ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA
PEMBELIAN, PRODUKSI, DAN PENJUALAN BERBASIS WEB
PADA CV.UNIKA DASA MITRA ABADI
Feegi Kasah Valencia , Dede Sukimah, Vebyana, Choirul Huda, S.Kom., M.M
Teknologi Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jl. KH. Syahdan No.9 Palmerah Jakarta Barat 11480
ABSTRACT
The purpose of the research is to analyze the business process at CV. Unika Dasa Mitra Abadi to understand the current system , including the identification of needs and problems, then to build a web-based database applications for business processes become more effective and efficient. The analysis methodology used are the literature study, interviews, observation, while the design methods used are database design in of conceptual models, logical models and physical models . Application design include the making of the menu structure, DFD (Data Flow Diagram), and screen design using eight golden rules. The achieved result is a web database application that is able to that can store integrated data, generate reports, and integrating each division. Conclusions that can be obtained is with the application of this database then the business processes can run faster, reducing the risk of data loss, and data security is guaranteed
Key Word : application, database, design
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa proses bisnis pada CV. Unika Dasa Mitra Abadi untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan dan termasuk indentifikasi kebutuhan dan permasalahan yang ada serta membangun aplikasi basis data berbasis web untuk proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis meliputi studi pustaka, wawancara dan observasi, sedangkan metode perancangan yang digunakan meliputi perancangan database berupa pembuatan model konseptual, model logikal, dan model fisikal. Metode untuk perancangan aplikasi meliputi perancangan struktur menu, perancangan Data Flow Diagram (DFD), dan perancangan layar dengan mempertimbangkan Eight Golden Rules. Hasil yang dicapai adalah aplikasi web basis data yang mendukung sistem pembelian, produksi, dan penjualan dari sisi penyimpanan data yang terintegrasi, mampu menghasilkan laporan, dan mengintegrasi setiap divisi. Simpulan yang diambil dari penelitian ini adalah aplikasi yang diusulkan dan diimplementasikan dapat mendukung proses bisinis, mengurangi risiko kehilangan data, dan keamaanan data lebih terjamin.
Kata Kunci : aplikasi, basis data, perancangan
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi seperti sekarang ini, segala hal yang berkaitan dengan informasi tidak terlepas dari teknologi. Informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi suatu kebutuhan dasar bagi banyak orang. Dengan adanya dorongan kebutuhan akan peningkatan kinerja dan penghematan waktu maka dunia usaha dituntut untuk berkembang seiring dengan kemajuan teknologi agar dapat mencapai proses bisnis yang efektif dan efisien. Menurut jurnal Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Penjualan dan Pembelian
Pada CV Edison Prima Pagaralam, perkembangan teknologi telah dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis untuk menjadikan perusahaan yang dikelolanya siap dalam menghadapi persaingan di dunia bisnis yang semakin ketat(Fachruddin, Atika dan Yadi, 2013). Salah satu contohnya adalah dengan pembuatan aplikasi basis data, dengan adanya aplikasi tersebut dapat mengubah sistem yang konvensional menjadi terintegrasi untuk setiap proses bisnis yang ada sehingga meminimalisir adanya pengulangan data dan dapat menghasilkan informasi yang diperlukan tepat waktu.
CV. Unika Dasa Mitra Abadi berada di Jl.Adipatiukur No.16, Bale Endah, Bandung. Perusahaan ini bergerak di bidang garmen dengan fokusnya pada penjualan kaos. Saat ini seluruh transaksi yang ada di CV. Unika Dasa Mitra Abadi belum dilakukan dengan sistem yang terkomputerisasi. Permasalahan inilah yang menjadi alasan untuk membuat suatu aplikasi basis data terintegrasi yang diharapkan dapat diterapkan pada sistem perusahaan untuk membantu serta mempermudah proses pembuatan laporan dan transaksi yang terjadi.
Ruang lingkup yang dibahas meliputi (1)proses penjualan, (2)proses pembelian, (3) proses produksi. Penjualan menurut Surja dan Wongso ( 2013:697) merupakan sebuah proses di mana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar penukaran informasi dan kepentingan. Produksi menurut Muskawati dan Maipan (2009:69) adalah aktivitas yang merupakan bagian dari fungsi organisasi perusahaan bertanggung jawab terhadap pengolahan bahan baku menjadi produksi jadi yang dapat dijual. Menurut Sofjan Assauri (2008:223), pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dari berhasil atau tidaknya operasi suatu perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini yaitu menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan termasuk mengidentifikasi kebutuhan dan permasalahannya, dan merancang aplikasi basis data berbasis web yang mendukung proses bisnis sehingga lebih efektif dan efisien. Manfaat dari penelitian ini yaitu (1) meningkatkan integritas data dengan menyimpan data ke dalam satu tempat yaitu basis data yang terintegrasi., (2) menyajikan informasi untuk menghasilkan laporan dalam skala bulanan dan tahunan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan., (3) meningkatkan keamanan data, (4) meminimalisir data berulang.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah pertama dengan metode analisis, metode perancangan basis data, dan evaluasi sistem. Metode analisis dilakukan dalam penelitian ini mengacu pada Connolly dan Begg (2010:316)adalah melakukan wawancara,observasi, dan studi pustaka. Wawancara dan observasi untuk melihat proses bisnis yang berjalan di CV. Unika Dasa Mitra Abadi dan mengindentifikasi kebutuhan dan permasalahan yang ada. Studi pustaka digunakan untuk mengumpulkan bahan yang akan dijadikan sebagai landasan dalam penulisan skripsi. Setelah metodologi analisis telah selesai maka selanjutnya dilakukan metode perancangan yang terdiri dari perancangan basis data yang mengacu pada Connolly dan Begg (2010:320) meliputi perancangan konseptual, logikal, dan fisikal. Setelah perancangan basis data selesai dilakukan dengan pembuatan aplikasi. Ketika aplikasi selesai maka akan dilakukan evaluasi sistem. Evaluasi dilakukan adalah evaluasi basis data dan evaluasi aplikasi. Evaluasi basis data dilakukan oleh penulis dengan menguji basis data dengan ketentuan seperti referential integrity, domain intergrity, dan lain-lain. Evaluasi aplikasi dengan wawancara kepada user dari CV. Unika Dasa Mitra Abadi.
HASIL PEMBAHASAN
Database Planning
Tujuan dari aplikasi database CV. Unika Dasa Mitra Abadi adalah untuk melancarkan pendistribusian data dan menjaga agar data tiap-tiap divisi tetap konsisten sehingga segala aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan data-data pembelian, produksi dan penjualan menjadi lebih efisien dengan mendefinisikan mission statement dan mission objectives untuk sistem basis data. Mission statement dari perencanaan basis data ini yaitu menghasilkan aplikasi basis data yang dapat memasukkan, menyimpan,
mengubah dan menampilkan data untuk proses pembelian, produksi dan penjualan agar dapat terintegrasi dengan baik. Mission objectives perencanaan basis data ini adalah untuk melihat data, insert, update, delete data seperti data customer, employee, dan lain-lain. System Definition dari basis data ini adalah menjelaskan ruang lingkup yang telah dibahas di pendahuluan dan User view dirancang berdasarkan tugas dan wewenang karyawan.
Requirement Collection and Analysis
Requirement Collection and Analysis pada perancangan basis data ini didasarkan dengan metode analisis yang dilakukan. Metode analisis dilakukan dengan wawancara dan observasi. Kegiatan wawancara yang dilakukan mempunyai tujuan (1)Memahami proses bisnis yang sedang berjalan pada CV. Unika Dasa Mitra Abadi. (2)Membahas mengenai dokumen yang digunakan dalam proses bisnis di CV. Unika Dasa Mitra Abadi seperti sales order, purchase production, purchase order dan surat lainnya.(3)Mengevaluasi dengan pihak CV. Unika Dasa Mitra Abadi bahwa perancangan yang dilakukan pada setiap tahapan sudah memenuhi kebutuhan dari pihak perusahaan. Observasi dilakukan dengan tujuan (1)Mengamati proses kerja yang berlangsung di CV. Unika Dasa Mitra Abadi. (2) Mengamati konsistensi hasil wawancara dengan kenyataan yang ada di perusahaan.(3)Mendapat informasi tambahan dari karyawan yang belum diperoleh sebelumnya ketika melakukan wawancara seperti bagian karyawan di perusahaan.
Setelah melakukan wawancara dan observasi, didapatkan hasil berupa analisis sistem berjalan. Sistem yang berjalan di CV Unika Dasa Mitra Abadi yaitu:
1. Sistem Penjualan
Customer melakukan transaksi dengan CEO. Setelah sepakat customer melakukan proses pembayaran dengan Manajer Divisi Garmen. Customer melakukan pembayaran lunas dan manajer div garmen memberikan bukti lunas bewarna putih kepada customer. Kemudian manajer div garmen membuat PP untuk memulai proses produksi. Jika customer melakukan pembayaran kredit, maka bukti pembayaran yang diberikan bewarna merah. Customer membayar DP sebesar 50% terlebih dahulu yang nantinya customer akan diminta melunasi setelah produk yang dipesan suah jadi. Setelah melakukan pembayaran terhadap sisa pembayaran baru customer mendapat bukti lunas bewarna putih. Jika setelah menerima barang customer ingin melakukan retur maka customer harus mebawa produk yang diretur menemui manajer div garmen. Setelah itu manajer div garmen membuat PP ulang untuk memproduksi produk yang diretur. Setelah selesai produk sikirim ke cutomer.
2. Sistem Produksi
Gambar 2 Flowchart Produksi
Manager div garmen membuat PP 3 rangkap yang akan diberikan kepada kepala sablon, kepala konveksi, dan kepala gudang untuk memulai melakukan tugas masing-masing. Setelah proses produksi selesai akan dilakukan pengecekan barang. Jika ada produk yang rusaka akan dibuat laporan pengecekan barang yang akan diserahkan ke manajer div garmen. Setelah itu manager div garmen membuat PP kembali untuk mengulang produksi barang yang rusak. Setelah produk jadi kepala konveksi membuat laporan barang jadi.
3. Sistem Pembelian
Gambar 3 Flowchart Pembelian
Kepala Gudang mengecek bahan dan jika ada bahan yang kurang maka kepala gudang akan membuat laporan pengadaan barang dan diserahkan ke manajer div garmen. Manajer div garmen melihat budget dan membuat PO untuk diserahkan kepada supplier. Supplier mengirimkan barang sesuai PO dannditerima kepala gudang. Bila ada bahan yang perlu diretur, kepala gudang membuat laporan retur ke manajer div garmen. Lalu manaje rdiv garmen membuta PO ulang ke supplier. Supplier akan mengirimkan bahan kembali. Jika bahan suddah diterima, kepala gudang membuat laporan barang jadi yang diserahkan ke manajer div garmen
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi maka ditemukan Kebutuhan Pengguna dan Permasalahan. Kebutuhan pengguna terdiri dari kebutuhan informasi yaitu data-data yang diperlukan untuk menjalankan proses bisnis, kebutuhan transaksi yaitu transaksi-transaksi yang terlibat dalam proses bisnis, kebutuhan keamanan data yaitu kebutuhan untuk menjaga data-data yang ada, kebutuhan integritas data, kebutuhan akses data yaitu data diakses sesuai dengan hak yang diberikan, serta kebutuhan integritas data yaitu integrasi data yang diperlukan antar setiap divisi yang terlibat dalam proses bisnis.
Permasalahan yang dihadapi dalam sistem yang berjalan saat ini yaitu: (1) Kemungkinan terjadi kehilangan data, karena tidak ada back up data yang tersimpan di dalam komputer. (2) Ketidakakuratan status ketersediaan bahan yang ada di gudang dikarenakan tidak adanya pengaturan yang terintegrasi antara bahan masuk dan keluar sehingga dapat menyebabkan tidak tersedianya bahan ketika adanya pemesanan. (3) Memerlukan waktu lebih lama untuk mengakses laporan yang ada ketika dibutuhkan
karena jumlah laporan yang terlalu banyak saat pembuatan laporan bulanan atau tahunan.(4) Sebagian data masih disimpan dalam bentuk kertas, seperti catatan yang digunakan pada bagian produksi, sehingga data mudah hilang dan memungkinkan terjadi kesalahan dalam pencatatannya.
Database Design
1. Perancangan Konseptual
Perancangan basis data konseptual meliputi langkah – langkah sebagai berikut: (1)Mengidentifikasi tipe entitas; (2) Mengidentifikasi tipe relasi; (3)Mengidentifikasi dan Mengabungkan atribut dengan tipe entitas dan tipe relasi; (4) Menentukan domain atribut; (5) Menentukan atribut candidate key, primary key, dan alternate key; (6) Mempertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts; (7) Memeriksa redundansi; (8) Melakukan validasi model data konseptual dengan transaksi pengguna; (9) Melakukan peninjauan kembali konseptual lokal dengan transaksi pengguna.
Gambar 4 ERD Diagram Konseptual 2. Perancangan Logical
Perancangan basisdata logikal meliputi langkah – langkah sebagai berikut: (1) Menentukan relasi – relasi untuk model data logikal; (2) Validasi relasi menggunakan normalisasi; (3) Memvalidasi relasi dengan user transaction; (4) Mendefinisikan kendala integrity; (5) Me-review logical data model dengan user; (6) Menggabungkan logical data model ke dalam global model. (7) Memeriksa untuk perkembangan lebih lanjut.
Gambar 5 ERD Diagram Logikal 3. Perancangan Physcal
Perancangan Basis Data Fisikal meliputi tahapan-tahapan seperti (1) menerjemahkan model data logikal untuk DBMS yang digunakan (2) merancang organisasi file dan index terdapat beberapa langkah yaitu : (1) Menganalisa transaksi; (2) Memilih organisasi file; (3) Memilih indeks – indeks; (4) Memperkirakan kebutuhan disk space.(3) merancang pandangan pengguna yang telah diidentifikasikan selama tahap Requirements Collection and Analysis dari Database System Development Lifecyle, (4) merancang mekanisme keamanan untuk basis data yang ditentukan oleh pengguna selama tahap Requirements and Collection dari Database System Development Lifecyl.. Berikut terdapat contoh salah satu tabel pemberian hak akses untuk beberapa pihak yang terlibat dalam sistem basis data.
Tabel 1 hak akses antara admin, bagian pembelian, bagian penjualan
Transaksi/Relasi
Admin
Penjualan
Pembelian
I R U D I R U D I R U D
Customer
x x x x x x x
CustomerPhone
x x x x x x x
Employee
x x x x
x
x
EmployeePhone
x x x x
x
x
Supplier
x x x x
x x x
SupplierPhone
x x x x
x x x
CategorySupplier
x x x x
x x x
Product
x x x x
x
CategoryProduct
x x x x
x
Material
x x x x
x
CategoryMaterial
x x x x
x
SalesOrder
x x x x x x x
DetailSalesOrder
x x x x x x x
PurchaseOrder
x x x x
x x x
DetailPurchaseOrder
x x x x
x x x
ReturSalesOrder
x x x x x x x
DetailReturSalesOrder
x x x x x x x
ReturPurchaseOrder
x x x x
x x x
DetailReturPurchaseOrder x x x x
x x x
Payment
x x x x x x x
CategoryPayment
x x x x x x x
Shipment
x x X x x x x
Production
x x X x
DetailProduction
x x X x
RequestProduction
x x X x
Detail RequestProduction
x x X x
RequestWarehouse
x x X x
Detail RequestWarehouse x x X x
Size
x x X x
x
x
Stock
x x X x
x
DBMS Selection
Pemilihan Database Management System (DBMS) digunakan untuk memilih DBMS yang tepat untuk mendukung aplikasi basis data. Untuk aplikasi ini DBMS yang digunakan adalah MySQL karena (1)Lebih portable sebab dapat digunakan di berbagai platfom. (2)Tidak memerlukan biaya yang mahal karena MySQL bersifat open source. (3)Tidak membutuhkan storage atau penyimpanan yang besar. (4)Lebih mudah dalam menghasilkan laporan karena kecepatan penanganan query-nya bisa dipercaya.
Berikut merupakan contoh perancangan layar halaman transaksi yang ada di CV. Unika Dasa Mitra Abadi.
Gambar 7 Halaman list sales order
Gambar 9 Halaman layar list sales order
Gambar 10 Halaman layar add sales order
Prototyping
Prototyping yaitu proses membangun model kerja dari aplikasi basis data dan merupakan langkah pilihan. Penulis tidak menggunakan proses prototyping dalam penelitian karena penulis sudah melakukan kegiatan wawanvara dan observasi untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan pengguna.
Implementation
Implementation yaitu proses realisasi secara fisik dari basis data dan desain aplikasi. Pengimplementasian dilakukan dengan menginstal aplikasi basis data beserta seluruh objek database yang dibuat ke perusahaan.
Data Conversion and Loading
Data conversion and loading yaitu proses memindahkan data yang sudah ada ke dalam basis data baru dan mengkonversi setiap aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan pada basis data baru. Pada tahapan ini, data-data yang diperlukan dalam proses bisnis CV. Unika Dasa Mitra Abadi, seperti data karyawan, pelanggan, pemasok, penjualan, pembelian dan lainnya akan dikonversi ke dalam basis data yang telah dirancang. Total estimasi waktu untuk konversi data manual ke dalam basis data yang baru adalah 72 jam.
Testing
Testing dilakukan oleh pengguna dengan menjalankan program sistem basis data dengan tujuan untuk menemukan kesalahan. Testing yang dilakukan adalah testing database yang dilakukan oleh penulis dan testing aplikasi yang dilakukan oleh user. Testing database dilakukan dengan menguji Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, Security. Testing aplikasi dilakukan dengan menguji aplikasi kepada user dan melakukan wawancara untuk mengevaluasi aplikasi.
Operational Maintenance
Operational maintenance yaitu proses mengamati dan memelihara sistem basis data setelah dilakukan instalasi. Proses pengamatan dan pemeliharaan perlu dilakukan secara rutin agar dapat menjamin bahwa aplikasi basis data CV. Unika Dasa Mitra Abadi selalu dapat berfungsi dengan baik.
EVALUASI
Pada tahap evaluasi database dilakukan evaluasi yang dilakukan dengan pengujian terhadap Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, General Constraint, dan Security. Hasil yang didapat yaitu sistem telah sesuai dengan aspek yang diuji.Untuk mengetahui kepuasan user dalam menggunakan aplikasi ini, maka dilakukan evaluasi terhadap aplikasi dengan melakukan uji coba aplikasi kepada user dan melakukan wawancara kepada user. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa aplikasi telah memenuhi eight golden rules yang menurut Shneiderman , terdapat delapan aturan yang menjadi prinsip dasar dalam mendesain tampilan yaitu berusaha untuk konsisten, memungkinkan user melakukan shotcut, memberikan umpan balik yang informatif, merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan, adanya penanganan kesalahan, mudah kembali ke tindakan sebelumnya, mendukung pusat pengendali internal, dan mengurangi beban ingatan jangka pendek.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan aplikasi basis data pembelian, produksi dan penjualan barang berbasis web pada CV. Unika Dasa Mitra Abadi, maka dapat diambil simpulan bahwa data yang terintegrasi dapat membantu setiap bagian dalam memperoleh informasi, sehingga proses bisnis lebih efektif dan efisien. Kemudian aplikasi ini meminimalisir kesalahan user dalam memproses data yaitu memasukkan, menghapus dan memperbarui data serta kesalahan penghitungan. Sistem yang dirancang mampu menyajikan laporan dan dokumen terkait untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan.Untuk keamanan data lebih terjamin karena data disimpan pada komputer server dan adanya pembagian hak akses untuk user yang berwenang dalam mengakses data perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen produksi dan operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Connolly, T and Begg, Carolyn E. (2010). Database System: A Practical Approach
to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. United States of America: Pearson Education Internasional.
Hendi Fachruddin, Linda Atika, Ilman Zuhri Yadi. (2013). Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Penjualan dan Pembelian Pada CV Edison Prima Pagaralam. Jurnal Ilmiah , 1-11.
Rr. Indah Mustikawati, Randi Maipan. (2012). Audit Manajemen Atas Fungsi Produksi Pada PTP. Nusantara VI Kayu Aro Kerinci, Jambi. Jurnal Nominal , 65-83.
Stephanie Surja; Rini Wongso. (2013). Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Pada PT Selatan Jaya Prima Perkasa. 696-705.
RIWAYAT PENULIS
Feegi Kasah Valencia , lahir di Depok pada tanggal 12 Februari1993. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika.
Vebyana , lahir di Jakarta pada tanggal 25 Februari 1993. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika.
Dede Sukimah , lahir di Cirebon pada tanggal 21 Agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika.
