PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini ternyata memberikan pengaruh signifikan terhadap aktivitas bisnis. Berbagai teknologi mulai digunakan untuk membantu dalam menjalankan berbagai aktivitas bisnis. Dalam melaksanakan aktivitas bisnis tersebut dibutuhkan sistem informasi untuk menyediakan segala informasi yang dibutuhkan. Perusahaan dapat menjalankan sebuah sistem informasi menggunakan 2 (dua) cara yaitu secara manual dan terkomputerisasi (Krismiaji, 2002:45). Pada sistem informasi secara manual, pekerjaan dilakukan sepenuhnya oleh manusia. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi, pekerjaan manusia dibantu dengan adanya teknologi berupa komputer.
Di dalam melakukan proses pencatatan terkomputerisasi diperlukan perancangan basis data (Romney & Steinbart 2004:94). Basis data ini berfungsi untuk menyimpan data yang diperlukan oleh organisasi terkait dengan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
Salah satu perusahaan yang masih menggunakan sistem manual adalah Two Rent Car. Two Rent Car adalah salah satu perusahaan jasa penyewaan kendaraan yang berdiri di Salatiga sejak tahun 2008. Saat ini Two Rent Car sedang dalam kondisi yang makin berkembang. Dalam satu hari, dapat terjadi banyak transaksi penyewaan yang melibatkan kendaraan keluar dan masuk dalam jangka waktu yang berbeda-beda. Jumlah kendaraan yang dimiliki pun cukup banyak yaitu sekitar 85 unit mobil dan 50 unit motor. Selain menyewakan kendaraan kepada perorangan, Two Rent Car sudah mulai menyewakan ke perusahaan atau instansi di sekitar Salatiga.
mengecek saat pengembalian kendaraan, kesulitan untuk mengecek apakah suatu tansaksi sudah lunas pembayaran atau belum, pemilik kesulitan untuk mengontrol kas karena tidak ada catatan mengenai kas. Dari kesulitan yang dialami dapat dilihat bahwa dengan sistem yang manual, kegiatan mencatat transaksi, memproses dan menghasilkan laporan belum dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Kini sistem informasi yang terkomputerisasi mulai dituntut dalam sektor bisnis untuk memberikan kemudahan dalam menjalankan bisnis. Melalui aplikasi dan berbagai macam program yang tersedia di komputer, diharapkan dapat memberikan efektivitas dan efisienitas. Sistem komputerisasi akan memudahkan dalam mencatat setiap transaksi yang terjadi secara terperinci, menyimpan data dengan lebih aman dan ringkas, mengolah data lebih cepat dan mudah, serta menghasilkan informasi yang terpercaya, handal dan tepat waktu. Walau memiliki banyak kelebihan, sistem terkomputerisasi juga memiliki kekurangan yaitu membutuhkan listrik untuk menjalankan sistem, biaya perawatan yang lebih mahal dibanding sistem manual, dan resiko kehilangan data. Kekurangan tersebut harus diperhatikan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputersasi.
Masalah Penelitian
yang baru yaitu sistem yang terkomputerisasi agar setiap transaksi yang terjadi dapat tercatat, terproses dan tersimpan secara lebih efisien dan efektif.
Persoalan Penelitian
Dari masalah penelitian yang ada, maka persoalan penelitian yang akan dibahas adalah bagaimana perancangan sistem terkomputerisasi yang dapat memberi kemudahan dalam mencatat, menyimpan dan mengolah transaksi bisnis Two Rent Car. Sistem yang dirancangkan haruslah masih bersifat sederhana karena Two Rent Car baru akan beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun sistem komputerisasi ini harus dapat memberikan kelebihan dibandingkan dengan sistem manual.
Tujuan Penelitian
Sedangkan tujuan penelitian adalah merancangkan sistem informasi terkomputerisasi yang tepat sehingga dapat menjawab permasalahan yang dialami oleh Two Rent Car. Perancangan sistem terkomputerisasi ini akan dilakukan menggunakan Microsoft Access 2007. Microsoft Access 2007
adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahan kecil hingga menengah. Aplikasi ini adalah anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office.
Manfaat Penelitian
KAJIAN LITERATUR
Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari kata yaitu sistem dan informasi. Menurut James Hall sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen- komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Gondodiyoto, Sanyoto, dkk, 2006 : 92). Menurut Widjajanto, sistem merupakan sesuatu yang memiliki bagian – bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga yaitu input, proses dan output (Widjajanto, 2001 : 2). Input adalah semua arus berwujud ataupun tidak berwujud yang masuk ke dalam sistem. Proses adalah metode atau cara yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Sedangkan output adalah segala hasil atau arus yang keluar dari sistem. Sebuah sistem juga harus memiliki pengendalian. Pengendalian ini sebagai suatu proses yang dipergunakan oleh sistem untuk mengoreksi apabila terjadi kesalahan.
Menurut McLeod dalam buku Sanyoto Gondodiyoto dkk, information
is processed data, or meaningful data (2006: 95). Jadi informasi adalah data
yang telah diproses sehingga mempunyai nilai lebih bagi penggunanya. Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya (James Hall, 2001: 14). Informasi sering digunakan oleh pihak manajemen untuk mengambil sebuah keputusan atau kebijakan perusahaan. Karena itulah informasi yang dihasilkan oleh sistem haruslah informasi yang memiliki kualitas yang baik.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan merupakan salah satu dari lima siklus transaksi perusahaan . Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut (Romney & Steinbart, 2005:5). Sebenarnya siklus pendapatan pada perusahaan dagang dan jasa memiliki banyak kesamaan dalam pencatatan akuntansi. Hanya berbeda dari produk yang ditawarkan kepada konsumen. Perusahaan dagang menawarkan produk berupa barang yang riil, sedangkan perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memperoleh pendapatan atau penghasilan melalui pelayanan jasa – jasa tertentu.
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbart, 2005:74). Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Database Manajemen Sistem (DBMS)
Database manajemen sistem adalah bagian perangkat lunak yang didesain untuk memudahkan pekerjaan pengolahan data. Dengan menyimpan data ke dalam DBMS, akan lebih mudah daripada menyimpannya ke dalam sekumpulan sistem file (Kristanto, 2003:74). Beberapa keuntungan yang didapat dengan penggunaan DBMS adalah:
b. DBMS dapat mengurangi redundansi data dengan jalan menghapus data yang sama yang sering direkam berulang-ulang jika perusahaan memiliki berbagai pulau-pulau sistem yang tidak terintegrasi.
c. DBMS dapatmengurangi kerancuan data melalui pengendalian kreasi dan definisi data secara terpusat.
d. DBMS dapat mengurangi ketergantungan data-program dengan jalan memisah pandangan loigis data dari pandangan fisiknya.
e. DBMS dapat mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan program.
f. DBMS meningkatkan fleksibilitas sistem informasi karena dengan mudah dapat menjawab berbagai pertanyaan dan permintaan (query) khusus yang diajukan oleh berbagai unit organisasi yang memerlukan.
g. DBMS meningkatkan akses dan ketersediaan informasi. (Widjajanto, 2001:120).
Database dapat didesain dalam 3 (tiga) model, yaitu model hirarkis, model jaringan dan model relasional (Widjajanto, 2001:126). Model data yang paling mutakhir adalah model relasional. Model relasional adalah model yangmemperlakukan data dalam database seolah-olah disimpan dalam suatu tabel yang berhubungan dua dimensi (Widjajanto, 2001:129). Untuk mengembangkan database, diperlukan 2 (dua) jenis desain yaitu fisik dan konseptual. Desain fisik adalah desain yang menunjukkan bagaimana database itu dibentuk pada perangkat penyimpanan direct access. Sedangkan desain konseptual adalah suatu model abstrak database ditinjau dari perspektif bisnis (Widjajanto, 2001:134). Desain konseptual pada umumnya dikembangkan dengan menggunakan diagram entity-relationship (ER).
Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram)
a. Membuat tabel untuk setiap entitas. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi ( Romney & Steinbart, 2004: 134). Suatu entitas bisa terdiri dari beberapa atribut. b. Mengidentifikasi atribut. Ada 3 (tiga) jenis atribut (Romney & Steinbart,
2004:106), yaitu:
Primary key adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut, yang
secara unik mengidentifikasi baris dalam suatu tabel
Foreign key adalah suatu nilai dalam basis data yang memiliki nilai
yang sesuai dengan kunci utama/ primary key di hubungan yang lain.
Non-key attribute adalah atribut lainnya yang bukan berupa atribut
kunci.
c. Menerapkan Hubungan. Terdapat tiga jenis hubungan antara entitas yang menunjukkan hubungan kardinalitas (Romney & Steinbart, 2004:134), yaitu:
Hubungan satu-ke-satu (One –to-one relationship)
Satu anggota entitas A akan berasosiasi dengan tepat satu anggota entitas B, dan demikian pula sebaliknya.
Hubungan satu-ke-banyak (One –to-many relationship)
Satu anggota entitas A dapat diasosiasikan dengan lebih dari satu anggota entitas B, tetapi satu anggota entitas B hanya dapat diasosiasikan dengan satu anggota entitas A.
Hubungan banyak-ke-banyak (Many-to-many relationship)
Satu anggota entitas A dapat diasosiasiakan dengan lebih dari satu anggota entitas B dan demikian pula sebaliknya.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah penyewaan kendaraan “Two Rent
Car” yang beralamat di Jalan Turen no 13, Salatiga.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara terhadap pemilik dan pegawai yang bertujuan untuk mengumpulkan data – data yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan serta observasi untuk mengamati jalannya aktivitas pada siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car.
Jenis Data a. Data primer
Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya (Siagian dan Sugiarto, 2006). Pengumpulan data dilakukan melalui
wawancara langsung dengan pemilik “Two Rent Car” mengenai sejarah
berkembangnya Two Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman kendaraan, kesulitan yang terjadi selama ini, dan observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada siklus pendapatan dan pengeluaran kas Two Rent Car sehingga dapat menentukan hubungan antar entitas.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data (Siagian dan Sugiarto, 2006). Data sekunder diperoleh dari catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan.
Teknik dan Langkah Analisis
Langkah – langkah yang digunakan dalam penelitian adalah :
a. Melakukan wawancara terhadap pemilik dan pegawai untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan melakukan observasi mengenai siklus pendapatan dan pengeluaran.
b. Mengumpulkan laporan – laporan terkait dengan siklus pendapatan dan pengeluaran kas, seperti catatan transaksi, kwitansi dan catatan kendaraan.
Kemudian langkah – langkah merancang sistem informasi yang didapat saat penelitian adalah:
a. Mengidentifikasi entitas yang berhubungan dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
b. Menentukan atribut – atribut yang berhubungan dengan entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
c. Menetapkan kardinalitas antar entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
d. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
e. Merancang query, form, report, dan switchboard (menu utama) berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gambaran Singkat Objek Penelitian
Two Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak pada bidang usaha persewaan kendaraan baik motor maupun mobil. Two Rent Car didirikan pada tanggal 27 Juli 2008 oleh Herman Wahyudi, SE. Two Rent Car berlokasi di Jalan Turen no 9, Salatiga. Pada saat itu, persewaan kendaraan masih jarang dijumpai di kota Salatiga. Dengan bermodalkan 1 (satu) buah unit mobil yaitu Mazda E2000, pemilik menjalankan usahanya.
disimpan dengan lebih baik. Sasaran utama Two Rent Car adalah mahasiswa di sekitar Salatiga. Namun sewa juga dapat dilakukan untuk masyarakat umum. Saat ini pun Two Rent Car mulai menyewakan kendaraan ke perusahaan maupun instansi di sekitar kota Salatiga.
Jam kerja Two Rent Car dimulai pada pukul 08.00 – 21.00, tetapi jam tersebut dapat berubah apabila memang ada transaksi penyewaan yang mendadak. Untuk penyewaan mobil, dapat dilakukan dengan sopir maupun tanpa sopir. Pembayaran atas sewa dapat dilakukan diawal maupun di akhir penyewaan. Pengeluaran kas terjadi ketika dilakukan perawatan untuk mobil maupun motor serta membayar upah soipir Two Rent Car.
Pemegang kekuasaan tertinggi di Two Rent Car adalah pada ketua atau pemilik Two Rent Car. Dibawah ketua terdapat wakil ketua yang membantu kerja ketua. Kemudian karyawan dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu bagian keuangan dan bagian perawatan kendaraan. Bagian administrasi-keuangan terdiri dari 2 (dua) orang karyawan yang bekerja dengan shift
sedangkan bagian perawatan terdiri dari 3 (tiga) orang karyawan. Two Rent Car memiliki 7 (tujuh) orang sopir. Berikut adalah struktur organisasi Two Rent Car.
Ketua / Pemilik Two Rent Car
Wakil Ketua Two Rent Car
Bagian Administrasi-Keuangan
Bagian Perawatan
Kendaraan Sopir
Adapun pembagian tugas pada Two Rent Car adalah sebagai berikut:
a. Ketua / Pemilik Two Rent Car
Bertanggungjawab atas semua kegiatan bisnis yang terjadi atas nama Two Rent Car
Membuat kebijakan terkait dengan jalannya bisnis Mengawasi dan mengontrol jalannya bisnis
Membuat keputusan strategik untuk mengatasi masalah yang tak terduga.
b. Wakil Ketua Two Rent Car
Bertanggungjawab terhadap ketua / pemilik Two Rent Car
Membantu ketua dalam mengawasi dan mengontrol jalannya bisnis Apabila ketua tidak berada di tempat, membuat keputusan strategik untuk mengatasi masalah yang tak terduga
c. Bagian Administrasi-Keuangan
Melayani pelanggan yang akan melakukan sewa
Mencatat semua kendaraan yang dimiliki Two Rent Car Mencatat semua transaksi persewaan yang terjadi Mencatat semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi Mengelola keuangan Two Rent Car
d. Bagian Perawatan Kendaraan Menjaga kebersihan kendaraan
Menjaga kondisi mesin dan fisik kendaraan Bertanggungjawab atas penyimpanan kendaraan e. Sopir
Memenuhi transaksi sewa yang menggunakan jasa sopir
untuk mencatat down payment maupun total pembayaran sewa, sehingga terkadang sulit untuk mengecek apakah suatu transaksi sudah terselesaikan pembayarannya. Untuk pencatatan kas keluar pun sederhana tanpa ada bukti kas keluar.
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan
Siklus Pendapatan pada Two Rent Car didapat dari aktivitas menyewakan kendaraan baik mobil maupun motor. Siklus ini diawali dengan menerima pesanan sewa dari pelanggan baik melalui telepon ataupun pelanggan langsung datang ke tempat penyewaan. Untuk melakukan sewa, pelanggan dari kalangan mahasiswa hanya membutuhkan KTM sebagai syarat. Sedangkan untuk masyarakat umum yang baru pertama kali akan meminjam, syarat yang dibutuhkan adalah KTP, Kartu Keluarga dan Rekening Listrik.
Setelah dilakukan pencatatan data pelanggan, karyawan akan memeriksa apakah kendaraan yang diinginkan tersedia. Apabila kendaraan tersedia, maka transaksi sewa dapat dilakukan. Apabila kendaraan tidak tersedia, maka sewa ditolak dan disarankan untuk memilih kendaraan dengan model yang lain. Pelanggan diberi kebebasan untuk memilih kapan melakukan pembayaran atas sewa. Pembayaran dapat dilakukan tunai di awal maupun diakhir saat mengembalikan kendaraan. Untuk pembayaran diawal, pelanggan akan langsung diberi kwitansi. Sedangkan untuk pembayaran diakhir, kwitansi juga baru akan diserahkan diakhir saat pembayaran dilakukan. Berikut adalah
Bagian Administrasi-Keuangan Pelanggan Mencatat data pelanggan dan melihat ketersediaan kendaraan Ketersediaan kendaraan yang akan
disewa
Tidak tersedia Tersedia
pelanggan
Menerima pesanan sewa
Membayar diawal/ diakhir
Pesanan tipe kendaraan yang akan disewa oleh pelanggan
Diakhir pelanggan Mencatat sewa dan membuat kwitansi Mencatat sewa ken daraan Catatan sewa D ken daraan Catatan sewa Kwitansi pelanggan D Uang Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu
Identitas Fotocopy Kartu
Identitas
Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu
Identitas
Diawal Dari pelanggan
ken daraan
pelanggan
Kwitansi
Menghitung sisa bayar & overtime ken daraan pelanggan Menghitung jumlah bayar & overtime Kwitansi Kwitansi pelanggan pelanggan Uang Membuat kwitansi Uang Membuat kwitansi Dari pelanggan Dari pelanggan Untuk pembayaran diakhir Untuk pembayaran diawal
Pada Siklus Pendapatan Two Rent Car, dokumen yang dipergunakan kurang dapat menangkap aktivitas bisnis yang terjadi. Dibutuhkan dokumen yang berfungsi sebagai surat bukti peminjaman kendaraan yang nantinya diberikan kepada pelanggan. Dalam dokumen tersebut juga terekam jumlah pembayaran yang dilakukan dimuka/down payment. Kemudian kwitansi sebaiknya diganti dengan bukti pembayaran lunas yang nantinya diberikan ketika pelanggan melunasi pembayaran. Proses dilakukan menggunakan sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam mengupdate file Two Rent Car. Berikut adalah rekomendasi flowchart siklus pendapatan Two Rent Car:
Bagian Administrasi-Keuangan
Pelanggan
Ketersediaan kendaraan yang akan
disewa
Tidak tersedia Tersedia
pelanggan Membayar diawal/ diakhir Diakhir Diawal ken daraan Pelanggan Mencatat data pelanggan dan melihat ketersediaan kendaraan input Penyewaan Menerima sewa Input
Mencatat sewa dan membuat bukti penyewaan Bukti penyewaan D Input
Mencatat sewa dan membuat bukti
penyewaan
Bukti
penyewaan kendaraan
D
Pelanggan
Penyewaan Penyewaan
Pesanan tipe kendaraan yang akan disewa oleh pelanggan
Laporan sewa Laporan sewa Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu Identitas Fotocopy Kartu
Identitas Fotocopy Kartu Identitas
Uang
Dari Pelanggan
Pelanggan
ken daraan
Menghitung overtime dan total pembayaran Penyewaan
Bukti Pembayaran
Laporan Penerimaan Kas
Bukti Penyewaan
Pelanggan Pemilik
Uang
Untuk pembayaran diawal & diakhir
Membuat bukti pembayaran dan laporan penerimaan
kas Kas
Dari pelanggan
Bukti Penyewaan
N Input
Input
Gambar 4.
Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car (lanjutan)
Rangkaian Aktivitas Siklus Pengeluaran
tertentu. Biaya upah sopir terjadi untuk penyewaan dengan menggunakan jasa sopir. Berikut adalah flowchart siklus pengeluaran kas Two Rent Car.
Bagian Administrasi-Keuangan Bagian Perawatan Kendaraan Sopir Catatan kendaraan yg hrs diservis A B Nota servis Membuat catatan pengeluaran kas Nota servis Catatan pengeluaran kas Pemilik Catatan upah sopir Struk pembelian bensin Struk pembelian bensin Catatan upah sopir D D D Menyerahkan ke bag. perawatan kendaraan Uang Membuat catatan upah sopir Mulai A Catatan kendaraan yg hrs diservis Mengambil mobil dan melakukan servis Catatan kendaraan yg hrs diservis kend araan Dealer/bengkel Dealer/bengkel
Nota servis kend araan B Uang Struk pembelian bensin Menyerahkan ke bag.
Adm-keuangan Uang Membeli bensin Struk pembelian bensin B
Gambar 5. Flowchart Siklus Pengeluaran
sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam melihat jadwal servis kendaraan, mengecek penyewaan yang menggunakan bensin, serta dalam mengupdate file Two Rent Car. Berikut adalah rekomendasi flowchart siklus pengeluaran Two Rent Car:
Bagian Administrasi-Keuangan Bagian Perawatan Kendaraan Sopir
Catatan pengeluaran kas A Pemilik Catatan kendaraan yg hrs diservis Nota servis B Nota servis Membuat bukti kas keluar dan
laporan pengeluaran kas Pengeluaran Bukti Kas Keluar Catatan upah sopir Struk pembelian bensin Catatan upah sopir Struk pembelian bensin D D D Menyerahkan ke bag. perawatan kendaraan N Uang Membuat catatan upah sopir Mulai Input A Catatan kendaraan yg hrs diservis Mengambil mobil dan melakukan servis Catatan kendaraan yg hrs diservis kend araan Dealer/bengkel Dealer/bengkel
Nota servis kend araan B Uang Struk pembelian bensin Menyerahkan ke bag.
Adm-keuangan Uang Membeli bensin Struk pembelian bensin B
Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas a. Siklus Pendapatan Two Rent Car
Siklus Pendapatan Two Rent Car memiliki 7 (tujuh) entitas yang saling berhubungan. Entitas tersebut adalah entitas kendaraan, entitas penyewaan, entitas pelanggan, entitas kas, entitas penerimaan kas, entitas paket sewa dan entitas karyawan. Dalam suatu sistem, entitas satu dengan yang lain akan memiliki hubungan. Berikut adalah gambaran hubungan antar entitas yang dimiliki oleh Two Rent Car.
1. Hubungan entitas kendaraan dengan penyewaan
Hubungan antara entitas kendaraan dengan penyewaan adalah
one-to-many karena setiap kendaraan bisa berkaitan dengan banyak
penyewaan, dan setiap satu penyewaan hanya dapat terdiri dari satu kendaraan.
2. Hubungan entitas paket sewa dengan penyewaan
Hubungan antara entitas paket sewa dengan penyewaan adalah
one-to-many karena setiap paket sewa bisa berkaitan dengan banyak
penyewaan, dan setiap penyewaan hanya dapat terdiri dari satu paket sewa.
3. Hubungan entitas penyewaan dengan pelanggan
Hubungan antara entitas penyewaan dengan pelanggan adalah one-to-many karena setiap satu transaksi penyewaan selalu berhubungan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa melakukan lebih dari satu transaksi penyewaan.
4. Hubungan entitas penyewaan dengan karyawan
Hubungan antara entitas penyewaan dengan karyawan adalah one-to-many karena setiap satu transaksi penyewaan akan dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi penyewaan.
5. Hubungan entitas penyewaan dengan penerimaan kas
Hubungan antara entitas penyewaan dengan penerimaan kas adalah
dengan satu transaksi penerimaan kas, dan satu transaksi penerimaan kas akan terhubung dengan satu transaksi penyewaan.
6. Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan.
Hubungan antara entitas penerimaan kas dengan karyawan adalah
one-to-many karena setiap satu transaksi penerimaan kas akan dilayani oleh
satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi penerimaan kas.
7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan
Hubungan antara entitas penerimaan kas dengan pelanggan adalah
one-to-many karena setiap satu transaksi penerimaan kas selalu
berhubungan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa melakukan lebih dari satu transaksi penerimaan kas.
8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan kas
Hubungan antara entitas kas dengan penerimaan kas adalah
one-to-many karena setiap penerimaan kas kas terhubung dengan satu kas,
dan kas dapat tehubung dengan banyak transaksi penerimaan kas.
Kendaraan Penyewaan Pelanggan
Kas Penerimaan
Kas Karyawan
Paket Sewa
Pada Siklus Pendapatan Two Rent Car, setiap entitas memiliki atribut yang mengandung informasi mengenai entitas tersebut. Berikut adalah atribut yang dimiliki oleh tiap entitas:
1. Entitas Kendaraan
Atribut untuk entitas kendaraan adalah nomor polisi kendaraan, ID mobil, jenis kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, warna kendaraan, pemilik kendaraan, dan status kendaraan.
2. Entitas Paket Sewa
Atribut untuk entitas paket sewa adalah kode paket, tipe kendaraan, ID mobil, keterangan, tariff, dan jam.
3. Entitas Penyewaan
Atribut untuk entitas penyewaan adalah nomor penyewaan, tanggal transaksi, jam sewa, lama pinjam, tanggal kembali, jam kembali, total pembayaran, dan DP.
4. Entitas Pelanggan
Atribut untuk entitas pelanggan adalah kode pelanggan, nama pelanggan, nomor kartu identitas, jenis kartu identitas, alamat pelanggan, dan nomor telepon.
5. Entitas Karyawan
Atribut untuk entitas karyawan adalah nomor induk karyawan, nama karyawan, jenis kartu identitas, nomor kartu identitas, alamat karyawan, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan.
6. Entitas Penerimaan Kas
Atribut untuk entitas pengembalian adalah nomor bukti pembayaran, tanggal transaksi, jam transaksi, overtime dan total pembayaran.
7. Entitas Kas
c
e g
i Kendaraan
PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan Penyewaan
PK: Nomor penyewaan NKA:Tgl. Transaksi Jam transaksi Lama pinjam Tgl kembali Jam kembali Tgl kembali Total Pembayaran DP Pelanggan
PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Jenis kartu Identitas Nomor Kartu Identitas Alamat pelanggan Nomor telepon
Kas
PK: No. akun NKA Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir
Penerimaan Kas
PK: No. bukti pembayaran NKA: Tgl. Transaksi Jam Transaksi Overtime Total bayar
Karyawan
PK: NIK
NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Jenis kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan Paket Sewa
PK: Kode Paket NKA: Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif Jam
Keterangan:
PK: Primary key
NKA: Non Key Atribut
Gambar 8. ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car dengan Atribut
c
g
i Kendaraan
PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan Penyewaan PK: Nomor bukti penyewaan FK: Kode pelanggan NIK
Kode paket No polisi kendaraan NKA:Tgl. Transaksi Jam Transaksi Lama pinjam Tgl kembali Jam Kembali Total Pembayaran DP Status Pelanggan
PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat pelanggan Nomor telepon
Kas
PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir
Penerimaan Kas
PK: No. bukti pembayaran FK: No. bukti penyewaan, Kode pelanggan NIK
No akun NKA: Tgl. Transaksi Jam Transaksi Overtime Total bayar
Karyawan
PK: NIK
NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan Paket Sewa
PK: Kode Paket NKA:Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif Jam Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
NKA: Non Key Atribut
Gambar 9.
Rancangan ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car Full Atribut
b. Siklus Pengeluaran Two Rent Car
1. Hubungan entitas kendaraan dengan kegiatan operasional
Hubungan antara entitas kendaraan dengan perawatan kendaraan adalah one-to-many karena setiap kendaraan bisa berkaitan dengan banyak kegiatan operasional, dan setiap satu kegiatan operasional hanya terdiri dari satu kendaraan.
2. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan dealer/bengkel
Hubungan antara entitas kegiatan operasional dengan dealer/bengkel adalah one-to-many karena setiap satu transaksi perawatan kendaraan selalu berhubungan dengan satu dealer/bengkel, dan setiap
dealer/bengkel bisa terhubung dengan lebih dari satu transaksi
kegiatan operasional.
3. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan karyawan
Hubungan antara entitas kegiatan operasional dengan karyawan adalah
one-to-many karena setiap satu transaksi kegiatan operasional akan
dilayani oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi kegiatan operasional.
4. Hubungan entitas kegiatan operasional dengan pengeluaran kas
Hubungan antara entitas perawatan kendaraan dengan pengeluaran kas adalah one-to-one karena setiap transaksi kegiatan operasional akan berhubungan dengan satu transaksi pengeluaran kas, dan satu transaksi pengeluaran kas akan terhubung dengan satu transaksi kegiatan operasional.
5. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan karyawan.
Hubungan antara entitas pengeluaran kas dengan karyawan adalah
one-to-many karena setiap satu transaksi pengeluaran kas akan dilayani
oleh satu karyawan, dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pengeluaran kas.
6. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan dealer/bengkel
berhubungan dengan satu dealer/bengkel, dan setiap dealer/bengkel bisa melakukan lebih dari satu transaksi pengeluaran kas.
7. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas kas
Hubungan antara entitas kas dengan pengeluaran kas adalah
one-to-many karena setiap pengeluaran kas terhubung dengan satu kas, dan
kas dapat tehubung dengan banyak transaksi pengeluaran kas.
Kendaraan Kegiatan Operasional Dealer/Bengkel
Pengeluaran Kas Karyawan
Kas
Gambar 10. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car
Pada Siklus Pengeluaran Two Rent Car, setiap entitas memiliki atribut yang mengandung informasi mengenai entitas tersebut. Berikut adalah ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car beserta atribut yang dimiliki.
1. Entitas Kendaraan
Atribut untuk entitas kendaraan adalah nomor polisi kendaraan, jenis kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, warna kendaraan, pemilik kendaraan, dan status kendaraan.
2. Entitas Kegiatan Operasional
Atribut untuk entitas perawatan kendaraan adalah nomor kegiatan operasional, tanggal transaksi, jenis kegiatan operasional, keterangan. 3. Entitas Dealer/bengkel
Atribut untuk entitas dealer/bengkel adalah kode dealer/bengkel, nama
4. Entitas Karyawan
Atribut untuk entitas karyawan adalah nomor induk karyawan, nama karyawan, jenis kartu identitas, nomor kartu identitas, alamat karyawan, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan.
5. Entitas Pengeluaran Kas
Atribut untuk pengeluaran kas adalah nomor pengeluaran kas, tanggal transaksi, dan upah.
6. Entitas Kas
Atribut untuk entitas kas adalah nomor akun, tanggal transaksi, nominal, dan saldo akhir.
Kas
PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir
Kegiatan Operasional
PK: No. kegiatan operasional NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan
Pengeluaran kas
PK: Nomor kas keluar NKA: Tgl. Transaksi Upah
Dealer/bengkel PK: Kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat
No. telepon
Karyawan PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan Kendaraan
PK: Nomor polisi kendaraan NKA: ID mobil
Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan Keterangan:
PK: Primary key
NKA: Non Key Atribut
Gambar 11. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car dengan Atribut
Kas
PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir
Pengeluaran kas
PK: No. bukti kas keluar FK: No. keg. operasional NIK
Kode dealer/bengkel No akun
NKA: Tgl. Transaksi Upah
Dealer/bengkel
PK: kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat
No. telepon
Karyawan PK: NIK
NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan Kegiatan Operasional
PK: No. kegiatan operasional FK: No. Polisi Kendaraan Kode Dealer/bengkel NIK
NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan Kendaraan
PK: Nomor polisi kendaraan NKA: ID mobil
Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
NKA: Non Key Atribut
Gambar 12.
Rancangan ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car Full Atribut
operasional. Berikut adalah gabungan ERD Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran.
Kas
PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal Saldo akhir
Pengeluaran kas
PK: No. bukti kas keluar FK: No. keg. operasional NIK
Kode dealer/bengkel No akun NKA: Tgl. Transaksi Total bayar
Dealer/bengkel
PK: Kode dealer/bengkel NKA: Nama dealer/bengkel Alamat
No. telepon
Kegiatan Operasional
PK: No. kegiatan operasional FK: NIK
No Polisi Kendaraan Kode Dealer/bengkel NKA: Tanggal transaksi Jenis keg. operasional Keterangan
Pengupahan Sopir
PK: No. pengupahan sopir FK: No Bukti Penyewaan NIK
NKA: Tanggal transaksi No. penyewaan Upah.
Karyawan
PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan
Kendaraan
PK: Nomor polisi kendaraan NKA:ID mobil Jenis kendaraan Merek kendaraan Tipe kendaraan Warna kendaraan Pemilik kendaraan Status kendaraan Paket Sewa
PK: Kode Paket NKA: Tipe Kendaraan ID mobil Keterangan Tarif. Jam
Penerimaan Kas
PK: No. bukti pembayaran FK: No. bukti penyewaan, Kode pelanggan Kode karyawan No akun NKA: Tgl. Transaksi Overtime Total bayar
Pelanggan
PK: Kode pelanggan NKA: Nama pelanggan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Jenis kelamin Nomor telepon Pengeluaran Kas Lain-Lain
PK: No. kas keluar lain-lain FK: No. akun
NIK NKA: Tgl. Transaksi Keterangan Total
Penyewaan
PK: Nomor bukti penyewaan FK: Kode pelanggan Kode karyawan No Polisi Kendaraan Kode Paket NKA:Tgl. Transaksi Jam Transaksi Lama meminjam Tgl kembali Jam kembali Total Pembayaran Status Karyawan
PK: NIK NKA: Nama karyawan Nomor Kartu Identitas Kartu Identitas Alamat karyawan Tempat tgl. Lahir Jenis kelamin Nomor telepon Jabatan
Kas
PK: No. akun NKA: Tgl. Transaksi Nominal
Saldo akhir Penerimaan Kas Lain PK: No. kas masuk lain-lain FK: No. akun
NIK NKA: Tgl. Transaksi Keterangan Total Keterangan:
PK: Primary Key
FK: Foreign Key
NKA: Non Key Atribut
Perancangan Sistem Informasi
Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (field) dan baris (record).
Dibutuhkan 13 tabel untuk menyimpan informasi yang terjadi pada siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car. Berikut ini adalah penjelasan mengenai 13 tabel tersebut.
Tabel Kendaraan
Tabel kendaraan ini bertujuan untuk menyimpan data – data tiap kendaraan. Tabel kendaraan ini memiliki 8 (delapan) field, yaitu nomor polisi (primary key) dengan jenis data text dan field size 10, ID mobil dengan jenis data text dan field size 5, jenis kendaraan dengan jenis data text dan field size 12, merek dengan jenis data text dan field size 10, tipe dengan jenis data text dan field size 20, warna dengan jenis data text dan fieldsize 15, pemilik dengan jenis data text dan field size 30, dan status dengan jenis data text dan field size 15. Berikut adalah gambaran desain tabel kendaraan:
Gambar 14. Desain Tabel Kendaraan
Di dalam tabel kendaraan berisi data kendaraan. Primary key tabel ini adalah nomor polisi kendaraan. Berikut adalah tabel kendaraan setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel Paket Sewa
Tabel paket ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai tarif tiap tipe kendaraan. Tabel ini memiliki 5 (lima) field, yaitu kode paket (primary key) dengan jenis data adalah text dengan field size 4, tipe kendaraan dengan jenis data text dan field size 30, ID mobil dengan jenis data text dan field size 5, keterangan paket dengan jenis data text
dan fieldsize 20, tarif dengan jenis data currency, format standard, dan
decimal places 0, dan jam dengan jenis data date/time dan format short
time. Berikut adalah gambaran desain tabel paket:
Gambar 15. Desain Tabel Paket Sewa
Di dalam tabel paket berisi data paket. Primary key tabel ini adalah kode paket yang diawali dengan MB untuk mobil dan MT untuk sepeda motor. Berikut adalah tabel paket setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 2. Tabel Paket Sewa
Tabel Penyewaan
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data – data pada saat terjadi transaksi penyewaan. Tabel ini memiliki 14 field, yaitu nomor sewa (
dengan jenis data date/time dan format medium date, jam dengan jenis data date/time dan format short date, lama pinjam dengan jenis data number, tanggal kembali dengan jenis data date/time dan format
medium date, jam kembali dengan jenis data date/time dan format
short date, kode pelanggan dengan jenis data text dan field size 5,
nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, kode sopir dengan jenis data text dan field size 4, nomor polisi dengan jenis data text dan field size 10, total bayar dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, DP dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, dan status dengan jenis data text
[image:30.595.97.509.157.583.2]dan field size 5 . Berikut adalah gambaran desain tabel paket:
Gambar 16. Desain Tabel Penyewaan
Di dalam tabel penyewaan berisi data pada saat transaksi sewa.
Primary key tabel ini adalah nomor sewa yang diawali dengan NS.
Tabel 3. Tabel Penyewaan
Tabel Penerimaan Kas
Tabel ini berisi untuk menyimpan data – data mengenai penerimaan kas saat pengembalian kendaraan. Terdapat 9 (sembilan) field dalam tabel ini yaitu nomor bukti bayar (primary key) dengan jenis data text
dan field size 6, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan
format medium date, jam dengan jenis data date/time dan format short time, nomor sewa dengan jenis data text dan field size 7, kode pelanggan dengan jenis data text dan field size 5, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, kurang bayar dengan jenis data currency, overtime dengan jenis data currency, dan total dengan jenis data currency. Berikut adalah gambaran desain tabel penerimaan kas:
Gambar 17. Desain Tabel Penerimaan Kas
Di dalam tabel pengembalian berisi data pengembalian. Primary key
Tabel 4. Tabel Penerimaan Kas
Tabel Kegiatan Operasional
Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai transaksi kegiatan operasional yang terdiri dari perawatan kendaraan dan pembelian bensin. Terdapat 7 ( tujuh ) field dalam tabel ini yaitu nomor operasional (primary key) dengan jenis data text dan fieldsize 5, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan format medium date, kode dealer dengan jenis data text dan field size 4, nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, nomor polisi dengan jenis data text dan field size 7, jenis kegiatan dengan jenis data text dan
field size 50, dan keterangan dengan jenis data text dan field size 50 .
Berikut adalah gambaran desain tabel kegiatan operasional:
Gambar 18. Desain Tabel Kegiatan Operasional
Di dalam tabel kegiatan operasional berisi data saat transaksi kegiatan operasional. Primary key tabel ini adalah nomor operasional yang diawali dengan kode OP. Berikut adalah tabel kegiatan operasional setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel Pengupahan Sopir
Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai transaksi pengupahan sopir. Terdapat 7 (tujuh) field dalam tabel ini yaitu nomor pengupahan (primary key) dengan jenis data text dan field size 5, tanggal transaksi dengan jenis data date/time dan format
medium date, nomor sewa dengan jenis data text dan field size 7,
tujuan dengan jenis data text dan field size 20, upah dengan jenis data
currency, format standard dan decimal places 0, nomor induk
karyawan dengan jenis data text dan fieldsize 4, dan kode sopir dengan jenis data text dan field size 4. Berikut adalah gambaran desain tabel kegiatan pengupahan sopir:
Gambar 19. Desain Tabel Pengupahan Sopir
Di dalam tabel kegiatan pengupahan sopir berisi data saat transaksi kegiatan pengupahanan sopir. Primary key tabel ini adalah nomor pengupahan yang diawali dengan kode UP. Berikut adalah tabel kegiatan pengupahan sopir setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 6. Tabel Pengupahan Sopir
[image:33.595.99.512.120.766.2]Tabel Pengeluaran Kas
nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4, total bayar dengan jenis data currency, format standard dan decimal places
[image:34.595.100.522.150.710.2]0. Berikut adalah gambaran desain tabel pengeluaran:
Gambar 20. Desain Tabel Pengeluaran Kas
Di dalam tabel pengeluaran berisi data pengeluaran kas. Primary key
pada tabel ini adalah nomor kas keluar yang diawali dengan kode KK. Berikut adalah tabel pengeluaran setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 7. Tabel Pengeluaran Kas
Tabel Penerimaan Kas Lain-lain
Tabel ini berisi tentang data mengenai penerimaan kas selain dari penyewaan. Terdapat 5 (lima) field dalam tabel ini, yaitu nomor penerimaan lain (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, tanggal jenis data date/time dan format medium date, keterangan dengan jenis data text dan field size 50, jumlah dengan jenis data
currency, format standard dan decimal places 0, dan nomor induk
Gambar 21. Desain Tabel Penerimaan Kas Lain-lain Di dalam tabel penerimaan kas lain-lain berisi data penerimaan kas selain dari penyewaan. Primary key pada tabel ini adalah nomor penerimaan lain yang diawali dengan kode ML. Berikut adalah tabel penerimaan kas lain-lain setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 8. Tabel Penerimaan Kas Lain-lain
Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain
Tabel ini berisi tentang data mengenai pengeluaran kas selain dari kegiatan operasional dan pengupahan. Terdapat 5 (lima) field dalam tabel ini, yaitu nomor pengeluaran lain (primary key) dengan jenis data
text dan field size 4, tanggal jenis data date/time dan format medium date, keterangan dengan jenis data text dan field size 50, jumlah dengan jenis data currency, format standard dan decimal places 0, dan nomor induk karyawan dengan jenis data text dan field size 4. Berikut adalah gambaran desain tabel pengeluaran kas lain-lain:
Gambar 22. Desain Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain
adalah tabel pengeluaran kas lain-lain setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 9. Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain
Tabel Pelanggan
Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang terkait dengan informasi pelanggan. Dalam tabel ini terdapat 6 (enam) field
yaitu kode pelanggan (primary key) dengan jenis data text dan field size 5, nama pelanggan dengan jenis data text dan field size 30, kartu identitas dengan jenis data text dan fieldsize 3, nomor identitas dengan jenis data text dan field size 16, alamat dengan jenis data text dan field size 50, dan nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13. Berikut adalah gambaran desain tabel pelanggan:
Gambar 23. Desain Tabel Pelanggan
Di dalam tabel pelanggan berisi data pelanggan. Primary key tabel ini adalah kode pelanggan yang diawali dengan kode P. Berikut adalah tabel pelanggan setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 10. Tabel Pelanggan
Tabel Karyawan
yaitu nomor induk karyawan (primary key) dengan jenis data text dan
field size 4, nama karyawan dengan jenis data text dan field size 30,
kartu identitas dengan jenis data text dan field size 3, nomor identitas dengan jenis data text dan field size 16, alamat dengan jenis data text
dan field size 50, tempat lahir dengan jenis data text dan field size 15,
tanggal lahir dengan jenis data date/time dan format medium date, jenis kelamin dengan jenis data text dan field size 10, nomor telepon dengan jenis data text dan field size 13, dan jabatan dengan jenis data
[image:37.595.96.512.212.681.2]text dan fieldsize 20. Berikut adalah gambaran desain tabel karyawan:
Gambar 24. Desain Tabel Karyawan
Di dalam tabel karyawan berisi data karyawan. Primary key adalah NIK yang diawali dengan kode K. Berikut adalah tabel karyawan setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 11. Tabel Karyawan
Tabel Dealer/Bengkel
Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data mengenai dealer
atau bengkel tempat dimana kendaraan di servis. Terdapat 4 (empat)
field dalam tabel ini yaitu kode dealer (primary key) dengan jenis data
text dan field size 4, nama dealer dengan jenis data text dan field size
Gambar 25. Desain Tabel Dealer
[image:38.595.98.516.168.681.2]Di dalam tabel dealer berisi data dealer. Primary key tabel ini adalah kode dealer/bengkel yang diawali dengan inisial dealer seperti S untuk dealer Suzuki, T untuk Toyota, atau huruf B untuk Bengkel. Untuk bengkel – bengkel yang bukan merupakan langganan dapat dimasukkan ke B00. Berikut adalah tabel dealer setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 12. Tabel Dealer
Tabel Sopir
Tabel ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang terkait dengan informasi sopir. Dalam tabel ini terdapat 10 (sepuluh) field yaitu kode sopir (primary key) dengan jenis data text dan field size 4, nama sopir dengan jenis data text dan field size 30, kartu identitas dengan jenis data text dan field size 3, nomor identitas dengan jenis data text dan
field size 16, alamat dengan jenis data text dan field size 50, tempat
lahir dengan jenis data text dan fieldsize 15, tanggal lahir dengan jenis data date/time dan format medium date, jenis kelamin dengan jenis data text dan field size 10, dan nomor telepon dengan jenis data text
Gambar 26. Desain Tabel Sopir
Di dalam tabel sopir berisi data sopir. Primary key tabel ini adalah kode sopir yang diawali dengan kode S. S000 merupakan kode untuk sewa tanpa sopir. Berikut adalah tabel sopir setelah data dimasukkan ke dalam tabel.
Tabel 13. Tabel Sopir
Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil
informasi berdasarkan data- data yang disimpan dalam tabel yang kemudian dipilah menjadi sebuah data yang baru. Berikut adalah query
dimana sebagian data yang disimpan di dalam tabel diambil dan diproses menjadi sebuah data yang baru.
1. Query Penyewaan
Query ini dibuat untuk menghitung jumlah bayar dan kurang bayar
[image:39.595.101.509.96.723.2]Tabel 14. Query Penyewaan
2. Query Penerimaan Kas
Query ini dibuat untuk menghitung jumlah total kas yang masuk
atas sebuah transaksi sewa. Query ini dibuat berdasarkan tabel penerimaan kas, dan query sewa. Berikut adalah query penerimaan kas:
Tabel 15. Query Penerimaan Kas
Form
Form berfungsi untuk memudahkan karyawan dalam menginput data ke dalam basis data. Dibutuhkan 13 form untuk siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car,
1. Form Kendaraan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan kendaraan. Data kendaraan ini terdiri dari nomor polisi, jenis kendaraan, merek, tipe, warna, pemilik dan status. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol
save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk
Gambar 27. Form Kendaraan 2. Form Paket Sewa
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan paket sewa kendaraan. Data paket ini terdiri dari kode paket, tipe kendaraan, keterangan, dan tarif. . Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record
untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form
paket:
Gambar 28. Form Paket Sewa 3. Form Pelanggan
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan data diri pelanggan. Data pelanggan ini terdiri dari kode pelanggan, nama, kartu identitas, nomor identitas, alamat, dan nomor telepon. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add
Gambar 29. Form Pelanggan 4. Form Karyawan
Form ini dirancang untuk memudahkan pemilik dalam menginput data terkait dengan data diri karyawan. Data karyawan ini terdiri dari nomor induk karyawan, nama, kartu identitas, nomor identitas, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, dan jabatan.
Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save
record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah
data baru, dan tombol delete recod untuk menghapus data. Berikut adalah form karyawan:
Gambar 30. Form Karyawan 5. Form Sopir
dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol delete recod untuk menghapus data. Berikut adalah form sopir:
Gambar 31. Form Sopir 6. Form Dealer/Bengkel
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan dealer/bengkel. Data dealer ini terdiri dari kode dealer/bengkel, nama dealer/bengkel, alamat dealer/bengkel, dan nomor telepon. Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record
untuk menambah data baru, dan tombol delete record untuk menghapus data. Berikut adalah form dealer/bengkel:
Gambar 32. Form Dealer/Bengkel 7. Form Penyewaan
yang dicatat dalam form ini terdiri dari nomor sewa, tanggal sewa, jam sewa, lama pinjam, tanggal kembali, jam kembali, kode pelanggan, nama pelanggan, nomor telepon, nomor induk karyawan, nama karyawan, kode sopir, nama sopir, tipe kendaraan, nomor polisi kendaraan, keterangan, tarif, total bayar, DP dan kurang bayar. Form
ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol add ID
untuk menambah nomor sewa secara otomatis, tombol save record
untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form sewa. Berikut adalah
[image:44.595.96.510.159.735.2]form dealer:
Gambar 33. Form Penyewaan 8. Form Penerimaan Kas
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan penerimaan kas dari transaksi pengembalian. Data pengembalian ini terdiri dari nomor pembayaran, tanggal transaksi, jam, nomor sewa, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal kembali, jam kembali, total bayar, DP, kurang bayar, overtime (jam), jumlah
overtime, total, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan
data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form pengembalian. Berikut adalah form
[image:45.595.101.505.167.693.2]pengembalian:
Gambar 34. Form Penerimaan Kas 9. Form Kegiatan Operasional
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan transaksi kegiatan operasional kendaraan. Data kegiatan operasional ini terdiri dari nomor operasional, tanggal transaksi, kode dealer/bengkel, nama dealer/bengkel, alamat dealer/bengkel, nomor telepon, nomor polisi kendaraan, merek kendaraan, tipe kendaraan, NIK, nama karyawan, jenis kegiatan dan keterangan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor operasional secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan tombol print record untuk mencetak form
Gambar 35. Form Kegiatan Operasional
10.Form Pengupahan Sopir
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan transaksi pengupahan sopir. Data penggajian sopir ini terdiri dari nomor pengupahan, tanggal transaksi, NIK, nama karyawan, nomor penyewaan, kode sopir, nama sopir, paket, dan upah.
Form ini dilengkapi dengan 3 (tiga) tombol bantu yaitu tombol save
record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah
[image:46.595.99.505.107.693.2]data baru, dan tombol print record untuk mencetak form pengupahan sopir. Berikut adalah form pengupahan sopir:
11.Form Pengeluaran
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan kas keluar. Data pengeluaran kas ini terdiri dari nomor kas keluar, tanggal kas keluar, nomor operasional, kode delaer, nama dealer, nomor polisi kendaraan, jenis kegiatan, keterangan, NIK, nama karyawan, dan total bayar. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor pengeluaran kas secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk menambah data baru, dan
print record untuk mencetak form pengeluaran kas. Berikut adalah
[image:47.595.99.507.131.754.2]form pengeluaran:
Gambar 37. Form Pengeluaran
12.Form Penerimaan Kas Lain-lain
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan penerimaan kas selain dari transaksi penyewaan. Data penerimaan kas lain ini terdiri dari nomor penerimaan lain-lain, tanggal, keterangan, jumlah, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor penerimaan kas lain-lain secara otomatis, tombol
save record untuk menyimpan data, tombol add record untuk
lain-Gambar 38. Form Penerimaan Lain-lain
13.Form Pengeluaran Kas Lain-lain
Form ini dirancang untuk memudahkan karyawan dalam menginput data terkait dengan pengeluaran kas selain dari kegiatan operasional dan pengupahan sopir. Data pengeluaran kas lain-lain ini terdiri dari nomor pengeluaran lain, tanggal, keterangan, jumlah, NIK, dan nama karyawan. Form ini dilengkapi dengan 4 (empat) tombol bantu yaitu tombol new ID untuk menambah nomor pengeluaran kas lain-lain secara otomatis, tombol save record untuk menyimpan data, tombol
add record untuk menambah data baru, dan print record untuk
mencetak form pengeluaran kas lain-lain. Berikut adalah form
[image:48.595.100.508.108.669.2]pengeluaran kas lain-lain:
Report
Dari aktivitas siklus pendapatan dan pengeluaran Two Rent Car, terdapat 14 buah report yang digunakan untuk mengetahui dan menampilkan data – data yang telah disimpan dalam database. Report yang dibuat terdiri dari
report kendaraan, report paket sewa, report karyawan, report sopir, report
pelanggan, report dealer, report penyewaan, report penerimaan kas, report
kegiatan operasional, report pengupahan sopir, report pengeluaran, report
kas, report penerimaan kas lain-lain, dan report pengeluaran kas lain-lain.
Report tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Report Kendaraan
Report ini berguna untuk mengetahui kendaraan yang tersedia untuk
disewa. Report ini diambil dari tabel kendaraan. Berikut adalah report
[image:49.595.99.518.165.625.2]kendaraan:
Gambar 40. Report Kendaraan
2. Report Paket Sewa
Report ini berguna untuk melihat jenis paket sewa yang tersedia di
Two Rent Car. Report ini diambil dari tabel paket sewa. Berikut adalah
Gambar 41. Report Paket Sewa
3. Report Karyawan
Report ini berguna untuk melihat data diri karyawan yang tersimpan di
database. Report ini diambil dari tabel karyawan. Berikut adalah report
karyawan:
Gambar 42. Report Karyawan
4. Report Sopir
Report ini berguna untuk melihat data diri sopir yang tersimpan di
database. Report ini diambil dari tabel sopir. Berikut adalah report
[image:50.595.98.514.101.760.2]sopir:
5. Report Pelanggan
Report ini berguna untuk melihat data pelanggan yang tersimpan di
database. Report ini diambil dari tabel pelanggan. Berikut adalah
[image:51.595.98.511.172.660.2]report pelanggan:
Gambar 44. Report Pelanggan
6. Report Dealer/Bengkel
Report ini berguna untuk melihat dealer atau bengkel mobil yang biasa
dipakai untuk melakukan perawatan kendaraan. Report ini diambil dari tabel dealer/bengkel. Berikut adalah report dealer/bengkel:
Gambar 45. Report Dealer/Bengkel
7. Report Penyewaan
Report ini digunakan untuk melihat transaksi penyewaan yang terjadi
Gambar 46. Report Penyewaan 8. Report Penerimaan Kas
Report ini berguna untuk besarnya kas yang diterima saat transaksi
pengembalian. Report ini diambil dari tabel pengembalian. Berikut adalah report penerimaan kas:
Gambar 47. Report Penerimaan Kas 9. Report Kegiatan Operasional
Report ini berguna untuk melihat kegiatan operasional yang terjadi
Gambar 48. Report Kegiatan Operasional 10.Report Pengupahan Sopir
Report ini berguna untuk melihat pengupahan sopir yang terjadi pada
bulan tertentu yang harus dilakukan pada bulan tertentu. Report ini diambil dari tabel pengupahan sopir. Berikut adalah report
pengupahan sopir:
Gambar 49. Report Pengupahan Sopir 11.Report Pengeluaran Kas
Report ini berguna untuk melihat pengeluaran kas yang terjadi pada
[image:53.595.97.522.79.722.2]bulan tertentu. Report ini diambil dari tabel pengeluaran kas. Berikut adalah report pengeluaran kas:
12.Report Penerimaan Kas Lain-lain
Report ini berguna untuk melihat penerimaan kas yang terjadi selain
[image:54.595.100.510.136.632.2]dari transaksi penyewaan. Report ini diambil dari tabel penerimaan kas lain-lain. Berikut adalah report penerimaan kas lain-lain:
Gambar 51. Report Penerimaan Kas Lain-lain 13.Report Pengeluaran Kas Lain-lain
Report ini berguna untuk melihat pengeluaran kas yang terjadi selain
dari kegiatan operasional atau pengupahan sopir. Report ini diambil dari tabel pengeluaran kas lain-lain. Berikut adalah report pengeluaran kas lain-lain
Gambar 52. Report Pengeluaran Kas Lain-lain 14.Report Kas
Report ini berguna untuk melihat saldo kas pada saat tertentu. Report
ini merupakan gabungan dari report penyewaan, report pelunasan,
report pengupahan, dan report pengeluaran kas. Berikut adalah report
Gambar 53. Report Kas
Switchboard
Switchboard digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan
program microsoft access. Dengan menggunakan switchboard pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif. Berikut adalah hierarki menu pada tampilan switchboard Two Rent Car.
Menu Utama
Menu Master
Form Master
- form dealer/bengkel
- keluar ( kembali ke menu master )
Report Master
- report kendaraan
- report paket sewa
- report pelanggan
- report dealer/bengkel
- report karyawan
- report kas
- keluar ( kembali ke menu master )
Keluar ( kembali ke menu utama )
Menu Transaksi Penerimaan Kas
form penyewaan
form penerimaan kas
form penerimaan kas lain-lain
keluar ( kembali ke menu utama )
Menu Transaksi Pengeluaran Kas
form kegiatan operasional
form penggajian sopir
form pengeluaran
form pengeluaran kas lain-lain
keluar ( kembali ke menu utama )
Menu Laporan Penerimaan Kas
report penyewaan
report penerimaan kas
report penerimaan kas lain-lain
keluar ( kembali ke menu utama )
Menu Laporan Pengeluaran Kas
report kegiatan operasional
report penggajian sopir
report pengeluaran kas lain-lain
keluar ( kembali ke menu utama )
Keluar
[image:57.595.100.511.194.621.2]Berikut adalah tampilan switchboard menu utama:
Gambar 54. Tampilan Switchboard Menu Utama
Di dalam menu utama terdapat 6 (enam) bagian, yaitu menu master, menu transaksi penerimaan kas, menu transaksi pengeluaran kas, menu laporan penerimaan kas, menu laporan pengeluaran kas dan keluar. Berikut penjelasan masing – masing menu:
1. Menu Master
Menu input ini dapat diakses oleh pemilik dan karyawan Two Rent Car. Di dalam menu input terdapat 3 menu, yaitu form master, report mater, dan keluar untuk kembali ke menu utama. Berikut ini tampilan
switchboard menu master:
Gambar 55. Tampilan Switchboard Menu Master
Form master terdiri dari 6 (enam) form, yaitu form kendaraan, form
paket sewa, form pelanggan, form karyawan, form sopir dan form
Gambar 56. Tampilan Switchboard Menu Form Master Sedangkan report master terdiri dari 7 (enam) report, yaitu report
kendaraan untuk melihat kendaraan yang tersedia untuk disewa, report
paket sewa untuk melihat jenis paket dan tarif yang ada, report
pelanggan untuk melihat data pelanggan, report karyawan untuk melihat data karyawan, report sopir untuk melihat data sopir, report
dealer untuk melihat daftar dealer/bengkel, dan report kas untuk melihat jumlah kas pada waktu tertentu. Keluar digunakan untuk kembali ke menu master. Berikut ini tampilan switchboard menu
[image:58.595.98.510.96.665.2]report master:
Gambar 57. Tampilan Switchboard Menu Report Master 2. Menu Transaksi Penerimaan Kas
Gambar 58.
Tampilan Switchboard Menu Transaksi Penerimaan Kas 3. Menu Transaksi Pengeluaran Kas
Menu transaksi pengeluaran kas ini dapat
