BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.6 Format Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Menurut Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor PER.01 MEN 1 2011, penyusunan SOP harus memperhatikan format SOP, sehingga mempermudah pengorganisasiannya dan memudahkan bagi para pengguna
dalam memahami isi SOP tersebut. Format SOP ini dibagi dalam 2 (dua) kelompok yaitu format SOP secara umum dan format SOP administrasi pemerintahan.
Ada dua faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP, yaitu:
a. Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
b. Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur. Secara umum, format SOP dapat dikategorikan menjadi empat jenis, antara lain:
1. Langkah sederhana (simple steps)
SOP paling sederhana yang berisi sedikit kegiatan kegiatan dan keputusan yang ditujukan bagi beberapa orang yang melaksanakan prosedur. Biasanya proses yang dilakukan cenderung pendek dan umumnya kurang dari sepuluh langkah. Selain itu, anggota yang terlibat dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur hanya beberapa orang saja.
2. Tahapan berurutan (hierarchical steps)
Format yang di gunakan apabila prosedur yang di susun relative panjang, lebih dari sepuluh langka, dan membutuhkan informasi lebih detail. Format hierarchical steps merupakan format pengembangan dari simple steps, karena membutuhkan sedikit pengamabilan keputusan. Dalam format ini, langkah yang diidentifikasi di jabarkan ke dalam sub-sub langkah secara terperinci
3. Grafik (graphic)
Format ini digunakan apabila prosedur yang disusun memiliki kegiatan yang pan- jang dan spesifik dalam format ini, langkah-langkah dijabarkan ke dalam sub proses yang lebih pendek dan hanya berisi beberapa langkah. Format ini digunakan apabila prosedur membutuhkan gambaran foto atau diagram.
4. Diagram alır (flowcart)
Diagram alir merupakan alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tin- dakan suatu proses Diagram ini menggunakan konotasi bidang geometri untuk menggambarkan alıran proses prosedur. Diagram alir dibuat pada setiap awal sebuah proses untuk kemudian dilakukan revisi dan dikembangkan sesuai keburuhan berdasarkan hasıl diskusi dan wawancara dengan pengguna dan pihak yang terlibat di dalamnya sebelum digunakan sebagai acuan.
2.1.7 Tahapan Penyusunan (SOP) Standard Operating Procedure
Setelah mempelajari pihak mana saja yang terlibat dalam penyusunan Standar Op- erasional Prosedur (SOP), setelah itu mengembangkan penyusunan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan tim yang ditunjuk.
2. Identifikasi kebutuhan
Proses identifikasi kebutuhan ini melalui penilaian beberapa aspek, yakni:
a) Peraturan perundangan terkait.
b) Lingkungan operasional tempat organisasi melaksanakan kegiatannya.
c) Kebijakan perusahaan dan kebutuhan organisasi dan pemegang saham.
3. Pengumpulan Data
Data yang dibutuhkan dapat didapatkan dengan melakukan kegiatan wawancara kepada subjek penelitian, survei untuk mendapatkan infomasi dari beberapa pihak, dan biasanya ketika pihak pengumpulan data belum memiliki informasi yang cukup maka akan dilakukan kegiatan analisis
Menurut Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transimigrasi Republik Indonesia nomor PER.01/MEN/1/2011. SOP harus dilengkapi dengan identitas dengan hal- hal sebagai berikut:
1. Nama SOP, yaitu nama prosedur yang di SOP kan sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki
2. Satuan kerja, yaitu nomenkaltur satuan kerja
3. Nomor dokumen, yaitu nomor sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di kementrian 19.
4. Tanggal pembuatan, yaitu tanggal selesainya SOP dibuat bulan dan tanggal dimulainya pembuatan
5. Tanggal revisi, yaitu tanggal SOP direvisi atau ditinjau ulang 6. Tanggal efektif, yaitu tanggal mulai diberlakukan
7. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja, yaitu berisi nama jabatan, tandatangan, nama pejabat disertai dengan NIP
8. Dasar hukum, yaitu berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari SOP beserta aturan pelaksanaanya.
9. Keterkaitan, yaitu prosedur SOP yang dibuat dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam aktivitas)
10. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang muncul baik berada didalam maupun diluar kendali. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/
apabila.
Monitoring Evaluasi Perencanaan penerapan
Pemberitahuan Distribusi dan aksibilitas Pelatihan pemahaman Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif
Analisisi dan pemilihan alternatif penulisan SOP Pengujian dan Reviu
Pengesahan SOP Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan Melakukan penilaian kebutuhan
Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP
Membentuk tim dan kelengkapannya
Melakukan pelatihan- pelatihan bagi anggota tim
Memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP
Monitoring Dan Evaluasi Integrasi dalam Manajemen
Pengembangan Penilaian Kebutuhan
Persiapan
Gambar 2. 1 Tahapan Penyusunan SOP
11. Kualifikasi pelaksana, yaitu yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP administrasi dilakukan oleh lebih dari satu aktor 22 pelaksana. Oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian) bersifat menyeluruh untuk semua aktor dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP secara optimal.
12. Peralatan dan perlengkapan, yaitu daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di SOP kan.
13. Pencatatan, yaitu memuat berbagai hal yang perlu ditata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir- formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayan perizinan.
Secara rinci tahapan siklus penyusunan SOP melalui proses sebagai berikut:
1. Persiapan
2. Penilaian kebutuhan SOP 3. Pengembangan SOP 4. Penerapan SOP
5. Monitoring dan evaluasi SOP
2.1.8 GAP Analisis
Maren dan Frankin (2006), menuturkan bahwa GAP Analysis adalah suatu proses
digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan disuatu pe- rusahaan, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut den- gan tujuan untuk mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Sedangkan menurut Prakash dan Patukar (2011), Fit / GAP Analysis adalah suatu metodologi yang di gunakan dalam membandingkan dan mengevaluasi proses perusahaan dengan fungsi sisitem untuk memperlihatkan kecocokan (fit) dan ketidak cocokan (gap) diantaranya. Dari beberapa penjelasan diatas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa GAP Analysis adalah suatu metode yang di gunakan oleh perusahaan untuk mengetahui kondisi saat ini (Actual Condition).
Gap analysis memungkinkan untuk mengidentifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dan tujuan atau standar yang diinginkan dan bisa mencakup penilaian terhadap mana- mana kesenjangan yang memiliki dampak terbesar atau yang memerlukan penyelesaian segera, gap analysis biasanya diikuti dengan penentuan rencana tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan kesenjangan tersebut. Kesimpulan dari analisis ini dapat mengarah pada rencana tindakan yang spesifik untuk mencapai tujuan yang diinginkan, juga gap analysis dapat melibatkan pengukuran kinerja secara teratur untuk memantau kemajuan dalam mengurangi kesenjangan antara situasi saat ini dan yang diinginkan, selain memperbaiki kekurangan, gap analysis juga dapat mengidentifikasi peluang untuk perbaikan atau pertumbuhan lebih lanjut. Kesimpulan dari analisis ini mungkin termasuk rekomendasi untuk memanfaatkan peluang-peluang tersebut.