LEMBAR DISPOSISI / CATATAN. DINAS KOMUNlKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN PROVINSI DKI JAKARTA. Tanggal Masuk :.to.! J9:.!~(.s...:. :..1~.. 1~.I...

(1)

Indek'

0 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

UPT·

• Kode

m

Hal/isi Ringkas

Tgl.lNomor Sural As a I

LEMBAR DISPOSISI / CATATAN

DINAS KOMUNlKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN

PROVINSI DKI JAKARTA

Tanggal Masuk :

.to.!€J9:.!~(.s.

..:

.

:

..1~

..

·1~.I..

·..

·~?~~~1:.¥~=

...'''iOii'

1"

:.:

'O

j.:..:

.

:

:~6'J~J;J~~f.!~fj:.:~:::::::::::::::::::::::::::::::::

Inslruksi /Informasi :

~'VI'1

fw.

v.J!

~~

~ ~

~~~r('

~, \~&

~

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada:

• Coret yang tidak perlu

~

Dileruskan / kepada :

1. Sekrelaris

2. Kabid Media Massa 3. Kabid Informasi Publik 4. Kabid SIM 5. Kabid Infraslruktur Perangkal Lunak 6. Kabid Infraslruklur Perangkal Keras 7. Kabid POSTEL

(2)

~

--

-~

No. Urut

•

KARTU Kode KENDALl Tgl@IM: Perihal/isi ringkas Tgl. 3rt. Pengolah Keterangan : Indek

J

(

'"-No.3rt.:

i

I

-1

I ) Diteruskan DariIKepada oJ I Lampiran: Disimpan

(3)

JAVA RAYA

Kepada Yth.

Oari

Sifat

Lampiran

Perihal

PEMERINTAH PROVINSIDAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS KOMUNIKASIINFORMATIKA DAN KEHUMASAN

Jln. Medan Merdeka Seiatan 8-9 Slok G It. XIII

Telp.(021)3814216, 3823054,3823158,3823256, 3823449,3823457,Fax.(021)3848850

JAKARTA 10110

LAPORAN RAPAT

Nomor:

r-'r /

-Dr

Kepala

Oinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan Provinsi OKI

Jakarta

Kepala UPT Jakarta Smart City

Biasa

5 (lima) lembar

Rapat Persiapan Penyelenggaraan

Diplomatic Corps Gathering 2015

"-Sehubungan dengan undangan rapat nomor 1216/072.1 dari Kepala Biro KOH dan

KLN Selda Provinsi OKI Jakarta mengenai rapat koordinasi penyelenggaraan

Diplomatic

Corps Gathering 2015, dengan ini disampaikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Acara dilakukan pad a hari Jumat, 7 Agustus 2015 pukul 09.00 - 10.30 di Ruang Rapat

Bagian Kerjasama Luar Negeri, Siok G

Lt.

23 (P). Rapat dihadiri oleh unsur Protokol

dan Konsuler Kementerian Luar Negeri RI, Oinas Kominfomas Bidang Kehumasan,

unsur UPT Jakarta Smart City, unsur Oinas Penataan Kota, dan unsur Biro Penataan

Kota dan Lingkungan Hidup. Rapat dipimpin oleh Ibu Sinta, Kepala Bagian Kerjasama

Luar Negeri.

2. Pembahasan:

a.

Diplomatic Corps Gathering merupakan acara yang dilakukan setiap tahun, yang

memiliki maksud untuk mempererat hubungan diplomatik antar masing-masing

perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi OKI

....-/

Jakarta.

/

b.

Acara akan dilaksanakan pad a hari Rabu, 1!i.September 2015 di Ballroom (Imam

Bonjol

&

Thamrin Room) Hotel Mandarin-Driental Jakarta. Oirencanakan waktu

pelaksanaan dimulai dari pukul 09.00 s.d 13.00 WIB.

c.

Para peserta

gathering adalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPO

Pemprov OKI Jakarta dan instansi Pemerinlah Pusa!. Pakaian yang digunakan

untuk acara gathering ini adalah batik lengan panjang.

---d.

Diplomatic Corps

Gathering 2015 berbeda dengan gathering sebelumnya.

Gathering tahun ini akan ditampilkan paparan daii BPTSP dan UPT Jakarta Smart

City.

. .

-e.

BPTSP dan UPT Jakarta Smart City diberikan waktu masing-masing sekitar

2.9..---meni!. Karena waktu yang cukup singkat maka paparan yang akan ditampilk13n

hanya yang berkaitan dengan Kedutaan Besar seperti pelayanan keamanan,

CCTV, pengaduan, titik zonasi, dan lain sebagainya.

f.

Beberapa yang perlu disiapkan dari UPT Jakarta

Smart~alah

bahan paparan

dalam Bahasa In99tiS dan video Jakarta Smart

C~ahan

paparan dan video

tersebut diharapkan sudah dapat diserahkan kepada Biro KOH

&

KLN

selambat-lambatnya 2 minggu sebelum acara berlangsung (Rabu,

~ber

2015).

(4)

T>bC-3.

Saran staff :

UPT Jakarta Smart City akan segera mengirimkan paparan dan video yang diperlukan

kepada Biro KOH dan KLN.

Oemikian laporan ini disampaikan. Mohon arahan dan petunjuk lebih lanjut dari

Bapak.

1 Agustus 2015

Kepala UPT Jakarta Smart City

Oinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan

Provinsi OKI Jakarta

~.

se~

(5)

LEMBAR DISPOSISII CATATAN

~

. ,

~

_Indek:

_.0/.

.l2..'jro

_.

.

Tanggal masuk : .._{Kode :}

_8-!)

_f...

6../S./?:!.'? .

_..

Perihai/isi ringkas

Ul\~(\WJ·!l.~.!J.\\~~.t,

....

7..

!JJ

~!.~\~ ~.\:r:.

..

{tt:3~

~E

..

ff·~·b·:·.+.·~'.\·:··e~ t.?.~

t ..

lct-t\

.

~~.\ ~

.G..:.

~?>

..

c..

f)

.

Tgl. I No. Sural :

>.::

4¥:

~!t./'f.:\

.

.6'.!..~lO'-:.~

..

~

..:

..

A s a I :

e.~.ro .\::P.~

..

t

~~D

:

..

i

Instruksi Iinformasi • Diteruskan I kepada :

Jh.Jir

I

1.

I<-u;

~

)r--%IS

2. krn ....L

f<J--n..

~,,;

t,

' 3.

K?Ji' A

tr7

f!J

91 ~ll

,I,

f

I

'F'Bl4l

~~

I

4.

,J--%

IS .

I

5.

I

6.

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada:

.. Coret yang tidak perlu

o.jJ,Y' .

V"'~

.,.. \

~ ~~'~b'~"""

(\J

.q;.e-

".,.,..

V' . C. ~~n

, l'j

~

Ii

,

(6)

Indek-

.

...

fu

ro .

_Kode

'm

~

Hal/isi Ringkas Tgl./Nomor Sural As a I

LEMBAR DISPOSISI / CATATAN

DINAS KOMUNlKASI, INFORlVIATlKADAN KEHUMASAN

PROVINSI DKI JAKARTA

Tanggal Ma>:uk ;

g.0.jc;§/..~f.5..:

.

3~3>.

.

,

...•....

:

~:::·6~:J4ili\~:~Z:l.l~~Jt::~:t;;::·

.

·~··I.6·8t·:~il~····i"ii0!o·:·i":"j""···

.

:

0.:ri):.B!~:::~<~~:::::::~::::::::.:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

Instruksi /Informasi :

W(J

I

Diteruskan / kepada : 1. Sekretaris

@

Kabid Media Massa 3. I<abid Informasi Publik 4. Kabid 81M 5. Kabid Infrastruldur Perangkat Lunak 6. Kabid Infrastruktur Perangkal Keras 7. Kabid POSTEL

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada;

(7)

~.

KARTU

KENDALl

No. Urut

I

Kod.: _

I

Tgl@/M :

_ _ _ _ _ _ _ _

~In-d-ek---~

"

~ari

/ Kepada

oJ

Penhal/ lSI ringkas i ' - •

~

,

-' '. t V ,

Tgi. Sri.

I

No. S r i . : " /

'-~-.-~~l

__

La_m_p_ir_a_n_: _

Pengolah

j

Dlteruskan

-L

Disimpan : .

Keterangan :

(8)

'JAVA. RAYA

PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

SEKRETARIAT DAERAH

BIRO KEPALA DAERAH

DAN KERJASAMA LUAR NEGERI

JL. Medan Merdeka Selatan 8-9 Telp. 3845981. 3822046 Fax. 3454486, 3841860

JAKARTA

Kode Pos : HillO

5'

Agustus 2015 Nomor Sifat Lampiran Hal

: I:J.'

C, / Q7;;' 'I : Penting

: ,Undangan Rapat Koordinasi Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering2015 1.

2.

3.

cJ

5.

6.

7.

Direktur Fasilitas Diplomatik, Dirjen.

Protokol dan Konsuler. Kementerian Luar Negeri RI

Direktur Protokol, Di~en. Protokol dan

Konsuler, Kementerian Luar Negeri RI Kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta

Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan' Provinsi DKI Jakarta Kepala Dinas Penataan Kota Provinsi

DKI Jakarta .

Kepala Dinas Pelayanan Pajak Provinsi DKI Jakarta

Kepala Biro Penataan Kota dan

Lingkungan Hidup Setda Provinsi DKI Jaka,rta

di

Jakarta

Sehubungan dengan rencana penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, dengan ini saya mengharapkan kehadiran Saudara dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada

Waktu

Agenda Tempal

Tanggal Jumat, 7 Agustus 2015

09.00 s.d. selesai

Ruang Rapat Bagian KLN, Biro KDH &KLN, Blok G Lantai 23 (P),

BaJai Kota Jakarta. Jalan Medan Merdeka Selatan No.8-9. Jakarta Pusat

Rapat Persiapan Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, membahas mengenai materi acara.

Mengingat penlingnya pertemuan'ini, diharapkan kehadiran Bapak/lbu tepal waklu. Demikian saya sampaikan, alas perhalian dan kehadiran Bapak/lbu saya ucapkan lerima kasih.

Kepala Biro KDH d~;~~jasama Luar Neg,eri

Selda

Prol,~KI

Jakarta, , ,

-

.

Muhamad'Mawardi NIP 196404041984101003

(9)

•

PointersbyBiro KDH&Kerjasama Luar Negeri

I

Diplomatic Corps Service Sub-Division

POINTERS

KOORDINASI DENGAN KEMLU RI DAN SKPD TERKAIT MENGENAI RENCANA PENYELENGGARAAN "DIPLOMATIC CORPS GATHERING 2015"

1. Biro KDH dan KLN Setda Provinsi DKI Jakarta merencanakan menyelenggarakan "Diplomatic Corps Gathering 2015" dalam upaya untuk mensosialisasikan pelayanan-pelayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov. DKI Jakarta sesuai ketentuan yang ada serta penerapan asas resiprositas.

2. Maksud penyelenggaraan kegiatan ini. adalah untuk mempererat hubungan diplomatik antar masing-masing perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

3. . Tujuan kegiatan ini adalah:

• Memelihara hubungan kerjasama antara Pemprov. DKI Jakarta dengan negara lain dalam rangka menunjang kerjasama sister city dan kerjasama luar negeri yang telah dimiliki oleh Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

• Memelihara dan mendukung hubungan bilateral Indonesia dengan negara-negara lain sesuai dengan politik luar negeri yang dianut oleh Indonesia.

• Mendapatkan informasi yang menyeluruh mengenai bentuk pelayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov. DK! Jakarta kepada para perwakilan negara asing sesuai asas resiprositas dan rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri RI.

4. Tanggal Pelaksanaan hari Rabu, 1£.-September 2015 di Ballroom (Imam Bonjol & Thamrin Room) Hotel Mandarin Oriental Jakarta. Direncanakan waktu pelaksanaan dimulai dari pukul 09.00 s.d. 13.00 WIB. Para pesertagatheringadalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPD Pemprov DKI Jakarta dan instansi Pemerintah Pusat.

5. Bagian Kerjasama Luar Negerl telah membuat Nota Dlnas kepada Bapak Gubernur Provinsl DK! Jakarta guna melaporkan rencana kegiatan Diplomatic Corps Gathering sekaligus menjadwalkan kehadiran Bapak Gubernur dalam acara ini. Terhadap hal-hal tersebut. teiah diperoleh persetujuan dari Bapak Gubernur.

6. Agenda Rapat:

a. Menginformasikan kepada peserta rapat mengenai rencana pe!aksanaan acara: rundown

acara. para undangan dan narasumber. dan hal teknis terkait lainnya. Diharapkan peserta rapat dapat memberikan masukan mengenai materi yang sebaiknya dipaparkan dalam kegiatan gathering serta hal-hal lainnya guna kelancaran dan kesuksesan pelaksanaan kegiatan.

b. Sebagai Narasumber. direncanakan akan mengundang perwaki!an dari Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Materi: Jenis Pe/ayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov OKI Jakarta kepada Perwakilan Negara Asing di Jakarta) dan perwakilan dari Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan (Materi: Smart City, aplikasi untuk mengetahui mengenai zonasi, dll.). Diharapl<an Dlnas-dinas dan Biro terkait lainnya dapat mendampingi untuk mengantisipasi pertanyaan yang muncul saat diskusi berlangsung.

c. Materi Paparan akan diberi,kan dalam bentuk files dalam CD. yang akan dibagikan di akhir acara, sehingga tidak ada materi yang di-prlnt (paperless)'. Diharapkan Dinas-dinas dan Biro terkait dapat menyediakan materi paparan bahasa Inggris dalam bentuksoft copy. paling lambat 2 (dual minggu sebelum hari pelaksanaan acara.

(10)

r 09.00 - 09.30 09.30 - 09.35 09.35 - 09.40 09.40 - 09.45 09.45 - 09.50 09.50 -10.00 10.00 -10.05 10.05 -10.10 10.10 -10.30 10.30 - 10.50 10.50 -11.40 11.40 - 11.45 -11.45-11.55 11.55 - selesai

PointersbyBiro KDH&Kerjasama Luar Negeri

I

Diplomatic Corps

Service Sub-Division

TENTATIF ACARA DIPLOMATIC CORPS GATHERING

Registrasi Peserta Diplomatic Corps Gathering (Peserta dipersilahkan mencicipi Welcome Snack, Coffee & Tea)

Pembukaan oleh MC.

Speecholeh Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler, Kemlu RI

Speech oleh Ketua Para Duta Besar di Jakarta (Dean of Ambassador)

Opening Speech oleh Bapak Gubernur Provinsi OKI Jakarta (atau Bapak Deputi Gubernur bidang Industri, Perdagangan dan Transportasi)

Penyerahan Cinderamata dari Bapak Gubernur kepada Dirjen. Protokol dan Konsuler Kemlu RI serta Ketua Para Duta Besar di Jakarta.

MC menyerahkan acara diskusi kepada Moderator.

Moderator memperkenalkan para Narasumber dan mempersilahkan Narasumber pertama untuk memaparkan materi presentasi.

Paparan oleh Narasumber pertama. Papa ran oleh Narasumber kedua. Diskusi Tanya Jawab

Closing Diskusi oleh Moderator. MC mengambil alih.

Penutupan oleh MC sekaligus mempersilahkan Peserta untuk menikmati Jamuan Santap Siang.