddin, M. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorintasi Objek). Bandung, 2011. Print

5. Kurtiswan, Solikin. dkk Aplikasi Reservasi Kamar Hotel Berbasis Web (Studi Kasus: Hotel Surya Pangandaran). Politeknik Telkom Bandung, 2012.