DAN SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk menyusun studi kelaya.kan, menjalankan proyek, dan meng­

operasikan bisnis diperlukan manajemen. Proses pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi atau perusahaan tida.k a.kan optimal apabila prinsip-prinsip manajemen tida.k diterapkan secara konsisten. Pada setiap kegiatan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian harus dijalankan secara berkesinambungan.

Aspek manajemen terdiri atas 3 kegiatan, yaitu:

( 1)

Manajemen studi kelaya.kan

Yaitu proses manajemen yang dila.kukan untuk menyusun studi kelaya.kan.

(2)

Manajemen proyek

Yaitu proses manajemen yang dila.ksana.kan untuk menyelesaikan satu proyek pada periode yang telah ditentukan. Manajemen proyek

ini diperlukan

untuk

menjalankan

setup bisnis.

(3) Manajemen bisnis

Y aitu proses manajemen dalam mengolah sumber-sumber ekonomi untuk menyedia.kan barang dan jasa bagi masyara.kat dengan tujuan memperoleh keuntungan dan memberikan kepuasan.

Hubungan ketiga bentuk aspek manajemen di atas dapat diilustrasikan dalam Gambar

7.1

berikut.

Kegiatan dilakukan sebelum kegiatan bisnis dimulai.

·······

�

^L...--Man

- a -

�e-m -

en_S _

tu_d_i K-e-la-yakan __ ..J

Kegiatan dilakukan untuk menyiapkan infrastruktur bisnis.

Manajemen Proyek

Kegiatan dilakukan setelah infrastruktur tersedia.

Manajemen Bisnis

Gam bar

^7.1

Hubungan Aspek Manajemen

Manajemen Studi Kelayakan

Dalam penyusunan studi kelayakan diperlukan perencanaan yang meliputi pembentukan tim kerja, pembagian kerja, pembuatan rencana kerja, penyusunan anggaran, dan penyusunan jadwal

(scheduling).

a. Pembentukan Tim Kerja

Sebelum kegiatan studi kelayakan dilakukan, langkah awal yang terlebih dahulu harus dilakukan adalah membentuk tim manajemen yang solid. Untuk menyusun studi kelayakan yang baik, tim biasanya terdiri atas beberapa orang yang ahli di bidangnya masing-masing.

Jumlah tim disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan anggota yang ada. Idealnya, masing-masing aspek dibahas dan dianalisis oleh orang-orang yang

expert.

Sebagai contoh, pembahasan serta analisis pasar dan pemasaran dikerjakan oleh ahli

marketing,

yaitu orang yang mempunyai latar belakang pendidikan

marketing

^dan

berpengalaman di bidangnya. Aspek produksi disusun oleh orang yang berpengalaman dalam bidang produksi sesuai dengan objek studi yang akan dikerjakan. Jika objek studi adalah konveksi/

garmen/tekstil, orang yang mempunyai pengalaman sebagai manajer produksi sangat diperlukan untuk mempertajam analisis proses produksi beserta faktor-faktornya. Aspek legal memerlukan ahli hukum agar ketentuan dan peraturan serta perundang-undangan dapat diakomodasikan dalam bisnis/proyek yang akan dijalankan. Aspek keuangan, yang merupakan penilaian final dari studi kelayakan

Wltuk menentukan apakah proyeklbisnis yang akan dijalankan mengWitungkan atau tidak, memerlukan orang yang mengetahui proses dan sistem akuntansi serta Analisis Laporan Keuangan (ALK).

NamWl, objek-objek sederhana, misalnya studi pada usaha mikro dan kecil, dapat dikerjakan oleh perseorangan yang sudah menguasai konsep dan analisis studi kelayakan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui pihak-pihak yang berkompeten di bidangnya.

Sebagai contoh: "Studi Kelayakan Pendirian Warteg". Studi kela­

yakan ini dapat disusWl oleh sarjana ekonomi yang sudah menguasai aspek-aspek studi kelayakan. Proses produksi dapat diketahui dengan bertanya langsWlg kepada pengelola warteg. Data mengenai aspek keuangan dapat diperoleh dari pemilik warteg dan hasilnya dapat diolah sendiri dengan perhitungan dan analisis sederhana.

Gambar 7.2 Bagan Tim Tim Pengarah

Sekretaris

b. Pembagian Kerja

Tim kerja yang sudah terbentuk terbagi menjadi dua organ tim, yaitu

(1)

tim pengarah dan

(2)

tim pelaksana. Tim pengarah merupakan pemilik ide (gagasan), bisa dalam bentuk perorangan ataupWl kelompok (perusahaan). Untuk perusahaan konsultan, tim pengarah ini merupakan konsultan senior yang berpengalaman. Mereka bekerja Wltuk menyiapkan studi kelayakan itu sendiri, yang meliputi:

a) Menyiapkan desain studi kelayakan, yang terdiri atas tim ahli atau senior konsultan.

b) Merekomendasikan anggota tim, yang akan bergabung dalam tim pelaksana.

c) Menghubungkan (mediasi) antara pihak-pihak yang berkepen­

tingan dalam studi kelayakan.

Tim pelaksana, yang ditarik tim pengarah, bertugas melaksanakan desain studi kelayakan sebagaimana yang telah direkomendasikan tim pengarah.

c. Pembuatan Rencana Ketja

Rencana ketja (action plan) dibuat bersama-sama antara tim pengarah dan tim pelaksana untuk mendapatkan sinergi yang tinggi.

Rencana ketja ini meliputi:

a) Sistematika studi kelayakan b) Pengumpulan data

c) Pengolahan data

d) Penganalisisan hasil pengolahan data e) Penyusunan laporan

d. Penyusunan Anggaran

Untuk menyelesaikan studi kelayakan diperlukan anggaran dalam jumlah tertentu. Penyusunan anggaran disesuaikan dengan besar­

kecilnya objek studi kelayakan. Dana yang dibutuhkan dalam studi kelayakan, antara lain:

a) Kantor sekretariat.

b) Peralatan kantor (office equipment), di antaranya meja, kursi, lemari arsip, dan sebagainya).

c) Komputer yang layak pakai, minimal Pentium 3, beserta prin­

temya.

d) Perlengkapan kantor, misalnya kertas HVS, pulpen, penggaris, dan sebagainya.

e) Kendaraan operasional (motor/mobil).

f) Biaya riset dan perolehan data, baik dari sumber primer maupun sekunder.

e. Penyusunan Jadwal (scheduling)

Untuk menjamin tercapainya tujuan pembuatan studi kelayakan, langkah terakhir yang perlu dilakukan adalah membuat jadwal.

Beberapa bagian yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jadwal adalah sebagai berikut:

a) Kegiatan yang ak:an dilaksanak:an, dengan skala prioritas.

b) Pelaksana dan penanggung jawab kegiatan.

c) Biaya yang dibutuhkan.

d) Target.

e) W ak:tu pelaksanaan.

f) Realisasi (kolom pengendalian).

Contoh:

No. Keilatu ^..... Biaya Taraet Walda Ralilasi 1 Penyusunan tim

pelaksana 2 Pengurnpulan

data

3 Pengolahan data 4 Penganalisisan

data 5 Pernbuatan

laporan

Manajemen Proyek

Manajemen proyek dibentuk untuk merealisasikan kegiatan yang telah direncanak:an dalam studi kelayak:an dengan batas wak:tu tertentu. Ke­

giatan dalam manajemen proyek terkait dengan pembangunan di bidang fisik sebelum aktivitas bisnis beroperasi. Pembangunan fisik dilak:ukan untuk menyediak:an sarana dan prasarana (infrastruktur) operasional peru­

sahaan yang ak:an didirikan/dikembangkan. Batasan wak:tu dalam pelak:­

sanaan kegiatan pembangunan infrastruktur ini menjadi ciri khas suatu proyek sebab berhubungan dengan anggaran dan jadwal kegiatan.

Struktur organisasi manajemen proyek disusun berdasarkan skala dan kompleksitas proyek. Makin besar skala proyek, makin kompleks struk­

turnya. Langkah-langkah dalam penyusunan struktur organisasi proyek adalah sebagai berikut:

a) Mengidentifikasi kebutuhan proyek

Proyek membutuhkan berbagai organ untuk merealisasikan target, jadwal, dan pekerjaannya. Misalnya: Proyek Pembangunan Gedung Perkuliahan, sebagai salah satu tahapan pendirian perguruan tinggi,

memhutuhkan hagian perencana, bagian pengadaan material (logis­

tik), hagian keamanan, bagian administrasi dan keuangan, dan hagian operasi.

h) Menyusun hagan organisasi

Setelah kehutuhan proyek diketahui dan teridentifikasi, disusunlah hagan struktur organisasi yang bertugas mengerjakan fungsi pemba­

gian kerja, pendelegasian, dan pertanggungjawahan kegiatan proyek.

Bentuk struktur organisasi proyek ini pada umumnya flat karena mempertimhangkan kecepatan koordinasi dan pengendalian.

c) Memhuatjob description

Untuk melengkapi struktur organisasi yang telah tersusun, langkah selanjutnya adalah memhuatkan job description (uraian pekerjaan).

Langkah ini dilakukan agar tidak terjadi pekerjaan yang overlapping dan ada pekerjaan yang tidak ada personelnya.

d) Menyusun jadwal dan rencana kerja

Proyek memiliki aliran kerja yang jelas dan sistematis sehingga jad­

wal dan rencana kerja harus disusun secara jelas dan menjadi acuan bagi anggota organisasi untuk mengerjakan proyek sesuai dengan waktu, hiaya, dan sum her daya yang telah ditentukan.

Manajemen Bisnis

Manajemen hisnis disusun untuk menjadi acuan hagi pelaksanaan ope­

rasional perusahaan di waktu yang akan datang. Penyusunan manajemen bisnis ini hampir sama dengan pembuatan business plan. Akan tetapi, rangkaian studi kelayakan hanya fokus pada analisis organisasi dan sum­

her daya manusia.

Beberapa aspek yang disusun dalam manajemen bisnis ini, antara lain:

a) Struktur organisasi b) Tim manajemen c) Personal plan

Dalam aspek studi kelayakan, analis jarang membuat manajemen bisnis. Mereka lehih berkonsentrasi pada penyusunan tim studi kelayakan (manajemen studi kelayakan) dan manajemen proyek. Manajemen bisnis ini disusun setelah studi kelayakan terealisasi sebagai rencana bisnis (business plan).

Analisis Aspek Manajemen dan Sumber Daya Manusia

I. Job Analysis, yaitu menganalisis jabatan yang diperlukan untuk menyelesaikan jenis pekerjaan tertentu.

Untuk membantu pembuatan job description, dapat digunakan Tabel Segregation of Duties Matrix pada halaman berikut.

2. Job Specification, yaitu menentukan persyaratan dan kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi suatu jabatan.

3. Mendesain Struktur Organisasi, yaitu menyusun struktur organisasi yang menggambarkan jenjang manajemen, kedudukan jabatan, dan struktur pertangungjawaban.

4. Job Description, yaitu uraian pekerjaan yang menjelaskan tentang pekerjaan teknis anggota organisasi yang menjabat pekerjaan terten­

tu. Uraian ini meliputi nama jabatan, fungsi jabatan, tugas dan tang­

gung jawab, atasan langsung, bawahan langsung, dan wewenang.

5. Mendesain Sistem Kompensasi, yaitu menguraikan struktur peng­

gajian secara lengkap untuk semua jabatan dalam pekerjaan ber­

dasarkan garis struktural dan fungsional. Pada umumnya, struktur gaji meliputi gaji tetap, tunjangan jabatan, tunjangan-tunjangan lain, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan hari tua, tunjangan transpor, dan lain-lain. Untuk jabatan tertentu, seperti yang berkaitan langsung dengan penjualan, biasanya diterapkan punishment dan reward, yaitu memberikan insentif berupa bonus, fee, dan insentif lain apabila pe­

megang jabatan tersebut berhasil mencapai target dan memenuhi Key Performance Indikator (KPI) perusahaan tersebut. Desain sistem kompensasi dalam penyusunan studi kelayakan termasuk urgen karena sistem yang disusun akan menentukan besaran nominal untuk pengeluaran dan biaya gaji yang menjadi data dalam aspek keuangan.

6. Sistem Pengembangan Karyawan, yaitu menyusun rencana pen­

didikan dan pelatihan untuk mengembangkan keterampilan, pe­

ngetahuan, produktivitas, dan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Bentuk pengembangan dapat bersifat in house training atau diikut­

sertakan dalam kegiatan pengembangan SDM yang diselenggarakan oleh lembaga-lembaga yang bergerak dalam Diklat dan sertifikasi.

>< e 8efu;Yi

f6J11Pu;8u;y, ><

UBIJ!SI;q;)l

>< >< >< >< >< ><

UBJBg IIBBp'88U:I.l ><

UBJBSI!W:I< ><

!JO�U

; AU

0 0 0 0 0 ><

B UJnU!

W J(!OBJ;I-' >< ><

'f !lOJ �enqw;l-' >< ><

!UBABJOII-' >< >< ><

!SlfBWBll >< ><

ue8uena'l >< ><

B![BUOSI;, >< >< 0 0

selln

J

�

�

:!:a ] a

; !

<il

"

� �

z

I

>< .,.

llustrasi:

Proses seleksi dan rekrutmen pada pendirian Coffee Shop di Jakarta adalah sebagai berikut:

Tahap rekruitmen dan seleksi secara umum yang akan diberlakukan di The Coffee Shop antara lain:

1. Membuat informasi lowongan kerja melalui media 2. Menyampaikan surat lamaran

Pada tahap ini pelamar menyampaikan berkas lamaran secara leng­

kap sesuai permintaan perusahaan. Berkas lamaran itu nantinya akan diteliti bersama berkas-berkas pelamar lain.

3. Seleksi administrasi

4. Pemanggilan untuk wawancara

Pada tahap ini pelamar dipanggil untuk mengikuti wawancara dan terkadang juga psikotes.

5. Pengisian formulir untuk wawancara seleksi

Pelamar mengisi formulir yang diberikan pada tahap 2 di atas.

Lembar isian formulir itu dibawa pada saat wawancara ke-2.

6. Wawancara kedua atau wawancara seleksi

Jika wawancara pertama bersifat umum, yang kedua bersifat khusus, karena sesuai dengan pilihan pekerjaan yang diisikan pada formulir yang dibagikan. Pada tahap ini akan ditanyakan tentang orang yang memberi "referensi", rekomendasi, atau informasi lain. Wawancara ini dapat dilakukan oleh satu orang atau lebih.

7. Seleksi kompetensi bagi pekerja non-administratif

Pada tahap ini pelamar diseleksi atas dasar kompetensinya melakukan suatu pekerjaan yang dipilihnya sendiri, dan dilihat keterampilannya.

Penilaian ada pada pimpinan bagian yang memerlukan dan dilakukan di laboratorium atau tempat kerja. Bagi yang tidak diseleksi secara kompetensi, tinggal menunggu hasil wawancara.

8. Keputusan diterima atau tidak, berdasar seleksi

Pada saat ini pelamar diberi tahu secara transparan melalui telepon, surat, ataupun e-mail bahwa ia diterima atau tidak .

9. Registrasi pegawai pascaseleksi

Pada tahap ini mereka yang diterima segera melapor pada manaje­

men dan segera masuk ke unit-unit kerja, setelah diserahkan kepada pimpinan bagian bersangkutan oleh manajemen.

10. Penempatan pada unit-unit kerja

Pada tahap ini pelamar sudah resmi menjadi pegawai dan dipeker­

jakan di unit kerjanya, sudah mendapat jadwal,job list, dan berbagai alat kerja lain, termasuk pakaian kerja.

11. Form evaluasi kerja

12. Pengembangan SDM/pelatihan 13. Sistem kompensasi

Daftar Gaji Karyawan

No. Nama Jabatan Pokok(Rp) Tunjangan (Rp) Total (Rp)

1 AI Sales Area Manager 3.000.000,- 850.000,- 3.850.000,-

2 A2 Head Baker I Pastry 2.000.000,- 600.000,- 2.600.000,-

3 A3 Bakery/ Pastry Staff 900.000,- 350.000,- 1.250.000,-

4 A4 Bakery/ Pastry Staff 900.000,- 350.000,- 1.250.000,-

5 AS Bakery/ Pastry Staff 900.000,- 350.000,- 1.250.000,-

6 A6 Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

7 A7 Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

8 AS Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

9 A9 Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

10 AlO Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

II All Barista 800.000,- 350.000,- 1.150.000,-

12 A12 Mobile Cafe! Driver & Barista 850.000,- 350.000,- 1.200.000,- 13 A13 Mobile Cafe Driver & Barista 850.000,- 350.000,- 1.200.000,-

14 A14 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

15 A15 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

16 A16 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

17 Al7 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

18 A18 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

19 A19 Server 700.000,- 200.000,- 900.000,-

20 A20 Accountant 1.000.000,- 500.000,- 1.500.000,-

21 A21 Public Relation 1.000.000,- 500.000,- ·1.500.000,-

22 A22 Purchasing 950.000,- 350.000,- 1.300.000,-

23 A23 Security 850.000,- 150.000,- 1.000.000,-

24 A24 Security 850.000,- 150.000,- 1.000.000,-

TOTAL Rp31.280.080,-

(T/g11 Plllllil Stltll Jlllll DIMI RtlliiS Ribu Rupitlll)

14. Ketentuan tentang pemutusan hubungan kerja

Tes Pemahaman

1. lndikator apa yang dijadikan patokan untuk rnenilai kelayakan dafam aspek manajemen dan SOM inl?

2. Menurut Anda, struktur bagan organlsasi sepertf apa yang paling ideal untuk tahapan awal memulal usaha? Berikan alasannyal

3. Sebutkan slstematlka penyusunan anallsis aspek manajemen dan SOMI

4. Jelaskan perbedaan antara manajemen proyek dan manajernen blsnlsl

5. Mengapa dalam penyusunan studi kelayakan perlu manajernen?

Jelaskanl

6. Apa perbedaan antarajobanalysis dan job description?

7. Untuk rnendapatkan eaton karyawan yang memenuhi kualifikasi perusahaan, ada beberapa cara yang dapat dlgunakan pencari kerja, sebutkan!

8. Apa yang Anda ketahui dengan outsourcing dalam hal penarikan tenaga kerja?

9. Menurut Anda, slstem kompensasl paling ideal itu yang seperti apa?

Berikan alasannyal

adalah:

a. Badan hukum apa yang paling sesuai untuk dijadikan bentuk formal badan usaha yang akan didirikan.

b. Komoditas usaha termasuk jenis barang dagangan (komodi­

tas) yang diperbolehkan atau dilarang undang-undang.

c. Cara berbisnisnya melanggar hukum agama atau tidak.

d. Teknis operasional mendapatkan izin dari instansi/departe­

men/dinas terkait atau tidak.