PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.URBIE MAKMUR SELARAS JAKARTA

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

KARYAWAN PADA PT.URBIE MAKMUR SELARAS

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)

Eka Tina Mentari

NIM: 12125211

Program Studi Manajemen Informatika AMIK Bina Sarana Informatika

Jakarta 2015

(2)

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Eka Tina Mentari

NIM : 12125211

Program Studi : Manajemen Informatika

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul: “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT. Urbie Makmur Selaras Jakarta” adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila di kemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Akademi Manajemen Informatika dicabut/dibatalkan.

Dibuat di : Jakarta Pada tanggal :23 Juni 2015 Yang menyatakan,

(3)

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :

NIM : 12125211

Program Studi : Manajemen Informatika

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas karya ilmiah kami yang berjudul:”Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada PT.Urbie Makmur Selaras Divisi Nasi Bebek Ginyo Jakarta”, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhak menyimpan, mengalih-media atau format-kan, mengelolanya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 23 Juni 2015 Yang menyatakan,

(4)

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR Tugas Akhir ini diajukan oleh:

NIM : 12125211

Program Studi : Manajemen Informatika Jenjang : Diploma Tiga (D.III)

Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada PT.Urbie Makmur Selaras Jakarta

Telah dipertahankan pada periode 1-2015 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 20 Agustus 2015

PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing : Khairul Rizal,M.Kom ………

Asisten Pembimbing : Edhy Prayitno, S.Kom, M.Si ………

DEWAN PENGUJI

Penguji I : ………

(5)

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA

DAN KOMPUTER BINA SARANA INFORMATIKA

 N I M : 12125211

 Nama Lengkap : Eka Tina Mentari  Dosen Pembimbing : Khairul Rizal,M.Kom

 Judul Tugas Akhir : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.URBIE MAKMUR SELARAS

JAKARTA

No Tanggal Bimbingan Pokok Bahasan _PembimbingParaf dosen

1. 9 April 2015 Pengajuan dan ACC Judul Tugas Akhir

2. 28 April 2015 Pengajuan Bab I

3. 5 Mei 2015 Revisi Bab I dan Pengajuan Bab II

4. 10 Juni 2015 Revisi Bab II dan Pengajuan Bab III

5. 17 Juni 2015 Revisi Bab III dan Pengajuan Bab IV

6.

20 Juni 2015 Revisi Bab IV dan Pengajuan Bab V

7.

23 Juni 2015 Acc Bab V 8. 24 Juni 2015 Acc Keseluruhan

Catatan untuk Dosen Pembimbing. Bimbingan Tugas Akhir

 Dimulai pada tanggal : 9 April 2015  Diakhiri pada tanggal : 24 Juni 2015  Jumlah pertemuan bimbingan : 8 kali pertemuan

Disetujui oleh, Dosen Pembimbing

[ Khairul Rizal,M.Kom ]

(6)

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA

DAN KOMPUTER BINA SARANA INFORMATIKA

 N I M : 12125211

 Nama Lengkap : Eka Tina Mentari

 Asisten Pembimbing : Edhy Prayitno,S.Kom,M.Si

 Judul Tugas Akhir : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT.URBIE MAKMUR SELARAS

JAKARTA

No Tanggal Bimbingan Pokok Bahasan _PembimbingParaf dosen

1. 14 April 2015 Pengajuan Bab I

2. 24 April 2015 Revisi Bab I dan ACC

3. 5 Mei 2015 Pengajuan Bab II

4. 10 Juni 2015 Revisi Bab II dan ACC

5. 17 Juni 2015 Pengajuan Bab V

6.

20 Juni 2015 Revisi Bab V dan ACC

7.

23 Juni 2015 Acc Keseluruhan

Catatan untuk Dosen Pembimbing. Bimbingan Tugas Akhir

 Dimulai pada tanggal : 9 April 2015  Diakhiri pada tanggal : 24 Juni 2015  Jumlah pertemuan bimbingan : 8 kali pertemuan

Disetujui oleh,

Asisten Pembimbing

(7)

KATA PENGANTAR

Marilah kita panjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan karunia yang telah diberikan, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Pada tugas akhir ini penulis akan menguraikan mengenai sistem informasi penggajian pada sebuah perusahaan yang sudah penulis riset.

Dengan adanya pembuatan tugas akhir ini, penulis dapat belajar untuk menganalisis sebuah sistem manajemen dan informasi pada sebuah perusahaan.

Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu untuk pembuatan tugas akhir ini, diantaranya :

1. Direktur Akademi Bina Sarana Informatika

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI

3. Bapak Khairul Rizal,M.Kom sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam pembuatan tugas akhir ini.

4. Bapak Edhy Prayitno,S.Kom,M.Si sebagai asisten dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam pembuatan tugas akhir ini.

5. Dosen dan Staff di lingkungan Akademi BSI

6. Ibu Rosalia Sri sebagai manajer PT. Urbie Makmur Selaras yang telah berkenan menjadi narasumber dalam pembuatan tugas akhir ini.

7. Orang tua yang telah mendoakan kami untuk menjalani tugas sebagaimana mestinya.

Tiada gading yang tak retak, kritik dan saran masih penulis harapkan untuk kemajuan penulis. Semoga tugas akhir ini dapat berguna oleh semua orang yang ingin mempelajarinya.

Jakarta, 23 Juni 2015 Eka Tina Mentari

(8)

ABSTRAKSI

Eka Tina Mentari (12125211), Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT.URBIE MAKMUR SELARAS JAKARTA

Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan sangat cepat. Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia yang saat ini mengalami kemajuan yang sangat baik.

PT.Urbie Makmur Selaras merupakan perusahaan yang membutuhkan adanya suatu sistem informasi yang baik untuk perusahaan. Salah satunya adalah Sistem Informasi Penggajian. Penghitungan gaji PT.Urbie Makmur Selaras ini masih manual sehingga memungkinkan keterlambatan dan kurang akuratnya dalam proses penghitungan. Untuk itulah penulis mencoba membuat tugas akhir mengenai rancangan sistem informasi penggajian PT.Urbie Makmur Selaras yang sekarang ini belum terkomputerisasi.

Komputerisasi adalah solusi terbaik untuk memecahkan permasalahan yang ada pada PT.Urbie Makmur Selaras sehingga dapat tercapai kegiatan yang efektif dan efisien.

(9)

ABSTRACT

Eka Tina Mentari (12125211),Payroll Information System Design at PT.URBIE MAKMUR SELARAS JAKARTA

In the current era of globalization, information technology drove very fast. The computer is the equipment created to facilitate human work that is currently progressing very well.

PT.Urbie Makmur Selaras is a company that requires the presence of an information system that is good for the company. One is the Payroll Information System. Calculation of salary PT.Urbie Makmur Selaras is still manual conformable making it possible delays and a lack of accuracy in the counting process. For this reason the author tries to make the final payroll information system design PT.Urbie Makmur Selaras present conformable yet computerized.

Computerization is the best solution to solve the existing problems in PT.Urbie Makmur Selaras conformable so as to achieve an effective and efficient activity.

(10)

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... ii

Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ... iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... v

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... vi

Kata Pengantar ... vii

Abstrak ... viii

Daftar Isi ... ix

Daftar Simbol ... x

Daftar Gambar ... xi

Daftar Tabel ... xii

Daftar Lampiran ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Maksud dan Tujuan ... 2

1.3. Metode Penelitian ... 3

1.4. Ruang Lingkup ... 5

1.5. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1. Konsep Dasar Sistem ... 7

2.2. Teori Pendukung ... 14

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ... 30

3.1. Tinjauan Perusahaan ... 30

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan ... 30

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ... 31

3.2. Prosedur Sistem Berjalan ... 35

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan ... 37

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ... 39

3.5. Permasalahan Pokok ... 41

3.6. Pemecahan Masalah ... 42

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ... 43

4.1. Umum ... 43

4.2. Prosedur Sistem Usulan ... 43

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ... 44

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ... 47

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ... 49

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ... 49

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ... 51

4.5.3. Entity Relationship Diagram ... 53

4.5.4. Spesifikasi File ... 54

(11)

4.5.6. Spesifikasi Program ... 63

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ... 71

4.6.1. Umum ... 71 4.6.2. Perangkat Keras ... 72 4.6.3. Perangkat Lunak ... 73 4.7. Jadwal Implementasi ... 73 BAB V PENUTUP ... 76 5.1. Kesimpulan ... 76 5.2. Saran ... 77 DAFTAR PUSTAKA ... 78

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 79

SURAT KETERANGAN RISET/PKL (Wajib Riset/PKL) ... 80

(12)

DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Diagram Alir Data

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berjalan.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

(13)

b. Entity Relationship Diagram Entitas

Kumpulan obyek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik.

Relationship

Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih. Kumpulan relationship yang sejenis disebut relationship set.

Atribut atau Elemen Data

Karakteristik dalam entity atau relationship yang mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau relationship atau dengan kata lain adalah kumpulan elemen data yang membentuk suatu entitas.

Weak Entity

Suatu entity dimana keberadaan dari entity tersebut tergantung dari entity lain.

Atribut Multivalue

Atribut yang memiliki nilai lebih dari satu

Connection

digunakan sebagai penghubung entitas yang membedakan entitas lainnya.

(14)

DAFTAR GAMBAR

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Urbie Makmur Selaras... 32

Gambar III.2 Diagram Konteks... 37

Gambar III.3 Diagram Nol. ... 38

Gambar III.4 Diagram Detail. ... 39

Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan. ... 44

Gambar IV.2 Diagram Nol Usulan . ... 45

Gambar IV.3 Diagram Detail Usulan . ... 46

(15)

DAFTAR TABEL

Tabel II.1 Notasi Tipe Data . . ... 19 Tabel II.2 Notasi Struktur Data . ... 20

(16)

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A1.. ... 86 Lampiran A2.. ... Lampiran A3.. ... Lampiran B1... 87 Lampiran B2... 88 Lampiran B3... 89 Lampiran B4... 90 Lampiran B5... 91 Lampiran B6 ... 92 Lampiran C1... 93 Lampiran C2…... 94 Lampiran C3... 95 Lampiran C4... 96

(17)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Proses pengolahan data juga dapat dilakukan dengan efektif dan efisien jika perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan komputer.

Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik, salah satunya adalah pada PT. Urbie Makmur Selaras. Proses penghitungan gaji masih dilakukan dengan menggunakan ms.excel bahkan dengan menggunakan kalkulator. Arsip-arsip perusahaan yang lama disimpan juga terkadang sulit ditemukan dan bahkan hilang.

Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan. Proses penghitungan gaji juga dapat dilakukan dengan lebih cepat jika dilakukan proses absensi dengan finger print, dimana hasil absensi karyawan langsung terhubung dengan database di komputer admin.

(18)

Oleh karena kondisi tersebut, maka penulis mengusulkan pembuatan sistem dengan lebih cepat dan tepat. Dengan komputerisasi, diharapakan PT.Urbie Makmur Selaras dapat menggantikan sistem yang masih manual sehingga dalam penyampaian data dapat lebih baik dan mempermudah penyajian informasi yang diperlukan. Oleh karena itu, penulis mengangkat judul : “Perancangan Sistem

Informasi Penggajian Pada Pt.Urbie Makmur Selaras Jakarta”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem penggajian di PT. Urbie Makmur Selaras Jakarta 2. Untuk mengetahui bagaimana diagram alir data sistem penggajian di PT.Urbie

Makmur Selaras Jakarta

3. Untuk memberikan solusi atas kelemahan sistem penggajian yang terjadi pada PT.Urbie Makmur Selaras

4. Memadukan pengetahuan teori yang diperoleh selama mengikuti kuliah dengan pelaksanaan sistem berjalan pada PT. Urbie Makmur Selaras Jakarta.

Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Manajemen Informatika, Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

(19)

1.3. Metode Penelitian

Menjelaskan metode penelitian dan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk penyusunan tugas akhir.

A. Metode Pengembangan Perangkat lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall (rosa, 2013:26) yang terbagi menjadi lima tahapan, yaitu:

1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean.

3. Pembuatan Kode Program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

(20)

5. Pendukung (support) dan Pemeliharaan (Maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian. Tahap pendukung atau pemelihara dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

B. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data untuk pembuatan tugas akhir adalah:

1. Observasi

Observasi adalah aktivitas meninjau dan mengamati untuk mendapat informasi yang dibutuhkan. Penulis melakukan peninjauan dan pengamatan secara langsung di PT.Urbie Makmur Selaras yang berlokasi di Jln. Tebet Utara Dalam No.12 Jakarta Selatan.

2. Wawancara

Wawancara adalah percakapan yang berlangsung antara narasumber dan pewawancara dengan melontarkan pertanyaan-pertanyaan. Penulis melakukan wawancara dengan Ibu Rosalia Sri selaku manajer PT.Urbie Makmur Selaras pada hari Sabtu, 25 April 2015 di kantor beliau Jln. Tebet Utara Dalam No.12 Jakarta Selatan.

(21)

3. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah langkah yang digunakan untuk mencari data sekunder yang akan mendukung penelitian. Studi pustaka yang digunakan penulis untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan sistem berjalan perusahaan.

1 .4 Ruang Lingkup

Karena pembahasan dari sistem informasi amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada laporan Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagaimana prosedur sistem berjalan pada proses penggajian pada PT. Urbie

Makmur Selaras Jakarta

2. Bagaimana diagram alur data sistem penggajian pada PT. Urbie Makmur Selaras Jakarta

3. Bagaimana permasalahan yang terjadi pada sistem penggajian PT.Urbie Makmur Selaras Jakarta

4. Bagaimana pemecahan masalah pada sistem penggajian PT.Urbie Makmur Selaras Jakarta

5. Bagaimana rancangan sistem usulan yang diberikan kepada PT.Urbie Makmur Selaras Jakarta

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

(22)

BAB I PENDAHULUAN

Merupakan bab pendahuluan yang akan menguraikan mengenai latar belakang masalah, maksud dan tujuan, metode pengumpulan data, ruang lingkup, disertai sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Merupakan bab yang membahas secara umum mengenai berbagai macam landasan teori sistem, diagram alir data, dan teori pendukung lainnya.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Merupakan tinjauan organisasi secara umum yang didalamnya mencakup tentang sejarah dan perkembangan organisasi mengenai struktur organisasi dan fungsinya. Pembahasan permasalahan, diagram alur data, diagram konteks, diagram nol, diagram detail, serta kamus data dan spesifikasi sistem berjalan, serta kendala-kendala serta alternatif-alternatif pemecahan dari permasalahan yang timbul.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Dalam bab ini penulis membuat rancangan sistem usulan yang bertujuan untuk membenahi sistem lama yang ada pada perusahaan tersebut. Penulis menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan, diagram alir data, kamus data, spesifikasi file, dan lain sebagainya.

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan akhir dari bab-bab sebelumnya. Penulis akan menarik kesimpulan dari uraian-uraian bab sebelumnya. Selanjutnya penulis akan memberikan saran-saran yang dapat dijadikan sebagai bahan masukan.

(23)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systĕma) dan bahasa Yunani (sustĕma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi.

A. Pengertian Sistem

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Menurut Kendall & Kendall (2011:469) mengemukakan bahwa “Sistem adalah serangkaian subsistem yang saling terkait dan tergantung satu sama lain, bekerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya”

Menurut Alfatta (2007:3) memberikan batasan bahwa “suatu sistem adalah

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur dan variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.”

(24)

Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu sistem,

maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,sebagai berikut : 1. Komponen Sistem (Component)

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem menpunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan

(25)

supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objective) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.

B. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2008:6) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

(26)

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem Determnistik adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi. Sedangkan Sistem Probabilistik merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

C. Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:8) memberikan batasan bahwa: “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.”

Fungsi utama dari informasi adalah menambah pengetahuan-pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi dan juga memberikan standar-standar aturan. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat

(27)

2. Tepat Waktu

Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Relevan

Artinya informasi tersebut mempunyai mamfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu mamfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai jika mamfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

D. Pengertian Penggajian

Gaji merupakan salah satu hal yang mendorong atau memotivasi pegawai untuk bekerja atau mengabdi secara menyeluruh terhadap perusahaan. Gaji sering disebut upah, tetapi kedua hal tersebut memiliki sedikit perbedaan. Adapun ada beberapa definisi gaji seperti berikut ini:

Menurut Mardi (2011:107) mengemukakan bahwa “Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai.”

Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang sudah didesain sedemikian rupa, apabila desain sistem penggajian tidak benar, dapat mempersulit proses pengambilan keputusan dan mengganggu ketenangan karyawan. Jadi, sistem penggajian harus didesain secara benar.

(28)

E. Basis Data

Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

Menurut Pahlevi (2013:1) mengemukakan bahwa “Basis data (database)

adalah sekumpulan data yang saling berhubungan (relasi) secara logis beserta deskripsinya, yang digunakan secara bersama-sama dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi di suatu tempat”. Basis data merupakan salah satu komponen

utama pendukung program aplikasi.

Menurut Saputra (2011:1) mengemukakan bahwa “Basis data merupakan suatu kumpulan data yang saling berhubungan dan berkaitan dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula”. Hubungan antar data ini dapat dilihat oleh adanya field

ataupun kolom.

F. Model Pengembangan Perangkat Lunak

Rosa dan Shalahudin (2013:26) mengemukakan bahwa “SDLC atau

Software Development Life Circle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya”.

(29)

Model SDLC air terjun (waterfall) sering disebut juga model sekuensial linier (sequential linear). Berikut adalah alur pada model air terjun menurut Rosa dan Shalahudin (2013:29) :

1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean.

3. Pembuatan Kode Program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi lojik dan fungsional fan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

(30)

5. Pendukung (support) dan Pemeliharaan (Maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian. Tahap pendukung atau pemelihara dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

2.2 Teori Pendukung

Adapun teori pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah:

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

1. Konsep Dasar

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) merupakan alat yang menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut. Data Flow

Diagram juga mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur

mendetail dalam sistem yang lebih besar.(Kennet E Kendall & Julie E Kendall,2011,Jilid 5)

2. Simbol-Simbol Yang Digunakan

a. Kesatuan Luar (external entity), digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

(31)

b. Proses (process), digunakan untuk menunjukkan adanya proses tranmsformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.

c. Aliran Data (data flow), digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.

d. Simpanan Data (data store), digunakan untuk menyimpan data.

3. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:`

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung (atau sebaliknya).

d. Setiap proses harus ada data store yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.

(32)

4. Langkah-langkah mengembangkan DAD

a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam:

1) Entitas Eksternal 2) Aliran Data 3) Proses-proses 4) Penyimpanan data

b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.

c. Menggambar diagram nol yang menunjukkan proses-proses dan penyimpanan data.

d. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram nol.

e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan untuk setiap proses dan aliran data.

5. Tahapan Proses Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam pembuatan DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut:

a. Diagram Konteks

Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.

(33)

b. Diagram Nol

Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukkan bentuk penyimpanan.

c. Diagram Detail

Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail.

B. Kamus Data/ Data Dictionary (DD)

1. Konsep Dasar

Menurut Rosa dan Shalahudin (20013:73) “kamus data adalah kumpulan daftar

elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum ”.

2. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a) Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus di catat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

(34)

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

c) Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu di catat di kamus data.

d) Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.

e) Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

f) Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

(35)

Volume yang perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

h) Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

3. Notasi Tipe Data Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN X 9 A Z . , - /

Untuk setiap karakter Angka numerik Karakter Alphabet

Angka nol ditampilkan dalam spasi kursor

Sebagai penulisan ribuan Sebagai pemecah pecahan

(36)

Slash sebagai tanda pembagi

Sumber: Jogiyanto. HM (2005:730)

4. Notasi Struktur Data

Struktur data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

=

+ I

N[]M

Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)

AND

Sama dengan simbol [] atau pemisah pada bentuk []

Iterasi (elemen data di dalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan

(37)

()

*atau**

@ Alias

maksimum M kali)

Optional (elemen data di dalam kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dapat tidak ada)

Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

Identifier data store

Nama lain untuk data

Sumber: Jogiyanto. HM (2005:730) C. Key

Menurut (Yuhefizar:2008) “Kunci atau key adalah suatu field yang dapat

mewakili dari suatu record”. Misal: nobp merupakan f

ield kunci dari entity mahasiswa, sehingga setiap melakukan pencarian atas entity mahasiswa cukup menyebutkan nobp saja, maka field nama, jurusan dan alamat dapat diketahui. Syarat utama pemilihan suatu field kunci dari entity adalah field tersebut harus unik dan tidak boleh bernilai NULL.

Ada 4 jenis dari key: a. CandidateKey (Kunci Calon)

Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah record, disebut candidate key. Attribute ini mempunyai nilai yang unik pada hampir setiap recordnya. Fungsi dari candidatekey ini adalah sebagai calon primarykey.

(38)

b. Primary Key (Kunci Utama)

Merupakan candidate key yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL.

c. Alternate Key (Kunci Alternatif)

Adalah candidatekey yang tidak terpilih. Misal: dalam suatu entity terdapat dua field yang bisa dijadikan sebagai kunci. Sementara yang boleh dijadikan kunci hanya satu, maka anda harus memilih salah satu. Field yang anda pilih disebut primarykey, sedangkan field yang tidak dipilih disebut dengan alternatekey. d. Foreign Key (Kunci Tamu)

Jika sebuah primarykey terhubung ke table/entity lain, maka keberadaan primary key pada entity tersebut sebagai foreign key.

D. Entity Relation Diagram (ERD)

Menurut (Yuhefizar:2008) Entity Relation Diagram digunakan untuk mnggambarkan scara sistematis hubungan antar entity-entity yang ada dalam suatu sistem database menggunakan simbol-simbol sehingga lebih mudah dipahami. Simbol-simbol yang boleh digunakan adalah:

a. Persegi panjang, berfungsi untuk menyatakan suatu entity.

b. Elips, berfungsi untuk menyatakan atribute, jika diberi garis bawah menandakan bahwa attribute tersebut merupakan atribute/field kunci.

(39)

d. Garis, penghubungan antara relasi dengan entity dan antara entity dengan atribute.

1. Komponen ERD a. Entitas (Entity)

Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sebuah kursi yang kita duduki, seseorang yang menjadi pegawai di sebuah perusahaan dan sebuah mobil yang melintas di depan kita adalah entitas.

b. Atribut (Atribute)

Atribut adalah ciri umum semua atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu. Sebutan lain atribut adalah properti, elemen data, dan field. Misalnya nama, alamat, nomor pegawai dan gaji adalah atribut entitas pegawai. Sebuah atribut atau kombinasi atribut mengidentifikasikan satu dan hanya satu instansi suatu entitas disebut kunci utama atau pengenal. Misalnya, nomor pegawai adalah kunci utama untuk pegawai.

c. Relasi (Relationship)

Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Misalnya proses pembayaran pegawai. Kardinalitas menentukan kejadian suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan. Misalnya, mahasiswa bisa mengambil banyak mata kuliah.

2. Derajat Relationship/Kardinalitas

Entity Relationship diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh Sistem Analis

(40)

dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem (Brady dan Loonam:2010). Sementara seolah-olah teknik diagram atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan. ERD bersama-sama dengan detail pendukung merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk database.

Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas tersebut, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke yang himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.

Kardinalitas Relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas (misal A dan B) dapat berupa:

a. Satu ke Satu (One to One)

Adalah setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

b. Satu ke Banyak (One to Many)

Adalah setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan beberapa entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Banyak ke Satu (Many to One)

Adalah setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tapi tidak sebaliknya,

(41)

dimana setiap entitas pada entitas B berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

d. Banyak ke Banyak (Many to Many)

Adalah setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebalinya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapa berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

Kardinalitas Relasi satu ke banyak dan banyak ke satu dapat dianggap sama, karena tinjauan kardinalitas relasi selalu dilihat dari dua sisi (dari himpunan entitas A ke himpunan entitas B dan dari himpunan entitas B ke himpunan entitas A). Jadi jika penggambaran pada contoh kardinalitas relasi banyak ke satu, dimana himpunan entitas A kita tempatkan disebelah kanandan himpunan entitas B kita tempatkan di sebelah kiri (dan hal ini boleh-boleh saja dilakukan), maka kardinalitas relasinya menjadi satu ke banyak.

3. Kunci (Key)

4. Metode Pembuatan ERD a. Menentukan Entitas

Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata, dan konsep di mana pengguna akan menyimpan data.

b. Menentukan Relasi

(42)

c. Gambar ERD sementara

Entitas digambarkan dengan kotak dan relasi dengan garis yang menghubungkan entitas.

d. Isi Kardinalitas

Menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan.

e. Menentukan Kunci Utama

Menentukan atribut yang mengidentifikasi satu dan hanya satu kejadian masing-masing entitas.

f. Gambar ERD Berdasarkan Kunci

Menghilangkan relasi many to many dan memasukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas.

E. Pengkodean

Jogiyanto (2005:384) mengasumsikan pengkodean “bertujuan untuk

mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya kode tersebut”. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf, dan karakter khusus. Macam-macam tipe dari kode yang dapat digunakan diantaranya adalah:

1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Pengkodean Mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan

(43)

diwakili dengan kode ini. Kelebihan dari kode ini adalah mudah diingat sedangkan kelemahannya yaitu kode dapat menjadi panjang.

Contoh:

Jenis kelamin: kode “P” untuk Pria dan kode “W” untuk Wanita.

2. Kode Urut (Sequential Code)

Kode ini mempunyai nilai yang urut antara kode yang satu dengan kode yang berikutnya. Kebaikan dari kode ini yaitu sangat sederhana, mudah diterapkan, kode pendek tapi unik, mudah dicari, cocok untuk direkam di file, baik untuk pengendalian. Sedangkan kelemahannya yaitu penambahan kode hanya dapat ditambah pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, dan tidak fleksible.

Contoh:

BLOK KELOMPOK

1000-1999 Aktiva lancar

2000-2999 Aktiva tetap

3. Kode Blok (Blok Code)

Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan. Kebaikan dari kode ini adalah nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Dan proses pembuatan laporan keuangan dilakukan dengan mudah. Kelemahannya adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya. Contoh: rekening dalam buku besar

(44)

Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Kebaikan dari kode ini yaitu nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat menunjukkan jenjang dari data. Kelemahan : kode dapat menjadi panjang.

Contoh: 1-04-003 Keterangan:

1 jabatannya direktur 04 misalkan tahun masuk 003 misalkan nomor urut 5. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 100 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

Jogiyato (2005:384) menyatakan di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

1. Harus mudah diingat 2. Harus unik

3. Harus fleksibel 4. Harus efisien 5. Harus konsisten 6. Harus standarisasi

(45)

8. Hindari penggunaan spasi. 9. Panjang kode harus sama.

F. HIPO (Hierarchy Input Process Output)

Menurut Jogiyanto (2005:787) memberikan penjelasan bahwa “HIPO

merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. Tetapi saat ini HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem”.

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaannya mempunyai beberapa sasaran, yaitu : a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi - fungsi dari sistem. b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

c. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap - tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.

d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan - kebutuhan pemakai.

(46)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Urbie Makmur Selaras terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan tugas akhir ini.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Urbie Makmur Selaras merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kuliner dan fashion dengan nomor SIUP 4795/13-1.824.51. PT. Urbie Makmur Selaras berawal dari sebuah distro kecil yang berada di Jln. Tebet Utara Dalam yang bernama Bloop. Distro yang berdiri pada akhir tahun 2003 ini mendapatkan supplier dari Bandung. 5 bulan kemudian didirikanlah sebuah kafe bernama Dejons Burger yang berasal dari nama pemiliknya yaitu Bapak Antonius Kardjono yang familiar dipanggil dengan nama Pakdhe Jon. Dejons Burger ini berada di depan distro Bloop.

Pada Februari 2004, Pakdhe Jon membeli sebuah rumah di depan Dejons untuk membangun sebuah distro lagi dengan nama Endorse. Mulai dari situ, Bloop dan Endorse mulai membuat desain-desain mereka sendiri. Dikarenakan peminat burger Dejons yang semakin banyak, disewalah sebuah rumah di jalan yang sama untuk memindahkan distro Bloop yang juga semakin ramai oleh pengunjung.

(47)

Pada tahun 2007, dibelilah sebuah rumah di jalan yang sama. Pada tanggal 5 Mei 2007 berdirilah sebuah restoran dengan nama Nasi Bebek Ginyo. Nasi Bebek Ginyo semakin berkembang hingga sekarang dengan penjualan mencapai 500-600 bebek per hari. Pada tahun 2008, dibuka kembali sebuah distro dengan nama Urbie yang berada di Jatiwaringin. Belum puas dengan keberhasilannya, pada tanggal 21 Mei 2015 Pakdhe Jon mengembangkan menu untuk Dejons Burger dan berganti nama menjadi Eat Happens. Dengan usaha Pakdhe Jon dan karyawannya, semua divisi berjalan dengan selaras dan berkembang. Hal ini terbukti dengan jumlah karyawannya yang berjumlah lebih dari 200 karyawan.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. Urbie Makmur Selaras.

(48)

OWNER MANAJER FASHION MANAJER KULINER SUPERVISOR FASHION SUPERVISOR KULINER ADMIN FASHION KARYAWAN FASHION KARYAWAN KULINER ADMIN KULINER

(Sumber: buku laporan administrasi PT.Urbie Makmur Selaras, 2007)

(49)

3.1.3 Tugas dan Fungsi

Masing-,masing bagian dalam struktur organisasi tersebut memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Owner

Owner adalah pemilik perusahaan yang mempunyai tugas sebagai pemimpin perusahaan, mengontrol dan mengendalikan jalannya perusahaan serta mengambil keputusan dan kebijakan dalam perusahaan.

Rincian Tugas Owner :

a. Menetapkan kebijakan operasional perusahaan PT. Urbie Makmur Selaras b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan jalannya perusahaan.

c. Menyelenggarakan rapat kerja dan memimpinnya.

d. Menerima laporan pertanggungjawaban dari manajer untuk seluruh aktivitas restoran dan distro.

e. Mempunyai hak untuk mengawasi semua aktifitas yang terjadi di restoran dan distro.

f. Mempunyai hak untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan.

(50)

Manajer fashion mempunyai tugas pokok dalam rangka menjalankan operasional perusahaan sebagaimana di maksud. Manajer fashion mempunyai fungsi:

a. Pengkoordinasian dan pengendalian jalannya kegiatan pada divisi fashion PT.Urbie Makmur Selaras

b. Melakukan pengontrolan terhadap divisi fashion PT.Urbie Makmur Selaras c. Melakukan pengontrolan terhadap keuangan dalam divisi fashion

d. Melakukan pengontrolan terhadap kinerja supervisor divisi fashion e. Melakukan pengontrolan terhadap para karyawan dalam divisi fashion. f. Mengadakan rapat kerja dengan supervisor maupun karyawan.

3. Manajer Kuliner

Manajer kuliner mempunyai tugas pokok dalam rangka menjalankan operasional perusahaan sebagaimana di maksud. Manajer kuliner mempunyai fungsi:

a. Pengkoordinasian dan pengendalian jalannya kegiatan pada divisi kuliner PT.Urbie Makmur Selaras

b. Melakukan pengontrolan terhadap divisi kuliner PT.Urbie Makmur Selaras c. Melakukan pengontrolan terhadap keuangan dalam divisi kuliner

d. Melakukan pengontrolan terhadap kinerja supervisor divisi kuliner e. Melakukan pengontrolan terhadap para karyawan dalam divisi kuliner. f. Mengadakan rapat kerja dengan supervisor maupun karyawan.

(51)

4. Admin

Admin mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Melakukan pencatatan segala aktivitas yang ada di perusahaan

b. Melakukan pengecekan terhadap pengeluaran di masing-masing divisi sebelun diserahkan ke manajer.

c. Melakukan pengecekan terhadap stok dan inventaris yang ada di tiap divisi d. Melakukan pencatatan terhadap data absen karyawan untuk penghitungan gaji. e. Melakukan pentransferan gaji dan pembuatan slip gaji untuk karyawan.

5. Supervisor

Supervisor mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Bertugas untuk mengatur kerja para karyawannya.

b. Membuat job desk para karyawannya dan bertanggung jawab atas hasil kerja karyawannya.

c. Melakukan pengecekan terhadap kinerja admin dan karyawan. d. Melakukan rapat kerja dengan manager maupun karyawan

6. Karyawan

Karyawan mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Bertugas melayani customer dengan baik sesuai dengan tatacara yang ada dalam materi training

(52)

c. Mengikuti meeting maupun training yang diadakan oleh pihak manajemen. d. Ikut serta dalam mempertahankan kualitas dari produk-produk yang ada di setiap

divisi.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan tentang sistem penggajian pada PT. Urbie Makmur Selaras adalah:

a. Prosedur Rekap Absensi

Setiap tanggal 20, karyawan menyerahkan kartu absensi ke bagian admin. Kemudian admin merekap hasil absen karyawan dari kartu absensi. Isi dari rekapan itu adalah jumlah sakit, jumlah ijin, jumlah alpa, total longshift, dan total lembur.

b. Prosedur Penggajian

Admin menghitung penghasilan per karyawan. Penghasilan mencakup gaji pokok, tunjangan jabatan, lembur, dan longshift. Dari penghitungan tersebut dihasilkan jumlah gaji yang diserahkan kepada karyawan. Hasil penghitungan tersebut kemudian diserahkan ke supervisor untuk dicek dan disetujui.

Supervisor melakukan pengecekan penghasilan per karyawan yang diserahkan oleh admin. Jika perhitungan penghasilan per karyawan telah sesuai maka supervisor akan menyetujuinya. Hasil rincian gaji tersebut diserahkan kembali ke bagian admin untuk dilakukan pentransferan gaji. Bersamaan dengan itu, admin mulai mencetak slip gaji untuk dibagikan ke karyawan.

(53)

c. Prosedur Laporan Gaji

Setelah mencetak slip gaji, admin mulai mempersiapkan laporan penggajian bulanan untuk diserahkan ke manajer.

3.3 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

KARYAWAN SUPERVISOR MANAJER 0 ANALISA SISTEM PENGGAJIAN PT.UMS

kartu absensi data penggajian

slip gaji konfirmasi

laporan penggajian

bulanan

(54)

KARYAWAN 1.0 REKAP ABSENSI D1 _{ARSIP ABSENSI} D4 ARSIP PENGGAJIAN SUPERVISOR 2.0 PERHITUNGAN GAJI 3.0 LAPORAN GAJI MANAJER D2 D3

ARSIP GAJI POKOK

ARSIP JABATAN

kartu absen data absensi

data gaji pokok data jabatan data penggajian laporan penggajian bulanan data penggajian data absensi data absensi konfirmasi data penggajian slip gaji

(55)

ARSIP ABSENSI

ARSIP GAJI POKOK

ARSIP JABATAN D1 D2 D3 2.1 PENGUMPULAN DATA PENGGAJIAN data absensi data gapok data jabatan data penggajian ARSIP PENGGAJIAN D4 2.2 PENGECEKAN GAJI

SUPERVISOR konfirmasi data penggajian

2.3 PENTRANSFERAN GAJI KARYAWAN data penggajian slip gaji

Gambar III.4 Diagram Detail

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari prosedur penggajian pada PT. Urbie Makmur Selaras Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

(56)

1. Kartu Absensi

Nama Dokumen : Kartu Absensi

Fungsi : Sebagai sarana penghitungan gaji

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk Penggajian

Frekuensi : Setiap jam masuk kerja dan pulang kerja

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A1

3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Slip Gaji

Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Untuk tanda bukti transfer gaji

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan

Frekuensi : Setelah pengiriman gaji

Media : Kertas

(57)

2. Laporan Penggajian Bulanan

Nama Dokumen : Laporan Penggajian Bulanan Fungsi : Untuk laporan penggajian

Sumber : Admin

Tujuan : Manajer

Frekuensi : Setiap selesai penggajian

Media : Kertas

Bentuk : Lihat Lampiran A3

3.5 Permasalahan Pokok

Sistem penggajian yang telah berjalan di PT. Urbie Makmur Selaras umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses rekap absensi, proses perhitungan gaji sampai proses pembuatan laporan. Namun, penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut . Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:

1. Absensi karyawan masih menggunakan kartu absensi sehingga memungkinkan karyawan melakukan manipulasi kehadiran dengan menitipkan kartu absen ketika karyawan tersebut terlambat.

2. Penghitungan gaji karyawan pada PT Urbie Makmur Selaras masih kurang efektif yaitu menghitung gaji karyawan dengan menggunakan kalkulator ataupun ms.excel satu persatu karyawan sehingga membutuhkan waktu yang lama.

3. Penyimpanan data masih dilakukan dalam bentuk arsip sehingga sulit untuk menemukan arsip yang lama dan memungkinkan terjadinya kehilangan arsip.

(58)

3.6 Pemecahan Masalah

Berdasarkan pada permasalahan diatas, maka diperlukan adanya sistem informasi yang dapat meminimalkan permasalahan yang ada, yaitu dengan membangun sistem yang dapat membantu bagian admin dalam melakukan proses pengolahan data-data absensi karyawan dan penghitungan gaji yang lebih efektif. Dalam hal ini, usulan yang kami berikan agar PT.Urbie Makmur Selaras menggunakan mesin absensi dengan finger print. Dengan mesin finger print ini, admin hanya melakukan monitoring saja. Data akan otomatis masuk ke komputer admin sesuai dengan nomor induk karyawan, dan waktu karyawan tersebut melakukan absen kerja (jam, hari, tanggal, bulan, tahun). Admin juga dapat melakukan perhitungan gaji dengan aplikasi berbasis desktop sehingga dapat dilakukan dengan cepat.

(59)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum

Suatu perusahaan yang menggunakan sistem manual tidak akan efektif dan efisien dalam setiap kegiatannya. Begitu pula dengan PT.Urbie Makmur Selaras yang masih menggunakan sistem manual akibatnya kegiatan perusahaan menjadi terhambat. Untuk mencegah hal tersebut sebaiknya perusahaan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi karena banyak keunggulan yang didapatkan, diantaranya pengolahan data yang lebih cepat dan akurat. Sistem usulan ini berisi masukan tentang sistem baru agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

a. Prosedur Absensi

Setiap karyawan yang datang dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan finger print. Secara otomatis data absen karyawan tersebut tersimpan ke dalam file absensi.

(60)

b. Prosedur Penghitungan Gaji

Admin menghitung gaji karyawan dengan membaca file absensi, file karyawan, file tunjangan jabatan dan file gaji pokok. Setelah dihitung, file tersebut diserahkan kepada supervisor untuk dilakukan pengecekan dan disimpan dalam file penggajian. Setelah supervisor menyetujui file penggajian tersebut, admin mulai mentransfer gaji karyawan. Bersamaan dengan itu admin mulai mencetak slip gaji untuk diserahkan ke karyawan.

c. Prosedur Laporan Gaji

Setelah mencetak slip gaji, admin mulai mempersiapkan laporan penggajian bulanan untuk diserahkan kepada manajer.

4.3 Diagram Alir Data Sistem Usulan

KARYAWAN SUPERVISOR 0 ANALISA SISTEM PENGGAJIAN PT.URBIE MAKMUR SELARAS MANAJER absensi slip gaji data penggajian konfirmasi laporan penggajian bulanan

(61)

KARYAWAN 1.0 REKAP ABSENSI D1 _{FILE ABSENSI} D4 FILE PENGGAJIAN SUPERVISOR 2.0 PERHITUNGAN GAJI 3.0 LAPORAN GAJI MANAJER D2 D3

FILE GAJI POKOK

FILE JABATAN

absensi data absensi

data gaji pokok data jabatan data penggajian laporan penggajian bulanan data penggajian data absensi data absensi konfirmasi data penggajian slip gaji

(62)

FILE ABSENSI

FILE GAJI POKOK

FILE JABATAN D1 D2 D3 2.1 PENGUMPULAN DATA PENGGAJIAN data absensi data gapok data jabatan data penggajian FILE PENGGAJIAN D4 2.2 PENGECEKAN GAJI

SUPERVISOR konfirmasi data penggajian

2.3 PENTRANSFERAN GAJI KARYAWAN data penggajian slip gaji

(63)

4.4 Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data sistem usulan pada sistem penggajian PT. Urbie Makmur Selaras adalah sebagai berikut:

1. Dokumen Masukan a. Absensi

Nama arus : Absensi Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Karyawan – Proses 1.0

Penjelasan : Sebagai data untuk perekapan absen Periode : Setiap hari jam kerja

Volume : 1 – 25 absensi Struktur data : Header + Isi

- Header =pt.urbie_makmur_selaras+data_absensi

- Isi =nik+nama+jam_masuk+jam_keluar+save+exit

b. Data Jabatan

Nama arus : Data Jabatan Alias : -

Bentuk Data : Cetakan komputer Arus Data : Proses 2.0 - Supervisor

(64)

Periode : Setiap kenaikan jabatan Volume : Sesuai kebijakan Owner Struktur data : Header + Isi

- Header = pt.urbie_makmur_selaras+data_jabatan

- Isi =kode_jabatan+nama_jabatan+tunjangan_jabatan+add+save+edit+delete+exit

c. Data Gaji Pokok

Nama arus : Data Gapok Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 - Supervisor

Penjelasan : Sebagai data gaji pokok karyawan

Periode : Setiap kenaikan gaji karyawan dan karyawan baru Volume : Sesuai kebijakan Owner

Struktur data : Header + Isi

- Header = pt.urbie_makmur_selaras+data_gaji_pokok - Isi = kode_gaji_pokok+keterangan_gaji_pokok

2. Dokumen Keluaran a. Slip Gaji

Nama Arus : Slip Gaji

(65)

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Arsip Penggajian-Proses 2.0

Proses 2.0-Karyawan

Penjelasan : Sebagai salah satu tanda bukti Penerimaan Gaji Periode : Setelah penerimaan gaji

Volume : 1- 25

Struktur Data : Header+Isi

Header : pt.urbie_makmur_selaras+slip_gaji+no_slip

Isi :

data_karyawan[nik][nama][divisi][ket_gaji_pokok][tunjangan_jabatan]+data_a bsensi[longshift][lembur][total_gaji][no_rekening]+add+save+delete+exit+ceta k

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan 4.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan a. Nama Dokumen : File Absensi

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Admin

Media : Finger print

Jumlah : Satu file

Frekuensi : Setiap hari

(66)

Bentuk : Lampiran B1

b. Nama Dokumen : File Karyawan

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Sumber : Karyawan