BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Sistem Informasi 3.1.1. Pengertian Sistem1
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu dengan maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukkan (input), proses, serta keluaran (output) yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Input dan Output Sumber : Pengantar Teknik Industri, 2008, hal 17
2
1
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 1-2.
Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain :
2
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi, 2007. Hal 5.
1. Batasan (boundary) merupakan penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (environment) merupakan segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input tehadap suatu sistem.
3. Masukan (input) merupakan sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) merupakan sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
3.1.2. Pengertian Informasi3
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
3
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 8-13.
3.1.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.1.3.1.Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block).
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupkan tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
3.1.4. Perancangan Sistem Informasi4
Komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang dirancang adalah model, output, input, database,dan teknologi.
4
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 211-249.
Langkah-langkah perancangan sistem (Systems Development Life Cycle / SDLC) berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam mengembangkan sistem informasi yang terbagi menjadi:
1. Perancangan Model a. Physical System b. Logical Model 2. Perancangan Output 3. Perancangan Input 4. Perancangan Database a. Perancangan File b. Perancangan ERD 5. Perancangan Teknologi
a. Perangkat Keras (Hardware) b. Perangkat Lunak (Software) c. Teknisi (Humanware)
3.1.4.1.Perancangan Model
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model.
3.1.4.2.Physical System
Sketsa dari physical system dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (systems
flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Bagan alir sistem merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun simbol-simbol pada systems flowchart dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1. Simbol-simbol pada Flowchart
No. Simbol Keterangan
1. Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses
2. Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk manual, mekanik atau komputer
3. Menunjukkan pekerjaan manual
4. Menunjukkan kegiatan proses dari operasi komputer
5. Menunjukkan input/output menggunakan hard disk
6. Menunjukkan suatu simpanan
Sumber : Analisis dan Desain, 2005, hal 796-799 3.1.4.3.Logical Model5
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram).
5
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 211.
Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang
digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan merupakan
dokumentasi sistem yang baik. Adapun simbol-simbol ini dapat dilihat pada Tabel
3.2.
Tabel 3.2. Simbol-simbol pada Data Flow Diagram Gane & Sarson
No. Simbol Keterangan
1.
Simbol ini dinamakan simbol arus data. Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ini mengalir di antara proses atau data store.
2.
Simbol ini dinamakan simbol penyimpanan data. Simbol ini Merupakan tempat untuk menyimpan data yang ada dalam sistem. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke
Tabel 3.2. Simbol-simbol pada Data Flow Diagram Gane & Sarson (Lanjutan)
No. Simbol Keterangan
3.
Simbol ini dinamakan simbol proses. Proses merupakan kegiatan yang dikerjakan oleh sistem. Proses memiliki fungsi untuk mentransformasi data masukan menjadi data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Penomoran proses untuk DFD level pertama adalah 1.0, 2.0, 3.0, dan seterusnya. Penomoran untuk tingkat kedua adalah 1.1, 1.2, 1.3, dan seterusnya.
4.
Simbol ini dinamakan symbol kesatuan luar. Sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi memberikan data ke dalam sistem atau diberikan data dari sistem.
Sumber : Systems Analysis & Design, 2009, hal 207
Pedoman untuk menggambar DFD adalah sebagai berikut:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan di luar sistem yang terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat ke dalam kesatuan luar. 3. Gambarkan terlebih dahulu diagram konteks. Pendekatan terstruktur
menggambarkan sistem secara garis besar (top level) dan memecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (lower level). DFD yang pertama kali
digambar adalah diagram konteks. Dalam diagram konteks hanya terdapat satu proses dan tidak boleh ada store di dalamnya. Dari diagram ini digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut overview diagram (level 0). Tiap proses di overview diagram akan digambar lebih terinci lagi dan disebut level 1 dan seterusnya sampai tiap proses tidak dapat digambar lebih rinci lagi. Adapun contoh konteks diagram sistem registrasi dapat dilihat pada Gambar 3.2. dan
diagram level 0 sistem registrasi dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.2. Konteks Diagram Pada Sistem Order Sumber : Systems Analysis & Design, 2009, hal 209
Gambar 3.3. Diagram Level 0 Pada Sistem Order Makanan Sumber : Systems Analysis & Design, 2009, hal 209
3.1.4.4.Perancangan Output6
Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat.
Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu output intern (internal
output). Output intern adalah dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen yang tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ekstern adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.
3.1.4.5.Perancangan Input
Input dapat dikelompokkan ke dalam 2 tipe, yaitu input ekstern (external input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang berasal dari luar organisasi seperti faktur pembelian, kuitansi-kuitansi dari luar organisasi.
Input intern adalah input yang berasal dari dalam organisasi misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.
3.1.4.6.Perancangan Basis Data
Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Langkah-langkah dalam perancangan database
adalah :
1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru
6
Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 213-217.
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat. Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter file selanjutnya juga dapat ditentukan.
2. Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram)
Perancangan basis data (database) dapat dilakukan dengan menggunakan
Entity Relationship. Teknik ini merupakan salah satu model data yang dikembangkan berdasarkan pada obyek. Teknik Entity Relationship merupakan suatu cara untuk menjelaskan kepada para pemakai tentang hubungan antar data dalam basis data secara logik dengan persepsi bahwa dunia nyata terdiri dari obyek-obyek dasar yang saling berhubungan dengan cara memvisualisasikan ke dalam bentuk simbol grafis.
Perancangan dengan teknik ini akan menghasilkan sebuah diagram yang dinamakan ERD (Entity Relationship Diagram) yang berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar entitas dalam suatu sistem. Sedangkan teknik normalisasi diterapkan dalam perancangan basis data dalam model basis data relasional.ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak dan menekankan pada struktur relationship data. Elemen-elemen dari ERD adalah sebagai berikut:
1. Entitas (Entity)
Pada ERD, entitas digambarkan dengan sebuah kotak persegi panjang. Entitas adalah sesuatu yang terdapat di dalam sistem, baik nyata maupun abstrak. Entitas diberi nama dengan kata benda.
Pada ERD, hubungan dilambangkan dengan bentuk belah ketupat.
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi di antara entitas. Pada umumnya, hubungan diberi nama dengan kata kerja sehingga memudahkan pembacaan relasinya.
3. Atribut
Secara umum, atribut adalah sifat atau karakteristik dari setiap entitas atau setiap relationship. Ada dua jenis nilai atribut, yaitu:
a. Identifier (key) digunakan untuk menunjukkan suatu entitas yang unik (primary key).
b. Descriptor (nonkey attribute) digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik.
4. Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum data yang dapat berelasi antara satu entitas dengan entitas yang lain. Terdapat 3 macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to One
Tingkat hubungan satu ke satu ini dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu entitas kedua, demikian pula sebaliknya.
b. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak sama dengan hubungan banyak ke satu. Tergantung dari mana hubungan tersebut dilihat. Satu kejadian pada entitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada
entitas kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas kedua hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas pertama.
c. Many to Many
Tingkat hubungan ini terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas pertama maupun sisi entitas kedua.
3.1.4.7.Perancangan Perangkat Teknologi7
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat teknisi (humanware atau brainware).
1. Perangkat Keras (Hardware)
Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar.
2. Perangkat Lunak (Software)
Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (software). Instruksi-instruksi perangkat lunak ditulis oleh manusia untuk mengaktifkan fungsi dari perangkat keras komputer. Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian, yaitu
7 Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,Yogyakarta : Andi, 2005. Hal 220-231.
perangkat lunak sistem operasi (operating system), perangkat lunak bahasa (language software), dan perangkat lunak aplikasi (aplication software). 3. Perangkat Teknisi (Humanware atau Brainware)
Brainware dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Teknisi tersebut dapat berupa operator komputer
3.1.5. Metode Pengembangan Sistem Informasi8 1. Metode Waterfall
Metode ini merupakan metode yang sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bias melakukan pengerjaan langkah 2,3 dan seterusnya. Secara otomatis tahapan ke-3 akan bisa dilakukan jika tahap ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan.
Tahapan ini meliputi perencanaan, mendesain sistem, implementasi, verifikasi dan perawatan. Perencanaan adalah tahap mendefenisikan masalah dan menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang mengerjakan dan kapan dikerjakan. Tahap berikutnya adalah desain. Tahap ini bertujuan untuk mendesain permasalahan sesuai dengan masalah yang telah didefenisikan. Berikutnya adalah implementasi, merupakan penerapan dari desain yang dibuat. Setelah desain implementasi maka
8
Jawadekar, W. S, Management Information Systems, New Delhi : Tata McGraw-Hill, 2007. Hal 201-202
berikutnya adalah verifikasi dan penerapan. Adapun gambar model
waterfall dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4. Metode Waterfall
2. Metode Spiral
Metode spiral juga dikenal dengan model siklus hidup spiral yang merupakan kombinasi antara model prototipe dan model waterfall. Langkah-langkah dari metode ini adalah:
a. Inisialisasi masalah baik dari faktor eksternal maupun internal b. Desain awal untuk membuat sistem baru
c. Desain yang telah dibuat kemudian dibuatkan prototipe pertamanya d. Prototipe kedua berisi beberapa prosedur antara lain mengevaluasi prototipe pertama, mencari kebutuhan prototipe kedua, mendesain
dan merencanakan prototipe yang kedua, membuat dan menguji prototipe yang kedua.
e. Projek dapat dibatalkan jika resiko untuk pelaksanaanya besar f. Prototipe yang baru dievaluasi dengan cara yang sama seperti yang
telah dijelaskan di atas
g. Langkah sebelumnya terus dilakukan sampai prototipe yang dihasilkan sesuai dengan tujuan
h. Hasil akhir adalah prototipe yang telah disaring sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
Adapun metode gambar spiral dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5. Metode Spiral
3.2. HTML (Hypertext Markup Language)9
HTML (Hypertext Markup Language) merupakan salah satu format atau bahasa yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dikatakan markup language karena HTML berfungsi untuk memformat file dokumen teks biasa untuk bisa ditampilkan pada web browser
9
dengan bantuan tanda-tanda yang sudah ditentukan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menambahkan elemen atau yang sering disebut sebagai tag.
Elemen HTML biasanya berupa tag yang berpasangan dan setiap tag
ditandai dengan simbol < dan >.
3.3. PHP (Hypertext Preprocessor)10
PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting
adalah sintaks dan perintah-perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada dokumen HTML. Pembuatan web in merupakan kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai pembangun halaman web.
3.4. Perancangan Website
Desain web yang baik bertumpu pada prinsip pokok yaitu membuatnya sederhana serta menjaga kerjanya tetap cepat ketika diakses. Hal yang perlu diperhatikan dalam desain website adalah fungsi dari website yang akan dibangun seperti apa, harus ditentukan apa yang akan dicapai dalam membuat website. Langkah-langkah dalam membuat website adalah: 11
1. Membuat Sketsa Desain
10
Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007. Hal 265-267
11
Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP & MySQL, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007. Hal 265-267
Desainer bisa saja menuangkan ide dalam membuat interface suatu homepage
dalam bentuk sketsa di kertas dahulu. Untuk kebanyakan orang, biasanya langkah ini dilewatkan dan langsung pada langkah membuat desain layout
dengan menggunakan software. 2. Membuat Layout Desain
Dalam mendesain, desainer menuangkan ide dalam membuat interface suatu
homepage.Dalam desain layoutwebsite dapat menggunakan software seperti Photoshop, Macromedia, adobe Illustrator.
3. Membagi Gambar dalam Potongan Kecil-kecil
Setelah desain layout hompage sudah jadi, file gambar tersebut dipecah menjadi potongan kecil-kecil untuk mengoptimize waktu download.
4. Membuat Animasi
Animasi diperlukan untuk menghidupkan homepage agar menarik pengunjung. 5. Membuat HTML
Setelah tahap desain layout, tahap selanjutnya merapikan layout desain seperti menempatkan beberapa tombol, gambar dan teks.HTML atau yang memiliki kepanjangan Hypertext Markup Language adalah script di mana bisa menampilkan informasi dan daya kreasi lewat internet. HTML sendiri adalah suatu dokumen teks biasa yang mudah dimengerti dibanding bahasa pemrograman lainnya, dan karena bentuknya itu maka HTML dapat dibaca oleh berbagai platform seperti: Windows, Linux, Macintosh. Kata “Markup Language“ pada HTML menunjukkan fasilitas yang berupa tanda tertentu dalam skrip HTML, dimana di dalam skrip bisa mengatur judul, garis, tabel,
gambar, dan lain-lain dengan perintah yang telah ditentukan pada elemen HTML.
6. Programming dan Script
Programming dan script yang bisa digunakan PHP, Borland Delphy, Visual Basic.Programming dan script biasanya dilakukan setelah desain homepage
telah jadi.Pembuatan programming dan script mulai dari pembuatan database dan kemudian listing program.
7. Evaluasi dan Test
Setelah selesai membuat situs secara keseluruhan sangatlah perlu untuk melakukan evaluasi, apakah link-link yang ada sudah berjalan dengan benar dan bukan broken link (link yang salah target atau tidak target).
8. Upload HTML
Setelah file menjadi html beserta gambar dan scriptnya, perlu mengupload file ke suatu tempat (hosting), agar semua orang didunia dapat mengakses halaman html.
9. Promosi Homepage
Pada tahap ini promosikan situs di search engine yang ada seperti www.yahoo.com, www.google.com, www.altavista.com dan sebagainya, agar suatu saat user mencari alamat situs anda akan ditemukan pada database server search engine yang bersangkutan.
3.5. Database MySQL
Pada awal perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language.SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986.MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source.MySQL adalah pasangan serasi dari PHP.MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia.
Dalam menjalan MySQL diperlukan berbagai perintah untuk membuat suatu database, berikut ini disebutkan beberapa perintah dasar dalam menggunakan MySQL.Untuk menjalankan MySQL pertama kali cukup dengan mengetikkan mysql pada Command Prompt. Perintah-perintahnya adalah sebagai berikut :
1. Menampilkan database: SHOW DATABASE;
2. Membuat database baru: CREATE DATABASE database; 3. Memilih database yang akan digunakan: USE database; 4. Menampilkan tabel: SHOW TABLE;
5. Membuat tabel baru: CREATE TABLE tabel (field spesifikasi_field,...);
6.Menampilkan struktur tabel: SHOW COLUMNS FROM tabel; atau DESCRIBE tabel;
7. Mengubah struktur tabel: ALTER TABLE tabel Jenis_Pengubahan;
8. Mengisikan data: INSERT INTO tabel (kolom1,...) VALUES (data_kolom1,..) atau INSERT INTO tabel SET kolom1 = data_kolom1,...;
9. Menampilkan data: SELECT kolom FROM tabel WHERE kriteria ORDER BY kolom; atau SELECT * FROM tabel ;
10. Mengubah data: UPDATE tabel SET kolom = pengubahan_data WHERE kriteria;
11. Menampilkan data dengan kriteria tertentu: SELECT kolom1,... FROM tabel WHERE kriteria;
12. Menghapus data: DELETE FROM tabel WHERE kriteria; 13. Menghapus tabel: DROP tabel;
14. Menghapus database: DROP database; 15. Keluar dari MySQL: QUIT atau EXIT;
3.6. Business Process Improvement12
Business Process Improvement merpakan sebuah metodologi sistematis yang dikembangkan untuk membantu sebuah organisasi dalam membuat perubahan signifikan pada cara oeprasi proses bisnis. BPI menyediakan sebuah sistem yang membantu dalam menyederhanakan dan meluruskan (streamlining) operasi, juga memastikan kedua pelanggan internal dan eksternal menerima
output atau hasil yang memuaskan.
3.6.1. Manfaat dari Business Process Improvement
Manfaat utama dari BPI adalah untuk memastikan bahwa proses bisnis itu: 1. Mengeliminasi kesalahan-kesalahan
12
James Harrington, Business Process Improvement.The Breakthrough Strategy For Total Quality, Productivity, And Competitiveness, McGraw-Hill, Amerika, 1991. Hal 20-23.
2. Meminimisasi waktu delay
3. Memaksimalkan penggunaan asset 4. Mudah dimengerti
5. Mudah untuk digunakan
6. Ramah pelanggan (customer friendly)
7. Mudah beradaptasi dengan perubahan kebutuhan pelanggan 8. Memberikan keunggulan kompetitif kepada organisasi
3.6.2. Tujuan Utama Business Process Improvement
Tujuan utama perbaikan proses dari BPI ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat proses-proses menjadi efektif yaitu menghasilkan atau memberikan hasil yang diinginkan.
2. Membuat proses-proses menjadi efisien yaitu meminimasi penggunaan sumber daya.
3. Membuat proses-proses mampu beradaptasi yaitu mampu untuk beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan bisnis.
3.6.3. Fase-fase pada Business Process Improvement
Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business Process Improvement, yang terdiri dari:
1. Mengorganisir perbaikan, dengan tujuan menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman, dan komitmen.
2. Pemahaman proses, dengan tujuan memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung.
3. Penyederhanaan proses, dengan tujuan memperbaiki efisiensi, efektifitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis.
4. Implementsi, pengukuran dan kontrol, dengan tujuan mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan.
5. Perbaikan berkelanjutan dengan tujuan mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya.
3.6.4. Simbol-simbol Pada Business Process Improvement13
Adapun simbol-simbol yang digunakan pada business process improvement adalah sebagai berikut :
1. Operation
Simbol persegi panjang ini menunjukkan suatu operasi dimana terjadi perubahan pada item. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6. Simbol Operation Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 96 2. Connection
Simbol ini digunakan untuk menotasikan arah dan urutan dari langkah-langkah proses. Simbol ini juga digunakan untuk perpindahan dari satu
13
James Harrington, Business Process Improvement.The Breakthrough Strategy For Total Quality, Productivity, And Competitiveness, McGraw-Hill, 1991. Hal 95-98.
simbol ke simbol lain. Simbol connection ini dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7. Simbol Connection Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 97 3. Movement / Transportation
Suatu kegiatan transportasi terjadi apabila benda kerja, pekerja atau perlengkapan mengalami perpindahan tempat yang bukan merupakan bagian dari suatu operasi. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8. Simbol Movement / Transportation Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 96
4. Decision
Menunjukkan suatu penyeleksian kondisi di dalam operasi keputusan mana
yang akan diambil. Output dari simbol ini biasanya ditandai dengan pilihan yes
atau no, true atau false. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Gambar 3.9. Simbol Decision Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 96 5. Inspection
Suatu kegiatan pemeriksaan terjadi apabila benda kerja atau peraltan mengalami pemeriksaan baik untuk segi kualitas maupun kuantitas. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10. Simbol Inspection Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 96 6. Paper document
Simbol ini digunakan untuk menulis suatu kegitan dari suatu informasi tentang laporan kegiatan diatas kertas. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Gambar 3.11. Simbol Paper Document Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 96
7. Storage
Proses penyimpanan terjadi apabila benda kerja disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Gambar 3.12. Simbol Storage Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 97
Digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.13.
Gambar 3.13. Simbol Annotation Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 97 9. Transmission
Digunakan tanda panah (interrupted arrow) untuk mengidentifikasi informasi selaan yang terjadi secara langsung seperti transfer data elektronik, fax, atau telepon. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Gambar 3.14. Simbol Transmission Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 98
10.Boundary
Digunakan untuk menunjukkan proses awal dan akhir dari suatu proses yang di kerjakan. Simbol ini dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15. Simbol Boundary Sumber : Business Process Improvement, 1991, hal 98
3.7. Perpustakaan Perguruan Tinggi14
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu (akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Koleksi suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terbatas pada buku-buku teks yang diperlukan untuk menunjang kegiatan belajar mengajar saja, tetapi juga buku-buku dan jurnal-jurnal ilmiah yang diperlukan untuk menunjang penelitian para dosen dan mahasiswa.
Pada umumnya, pertimbangan dalam melaksanakan komputerisasi di perpustakaan adalah :
a. Mempercepat penyelesaian semua proses pekerjaan b. Mempermudah pelaksanaan pekerjaan
c. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan e. Mempertinggi ketepatan hasil yang dicapai
f. Menghasilkan beragam keularan dari sekali masukan data
14
3.8. Sistem Klasifikasi Koleksi Perpustakaan
Sistem klasifikasi adalah suatu bagan pengelompokkan koleksi berdasarkan subjek atau bentuk, yang berfungsi sebagai alat untuk mengelompokkan dan menyusun koleksi di rak secara logis dan menentukan lokasinya di rak. 15 Walaupun kadang-kadang digunakan juga pengelompokkan menurut keinginan pembaca atau sistem pengelompokkan lain buatan sendiri, kebanyakan pustakawan lebih suka menggunakan salah satu dari sistem klasifikasi buku utama yang ada. Sistem-sistem yang terpenting yang dipakai oleh dunia yang berbahasa Inggris adalah klasifikasi Library of Congress dan klasifikasi Persepuluhan Dewey. Keuntungan menggunakan salah satu dari kedua sistem ini adalah bahwa notasinya dikenal dan dimengerti secara luas oleh para pustakawan yang ada, dank arena pusat-pusat katalogisasi seperti Library of Congress, H.W. Wilson Company dan British National Bibliography menggunakan salah satu ataupun kedua-duanya dalam penggolongan buku-bukunya.16
3.8.1. Klasifikasi Library of Congress (LC)17
Library of Congress Classification (LC) digunakan sebagai sistem klasifikasi di perpustakaan Library of Congress. LC baru diperkenalkan pada tahun 1899-1920 oleh Herbert Putman, dan LC membagi ilmu pengetahuan dalam beberapa kelompok atau kelas. Notasi yang digunakan merupakan campuran huruf dan angka. Pembagiannya adalah sebagai berikut :
15
Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2007. 2007. Hal 48. 16
Perpustakan Nasional R.I., Terjemahan RIngkasan Klasifikasi Desimal Dewey dan Indeks Relatif. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2000. Hal 7.
17
a. Kelas Utama LC
A Karya umum, Poligrafi B Filsafat, Agama
C-O Sejarah (kecuali Amerika), Geneologi E-F Sejarah Amerika
G Geografi, Antropologi H Ilmu-ilmu Sosial J Politik K Hukum L Pendidikan M Musik N Seni
P Bahasa dan Sastra Q Ilmu Pengetahuan R Kedokteran S Pertanian T Teknologi U Ilmu Kemiliteran V Ilmu Kelautan
Z Bibliografi dan Ilmu Perpustakaan b. Sub kelas
LC Membagi kelas utama menjadi sub kelas, sebagai berikut: Q Ilmu Pengetahuan
QA Matematika QB Astronomi QC Fisika QD Kimia QE Geologi
QH Sejarah Alam Ekologi QK Botani
QL Zoologi
QM Anatomi Manusia QP Fisiologi
QR Bakteriologi
c. Pembagian LC yang lebih rinci (seksi)
QC Fisika
QC 81-119 Berat dan Ukuran QC 122-168 Mekanika Eksperimen QC 811-849 Magnit Bumi
QC 851-999 Meteorologi
Contoh notasi LC :
Z 1242.5.F85 = Notasi dengan judul “Bibliography of the Confederate States of America”, pengarang Douglas Southall Freeman.
Z Bibliografi dan Ilmu Perpustakaan
1242 Bibliografi Amerika: Sejarah perang saudara 1861-1865 .5 Negara bagian di Amerika Serikat
.F Huruf pertama nama pengarang (Freeman)
85 Nomor urut pengarang
3.8.2. Klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC)18
DDC diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 dan diterbitkan tahun 1876. DDC membagi ilmu pengetahuan manusia menjadi 10 kelas utama, masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi dan masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi, sehingga DDC mempunyai 10 kelas utama, 100 divisi dan 1000 seksi. Sepuluh kelas utama dituliskan dalam bentuk notasi dengan “tiga angka dasar” (000-900)
a. Bagian-bagian dari DDC 1. Bagan DDC
Bagan DDC terdiri dari kelas utama, divisi, seksi, subseksi yang masih dapat diperinci lagi.
a) Ringkasan pertama
Ringkasan pertama adalah sebutan untuk 10 kelas utama. Notasinya terdiri dari 3 bilangan yang nomor kelas utamanya menempati posisi pertama:
000 Karya Umum
18
100 Filsafat 200 Agama
300 Ilmu-ilmu Sosial 400 Bahasa
500 Ilmu-ilmu Murni
600 Ilmu-ilmu Terapan (Teknologi) 700 Kesenian dan Olah Raga 800 Kesusastraan
900 Sejarah dan Geografi b) Ringkasan kedua
Ringkasan kedua adalah sebutan untuk 100 divisi. Notasinya terdiri dari 3 bilangan yang nomor divisinya menempati posisi kedua.
600 Teknologi 610 Ilmu Kedokteran 620 Ilmu Teknik 630 Ilmu Pertanian
640 Kesejahteraan Rumah Tangga 650 Tatalaksana (Manajemen) 660 Industri dan Teknologi Kimia
670 Pengolahan Bahan Industri dalam Pabrik 680 Industri-industri lain
c) Ringkasan ketiga
Ringkasan ketiga adalah sebutan untuk 1000 seksi. Notasinya terdiri dari 3 bilangan yang nomor seksinya menempati posisi ketiga.
610 Ilmu Kedokteran 611 Anatomi Manusia 612 Fisiologi Manusia 613 Ilmu Kesehatan Umum 614 Kesehatan Masyarakat
615 Farmakologi dan Ilmu Obat-obatan 616 Penyakit
617 Ilmu Bedah
618 Cabang Ilmu Kedokteran yang Lain 619 Ilmu Kedokteran Hewan
3.9.Internet19
Internet merupakan sebuah jaringan dari beberapa jaringan-jaringan yang saling terhubung di seluruh dunia. Melalu internet, orang-orang dapat memperluas usaha-usaha ke berbagai belahan dunia. Komunikasi dengan orang lain akan lebuh mudah dilakukan dengan Internet. Internet menyediakan informasi, pendidikan dan hiburan. Internet berbeda dengan media komunikasi yang pernah dijumpai
19
sebelumnya. Orang dari berbagai usia, warna kulit, kepercayaan, dan negara bebas berbagi ide, cerita, data, opini, dan produk melalui jaringan ini.
3.10. Web Browser
Sebuah web browser adalah program komputer yang digunakan untuk mengakses situs atau informasi dalam sebuah jaringan (dikenal sebagai World Wide Web). Tujuan utama dari seseorang menggunakan sebuah web browser
adalah untuk melihat halaman-halaman web yang ada pada Internet. Contoh web browser yang digunakan oleh orang-orang adalah Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, dan Google Chrome. Kebanyakan program Windows
menggunakan standar desain Graphical User Interface (GUI) yang meliputi sejumlah elemen layar umum.
3.11. XAMPP
XAMPP adalah sebuah kumpulan yang menginstall Apache, MySQL dan PHP dalam sebuah prosedur. XAMPP juga menginstall phpMyAdmin, sebuah aplikasi web yang dapat digunakan untuk mengatur database MySQL. XAMPP dapat menyederhanakan proses instalasi. XAMPP dimaksudkan sebagai sebuah perkembangan lingkungan pada sebuah komputer lokal. XAMPP dapat dikonfigurasi untuk terbuka. XAMPP tidak dimaksudkan untuk penggunaan produksi jadi tidak aman digunakan untuk lingkungan produksi. Sebelum
menggunakan XAMPP untuk membuat sebuah website dapat menjadi publik, perlu dilakukan pengetatan keamanan. 20
3.12. Pengukuran Waktu Jam Henti21
Sesuai dengan namanya, pengukuran waktu ini menggunakan jam henti (stopwatch) sebagai alat utamanya. Cara ini seringkali digunakan karena merupakan cara yang paling banyak dikenal. Pengukuran waktu adalah pekerjaan mengamati dan mencatat waktu-waktu kerja baik setiap elemen ataupun siklus dengan menggunakan alat-alat yang telah disiapkan. Setelah tahap pengukuran, selanjutnya menguji keseragaman data dan menghitung jumlah pengukuran yang harus dilakukan.
3.12.1. Uji Keseragaman Data
4.
Uji ini dilakukan dengan cara statistik, dimana ditentukan batas kontrol atas dan batas kontrol bawah dari data dengan menggunakan rumus:
σ k x BKA= + σ k x BKB= −
Dimana, k = Angka deviasi standard untuk x yang besarnya tergantung pada tingkat keyakinan (confidence level) yang diambil, dimana k diperoleh dari nilai z pada tabel distribusi normal, misalnya apabila
20
Valade. PHP and MySQL Web Development all-in-one Desk Reference For Dummies. Indiana: Wiley Publishing Inc, 2008.
21
Iftikar Z Sutalaksana. Teknik Tata Cara Kerja. Bandung: Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Bandung, 1979.Hal. 119-124
tingkat keyakinan 95% (0,95), maka nilai z yang dihasilkan adalah 1,96 ≈ 2.
Rumus untuk menghitung harga rata-rata dan standar deviasi (σ) adalah:
N x x=
∑
i dan 1 ) ( 2 − − =∑
N x xi σ Dimana, x = Harga rata-rataN = Jumlah pengamatan yang dilakukan.
3.12.2.Uji Kecukupan Data
Uji ini dilakukan dengan cara statistik, dimana dapat diketahui apakah data yang diukur sudah cukup atau tidak dengan menggunakan rumus:
( )
2 2 2 / ' − =∑
∑
∑
xi xi xi N s k NDimana, k adalah besarnya nilai z pada tabel normal berdasarkan tingkat kepercayaan penelitian, sedangkan s adalah tingkat ketelitian.
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan termasuk dalam jenis penelitian terapan karena penelitian ini dilakukan untuk memecahkan masalah nyata yaitu mendapatkan sebuah rancangan sistem informasi yang terkomputerisasi guna mengembangkan sistem pelayanan informasi pada perpustakaan IT&B Campus.
4.2. Lokasi Penelitian dan Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan di IT&B Campus yang merupakan salah satu perguruan tinggi di Medan. Perguruan tinggi ini beralamat di Jalan Mahoni Medan. Jadwal penelitian ini dilakukan pada bulan Mei 2012 – bulan November 2012.
4.3. Kerangka Konseptual
Kerangka konseptual penelitian tugas akhir ini mengenai perancangan sistem pelayanan informasi berbasis web pada IT&B Campus dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Model perpustakaan Identifikasi kebutuhan Kebutuhan Model sistem informasi Sistem pelayanan informasi perpustakaan IT&B Campus Studi literatur perpustakaan Studi literatur sistem informasi Perancangan sistem Bisnis proses perpustakaan Model proses pelayanan
Gambar 4.1. Kerangka Konseptual
Penjelasan mengenai kerangka konseptual perancangan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan
Identifikasi kebutuhan ini dilakukan melalui pengumpulan data mengenai kebutuhan perpustakaan IT&B Campus.
2. Bisnis proses perpustakaan
Proses-proses yang terjadi pada perpustakaan berdasarkan pengumpulan data yang menghasilkan model proses pelayanan.
3. Studi literatur perpustakaan
Studi literatur dilakukan dengan mempelajari buku mengenai perpustakan. 4. Studi literatur sistem informasi
Studi literatur sistem informasi dilakukan dengan mempelajari buku mengenai sistem informasi dan perancangan sistem.
5. Perancangan sistem
Perancangan sistem dilakukan berdasarkan studi literatur perpustakaan dan studi literatur sistem informasi sesuai dengan langkah-langkah perancangan sistem.
4.4. Prosedur Penelitian
Adapun prosedur penelitian dapat dilihat melalui blok diagram penelitian pada Gambar 4.2.
Mulai
Perumusan Masalah
Sistem pelayanan informasi perpustakaan yang masih dilakukan secara manual menyebabkan pelayanan perpustakaan lambat, terbatas, dan tidak responsif dalam memberikan jawaban
Tujuan Penelitian
- Merancang proses bisnis untuk pelayanan perpustakaan IT&B Campus - Merancang sistem pelayanan informasi perpustakaan yang berbasis web pada perpustakaan IT&B Campus
Studi Literatur
Teori mengenai sistem perpustakaan dan sistem informasi Pengumpulan Data dan Analisis
Pengumpulan Data
- data primer : layanan perpustakaan, proses bisnis dan waktu proses - data sekunder : nama mahasiswa dan dosen
Analisis
- Perhitungan uji keseragaman data - Perhitungan uji kecukupan data
Perancangan dengan metode waterfall
- identifikasi kebutuhan - perancangan sistem - perancangan model - perancangan output - perancangan input - perancangan database - rancangan teknologi - implementasi - verifikasi - maintenance
Hasil dan Pembahasan Kesimpulan dan saran Business Process Perpustakaan - mengorganisir untuk perbaikan
- memahami proses - penyederhanaan proses
- implementasi, pengukuran, dan pengendalian - perbaikan berkelanjutan
4.4.1. Pengumpulan Data dan Analisis
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah stopwatch time study. Sumber data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data primer
Data primer yang dikumpulkan adalah: a. Layanan perpustakaan
Data berupa jenis bacaan yang ada di perpustakaan, jam kerja petugas perpustakaan, peraturan / prosedur peminjaman buku, syarat pembuatan kartu anggota, denda / sanksi yang belaku diperoleh melalui interview kepada satu-satunya petugas perpustakaan, Esther Yoseri Siburian, SSos.
b. Proses bisnisdan waktu proses
Data berupa proses bisnis peminjaman buku oleh mahasiswa, sivitas akademis, proses bisnis pengembalian buku oleh mahasiswa, sivitas akademis, proses bisnis pelayanan informasi jurnal dan majalah, dan masing-masing waktu proses bisnis tersebut yang diperoleh melalui pengamatan di perpustakaan IT&B Campus yang menggunakan instrumen stopwatch.
2. Data sekunder
Data sekunder yang dikumpulkan adalah nama mahasiswa stambuk 2009, 2010, 2011 dan dosen jurusan akuntansi, manajemen, teknik informatika, dan perhotelan.
Tahapan analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Perhitungan uji keseragaman data
Uji keseragaman data dilakukan pada waktu proses yang didapat dari pengumpulan data.
2. Perhitungan uji kecukupan data
Uji kecukupan data dilakukan pada waktu proses yang didapat dari pengumpulan data.
4.4.2. Business Process Improvement Perpustakaan
Pada tahap ini, dijabarkan business process perpustakaan usulan yang terdiri dari lima langkah yaitu :
1. Mengorganisir untuk perbaikan 2. Memahami proses
3. Penyederhanaan proses
4. Implementasi, pengukuran dan pengendalian 5. Perbaikan berkelanjutan
4.4.3. Perancangan dengan Metode Waterfall
Perancangan sistem ini dilakukan dengan metode waterfall yang terdiri dari lima tahap yakni:
1. Identifikasi kebutuhan 2. Perancangan sistem 3. Implementasi
4. Verifikasi 5. Maintenance
Langkah-langkah pada tahap perancangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Perancangan model
Pada tahap ini dilakukan perancangan model dengan menggunakan
physical system dan logical model. 2. Perancangan output
Pada tahap ini, dihasiklan output sistem berupa tampilan layar monitor
(softcopy) atau hasil cetakan pada kertas (hardcopy). 3. Perancangan input
Perancangan ini bertujuan untuk menentukan data masukan yang akan digunakan. Data masukan ini berupa keterangan buku, jurnal, majalah, peminjaman buku dan pengembalian buku.
4. Perancangan database
Pada tahap ini dilakukan pada perancangan basis data yaitu : a. Menentukan file database untuk sistem baru
Pada tahap ini dilakukan dengan penentuan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
b. Pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram)
Pada tahap ini, digambarkan sebuah diagram ERD yang berfungsi menggambarkan hubungan antara entitas.
Rancangan teknologi terdiri dari 3 yakni perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat teknisi sebagai berikut:
a. Perangkat keras (hardware)
Teknologi perangkat keras komputer terdiri dari alat masukan, alat pemroses, dan alat output.
b. Perangkat lunak (software)
Pada tahap ini, perangkat lunak yang digunakan adalah PHP dan MySQL dan dijabarkan mengenai perancangan website.
c. Perangkat teknisi (humanware atau brainware)
Brainware dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroprasi.
Blok diagram perancangan sistem dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3. Blok Diagram Perancangan Sistem
Perancangan model - physical system - logical model Perancangan output Perancangan input Perancangan database - file database - ERD Rancangan teknologi
- perangkat keras (hardware) - perangkat lunak (software)
4.4.5. Hasil dan Pembahasan
Setelah dilakukan perancangan sistem, ditampilkan hasil rancangan dan dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah rancangan sistem yang dibuat sudah dapat dijalankan dan bagaimana pengaruhnya terhadap sistem pelayanan informasi pada perpustakaan IT&B Campus. Pembahasan dilakukan dengan melakukan perbandingan antara waktu rata-rata yang diukur pada sistem lama dengan waktu rata-rata yang diukur pada sistem usulan setelah mengimplementasikan rancangan website.
4.4.6. Kesimpulan dan Saran
Pada tahap akhir dari penelitian ini ditarik kesimpulan berdasarkan hasil tujuan dari penelitian dan pemberian saran-saran yang dianggap penting untuk menindaklanjuti kepentingan pihak IT&B Campus.
BAB V
PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS
5.1. Pengumpulan Data
Data primer yang dikumpulkan adalah data layanan perpustakaan, proses bisnis dan waktu proses. Data sekunder yang dikumpulkan adalah data mahasiswa stambuk 2009, 2010, 2011 dan dosen jurusan akuntansi, manajemen, teknik informatika, dan perhotelan. Data sekunder dapat dilihat pada lampiran L-1 dan L-2.
5.1.1. Layanan Perpustakaan
Berdasarkan hasil interview dengan Esther Yoseri Siburian, SSos sebagai staf perpustakaan, pada perpustakaan IT&B campus, jenis bacaan yang dilayankan adalah buku, jurnal, majalah dan tugas akhir. Namun, layanan tugas akhir sudah disediakan di layanan web IT&B Campus untuk diakses. Jenis bacaan dengan masing-masing ketentuan dapat dilihat pada Tabel 5.1. di bawah ini.
Tabel 5.1. Jenis Bacaan
Jenis Bacaan Keterangan Dapat Diakses Oleh
Buku Dapat dibaca oleh semua pengunjung di perpustakaan IT&B Campus
Mahasiswa, sivitas akademis, umum
Dapat dipinjam pulang hanya oleh mahasiswa yang sudah mendaftar menjadi anggota perpustakaan IT&B Campus
Mahasiswa, sivitas akademis
Dapat dipinjam pulang dengan jumlah maksimal 2 buah buku Mahasiswa, sivitas akademis
Tabel 5.1. Jenis Bacaan (Lanjutan)
Jenis Bacaan Keterangan Dapat Diakses Oleh
Buku Buku yang berjumlah satu buah saja tidak dapat dipinjamkan kepada anggota perpustakaan IT&B Campus
Mahasiswa, sivitas akademis
Jurnal Hanya dapat dibaca oleh semua pengunjung di perpustakaan IT&B Campus
Mahasiswa, sivitas akademis, umum
Majalah Hanya dapat dibaca oleh semua pengunjung di perpustakaan IT&B Campus
Mahasiswa, sivitas akademis, umum
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Jumlah petugas perpustakaan yang melayani hanya berjumlah 1 orang. Jam kerja petugas perpustakaan tersebut adalah pada jam 11.00-12.00 dan 13.00-20.00. Peraturan peminjaman buku pada perpustakaan IT&B Campus adalah: 1. Bagi mahasiswa
a. Sudah mendaftar sebagai anggota perpustakaan b. Harus membawa kartu anggota yang masih berlaku
c. Harus mengembalikan buku dalam keadaan rapi dan bersih d. Harus mengembalikan / memperpanjang buku setelah 1 minggu
e. Perpanjang buku yang dipinjam hanya boleh dilakukan satu kali pada buku yang sama
2. Bagi sivitas akademis
a. Harus mengembalikan buku dalam keadaan rapi dan bersih b. Harus mengembalikan / memperpanjang buku setelah 2 minggu
c. Perpanjang buku yang dipinjam hanya boleh dilakukan satu kali pada buku yang sama
Pembuatan kartu anggota mahasiswa dibutuhkan 1 hari. Syarat bagi mahasiswa untuk mendaftar sebagai anggota perpustakaan adalah dengan memberikan:
1. Pas foto berwarna 2x3 2. NIM
3. Nama
Denda ataupun sanksi-sanksi yang diberlakukan pada perpustakaan adalah : 1. Apabila mahasiswa / sivitas akademis telat mengembalikan buku yang dipinjam,
maka denda dihitung 10 ribu / hari pada setiap buku.
2. Apabila mahasiswa / sivitas akademis tidak mengembalikan waktu dalam jangka waktu yang cukup lama, maka petugas perpustakaan akan memberikan peringatan via telepon.
3. Apabila buku dikembalikan dalam keadaan rusak, peminjam harus membeli buku yang sama dan memberikan kepada pihak perpustakaan.
4. Apabila buku yang sama tidak dicetak lagi, maka pihak perpustakaan akan memberikan list buku lain yang dibutuhkan.
5. Mahasiswa yang tidak mengembalikan buku yang dipinjam, tidak dapat mengikuti siding tugas akhir.
5.1.2. Proses Bisnis dan Waktu Proses 5.1.2.1.Proses Bisnis
Business process peminjaman buku oleh mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 5.1. dan business process peminjaman buku oleh sivitas akademis dapat
dilihat pada Gambar 5.2. Gambar tersebut menjelaskan proses-proses yang terjadi pada aktivitas di perpustakaan.
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Keterangan mengenai simbol pada Gambar 5.1. dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Simbol 1 merupakan pencatatan dokumen nama dan buku yang dipinjam. 2. Simbol a merupakan penyimpanan kartu anggota yang diberikan oleh
mahasiswa saat meminjam buku.
3. Simbol b merupakan buku yang dipinjam dibawa pulang oleh mahasiswa yang meminjam.
Keterangan mengenai simbol pada Gambar 5.2. dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Simbol 1 merupakan pencatatan dokumen nama dan buku yang dipinjam. 2. Simbol a merupakan buku yang dipinjam dibawa pulang oleh sivitas
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Gambar 5.2. Business Process Sistem Peminjaman Buku oleh Sivitas Akademis
Pengembalian buku akan dilakukan oleh mahasiswa dan sivitas akademis yang telah selesai meminjam buku perpustakaan. Petugas perpustakaan akan mencocokkan tanggal pengembalian dengan batas tanggal pengembalian yang tertera. Adapun business process pengembalian buku oleh mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 5.3. dan business process pengembalian buku oleh sivitas akademis dapat dilihat pada Gambar 5.4. Gambar tersebut menjelaskan proses-proses yang terjadi pada aktivitas di perpustakaan.
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Keterangan mengenai simbol pada Gambar 5.3. dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Simbol 1 merupakan pencatatan dokumen nama dan buku yang telah dikembalikan
2. Simbol a merupakan penyimpanan kartu anggota yang telah dikembalikan oleh petugas perpustakaan
3. Simbol b merupakan penyimpanan buku yang telah dikembalikan oleh peminjam.
Keterangan mengenai simbol pada Gambar 5.4. dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Simbol 1 merupakan dokumen catatan nama dan buku yang telah dikembalikan
2. Simbol a merupakan penyimpanan buku yang telah dikembalikan oleh peminjam.
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Gambar 5.4. Business Process Sistem Pengembalian Buku oleh Sivitas Akademis
Mahasiswa dan sivitas akademis hanya dapat membaca jurnal dan majalah di perpustakaan. Adapun business process pelayanan informasi jurnal dan majalah dapat dilihat pada Gambar 5.5. Gambar tersebut menjelaskan proses-proses yang terjadi pada aktivitas di perpustakaan.
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Gambar 5.5. Business Process Sistem Pelayanan Informasi Jurnal dan Majalah
5.1.2.2.Waktu Proses
Pengukuran waktu proses dilakukan didapat dari hasil pengukuran waktu dengan menggunakan metode stopwatch time study dengan jumlah pengamatan yang dilakukan adalah sebanyak 10 kali pengukuran. Pengukuran waktu dilakukan pada setiap business process. Hasil pengukuran pada business process
dapat dilihat pada Tabel 5.2. Business process I, II, III, IV, V masing-masing menunjukkan peminjaman buku oleh mahasiswa, peminjaman buku oleh sivitas akademis, pengembalian buku oleh mahasiswa, pengembalian buku oleh sivitas, dan pelayanan informasi jurnal dan majalah.
Tabel 5.2. Waktu Proses Business Process Pengukuran ke- Waktu Proses (Menit)
I II III IV V 1 14,18 14,10 18,13 15,45 12,67 2 14,12 14,22 18,17 15,50 12,73 3 14,25 14,07 18,00 15,52 12,68 4 14,17 14,08 18,02 15,43 12,65 5 14,27 14,10 18,05 15,43 12,75 6 14,08 14,02 18,08 15,43 12,73 7 14,13 14,03 18,10 15,47 12,62 8 14,18 14,07 18,03 15,48 12,63 9 14,18 14,05 18,12 15,40 12,70 10 14,20 14,00 18,13 15,42 12,72
Sumber : Pengukuran waktu di perpustakaan IT&B Campus 5.2. Analisis
Analisis yang dilakukan adalah dengan melakukan uji keseragaman data dan uji kecukupan data pada waktu proses bisnis yang telah dikumpulkan dengan pengukuran waktu menggunakan stopwatch.
5.2.1. Uji Keseragaman Data
Uji keseragaman data dilakukan pada semua business process untuk mengetahui apakah ada waktu yang berada dalam batas kontrol BKA dan BKB (in control) atau di luar batas kontrol (out of control). Contoh pengujian uji keseragaman data pada business process peminjaman buku oleh mahasiswa dapat dilihat pada Tabel 5.3.
Tabel 5.3. Uji Keseragaman Data Business Process Peminjaman Buku oleh Mahasiswa
Pengukuran ke- Waktu Proses (Xi) (X - Xi)2
1 14,18 0,00002 2 14,12 0,00314 3 14,25 0,00548 4 14,17 0,00004 5 14,27 0,00884 6 14,08 0,00922 7 14,13 0,00212 8 14,18 0,00002 9 14,18 0,00002 10 14,20 0,00058 Total 141,76 0,02948 Rata-rata (X ) 14,176
Sumber : Pengukuran waktu di perpustakaan IT&B Campus Standar deviasi waktu pengukuran adalah :
057 , 0 1 10 02948 , 0 1 ) ( 2 = − = − − =
∑
N x xi σPerhitungan nilai kontrol atas (BKA), batas kontrol bawah (BKB) adalah : BKA = X + 2σ = 14,176+ 2(0,057) = 14,290
BKB = - 2σ = 14,176 - 2(0,057) = 14,062
Peta kontrol untuk melihat keseragaman data dapat dilihat pada Gambar 5.6. X
Sumber : Pengukuran waktu di perpustakaan IT&B Campus
Gambar 5.6. Peta Kontrol Business Process Peminjaman Buku oleh Mahasiswa
Pada Gambar 5.6., dapat dilihat bahwa data waktu proses berada dalam batas kontrol (14,290 < Xi < 14,062) atau dengan kata lain, data yang diukur seragam. Rekapitulasi perhitungan uji keseragaman data pada semua business process dapat dilihat pada Tabel 5.4. Business process I, II, III, IV, V masing-masing menunjukkan peminjaman buku oleh mahasiswa, peminjaman buku oleh sivitas akademis, pengembalian buku oleh mahasiswa, pengembalian buku oleh sivitas, dan pelayanan informasi jurnal dan majalah.
Tabel 5.4. Rekapitulasi Perhitungan Uji Keseragaman Data
Business Process Rata-rata Standar Deviasi BKA BKB Keterangan
I 14,176 0,057 14,29 14,062 Seragam
II 14.074 0,061 14,196 13,952 Seragam
III 18,083 0,056 18,195 17,791 Seragam
IV 15,453 0,038 15,529 15,377 Seragam
V 12,688 0,045 12,778 12,598 Seragam
Sumber : Pengukuran waktu di perpustakaan IT&B Campus
13,9 13,95 14 14,05 14,1 14,15 14,2 14,25 14,3 14,35 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 W a k tu (M en it) BKA BKB X-Bar Xi Pengukuran
Ke-5.2.2. Uji Kecukupan Data
Uji kecukupan data dilakukan untuk mengetahui apakah data yang diambil dari pengamatan telah mencukupi untuk digunakan. Dalam penelitian ini, tingkat keyakinan yang digunakan adalah 95% maka k adalah 2, dan tingkat ketelitian yang digunakan adalah 5%, maka nilai s adalah 0,005. Rumus perhitungan N’ adalah sebagai berikut :
(
)
2 2 2 ' − =∑
∑
∑
Xi Xi Xi N s k NApabila nilai N’ < N, maka data cukup dan sebaliknya jika N’ > N, maka data tidak cukup. Contoh perhitungan uji kecukupan data pada
business process peminjaman buku oleh mahasiswa dapat dilihat pada Tabel 5.5.
Tabel 5.5. Uji Kecukupan Data Business Process Peminjaman Buku oleh Mahasiswa
Pengukuran ke- Waktu Proses (Xi) (Xi)2
1 14,18 201,0724 2 14,12 199,3744 3 14,25 203,0625 4 14,17 200,7889 5 14,27 203,6329 6 14,08 198,2464 7 14,13 199,6569 8 14,18 201,0724 9 14,18 201,0724 10 14,20 201,64 Total 141,76 2009,62
Sumber : Pengukuran waktu di perpustakaan IT&B Campus
(
)
2 2 2 40 ' − =∑
∑
∑
Xi Xi Xi N N = 0,023 76 , 141 76 , 141 62 , 2009 10 40 2 2 = × −Nilai N’ = 0,023 < N yang bernilai 10, maka jumlah pengamatan yang dilakukan sudah cukup untuk pengukuran waktu proses peminjaman buku oleh mahasiswa. Rekapitulasi perhitungan uji kecukupan data pada hasil pengukuran waktu dapat dilihat pada Tabel 5.6.
Tabel 5.6. Rekapitulasi Perhitungan Uji Kecukupan Data
Business Process N ∑Xi ∑Xi2 N’ Keterangan
I 10 141,76 2009,62 0,023 Cukup
II 10 140,74 1980,81 0,027 Cukup
III 10 180,83 3269,98 0,014 Cukup
IV 10 154,53 2387,97 0,009 Cukup
V 10 126,88 1609,87 0,019 Cukup
BAB VI
PERANCANGAN SISTEM
6.1. Struktur Sistem
Struktur sistem untuk rancangan sistem usulan pada pelayanan informasi perpustakaan IT&B Campus dapat dilihat pada Gambar 6.1.
Sumber : Interview petugas perpustakaan IT&B Campus
Gambar 6.1. Struktur Sistem Perpustakaan 1. Input (Masukan)
Input dari struktur sistem perpustakaan adalah : a. Data Request peminjaman buku
Data Request peminjaman buku menyatakan data permintaan meminjam buku. Untuk mahasiswa, kartu anggota dibutuhkan untuk meminjam buku. b. Data request pengembalian buku
Data request pengembalian buku menyatakan data pengembalian buku. Buku yang dipinjam dikembalikan kepada petugas perpustakaan.
c. Data request pendaftaran keanggotaan
Data ini menyatakan data pendaftaran bagi anggota baru. Mahasiswa yang ingin mendaftar harus memberitahukan nama mahasiswa, NIM mahasiswa, dan pas foto berwarna 2x3.
2. Proses
Proses yang dilakukan berasal dari masukkan (input). Proses yang terjadi dalam sistem ini adalah :
a. Mencatat data peminjaman buku
Pencatatan data peminjaman buku dilakukan dengan mencatat nama mahasiswa atau sivitas akademis dan buku yang dipinjam.
b. Mencatat pengembalian buku
Pencatatan pengembalian buku dilakukan dengan mencatat buku yang dikembalikan dan melakukan perhitungan denda telat.
c. Mencatat pendaftaran keanggotaan
Pendaftaran keanggotaan dilakukan dengan membuat kartu anggota dan mencatat nama dan NIM mahasiswa sebagai anggota baru.
3. Output (Keluaran)
Output merupakan hasil dari pemrosesan input. Output yang diperoleh yaitu: a. List data peminjam dan buku yang dipinjam
b. List data pengembalian buku dan perhitungan denda telat c. List data anggota perpustakaan
d. Kartu anggota perpustakaan 4. Lingkungan sistem
Lingkungan merupakan elemen di luar sistem yang memberikan dampak sistem tersebut. Pihak IT&B Campus berperan sebagai linkungan sistem yang memiliki kebijakan dalam pengelolaan perpustakaan tersebut.
6.2. Business Process Perpustakaan
Business process improvement merupakan sebuah metodologi sistematis yang dikembangkan untuk membantu sebuah organisasi dalam membuat perubahan signifikan pada cara operasi bisnis. Lima langkah proses bisnis pada perpustakaan usulan adalah :
1. Mengorganisir untuk perbaikan
Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan perpustakaan yang akan diperbaiki yang telah dilakukan pada pengumpulan data. 2. Memahami proses
Pada tahap memahami proses ini, dijelaskan mengenai proses setiap aktivitas yang sudah dibahas pada pengumpulan data.
3. Penyederhanaan proses
Pada tahap penyederhanaan proses dapat dilihat pada subbab 6.2.1.1.1. dimana terjadi eliminasi proses yang dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Pelayanan peminjaman buku oleh mahasiswa
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual seperti pada aktivitas mahasiswa meminta informasi buku
kepada petugas, petugas melihat daftar list buku, dan petugas memberikan informasi kepada mahasiswa sudah digantikan dengan proses komputerisasi. Pada aktivitas memberikan kartu anggota juga sudah tidak diperlukan karena petugas perpustakaan hanya perlu menginput nama peminjam pada website.
b. Pelayanan peminjaman buku oleh sivitas akademis
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual juga seperti pada aktivitas sivitas akademis meminta informasi buku kepada petugas, petugas melihat daftar list buku, dan petugas memberikan informasi kepada sivitas akademis sudah digantikan dengan proses komputerisasi.
c. Pelayanan pengembalian buku oleh mahasiswa
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual seperti pada petugas melihat apakah ada denda, dan mengambil kartu anggota mahasiswa yang sudah digantikan secara komputerisasi langsung ditampilkan pada layar. Pada aktivitas petugas menyimpan buku yang dikembalikan dan mencatat keterangan pengembalian buku, petugas tidak perlu lagi mencatat karena website yang dirancang sudah otomatis terupdate pada
database.
d. Pelayanan pengembalian buku oleh sivitas akademis
Pada pelayanan ini, dapat dilihat adanya eliminasi proses manual seperti petugas melihat apakah ada denda atau tidak dan mencatat
keterangan pengembalian buku sudah digantikan secara komputerisasi.
e. Pelayanan informasi jurnal dan majalah
Pada tahap ini, proses manual dieliminasi dimana mahasiswa atau sivitas akademis yang ingin mendapat informasi mengenai jurnal atau majalah tidak perlu datang ke perpustakaan dan meminta informasi kepada petugas.
f. Pelayanan bahan mata kuliah dosen
Pelayanan ini dirancang untuk koleksi bahan mata kuliah yang diberikan dosen. Rancangan ini akan memudahkan proses belajar mengajar dimana mahasiswa dapat mendownload bahan mata kuliah dan dosen dapat mengupload bahan mata kuliah dengan mengkakses website.
4. Implementasi, pengukuran, dan pengendalian
Implementasi rancangan website dilakukan dengan mengupload
rancangan k
perpustakaan.
Pengukuran akan dilakukan dengan mengukur waktu proses dengan implementasi website yang akan dibahas pada subbab pembahasan di Bab VII.
Pengendalian yang dilakukan bertujuan mencegah adanya kesalahan yang terjadi ketika memasukkan data ke database di website.
