ANALISIS PENERAPAN ISO 9001 : 2000 PADA BADAN AMIL ZAKAT NASIONAL, JAKARTA

(1)

(2)

Lampiran 1. Angket penelitian

ANALISIS PENERAPAN ISO 9001 : 2000 PADA BADAN AMIL

ZAKAT NASIONAL, JAKARTA

Identitas Responden

NAMA :

JABATAN :

Saya mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengisi angket ini secara benar dan obyektif. Hasil angket ini akan dipergunakan sebagai bahan penelitian/skripsi dengan

tujuan ilmiah.

FEBRIYAN RUSDIANA H24062783

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

(3)

A. PETUNJUK I. UMUM

1. Pengisian angket dilakukan secara tertulis oleh responden dengan menjawab setiap pertanyaan.

2. Jawaban merupakan pendapat pribadi ataupun hasil diskusi dan pemikiran dengan orang lain.

3. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua faktor berdasarkan tingkat kepentingan/besarnya peranan dengan memberikan skala penilaian.

4. Pengisian angket dilakukan secara sekaligus.

II. SKALA PENELITIAN

Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian dengan memilih (√) nilai yang ditentukan, berdasarkan tingkat kepentingan/besarnya peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini.

Misalnya, A dibandingkan dengan B, maka diberi nilai : Faktor

Lebih Penting Lebih Penting

Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 A  √ B Keterangan : A sangat jelas lebih penting dari B

Skala Keterangan 9 Mutlak lebih penting 7 Sangat jelas lebih penting 5 Jelas lebih penting 3 Sedikit lebih penting

(4)

Lanjutan lampiran 1.

Contoh

Faktor

Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 SMM  √ Tanggungjawab Manajemen Keterangan : SMM sedikit lebih penting dari tanggungjawab manajemen.

Faktor

Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 SMM  √ Tanggungjawab Manajemen Keterangan : Tanggungjawab manajemen jelas lebih penting dari SMM.

Faktor

Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 SMM  √ Tanggungjawab Manajemen Keterangan : SMM sama penting dengan tanggungjawab manajemen

(5)

B. PERTANYAAN

I. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki, yaitu strategi penerapan ISO 9001 : 2000, maka faktor/kriteria masalah yang teridentifikasi adalah :

Sistem manajemen mutu (SMM) : Prosedur terdokumentasi organisasi. Tanggungjawab manajemen : Komitmen manajemen dalam

menerapkan ISO 9001.

Manajemen sumber daya : Pengelolaan sumber daya organisasi. Realisasi produk : Proses produksi produk/jasa

Pengukuran, analisis dan peningkatan : Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh organisasi. Untuk itu, bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 SMM Tanggungjawab Manajemen SMM Manajemen sumber daya SMM Realisasi produk SMM Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Tanggungjawab Manajemen Manajemen sumber daya Tanggungjawab Manajemen Realisasi produk Tanggungjawab Manajemen Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Manajemen sumber daya Realisasi produk Manajemen sumber daya Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Realisasi produk Pengukuran, Analisis

(6)

II. Dalam kaitannya dengan faktor/kriteria masalah di atas, maka aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001 : 2000 adalah :

a. Top Management : Ketua Umum dan Direktur Eksekutif

b. Middle Management : QMR dan Kepala Divisi BAZNAS

c. Operational Management : Pihak pelaksana sistem manajemen BAZNAS

Dalam faktor SMM, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top management  Middle management Top management Operational management Middle management Operational management

Dalam faktor Tanggungjawab Manajemen, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut :

(7)

Dalam faktor Manajemen Sumber Daya, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut :

Dalam faktor Realisasi Produk, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut :

Dalam faktor Pengukuran, Analisis dan Peningkatan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing aktor berikut :

(8)

III. Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang bertanggungjawab dalam penerapan ISO 9001 : 2000, tujuan yang ingin dicapai adalah :

Peningkatan Partisipasi Karyawan : Seluruh kegiatan untuk meningkatkan partisipasi karyawan dalam menerapkan ISO 9001.

Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi : Seluruh kegiatan perbaikan

administrasi dan dokumentasi mutu. Perbaikan Sistem Prosedur : Seluruh kegiatan perbaikan prosedur

yang telah ditetapkan.

Berdasarkan tingkat perhatian Top Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Peningkatan partisipasi karyawan  Perbaikan administrasi dan dokumen Peningkatan partisipasi karyawan Perbaikan sistem prosedur Perbaikan administrasi dan dokumen Perbaikan sistem prosedur

(9)

Berdasarkan tingkat perhatian Middle Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut :

Berdasarkan tingkat perhatian Operational Management, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing tujuan berikut :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Peningkatan partisipasi karyawan  Perbaikan administrasi dan dokumen Peningkatan partisipasi karyawan Perbaikan sistem prosedur Perbaikan administrasi dan dokumen Perbaikan sistem prosedur

(10)

IV. Dalam kaitannya dengan tujuan yang ingin dicapai, maka alternatif tindakan yang dapat dilaksanakan, diantaranya :

Pendidikan dan Pelatihan ISO 9001 : Kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang ISO 9001.

Team building : Kegiatan yang dilakukan untuk

membangun kebersamaan dalam pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan.

Perbaikan Sistem Pendokumentasian : Kegiatan yang dilakukan untuk

menyempurnakan klasifikasi dokumen agar lebih efektif dan efisien.

Untuk mencapai tujuan Peningkatan Partisipasi Karyawan, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut :

Faktor Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Team building Pendidikan dan pelatihan ISO 9001 Perbaikan sistem pendokumentasian

Team building Perbaikan sistem

(11)

Untuk mencapai tujuan Perbaikan Administrasi dan Dokumentasi, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut

Untuk mencapai tujuan Perbaikan Sistem Prosedur, bandingkan tingkat kepentingan dari masing-masing alternatif berikut :

pendokumentasian

(12)

Lampiran 2. Struktur organisasi BAZNAS Direktur Eksekutif Quality Management Representative (QMR) Ketua Umum Finance Support Organization

Fund Rising Pendayagunaan

Corsec & Legal

(13)

Versi ISO 9001 : 2008 memiliki struktur dokumen yang relatif tidak berubah (klausul dan sub-klausul) dari versi sebelumnya, yaitu ISO 9001 : 2000. Berikut ini adalah ringkasan klausul yang berubah :

Klausul 1. Umum

Penekanan bahwa ISO 9001 dapat digunakan untuk menilai, apakah organisasi dapat memenuhi persyaratan pelanggan, persyaratan perundangan yang berlaku dan persyaratan yang dibuat oleh organisasi itu sendiri. Dalam melakukan audit, auditor akan selalu mencari persyaratan perundangan dan peraturan apa yang berlaku bagi produk yang dihasilkan, bukan hanya persyaratan dari pelanggan.

Klausul 1.1 & 1.2 Lingkup

Memperjelas definisi tentang produk: yang dimaksud dengan produk adalah semua produk yang dimaksudkan untuk atau disyaratkan oleh pelanggan, atau yang dibutuhkan pada proses realisasi produk, termasuk pembelian.

Klausul 4.1. Persyaratan umum

Penggantian kata 'mengidentifikasi proses' menjadi 'menentukan proses'. Klausul 4.2.1. Persyaratan dokumentasi

Dokumen tunggal dapat mencakup beberapa prosedur yang disyaratkan. Prosedur yang disyaratkan dapat dipecah menjadi beberapa prosedur.

Klausul 4.2.3. Pengendalian dokumen eksternal

Penjelasan bahwa dokumen eksternal yang harus dikendalikan adalah dokumen yang diperlukan untk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu.

Klausul 6.2.2. Kompetensi, pelatihan dan kesadaran

Versi lama menyebutkan bahwa organisasi harus memberikan pelatihan atau tindakan lain, sedangkan versi baru bila dapat dilakukan (where applicable), organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan tugas yang mempengaruhi mutu produk, memberikan pelatihan untuk memenuhi kompetisi

(14)

tersebut dan menjamin karyawan agar sadar akan relevansi, serta pentingnya aktivitas dan kontribusi dari pencapaian tujuan-tujuan mutu.

Klausul 6.3. Infrastruktur

Penambahan cakupan infrastruktur yang harus dipelihara, yaitu mencakup information system.

Klausul 6.4. Lingkungan kerja.

Penjelasan lebih rinci tentang apa yang dimaksud dengan lingkungan kerja, yaitu mencakup kondisi fisik tempat atau ruang kerja, kebisingan, suhu, kelembaban, penerangan dan cuaca.

Klausul 7.1. Proses terkait dengan pelanggan

Tambahan penjelasan bahwa proses paska pengiriman yang harus diatur dapat mencakup pengaturan gransi.

Klausul 7.3.1. Disain

Penjelasan bahwa design review, verification dan validation adalah proses yang berbeda, meskipun dapat dilakukan bersamaan.

Klausul 7.5.4. Barang milik pelanggan

Penambahan penjelasan bahwa yang dimaksud barang milik pelanggan mencakup juga data personal, selain intellectual property.

Klausul 8.2.1. Kepuasan pelanggan

Penambahan penjelasan tentang contoh-contoh bagaimana memonitor persepsi pelanggan, yaitu dapat melalui survei kepuasan, data pelanggan terkait mutu produk yang dikirim, user opinion survei, lost business analysis, komlain, klaim dan laporan dealer.

(15)

MULAI IDENTIFIKASI SISTEM PENYUSUNAN HIRARKI PENGISIAN MATRIKS PENDAPAT INDIVIDU REVISI PENDAPAT MENYUSUN MATRIKS GABUNGAN Consistency Ratio MEMENUHI

A

PENGOLAHAN VERTIKAL MENGHITUNG VEKTOR PRIORITAS SELESAI

A

(16)

Lampiran 5. Pengolahan data horizontal dengan Microsoft Excel 2007

1. Pengolahan data level 2 (faktor/kriteria masalah) SMM : Sistem manajemen mutu

TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RSP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan Faktor/kriteria masalah terhadap UG

UG SMM TJM MSD RSP PAP VE VP (bobot) SMM 1.000 0.585 2.054 3.816 2.685 1.652 0.283 TJM 1.710 1.000 2.110 4.063 2.685 2.085 0.357 MSD 0.487 0.474 1.000 2.144 1.442 0.935 0.160 RSP 0.262 0.246 0.466 1.000 0.368 0.406 0.070 PAP 0.372 0.372 0.693 2.720 1.000 0.765 0.131 5.842

2. Pengolahan data level 3 (aktor) TOP : Top management

MID : Middle management OPR : Operational management a. SMM terhadap aktor

SMM TOP MID OPR VE VP TOP 1.000 0.577 0.843 0.786 0.258 MID 1.734 1.000 1.063 1.226 0.402 OPR 1.186 0.941 1.000 1.037 0.340

3.050

b. TJM terhadap aktor

TJM TOP MID OPR VE VP TOP 1.000 0.560 0.945 0.809 0.265 MID 1.786 1.000 1.135 1.266 0.415 OPR 1.058 0.881 1.000 0.977 0.320

3.051

c. MSD terhadap aktor

MSD TOP MID OPR VE VP TOP 1.000 0.610 0.945 0.832 0.274 MID 1.640 1.000 1.073 1.207 0.398 OPR 1.058 0.932 1.000 0.995 0.328

(17)

d. RSP terhadap aktor

RSP TOP MID OPR VE VP TOP 1.000 0.508 0.602 0.674 0.216 MID 1.969 1.000 1.014 1.259 0.405 OPR 1.661 0.986 1.000 1.179 0.379

3.112

e. PAP terhadap aktor

PAP TOP MID OPR VE VP TOP 1.000 0.645 0.918 0.840 0.278 MID 1.550 1.000 0.987 1.152 0.381 OPR 1.089 1.013 1.000 1.033 0.342

3.025

3. Pengolahan data level 4 (tujuan) PPK : Peningkatan partisipasi karyawan PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PSP : Perbaikan sistem prosedur

a. TOP terhadap tujuan

TOP PPK PAD PSP VE VP PPK 1.000 0.310 0.251 0.427 0.121 PAD 3.225 1.000 0.693 1.308 0.371 PSP 3.984 1.442 1.000 1.791 0.508

3.526

b. MID terhadap tujuan

MID PPK PAD PSP VE VP PPK 1.000 0.342 0.285 0.460 0.133 PAD 2.924 1.000 0.629 1.225 0.354 PSP 3.504 1.591 1.000 1.773 0.513

3.458

c. OPR terhadap tujuan

OPR PPK PAD PSP VE VP PPK 1.000 0.357 0.289 0.469 0.134 PAD 2.804 1.000 0.481 1.105 0.315 PSP 3.460 2.080 1.000 1.931 0.551

(18)

4. Pengolahan data level 5 (alternatif tindakan)

Pelatihan : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001

Team building : Team building

Dokumentasi : Perbaikan sistem pendokumentasian a. PPK terhadap alternatif tindakan

PPK Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan 1.000 0.480 0.610 0.664 0.210 Team building 2.083 1.000 1.570 1.484 0.469 Dokumentasi 1.640 0.637 1.000 1.015 0.321

3.163

b. PAD terhadap alternatif tindakan

PAD Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan 1.000 0.480 0.723 0.703 0.225 Team building 2.083 1.000 1.308 1.397 0.448 Dokumentasi 1.383 0.765 1.000 1.019 0.327

3.118

c. PSP terhadap alternatif tindakan

PSP Pelatihan Team building Dokumentasi VE VP Pelatihan 1.000 0.553 0.553 0.674 0.216 Team building 1.809 1.000 0.833 1.146 0.368 Dokumentasi 1.809 1.201 1.000 1.295 0.416

(19)

1. Pengolahan data level 2 (kriteria masalah) SMM : Sistem manajemen mutu

TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RSP : Realisasi produk

PAP : Pengukuran, analisis dan peningkatan

Pembobotan gabungan (faktor/kriteria permasalahan)

UG SMM TJM MSD RSP PAP VE VP (bobot) SMM 1.000 0.585 2.054 3.816 2.685 1.652 0.283 TJM 1.710 1.000 2.110 4.063 2.685 2.085 0.357 MSD 0.487 0.474 1.000 2.144 1.442 0.935 0.160 RSP 0.262 0.246 0.466 1.000 0.368 0.406 0.070 PAP 0.372 0.372 0.693 2.720 1.000 0.765 0.131 5.842

2. Pengolahan data level 3 (aktor) TOP : Top management

MID : Middle management OPR : Operational management

Pembobotan gabungan (aktor yang berpengaruh)

SMM TJM MSD RSP PAP VPFaktor VPAaktor TOP 0.258 0.265 0.274 0.216 0.278 0.283 0.263 MID 0.402 0.415 0.398 0.405 0.381 0.357 0.403

OPR 0.340 0.320 0.328 0.379 0.342 0.160 0.334 0.070

0.131

3. Pengolahan data level 4 (tujuan) PPK : Peningkatan partisipasi karyawan PAD : Perbaikan administrasi dan dokumentasi PSP : Perbaikan sistem prosedur

Pembobotan gabungan (tujuan yang ingin dicapai)

TOP MID OPR VPAktor VPTujuan PPK 0.121 0.133 0.134 0.263 0.130 PAD 0.371 0.354 0.315 0.403 0.346 PSP 0.508 0.513 0.551 0.334 0.524

(20)

4. Pengolahan data level 5 (alternatif tindakan)

Pelatihan : Pendidikan dan pelatihan ISO 9001

Team building : Team building

Dokumentasi : Perbaikan sistem pendokumentasian Pembobotan gabungan (alternatif tindakan yang dianggap efektif)

PPK PAD PSP VPTujuan VPalternatif Pelatihan 0.210 0.225 0.216 0.130 0.219 Team building 0.469 0.448 0.368 0.346 0.409

(21)

(22)

Lampiran 8. Penentuan bobot faktor dengan software AHP

(23)