UNTUK PENYAMPAIAN INFORMASI AKADEMIK
DAN ADMINISTRASI SISWA
(studi kasus :
SMA Ky Ageng Giri
)
PAULUS HARTANTO Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer
Jl. Majapahit 605 & 304 Semarang Indonesia E-mail : paulus@stekom.ac.id
Abstrak
SMA Ky Ageng Giri sebagai sebuah sekolah berbasis pondok pesantren, banyak siswa yang berasal dari luar daerah Girikusumo. Aplikasi SMS Gateway menggunakan Borland Delphi 7, dengan menggunakan komponen ouxcomm sebagai komponen penghubung antara ponsel dengan komputer dan komponen ZeosDBO sebagai komponen penghubung dengan database MySQL.
Secara umum SMS Gateway ini merupakan pengembangan sistem informasi sekolah di SMA Ky Ageng Giri dan merupakan penerapan pengalihan sistem korespondensi dari sistem manual surat menyurat menuju sistem elektronik berbasis SMS.
Kata Kunci : SMS Gateway, Informasi Akademik
1. PENDAHULUAN
SMA Ky Ageng Giri yang berasal dari luar daerah Girikusumo itu sendiri. Berdasar data yang diterima, pada tahun ajaran 2009/2010 dengan jumlah Siswa sebanyak 510 Siswa, dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 1. Jumlah siswa berdasar daerah asal
No Daerah asal siswa Jumlah 1 Demak dan sekitarnya 292 2 Semarang dan sekitarnya 101 3 Kendal dan sekitarnya 53 4 Grobogan dan sekitarnya 18 5 Batang dan sekitarnya 13
6 Daerah lainnya. 33
Jumlah 510
Dengan jumlah siswa luar daerah yang begitu banyak, SMA Ky Ageng Giri menghadapi berbagai masalah yang diakibatkan keaadaan tersebut, ditambah lagi dengan sarana jalan yang tidak memadai. Masalah-masalah yang dihadapi oleh SMA Ky Ageng Giri di antaranya adalah mengenai terhambatnya penyampaian informasi sekolah kepada orang tua siswa begitu juga
sebaliknya. Seperti contoh, untuk mendapatkan informasi mengenai pembayaran yang menjadi kewajiban siswa kepada sekolah, orang tua harus datang ke sekolah yang secara geografis itu tidak mendukung sehingga orang tua akan lebih cenderung untuk menunggu tagihan dari sekolah daripada harus datang sendiri ke sekolah. Contoh lain adalah pengumuman siswa baru yang diterima di SMA Ky Ageng Giri, orang tua cenderung akan minta tolong kepada orang lain untuk melihat pengumuman tersebut.
Melihat perkembangan pengguna handphone
di masyarakat yang begitu pesat, hingga
sebagian besar masyarakat sudah bisa
menggunakan handphone dengan segala
fasilitasnya termasuk di antaranya adalah fasilitas SMS. Hal ini dapat dimanfaatkan untuk optimalisasi penyampaian informasi pada sebuah instansi tertentu sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan cepat dan efisien, terutama untuk penyampaian informasi kepada penerima yang berada di luar daerah instansi tersebut.
Vol. 6 No.1 – PIXEL, Juni 2012
Melihat permasalahan yang ada,
penulis berusaha mencari solusi dengan
mengembangkan sistem lama dengan
menambahkan beberapa fasilitas baru pada aplikasi sistem informasi yang sudah dimiliki oleh SMA Ky Ageng Giri, yaitu
adalah dengan menambahkan modul
aplikasi SMS Autoresponses yang akan digunakan sebagai server SMS yang menjadi sarana penyampaian informasi dari Sekolah kepada masyarakat.
1. DASAR TEORI
2.1.Pengertian SMS
Short Message Service (SMS) adalah
kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan dalam bentuk teks dari dan kepada ponsel. Teks tersebut bisa terdiri dari
kata-kata atau nomor atau kombinasi
alphanumeric. SMS diciptakan sebagai standar pesan (message) oleh ETSI
(Europesan Telecommunication Standards
Institute), yang juga membuat standar GSM
yang diimplementasikan oleh semua
operator GSM. SMS yang pertama
dikirimkan pada Desember 1992 dari PC ke sebuah ponsel melalui jaringan GSM Vodafone di UK. Setiap Pesan maksimal terdiri dari 160 karakter jika menggunakan alphabet Latin , dan 70 karakter jika
menggunakan alphabet non-Latin
(http://id.wikipedia.org/wiki/SMS).
2.2.SMS Gateway
SMS gateway adalah
penyedia-penyedia layanan untuk memudahkan lalu lintas SMS antara bisnis-bisnis dan para langganan, penyedia layanan tersebut bertanggung jawab karena sebagian besar
membawa pesan-pesan misi kritis.
Pengguna SMS ini sebagian besar
digunakan untuk perusahaan, jasa
pertunjukan yang disediakan layanan SMS seperti TV untuk pemungutan suara dan lain sebagainya. Mempertimbangkan kinerja SMS messaging dan biaya, seperti juga tingkat jasa messaging, SMS gateway
bisa digolongkan sebagai
penyedia-penyedia aggregators.
SMS tersebut dikirim oleh user pemegang telepon selular yang kemudian
diterima oleh penyedia layanan tersebut, setelah itu SMS tersebut diambil dan diproses, yang kemudian hasil pengolahan dari sistem tersebut diberikan kepada user kembali.
Gambar 2. Skema SMS Gateway
Ada 3 elemen dasar yang diperlukan dalam
membangun SMS gateway untuk
diimplementasikan ke dalam suatu sistem
database, yaitu:
a. Handphone
Merupakan mobile devices yang
menyediakan interkoneksi ke jaringan GSM.
b. Komputer
Komputer yang dipergunakan sebagai server
yang berfungsi untuk menghubungkan
sistem database dengan jaringan GSM. c. Sistem database
Suatu sistem yang menyediakan database
yang akan diakses oleh pengguna. 2.3.Perangkat Lunak (Software)
Borland Delphi 7.0 merupakan program aplikasi berbasis Windows dengan menggunakan
Object Pascal. Delphi memberikan fasilitas
pembuatan aplikasi visual.
Delphi dilengkapi dengan
komponen-komponen yang dapat membantu pembuatan suatu aplikasi. Komponen Delphi dapat bersifat visual dan nonvisual. Komponen visual dipakai untuk membangun antarmuka dengan
pemakai. Pada saat pembuatan aplikasi, kompnen visual dapat dilihat pada aplikasi, sedangkan komponen nonvisual tidak terlihat pada saat pembuatan aplikasi. Komponen nonvisual baru tampak pada saat aplikasi tersebut dijalankan, yang menghasilkan tampilan pada layer. Contoh komponen visual adalah
Button, edit dan memo, sedangkan contoh
komponen nonvisual adalah Timer, Opendialog dan MainMenu. Sistem Komputer Handphone 1 Database Handphone 2
Gambar 3. Delphi 7 Opening
MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-threaded. SQL sendiri adalah salah satu bahasa database yang paling populer di dunia. Implementasi program server database ini adalah program daemon 'mysqld' dan beberapa program lain serta beberapa pustaka.
Gambar 4. MySQL Opening
MySQL memiliki fungsi-fungsi standar SQL dan beberapa kemampuan tambahan. Secara lengkap dokumentasi ini terdapat pada manual MySQL. Namun demikian pada bagian ini perlu disajikan beberapa fungsi SQL yang sering digunakan, yaitu :
a. SELECT <column,...> FROM <tabel_name,...> WHERE <where_definition> GROUP BY <column,...> ORDER BY <column, ...> [ASC|DESC]
b. INSERT INTO <tabel_name> VALUES(<list_of_data>)
c. REPLACE INTO <tabel_name> VALUES(<list_of_data>)
d. UPDATE <tabel_name> SET column=<expression> WHERE <where_definition>
e. DELETE FROM <tabel_name> WHERE <where_definition>
Proses sistem secara garis besar dapat digambarkan dengan diagram alir sistem utama sebagai berikut
:
Gambar 5. Diagram Alir Aplikasi
Sistem Mulai bekerja ketika tombol Start
ditekan, yang menandakan bahwa sistem sedang terhubung dengan modem GSM dan siap menrima data. Apabila ada SMS masuk. maka sistem menyimpannya ke dalam tabel, kemudian menghapus SMS itu dari memori ponsel. Selanjutnya sistem memeriksa format SMS tadi apakah sesuai dengan ketentuan. Apabila tidak maka sistem mengirimkan SMS balasan berupa pesan kesalahan format.
Apabila SMS sudah sesuai format, langkah selanjutnya sistem melakukan pemeriksaan data sesuai dengan request, apabila ditemukan sistem akan menyimpan hasil pebcarian tersebut di dalam tabel outbox, dan bila tidak ditemukan sistem hanya akan mengirim SMS balasan
Start Sistem standby Tekan Tombol Stop Terima SMS
Pindah SMS dari memori Modem ke tabel SMS Hapus SMS pada memori Modem Cek validasi kode request Kirim Balasan SMS End Y T Salah
Simpan Ambil data
T Y Tidak Kirim SMS request kesalahan Data ditemukan Kirim Pesan Kesalahan Ya
Simpan Hasil dalam Tabel Outbox
Vol. 6 No.1 – PIXEL, Juni 2012
kesalahan bahwa data yang diinginkan tidak ditemukan.
Aplikasi SMS Gateway yang dibangun merupakan sebuah form tunggal yang terdiri dari tiga halaman utama, yaitu :
a. Halaman Konfigurasi Handset dan Database. b. Halaman Server SMS Gateway yang berisi form protokol respon server SMS Gateway. c. Halaman rekap SMS, terdiri dari rekap SMS
masuk dan SMS Keluar.
2.5.Kebutuhan Alat (Software & Hardware)
Spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang dibutuhkan dalam sistem ini terdiri dari :
a. Server SMS Gateway
1) Seperangkat PC ( Personal Computer ) dengan spesifikasi minimun Pentium III, RAM 128, dan sisa ruang harddisk 20GB. 2) Sebuah handset GSM Modem beserta SIM
Card dari operator yang mendukung layanan SMS ( dalam penelitian ini penulis menggunakan HP Sony Ericsson K320i dan SIM Card KatuAs dari Operator Selular Telkomsel ).
3) Sebuah kabel data penghubung handset dan PC. ( DCU-11).
b. Server Database MySQL 5.0
Sebuah PC dengan spesifikasi minimun Pentium IV, RAM 512, dan sisa ruang Harddisk 40GB.
c. Client/User
Sebuah handset selular beserta simcard yang mendukung layanan SMS ( dalam penelitian penulis menggunakan handset HTC Touch Diamond dengan SIM Card IM3 dari operator selular Indosat ).
2. IMPLEMENTASI APLIKASI
Sebelum user bisa menginput data ke Sistem terlebih dahulu harus login dengan cara meng-klik tombol login. Setelah itu akan muncul form login sebagai berikut :
Gambar 6. Form Login ke Sistem Informasi Sekolah
Tahun Pelajaran merupakan combobox yang berisi tahun dimana user ingin melakukan login.
User dan password diisi sesuai dengan user name dan password yang diberikan oleh administrator sistem.
Modul Server SMS Gateway berupa satu
form single yang berisi beberapa tab yang
memiliki fungsi berbeda satu sama lain. Pada tab berisi fungsi untuk mensetting perangkat keras server dan database. Perangkat keras server berupa sebuah handset modem GSM Sony Ericsson K320i, dan database mmenggunakan mySQL Server 5.0. tampilan tab setting adalah sebagai berikut :
Gambar 7. Form Server SMS Gateway
Pada tab ini berisi setting server SMS
Gateway yaitu pengisian script prosedur
respons SMS apabila nanti server berjalan
akan membalas SMS secara otomatis sesuai
dengan yang diinginkan saat ada SMS
masuk.
Gambar 8. Setting Server SMS Gateway Pada gambar terlihat sebuah grid, grid tersebut berisi script-script yang telah di inputkan oleh administrator. Di sebelah grid terdapat isian prosedur yang bisa digunakan untuk memasukkan scrip baru, menghapus, dan mengubah script yang sudah pernah dimasukkan. Komponen-komponen yang ada pada tab ini adalah :
1) Isian prosedur, digunakan untuk
mendefinisikan input prosedur sms yang ingin digunakan. Isian ini bisa diisi dengan sembarang kata sesuai dengan keinginan, akan tetapi sistem hanya bisa mendeteksi satu kata saja sebagai prosedur permintaan sms info.
2) Isian select, merupakan field-field yang hendak digunakan sebagai info dari prosedur sms yang sudah diisikan, pada isian ini harus menyesuaikan dengan field yang ada pada table yang hendak digunakan. Isian tabel ada pada isian berikutnya.
3) Isian from, merupakan nama tabel yang hendak digunakan sebagai info prosedur sms yang telah diisikan.
4) Isian prefix, merupakan input awalan dari sms info yang dikirimkan dari sistem. Isian ini bisa di isi sembarang sesuai dengan keinginan.
5) Isian where, merupakan isian prosedur kondisi dimana untuk menentukan hasil query yang spesifik. Isian ini diisi dengan record dari primary key tabel yang digunakan sebagai sms info.
6) Isian keterangan, merupakan isian
keterangan untuk prosedur yang telah diisikan.
7) Isian xScript, pada isian ini akan muncul secara otomatis setelah kita mengklik pada
sebelumnya. Isian ini digunakan untuk melakukan penyesuaian query apabila memang dibutuhkan, berkaitan dengan struktur tabel yang digunakan sebagai sms info terkait.
8) Tombol “baru”, digunakan untuk membuat prosedur sms info baru.
9) Tombol “edit”, digunakan untuk mengubah prosedur yang sudah ada apabila dibutuhkan penyesuaian lebih lanjut.
10)Tombol “hapus”, digunakan untuk
menghapus prosedur sms info yang sudah tidak digunakan.
11)Tombol “simpan”, digunakan untuk
menyimpan prosedur baru ataupun prosedur lama yang diubah.
12)Tombol “Mulai Server SMS”, digunakan untuk mengaktifkan fungsi SMS Gateway. Tombol ini tidak dapat difungsikan apabila sistem belum terhubung ke handset dan database. Saat server sudah dimulai, maka semua tombol dan isian tidak difungsikan kecuali tombol “Hentikan Server SMS” dan tombol rekap SMS yang ada pada tab record server.
Pengiriman request SMS info ke sistem dilakukan dengan mengirimkan kode prosedur yang telah ditentukan oleh administrator. Penulisan kode prosedur tersebut di ikuti dengan nomor induk siswa atau nama dan kelas siswa, kecuali untuk prosedur MP diikuti hanya kelas saja. Sebagai contoh untuk meminta info nilai pengguna dapat mengirimkan SMS dengan format :
a. Prosedur BAYAR
SMS Kirim SMS Balasan
Vol. 6 No.1 – PIXEL, Juni 2012 b. Prosedur ABSEN SMS Kirim SMS Balasan Gambar 9.b. SMS ABSEN c. Prosedur NILAI SMS Kirim SMS Balasan Gambar 9.c. SMS NILAI d. Prosedur NILA IP SMS Kirim SMS Balasan Gambar 9.d. SMS NILA IP e. Prosedur Mata Pelajaran
SMS Kirim SMS Balasan
Gambar 9.e. SMS Mata Pelajaran
f. Prosedur INFO
SMS Kirim SMS Balasan
Gambar 9.f. SMS INFO 3. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil implementasi aplikasi, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi Sistem Informasi berbasis SMS Gateway relatif lebih efektif dan efisien terutama dalam segi kecepatan informasi dibanding dengan sistem kolosal yang pernah berjalan, yaitu melalui korespondensi cetak, Karena mampu mempersingkat waktu
dalam penyebaran dan penyampaian
informasi Akademik ke banyak penerima kapanpun dan dimanapun.
2. Dengan adanya Sistem Informasi Akademik ini, orang tua dapat memantau kehadiran anaknya di Sekolah tanpa harus datang ke Sekolah, hal ini sangat membantu bagi orang tua siswa, karena orang tua dapat mengawasi anaknya dengan baik.
Anonymious, “SMS Gateway”, (2010)
Ariza Novianti, (2008), “Sistem Informasi Sekolah
Dasar Berbasis Sms”, Jurusan Teknik
Informatika, UII.
Bambang Robi’in, (2002), “Manajemen Dan
Administrasi Database Menggunakan SQL
Server 2000”, Yogyakarta : Andi Publisher.
Budi Cahyanto, Dwi, (2004), “Membangun Aplikasi Handphone Dengan FBUS dan Visual Basic”,
Yogyakarta : Andi Publisher.
Candera, R, (2004), “SMS PDU dan AT
COMMANDS”, www.neotek.co.id.
Dethan, (2004), “Seri Penuntun Praktis
Pemrograman Telephony Dengan Delphi”,
Jakarta : P.T Elex Media Komputindo.
Effendy, O.U. Ilmu , (2003), “Teori Dan Filsafat
Komunikasi”, Bandung : Citra Aditya.
Ferijuandi, (2003), “Tips dan Trik SQL Server
2000”, Jakarta : Elex Media Komputindo.
Hartono, Jogianto, (2000), MBA, Ph.D, “Pengenalan
Komputer”, Yogyakarta : Penerbit Andi
publisher.
Hutabarat, Berniardho I, (2001), “SQL Server 2000
Intermediate”, Yogyakarta : Dian Rakyat.
Hutabarat, Bernaridho I, (2004), “Pengelolaan
Basisdata”, Yogyakarta : Andi Publisher.
Jogiyanto, H.M., (2003), “Sistem Teknologi Informasi. Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi,Pengembangan dan
Pengelolaan”, Yogyakarta: Andi.
Junaedi, Fajar, (2003), “Panduan Lengkap
Pemrograman PHP Untuk Membuat Web
Dinamis”, Yogyakarta : Media Solusindo.
Kadir, Abdul, (2003), “Pengenalan Sistem
Informasi”, Yogyakarta: Andi.
Komputer, Wahana, (2005), “Pengembangan
Aplikasi Sistem Informasi Akademik Berbasis
SMS Dengan Java”, Jakarta: Salemba Infotek.
Mulyanta, (2005), “Kupas Tuntas Telepon Selular
Anda”, Yogyakarta : Andi Offset.
Sanjaya, A, (2005), “Membaca SMS dari PC”, www.bengkelprogram.com.
Simarmata, Janer, (2006), “Pengenalan Teknologi
Komputer dan Informasi”, Yogyakarta : Andi
Supriyanto,Drs, (2006), “Teknologi Informasi dan
Komunikasi”, Jakarta : Yudhistira.
Wahyono, Teguh, (2003), “36 Jam Belajar
Komputer Pemrograman Web Dinamis Dengan
PHP 5”, Jakarta Elex Media Komputindo.
