DAN MEDIA SOSIAL SEBAGAI MEDIA PEMASARAN
III. HASIL K EGIATAN
Pelaksanaan T.O.T bersama mahasiswa dilaksanakan selama dua hari pada tanggal 26 dan 27-03-2018 di Ruang A 5.5 Gedung Agape lantai 5, UKDW (Gambar 1). Mahasiswa yang tergabung dalam acara T.O.T sejumlah sepuluh orang.
Materi yang diberikan pada saat T.O.T berupa (1) paradigma keilmuan desain, (2) story telling, (3) hasta karya kolase.
Gambar 1. Kegiatan T.O.T
Pelaksanaan workshop bertempat di Taman Indria Ibu Pawiyatan Taman Siswa dan dikemas dalam program open school yang dilaksanakan pada tanggal 28-03-2018. Acara open school tersebut tidak hanya diikuti oleh murid dari Taman Indria, namun juga terdapat peserta anak-anak yang berasal dari beberapa Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) di wilayah Kecamatan Mergangsan, Yogyakarta (Gambar 2, 3).
Gambar 2. Pendaftaran ulang dan sambutan
Gambar 3. Gerak dan lagu A. Pemaparan Berpikir Desain
Pada sesi ini dipandu oleh Tutun Seliari dari Prodi Arsitektur dan Winta Guspara dari Prodi Desain Produk (Gambar 4). Hal-hal yang dipaparkan pada sesi ini berupa (1) paradigma berpikir desain, (2) keterkaitan rumusan
pendidikan Ki Hadjar Dewantara dengan berpikir desain, (3) pengembangan daya kreasi dan cipta melalui berpikir desain, dan (4) cara membuat hasta karya kolase.
Dalam pemaparan berpikir desain ditekankan bahwa pembentukan kreativitas dilalui dengan mengembangkan penerjemahan rasa-inderawi kepada rasa-nalar.
Penerjemahan tersebut berupa proses yang bertujuan untuk mengatur informasi yang acak dan tak berpola menjadi informasi yang teratur dan sistematik. Perangkat untuk melakukan proses tersebut adalah tubuh manusia yang kemudian akan membentuk pengalaman bertindak dan pengalaman berpikri, atau dalam studi ini disebut sebagai berpikir dalam bertindak. Selanjutnya, dalam pembuatan hasta karya, nara sumber memberikan beberapa contoh hasta karya kolase yang telah dibuat oleh mahasiswa pada saat T.O.T. Tujuan dari memberikan contoh tersebut adalah memberikan gambaran sehingga anak-anak dapat menangkap arah informasi yang harus dikonstruksi.
Gambar 4. Pemaparan berpikir desain B. Hasta Karya Kolase
Pelaksanaan pembuatan hasta karya kolase didampingi oleh sepuluh orang mahasiswa dan lima orang dosen. Setiap fasilitator mendampingi enam sampai tujuh anak beserta orang tua mereka. Dalam pelaksanaan ini, tugas fasilitator dan orang tua adalah memberikan stimulus supaya anak dapat mengatasi permasalahan yang ditemui. Sebagai contoh adalah menorehkan lem secara tipis-merata pada alas kolase yang sudah dibubuhi gambar, mengambil biji-bijian dari tempat penyimpanan hingga menempelkannya di permukaan kolase (Gambar 5,6,7).
Permasalahan yang ditemui oleh anak-anak sedapat mungkin diselesaikan sendiri. Kondisi ini memicu anak untuk mencari cara penyelesaian masalahnya. Melalui praktik, penyelesaian masalah yang didapatkan oleh anak telah membentuk ‘cara berpikir’ yang bersifat (1) kasualistik
terhubung dengan cara tertentu). Oleh karena itu, secara mendasar dapat dikatakan bahwa pembentukan kreativitas tersusun dalam dua alur besar, yaitu (1) struktur vertikal yaitu mendapatkan kebaruan penyelesaian masalah dengan menilik lebih masuk kedalam permasalahan tersebut, dan (2) struktur lateral yaitu mendapatkan kebaruan penyelesaian masalah dengan meletakkan permasalahan pada wilayah yang sama dan melihat hubungan antar masalah tersebut [9].
Gambar 5. Pelaksanaan Hasta Karya Kolase
Gambar 7. Penghargaan hasta karya kolase
Sebagai contoh proses pembentukan kreativitas anak-anak pada pembuatan hasta karya kolase ialah:
1. Struktur vertikal ditunjukkan dengan adanya proses pemahaman sebab-akibat atau kasualistik. Kasus yang muncul ialah tindakan menorehkan lem menggunakan stik kayu supaya tangan tidak terpapar oleh lem.
Mengapa demikian?, karena supaya lebih mudah untuk mengambil dan menempelkan biji-bijian, jika tangan penuh lem maka biji-bijian akan menempel pada tangan.
2. Struktur lateral ditunjukkan dengan munculnya proses pemahaman serial. Kasus yang muncul adalah pada saat pemilihan warna pita sebagai garis tepi, warna serta bentuk biji-bijian, dan imajinasi bentuk yang akan diwijudkan. Kasus ini mencerminkan bahwa komposisi merupakan hasil dari struktur lateral, ketika semua aspek dilihat secara bersamaan dan dihubungkan dalam bentuk kesesuaian.
Sehingga dapat dikatakan bahwa proses pembentukan kreativitas merupakan proses interiorisasi yang menghasilkan ruang berpikir (Gambar 8). Semakin meluas area vertikal dan lateral, maka semakin besar interiorisasi ruang berpikir. Situasi tersebut akan memberikan peluang lebih besar untuk menghasilkan kebaruan dalam ruang kreativitas.
Gambar 8. Skema Interiorisasi Berpikir
IV. KESIMPULAN
1. Kegiatan workshop ini tidak dapat menyelesaikan masalah pengajaran dan pendidikan sepenuhnya.
Namun demikian, kegiatan workshop ini dapat memberikan alternatif dan pemicu untuk menghasilkan kebaruan-kebaruan pada ruang pembelajaran serta pembentukan diri anak-anak usia 3-7 tahun.
2. Keilmuan desain dapat memberikan kontribusi yang lebih luas dalam bidang pendidikan dan pengajaran melalui pembelajaran penyelesaian masalah (problem-solving strategy).
3. Berpikir desain merupakan alternatif cara berpikir yang berpijak pada menemukan masalah, mencari penyelesaian masalah dan mewujudkan skenario baru.
4. Workshop berpikir desain (design thinking) untuk anak-anak usia 3-7 tahun akan terus dilakukan melalui kerjasama dengan Taman Indria Ibu Pawiyatan Taman Siswa Yogkarta. Agenda yang dimungkinkan adalah dengan melaksanakan acara serupa di tiap tahun (annual).
5. Harapan dari workshop ini beserta kelanjutannya ialah sintesa antara paradigma keilmuan desain dan cetak biru pendidikan yang telah disusun oleh Ki Hadjar Dewantara untuk pendidikan Indonesia yang lebih baik.
UCAPAN TERIMA KASIH
Melalui terselenggaranya workshop parenting ini, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Fakultas Arsitektur dan Desain, UKDW yang telah memberi ruang kepada ruang minat dosen ‘education and learning technology’ untuk dapat lebih mengembangkan keilmuan desain di masyarakat.
2. LPPM Univeristas Kristen Duta Wacana yang mendukung terselenggaranya kegiatan pengabdian kepada masyarakat, sehingga keilmuan desain dapat mempunyai kontribusi penting dalam pengembangan diri anak-anak usia 3-7 tahun.
3. Seluruh civitas akademik Taman Indria Ibu Pawiyatan Taman Siswa Yogyakarta yang telah bersedia bekerja sama hingga kegiatan ini dapat terselenggara.
4. Seluruh civitas akademik Universitas Kristen Duta Wacana yang telah memberi dukungan sehingga kegiatan ini dapat terselenggara.
5. Seluruh dosen yang terlibat dalam kegiatan ini (1) Winta Adhitia Guspara, (2) Patricia Pahlevi Noviandri, (3) Tutun Seliari, (4) Imelda Irmawati Damanik, dan (5) Purwanto.
6. Seluruh mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan ini (1) Natalisa Alpha Putri, (2) Ekhsel Wini Valerie, (3) Herki Utama, (4) Micahel Matthew, (5) Cindy G. C., (6) Dicky Aria Setiabudi, (7) Fennicia, (8) Gabriella Nadya Anggia.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Eduardo Marti and Cintia Rodriguez, After Piaget, United States of America: Transaction Publishers, 2012.
[2] J. C. Jones, Design Methods: Seeds of Human Futures, Hertfordshire:
John Wiley & Sons, Ltd., 1970.
[3] V. Papanek, Design for the Real World, Frogmore, St. Albans:
Granada, Paladin Book, 1982.
[4] B. Lawson, How Designers Think, Oxford: Elsevier, 2005.
[5] Anthony Lorsbach dan Ken Tobin, “Constructivism as a Referent for Science Teaching,” NARST , 1992.
[6] P. Suparno, Filsafat Konstruktivisme dalam Pendidikan, Yogyakarta:
Kanisius, 1997.
[7] M. Polanyi, Personal Knowledge, Routledge, 1958.
[8] M. Polanyi, The Tacit Dimension, Chicago: The University of Chicago Press, 1966.
[9] E. d. Bono, Lateral Thinking : A Text Book of Creativity, Harmondswotrh: Penguin Books, 1977.
Peningkatan Keterampilan Abdi Masyarakat Suku Dinas (Sudin) Kebersihan Kota Administrasi
Jakarta Barat dalam Upaya Pelayanan Prima Masyarakat
Rita Wiryasaputra1, Florensa Rosani Br Purba
21,2Teknik Informatika, Universitas Kristen Krida Wacana Jl. Tanjung Duren Raya no. 4, Jakarta Barat 11470
1rita.wiryasaputra@ukrida.ac.id
2florensa@ukrida.ac.id
Abstract
—
The advancement of information technology and communication triggers the process of administration in Indonesia government to be effective and efficient. It is undeniable that to provide the effectiveness of the administration process which is supported by skilled front man.The front man must has the competence in the use of information technology. In daily basis, the co-workers of “Suku Dinas Lingkungan Hidup Jakarta Barat” particularly staff of administration and daily workers use computer unmaximal.
While composing an invitation letter, they save many files according to each receiver. Additionally, they also produce simple report using manual calculator and use template of presentation.. At the end, they spend more times to re-type and calculate manually. To enhance the competence of the public officer in information technology, the lecturers of Faculty of Engineering and Computer Science UKRIDA organise the training Office applications using Microsoft Office in three days.
There are three parts of the Microsoft Office Application discussion, namely: MS Word with topics Word Formatting, Table, Create Table of Contents, and Mail Merge; MS Excel with topics Formula, Pivot Table, Graph; and MS PowerPoint with topics Slide Master, Slide Layout, Font, Colour of Slide &
Insert images, and Hyperlinks. As the result, the public officer could use formula, tools in Office application to make simple report without re-type and miscalculation.
Keywords— Public administration, Competence, Training, Microsoft Office
I. PENDAHULUAN
Konsep pelayanan publik yang dituangkan dalam keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004 menyatakan bahwa pada hakikatnya pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Konsep ini dikembangkan dalam Undang- undang Republik Indonesia nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik pasal 1 ayat 1 yang menyatakan pelayanan publik merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan bagi setiap warganegara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sehingga dapatlah dinyatakan bahwa secara umum pelayanan publik adalah segala kegiatan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan publik. Sedangkan pada ayat 9 di pasal 1 undang- undang tersebut dinyatakan bahwa sistem informasi merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik. Sehubungan dengan undang-undang tersebut maka pelayanan publik di negara Indonesia saat ini rata-rata sudah bertransformasi ke pelayanan publik berbasis elektronik. Pelayanan publik mencakup pelayanan administratif dan pelayanan jasa.
Pelayanan administratif adalah pelayanan berupa penyediaan berbagai bentuk dokumen yang dibutuhkan, sedangkan pelayanan jasaadalah pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan publik, misalnya pendidikan tinggi dan menengah, pemeliharaan kesehatan, penyelenggaraan transportasi, jasa pos, sanitasi lingkungan, persampahan, drainase, dan sebagainya.Adapun standar pelayanan publik mencakup prosedur pelayanan, waktu penyelesaian, biaya pelayanan, produk pelayanan, sarana dan prasarana, kompetensi petugas pemberi pelayanan yang memiliki kompetensi berdasarkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan.
Penerapan electronic government(e-government) di lingkungan perkantoran pemerintahan telah diimplementasikan sejak seluruh kegiatan pemerintahan bertransformasi dalam reformasi birokrasi. Akselerasi penerapan reformasi birokrasi di pemerintahan dipercepat dengan implementasi e-government. Kondisi ini merupakan dukungan atas pemanfaatan Information Communication Technology (ICT) yang membuat administrasi perkantoran
semakin efektif dan efisien. Hingga tahun 2012, perkembangan e-government di Indonesia masih jauh tertinggal dibandingkan dengan negara-negara lainnya, khususnya di kawasan Asia Tenggara. Indonesia berada di peringkat ke-7 berdasarkan laporan survey Persatuan Bangsa Bangsa E-government Development Index (EDGI). EDGI adalah indikator komposit yang mengukur kemauan dan kapasitas administrasi pemerintahan untuk menggunakan Teknologi Komunikasi dan Informasi (TIK) untuk menyediakan layanan publik. Berdasarkan 3 (tiga) sub index yaitu online service index, telecommunication index, dan human capital index maka EGDI dapat diukur.
TABEL VIII. Peringkat Negara berdasarkan EDGI No
.
Negara 201 2
201 0
200 8
200 5
200 4
200 3
1. Singapore 10 11 23 7 8 12
2. Malaysia 40 32 34 43 42 43
3. Brunei Darussala m
54 68 87 73 63 55
4. Viet Nam 83 90 91 105 112 97 5. Philippines 88 78 66 41 47 33
6. Thailand 92 76 64 46 50 56
7. Indonesia 97 109 106 96 85 70 8. Lao
Peoples Dem. Rep
153 151 156 147 144 149
9. Cambodia 155 140 139 128 129 134 10. Myanmar 160 141 144 129 123 126 Catatan: 193 negara (2012), 192 (2010), 192 (2008), 191 (2005), 191 (2004), 191 (2003)
Sumber: Dewandaru, Sesindo2013
Kemudahan akses teknologi perlu didukung oleh SDM yang terampil sehingga seyogianya pelayanan prima masyarakat dapat terpenuhi. Guna memperlancar layanan publik, maka pemerintah melalui Balai Pelatihan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (BPPTIK) Indonesia melatih keterampilan pegawai negeri sipil dalam penggunaan TIK. Sayangnya, kapasitas peserta pelatihan terbatas (27 hingga 40 orang peserta per gelombang) dan hal ini belum dapat mengakomodir secara merata pengembangan sumber daya manusia di seluruh sektor pemerintahan pada wilayah Indonesia. Provinsi DKI Jakarta termasuk dalam wilayah Indonesia yang terbagi menjadi 5 (lima) wilayah administrasi yaitu Jakarta Barat, Jakarta Utara, Jakarta Selatan, Jakarta Timur, Jakarta Pusat dan 1 (satu) kabupaten administratif (kepulauan seribu). Berdasar data Badan Pusat Statistik (BPS) DKI, jumlah penduduk tahun 2015 telah mencapai 10,18 juta jiwa dengan jumlah penduduk paling sedikit di Kabupaten Kepulauan Seribu, yaitu 23.340 jiwa. Sebelumnya proyeksi jumlah penduduk wilayah administrasi Jakarta Barat tahun 2014 sebanyak
yakni hanya 15,37 ribu per km persegi. Adapun visi wilayah administrasi Jakarta Barat adalah terwujudnya Kota Administrasi Jakarta Barat sebagai kota jasa yang nyaman dan sejahtera, dan misinya yaitu membangun tata pemerintahan yang baik guna terwujudnya sebagai kota jasa dan wisata budaya dan bersejarah, meningkatkan kualitas lingkungan perkotaan yang berkelanjutan, memberdayakan masyarakat dengan mengembangkan nilai, moral serta pranata sosial, meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat.
Salah satu kedinasan yang berada di wilayah Jakarta Barat adalah Suku Dinas (Sudin) Lingkungan Hidup kota administrasi Jakarta Barat, Jalan Perdana no. 2 Tb. Angke Jelambar, Telpon (021)5663524 dengan tanggung jawab atas kebersihan lingkungan hidup di wilayah kota administrasi Jakarta Barat. Kebersihan adalah bagian dari iman, dengan terciptanya kebersihan yang baik dan lingkungan yang indah, maka merepresetasikan bagaimana karakteristik manusia Indonesia yang sebenarnya. Sudin Kebersihan kota administrasi Jakarta Barat mencakup 8 (delapan) kecamatan yaitu Kecamatan Cengkareng, kecamatan Grogol Petamburan, kecamatan Kalideres, kecamatan Kebon Jeruk, kecamatan Kembangan, kecamatan Palmerah, kecamatan
Taman Sari, kecamatan Tambora.
Gambar 1. Kepadatan Penduduk Propinsi DKI Jakarta Sumber: BPS
Sudin Lingkungan Hidup Jakarta Barat memiliki 2 (dua) kategori Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu Pegawai Negeri Sipil (staf administrasi) dan Pekerja Harian Lepas (PHL).
Menurut Kepala Sudin Lingkungan Hidup Jakarta Barat, SDM perlu diperhatikan, salah satunya dengan membekali para staf dengan keterampilan tambahan, seperti teknik menanam, pembuatan pupuk, teknik bipori, termasuk penggunaan teknologi informasi. Menyambut pemikiran dari Kepala Sudin maka melalui kegiatan pengabdian pada masyarakat, dosen selaku pendidik melatih dan memberikan bekal pendidikan TIK bagi para staf administrasi dan PHL yang tidak dapat diakomodir oleh BPPTIK sehingga ilmunya dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.. Terkait hal tersebut, maka keterampilan SDM khususnya para Pegawai Negeri Sipil dan Pekerja Lepas di
Pelatihan yang dilakukan oleh tim dosen UKRIDA dalam kegiatan pengabdian meliputi aplikasi perkantoran Microsoft Office yang terinstal pada komputer milik Sudin. Aplikasi perkantoran Microsoft Office terbagi ke dalam 3 bagian pembahasan, yaitu: MS Word dengan Topik Bahasan:
Formatting Word, Tabel, Membuat Daftar Isi, dan Mail Merge. Bagian bahasan berikutnya adalah MS Excel dengan Topik Bahasan: Formula Pada Ms.Excel, Membuat Pivot Table, Grafik Pada Ms.Excel. Dan bagian bahasan terakhir adalah MS PowerPoint dengan Topik Bahasan: Membuat Slide Master, Pengaturan Layout Slide, Pengaturan Font &
Warna Pada Slide, Insert Gambar, Membuat Hyperlinks.
Kegiatan pengabdian dosen terhadap masyarakat ini diharapkan dapat memberikan banyak manfaat bagi pasukan orange dalam melayani masyarakat, sehingga merubah citra dan menciptakan masyarakat yang cinta kebersihan.
II. METODE PELAKSANAAN
Pengabdian yang dikerjakan oleh dosen yang bernaung dibawah Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UKRIDA mengacu pada tahapan pengabdian yang ditunjukkan gambar2 yaitu analisa, kesepakatan, persiapan, dan pelaksanaan.
2.1 Analisa Permasalahan Mitra
Salah satu kategori SDM pada Sudin Lingkungan Hidup Jakarta Barat seperti yang telah dijelaskan pada sub pendahuluan adalah Pekerja Harian Lepas (PHL).
Masyarakat Indonesia lebih akrab dengan PHL ini dengan istilah “Pasukan Orange”. Pasukan Orange adalah pasukan pertama yang dibentuk untuk mengatasi masalah kebersihan di Jakarta Barat. Walau pasukan Orange cenderung bekerja di kondisi tempat yang kotor dan kumuh dengan berlatar pendidikan beragam (tingkat Sekolah Dasar hingga tingkat perguruan tinggi) dan cenderung rendah, tapi perjuangan gigih untuk menciptakan suasana lingkungan yang asri dan bersih demi masyarakat Indonesia patut diacungkan jempol.
antusiasme untuk mengikuti pelatihan juga tinggi. Proses kegiatan administrasi pada Sudin Lingkungan Hidup Jakarta Barat sudah menggunakan aplikasi perkantoran yaitu Microsoft Office yang digunakan secara umum dan mudah didapat secara luas. Namun karena tidak mengetahui cara penggunaannya, maka software aplikasi perkantoran tersebut tidak dimanfaatkan secara maksimal. Dalam kesehariannya, staf administrasi bekerja di kantor Sudin Lingkungan Hidup Jakarta Barat, bertanggung jawab untuk mengurus administrasi harian bagi suku dinas, seperti kegiatan surat- menyurat, pembuatan laporan harian dan bulanan, presentasi laporan, mengatur penggajian pegawai termasuk PHL, dan kegiatan administrasi perkantoran lain. Kondisi yang dihadapi oleh pihak staf administrasi sebelum pelatihan adalah dalam pembuatan surat undangan dan laporan penggajian. Dalam pembuatan surat undangan, maka kontak penerimanya masih diketik satu per satu dan menyimpannya per file tanpa teratur di Microsoft Word tanpa menggunakan teknik mail merge, akibatnya apabila terjadi perubahan
alamat, staf mengalami kewalahan karena harus membuka file Microsoft word satu per satu dan mengeditnya. Begitu pula dalam pembuatan laporan penggajian, staf administrasi masih menghitung dengan menggunakan kalkulator lalu mengetikkannya dalam Microsoft Word. Hasilnya, terkadang terjadi kesalahan perhitungan atau pengetikkan saat perpindahan. Staf administrasi belum menggunakan rumus yang tersedia pada Microsoft Excel. Dalam pembuatan laporan untuk dapat dipresentasikan, staf administrasi masih belum menggunakan aplikasi Microsoft Power Point secara optimal, staf hanya menggunakan template yang ada sehingga terkesan kurang menarik. Dalam lingkup pekerjaannya, maka staf PHL menerima pekerjaan melalui media sosial, mengunggah hasil kerja melalui smartphone ke media sosial atau sebagai laporan kerja, melakukan pemantauan penggunaan kendaraan pengangkut sampah dan sebagainya. Peserta dari staf PHL memiliki rentang usia 25 tahun hingga 40 tahun dengan latar belakang pendidikan yang beragam (jenjang Sekolah Dasar hingga menengah atas) dan jarang menggunakan komputer. Bahkan ada juga anggota PHL yang belum pernah menggunakan komputer sama sekali.
Ketika Staf PHL berhadapan dengan komputer, maka staf PHL terlihat masih kaku dalam penggunaan mouse dan membuka program aplikasi dibandingkan dengan staf administrasi. Staf PHL juga mengalami kesulitan ketika pembuatan laporan dalam bentuk tabel menggunakan komputer.
Gambar 2. Tahapan Pengabdian 2.2 Kesepakatan
Pihak dosen yang melakukan pengabdian terhadap masyarakat mengajukan penawaran solusi atas masalah yang telah dianalisa dan pembuatan kesepakatan dengan pihak Sudin Kebersihan Jakarta Barat mengenai waktu dan tempat yang tepat untuk melaksanakan kegiatan pelatihan. Solusi yang ditawarkan atas permasalahan meliputi pembuatan surat menyurat dengan mail merge, pembuatan daftar isi otomatis di Microsoft Word, pembuatan laporan penggajian dengan penggunaan formula dan rumus di Microsoft Excel, pembuatan presentasi laporan dengan pengaturan layout slide,
Analisa
Permasalahan Mitra Kesepakatan
Persiapan Pelaksanaan
formating slide, penggunaan animasi pada Microsoft Power Point. Muatan materi pelatihan aplikasi perkantoran Microsoft tersusun dengan durasi waktu pelatihan selama 9 (sembilan) jam untuk 40 unit komputer. Kesepakatan tempat kegiatan pelatihan adalah di Laboratorium Komputer UKRIDA Kampus 1, Jl. Tanjung Duren Raya no. 4, Jakarta Barat 11470 dengan kapasitas peserta maksimal sejumlah 40 orang dan waktu pelaksanaan pelatihan adalah selama 3 (tiga) hari pada 26 Juli 2018, 28 Juli 2018 dan 31 Juli 2016 pada pukul 16.00-19.00 WIB.
2.3 Persiapan
Persiapan yang dilakukan oleh tim pengabdian untuk pelaksanaan kegiatan tersebut adalah menyediakan ruang pelatihan untuk kapasitas 40 orang beserta kelengkapan lainnya seperti infokus, komputer dengan aplikasi perkantoran Microsoft Office yang sudah terinstall. Tutor pelatihan menyiapkan modul pelatihan yang akan digunakan sebagai panduan peserta selama pelaksanaan pelatihan. Tidak ada pembatasan modul maupun tempat duduk, apakah peserta merupakan staf atau PHL. Modul pelatihan terbagi atas materi dan contoh latihan. Pihak UKRIDA menyiapkan 1 (satu) orang instruktur dan 4 (empat) orang mentor yang mendampingi peserta untuk praktek langsung.
2.4 Pelaksanaan
Program pelatihan aplikasi perkantoran yang saat ini dilakukan, tidak membutuhkan akses internet. Pelaksanaan pengabadian dimulai dari m e m p e r k e n a l k a n b eberapa software yang digunakan untuk pelatihan. Instruktur memberikan materi di depan kelas, sedangkan mentor berada di barisan belakang peserta guna sigap dalam menanggapi kesulitan peserta .Gambar 3 dan gambar 4 merupakan gambar yang merepresentasikan kondisi pada saat pelatihan.
Instruktur mengenalkan instruksi dasar yaitu pengenalan icon/gambar kecil, cara membuka file yang sudah disimpan, cara menutup aplikasi, cara melakukan pencarian file yang sudah tersimpan, cara menghapus file, cara memindahkan file.
Selanjutnya kegiatan pelatihan aplikasi Microsoft Office.
Aplikasi Microsoft Office terbagi ke dalam 3 (tiga) materi pembahasan, yaitu: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.
Merge. Teknik penyampaian materi adalah tatap muka langsung antara tutor dengan para peserta. Tutor menjelaskan materi dan mempraktekkan secara langsung materi yang dipaparkan. Selanjutnya para peserta pelatihan mempraktekkan langsung sesuai dengan contoh yang diberikan tutor. Salah satunya adalah peserta diminta untuk mengetikkan surat undangan dengan format isi surat undangan yang sama ke 20 orang penerima surat. Peserta diminta untuk menggunakan fasilitas Mail Merge di tab Mailings pada bagian penerima surat dan amplop. Setelah peserta berhasil memahami tab Mailings, materi berpindah pada tab References untuk penggunaan daftar isi otomatis (Table of Contents). Akhir materi MS Word adalah penggabungan dari setiap sub topik pembahasan sehingga dapat terbentuk sebuah laporan dengan daftar isi otomatis yang baik dan teratur.
Gambar 4. Contoh kondisi instruktur memberikan materi Materi kedua adalah MS Excel dengan Topik Bahasan:
Formula Pada Ms.Excel, Membuat Pivot Table, Grafik Pada Ms.Excel. Tutor menjelaskan materi atas kegunaan formula pada MS Excel meliputi penjumlahan, perkalian, pengurangan, pembagian. Selanjutnya tutor memberikan contoh dalam perhitungan sederhana. Contoh tersebut dipraktekkan langsung kepada peserta dan peserta mengikutinya. Pada sesi materi kedua ini pun, para peserta diberikan kesempatan untuk melakukan latihan per topik bahasan dengan kasus yang ditemui sehari-hari. Akhir materi MS Excel adalah penggabungan dari setiap sub topik pembahasan. Peserta diberi kompetisi kecil untuk mengerjakan data penggajian sederhana yang telah disiapkan oleh instruktur serta menampilkannya dalam bentuk grafik. Pada kompetisi tersebut, peserta diminta untuk menghitung jumlah nominal rupiah yang akan diterima oleh sekelompok pekerja berdasar formula dan rumus yang telah diajarkan.
Materi ketiga dan merupakan materi terakhir adalah MS PowerPoint dengan Topik Bahasan: Membuat Slide Master, Pengaturan Layout Slide, Pengaturan Font & Warna Pada Slide, Insert Gambar, Membuat Hyperlinks. Materi terakhir ini berkaitan dengan pembuatan bahan presentasi dengan membuat slide power point yang menarik, penggunaan perpaduan warna, tulisan dan kontras gambar yang