Modul Melakukan Prosedur Administrasi

II.. PPEENNDDAAHHUULLUUAANN A

A.. DEDESKSKRRIPIPSI SI UMUMUMUM

Melakukan Prosedur Administrasi Perkantoran merupakan salah satu kompetensi yang harus Melakukan Prosedur Administrasi Perkantoran merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta

dikuasai oleh peserta didik program keahlian Administrasi Perkantoran.didik program keahlian Administrasi Perkantoran. Kompetensi ini memeiliki tiga Kompetensi Dasar, yaitu :

Kompetensi ini memeiliki tiga Kompetensi Dasar, yaitu : 1.

1. Proses Proses dokudokumen-dmen-dokumokumen kanen kantortor.. 2.

2. DasDasar surar surat-mat-menyenyuraturat.. 3.

3. MenguMengurus atrus atau menau menjaga sistjaga sistem dokem dokumenumen..

Modul ini disiapkan seagai ahan pemelajaran untuk kompetensi dasar Melakukan Prosedur  Modul ini disiapkan seagai ahan pemelajaran untuk kompetensi dasar Melakukan Prosedur  Administrasi. Kompetensi ini sangat penting karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini Administrasi. Kompetensi ini sangat penting karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala idang kehidupan, khususnya di kalangan industri atau dunia usaha.

terdapat di segala idang kehidupan, khususnya di kalangan industri atau dunia usaha. B.

B. PRPRASASYYAARARATT..

Modul ini merupakan modul a!al agi peserta didik pada program keahlian Administrasi Modul ini merupakan modul a!al agi peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran seelum melanjutkan ke modul erikutnya, seperti Menangani "urat Masuk dan Perkantoran seelum melanjutkan ke modul erikutnya, seperti Menangani "urat Masuk dan Keluar dan #ekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

Keluar dan #ekerja sama dengan kolega dan pelanggan. C.

C. PETPETUNJUNJUK PENUK PENGGUGGUNAANAAN MODUN MODUL.L. 1.

1. PePeserserta Dita Dididik.k. a.

a. #a$ala#a$alah dan ph dan pahami mahami modul odul ini denini dengan gan aik.aik.  .

 . Diskusikan Diskusikan dengan dengan peserta peserta didik didik yang yang lain lain tentang tentang apa apa yang yang telah telah anda anda pahami pahami daridari modul ini. #ila elum paham, maka

modul ini. #ila elum paham, maka tanyaka pada guru atau instruktur.tanyaka pada guru atau instruktur. $.

$. #i#ila la ananda da memengngalaalami mi kekesusulilitatan n dadalam lam pepemamahahamaman n mamateteri ri dadalalam m momodudul l inini, i, mamakaka diskusikan dengan peserta didik yang lain

diskusikan dengan peserta didik yang lain atau erkonsultasi dengan guru atau atau erkonsultasi dengan guru atau instruktur.instruktur. d.

d. KerjakKerjakan tugas-tan tugas-tugas dalam mugas dalam modul ini denodul ini dengan jujurgan jujur.. e.

e. "etela"etelah semua materi telah tunh semua materi telah tuntas dipelajtas dipelajari dan tujuan koari dan tujuan kompetempetensi ter$apansi ter$apai, maka ajukani, maka ajukan uji kompetensi dan serti%ikasi.

uji kompetensi dan serti%ikasi. 2.

2. &ur&uru atau 'u atau 'nstnstrukrukturtur.. a.

a. 'n%'n%ormormasikasikan an tententantang g agagaimaimana ana $ar$ara a penpengguggunaanaan n momoduldul, , $ara pem$ara pemelajelajaraaran, n, $ar a$ar a  penilaian, ahan dan alat yang digunakan d

 penilaian, ahan dan alat yang digunakan dalam !aktu yang diutuhkalam !aktu yang diutuhkan.an.  .

 . #erilah imingan pada peserta didik ila mereka mendapat kesulitan.#erilah imingan pada peserta didik ila mereka mendapat kesulitan. $.

$. PantaPantau dan $atat kemaju dan $atat kemajuan peserta diduan peserta didik dan erikik dan erikan %eeda$k ataan %eeda$k atas hasil elajar pesers hasil elajar peserta.ta. 3.

3. PerlenPerlengkapagkapan (n (anang )arus Disediakg )arus Disediakan.an. Alat :

Alat : a.

a. Ma$Ma$am-mam-ma$am a$am kerkertas.tas.  .

 . Ma$am-ma$am amplop.Ma$am-ma$am amplop. $.

$. Ma$Ma$am-mam-ma$am a$am enentu sutu surat.rat. d.

d. KeKertrtas as !a!arnrna.a. #ahan :

#ahan : a.

a. #uku#uku-uk-uku yang eru yang erkaitan dkaitan dengan suengan surat-merat-menyuranyurat.t.  .

 . #uku-uku kearsipan.#uku-uku kearsipan. D.

D. TUJUATUJUAN N AKAKHIR HIR PEMPEMBELAJBELAJARAN.ARAN. Kompetensi Dasa ! "

Kompetensi Dasa ! " Proses dokumen-dokumen kantor Proses dokumen-dokumen kantor  1.

1. PesertPeserta didik dapat mea didik dapat mengetahngetahui jenis-jenui jenis-jenis dokumis dokumen.en. 2.

2. PesertPeserta didik dapat mea didik dapat menyeunyeutkan agiatkan agian-agn-agian surat.ian surat. 3.

3. PesertPeserta didik dapat mea didik dapat memedakmedakan entukan entuk-entu-entuk surat.k surat. Kompetensi Dasa # "

Kompetensi Dasa # " Dasar surat menyurat.Dasar surat menyurat. 1.

1. PesertPeserta didik dapat menga didik dapat menggunakgunakan tata ahasa dalam surat menyan tata ahasa dalam surat menyurat sesuai kaidahurat sesuai kaidah.. 2.

Kompetensi Dasa $ "

Kompetensi Dasa $ " Mengurus atau menjaga sisteMengurus atau menjaga sistem dokumen.m dokumen. 1.

1. PesertPeserta didik da didik dapat meapat menjelasknjelaskan sistem ian sistem indeks.ndeks. 2.

2. PesertPeserta didik dapat mengina didik dapat mengindeks nama-nadeks nama-nama orang dan perusahma orang dan perusahaan sesuai peratuaan sesuai peraturan yangran yang  erlaku.

 erlaku. E.

E. Stan%Stan%a Ka Kompeompetenstensi %an i %an Ce& KCe& Kemampemamp'an.'an.

"tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. "tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto.

A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmaahhaammi i tteennttaanng g :: ""uuddaahh ##eelluumm 1.

1. *e*eninis-js-jenenis is dodokukumemen dn dan an susuraratt 2

2.. ++uunnggssi si suurraatt 3.

3. MaMa$am$am-m-ma$aa$am kem kertartas das dan san sampmpul sul sururatat.. 

.. ##agagiaian-n-agagiaian sun surarat.t. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmaammppu u ddaan n tteerraammppiil l ddaallaamm:: ""uuddaahh eelluumm 1.

1. MemMemiliilih jeh jenis nis kerkertas tas yayang ng akaakan dn diguigunaknakan.an. 2.

2. MemMemiliilih jenh jenis sais sampmpul atul atau saau sampmpul sul suraurat yt yang aang akankan digunakan.

digunakan. 3.

3. MeMemmuauat ert ermama$am$am-ma-ma$am l$am lipipataatan surn suratat.. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmiilliikki i ssiikkaap p :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1 eeliliti dati dan $ern $ermamat dalt dalam mam mememililih atih atau mau meneenentntukukanan  jenis kertas yang akan digunakan.

 jenis kertas yang akan digunakan. 2

2 eeliliti dti dalalam mam mememiliilih ath atau mau menenenentutukakan jenn jenisis sampul atau amplop yang akan digunakan sampul atau amplop yang akan digunakan 3

3 aapi pi dadalalam mm mememuuat at erernana$a$am-mm-ma$a$am lam lipipataatann surat.

surat. Tin%a& )an*'t Tin%a& )an*'t

*ik

*ika suda sudahah AndAnda hara harus meus menunnunjukjukkan kan uktukti eli elajar dajar dan anan anda dada dapatpat melanjutkan ke materi erikutnya.

melanjutkan ke materi erikutnya. *ika

*ika elumelum Anda Anda dimindiminta unta untuk tuk mengmengulang ulang dan dan erlaterlatih keih kemali mali se$arase$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at.

Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at. A

Anndda a tteellaah h mmeemmaahhaammi i ppeennggeettaahhuuaan n tteennttaanng g :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1.. //iriri-i-$i$iri ri ahahasasa sua suraratt 2.

2. PePengngertertiaian sun surat drat dininas das dan san sururat nat niaiagaga.. 3.

3. MaMa$am$am-m-ma$aa$am surm surat diat dinanas dan ss dan sururat niat niagaga.a. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmaammppu u ddaan n tteerraammppiil l ddaallaam m :: ""uuddaahh ##eelluumm 1.

1. MemMemiliilih penh pengguggunaanaan an ahasa hasa daldalam mam mememuat suat suraurat.t. 2.

2. MeMemmuauat sut surarat dit dinanas das dan sun surat rat niniagaga.a. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmiilliikki i ssiikkaap p :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1 eleliti iti daldalam am memmemilih ilih ataatau mu meneenentuntukan kan penpengguggunaanaann  ahasa surat.

 ahasa surat. 2

2 elelitiiti, $e, $ekatkatan, an, dan dan raprapi di dalaalam mm mememuat uat surasurat dt dinainass dan surat niaga

dan surat niaga Tin%a& )an*'t

Tin%a& )an*'t *ik

*ika suda sudahah AndAnda hara harus meus menunnunjukjukkan kan uktukti eli elajar dajar dan anan anda dada dapatpat melanjutkan ke materi erikutnya.

melanjutkan ke materi erikutnya. *ika

*ika elumelum Anda Anda dimindiminta unta untuk tuk mengmengulang ulang dan dan erlaterlatih keih kemali mali se$arase$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa $ "

Kompetensi Dasa $ "

Kompetensi Dasa $ " Mengurus atau menjaga sisteMengurus atau menjaga sistem dokumen.m dokumen. 1.

1. PesertPeserta didik da didik dapat meapat menjelasknjelaskan sistem ian sistem indeks.ndeks. 2.

2. PesertPeserta didik dapat mengina didik dapat mengindeks nama-nadeks nama-nama orang dan perusahma orang dan perusahaan sesuai peratuaan sesuai peraturan yangran yang  erlaku.

 erlaku. E.

E. Stan%Stan%a Ka Kompeompetenstensi %an i %an Ce& KCe& Kemampemamp'an.'an.

"tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. "tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto.

A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmaahhaammi i tteennttaanng g :: ""uuddaahh ##eelluumm 1.

1. *e*eninis-js-jenenis is dodokukumemen dn dan an susuraratt 2

2.. ++uunnggssi si suurraatt 3.

3. MaMa$am$am-m-ma$aa$am kem kertartas das dan san sampmpul sul sururatat.. 

.. ##agagiaian-n-agagiaian sun surarat.t. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmaammppu u ddaan n tteerraammppiil l ddaallaamm:: ""uuddaahh eelluumm 1.

1. MemMemiliilih jeh jenis nis kerkertas tas yayang ng akaakan dn diguigunaknakan.an. 2.

2. MemMemiliilih jenh jenis sais sampmpul atul atau saau sampmpul sul suraurat yt yang aang akankan digunakan.

digunakan. 3.

3. MeMemmuauat ert ermama$am$am-ma-ma$am l$am lipipataatan surn suratat.. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmiilliikki i ssiikkaap p :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1 eeliliti dati dan $ern $ermamat dalt dalam mam mememililih atih atau mau meneenentntukukanan  jenis kertas yang akan digunakan.

 jenis kertas yang akan digunakan. 2

2 eeliliti dti dalalam mam mememiliilih ath atau mau menenenentutukakan jenn jenisis sampul atau amplop yang akan digunakan sampul atau amplop yang akan digunakan 3

3 aapi pi dadalalam mm mememuuat at erernana$a$am-mm-ma$a$am lam lipipataatann surat.

surat. Tin%a& )an*'t Tin%a& )an*'t

*ik

*ika suda sudahah AndAnda hara harus meus menunnunjukjukkan kan uktukti eli elajar dajar dan anan anda dada dapatpat melanjutkan ke materi erikutnya.

melanjutkan ke materi erikutnya. *ika

*ika elumelum Anda Anda dimindiminta unta untuk tuk mengmengulang ulang dan dan erlaterlatih keih kemali mali se$arase$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at.

Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at. A

Anndda a tteellaah h mmeemmaahhaammi i ppeennggeettaahhuuaan n tteennttaanng g :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1.. //iriri-i-$i$iri ri ahahasasa sua suraratt 2.

2. PePengngertertiaian sun surat drat dininas das dan san sururat nat niaiagaga.. 3.

3. MaMa$am$am-m-ma$aa$am surm surat diat dinanas dan ss dan sururat niat niagaga.a. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmaammppu u ddaan n tteerraammppiil l ddaallaam m :: ""uuddaahh ##eelluumm 1.

1. MemMemiliilih penh pengguggunaanaan an ahasa hasa daldalam mam mememuat suat suraurat.t. 2.

2. MeMemmuauat sut surarat dit dinanas das dan sun surat rat niniagaga.a. A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmiilliikki i ssiikkaap p :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1 eleliti iti daldalam am memmemilih ilih ataatau mu meneenentuntukan kan penpengguggunaanaann  ahasa surat.

 ahasa surat. 2

2 elelitiiti, $e, $ekatkatan, an, dan dan raprapi di dalaalam mm mememuat uat surasurat dt dinainass dan surat niaga

dan surat niaga Tin%a& )an*'t

Tin%a& )an*'t *ik

*ika suda sudahah AndAnda hara harus meus menunnunjukjukkan kan uktukti eli elajar dajar dan anan anda dada dapatpat melanjutkan ke materi erikutnya.

melanjutkan ke materi erikutnya. *ika

*ika elumelum Anda Anda dimindiminta unta untuk tuk mengmengulang ulang dan dan erlaterlatih keih kemali mali se$arase$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa $ "

A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmaahhaammi i ppeennggeettaahhuuaan n tteennttaanng g :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1.. PPenenggerertitian an inindedeksks 2.

2. /ar/ara ma mengengindindeks neks nama ama oraorang ng dan dan nam nam perperusausahaahaann A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmaammppu u ddaan n tteerraammppiil l ddaallaam m :: ""uuddaahh ##eelluumm 1

1.. MeMenngiginndedekks nas namma ora oranangg 2.

2. MeMengnginindedeks nks namama pea perurusasahahaanan A

Appaakkaah h aanndda a tteellaah h mmeemmiilliikki i ssiikkaap p :: ""uuddaahh ##eelluumm 1.

1. eeliliti dati dalalam mem mengnginindedeks naks nama oma orarangng 2.

2. eleliti iti daldalam am menmengingindekdeks nas nama ma perperusahusahaanaan.. Tin%a& )an*'t "

Tin%a& )an*'t " *ik

*ika suda sudahah AndAnda hara harus meus menunnunjukjukkan kan uktukti eli elajar dajar dan anan anda dada dapatpat melanjutkan ke materi erikutnya.

melanjutkan ke materi erikutnya. *ika

*ika elumelum Anda Anda dimindiminta unta untuk tuk mengmengulang ulang dan dan erlaterlatih keih kemali mali se$arase$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda.

!.

!. MENGMENGIDENTIDENTI-IKI-IKASI ASI DOKUDOKUMEN(MEN(DOKUDOKUMEN MEN KANTKANTOR.OR. A.

A. PenPen,e,etitian an Do&Do&'me'menn

Dokumen adalah surat-surat atau enda-enda yang erharga, termasuk rekaman yang dapat Dokumen adalah surat-surat atau enda-enda yang erharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan seagai alat

dijadikan seagai alat ukti untuk mendukung keterangan supaya leih meyakinkan.ukti untuk mendukung keterangan supaya leih meyakinkan.

Dokimentasi adalah kegiatan men$ari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan Dokimentasi adalah kegiatan men$ari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen aru sehingga leih erman%aat.

mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen aru sehingga leih erman%aat.

Dari de%inisi di atas terlihat ah!a dokumen itu leih luas daripada surat. "urat hanya sagian Dari de%inisi di atas terlihat ah!a dokumen itu leih luas daripada surat. "urat hanya sagian ke$il dari dokumen.

ke$il dari dokumen.

Dalam idang administrasi perkantoran, seagian esar dokumennya memang erupa surat. Dalam idang administrasi perkantoran, seagian esar dokumennya memang erupa surat. B.

B. JenJenis(is(JeJenis nis Do&Do&'me'menn !.

!. JenJenis(is(JenJenis Do&is Do&'me'men Be%n Be%asaasa&a&an Kepen Kepentintin,an,ann+nn+aa a.

a. DoDokukumemen n prpriiadadi, i, yyaiaitu tu dodokukumemen n yyanang g memenynyanangkgkut ut kekepepentntiningagan n peperororarangnganan.. /ontohnya: KP, "'M, dan ija0ah.

/ontohnya: KP, "'M, dan ija0ah.  .

 . Dokumen Dokumen niaga, niaga, yaitu yaitu dokumen dokumen yang yang erkaitan erkaitan dengan dengan perniagaan. perniagaan. /ontohnya: /ontohnya: $ek,$ek, oligasi, dan saham.

$.

$. DokDokumumen en sejasejarahrah, , yayaitu itu dokdokumeumen n yayang ng ererkaikaitan tan dendengan sejaragan sejarah. h. /on/ontohtohnynya: a: %os%osil,il, tugu, dan naskah proklamasi.

tugu, dan naskah proklamasi. d.

d. DokDokumumen en pempemerierintantah, h, yaiyaitu tu dokdokumumen en yayang ng ererisi isi tententantang g in%in%ormormasi asi ketketatanatanegaegaraanraan suatu pemerintahan. /ontohnya: Keppres dan .

suatu pemerintahan. /ontohnya: Keppres dan . #.

#. JenJenis(is(JenJenis Do&is Do&'me'men Ben Be%as%asa&a&an Bean Bentnt'& -is'& -isi&ni&n+a+a a.

a. DokDokumumen en litliterer adalaerer adalah h dokdokumumen en yayang ng ada karenada karena a di$di$etaketak, , ditdituliulis, s, digdigamamar, atauar, atau direkam dikumpulkan di perpustakaan. /ontoh: uku, majalah, dan

direkam dikumpulkan di perpustakaan. /ontoh: uku, majalah, dan %ilm.%ilm.  .

 . Dokumen Dokumen korporil korporil adalah adalah dokumen dokumen yang yang erupa erupa enda enda ersejarah ersejarah dokumen dokumen iniini dikumpulkan di museum.

dikumpulkan di museum. $.

$. DokuDokumen pri4amen pri4at adalah dokut adalah dokumen yang ermen yang erupa surat atau arsip diupa surat atau arsip disimpasimpan dengan sistemn dengan sistem kearsipan.

kearsipan. C.

C. R'aR'an, Linn, Lin,&',&'p Do&'p Do&'menmentastasii 1.

1. DDokokumumenentatasi 5si 5ititererer er 

Dokumentasi literer meliputi idang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan Dokumentasi literer meliputi idang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan meng

mengumpuumpulkan uku, lkan uku, majalahmajalah, , korankoran, , rosurosur r dan ahan dan ahan pustakpustaka a lainnylainnya a yanyang g disusdisusunun menurut sistem tertentu agar

menurut sistem tertentu agar pengunjung leih mudah men$ari ahan yang diinginkan sertapengunjung leih mudah men$ari ahan yang diinginkan serta diperlukan.

diperlukan. 2.

2. DDokokumumenentatasi Kosi Korprpororilil

Dokimentasi korporil meliputi idang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan Dokimentasi korporil meliputi idang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan men$ari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, %osil-%osil, ar$a-ar$a, dan enda-enda kuno men$ari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, %osil-%osil, ar$a-ar$a, dan enda-enda kuno yang disusun erdasarkan sistem tertentu.

yang disusun erdasarkan sistem tertentu. 3.

3. DDokokumumenentatasi si PPriri4a4att Dok

Dokumeumentantasi si pripri4at 4at melmelipuiputi ti ididang ang keakearsiprsipan. an. DoDokumkumententasi asi ini ini mermerupaupakan kan kegkegiatiatanan mengumpulkan !arkat-!arkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang erguna dan mengumpulkan !arkat-!arkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang erguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar ila diperlukan mudah ditemukan.

disimpan menurut sistem tertentu agar ila diperlukan mudah ditemukan. D.

D. Do&Do&'me'men Kann Kantoto S' S'atat// Dokumen kantor meliputi surat,

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, 5P 5emar Pesan elepon, e-mail dan lain-memo, laporan, 5P 5emar Pesan elepon, e-mail dan lain-lain. 6amun dalam modul ini anyak ditekankan pada dokumen yang erentuk surat, karena lain. 6amun dalam modul ini anyak ditekankan pada dokumen yang erentuk surat, karena seagian esar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam entuk surat. seagian esar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam entuk surat. 1

1.. ""uurraatt

"urat adalah lemaran kertas yang memuat ahan komunikasi atau in%ormasi yang "urat adalah lemaran kertas yang memuat ahan komunikasi atau in%ormasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, aik atas nama priadi maupun atas disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, aik atas nama priadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

nama organisasi atau kantor. Kom

Komununikaikasi si melmelalualui i medmedia ia sursurat at masmasih ih diadianggnggap ap palpaling ing e%eke%ekti% ti% dan dan ekoekonomnomisis !alaupun sudah anyak alat-alat komunikasi yang $anggih seperti handphone, radio, dan !alaupun sudah anyak alat-alat komunikasi yang $anggih seperti handphone, radio, dan tele4isi karena selain iayanya sangat murah juga in%ormasi yang sampai ke komunikan tele4isi karena selain iayanya sangat murah juga in%ormasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumernya.

sesuai dengan sumernya.

"elain er%ungsi seagai alat komunikasi, surat juga er%ungsi seagai erikut. "elain er%ungsi seagai alat komunikasi, surat juga er%ungsi seagai erikut. •

• Alat ukti tertulisAlat ukti tertulis

"urat dapat digunakan seagai ukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi "urat dapat digunakan seagai ukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi ata

atau u perperusahusahaan aan ataatau u antantar ar oraorang-ng-oraorang ng yayang ng telatelah h menmengadgadakaakan n huhuungungan an surasurat- t-menyurat. /ontonya: surat perjanjian.

menyurat. /ontonya: surat perjanjian. •

• Alat pengingat.Alat pengingat.

"urat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui "urat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui  ersama. /ontohnya: akta jual eli.

 ersama. /ontohnya: akta jual eli. •

"urat dapat dijadikan ahan riset atau penelitian untuk mengetahui akti4itas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. /ontohnya: ukti-ukti transaksi.

• Duta organisasi

"urat dapat men$erminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. /ontohnya: penggunaan ahasa surat dan pengetikan surat.

• Pedoman

"urat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. /ontohnya: surat tugas.

• "arana promosi

"urat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena iasanya pada surat resmi ter$antum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

a. Jenis(Jenis S'at

a *enis-jenis surat erdasarkan !ujudnya  Kartu Pos

"urat yang teruat dari kertas karton erukuran 17 8 19 $m untuk  mengirimkan erita yang isinya singkat dan ersi%at tidak rahasia.

 arkat Pos

"ehelai kertas yang telah di$etak sedemikian rupa sehingga apaila dilipat akan mementuk sampul surat. arkat pos hanya dikeluarkan oleh P. Pos 'ndonesia.

 "urat #ersampul

"urat yang menggunakan sampul atau amplop.  Memorandum atau 6ota

Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang erisikan pokok-pokok masalah yang ditulis se$ara singkat. Memo diuat oleh pemimpin kepada a!ahan atau antar pejaat setingkat, seperti memerikan petunjuk, meminta in%ormasi yang ersi%at mengingatkan, dan lain-lain. "edangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada a!ahan atau a!ahan kepada pimpinan atau antar   pejaat dalam satu organisasi atau perusahaan.

 "urat anda #ukti

"urat khusus yang iasanya erentuk %ormulir yang dipakai untuk  memuktikan keasahan akti4itas antara dua pihak. ujudnya dapat erupa kuitansi, %aktur, tanda terima, dan lain-lain.

  *enis-*enis erdasarkan tujuannya  "urat permintaan pena!aran  "urat pena!aran  "urat pesanan  "urat pemeritahuan  "urat pengantar   "urat perjanjian  "urat keputusan.

$ *enis-jenis surat erdasarkan si%at isinya  "urat dinas

"urat yang isinya erupa in%ormasi yang ersi%at kedinasan dan diuat oleh instansi pemerintah.

"urat yang dikirimkan atas nama priadi aik yang ersi%at kekeluargaan,  persahaatan, perkenalan maupun yang ersi%at setengah resmi seperti surat

lamaran pekerjaan.  "urat niaga

"urat yang isinya erupa in%ormasi niaga atau isnis dan diuat oleh adan- adan usaha atau perusahaan.

 "urat sosial

"urat yang diuat oleh lemaga-lemaga sosial.  "urat pengantar 

"urat yang erentuk da%tar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu  ersama surat terseut.

 elegram

Ada 2 ma$am telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesa!at telegra% dan surat ka!at surat yang ditulis dengan gaya  ahasa telegram.

d *enis-*enis "urat #erdasarkan jumlah penerimanya  "urat iasa

"urat yang dikirim kepada seseorang seperti pejaat atau suatu organisasi.  "urat edaran

"urat yang dikirim kepada eerapa orang atau pejaat tertentu.  "urat pengumuman

"urat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejaat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu.

e *enis-*enis "urat #erdasarkan Keamanan 'sinya  "urat sangat rahasia.

"urat ini dieri tanda ;")"< atau ;"< dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.

 "urat rahasia.

"urat ini diri tanda ;)"< atau ;< dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.  "urat iasa.

"urat yang jika isinya tera$a oleh oranglain tidak akan menimulkan kerugian agi organisasi ataupun pejaat yang ersangkutan.

% *enis-*enis "urat #erdasarkan rgensi Penyelesaiannya.  "urat sangat segera

"urat yang perlu se$epatnya diketahui oleh penerimanya atau dija!a atau diselesaikan. =leh karena itu ;surat sangat segera< memerlukan $ara  penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga leih

didahulukan daripada surat-surat lainnya.  "urat segera

"urat yang erisi in%ormasi yang memerlukan ja!aan atau penyelesaian yang segera, namun tidak se$epat surat yang ersi%at ;sangat segera<.

 "urat iasa.

"urat yang isinya tidak memerlukan ja!aan atau penyelesaian yang se$epatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.

0. Pe)en,&apan S'at 1. Kertas "urat.

kuran kertas yang iasa digunakan dan kegunaannya adalah seagai erikut. *enis kertas surat kuran Kegunaan

 panjang

Kertas Kuarto 2> $m 8 21,7 $m ntuk menulis surat yang isinya  pendek 

Kertas =kta4o 29,7 $m 8 12,? $m ntuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas %olio atau kuarto

Kertas "ikmo 29,7 $m 8 1@,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran 'nggris.

Kertas A 2,? $m 8 21 $m ntuk menulis surat dinas

Kertas A7 1,> $m 8 21 $m ntuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Kertas A@ 19,7 $m 8 1,> $m ntuk menulis surat pengantar  

Kertas A? ?, $m 8 19,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

"edangkan jenis kertas yang iasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah seagai erikut.

• Kertas nion "kin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang  iasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.

• Kertas )B", iasa dipakai untuk surat asli.

• Kertas Doorslag, kertas tipis yang iasa dipakai untuk tindasan.

• Kertas "tensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah  anyak.

2. Amplop atau "ampul "urat

*enis-jenis amplop atau sampl surat yang iasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah seagai erikut.

• /ommer$ial • =pen end • /atalogue

• Bisiting $ard • /oin • #utton and string

• Drug • indo! • Cyelet and $lasp

• #i%old • =%%i$ial • 'n4oi$e tag

• /ard • Postage $a4our  • /hur$h

• Doule %old • Pen$e • -ray

• Air mail • ork do$ket • e$eipt and page

3. 5ipatan "urat

• 5ipatan Peran$is • 5ipatan #aron

• 5ipatan #aku "tandard +old

• 5ipatan Akordion A$$ordion +old

• 5ipatan #aku endah 5o! "tandard +old

• 5ipatan Akordion endah 5o! A$$ordion +old • 5ipatan unggal "ingle +old

• 5ipatan &anda "ejajar Parallel Doule +old 1. Ba,ian(Ba,ian S'at

1

3  7 @ ? >  19 11 12 13 1 17 1@ Keterangan: 1. Kepala surat. 2. 6omor surat. 3. anggal surat.

. Alamat yang dituju. 7. )al atau perihal. @. "alam pemuka. ?. Pemuka.

>. 'si surat. . Penutup.

19. "alam penutup.

11. 6ama organisasi atau perusahaan. 12. 6ama penandatangan. 13. *aatan penandatangan. 1. 5ampiran. 17. emusan. 1@. 'nisial. 1 Kepala "urat

Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain seagai in%ormasi tentang organisasi tetapi juga seagai alat promosi.

)al-hal yang terdapat pada kepala surat adalah seagai erikut. a. 6ama =rganisasi atau perusahaan.

 . Alamat kantor.

$. 6omor telepon atau %aksimili atau kode pos. d. esite atau alamat e-mail.

e. 6ama ankir. %. 5ogo perusahaan.

Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi seagai $ara menyampaikan in%ormasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain, er%ungsi seagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Cksportir dan importir ereda se$ara geora%is dan geopolitik. "atu-satunya media yang memperkenalkan mereka hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang $itra perusahaan. Kop surat yang agus dan menarik akan memeri kesan  pertama yang aik yang akan mema!a pada penilaian integritas dan  ona%iditas yang aik juga. 'ntegritas dan ona%iditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan ona%iditas yang tinggi akan menghasilkan keper$ayaan, dan keper$ayaan inilah %aktor utama kesuksesan jalinan  perdagangan internasional.

/ontoh:

 BEBBY BEAUTY CENTER

*alan erusan "uraaya ?> Malang *a!a imur @71?1 elepon 931 ???>>> +aksimili 931 ???>>? 2 6omor "urat

+ungsi nomor surat yaitu:

a. Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kemali dokumen yang diperlukan dalam arsip

 . Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan.

$. Memudahkan dalam mengetahui !aktu saat anda melakukan hhuungan surat menyurat.

/ara penomoran surat er4ariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan.

/ontoh:

 6omor: 237EPPElE9>

237 menunjukkan nomor urut surat ' menunjukkan ulan pemuatan surat 9> menunjukkan tahun pemuatan surat. 3 anggal "urat

/ara penulisan surat ada 2. ntuk surat yang mempunyai kepala surat atau  erkop, tanggal surat $ukup dituliskan dengan tanggal, ulan, dan tahun di kanan

atas.

 6amun jika tanggal surat ditempatkan di seelah kanan a!ah, maka nama kota !aji dituliskan.

 5ampiran

5ampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.

/ontohnya rosur da%tar harga, %aktur, %otokopi pemayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran dapat diletakkan di a!ah nomor surat iasanya untuk surat dinas pemerintah atau diletakkan setelah penanggung ja!a surat pada sisi seelah kiri iasanya dipakai oleh surat niaga atau perusahaan.

7 Perihal atau )al

Perihal er%ungsi untuk memerikan petunjuk kepada pema$a mengenai isi  pokok surat.

+ungsi perihal seperti %ungsi judul dari seuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata $ara penulisan judul dalam seuah karangan. "e$ara umum, tata $ara penulisan perihal adalah seagai erikut.

a. "etiap a!al kata ditulis dengan huru% kapital ke$uali dengan kata depan dan kata tugas.

 . Perihal tidak oleh menggunakan huru% kapital semua ke$uali digunakan pada surat yang memakai judul.

$. Pada akhir perihal tidak deri tanda titik. @ Alamat Dalam atau Alamat ujuan

Penulisan alamat ada dua, yaitu seagai erikut.

a. Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.  . Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

/ontohnya:

(th. 'u Fahira "alsaila Direktur P. ings "urya *alan Amon 32

Malang

? "alam Pemuka

Pemakaian salam pemuka dalam seuah surat se$ara teoritis tidak di!ajikan, namun salam pemuka erguna agar surat tidak terasa kaku.

/ontohnya: Dengan hormat, > 'si "urat

'si surat terdiri dari alinea pemuka, alinea isi, dan alinea penutup. a. Alinea pemuka.

Alinea pemuka merupakan pengantar agi pema$a untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pemuka harus dapat memoti4asi pema$a untuk tetap mema$a seluruh isi surat.

 . Alinea isi.

Alinea isi erisikan pesan keterangan atau penjelasan dari masalah pokok  surat yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan  pesan, penulis harus dapat menyampaikan pesan se$ara ringkas, lengkap,  jelas, dan sopan.

)al-hal yang perli diperhatikan dalam memuat alinea isi adalah seagai  erikut.

• etapkan terleih dahulu maksud dan tujuan surat

• umuskan pokok pemi$araan se$ara erurut dan logis serta kalimat yang menarik.

• Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.

• )indarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak iasa dipakai • Kuasai entuk surat dan $ara pengetikannya.

• Perhatikan penggunaan tanda a$a. $. Alinea penutup.

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang erarti  pemi$araan dalam surat telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan

tegas, tidak erisi asa-asi yang erleihan.  "alam Penutup

Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak di!ajikan, namun salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraan  pengirim kepada penerima surat.

/ontohnya: )ormat kami,

19 6ama =rganisasi atau Perusahaan.

 6ama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat diutuhkan jika:

• "urat menggunakan kertas leih dari 1 lemar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak menggunakan kertas erkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan masih diutuhkan.

• "urat tidak menggunakan kertas yang erkepala surat.

 6ama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apaila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.

/ontohnya: )ormat kami, P. "arimelati 11 *aatan

Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jaatan diletakkan di a!ah nama  penanggungja!a surat karena surat niaga jarang di$antumkan nomor pokok 

anggota organisasi. /ontohnya: )ormat kami, P. "arimelati Dian "astro!ardoyo Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jaatan diletakkan di a!ah salam penutup di atas tanda tangan karena surat dinas pemerintah men$antumkan nomor induk   pega!ai dari penanggungja!a surat.

12 Penanggungja!a "urat.

Dalam kegiatan surat menyurat di 'ndonesia, orang yang er!enang menandatangani surat adalah orang yang ter$antum namanya dalam surat terseut, yakni orang yang ertanggungja!a atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, aik atas nama organisasi se$ara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang ersangkutan.

 Atas nama, disingkat menjadi a.n.

/ara ini dipakai jika pejaat utama melimpahkan kekuasaan kepada  a!ahannya untuk menandatangani surat atas nama pejaat utama.

/ontoh:

a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga "ekretaris *enderal

Drs. "ulthon   6'P...

/ontoh ini menunjukkan ah!a "ekretaris *enderal Departemen Pemuda dan =lahraga erhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan =lahraga erdasarkan pelimpahan !e!enang.

 #eliau, disingkat menjadi u..

/ara ini dipakai jika pejaat yang telah mendapatkan !e!enang atau atas nama kemudian melimpahkan kemali kepada pejaat yang erada di  a!ahnya dan memeri kuasa menandatangani surat sesuai dengan tugas

rutinnya. /ontoh:

a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga "ekretaris *enderal

  u..

Kepala #iro Keuangan

+itri Putri, ".C   6'P...

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau s!asta, dikenal dengan  petunjuk p.p. perpro$urationem, yaitu seseorang yang dieri kuasa oleh  pimpinan perusahaan.

/ontoh:

 p.p. #outiGue Distro   humellina

Manajer Pemasaran

"eagai $atatan, perlu diingat ah!a pejaat yang menandatangani surat  ukan merupakan !akil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya teratas untuk me!akili atasan dalam hal penandatanganan surat saja, agar surat terseut menjadi sah.

13 emusan atau indasan ata /aron /opy

"urat menggunakan temusan jika salinan surat dierikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri a!ah.

/ontoh: 5ampiran : 1 erkas emusan: 1. Di4isi keuangan 2. Di4isi pemasaran 3. Arsip. 1 'nisial

'nisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. #iasanya inisiak pengonsep surat dituliskan dengan huru% kapital, sedangkan pengetik  surat dengan huru% ke$il.

/ontoh: 5ampiran : 1 erkas emusan: 1. Di4isi keuangan 2. Di4isi pemasaran 3. Arsip.   #KEsd

Keterangan:

#K: #ella Kasih Pengonsep sd: "ari De!i Pengetik %. Bent'&(Bent'& S'at

#entuk-#entuk surat yang iasa digunakan adalah seagai erikut. a. #entuk surat lurus penuh +ull #lo$k "tyle

Pada surat entuk lurus penuh, penulisan agian surat semua dimulai dari kiri. kuran atas pinggir kiri 29 dan kanan >9 elite atau atas pinggir kiri 17 dan kanan ?7 pi$a. a   $ d e %  g h i  j k  l m

n o  p Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat.

d. Alamat yang dituju. e. )al atau perihal. %. "alam pemuka. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan. l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan. n. 5ampiran.

o. emusan.  p. 'nisial.

 . #entuk surat lurus #lo$k "tyle.

#entuk surat lurus #lo$k "tyle mirip dengan entuk surat lurus penuh. Peredaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang, dan nama jaatan yang diketik di seelah kanan kertas.

a   $ d e %  g h i

 j k  l m n o  p Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat.

d. Alamat yang dituju. e. )al atau perihal. %. "alam pemuka. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan. l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan. n. 5ampiran.

o. emusan.  p. 'nisial.

$. #entuk surat setengah lurus "emi lo$k "tyle.

#entuk surat setengah lurus atau "emi lo$k style. Pengetikan alamat suratnya sama dengan entuk surat lurus, sedangkan pengtikan isi suratnya sama dengan  entuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.

a   $ d e %  g h i  j k  l m  n  o  p Keterangan: a. Kepala surat.

 . 6omor surat. $. anggal surat.

d. Alamat yang dituju. e. )al atau perihal. %. "alam pemuka. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan. l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan. n. 5ampiran.

o. emusan.  p. 'nisial.

d. #entuk surat lekuk.

#entuk surat lekuk hampir sama dengan entuk surat setengah lurus. Peredaannya terletak padapenulisan alamat tujuan yang ergerigi. #aris pertama dimulai dari margin kiri dan aris kedua dan seterusnya menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, serta nama dan jaatan diketik  seelah kanan dari tengah-tengah kertas, sedangkan pada isi surat setiap  pergantian alinea aru, pengetikannya masuk ke dalam seanyak lima hentakan.

a   $ d e %  g h i  j

k  l m n o  p Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat.

d. Alamat yang dituju. e. )al atau perihal. %. "alam pemuka. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan. l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan. n. 5ampiran.

o. emusan.  p. 'nisial.

e. #entuk surat menggantung )anging Paragraph "tyle

Pada entuk surat menggantung seetulnya sama dengan entuk surat lurus lo$k style. )anya saat pengetikan surat pada aris pertama setiap alinea diketik seelah kiri, kemudian aris erikutnya diketik masuk lima spasi sampai  pergantian alinea.

a

  $

e %  g h i  j k  l m n o  p Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat.

d. Alamat yang dituju. e. )al atau perihal. %. "alam pemuka. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. "alam penutup.

k. 6ama organisasi atau perusahaan. l. 6ama penandatangan.

m. *aatan penandatangan. n. 5ampiran.

o. emusan.  p. 'nisial.

#entuk surat resmi sering dipakai oleh instansi-instansi pemerintah untuk   penulisan surat dinas. Alamat diketik di agian seelah kanan atau kiri,

sedangkan pada agian kiri diuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. "etiap pergantian alinea dari isi surat pengetikannya masuk lima spasi. #entuk  surat resmi yang dikenal di 'ndonesia diagi menjadi tiga, yaitu seagai erikut.

1. #entuk surat resmi 'ndonesia lama.

ntuk pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada seelah kiri surat, kemudian tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas, dan alamat surat diletakkan di a!ah tanggal surat dengan aris pertamanya sejajar dengan perihal, untuk nama kota pada alamat tujuan diketik masuk  lima hentakan. "erta penulisan nama lemaga atau perusahaan atau organisasi, nama jaatan, dan nama penandatangan menggunakan $entering. a :  $ : d : e %  g h i j k  l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka. h. 'si surat. i. Penutup.  j. 6ama jaatan. k. 6ama penandatangan. l. 6'P.

m. emusan.

2. #entuk surat resmi 'ndonesia aru.

Pada surat ini, pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada seelah kiri surat, tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas,  penulisan alamat surat diletakkan seelah kiri eerapa spasi di a!ah  perihal, tetapi tidak sejajar dengan perihal.

a :  $ : : d : e %  g h i j k  l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. 6ama jaatan.

l. 6'P.

m. emusan.

3. #entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas.

#entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas seetulnya sama dengan entuk surat resmi 'ndonesia aru, hanya menurut Depdiknas  penulisan tujuan dan isi surat diletakkan di a!ah nomor, lampiran, dan

hal. a :  $ : d : e %  g h i  j k  l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat.  . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka.

h. 'si surat. i. Penutup.

 j. *aatan penandatangan surat. k. 6ama penandatangan.

l. 6'PE6'K. m. emusan.

Tes -omati2  Pi)i3an Gan%a

 Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar  1.Dokumen yang erkaitan dengan sejarah adalah... a. +osil

 . "ejarah. $. ugu. d. Korporil

2.Di a!ah ini merupakan dokumen literer,ke$uali.... a. Majalah.

 . #uku. $. +ilm.

d.6askah Proklamasi.

3."urat sangan rahasia dieri kode.... a. ")".

 . )". $. )". d. )"".

.#erikut ini yang ukan merupakan $ontoh kertas surat yang digunakan untuk surat menyurat adalah....

a. Kertas kuarto.  . Kertas A.

$. Kertas A7. d. Kertas A.

7.kuran atas kiri pinggir dari entuk surat +ull #lo$k "tyle jika atas kanannya ?7 pi$a adalah... a. >9 elite.  . 29. $. 17. d. ?7 pi$a. Esai

*elaskan se$ara rin$i menurut pendapatmu tentang apa yang dimaksud ah!a surat seagai duta organisasiH

A&ti4itas

#uatlah surat permintaan arang dengan entuk lurus penuhH #. DASAR SURAT MENYURAT

A. Ba3asa S'at Nia,a %an S'at Dinas.

Komunikasi melalui ahasa surat merupakan pesan yang dikomunikasikan se$ara tertulis.

Agar komunikasi melalui surat menjadi leuh e%ekti% dan mampu menyampaikan pesan dengan tepat serta pema$a juga dapat memerikan respon yang positi% terhadap isi  pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan

kaidah ahasa 'ndonesia yang aik dan enar. 6ada surat harus simpatik, sopan,

menarik, lu!es tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang ermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

#ahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan administrasi pemerintah.

#ahasa surat niaga ersi%at komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan

 ahasanya leih lu!es jika diandingkan dengan ahasa surat dinas, karena surat dinas leih merujuk kepada surat seelumnya, seperti surat perintah, surat tugas, atau surat keputusan.

Akan tetapi penggunaan ahasa pada surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas, lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat $epat dipahami oleh pema$a. 1. /iri-$iri ahasa surat

a. *elas.

*elas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti namun harus tereas dari salah ta%sir atau ran$u, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. #ahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang memuat surat itu dan kepada siapa surat itu ditujukan. =leh karena itu, surat harus menggunakan pilihan-pilihan kata yang $ermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda a$a yang enar serta tidak terlalu anyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

 . 5ugas.

5ugas artinya sederhana, praktis, ersahaja simpel. *ika diterapkan pada  penulisan kalimat dalam surat erarti kalimat yang digunakan harus langsung

menggunakan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak  ertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan se$ara tepat sesuai dengan

maksud yang dikehendaki. #ahasa surat lugas di!ujudkan dalam ahasa yang hemat dan jelas. )emat erarti tidak oros dalam penggunaan kata, tetapi tetap dengan $akupan makna yang lengkap. *elas erarti tidak kaur dan mudah dipahami oleh pema$a.

/ara yang dapat digunakan oleh penulis surat agar diperoleh ahasa surat yang lugas adalah seagai erikut.

1 Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan. 2 Menghilangkan asa-asi.

3 Menamah unsur penjelas yang hilang.

 Menggunakan istilah yang iasa digunakan dalam surat niaga. 7 Menempatkan tanda a$a se$ara tepat.

$. Menarik dan "opan.

#ahasa yang menarik adalah ahasa yang hidup, lugas, jelas, !ajar, enak dia$a, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak

menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. #ahasa menarik juga dapat menghindari pengulangan kata yang dapat mengakiatkan nada surat menjadi monoton atau memosankan la!an i$ara. #ahasa surat yang sopan maksudnya ahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah ahasa pada umumnya dan tidak menggunakan ahasa yang erleihan serta kata-kata yang merendahkan martaat orang lain.

2. Penggunaan #ahasa dalam "urat-Menyurat. a. Cjaan.

 Penulisan huru%.

)uru% kapital seagai huru% pertama digunakan dalam penulisan erikut.

•  6ama gelar keturunan, agama, dan kehormatan, pangkat, jaatan,

dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang.

Misalnya: /ut 6yak Dien, Pro%. "te4e Cmmanuel, dan lain-lain.

•  6ama ahasa, suku angsa, dan angsa.

Misalnya: ahasa *epang, suku *a!a, dan lain-lain.

• Kata ulang ditulis menggunakan tanda huung antara kata yang

diulang.

Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain.

• Kata gaungan yang diapit oleh imuhan, maka penulisannya

digaung.

/ontohnya: melipatgandakan, dan lain-lain.

• Kata gaung yang menggunakan a!alan atau akhirannya saja ditulis

terpiasah, karen a!alan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu kata gaungan.

Misalnya: ertanggung ja!a, dan lain-lain.

• Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak erdiri

sendiri, dan digaung ila sudah dianggap satu kata. Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain.

• Kata depan di, ke, dan dari yang er%ungsi menunjukkan nama tempat

atau arah, maka penulisannya dipisah.

Misalnya : dari kota, ke #ulula!ang, dan lain-lain.

• Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, ke$uali

 pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, !alaupun. Misalnya: saya pun, dan lain-lain.

• Kata ilangan dapat ditulis dengan tiga $ara.

Misalnya: Pihak ll, Pihak ke-2, Pihak kedua.

• Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti

dari partikel per, yaitu tiap, mulai, dan demi.

• Misalnya: per April 2911, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain.

3. Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari ahasa asing harus diperhatikan ketentuannya. Misalnya:

Management : Manajemen. Psy$hology : Psikologi.  . anda #a$a

1 anda titik.

Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik.

a "atu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. /ontohnya : nomor disingkat 6o.

  Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. /ontohnya : "arjana Ckonomi disingkat ".C.

$ iga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. /ontohnya : dan ka!an-ka!an disingkat dkk.

2 anda koma.

anda koma dapat digunakan untuk :

 Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, ahkan, dan lain-lain.

 Memerin$i hal yang leih dari dua. 3 anda titik dua.

anda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan

rin$iannya. anda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang seelum  perin$iannya didahului dengan kata adalah, seagai erikut, dan yaitu.

 anda garis miring.

Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau seelum kata tidak menggunakan spasi.

/ontoh: organisasiEperhimpunan. anda garis miring dapat digunakan:

d. "eagai kata pengganti kata atau dan tiap. e. Pada penomoran surat, nomor alamat. B. Ane&a S'at Dinas %an S'at Nia,a

!. S'at Dinas ata' Resmi.

"urat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang diuat oleh lemaga pemerintah. "urat dinas diseut juga surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada korelasi antara  peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan peraturan yang telah diputuskan

oleh masing-masing departemen.

(ang termasuk surat dinas adalah seagai erikut. a. "urat pemeritahuan.

"urat pemeritahuan adalah surat yang erisi pemeritahuan kepada semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang mereka ketahui. /iri-$iri surat pemeritahuan antara lain.

 #ersi%at mengirim surat kaar atau erita.

 Memeritahukan sesuatu, misalnya peruahan nomor telepon, pindah alamat, pemukaan kantor $aang aru, peruahan harga, dan lain-lain yang ersi%at mengaarkan. "edangkan surat pemeritahuan yang tidak semata-mata mengirimkan kaar tetai juga mengandung maksud khusus yang ter$antum pada nama surat, yaitu mena!arkan, memesan,

memohon, melamar, dan seagainya.

"i%at isi dari surat pemeritahuan yang dapat disampaikan dapat diedakan menjadi 2 ma$am, yaitu seagai erikut.

 Pemeritahuan yang isinya merupakan inisiati% dari pengirim surat.  Pemeritahuan yang isinya merupakan ja!aan atau alasan atas

surat yang telah diterima seelumnya.

"truktur isi surat pemeritahuan adalah seagai erikut.

• #agian pemuka, yaitu agian pengantar atau pendahuluan yang

 erisi masalah pokok surat.

• #aian isi, yaitu agian yang erisi rin$ian, uraian, keterangan,

atau penjelasan dari masalah pokok yang akan dieritakan.

• #agian penutup, yaitu agian yang pada umumnya erisi harapan

 perlu dalam agian ini pengirim dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.

 . "urat undangan

"urat undangan adalah surat pemeritahuan yang si%atnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk erpartisipasi dalam suatu a$ara tertentu di tempat pada !aktu tertentu.

ndangan menurut kepentingannya ada 3 ma$am, yaitu seagai erikut. 1 ndangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi.

/ontohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upa$ara kenegaraan, dan lain-lain. ndangan resmi dikeluarkan oleh adan atu oganisasi resmi, sehingga pengundang harus menyeut pihaknya dengan kata ;kami<. Di dalam undangan resmi, kata ;kami< dapat diganti denga menyeutkan  jaatan me!akili organisasi.

/iri-$iri undangan resmi:

a. Memakai kepala surat kop surat.

 . Memakai model atau entuk surat yang standard. $. Menggunakan ragam ahasa resmi.

d. Menggunakan kertas yang dihususkan untuk surat menyurat.

2 ndangan setengah resmi, iasanya diuat untuk perkumpulan keluarga,  perkumpulan arisan, dan lain-lain.

/onohnya: undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain. ndangan setengah resmi untuk me!akilkan kelompok sehingga

 pengundang harus menyeutkan pihaknya dengan kata ;kami< atau kata ganti  jamak lain.

/iri-$iri undangan setengah resmi : a idak memakai kepala surat,

  #entuk suratnya oleh tidak standar,

$ #oleh menggunakan ahasa $ampuran tidak harus ahasa resmi, d Menggunakan kertas yang la0im dipakai untuk surat-menyurat.

3 ndangan tidak resmiEundangan priadi adalah undangan yang diuat oleh  perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri.

/ontohnya undangan ulang tahun,undangan syukuran,dan lain-lain. ndangan priadi untuk me!akili satu orang saja,pengundang harus menyeutkan dirinya dengan kata saya.

Dalam agian penutup seringkali pengundang mengu$apkan terima kasih atas kehadiran orang yang diundang.hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan priadi karena pada tara% ini pengundang aru mengharapkan kehadiran seseorang,sedangkan orang yang diundang terseut elum tentu hadir,sehingga u$apan terima kasih termasuk pemorosan

kalimat.jadi,kalimat penutup undangan yang enar adalah seagai erikut. a Kami sangat mengharapkan kehairan #apakE'uE"audara.

  Kehadiran Anda merupakan keahagiaan agi kami. $ Kami menunggu kedatangan Anda.

d Atas perhatian Anda,kami u$apkan terima kasih. C. S'at K'asa

"urat kuasa adalah surat yang erisi pelimpahan !e!enang kepada seseorang atau  pejaat yang dapat diper$aya untuk ertindak me!akili orang yang memeri kuasa

karena orang yang ersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

1 ntuk keperluan suatu intern organisasi

"urat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi,data priadi kedua elah pihak tidak perlu di $antumkan se$ara rin$i.

2 ntuk keperluan ekstern organisasi

"urat kuasa yang dipakai di luar organasasi,harus men$antumkan se$ara jelas dan rin$i data priadi pihak yang memeri kuasa dan pihak yang dieri kuasa,serta  entuk kekuasaan yang dieri kan lengkap dengan atas-atasnya.

"yarat-syarat memuat surat kuasa adalah seagai erikut.

1 "urat kuasa yang ersi%at perseoranganEpriadi,men$antumkan rin$ian data priadi nama,no.kartu identitas pekerjaan,alamat dan tidak perlu men$antumkan nomor surat kuasa.

2 "urat kuasa untuk mengamil gajiEhonorium yang ernilai kurang dari lima ratus riu rupiah tidak perlu dieri materai.

3 "urat kuasa yang ersi%at kedinasan harus men$antumkan no.surat kuasa,rin$ian datapriadi yang lengkap,serta dieri materai.

 =rang yang memeri kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah de!asa,sehat rohani dan jasmani

7 "urat kuasa dianggap sah apaila kedua eleh pihak,yaitu pemeri dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa terseut.

D. S'at &etean,an

"urat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang akti4itas seseorang atau sesuatu hal.

Menurut kepentingannya,surat keterangan dapat diedakan menjadi empat ma$am yaitu,surat keterangan iasa,surat re%erensi,surat rekomendasi,dan surat

 pernyataan.ntuk selengkapnya,simak penjelasan erikut.

1 "urat keterangan iasa adalah surat yang dierikan kepada seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan seagai !arga masyarakat di tengah kesiukan sehari-hari.

Misalnya seagai karya!an atau seagai anggota suatu organisasi. 'si pokok surat keterangan iasa adalah seagai erikut.

a Data priadi atau jaatan yang menerangkan.   Data priadi pihak yang diterangkan

$ 'si keterangan menerangkan apa.

d ujuan keterngan diuat untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan. e Penutup,umumnya erisi himauan atau harapan agar pihak ketiga maklum. 2 "urat re%erensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga,yang erisi penilaian

mengenai kepriadian,kelayakan,keahlian,dan kuali%ikasi pihak ' yang ersi%at rahasia,untuk kepentingan pihak ''.

"urat re%erensi dapat diedakan menjadi tiga ma$am,yaitu seagai erikut.

a "urat re%erensi dagang,yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang ingin memeli arang se$ara kredit dalam jumlah esar.

  "urat re%erensi ank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasaah untuk mengajukan pinjamanEkredit multiguna pada ank.

$ "urat re%erensi priadi. (aitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejaat yang memeri keterangan positi% mengenai identitas pelamar.

3 "urat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang dierikan kepada pihak ' erisi data-data kepriadian yang positi%,yang sudah diketahui

terleih dahulu daripada pihak ''.

Peredaan surat re%erensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan surat."urat re%erensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan ersi%at rahasia yang tidak diketahui oleh pihak pertama."edangkan surat rekomendasi diperolehdengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi surat sudah diketahui langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh pihak '.Persamaan surat re%erensi dengan surat

rekomendasi,yaitu pihak ''' tidak terikat dan tidak ertanggung ja!a dengan  permasalahan yang timul dikemudian hari.

 "urat pernyataan adalah surat yang erisi pernyataan mengenai keadaan seseorang atau instansi yang ditulis dengan seenarnya dan dapat dipertanggungja!akan. "urat pernyataan yang erkaitan dengan aspek hokum harus ditulis diatas kertas segel atau kertas iasa yang di$antumkan materai. Perhatikan $ontoh surat

 pernyataan erikut:

e. S'at memo %an nota %inas

Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan se$ara intern dalam suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejaat kantor.

"urat memo merupakan singkatan dari memorandum yang erasal dari kata memory

ahasa 'nggris yang erarti ingatan menyangkutkan sesuatu in%ormasi ersi%at mengingat, yang isinya erupa erita suigkat mengenai perintah, pernyataan, pemeritahuan, dan

 permintaan. Memo digunakan untuk memerikan petunjuk I petunjuk memintaEmemerikan in%ormasi yang ersi%at mengingatkan. 6ota erasal dari ahasa inggris yaitu note yang  erarti $atatan. 6ota dinas merupakan erita singkat yang isinya erupa peringatan,  penunjukkan atau keterangan se$ara resmi dinas, ertujuan agar isi yang ter$antum

didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan seaik I aiknya dengan  penuh rasa tanggung ja!a. 6ota digunakan dengan maksud meminta in%ormasi,

memerikan in%ormasi, dan memerikan petunjuk I petunjuk. /ara peredaran memo dan nota :

1 Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada a!ahan atau a!ahan kepada atasan 4ertikal atau antara pejaat I pejaat dalam suatu kantorJ

2 Peredaran memo dilakukan atasan kepada a!ahan atau antara pejaat I pejaat yang setingkat.

#entuk kop surat pada memo dengan nota ereda. Kop surat pada memo tidak perlu men$antumkan identitas se$ara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan idang

usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. "edangkan kop surat nota men$antumkan identitas se$ara lengkap.

2. S'at e%aan

"urat edaran sirkuler adalahsurat yang diuatuntukmemeritahukansesuatu, yang ditujukankepadaeerapa orangEkantoratukepadaanyakpihak.

"uratedaranerdasarkantujuansasarannyadapatdiedakanmenjadiduama$am, yaituseagaierikut :

1 "urat edaran untuk orang anyak yang jumlahnyateratasatauisadihitung. Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karya!annya atau  pelangganEnasaah. #entuknya seperti surat iasa di mana egian- agianya maupun isi

surat ditulis dengan lengkap.

2 "urat edaran untuk orang anyak tidak teratas jumlahnya atau kepada masyarakat umum. Misalnya surat edaran ersi%at promosi atau pena!aran arang atau jasa. #entuk  surat edaran tidak perlu men$antumkan alamat seseorang, hanya menuliskan judulnya atau perihal.

,. S'at pen,anta

"urat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

"urat pengantar dapat er%ungsi seagai erikut :

1 Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dia!a oleh orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju.

2 Pengantar erkas atau dokumen, misalnya erkas usulan kenaikan pangkat karya!an dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diprosesleihlanjut.

3 Pengantar arang, misalnya mengantarkan arang paket kiriman dari penjual kepada  pemeli.

"urat pengantar diuat minimal rangkap dua. "atu kopi yang sudah ditanda tangan  pihak penerima, akan dikemalikan kepada pengirim seagai tanda ukti penerimaan  arang. "yarat Isyarat untuk memuat surat pengantar adalah seagai erilkut :

1 )arus men$antumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu. 2 Perlu men$antumkan no. surat pengantar 

3 Men$antumkan tempat dan tanggal pengantar   Kolom dalam lanko terdiri dari :

•  6omor suratJ • raianJ

• #anyaknyaJ • KeteranganJ

7 Perlu men$antumkan nama yang erhak mengantarkan arang atau sesuatu. @ Perlu memerikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima arang. ? Perlu di$ap atau distempel dari instansi yang mengantar arang terseut.

Perhatikan $ontoh surat pengantar erikut. 3. S'at peinta3

"urat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansiEpihak yang leih tinggi yang ditujukan kepada instansiEpihak yang leih rendah #a!ahan agar a!ahan itu  eruat sesuatau atau tidak eruat sesuatu seagimana dijelaskan dalam surat perintah.

#agian I agian surat perintah adalah seagi erikut :

1 #agian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat perintah dan nomor surat perintah.

2 #agian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jaatan, dannomor induk pega!ai dari orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka !aktu yang diperlukan dan keterangan lain.

3 #agian kaki surat perintah terdiri dari J nama tempat, tanggal, ulan, dan tahun surat  perintah itu diuat, jaatan pemeri perintah, nama terang dan nomor induk pega!ai  pemeri ila surat resmi, stempel unti organisasi dan temusan.

i. S'at inst'&si

"urat instruksi adalah surat yang erisi perintah dan petunjuk I petunjuk yang

 ersumer pada peraturan dan keijaksanaan pemimpin. "urat instruksi iasanya digunakan di lingkungan pemerintahan dan lingkungan s!asta. mumnya, surat instruksi ditujukan kepada anyak pihak, ereda dengan surat perintah yang umumnya ditujukan kepada pihak  tertentu saja.

 *. S'at t',as

"urat tugas adalah surat yang datang dari pihak leih tinggiEpejaat untuk menugaskan kepada a!ahan agar melakukan pekerjaan tertentu. "urat tugas si%atnya

singkat, tapi jelas. "urat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama  I sama diuat erjudul, tetapi teknis pemuatan dan unyi suratnya ereda. "urat perintak

atau instruksi mempunyai pertimangan tertentu konsideransi, yaitu hal I hal yang

menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan tidak mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi  pemerian tugas.

#. S'at nia,a

"urat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan erita in%ormasi yang erhuungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau isnis adalah dunia yang penuh kesiukan di mana !aktu adalah seuah uang dan dalam ertindak akan selalu erdasarkan e%isien dan e%ekti4itas. "eringkali seuah erita yang dituangkan dalam surat niaga akan leih e%ekti% dan tepat sasaran karena memuat data I data penting yang akurat, jika diandingkan erita terseut disampaikan melalui telepon atau lisan. "eperti : jual eli produk atau in%ormasi data I data yang erhuungan denga

 perdagangan atu isnis pada umumnya.

"urat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu seagai erikut. a. S'at pe&ena)an

"urat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada $alon pemeli.

"yarat I syarat memuat surat perkenalan adalah seagai erikut. 1 Menggunakan ahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat.

2 Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, idang usahanya, dan man%aat atas arang yang diperkenalkan.

3 Men$antumkan kapan perusahaan itu mulai ergerak dalam usahanya.

 Memerikan gamran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai.

7 Men$antumkan pekerjaanEproyek yang pernah ditangani.

@ )arus dapat meyakinkan pema$a ah!a arang yang diproduksi itu erkualitas tinggi dan telah anyak yang memakainya.