1
PERANCANGAN DATABASE PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN
(STUDI KASUS PADA TOKO SHINTA TEKSTIL/KORDEN KUDUS)
Valentina Stefany Muljono
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga
Pendahuluan
Seiring dengan berkembangnya waktu, sebuah perusahaan sering kali
mengalami kesulitan ketika perusahaan itu semakin berkembang. Kondisi
demikian menuntut agar setiap karyawan memiliki tugas yang terstandar dan tidak
saling lempar tanggung jawab yang membuat kegiatan operasional perusahaan
berjalan lambat.
Dengan demikian, sistem informasi sangat diperlukan dalam menjalankan
aktivitasnya. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat 5 (lima) siklus transaksi,
dua dari lima siklus tersebut adalah siklus pendapatan dan pengeluaran. Siklus
pendapatan ini terdiri dari penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan,
pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, penagihan kepada pelanggan, dan
penerimaan kas (Krismiaji 2002:269). Siklus pengeluaran ini terdiri dari
pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang, dan
2
Toko Shinta adalah salah satu perusahaan dagang yang berkembang pesat.
Toko Shinta merupakan bentuk usaha yang bergerak di bidang dagang yang
menjual berbagai macam kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover,
korden, pakaian, tas dan kain. Pemasaran produk langsung kepada pelanggan.
Aktivitas operasional di Toko Shinta pada alir dokumen dilakukan secara manual
dan juga semakin banyaknya transaksi yang ada sehingga aktivitas operasional di
Toko Shinta masih sangat terbatas dan membutuhkan pengontrolan terhadap
dokumen-dokumen yang ada. Alir dokumen di Toko Shinta yaitu dokumen
permintaan pesanan, penjualan produk, pembelian barang, dan pengontrolan
barang.
Dalam proses pencatatan pendapatan dan pengeluaran secara
komputerisasi maka diperlukan perancangan database yang baik. Database ini
digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan proses transaksi
yang dilakukan oleh Toko Shinta yang dapat menghasilkan informasi yang baik
dan berguna untuk pengelolaan perusahaan. Pencatatan yang dilakukan belum
dilakukan dengan aplikasi program tertentu yang mendukung yang dapat
memungkinkan terjadinya kesalahan pada aktivitas tersebut. Untuk itu Toko
Shinta memerlukan rancangan database dalam pencatatan siklus pendapatan dan
pengeluaran. Database yang dapat diterapkan dalam Toko Shinta adalah dengan
menggunakan Microsoft Access 2007.
Penelitian ini berfokuskan pada perancangan dua siklus transaksi,
dikarenakan dua siklus tersebut merupakan aktivitas utama yang mendukung
3
untuk melihat aktivitas operasional yang dijalankan oleh perusahaan dalam
penggunaan sistem informasi manual, memperkenalkan perancangan sistem
berbasis terkomputerisasi. Pentingnya perancangan database supaya memudahkan
dalam kegiatan aktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang terdapat dalam
siklus pendapatan dan pengeluaran, mendorong peneliti untuk melakukan
penelitian hanya berfokus pada perancangan database siklus pendapatan dan
pengeluaran.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas masalah yang
terjadi adalah bahwa siklus pendapatan dan pengeluaran pada Toko Shinta
membutuhkan perancangan database sehingga masing-masing bagian dapat
menjalankan fungsinya dengan maksimal dan aktivitas-aktivitas operasional pada
Toko Shinta menjadi lancar.
Persoalan Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, dapat
diidentifikasikan persoalan penelitian adalah bagaimana perancangan database
dengan mengunakan Microsoft Access 2007 berkaitan dengan siklus pendapatan
4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini untuk membuat rancangan database pada siklus
pendapatan dan pengeluaran Toko Shinta dengan menggunakan Microsoft Access
2007. Sehingga Sistem Keuangan Toko Shinta memiliki pedoman operasional
yang digunakan untuk memastikan semua keputusan dan tindakan, serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota-anggota
organisasi berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Manfaat Penelitian
Ada beberapa manfaat dari penelitian ini, yaitu:
1. Bagi Toko Shinta: hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan atau masukan-masukan serta memberikan proses pencatatan
yang efektif dan efisien.
2. Bagi Penulis: hasil penelitian ini dapat memberikan pengalaman dalam
perancangan database dan tentang Microsoft Access 2007.
Batasan Penelitian
Di dalam penelitian ini informasi yang didapat peneliti terkait siklus pendapatan
dan siklus pengeluaran hanya untuk barang dagang saja, bahan pembantu tidak
5 Kajian Teori
Perancangan
Perancangan adalah sebuah proses penterjemahkan kebutuhan pemakai informasi
ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai
informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001:51). Perancangan merupakan
tahapan dari analisis sistem dimana pada perancangan sistem digambarkan
rancangan sistem yang dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu
aplikasi (Jogiyanto, 2002).
Database
Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) database adalah suatu gabungan file
yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Menurut Krimiaji
(2002:94) database adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang
besar.
Tahap-tahap Perancangan Database
Menurut Krismiaji (2002:142) perancangan sebuah databa se pada dasarnya
melibatkan enam tahap yang bersifat repetitif (berulang). Tahap-tahap tersebut
6
1. Perencanaan (Planning)
Tahap pertama dalam merancang sebuah database adalah membuat
perencanaan untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan
perancangan sistem databa se yang baru. Tujuannya adalah untuk
memastikan apakah sistem yang diusulkan secara teknologi dan
secara ekonomi layak atau tidak. Jika layak, maka proyek harus
dilanjutkan ke tahap kedua, yaitu penetapan persyaratan database.
2. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis)
Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang
diusulkan, menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat
lunak, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
Lingkup proyek harus dikonsultasikan terlabih dahulu dengan
manajemen dan mencerminkan kebutuhan informasi organisasi,
dan tujuan/sasaran stategik.
3. Perancangan
Tahap ketiga dari proses perancangan database adalah
perancangan. Perancangan mencakup perancangan logis dan
perancangan fisik. Kegiatan pokok dalam perancangan logis adalah
melengkapi external level schema dan menerjemahkan persyaratan
data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level
7
primary key dan secondary key. Perancangan Fisik (Physica l
Design) adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam
struktur penyimpanan fisik. Pertama, skema tingkat konseptual
diterjemahkan ke dalam skema level internal. Kedua, membuat
kamus data (data dictionary). Ketiga, menentukan jenis data yang
akan disimpan dan diakses secara fisik.
4. Pemrograman (Coding)
Tahap keempat dalam perancangan database adalah
menterjemahkan skema fisik ke dalam struktur database yang akan
menjadi sistem final. Pada tahap ini pula dilakukan pembuatan
program komputer atau program aplikasi yang baru, atau
modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya. Hal yang
perlu diperhatikan pada tahap ini adalah analisis secara hati-hati
tentang alternatif rancangan.
5. Implementasi
Tahap kelima dalam perancangan database adalah implementasi.
Tahap implementasi mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan
dengan penerapan dan penggunaan sistem data base yang baru.
Kegiatan implementasi ini meliputi transfer data dari file yang lama
ke dalam sistem database baru, menyusun program aplikasi baru
dan memodifikasi program aplikasi yang lama, dan melatih
8
6. Operasi dan Pemeliharaan
Tahap terakhir dalam perancangan databa se adalah operasi dan
pemeliharaan. Tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan
dengan pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan sistem
database yang baru. Kegiatan ini mencakup pemantauan kinerja
dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan
perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodifikasi.
Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) sistem database dibangun untuk
mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama.
Model Data REA (Resource Event Agent)
Menurut Romney dan Steinbart (2006:134) Model data REA secara khusus
depergunakan dalam desain database Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai
alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang
mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Model data REA memberikan
petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang
seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara menentukan
bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Menurut Krismiaji (2002:145) Pembuatan model data adalah proses
mendefinisikan sebuah database sehingga database benar-benar mengekspresikan
9
model adalah penyederhanaan suatu masalah. Tujuan dibuatnya sebuah model
data adalah agar sistem dapat merekam dan menyimpan data tentang setiap
aktivitas bisnis yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan perusahaan. Pembuatan model data
ini terjadi pada tahap analisis persyaratan (tahap kedua) dan tahap perancangan
logis (tahap ketiga) pada perancangan database. Dua jenis alat yang digunakan
oleh para akuntan untuk melaksanakan pembuatan model data adalah model data
REA dan diagram Entity-Relationship.
Model data ini digunakan dalam merancang sebuah database. REA adalah
sebuah akronim yang menunjukkan bahwa model data ini berisi informasi tentang
tiga jenis obyek yang sangat fundamental, yaitu: Resources (sumberdaya) yang
dibeli dan digunakan oleh organisasi, Events (kejadian/transaksi) yang terjadi
dalam sebuah organisasi, dan Agents (individu) yang berpartisipasi dalam events.
Istilah resources (sumberdaya) meliputi semua identifiable object yang
memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Sebagian besar obyek yang secara
tradisional oleh akuntan dikelompokkan ke dalam kelompok aktiva (kas,
persediaan barang, pemasok, gudang, pabrik, dan lain-lain) pada dasarnya
merupakan sumber daya. Istilah event jika diartikan secara luas mencakup semua
aktivitas bisnis. Dengan demikian dalam model data REA tidak hanya terbatas
pada transaksi yang nantinya akan dicatat dalam jurnal. Pengertian events juga
meliputi transaksi bisnis lainnya yang tidak secara normal dicatat dalam jurnal.
Dengan demikian, maka yang disebut event adalah kejadian ekonomi yang secara
10
sekelompok orang dalam organisasi yang mengumpulkan data untuk membantu
merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi kinerja aktivitas bisnis. Contoh
agent antara lain adalah karyawan, pemasok, pelanggan, dan lain-lain. Ada empat
jenis hubungan antar entity yang menunjukkan kardinalitas maksimum, yaitu :
1. Hubungan satu ke satu (1 : 1)
2. Hubungan satu ke banyak (1 : n)
3. Hubungan banyak ke satu (n : 1)
4. Hubungan banyak ke banyak (n : n)
Siklus Pendapatan
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pendapatan merupakan kejadian
yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan
kas yang terkait dengan distribusi tersebut. Menurut Krismiaji (2002:269)
mendefinisikan siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi
secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan
penyerahan barang dan jasa tersebut.
Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pendapatan
adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan penjualan dan perolehan kas.
11
1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan, dicatat dengan
menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan.
2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, dicatat dengan
menggunakan sistem aplikasi pengiriman.
3. Penagihan kepada pelanggan, dicatat dengan menggunakan sistem
aplikasi penagihan.
4. Penerimaan kas dari pembeli (baik dari penjualan tunai maupun
pelunasan piutang), dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi
penerimaan kas.
Siklus Pengeluaran
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pengeluaran merupakan
kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta
pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. Menurut
Krismiaji (2002:319) mendefinisikan siklus pengeluaran adalah serangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan
pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.
Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pengeluaran
adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan pembelian dan perolehan
12
Dalam siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus
kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi
akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan
utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan
empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan
utang dan sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan
pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus
buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus
lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus
pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan
juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga
mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke
dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.
Metode Penelitian
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan
Satuan analisis dalam penelitian ini adalah Toko Shinta Tekstil/Korden yang
beralamatkan di Jl. Jendral Sudirman 10 A, Kudus-Jawa Tengah. Sedangkan
satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah siklus pendapatan dan siklus
13 Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder.
Adapun jenis data primer yang diambil adalah hasil wawancara dan observasi
berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran misalnya struktur
organisasi, sistem pendapatan meliputi transaksi penjualan dan penerimaan kas,
sistem pengeluaran meliputi transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Data
sekundernya adalah semua dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan
pengeluaran antara lain: laporan pembelian barang, laporan penjualan serta daftar
pelanggan, daftar harga, dan data pegawai.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dengan menggunakan wawancara kepada pemilik dan
pegawai yang bertujuan untuk mengembangkan hubungan dengan pelanggan,
mengobsevasi aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, serta untuk
mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.
Selain itu juga dilakukannya observasi guna memperoleh pandangan-pandangan
mengenai apa yang sebenarnya dilakukan dan melihat langsung keterkaitan
14 Teknik dan Langkah-langkah Analisis
Microsoft Office Access 2007
Menurut Hasym (2009) Microsoft Access merupakan sistem manajemen
database dari microsoft untuk merancang dan mengelola database. Menurut buku
Microsoft Access 2007 terbitan Andi (2007:3) Microsoft Access merupakan
program database yang sudah populer dan banyak digunakan saat ini. Ini
dikarenakan oleh kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta
hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik.
Dalam Microsoft Office Access 2007, akan menemukan tampilan yang berbeda
dengan versi sebelumnya dengan pengoperasian yang lebih mudah, tetapi tidak
mengubah fungsi dari versi sebelumnya. Microsoft Access 2007 menyediakan
sekumpulan tombol yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan
cepat.
Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa Microsoft
access adalah suatu aplikasi dengan data-data yang ada dan saling berhubungan
yang digunakan untuk sebuah perancangan database.
Microsoft Access (2007:11) Berbeda dengan materi Microsoft Access
lainnya, dalam pengoperasiannya. Microsoft Access hanya mampu digunakan
untuk mengolah satu file databa se. Tabel merupakan tempat untuk menyimpan
data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya data siswa,
15
Field, merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok
sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
Record, merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling
berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel
bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.
Dalam mengoperasikan data pada tabel dalam database didukung oleh lima objek
database lainnya, yaitu:
Query adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan,
menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain.
Form adalah objek database yang digunakan untuk membuat
kontrol-kontrol untuk proses memasukkan, memeriksa dan
memperbarui data.
Report adalah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang
telah diformat sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan.
Teknik analisis di dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis deskriptif
kualitatif, dimana teknik analisis ini menggambarkan dan menghubungkan suatu
fenomena dengan fenomena yang lain untuk menganalisis semua data yang telah
diperoleh.
Langkah-langkah analisis sistem informasi yang hendak dilakukan penulis yaitu:
16
b. Menganalisis Kardinalitas.
c. Merancang: Tabel, Query, Form, Report, dan Menu Switchboard.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Gambaran Objek Penelitian
Toko Shinta merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang menjual
kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover, korden, pakaian, tas, dan kain.
Toko Shinta berdiri sejak kurang lebih tahun 1990. Toko ini berlokasi di Jl.
Jendral Sudirman 10 A Kudus. Toko Shinta didirikan oleh Bapak Untung
Mulyono yang merupakan pemilik dari toko tersebut. Pada mulanya Bapak
Untung Mulyono berjualan di pasar. Karena semakin ketatnya persaingan bisnis,
Bapak Untung Mulyono memutuskan untuk membuka dan membangun toko
sendiri yang sekarang berlokasi di Jl. Jendral Sudirman 10 A Kudus. Tempat nya
cukup strategis karena dekat dengan perkotaan. Setelah Toko Shinta mulai
berkembang, toko yang didirikan oleh Bapak Untung Mulyono rencananya akan
diberikan kepada anaknya yang dipercayai untuk mengelola toko tersebut.
Kegiatan Operasional Toko Shinta dilakuakan setiap hari senin sampai
dengan hari minggu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan
pukul 20.00. Tetapi pada hari minggu jam kerja dimulai pada pukul 09.00 sampai
dengan pukul 14.00. Didalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi
17
bagian administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan
siklus pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem
yang terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang
dilakukan dengan cara tunai atau kredit. Toko Shinta melayani pembelian secara
eceran maupun banyak. Pemilik selalu terlibat dengan aktivitas pembelian.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang
hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi
pada Toko Shinta adalah sebagai berikut :
Gambar 1
Stuktur Organisasi Toko Shinta Tekstil/Korden
Pemilik
Bag Keu dan Admin
Bag Gudang
18 Job Description
1. Pemilik
Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern.
Mengadakan hubungan dengan pihak luar dan mengesahkan surat-surat
yang mempunyai hubungan dengan perusahaan.
Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Membuat laporan tentang kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
Memesan barang yang diperlukan.
Bertanggungjawab atas barang yang dibuat.
2. Bag Keuangan dan Administrasi
Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan.
Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan.
Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.
Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai.
Membuat laporan keuangan yang ditunjukkan kepada Kabag Keuangan.
3. Gudang
Menerima barang dari supplier.
Menyimpan barang.
Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk.
4. Bag Penjualan
Memasarkan barang sesuai dengan daerah yang ditentukan.
19
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan
1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian
dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian administrasi keuangan.
2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang
apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan
memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan
melakukan pembayaran secara tunai atau kedit.
3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan
barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan
barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh
bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk
dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan
nota-nota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip.
4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua
dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai,
selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat.
5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat,
bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik
untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa
20
6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan
rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk
sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas
terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai.
7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian
administrasi penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan
kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan
nota pengambilan barang rangkap dua.
8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan,
pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota
penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah
melakukan pelunasan atas pembelian barang. Pelunasan dan retur
dilakukan dalam waktu satu bulan untuk sprei, satu hari untuk baju, tas.
9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang
rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan
rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan
kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa
pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah
21 Siklus Pendapatan
Administrasi Penjualan yang Sekaligus Merangkap
Sebagai Administrasi Keuangan Gudang Pemilik
Pelanggan Mencatat pesanan pelanggan 3 2 1 Nota Penjualan 2 1 Form Barang B N 2 Form Barang 3 Nota Penjualan Mempersiapkan pesanan Barang 2 Form Barang B Barang Pelanggan N 3 1 Nota Penjualan Mengisi nota pengambilan barang
Info pesanan dari pelanggan
Pelanggan datang
Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan
22 Siklus Pengeluaran
1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian
adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada
atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang
tidak perlu memberikan informasi ke Pemilik dan ke bagian administrasi
penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian
keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan.
2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat
form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk
meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke supplier.
3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada
supplier, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian
administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian
administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi
bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran
atas pembelian barang tersebut.
4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke supplier, bagian administrasi
penjualan menunggu informasi dari supplier mengenai informasi barang
yang dipesan.
5. Setelah supplier memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka
bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian
23
yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah
dilakukan dengan tunai atau kredit.
6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap
sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang
dilakukan kepada supplier melalui via trasfer, apabila pembayaran
dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi
keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota
pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier, yang kemudian disimpan
untuk sebagai arsip.
7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim,
bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan
rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier,
selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas
pembayaran kredit yang dilakukan.
8. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap kedua
kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan
24
Siklus Pengeluaran
Gudang Pemilik SUPPLIER
Mulai Mengecek persediaan barang Catatan Persediaan barang Persediaan barang Selesai Memesan barang TIDAK YA Uang Menerima nota penjualan dan surat tagihan dari supplier Pemilik 2 1 Nota Penjualan N 2 Nota Penjualan
Form order barang
Form order barang
Catatan Persediaan barang Catatan Persediaan barang Mengecek dan mempersiapkan pesanan Barang
Barang Surat tagihan
Surat tagihan
C
Bukti Pelunasan
Supplier
PEMILIK
Form order barang telah ditandatangani
oleh pemilik
Gambar 3 Flowchart Siklus Pengeluaran
25
C
Siklus Pengeluaran
Gudang
Selesai Barang
Barang
Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran
Bagian Gudang
Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari master barang dan kas
2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas
26
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari
primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut
setiap entitas pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden:
1. Entitas Master Barang
Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai prima ry key;
nama barang, satuan, stock awal, harga jual, dan harga beli sebagai atribut
lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key;
tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
3. Entitas Penjualan
Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai
primary key; nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan,
nama pelanggan, tanggal penjualan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar
sebagai atribut lain yang mengikuti prima ry key.
4. Entitas Penerimaan Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas sebagai
primary key; tanggal penerimaan, nomor nota penjualan, nomor akun kas,
nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan, nama
pelanggan, dan total penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti
27
5. Entitas Pelanggan
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai prima ry key;
nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
6. Entitas Karyawan
Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai
primary key; nama karyawan, alamat, nomor telefon, status, dan
pendidikan akhir sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk
menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan
kardinalitas, yaitu :
1. Hubungan entitas master barang dengan entitas penjualan
Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan,
dan setiap penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi,
sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas penjualan adalah
many to many.
2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap
penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas
28
3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap
pelanggan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas
penjualan dengan entitas pelanggan adalah one to many.
4. Hubungan entitas penjualan dengan karyawan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap
karyawan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas
penjualan dengan entitas karyawan adalah one to many.
5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan
setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan
entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas
Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan
setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan
entitas piutang dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan
setiap karyawan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga
hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to
29
8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan
Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap
pelanggan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan
entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many.
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus
Pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden:
Penjualan Pelanggan
Karyawan Master
Barang
Kas Penerimaan
Kas
Resorce Event Agent
30 Penjualan PK: No Nota Penjualan FK: Kode pelanggan, NIK AT: Tgl Penjualan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa
Bayar
Pelanggan PK: Kode Pelanggan AT: Nama Pelanggan,
Alamat, No Tlp
Karyawan PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan
Akhir, No Tlp Master Barang
PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan,
Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli
Kas PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas
Resource Event Agent
Penerimaan Kas PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Penjualan,
Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penerimaan, Nama Pelanggan,
[image:30.595.105.506.111.583.2]Nama Karyawan, Total Penerimaan
Gambar 6 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut
Keterangan:
PK: Prima ry Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu :
1. Resource, terdiri dari master barang, dan kas
2. Event, terdiri pembelian, dan pengeluaran kas
3. Agen, terdiri dari karyawan dan pemasok
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari
primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut
31
1. Entitas master barang
Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai prima ry key;
nama barang, harga jual, harga beli, stock awal, dan satuan sebagai atribut
lain yang mengikuti primary key.
2. Entitas Kas
Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key;
tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key.
3. Entitas Pembelian
Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai
primary key; nomor induk karyawan, kode pemasok, tanggal pembelian,
nama karyawan, nama pemasok, total akhir, uang muka, dan sisa bayar
sebagai atribut lain yang mengikuti prima ry key.
4. Entitas Pegeluaran Kas
Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas
pengeluaran kas sebagai primary key; nomor akun kas, nomor nota
pembelian, tanggal pengeluaran, nomor induk karyawan, kode pemasok,
nama karyawan, nama pemasok, dan total pengeluaran sebagai atribut lain
yang mengikuti prima ry key.
5. Entitas Karyawan
Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai
primary key; nama karyawan, alamat, nomor telepon, status, dan
32
6. Entitas Pemasok
Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai prima ry key;
nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang
mengikuti primary key.
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk
menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan
kardinalitas, yaitu :
9. Hubungan entitas master barang dengan entitas pembelian
Dalam setiap persediaan bahn baku bisa berkaitan dengan banyak
pembelian, dan setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan
baku, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian
adalah many to many.
10.Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas
Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan
setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas
kas dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many.
11.Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas
Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan
setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan
33
12.Hubungan entitas pembelian dengan karyawan
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap
keryawan bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas
pembelian dengan entitas karyawan adalah one to many.
13.Hubungan entitas pembelian dengan pemasok
Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap
pemasok bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas
pebelian dengan entitas pemasok adalah one to many.
14.Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas
Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas,
dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga
hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to
many.
15.Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok
Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan
setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga
hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to
many.
16.Hubungan entitas pengeluaran kas dengan karyawan
Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan
setiap karyawan bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga
hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas karyawan adalah one to
34
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus
Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden:
Kas Pembelian Pemasok Karyawan Master Barang Pengeluaran Kas
[image:34.595.104.502.163.693.2]Resource Event Agent
Gambar 7 REA Diagram Siklus Pengeluaran
Kas
PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas
Pembelian
PK: No Nota Pembelian FK: Kode Pemasok, NIK AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa
Bayar
Pemasok
PK: Kode Pemasok AT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp
Karyawan
PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan
Akhir, No Tlp Master Barang
PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan,
Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli
Pengeluaran Kas
PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Pembelian, Kode pemasok, NIK AT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok,
Nama Karyawan, Total Pengeluaran
Resource Event Agent
35
Keterangan:
PK: Prima ry Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Perancangan Basis Data
Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi
one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu:
1. Siklus Pendapatan
Entitas master barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan
entitas master barang dengan entitas penjualan memunculkan
entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas
detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode barang,
nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah.
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum
muncul entitas baru :
Penjualan Pelanggan
Karyawan Master
Barang
Kas Penerimaan
Kas
36
Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada
entitas baru dari pemisahan entitas many to many :
Penjualan Pelanggan Karyawan Detail Penjualan Master Barang Kas Penerimaan Kas
[image:36.595.105.506.192.704.2]Resource Event Agent
Gambar 9 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru
Penjualan
PK: No Nota Penjualan FK: Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penjualan, Nama Pelanggan,
Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar
Pelanggan
PK: Kode Pelanggan AT: Nama Pelanggan,
Alamat, No Tlp
Karyawan
PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan
Akhir, No Tlp Master Barang
PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan, Stock Awal, Harga Jual, Harga
Beli
Detail Penjualan
FK: No Nota Penjualan, Kode Barang AT: Nama Barang, Jumlah,
Satuan, Harga Jual
Penerimaan Kas
PK: No Bukti Nota Kas FK: No Nota Penjualan, No Akun Kas,
Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penerimaan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total
Penerimaan Kas
PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas
Resource Event Agent
37
Keterangan:
PK: Prima ry Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
2. Siklus Pengeluaran
Entitas master barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan
entitas master barang dengan entitas pembelian memunculkan
entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas
detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian, kode barang,
nama barang, harga beli, satuan dan jumlah.
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum
muncul entitas baru :
Kas
Pembelian Pemasok
Karyawan Master
Barang
Pengeluaran Kas
38
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada
entitas baru dari pemisahan entitas many to many :
Kas Pembelian Pemasok Karyawan Master Barang Detail Pembelian Pengeluaran Kas
[image:38.595.101.506.164.705.2]Resource Event Agent
Gambar 11 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru
Kas
PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas
Pembelian
PK: No Nota Pembelian FK: Kode Pemasok, NIK AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan,
Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar
Pemasok
PK: Kode Pemasok AT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp
Karyawan
PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan
Akhir, No Tlp Master Barang
PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan,
Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli
Pengeluaran Kas
PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Pembelian, Kode pemasok, NIK AT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok,
Nama Karyawan, Total Pengeluaran
Resource Event Agent
Detail Pembelian
FK: No Nota Pembelian, Kode Barang AT: Nama Barang, Jumlah,
Satuan, Harga Beli
39
Keterangan:
PK: Prima ry Key
FK: Foreign Key
AT: Atribut
Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden
Table
Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi
data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari
masing-masing resource, event, dan agent.
Siklus Pendapatan 1. Resource
Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu)
resource yang disimpan, yaitu table master barang. Didalam table master
barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, satuan,
harga jual, harga beli, dan stock awal. Jenis data pada kode barang, nama
barang, dan satuan adalah Text, dengan field size 20, 30 dan 15. Jenis data
pada harga jual, harga beli, dan stock adalah number, dengan field size
Long Integer dan currency. Berikut ini adalah gambar field entitas master
[image:39.595.95.515.123.692.2]40
Gambar 13 Field Entitas Master Barang
41 2. Event
Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event yang
disimpan, yaitu table penjualan. Di dalam table penjualan terdapat 9
(sembilan) field, yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode
pelanggan, nama pelanggan, nomor induk karyawan, nama karyawan, total
akhir, uang muka, sisa bayar. Jenis data pada nomor nota penjualan,
nomor pelanggan, nomor induk karyawan adalah Text dengan field size
masing-masing 10 (sepuluh), total bayar, uang muka, sisa bayar adalah
Number dengan field size Long Integer, dengan format General Number
untuk nomor nota, nomor pelanggan, nomor induk karyawan, currency
untuk total bayar, uang muka, sisa bayar. Jenis data untuk tanggal
penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk nama karyawan
dan nama pelanggan adalah Text dengan field size masing-masing 30 (tiga
puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas
[image:41.595.99.514.190.645.2]penjualan:
42
Table 2 Entitas Penjualan
o Table Detail Penjualan
Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu
nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, satuan, harga
jual, dan jumlah. Jenis data pada harga, dan jumlah adalah Number
dengan field size Long Integer, dengan format General Number
untuk nomor nota dan jumlah, dan currency untuk harga.
Sedangkan jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan
satuan nama barang adalah Text dengan field size masing-masing
30 (tiga puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail
penjualan dan table entitas detail penjualan:
43
Table 3 Entitas Detail Penjualan
3. Agent
Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua) agent
yang disimpan, yaitu table pelanggan dan table karyawan.
Table Pelanggan
Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode
pelanggan, nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada
nomor pelanggan adalah Number dengan field size Long Integer, dan
format General Number. Sedangkan Jenis data pada nama pelanggan,
alamat, kota, nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua
puluh) untuk nama pelanggan, 30 (tiga puluh) dan 15 (lima belas) untuk
nomor telepon. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan
table entitas pelanggan:
44
Table 4 Entitas Pelanggan
Table Karyawan
Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor induk
karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus perkawinan,
dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk karyawan adalah
Number dengan field size Long Integer dan format General Number.
Jenis data pada setatus perkawinan adalah Yes/No. Dan jenis data untuk
nama karyawan, nomor telepon, dan pendidikan akhir, adalah Text
dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh)
untuk alamat, 20 (dua puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk
pendidikan akhir. Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan
table entitas karyawan:
45
Table 5 Entitas Karyawan
Siklus Pengeluaran 1. Resource
Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu)
resource yang disimpan, yaitu table master barang. Di dalam table master
barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual,
harga beli, satuan dan stock awal. Jenis data pada kode barang, satuan, dan
nama barang adalah Text, dengan field size 20 dan 30. Jenis data pada
harga dan stock adalah Number, dengan field size Long Integer, format
currency pada harga, dan format General Number pada stock. Berikut ini
adalah gambar field entitas master barang dan table entitas master barang :
46
Table 6 Entitas Master Barang
2. Event
Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event
yang disimpan, yaitu table pembelian. Di dalam table pembelian
terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota pembelian, tanggal
pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan,
nama karyawan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar. Jenis data pada
nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan adalah Text dengan
47
bayar adalah Number, dengan Field Size Long Integer, format General
Number untuk nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan dan
nomor pesanan pembelian, dan format Standard untuk total bayar, uang
muka, dan sisa bayar. Jenis data pada tanggal pembelian adalah
Date/Time. Sedangkan jenis data pada nama pemasok dan nama
karyawan adalah Text, dengan field Size 10 (sepuluh). Berikut ini
adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian:
Gambar 19 Field Entitas Pembelian
Table 7 Entitas Pembelian
o Table Detail Pembelian
Di dalam table detail pembelian terdapat 6 (lima) field, yaitu nomor
nota pembelian, kode barang, nama barang, harga beli, satuan dan
48
field size Long Integer, dengan format Genera l Number untuk
nomor nota dan jumlah, dan Currency untuk harga. Sedangkan
jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan nama barang
adalah Text dengan field size masing-masing 10 (sepuluh) dan 20
(dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail
pembelian dan table entitas detail pembelian:
Gambar 20 Field Entitas Detail Pembelian
Table 8 Entitas Detail Pembelian
3. Agent
Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua)
agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan.
Table Pemasok
Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode
pemasok, nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis
49
Integer, dan format General Number. Sedangkan Jenis data pada
nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan
field size 20 (dua puluh) untuk nama pemasok, dan kota, 30 (tiga
puluh) untuk alamat, 12 (dua belas) untuk nomor telepon. Berikut
ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok:
Gambar 21 Field Entitas Pemasok
Table 9 Entitas Pemasok
Table Karyawan
Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor
induk karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus
perkawinan, dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk
50
format General Number. Jenis data pada setatus perkawinan adalah
Yes/No. Dan jenis data untuk nama karyawan, nomor telepon, dan
pendidikan akhir, adalah Text dengan field size 20 (dua puluh)
untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh) untuk alamat, 20 (dua
puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk pendidikan akhir.
Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas
karyawan:
Gambar 22 Field Entitas Karyawan
51 Query
Langkah kedua didalam membuat rancangan da tabase adalah membuat
query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table
untuk memproses data baru.
Siklus Pendapatan
Didalam siklus pendapatan terdapat 5 (lima) query yaitu query
master barang, query penjualan, query detail penjualan, query
penerimaan kas, dan query pembayaran piutang. Keenam query
tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Query Master Barang
Query Master Barang bertujuan untuk mengetahui jumlah stock
barang yang tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query
master barang merelasikan hubungan antara table master barang,
table penjualan dan table penjualan rinci. Hal ini dilakukan ketika
ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock pada table
master barang akan berkurang. Adapun field yang direlasikan,
yaitu field Kode_Barang dari table_Master_Barang dengan field
Kode_Barang dari table Penjualan_Rinci dan field
No_Nota_Penjualan dari table Penjualan_Rinci dengan field
52
gambar query relasi antara table master barang, table detail
penjualan, dan table penjualan:
Gambar 23 Query Master Barang
2. Query Penjualan
Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan
yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query
penjualan merelasikan hubungan antara table penjualan, table
karyawan dan table pelanggan. Hal ini dilakukan ketika terjadi
transaksi penjualan dan pada saat menginput nomor pelanggan
maka akan secara otomatis nama pelanggan, dan nomor telepon
yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus menginput
satu-persatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka
secara otomatis juga nama karyawan dan pekerjaan karyawan yang
ada di table karyawan akan muncul. Adapun field yang direlasikan
adalah field No_Pelanggan dari Table_Penjualan dengan
53
Table_Penjualan dengan NIK dari Table_Karyawan. Berikut ini
adalah gambar query relasi antara table penjualan, table karyawan,
dan table pelanggan:
Gambar 24 Query Penjualan
3. Query Detail Penjualan
Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail
barang yang terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan.
Query detail penjualan merelasikan hubungan antara table detail
penjualan table master barang, dengan table penjualan. Hal ini
dilakukan agar ketika memasukkan kode barang maka secara
otomatis nama barang dan harga barang yang ada di table master
54
maka pada saat menginput jumlah pada table persediaan secara
otomatis stock barang pada table master barang akan berkurang.
Adapun field yang direlasikan adalah field No_Nota_Penjualan dati
Table detail penjualan dengan No_Nota_Penjualan dati table
penjualan, dan Kode_barang dari Table_Detail_Penjualan dengan
field Kode_Barang dari Table_Master_Barang. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara table detail penjualan, table penjulan,
dengan table master barang:
Gambar 25 Query Detail Penjualan
4. Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang
masuk atas terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas
merelasikan hubungan antara table penerimaan kas, table kas, table
penjualan, table pelanggan, dan table karyawan. Hal ini dilakukan
ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika ingin melihat
55
tanggal penjualan, nomor pelanggan, nama pelanggan, nomor
induk karyawan, nama karyawan, dan uang muka yang ada di table
penjualan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field
No_Akun_Kas dari table Penerimaan_Kas dengan field
No_Akun_Kas dari table kas; field No_Nota_Penjualan dari
Table_Penerimaan_Kas dengan No_NotaPenjualan dari
Table_Penjualan, NIK dari Table_Penerimaan_Kas dengan NIK
dari Table_Karyawan, dan Kode_Pelanggan dari
Table_Penerimaan_Kas dengan Kode_Pelanggan dari
Table_Pelanggan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara
table penerimaan kas, table penjualan, table karyawan, dan table
pelanggan:
56
5. Query Pembayaran piutang
Query pembayaran piutang betujuan untuk menampilkan total
piutang yang terjadi atas transaksi penjualan. Query pembayaran
piutang merelasikan hubungan antara table piutang dengan table
penjualan, table pelanggan, dan table karyawan. Hal ini dilakukan
ketika transaksi penjualan terjadi dan ingin melihat jumlah piutang
dari pelanggan maka saat menginput nomor nota, secara otomatis
tanggal penjualan, nomor pelanggan, nama pelanggan, nomor
induk karyawan, nama karyawan, dan sisa bayar yang ada di table
penjualan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field
No_Nota_Penjualan dari Table_Piutang dengan
No_Nota_Penjualan dari Table_Penjualan, Kode_Pelanggan dari
Table_Penjualan dengan Kode_Pelanggan dari Table_Pelanggan,
dan NIK dari Table_Penjualan dengan NIK dari Table_Karyawan.
Berikut ini adalah gambar query relasi antara table pembayaran
57
Gambar 27 Query Pembayaran Piutang
Siklus Pengeluaran
Didalam siklus pengeluaran terdapat 5 (lima) query yaitu query
master barang, query pembelian, query detail pembelian, query
pengeluaran kas, dan query pelunasan hutang. Kesembilan query
tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Query Master Barang
Query master barang bertujuan untuk untuk mengetahui jumlah
stock barang yang tersisa atas terjadinya transaksi pembelian.
Query master barang merelasikan hubungan antara table master
barang, table pembelian rinci dan table pembelian. Hal ini
dilakukan ketika ada transaksi pembelian maka secara otomatis
stock pada table persediaan akan bertambah. Adapun field yang
direlasikan, yaitu field Kode_Barang dari Table_Master_Barang
dengan field Kode_Barang dari table Pembelian_Rinci dan field
No_Nota_Pembelian dari table Pembelian_Rinci dengan field
No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara table master barang, table pembelian
58
Gambar 28 Query Master Barang
2. Query Pembelian
Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian
yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query
pembelian merelasikan hubungan antara table pembelian, table
karyawan dan table pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi
transaksi pembelian dan pada saat menginput kode pemasok maka
akan secara otomatis nama pemasok, dan nomor telepon yang ada
di table pemasok akan muncul tanpa harus menginput satu-persatu,
dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara otomatis
juga nama karyawan yang ada di table karyawan akan muncul.
Adapun field yang direlasikan adalah field Kode_Pemasok dari
Table_Pembelian dengan Kode_Pemasok dari Table_Pemasok dan
field NIK dari Table_Pembelian dengan NIK dari
Table_Karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara
59
Gambar 29 Query Pembelian
3. Query Detil Pembelian
Query detail pembelian bertujuan untuk menampilkan data detail
master barang yang dibeli per tanggal terjadinya transaksi
pembelian. Query pembelian rinci merelasikan hubungan antara
table detail pembelian dengan table pembelian dan table master
barang. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode barang
maka secara otomatis nama barang dan harga barang yang ada di
table master barang akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi
pembelian maka pada saat menginput jumlah pada table master
barang secara otomatis stock barang pada table barang akan
bertambah. Adapun field yang direlasikan adalah field
[image:59.595.102.513.112.662.2]60
No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian, field Kode_Barang
dari Table_Pembelian_Rinci dengan field Kode_Barang dari
Table_Persediaan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara
[image:60.595.101.513.221.625.2]table detail pembelian, table pembelian, dan table master barang:
Gambar 30 Query Detail Pembelian
4. Query Pengeluaran Kas
Query pengeluaran kas bertujuan untuk menampilkan total kas
yang dikeluarkan atas terjadinya transaksi pembelian. Query
pengeluaran kas merelasikan hubungan antara table pengeluaran
kas, table pembelian, table karyawan, table pemasok, dan table
kas. Hal ini dilakukan ketika transaksi pembelian terjadi dan ketika
ingin melihat pengeluaran kas maka saat menginput nomor nota
secara otomatis tanggal pembelian, nomor pemasok, nama
pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan uang muka
yang ada di table pembelian akan muncul. Adapun field yang
direlasikan adalah field No_NotaBeli dari Table_Pengeluaran_Kas
61
dari Table_Pengeluaran_Kas dengan field NIK dari
Table_Karyawan, field Kode_Pemasok dari
Table_Pengeluaran_Kas dengan field Kode_Pemasok dari
Table_Pemasok, dan field No_Akun_Kas dari table pengeluaran
kas dengan No_Akun_Kas dari table kas. Berikut ini adalah
gambar query relasi antara table pengeluaran kas, table pembelian,
table karyawan, table pemasok, dan table Kas:
Gambar 31 Query Pengeluaran Kas
5. Query Pelunasan Hutang
Query pelunasan hutang betujuan untuk menampilkan total hutang
yang terjadi atas transaksi pembelian. Query pelunasan hutang
merelasikan hubungan antara table hutang, table pembelian, table
62
pembelian terjadi dan ingin melihat total hutang maka saat
menginput nomor nota, secara otomatis tanggal pembelian, nomor
pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan,
dan sisa bayar yang ada di table pembelian muncul. Adapun field
yang direlasikan adalah field No_Nota_Pembelian dari
Table_hutang dengan No_Nota_Pembelian dari Table_Pembelian,
No_Pemasok dari Tabel_Pembelian dengan No_Pemasok dari
Tabel_Pemasok, dan NIK dari Tabel_Pembelian dengan NIK dari
Tabel_Karyawan. berikut ini adalah gambar query relasi antara
tabel hutang, tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel pemasok:
63 Form
Langkah selanjutnya adalah membuat form. Form berfungsi untuk
mempermudah user dalam menginput data kedalam database.
Didalam membuat form penulis membagi form menjadi 2 (dua)
bagian, yaitu form master dan form transaksi. Kedua form tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Form Master
Form master digunakan untuk mempermudah menginput data-data
yang bersifat permanen dan menambah atau mengedit data baru.
Form master terdiri dari 5 (lima) form, yaitu form stock barang,
form barang penjualan dan pembelian, form pelanggan, form
pemasok, form karyawan, Kelima form tersebut adalah sebagai
berikut:
1) FormStock Barang
Form stock barang berguna untuk mempermudah menginput data
barang, baik barang masuk maupun barang keluar. Data barang
yang sudah diinput bisa dijadikan informasi pada form-form
lainnya seperti form penjualan dan form pesanan penjualan.
64
Gambar 33 FormStock Barang
2) Form Barang Penjualan dan Pembelian
Form persediaan bahan baku berguna untuk mempermudah
menginput data stock barang, baik barang yang masuk maupun
65
informasi pada form-form lainnya seperti form pembelian form
penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form barang
66
Gambar 34 Form Barang Penjualan dan Pembelian
3) Form Pelanggan
Form pelanggan berguna untuk menginput data pelanggan,
sehingga data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk
form penjualan. Berikut ini adalah gambar desain form pelanggan:
67
4) Form Pemasok
Form Pemasok berguna untuk menginput data pemasok, sehingga
data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form
[image:67.595.99.511.218.631.2]pembelian. Berikut ini adalah gambar desain form pemasok:
Gambar 36 Form Pemasok
5) Form Karyawan
Form karyawan berguna untuk menginput data karyawan, sehingga
data yang sudah diinput bisa dijadikan informasi untuk form
penjualan dan form pesanan. Berikut ini adalah desain form
68
Gambar 37 Form Karyawan
2. Form Transaksi
Form transaksi digunakan untuk mempermudah didalam
menginput semua transaksi pembelian dan penjualan agar
pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan cepat. Didalam form
transaksi terdapat 6 (enam) form, yaitu form penjualan, form bukti
pembayaran piutang, form pembelian, form bukti pelunasan
hutang, form penerimaan lainnya, dan form pengeluaran lainnya
1) Form Penjualan
Form penjualan berguna untuk mempercepat transaksi penjualan
dan mempermudah dalam menginput data yang berhubungan
dengan transaksi penjualan barang kepada pelanggan. Jika
transaksi penjualan dilakukan tunai, maka kode pelanggan NN.
69
Gambar 38 Form Penjualan
2) Form Bukti Pembayaran Piutang
Form bukti pembayaran piutang berguna untuk mengetahui jumlah
piutang pelanggan atas transaksi penjualan. Form bukti
pembayaran piutang dibuat untuk di berikan kepada pelanggan
sebagai bukti pelunasan piutang yang dilakukan pelanggan atas
[image:69.595.104.513.108.630.2]transaksi pembelian yang telah dilakukan. Berikut ini adalah
