i
ANALISIS KESIAPAN RENCANA IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 MENGGUNAKAN GAP ANALYSIS
DI SMK NEGERI 1 BATAM
SKRIPSI
Oleh:
VIVIE CHANDRA AMANDARINA 4121301013
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BATAM 2017
ii
iii
iv
v ABSTRAK
SMK Negeri 1 Batam ingin memperoleh sertifikat ISO 9001:2015 untuk meningkatkan mutu manajemen. Sebelum mengajukan proses sertifikasi, sekolah sudah melakukan penerapan dan sedang dikaji pelaksanaan sistem manajemen mutunya agar proses sertifikasi dapat berjalan dengan baik sehingga sertifikat dapat diperoleh. Untuk menganalisis tingkat penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan digunakan metode GAP analysis checklist. Analisis ini menggunakan beberapa indikator. Selanjutnya dilakukan wawancaraz terhadap tiap Wakil Kepala yang menjabat di sekolah untuk mengetahui kendala dalam penerapan sistem manajemen mutu. Hasil GAP analysis checklist menunjukkan bahwa pelaksanaaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di sekolah sudah sangat baik. Persentase penilaian menunjukkan bahwa klausul 8 menjadi klausul dengan nilai terendah dengan perolehan nilai 86.86%, sedangkan persentase tertinggi ada pada klausul 10 dengan perolehan nilai 98.67%. kendala utama yang dialami sekolah adalah tingkat pemahaman penerapan sistem yang baru masih kurang dan tidak maksimalnya kinerja beberapa individu. Sekolah harus lebih intens untuk mengawasi kinerja tiap unit untuk memperbaiki sistem manajemen mutunya agar proses sertifikasi dapat berjalan lancar.
Kata Kunci: GAP Analysis, ISO 9001:2015, Sistem Manajemen Mutu
vi
ABSTRACT
Vocational High School 1 Batam wants to get ISO 9001:2015 certificates to improve their management quality. Before they submit the certification process, they already exists the application and examine the implementation of quality management to know how far they make it good and they can get the certificate. This case uses GAP analysis checklist to analyze the level of quality management’s implementation. This analysis use some indicators, to know the obstacles in this quality management’s implementation the researcher do some interview with every head representative in the school. The results show that the implementation of ISO 9001:2015 quality management system is already good. The presentation show that the clause 8 is the lowest value with 86.86% acquisition, and the highest presentation is clause 10 with 98.67% acquisition. The main obstacle is because of the less comprehension about the new procedural and not maximal performance is done by kind of individual. School has to give more attention and intense for controlling the performance to correct the quality management system and the certification works well.
vii
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur penulis ucapkan dan panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Analisis Kesiapan Rencana Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Menggunakan GAP Analysis di SMK Negeri 1 Batam. Skripsi ini disusun unuk memenuhi syarat menyelesaikan program Diploma IV (D4) Program Studi Administrasi Bisnis Terapan Jurusan Manajemen Bisnis Politeknik Negeri Batam.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang membantu dalam menyusun laporan ini. Terima kasih yang tak terhingga penulis hanturkan kepada:
1. Bapak Dr. Priyono Eko Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam. 2. Bapak Uuf Brajawidagda, S.T., M.T., P.Hd., selaku Pembantu Direktur
Bidang Akademik dan Pendidikan Politeknik Negeri Batam.
3. Ibu Dwi Kartikasari, S.T., M.B.A., selaku Ketua Jurusan Manajemen Bisnis Politeknik Negeri Batam.
4. Bapak Rahmat Hidayat, S.AB., M.AB., selaku Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Terapan Politeknik Negeri Batam. Terima kasih karena selalu mensupport, memotivasi, dan selalu memberi dukungan yang telah bapak berikan kepada penulis dan teman-teman selama ini. 5. Bapak Bambang Hendrawan, S.T., MSM. CIPMP Selaku dosen
viii
dalam mebimbing, meluangkan waktu, memberi masukan dan mengarahkan penulis selama menyusun skripsi. Terima kasih atas ilmu yang telah bapak berikan kepada penulis dan teman-teman selama 4(empat) tahun ini.
6. Ibu Inggrid Wahyuni Sinaga, S.AB., M.AB., selaku penguji I dan Bapak Aditya Wirangga Pratama, S.T., M.AB., selaku penguji II yang telah memberikan bimbingan dan masukan agar hasil karya tulis ini menjadi lebih baik.
7. Orang tua penulis Papa Fajar Purnama dan Mama Atik Rahayu yang sangat penulis sayangi dan kasihi. Terima kasiih buat kasih sayang, doa dan dukungan yang selalu bapak dan mama berikan untuk apapun yang diberikan kepada penulis untuk mecapai cita-cita.
8. Adik penulis satu-satunya Naufaliztya Aulia Tsandra yang selalu penulis sayangi karena menjadi penyemangat agar mencapai kesuksesan penulis. Terima kasih atas segala bantuan dan masukan yang diberikan, semoga kelak semuanya bisa menjadi orang sukses aamiin.
9. Sahabat tercinta penulis Siti Lailiah, Tia Anesetia dan Sinta yang selalu mensupport penulis, mendukung, menemani penulis dalam penyusunan laporan skripsi ini, terima kasih banyak untuk kebersamaan kita selama ini, semoga kita menjadi orang yang sukses dan berguna, aamiin.
10. Teman-teman baik yang penulis sayangi Aulia R, Kak Amel dan Maria yang selalu memberikan energi positif dan membantu penulis untuk tetap semangat menjalankan kuliah dan semester akhir ini.
ix
11. Teman teman AB A angkatan 2013 yang selalu penulis sayangi terima kasih buat kebersamaan selama ini yang selalu kompak dan selalu buat ketawa hari-hari dikelas selama 4(empat) tahun.
12. Bapak/ibu dosen Jurusan Manajemen Bisnis yang pernah mengajar penulis, terima kasih untuk ilmu yang diberikan.
13. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini.
Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Semoga harapan penulis ini dapat memberi kontribusi bagi pengembangan pendidikan terutama di bidang Ilmu Administrasi Bisnis Terapan.
Dengan Penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih jauh dari kesempurnaan dan ada banyak kekurangan yang masih harus diperbaiki. Oleh karena itu, penulis berharap kepada pembaca agar dapat memaklumi kekurangan atau kesalahan-kesalahan tersebut. Atas perhatiannya, penulis ucapkan terima kasih.
Batam, 2 Juni 2017
Penulis
x DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL………i
HALAMAN PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS ... iii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iv
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GRAFIK ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv BAB 1 PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 4 1.3 Tujuan Penelitian ... 4 1.4 Manfaat Penelitian ... 4 1.4.1 Manfaat Teoritis ... 4 1.4.2 Manfaat Praktis ... 5 1.5 Sistematika Penelian ... 5
BAB II KAJIAN TEORI DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS ... 7
2.1 Kajian Empiris ... 7
2.2 Kajian teori ... 12
2.2.1 Sistem Manajemen Mutu ... 12
2.2.2 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ... 14
2.2.3 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ... 15
2.2.4 Transisi SMM ISO 9001:2008 Menuju ISO 9001:2015 ... 17
2.2.5 Persyaratan SMM ISO 9001:2015 ... 22
2.2.6 Informasi Terdokumentasi ... 23
2.2.7 Persyaratan Terdokumentasi SMM ISO 9001:2015 ... 24
2.2.8 Pendekatan Proses, Pemikiran berbasis risiko dan PDCA ... 27
2.3 Kerangka Pemikiran ... 30
BAB III METODE PENELITIAN ... 31
3.1 Desain/Jenis Penelitian ... 31
3.2 Objek dan Ruang Lingkup Penelitian ... 31
3.3 Informan/Subjek Penelitian ... 31
3.4 Jenis dan Sumber Data ... 32
xi
3.6 Metode Analisis dan Tahapan Pengolahan Data ... 33
3.6.1 Teknik Analisis ... 33
3.7 Waktu dan Tempat Penelitian ... 38
BAB IV HASIL PENELITIAN ... 39
4.1 Gambaran Umum Penelitian ... 39
4.1.1 Gambaran Umum Pendidikan Kota Batam ... 39
4.1.2 Profil SMK Negeri 1 Batam ... 41
4.1.3 Sejarah Sekolah ... 43
4.1.4 Visi, Misi, Nilai-Nilai dan Tujuan Sekolah ... 44
4.1.5 Struktur Organisasi ... 46
4.1.6 Interaksi Proses PBM ... 47
4.2 Hasil Penelitian ... 47
4.2.1 Deskripsi Responden ... 49
4.2.2 Analisis Kesiapan dengan Persyaratan ISO 9001:2015 ... 50
4.2.3 Kendala Penerapan ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam ... 52
4.2.4 Usulan Perbaikan Penerapan ISO 9001:2015 ... 69
BAB V PENUTUP ... 76 5.1 Simpulan ... 76 5.2 Saran ... 76 5.3 Keterbatasan ... 77 DAFTAR PUSTAKA ... 78 LAMPIRAN I ... 80 LAMPIRAN II ... 91 LAMPIRAN III ... 92 LAMPIRAN IV ... 95 LAMPIRAN V ... 126
xii
DAFTAR GAMBAR
No Gambar
Judul Gambar Hlm
2.1 Gambaran dari Struktur Standar ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA
29
xiii
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Tabel Hlm
2.1 Kajian Empiris 7 2.2 2.3 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Perubahan Terminologi atau Istilah
Persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2015 Persentase Penilaian Tiap Klausul
Range Persentase Penilaian Kesiapan
Bidang Studi Keahlian Teknologi dan Rekayasa Bidang Studi Keahlian Teknologi Informasi dan Informatika
Hasil penghitungan Gap Analisis yang Terjadi Persentase Penilaian Tiap Klausul
Range Persentase Penilaian Kesiapan
Tabel Korelasi Matrik ISO 9001:2015 dan Prosedur SMM SMK Negeri 1 Batam 21 24 36 36 42 43 51 51 52 59
xiv
DAFTAR GRAFIK
No Grafik Judul Grafik Hlm
3.1 Diagram Alir Penentuan Skor 35
4.1 4.2 4.3
Organization Chart SMK N 1 Batam Diagram Alir Proses Belajar Mengajar Diagram Alir Penentuan Skor
46 47 50
xv DAFTAR LAMPIRAN Lampiran ke Judul Hlm 1 2 3 4
TABEL KUESIONER GAP ANALYSIS
TABEL TABULASI DATA HASIL GAP ANALYSIS PEDOMAN WAWANCARA
HASIL WAWANCARA DENGAN INFORMAN
80 91 92 95
5 DOKUMEN PENDUKUNG IMPLEMENTASI ISO
9001:2015 DI SMK NEGERI 1 BATAM
1 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era kontemporer dengan perkembangan dunia industri dan perekonomian yang semakin meningkat di Indonesia, kebutuhan akan tenaga terampil berkualitas mendorong suatu lembaga pendidikan tidak terkecuali Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) untuk meningkatkan manajemen pengelolaan pendidikan dan kebijakan sekolah dengan berbasis industri. Pengelolaan model ini mengandaikan adanya upaya pihak pengelola instansi pendidikan untuk meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan di sekolah tersebut berdasarkan manajemen yang ada di perusahaan. Dunia kerja dan pendidikan saat ini berkembang sangat dinamis karena itu sekolah harus bisa beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dan mengembangkan program-program yang bisa meningkatkan kemampuan mereka sehingga mampu bersaing secara efektif.
Langkah ini menekankan pada pencarian terhadap perbaikan yang berkelanjutan secara konsisten untuk mencapai kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Strategi yang dikembangkan dalam upaya melakukan penjaminan kualitas proses pendidikan yaitu instansi pendidikan memposisikan dirinya sebagai insdustri jasa. Yaitu organisasi yang memberikan pelayanan (service) sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan (customer). Jasa atau
pelayanan yang diinginkan oleh pelanggan (customer) tentu saja merupakan suatu hal yang bermutu dan memberikan kepuasan kepada mereka.
Sebagai salah satu penyedia layanan publik dalam bentuk jasa, penyelenggara pendidikan tidak bisa terlepas dari tuntutan model layanan publik lain. Ketika layanan publik lain mengedepankan kepuasan pelanggan, dunia pendidikan dan penyelenggaraannya pun harus mengedepankan hal tersebut. Dalam penerapannya, maka strategi yang dibutuhkan adalah memperhatikan mutu, efesiensi pengelolaan sumber daya dan citra sekolah dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2015.
Sebagai standar mutu internasional, implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 secara konsisten akan meningkatkan mutu sekolah serta efesiensi dalam pengelolaan sumber daya sekolah. Kualitas pendidikan yang bertaraf global, mutu pengajaran, lingkungan sekolah dan manajemen tata usahanya menjadi faktor kunci yang sangat penting yang harus selalu dijaga dan ditingkatkan, hal tersebut dilakukan agar sekolah dapat lebih bersaing dan menjadi yang terbaik. Dalam konteks ini, peningkatan Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2015 menjadi sangat penting peranannya dengan harapan adanya penyempurnaan berkelanjutan terhadap kinerja sekolah sehingga kualitas dan output sekolah sebagai sebuah institusi pendidikan menjadi lebih baik dari waktu ke waktu.
SMK yang sudah tersertifikasi ISO 9001 memiliki kelebihan bahwa secara periodic penerapan ISO 9001 akan diaudit badan sertifikasi ISO yaitu pada saat awal sekolah tersertifikasi dan satu tahun sekali. Kehadiran pihak ketiga dari
3
badan sertifikasi ISO tersebut akan mendorong sekolah untuk secara efektif menerapkan dan memelihara ISO 9001 sebagai standar manajemen yang telah dipilih. Perubahan tersebut dapat dibedakan dengan adanya komunikasi, lingkungan, dokumentasi-dokumentasi, job description, alur kerja, dan prosedur operasi standar (SOP) yang sudah terkelola dengan baik sehingga semua elemen organisasi sekolah dapat menjalani dan memahami tugasnya masing-masing.
Salah satu sekolah yang menerapkan ISO 9001 adalah SMK Negeri 1 Batam yang berfokus pada kejuruan di bidang teknik. SMK Negeri 1 Batam berusaha menjalankan sistem sekolah agar tetap eksis dalam persaingan pendidikan dengan meningkatkan produktivitas, kualitas siswa dan pengelolaan Sistem Manajemen Mutu sekolah. SMK Negeri 1 Batam telah tersertifikasi ISO 9001:2008 dan sedang melakukan tahapan-tahapan transisi menuju Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Alasan kebutuhan pendidikan dan harapan telah berubah secara signifikan sejak revisi ISO terakhir pada tahun 2008. Seperti munculnya teknologi baru di bidang teknik dan industri dan kesadaran yang jauh lebih besar dari kebutuhan untuk inisiatif pengembangan berkelanjutan. Sebagai sekolah favorit yang bekerja sama dengan pihak industri seperti PT Schneider, PT McDermott dan PT TDK EPCOSS Indonesia dan siap terjun langsung ke Industri yang sudah menerapkan manajemen mutu ISO maka SMK Negeri 1 Batam dituntut meningkatkan kualitas SDM dan mutu pendidikan dan menerapkan manajemen mutu ISO berdasarkan manajemen perusahaan.
Penelitian ini merupakan replikasi dari penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Imawati (2011), tentang “Penerapam Sistem Manajemen Mutu Iso
9001:2008 di SMK PGRI 1 Surakarta”. Dari uraian diatas, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih jauh dengan lokasi, dimensi dan indikator yang berbeda. Peneliti menyusun penelitian ini dengan judul:
“ANALISIS KESIAPAN RENCANA IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 MENGGUNAKAN GAP ANALYSIS DI
SMK NEGERI 1 BATAM”.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang sudah diuraikan, dapat diidentifikasi masalah yang muncul adalah bagaimana kesiapan rencana implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam.
1.3 Tujuan Penelitian
Sehubungan dengan latar belakang serta rumusan masalah tersebut di atas, adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sejauh mana kesiapan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam.
1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Manfaat Teoritis
Dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi ilmu pengetahuan terutama yang berhubungan dengan ilmu bisnis, khususnya ilmu manajemen serta studi mutu dengan teori-teori serta literatur-literatur lainnya dengan keadaan yang sesungguhnya yang ada di sekolah.
5
1.4.2 Manfaat Praktis
Dari hasil penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat secara langsung maupun tidak langsung bagi sekolah dimana peneliti melakukan penelitian, bagi masyarakat terutama pihak-pihak lain yang memerlukan.
1. Bagi sekolah
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi sumbangan pemikiran dalam hal mengembangkan penerapan manajemen mutu ISO supaya lebih bermanfaat
2. Bagi masyarakat
Hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dalam menambah pengetahuan terapan dari pengetahuan yang telah dipelajari di bangku kuliah.
3. Bagi peneliti
Hasil penelitian dapat dimanfaatkan dalam menambah pengetahuan mengenai implementasi manajemen mutu ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam (khususnya pendidikan) serta memperluas wawasan serta turut berkembang seiring dengan perkembangan zaman.
1.5 Sistematika Penelian BAB I. PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang Latar Belakang, Identifikasi dan Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian.
BAB II. KAJIAN TEORI DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS Bab ini membahas tentang Kajian Teori, Kerangka Pemikiran.
BAB III. METODE PENELITIAN
Bab ini membahas tentang Objek dan Ruang Lingkup Penelitian, Informan/subjek penelitian, Jenis dan sumber data, Teknik Pengumpulan Data, Metode Analisis dan Tahapan Pengolahan Data, Waktu dan Tempat Penelitian.
Bab IV. HASIL PENELITIAN
Bab ini membahas tentang Gambaran Umum Perusahaan, Sejarah dan Perkembangan Perusahaan, Struktur Organisasi, Ruang Lingkup Usaha, Pembahasan Hasil.
Bab V. PENUTUP
Bab ini membahas tentang Simpulan, Saran, Keterbatasan.
DAFTAR PUSTAKA
7 BAB II
KAJIAN TEORI DAN PENGEMBANGAN HIPOTESIS
2.1 Kajian Empiris
Berisi kajian tentang penelitian terdahulu yang bersumber dari jurnal, skripsi atau tesis dan ditampilkan dalam format tabel sebagai berikut:
Tabel 2.1 Kajian Empiris No
Nama Penelitian,
Sumber, Tahun
Judul Variabel Alat
Analisis Hasil 1 Arfan Bakhtiar, Bambang Purwanggono tahun 2009 Analisis Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 Dengan Menggunakan Gap Analysis Tools (Studi Kasus di PT PLN (Persero) PIKITRING JBN Bidang Perencanaan) Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 Dengan Menggunakan Gap Analysis Tools
Dari hasil penilaian yang dilakukan telah ditemukan bahwa PT PLN (Persero) PIKITRING
Jawa, Bali & Nusa Tenggara Perencanaan memiliki nilai rata-rata di atas 75% sehingga dapat dikatakan
telah siap untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan memenuhi persyaratan untuk sertifikasi ISO 9001:2000. 2 Noviyana Imawati, M. Akhyar, dan Ranto tahun 2011 Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK PGRI 1 Surakarta Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif evaluatif model CIPP (Context, Input, Process, dan Product). Teknik pengumpulan data dengan angket atau kuisioner, wawancara, dan Hasil penelitian menunjukkan: (1) Kualitas pelaksanaan sistem ISO 9001:2008 di SMK PGRI 1 Surakarta tergolong tinggi. (2) Faktor-faktor yang mendukung pelaksanaan sistem ISO 9001:2008 di SMK PGRI 1 Surakarta yaitu
(a) Pada evaluasi konteks faktor yang mendukung antara lain : (i) Kondisi orang
tua; (ii) Kebijakan dalam penerapan sistem ISO 9001:2008; (b) Pada
No
Nama Penelitian,
Sumber, Tahun
Judul Variabel Alat
Analisis Hasil dokumentasi. Validitas yang digunakan dalam penelitian ini adalah validitas isi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini melalui analisis rata-rata yang dinilai berdasarkan kriteria penilaian. evaluasi
input faktor yang mendukung antara lain: (i) sistem Penerimaan Peserta Didik
Baru (PPDB); (ii) kesiapan siswa; (iii) kesiapan guru; (iv) kesiapan kepala sekolah; (v) kesiapan Wakil Manajemen Mutu ; (vi) kurikulum yang relevan
dengan Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI); (vii) kesiapan sarana dan prasarana;
(viii) kesiapan media pengajaran; (ix) kesiapan keuangan; (c) Pada evaluasi proses
faktor yang mendukung antara lain: (i) Pelaksanaan pembelajaran; (ii) Peran kepala sekolah; (iii) Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM); (iv) Pelaksanaan administrasi; (v) Pengendalian terhadap pelanggaran siswa; (vi) Kerjasama dengan Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI); (vii) Pelaksanaan penilaian hasil belajar; (d) Pada evaluasi produk faktor yang mendukung antara
lain: (i) Kualitas siswa; (ii) Kuantitas siswa; (iii) Kepuasan siswa. (3) Faktorfaktor
yang menghambat dalam pelaksanaan sistem ISO 9001:2008 adalah (1) Pemberdayaan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) karyawan yang rendah. (4)
Pelaksanaan sistem ISO 9001:2008 di SMK PGRI 1 Surakarta memberikan
9 No Nama Penelitian, Sumber, Tahun
Judul Variabel Alat
Analisis Hasil
manfaat yang tinggi antara lain: (a) meningkatkan kualitas lulusan; (b) meningkatkan kuantitas lulusan; (c) meningkatkan kepuasan siswa. 3 Robi‟atul Chalimah tahun 2011 Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta Implementasi Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008 Metode dalam penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan dokumentasi, observasi, dan wawancara mendalam.
Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa: (1) Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diawali dengan proses transformasi ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008, melakukan tahapan-tahapan implementasi SMM ISO 9001:2008 serta menginterpretasikan semua klausul yang ada di klausul ISO 9001:2008. Lima pilar utama klausul ISO 9001:2008 yaitu: (a) Sistem Manajemen Mutu; (b) Tanggung Jawab
Manajemen; (c)
Manajemen Sumber Daya; (d) Realisasi Produk; dan (e) Analisis, Pengukuran dan Peningkatan. (2) Faktor pendukung dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 di PUSD antara
lain: komitmen
manajemen, keterlibatan
semua personil,
konsistensi, dana dan fasilitas. Sedangkan untuk kendalanya antara lain: staf harus berusaha keras, penyesuaian diri, pencapaian target, peningkatan terus-menerus. (3) Manfaat implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di PUSD antara lain: sistem pendokumentasian menjadi baik, ada kejelasan kerja,
No
Nama Penelitian,
Sumber, Tahun
Judul Variabel Alat
Analisis Hasil
kultur mutu yang baik, sistem mutu terpantau serta dapat meningkatkan citra perpustakaan 4 Adtya Twin Prakasa, Nasir Widha Setyanto, L Tri Wijaya Nata Kusuma tahun 2015 Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 menggunakan Gap Analysis Tools (Studi Kasus PT Sahabat Rubber Industries, Malang) Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 Dengan Menggunakan Gap Analysis Tools. Metode dalam penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan dokumentasi, observasi, dan wawancara mendalam Hasil gap analysis checklist menunjukkan pelaksanaaan SMM ISO 9001:2008 di perusahaan
belum baik. Presentase penilaian menunjukkan bahwa klausul 8 menjadi klausul dengan nilai terendah
(66%), sedangkan presentase tertinggi ada pada klausul 4 (92%). Kendala utama yang dialami perusahaan adalah tingkat pemahaman karyawan terhadap ISO 9001:2008 masih rendah dan tidak maksimalnya fungsi
management
representative. Perusahaan harus melakukan banyak
perbaikan untuk
memperbaiki sistem manajemen mutunya agar proses sertifikasi dapat berjalan lancar. 5 Ashok Makvana tahun 2015 Improvement in Quality of Valves by ISO 9001-Quality Management Sistem Quality of Valves by ISO 9001-Quality Management Sistem Kualitative by Gap Analysis
The basic conclusion drawn, based on the combination of Gap Analysis and process study, is that the manufacturing process needs to be improved by implementing planning and maintaining daily production records. Also need identified to strengthen the Quality control sistem by preparing in process and final quality planning and checking sistem.
All in all, management of an organizational should have appropriate policy in
11 No Nama Penelitian, Sumber, Tahun
Judul Variabel Alat
Analisis Hasil
place for establishing positive organizational culture and ethical mindset of staff members. As a result, ISO 9001 can help to improve quality with fulfilling customers’ requirement of fairness and improvement in product
Perbedaan penelitian terdahulu dan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana kesiapan rencana implementasi SMM ISO 9001:2015 menggunakan Gap Analysis di SMK Negeri 1 Batam. Penelitian ini menunjukan objek tempat, waktu dan jenis teori (dalam hal ini SMM ISO 9001:2015) yang berbeda dari jurnal serta penelitian sebelumnya.
2.2 Kajian teori
2.2.1 Sistem Manajemen Mutu
Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu sistem perkembangan di Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat, khususnya masyarakat bisnis. Namun, beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini.
Menurut F.W Taylor dalam Prasetyo (2011) menyatakan bahwa telah berkembangnya satu seri konsep yang merupakan dasar dari pembagian kerja (devision of work). Analisis dengan pendekatan gerak dan waktu (time and motion study) untuk pekerjaan manual memperoleh gelar “Bapak Manajemen Ilmiah” (The Father of Scientific Management). Dalam bukunya tersebut Taylor menjelaskan beberapa elemen tentang teori manajemen, yaitu sebagai berikut:
a. Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari
b. pekerjaan harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi bagiannya.
13
d. Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerjaan yang tidak mencapai sasaran yang telah ditentukan (personal loss). Taylor memisahkan perencanaan dari perbaikan kerja. Dengan demikian, dia memisahkan pekerjaan dari tanggung jawab untuk memperbaiki kerja.
Mutu (kualitas) bersifat relatif, mutu yang baik dalam pandangan seseorang terkadang berbeda dengan pandangan orang lain. Mutu berasal dari bahasa latin, qualis yang berarti what kind of. Menurut Deming, mutu ialah kesesuaian dengan kebutuhan pasar. Menurut Jurang ialah kecocokan dengan produk dan Crosby perpendapat mutu ialah sesuai dengan yang diisyaratkan (Usman dalam Ariyani, 2015). Mereka bertiga ialah tokoh mutu dunia. Mutu menurut Sallis (2011) ialah konsep yang absolute dan relatif. Konsep absolute, yaitu sesuatu yang bermutu merupakan bagian dari standar yang sangat tinggi dan tidak dapat diungguli. Mutu dalam konsep ini untuk menyampaikan keunggulan status, posisi dan kebanggaan akan kepemilikan suatu produk. Mutu yang relatif dikatakan ada apabila sebuah layanan memenuhi spesifikasi yang ada. Definisi ini memiliki dua aspek, pertama yaitu aspek prosedural, mutu yang dihasilkan sudah sesuai dengan spesifikasi standar yang sudah ditetapkan. Kedua ialah aspek transformasional, yaitu memenuhi kebutuhan pelanggan karena mengarah pada peningkatan mutu dan perubahan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu merupakan suatu proses, usaha, atau strategi sistematis yang dilakukan oleh suatu organisasi melalui proses manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan. Dalam tindak lanjut, organisasi melibatkan seluruh anggota organisasi dan yang memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan serta kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa organisasi tersebut.
2.2.2 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
Sebuah organisasi, baik organisasi pendidikan maupun suatu perusahaan harus memastikan Sistem Manajemen Mutu dibuat, didokumentasikan, diimplementasikan dan diperbaiki terus menerus. Hal ini diwajibkan agar senantiasa memenuhi persyaratan Standar Internasional karena dalam SMM, dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi dan akan diaudit. Tanpa pengendalian dokumen (pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja, dan formulir pendukung) dan rekaman yang akurat serta lengkap organisasi akan gagal mendapatkan legalitas berupa sertifikat ISO 9001. Ariyani (2015) menuliskan bahwa organisasi harus:
1. Mengidentifikasi proses atau kegiatan yang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan memastikan penerapannya pada seluruh fungsi di organisasi.
2. Menentukan urutan dan hubungan interaksi proses-proses tersebut. 3. Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan, sehingga dapat
15
4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian dan pemantauan proses-proses tersebut.
5. Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses tersebut, dan 6. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai hasil
yang telah direncanakan dan untuk upaya perbaikan proses secara terus- menerus.
2.2.3 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
ISO adalah badan standarisasi internasional yang menangani masalah standarisasi untuk barang dan jasa. Badan ini merupakan federasi badan-badan standarisasi dari seluruh dunia yang berkedudukan di Geneva, Swiss dan didirikan pada 23 tahun 1947. Saat ini organisasi tersebut sudah beranggotakan lebih dari 147 negara (Ariyani, 2015) dimana setiap negara diwakili oleh badan standarisasi nasional. Indonesia diwakili oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN), sehingga lembaga konsultan resmi yang menangani ISO 9001:2015 di Indonesia ialah yang sudah menjadi anggota KAN.
ISO bukan berasal dari International Standard of Organization. ISO berasal dari bahasa Yunani, ISOS yang berarti sama. ISO 9000 merupakan standar internasional yang mengatur tentang sitem manajemen mutu (Quality Management Sistem). ISO 9001 merupakan model penjamin mutu dalam desain/ pengembangan, produksi instalasi, dan pelayanan. Karena itu, sering kali disebut ISO 9001, QMS. ISO 9001 merupakan
standar manajemen kualitas dan penjaminan mutu yang menjadi dasar ISO 9000. Sehingga masih sering digunakan ISO 9001 dalam pembahasan ISO 9001. Tulisan 2015 menunjukan tahun revisi. Maka yang dimaksud ISO 9001:2015 adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2015. Jadi ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 secara esensi sama namun ISO 9001:2015 sudah terfokus dan diperbaiki dari segi redaksi. Sistem Manajemen Mutu memilki 8 prinsip manajemen mutu, yaitu: 1. Fokus pada pelanggan (customer focus)
Jika tidak dapat mempertahankan mutu maka lembaga pendidikan dapat tutup karena ditinggalkan pelanggan internal maupun eksternal. 2. Kepemimpinan (Leader)
Pimpinan satuan pendidikan menetapkan kesatuan tujuan dan arah satuan pendidikan. Pemimpin harus dapat menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang menyenangkan. Menjalin komunikasi yang baik dengan bawahan sehinga bawahan bisa bekerja dengan maksimal.
3. Pelibatan sumber daya manusia
Sebuah organisasi membutuhkan anggota dan segala kemampuan yang dimilikinya untuk bekerja bersama mencapai tujuan sekolah.
4. Pendekatan proses
Hal ini terkait dengan efisiensi dan keefektifan kegiatan organisasi. Pendekatan ini beranggapan proses pendidikan lebih penting daripada hasilnya.
17
5. Pendekatan sistem pada manajemen
Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait dalam proses untuk mencapai hasil yang terbaik.
6. Perbaikan berkesinambungan (continual)
Hal ini merupakan sasaran dari semua sistem mutu. Pendidikan tidak boleh berhenti meningkatkan mutu dan staf yang berada di sekolah selalu ditingkatkan kompetensinya.
7. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan
Seluruh keputusan yang diambil harus berdasarkan data dan informasi akurat, relevan, dan up to date.
8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok
Organisasi harus menjalin hubungan yang saling menguntungkan dengan organisasi lain.
Tujuan akhir menerapkan SMM ISO 9001:2015 adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menerapkan sistemnya secara konsisten, efektif dan efisien. Termasuk proses perbaikan jika proses yang telah dilakukan belum mencapai hasil sesuai sasaran mutu dan persyaratan pelanggan.
2.2.4 Transisi SMM ISO 9001:2008 Menuju ISO 9001:2015
Kabar baik bagi seluruh organisasi yang selama ini telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan merasakan manfaatnya dalam melakukan pengembangan organisasi. Standar yang diterbitkan oleh ISO (the International Organization for Standardization)
ini selalu dilakukan pembaharuan atau update yang disesuaikan dengan masukan-masukan dari para praktisi manajemen mutu diseluruh dunia dan mengarah kepada manajemen yang lebih baik untuk perkembangan organisasi. Sebentar lagi standar manajemen mutu ISO 9001:2008 akan digantikan dengan standar terbaru manajemen mutu ISO 9001:2015 yang telah diterbitkan di bulan September 2015.
Standar ISO 9001:2015 dikembangkan dengan lebih baik, terperinci dan lebih ketat dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya. Standar manajemen mutu ISO 9001:2015 mengalami banyak perubahan dari versi-versi sebelumnya. Perubahan-perubahan tersebut bersifat major dan merombak sebagian besar klausul-klausul yang ada di versi sebelumnya, baik dari segi klasifikasi dan juga juga kontennya. Adapun secara garis besar, perubahan yang terjadi pada versi terbaru Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dibagi 6 perubahan dasar, yaitu,
1. Redrafting to make the standard more generic and more easily applicable by service industries (Redrafting untuk membuat standar yang lebih umum dan lebih mudah diterapkan oleh industri jasa). Pada versi saat ini ISO 9001: 2008, istilah produk masih mengarah kepada sesuatu yang berbentuk barang sehingga pada versi terbaru ISO 9001:2015 tidak ada lagi istilah produk. Istilah ini telah diganti dengan istilah Barang dan Jasa (Goods and Services). Hal ini diperjelas lagi pada klausul baru yaitu: 8.5 Development of goods and services (Produksi dan Penyediaan Jasa).
19
2. Context of the organization (konteks dari organisasi)
Standar terbaru ISO 9001 versi 2015 memperkenalkan persyaratan yang berhubungan dengan konteks organisasi, yakni:
4.1 Understanding the organization and its context.
4.2 Understanding the needs and expectation of interested parties. Kedua klausul ini mengharuskan organisasi untuk menentukan isu-isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu.
3. Process approach (pendekatan proses)
Pada ISO 9001:2008 sudah mempromosikan adopsi pendekatan proses ketika mengembangkan, mengimplementasikan, dan meningkatkan efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu. Selanjutnya, pada ISO 9001:2015 dipertegas lagi (agar lebih eksplisit) dengan memasukkan klausul 4.4.2 Pendekatan Proses: yaitu menetapkan persyaratan yang dianggap penting untuk adopsi dari pendekatan proses.
4. Risk and preventive action (risiko dan tindakan pencegahan)
Salah satu tujuan utama dari sistem manajemen formal adalah untuk bertindak sebagai alat pencegahan. Aspek risiko menjadi bagian standar ISO 9001:2015. Setiap perusahaan yang menerapkan standar ini diwajibkan mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu. Klausul yang menekankan hal tersebut adalah Clause 6.1 Actions to address risk and opportunities. Kedua persyaratan tersebut dibuat
untuk memperbaiki konsep tindakan pencegahan, dan juga untuk mengambil pandangan yang lebih luas pada risiko dan peluang perbaikan.
5. Documented information (informasi terdokumentasi)
Istilah record tidak lagi digunakan dalam standar ISO 9001:2015. Istilah yang dipakai adalah documented information.
6. Control of external provision of goods and services (pengendalian penyediaan barang dan jasa eksternal)
Pada klausul 8.6 Pengendalian penyediaan barang dan jasa eksternal – membahas segala bentuk penyediaan eksternal, apakah itu dengan membeli dari pemasok, melalui kerjasama dengan perusahaan asosiasi, melalui jasa outsourcing, dan fungsi organisasi atau dengan cara lain. Organisasi diharuskan untuk mengambil pendekatan berbasis risiko (a risk based approach) untuk menentukan jenis dan tingkat kontrol yang tepat untuk masing-masing penyedia eksternal dan semua ketentuan barang dan jasa eksternal.
ISO 9001:2008 dan 9001:2015 memiliki perubahan yang cukup signifikan dari segi persyaratan. Adapun perubahan Terminologi atau Istilah ISO 9001:2008 - ISO 9001:2015 sebagai berikut:
Tabel 2.2 Perubahan Terminologi atau Istilah
ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 (Baru)
Product Product and Service
Exclusion Tidak digunakan
Management representative Tidak digunakan
Dokumen, rekaman Informasi terdokumentasi
21
ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 (Baru)
Linkungan kerja Lingkungan untuk pengoprasian proses
Monitoring and measuring Monitoring and measuring resources
Equipment Produk yang dibeli Produk dan servis yang disediakan pihak
eksternal
Supplier Pihak Eksternal (External
Providers)
(Sumber: SINTEGRAL Training and Consulting)
Bagi perusahaan yang saat ini telah bersertifikat ISO 9001:2008 akan diberikan waktu masa transisi untuk mengadopsi standar ISO 9001:2015 selama 3 tahun sejak ISO 9001:2015 diterbitkan. Mulai bulan Maret 2017, perusahaan-perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 harus melakukan transisi ke ISO 9001:2015, khususnya untuk perusahaan yang sudah menerapkan ISO 9001:2008 sebelum bulan September 2015. Sedangkan perusahaan yang mendaftarkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 setelah bulan September 2015, maka wajib langsung menerapkan ISO 9001:2015. Dan nantinya bulan September 2018, sertifikat ISO 9001:2008 sudah tidak berlaku lagi.
Sebagai perbandingan terhadap perubahan klausul di ISO 9001:2015, yang utama adalah penambahan jumlah klausul dari 8 klausul menjadi 10 klausul. The International Accreditation Forum (IAF) bersama dengan ISO Committee in Conformity Assessment (CASCO) telah menyepakati bahwa transisi penerapan ISO 9001:2015 ditetapkan 3 tahun setelah publikasi.
Dengan demikian, maka standar ini akan efektif berlaku mulai September 2018, dan pada saat bersamaan ISO 9001:2008 dinyatakan tidak berlaku.
Rincian masa transisi ISO 9001:2015
a. September 2015 terbit standar terbaru ISO 9001:2015
b. Mulai Maret 2017 perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2008 harus melakukan transisi ke ISO 9001:2015
c. September 2018 Sertifikat ISO 9001:2008 tidak berlaku lagi
2.2.5 Persyaratan SMM ISO 9001:2015
Dua tujuan yang paling penting dalam revisi dari seri standar ISO 9001 dilakukan:
a. untuk mengembangkan satu set dari standar yang disederhanakan yang akan sama-sama berlaku untuk organisasi kecil serta menengah dan besar, dan
b. untuk jumlah dan rincian dari dokumentasi yang diperlukan untuk menjadi lebih relevan dengan hasil yang diinginkan dari proses aktivitas organisasi.
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 harus mencapai tujuan tersebut, dan tujuan ini adalah untuk menjelaskan maksud dari standar baru dalam hal khusus pada informasi terdokumentasi.
ISO 9001:2015 memungkinkan fleksibilitas organisasi dengan cara yang dipilihnya untuk mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) nya. Hal ini memungkinkan setiap unit organisasi untuk
23
menentukan jumlah informasi terdokumentasi yang tepat yang diperlukan dalam rangka untuk mempertunjukkan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif pada prosesnya dan pelaksanaan dan perbaikan berkesinambungan dari efektivitas SMM nya. Hal ini menekankan bahwa ISO 9001 membutuhkan (dan selalu telah mensyaratkan) suatu "Sistem Manajemen Mutu terdokumentasi", dan bukan "sistem dokumen".
2.2.6 Informasi Terdokumentasi
Istilah Informasi terdokumentasi diperkenalkan sebagai bagian dari struktur umum tingkat tinggi (High Level Structure/HLS) dan istilah umum untuk Standar Sistem Manajemen (SSM).
Definisi dari informasi terdokumentasi dapat ditemukan di ISO 9001 klausul 3.8. Informasi terdokumentasi dapat digunakan untuk mengkomunikasikan pesan, memberikan bukti apa yang telah direncanakan benar sudah dilakukan, atau berbagi pengetahuan. Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari organisasi informasi terdokumentasi independen dari apakah organisasi telah atau tidak menerapkan SMM formal:
a. Komunikasi Informasi
Sebagai alat untuk transmisi dan komunikasi informasi. Jenis dan luasnya informasi terdokumentasi akan tergantung pada sifat produk dan proses organisasi, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat keterampilan komunikasi dalam organisasi, dan budaya organisasi.
b. Bukti kesesuaian
Penyediaan bukti bahwa apa yang direncanakan benar sudah dilakukan. c. Berbagi pengetahuan
d. Untuk menyebarluaskan dan menyimpan pengalaman organisasi. Sebuah contoh khas akan menjadi spesifikasi teknis, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk desain dan pengembangan produk atau jasa baru.
2.2.7 Persyaratan Terdokumentasi SMM ISO 9001:2015
Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 memiliki syarat-syarat yang perlu dilakukan. Dalam SMM ISO 9001:2015 syarat-syarat ini disebut dengan klausul. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) klausul (/klau·sul/) berarti ketentuan tersendiri dari suatu perjanjian, yang salah satu pokok atau pasalnya diperluas atau dibatasi. Jika klausul menuju Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sekolah dilakukan dengan baik, serta pembinaan dengan konsultan yang prima maka efek SMM ISO akan semakin terasa. Berikut klausul dalam SMM ISO 9001:2015:
Tabel 2.3 Persyaratan-persyaratan SMM ISO 9001:2015
Sistem Manajemen Mutu Klausul
Ruang Lingkup 1
Umum 1.1
Aplikasi 1.2
Acuan Normatif 2
Tujuan dan Defenisi 3
25
Sistem Manajemen Mutu Klausul
Memahami Organisasi dan Konteks Organisasi 4.1 Memahami Kebutuhan dan Harapan Pihak yang
Berkepentingan 4.2
Menetapkan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu 4.3
Sistem Manajemen Mutu dan Proses 4.4
Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan Sistem Manajemen Mutu
4.4.1 Sepanjang diperlukan, organisasi harus: 4.4.2 a) memelihara informasi terdokumentasi yang
mendukung operasi dari proses
b) menyimpan informasi terdokumentasi untuk meyakinkan bahwa proses sedang dilakukan seperti yang direncanakan
Kepemimpinan (Leadership) 5
Kepemimpinan dan Komitemen 5.1
Umum 5.1.1
Fokus Pelanggan 5.1.2
Kebijakan Mutu 5.2
Menetapkan Kebijakan Mutu 5.2.1
Mengkomunikasikan kebijakan mutu 5.2.2 Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang 5.3
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 6
Penanganan Risiko dan Peluang 6.1
Ketika merencanakan untutk Sistem Manajemen Mutu, organisasi mempertimbangkan isu-isu yang dimaksud dalam 4.1
6.1.1 Organisasi harus merencanakan kualitas yang objektiv,
fungsi yang relevan, tingkatan kebutuhan dan proses sistem manajemen kualitas
6.1.2
Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaian 6.2
Organisasi harus menetapkan sasaran-sasaran mutu pada fungsi, tingkat proses yag dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu
6.2.1
Perubahan yang Terencana 6.3
Pendukung 7
Sistem Manajemen Mutu Klausul
Umum 7.1.1
Manusia 7.1.2
Infrastruktur 7.1.3
Lingkungan untuk pengoprasian proses 7.1.4 Pemantauan dan pengukuran sumber daya 7.1.5
Kompetensi 7.2
Pelatihan 7.3
Komunikasi 7.4
Informasi yang Terdokumentasi 7.5
Umum 7.5.1
Membuat dan memperbarui 7.5.2
Pengendalian informasi terdokumentasi 7.5.3
Operasi 8
Perencanaan dan Pengendalian Operasional 8.1
Penetapan Persyaratan Produk dan Jasa 8.2
Komunikaso pelanggan 8.2.1
Menentukan persyaratan untuk produk dan jasa 8.2.2 Tinjauan persyaratan untuk produk dan jasa 8.2.3 Perubahan kebutuhan produk dan jasa 8.2.4 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa 8.3
Umum 8.3.1
Perencanaan desain dan pengembangan 8.3.2
Desain dan pengembangan input 8.3.3
Pengendalian desain dan pengembangan 8.3.4
Output desain dan pengembangan 8.3.5
Perubahan desain dan pengembangan 8.3.6 Pengendalian Produk dan Jasa yang disediakan Pihak
Eksternal
8.4
Umum 8.4.1
Jenis dan tingkat pengendalian penyediaan eksternal 8.4.2 Informasi untuk penyedia eksternal 8.4.3
Produksi dan Penyediaan Jasa 8.5
Pengendalian penyediaan produksi dan jasa 8.5.1
27
Sistem Manajemen Mutu Klausul
Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal 8.5.3
Pemeliharaan 8.5.4
Kegiatan pasca pengiriman 8.5.5
Pengendalian perubahan 8.5.6
Merilis Produk dan Jasa 8.6
Pengendalian Proses, Produk dan Jasa yang Tidak Sesuai 8.7
Evaluasi Kinerja 9
Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi 9.1
Umum 9.1.1
Kepuasan Pelanggan 9.1.2
Analisis dan evaluasi 9.1.3
Audit Internal 9.2
Tinjauan Manajemen 9.3
Perbaikan 10
Umum 10.1
Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi 10.2
Perbaikan Berkelanjutan 10.3
(Sumber: TUV Rheindland, Certified. ISO 9001: 2015 Document Overview Transition)
2.2.8 Pendekatan Proses, Pemikiran berbasis risiko dan PDCA Semua organisasi menggunakan proses untuk mencapai tujuannya. Suatu proses adalah kumpulan kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang menggunakan input untuk memberikan hasil yang diinginkan. Pendekatan proses termasuk membangun proses organisasi untuk beroperasi sebagai sistem yang terintegrasi dan lengkap. Sistem manajemen mengintegrasikan proses dan langkah-langkah untuk memenuhi tujuan, proses juga menentukan kegiatan yang saling terkait dan pemeriksaan untuk memberikan output yang diinginkan, serta perencanaan
dan kontrol yang terperinci dapat didefinisikan serta didokumentasikan sebagaimana diperlukan tergantung pada konteks organisasi.
Pendekatan proses untuk membangun proses organisasi tersebut bersama-sama membentuk bagian integral dari standar ISO 9001:2015. Risiko yang mungkin berdampak pada tujuan dan hasil harus ditangani oleh sistem manajemen. Pemikiran berbasis risiko digunakan di seluruh pendekatan proses untuk:
a. Menentukan bagaimana risiko (positif atau negatif) ditujukan dalam membangun proses untuk meningkatkan output proses dan mencegah hasil yang tidak diinginkan
b. Menentukan tingkat perencanaan proses dan pengendalian yang diperlukan (berdasarkan risiko)
c. meningkatkan efektivitas Sistem Manajemen Mutu
d. memelihara dan mengelola sistem yang melekat membahas risiko dan memenuhi tujuannya
PDCA adalah alat yang dapat digunakan untuk mengelola proses dan sistem. PDCA beroperasi sebagai siklus perbaikan berkesinambungan, dengan pemikiran berbasis risiko pada setiap tahap. PDCA berarti Plan: mengatur tujuan dari sistem dan proses untuk memberikan hasil ("Apa yang harus dilakukan" dan "bagaimana melakukannya"). Do: melaksanakan dan mengontrol apa yang direncanakan. Check: memantau dan mengukur proses dan hasil terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan dan hasil laporan. Act: mengambil
29
tindakan untuk meningkatkan kinerja proses. Siklus PDCA dapat diterapkan pada semua proses pada keseluruhan Sistem Manajemen Mutu. Gambar ini menunjukkan bagaimana klausul 4 sampai 10 dapat dikelompokkan sehubungan dengan siklus PDCA
Gambar 2.1 Gambaran dari Struktur Standar ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA
(Sumber: SINTEGRAL Training and Consulting)
2.3 Kerangka Pemikiran
Kerangka Pemikiran yang peneliti gunakan dalam penelitian ini ialah sebagai berikut,
Gambar 2.2 Kerangka Pemikiran Latar Belakang
Mengidentifikasi kondisi aktual dalam penerapan ISO 9001:2015
di SMK Negeri 1 Batam
Tujuan
Pertanyaan Penelitian (Gap Analysis Tools)
Mengidentifikasi penerapan persyaratan berdasarkan klausul SMM ISO 9001:2015
Kesimpulan
Analisis Kualitatif Analisis Kesenjangan Analisis Kualitatif
31 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Desain/Jenis Penelitian
Peneliti menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif merupakan suatu paradigma penelitian untuk mendeskripsikan peristiwa, perilaku orang atau suatu keadaan pada tempat tertentu secara rinci dan mendalam dalam bentuk narasi.
3.2 Objek dan Ruang Lingkup Penelitian
Objek penelitian adalah objek yang diteliti dan dianalisis. Dalam penyusunan skripsi ini yang dijadikan objek penelitian adalah kesiapan perencanaan implementasi manajemen mutu ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam.
3.3 Informan/Subjek Penelitian
Penentuan subjek dalam penelitian ini dilakukan secara purposive, subjek atau sumber informasi yang ditentukan adalah mereka yang terkait dan dipandang sangat mengetahui informasi tentang strategi rencana implementasi ISO di SMK Negeri 1 Batam yaitu: Kepala Sekolah, Manajemen ISO dan PSDM, Guru, Tenaga TU, Komite Sekolah, Kepala Jurusan dan Bengkel, dan bagian Kesiswaan. Pertimbangan utama dalam menentukan subjek penelitian ini adalah pengalaman dan pengetauannya bisa dipakai sebagai subjek informasi kunci (Key Informan) terhadap permasalahan penelitian.
3.4 Jenis dan Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian yang dilakukan peneliti adalah sebagai berikut:
1. Data Primer
Yakni data berupa kata-kata dan tindakan yang diperoleh langsung dari hasil wawancara terhadap informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi relevan dan sebenarnya di lapangan.
2. Data Sekunder
Sumber tertulis yang digunakan bersumber dari arsip dan dokumen resmi sekolah serta dokumen lain yang relevan dengan proses penerapan SMM ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini diharapkan mampu memberikan data yang akurat dan lebih spesifik, adapun teknik yang digunakan adalah:
1. Penelitian Lapangan / Observasi
Untuk melihat kegiatan yang sebenarnya dari masalah yang ada, maka diperlukan penelitian lapangan untuk memperoleh data primer secara langsung dari sekolah. Dipilihnya teknik pengamatan ini didasarkan atas alasan berikut:
a. Dengan berada dilapangan, peneliti lebih mampu memahami konteks data dalam keseluruhan situasi.
33
b. Pengamatan Langsung (Observation) memungkinkan penulis menggunakan pendekatan induktif
c. Peneliti dapat menemukan hal-hal yang sedianya tidak akan terungkap oleh responden dalam wawancara.
d. Peneliti dapat mengemukakan hal-hal diluar persepsi responden.
e. Di lapangan, peneliti tidak hanya dapat mengadakan pengamatan tetapi juga memperoleh kesan-kesan pribadi.
2. Wawancara
Penggunaan wawancara dimaksudkan untuk mengetahui makna-makna subyektif yang dipahami informan atau responden terkait topik penelitian.
3. Dokumentasi
Studi dokumentasi, terutama mengenai akurasi sumber dokumen, bermanfaat bagi bukti penelitian, dan sesuai dengan standar kualitatif, tidak reaktif.
3.6 Metode Analisis dan Tahapan Pengolahan Data 3.6.1 Teknik Analisis
Belum ada panduan dalam penelitian kualitatif untuk menentukan berapa banyak data dan analisis yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan atau teori (Sugiyono, 2011). Menurut Miles and Huberman dalam Kurniawanti (2016) bahwa aktifitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai
tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Berikut ini ialah teknik yang peneliti gunakan dalam analisis data, yaitu:
1. Gap Analisis
Analisa gap atau analisa kesenjangan digunakan untuk menentukan langkah-langkah apa yang perlu diambil untuk berpindah dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan atau keadaan masa depan yang diinginkan. Analisa gap dapat juga diartikan sebagai perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial atau yang diharapkan. Analisis ini juga mengidentifikasi tindakan-tindakan apa saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Lebih dari itu analisis ini juga memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan/organisasi yang diharapkan. Dengan melakukan Gap Analysis, kita dapat mengidentifikasi apa yang kita butuhkan untuk menjembatani kesenjangan yang ada. Langkah dari tool ini adalah sebagai berikut:
1. Menyusun Gap Analysis checklist yang berfungsi untuk mengidentifikasi gap antara prosedur tertulis dengan proses yang dilakukan berdasarkan persyaratan pada ISO 9001:2015
2. Memberikan GAP tools kepada orang-orang yang berpotensi untuk dijadikan infroman
35
4. Hasil checklistnya dihitung dan dapat menentukan kesenjangan menggunakan skor penentu GAP
Untuk memudahkan analisis setiap klausul maka diberi indikator penilaian pada tiap klausul. Setelah diketahui secara jelas mengenai kesenjangan (gap) dari hasil analysis checklist yang telah dilakukan, maka peneliti menggunakan skor penentu analisis gap sebagai berikut: 1. Skor 1: Jika sekolah tidak memahami apa yang diperlukan dan
tidak melakukan hal tersebut.
2. Skor 2: Jika sekolah memahami pentingnya aktivitas tersebut namun tidak melakukannya.
3. Skor 3: Jika sekolah memiliki dokumen tetapi belum diterapkan atau dilakukan tapi tidak dicatat.
4. Skor 4: Jika sekolah melakukan aktivitas tetapi tidak konsisten. 5. Skor 5: Jika sekolah melakukan aktivitas dengan baik (dilakukan
secara konsisten).
Langkah-langkah penentuan skor ditunjukkan pada bagan berikut:
Dari hasil penentuan skor berdasarkan analysis checklist, maka dapat diketahui kendala dan rekomendasi dari kesenjangan yang telah ditemukan dengan cara menghitung persentase nilai setiap klausul yang ditunjukan pada tabel berikut:
Tabel 3.1 Persentase Penilaian Tiap Klausul Klausul Persyaratan (klausul) Skor Skor Maksimal Persentase Penilaian 4 Konteks Organisasi 45 5 Kepemimpinan 45 6 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 40 7 Pendukung 50 8 Operasi 35 9 Evaluasi Kinerja 35 10 Perbaikan 30
Dari hasil penilaian dapat dilihat tingkat penerapan ISO 9001:2015 di sekolah berdasarkan range persentase pada tabel berikut:
Tabel 3.2 Range Persentase Penilaian Kesiapan Persentase
Kesiapan Uraian
100% Prosedur kerja dan persyaratan dijalankan dengan baik.
91%-99% Prosedur kerja dan persyaratan dijalankan namun belum konsisten.
76%-90% Beberapa prosedur kerja belum dijalankan namun persyaratan lain dijalankan dengan baik.
51%-75%
Banyak prosedur kerja yang belum dijalankan namun sebagian persyaratan yang tidak mewajibkan prosedur kerja telah diterapkan.
9%-50%
Penerapan sangat buruk. Sekolah perlu memahami dan meninjau ulang penerapan SMM ISO 9001:2015 karena masih jauh dari persyaratan.
37
2. Reduksi Data
Peneliti mereduksi hasil catatan lapangan yang belum bermakna dan kompleks. Merangkum, mengambil data yang pokok dan penting, dan membuat kategorisasi. Dalam mereduksi data, peneliti dipandu oleh tujuan yang akan dicapai maka data yang tidak relevan dengan tujuan penelitian akan dibuang. Data hasil reduksi disajikan dalam bentuk narasi. Miles and Humberman dalam Ariyani (2015) menyatakan “the most frequent form of display data for qualitative research data in the past has been narrative text”. Paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif. Namun selanjutnya disarankan, dalam melakukan penyajian data selain berupa narasi dapat berupa grafik, matrik, jaringan kerja atau bagan (Sugiyono, 2013). Maka dari itu peneliti menggunakan jaringan kerja, bagan dan hasil persentase dengan menggunakan analisa kesenjangan (Gap Analysis) sebagai metode dalam penelitian yang akan dibuat.
3. Penyajian Data (Display Data)
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Melalui penyajian data tersebut, maka data terorganisasikan, tersususn dalam pola hubungan, sehingga akan mudah dipahami. Dengan mendisplaykan data maka akan memudahkan memahami apa yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami. Data yang
tertumpuk, akan sukar untuk ditangani, sukar mencari hubungan antara data yang satu dengan data yang lain dan sukar pula melihat gambaran keseluruhan untuk melihat kesimpulan. Oleh karena itu, agar dapat melihat gambaran secara keseluruhan atau bagian-bagian tertentu dari penelitian perlu dibuat penyajian data.
4. Penarikan Kesimpulan/verifikasi
Peneliti menggunakaan data hasil reduksi yang sudah dikelompokan dalam penyajian data untuk menarik kesimpulan. Penarikan kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila ditemukan bukti-bukti yang kuat dan mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal, didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Untuk memperoleh kesimpulan yang lebih grounded, peneliti melakukan verifikasi atas kebermaknaan yang telah ditemukan pada tahap penyajian data. Akhirnya, peneliti mengkonfirmasi temuan dan kesimpulan pada tujuan penelitian.
3.7 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian akan dilakukan di SMK Negeri 1 Batam yang beralamatkan di Jl.Prof. Dr. Hamka No 1 Batam pada bulan Februari – Mei 2017.
39 BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Penelitian
4.1.1 Gambaran Umum Pendidikan Kota Batam
Salah satu prinsip gerakan reformasi dalam pendidikan adalah “pendidikan diselenggarakan dengan memberdayakan semua komponen masyarakat melalui peran serta mereka dalam penyelenggaraan dan pengendalian mutu pendidikan”. Sejalan dengan prinsip di atas. perubahan mendasar menuju paradigma pendidikan masa depan adalah pelaksanaan pendidikan berbasis sekolah atau madrasah pada tingkat pendidikan dasar dan menengah. serta otonomi Perguruan Tinggi pada tingkat pendidikan tinggi. Pembaharuan sistem pendidikan juga meliputi penghapusan diskriminasi antara pendidikan yang dikelola oleh pemerintah dan pendidikan yang dikelola oleh masyarakat. serta perbedaan pengelolaan antara pendidikan keagamaan dan pendidikan umum.
Beberapa hal penting berkaitan dengan rencana strategis tentang paradigma pendidikan masa akan datang. dirumuskan melalui prinsip visioner. meliputi; (1) visi. (2) misi. (3) motto; dan (4) analisis lingkungan strategi. Analisis tersebut meliputi: Pencermatan Lingkungan Internal (PLI). yaitu memperhatikan kekuatan. terdiri dari: pengalaman program sekolah. SDM. strategi sekolah. dan strategi jurusan. Selanjutnya.
memperhatikan kelemahan yang meliputi: sarana dan prasarana. sistem penunjang administrasi. kualitas layanan. akreditasi sekolah. pemerataan kompetensi guru. keterampilan tenaga laboratorium. atmosfir akademik. penelitian. sumber dana. tingkat kesejahteraan guru dan tenaga administrasi. dan sistem database sekolah. Selain itu. Pencermatan Lingkungan Eksternal (PLE). memuat: Peluang Kebijakan pemerintah untuk: (1) pengembangan Kawasan Kota Batam (berbatasan Negara tetangga). (2) Badan Hukum Pendidikan. (3) Guru sebagai tenaga professional. dengan gaji yang layak; (4) Kesempatan kerjasama dengan Dunia Usaha dan Industri (DUDI). (5) Kesempatan memperoleh hibah dari lembaga donor. pemerintah dan swasta dari dalam maupun luar negeri. (6) Kebijakan pemerintah tentang pengembangan pendidikan berbasis kewirausahaan. (7) peluang kerjasama dengan alumni. (8) orangtua siswa yang mempunyai kemampuan berbagai bidang yang berbeda-beda. Sedangkan kelemahan. meliputi: (1) rendahnya kemampuan ekonomi masyarakat sebagai akibat krisis ekonomi. (2) terbatasnya sekolah dengan biaya murah. (3) keterbatasan lahan dalam pembangunan sekolah baru maupun ruang kelas baru serta sarana dan prasarana yang lain (4) pesatnya perkembangan IPTEK secara yang dapat disalah gunakan siswa.
Telah banyak usaha dilakukan oleh pemerintah untuk meningkatkan mutu pendidikan Indonesia. Namun di sisi lain. terdapat beberapa faktor yang mengakibatkan mutu pendidikan sulit untuk ditingkatkan. Pertama. kebijakan dalam penyelenggaraan
41
pendidikan menggunakan pendekatan hasil akhir. Kebijakan ini hanya mengandalkan input yang baik untuk menghasilkan output yang baik. masalah proses hampir diabaikan. Kedua. penyelenggaraan pendidikan secara sentralistik. Keputusan birokrasi dalam hal ini hampir menyentuh semua aspek sekolah. yang kadang-kadang tidak sesuai dengan kondisi sekolah tersebut. Akibatnya. sekolah kehilangan kemandirian. motivasi. dan inisiatif untuk mengembangkan lembaganya. Ketiga. peran serta masyarakat dalam pengelolaan pendidikan masih kurang. Partisipasi masyarakat dalam pendidikan hanya bersifat dukungan dana. Padahal yang lebih penting adalah partisipasi dalam hal proses pendidikan yang meliputi; (1) pengambil keputusan. (2) monitoring. (3) evaluasi. dan (4) akuntabilitas. Dengan demikian. sekolah dan masyarakat secara bersama-sama bertanggungjawab dan berkepentingan terhadap hasil pelaksanaan pendidikan bukan sekolah yang bertanggungjawab kepada masyarakat terhadap hasil pelaksanaan pendidikan itu sendiri.
4.1.2 Profil SMK Negeri 1 Batam
Batam sebagai kota industri memerlukan tenaga kerja dalam berbagai level kompetensi dan pada saat yang bersamaan hal tersebut sulit didapatkan, sedangkan pertumbuhan industri di Batam begitu pesat. Maka pada tanggal 16 Mei 1997 sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 107/O/1997, maka menjadi dasar bagi berdirinya sebuah Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Batam yang berlokasi di Jalan Prof. Dr. Hamka No. 1 Batu Aji Pulau Batam Provinsi
Kepulauan Riau, dengan Nomor Statistik Sekolah (NSS) 321 096 102b 001. SMK Negeri 1 Batam dibangun di atas tanah seluas 5 (lima) hektar dengan luas bangunan sekitar 15.517 m2 dan luas taman sekitar 10.000 m2 serta melakukan pengembangan setiap tahunnya untuk penambahan bangunan, pengembangan pembelajaran, dan sistem manajemen.
SMK Negeri 1 Batam memiliki kelas industri hasil kerja sama dengan perusahaan. Kelas dari hasil kerja sama dengan PT. Schneider Electric Manufacturing Batam yang dimasukkan dalam kompetensi keahlian Teknik Otomasi Industri dan bernama Kelas Schneider. Kelas dari hasil kerja sama dengan PT. Mc Dermott Batam yang dimasukkan dalam kompetensi keahlian Teknik Pengelasan. Pada tahun pelajaran 2008/2009 berdasarkan atas Surat Keputusan Direktur Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 251/C/KEP/MN/2008 tanggal 22 Agustus 2008, tentang Spektrum Keahlian Pendidikan Menengah Kejuruan maka bidang studi keahlian dan program studi keahlian yang ada di SMK Negeri 1 Batam, disusun sebagai berikut:
Tabel 4.1 Bidang Studi Keahlian Teknologi dan Rekayasa
Program Studi Keahlian Kompetensi Keahlian
Teknik Ketenagalistrikan Teknik Otomasi Industri
Teknik Mesin Teknik Mesin
Pengelasan
