Implementation and Socialization of Anti-Corruption and Anti-Fraud Policies
The anti-corruption and anti-fraud policy in force at the Company refers to the policies that apply in the parent entity, namely the Anti-Corruption and Anti-Fraud Policy of PT Humpuss Intermoda Transportasi Tbk No. 10/
CorpSec/PEDOMAN/V/2019 dated 1 May 2019.
The policies related to anti-corruption, gratification and anti-fraud regulate the followings:
1. All members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company are prohibited from committing acts of corruption, collusion, nepotism, fraud, gratification, and bribery.
2. The actions prohibited in point (1) apply to all transactions between the Company Unit and the Government, private sector, and other third parties.
3. Every member of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company of the Company shall maintain high integrity and professionalism in the decision-making process. Therefore, each person is not allowed to receive gifts, entertainment and/or facilities from business partners, suppliers, customers, governments and provide gifts, entertainment and/
or facilities to related parties.
Kebijakan anti korupsi dan anti-fraud yang berlaku di Perseroan merujuk pada kebijakan yang berlaku di entitas induk, yaitu Kebijakan Anti Korupsi dan Anti Fraud PT Humpuss Intermoda Transportasi Tbk No. 10/
CorpSec/PEDOMAN/V/2019 tanggal 1 Mei 2019.
Berikut kebijakan terkait anti korupsi, gratifikasi dan anti fraud:
1. Seluruh anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perusahaan dilarang melakukan tindakan-tindakan korupsi, kolusi, nepotisme, kecurangan, gratifikasi, dan suap.
2. Tindakan-tindakan yang dilarang pada poin (1) berlaku pada semua transaksi antara Perusahaan, Pemerintah, swasta, dan pihak ketiga lainnya.
3. Setiap anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perusahaan wajib mempertahankan integritas dan profesionalisme yang tinggi dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, setiap insan tidak dibenarkan untuk menerima hadiah, hiburan dan/atau fasilitas dari mitra usaha, pemasok, pelanggan, pemerintah dan memberi hadiah, hiburan dan/atau fasilitas kepada pihak- pihak terkait.
4. Seluruh tindakan-tindakan pada poin (1) berlaku absolute kecuali gratifikasi dengan ketentuan sebagai berikut:
Batasan Pemberian Gratifikasi, yaitu:
a. Setiap anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perusahaan wajib memperhatikan Pedoman dan Batasan Gratifikasi No. B.1341/01-13/03/2017 tanggal 15 Maret 2017 yang diterbitkan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi kepada seluruh instansi pemerintah dan badan usaha pemerintah terkait dengan batasan hadiah dalam bentuk barang atau uang yang dapat diterima dengan jumlah paling banyak senilai Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah).
b. Diperbolehkan sepanjang pemberian tersebut dimaksudkan untuk membina hubungan baik dalam batas-batas yang sesuai dengan kewajaran dan memperhatikan hubungan yang setara, saling menghormati dan tidak bertujuan untuk menyuap pihak yang bersangkutan untuk memberikan sesuatu hal kepada Perusahaan yang tidak menjadi hak Perusahaan secara hukum. Contoh: jamuan makan, kegiatan olah raga, tiket pertunjukan kesenian, buku, rekaman musik dan sebagainya.
c. Tidak diperbolehkan dalam bentuk uang tunai kecuali dalam rangka sponsorship atau promosi Perusahaan dengan melampirkan dokumen pendukung, wajib mencantumkan logo Perusahaan sebagai bagian yang tidak terpisahkan.
d. Tidak diperbolehkan dalam bentuk-bentuk yang melanggar kesusilaan dan hukum.
e. Dalam hal acara pernikahan, khitanan, kelahiran, dan musibah diperbolehkan pemberian berupa barang atau uang yang besarannya telah ditetapkan dalam peraturan Perusahaan.
Batasan Penerimaan Gratifikasi, yaitu:
a. Perusahaan menganggap setiap penerimaan/
pemberian hadiah, hiburan dan/atau fasilitas lain yang nilainya di atas USD200 dianggap dapat mempengaruhi objektivitas proses pengambilan
4. All actions in point (1) shall be absolute except gratification with the following provisions:
Limits in Granting Gratification, namely:
a. Every member of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company the Company shall pay attention to the Guidelines and Limits of Gratification No.B.1341/013/03/2017 dated 15 March 2017 issued by the Corruption Eradication Commission to all government agencies and government business entities related to the limit of gifts in the form of goods or money that can be received is at a maximum amount of Rp1,000,000,00 (one million rupiah).
b. It is allowed to give as long as it is intended to foster good relations within the boundaries that are in accordance with fairness and pay attention to equal relations, mutual respect and do not aim to bribe the parties concerned to provide something to the Company that is not the right of the Company legally. Examples: banquets, sports activities, art performance tickets, books, music recordings and so on.
c. It is not allowed to give cash except in the framework of sponsorship or promotion of the Company by attaching supporting documents, it is mandatory to include the company logo as an integral part.
d. It is not allowed to give in forms that violate decency and the law.
e. In the event of weddings, circumcisions, births, and disasters, they are allowed to give goods or money whose amount has been stipulated in the regulation of the Company.
Limits in the Acceptance of Gratification, namely:
a. The Company considers any receipt/gift, entertainment and/or other facilities that are above US$200 to be deemed to affect the objectivity of the decision-making process.
Hadiah hiburan dan/atau fasilitas lain yang dimaksud antara lain berupa barang yang diberikan sebagai balas jasa atas bantuan untuk transaksi tertentu atau pada masa perayaan dan jamuan dalam bentuk makanan, minuman, olahraga dan pertunjukan seni.
b. Menerima hadiah atau cinderamata yang mencantumkan logo Perusahaan sebagai pemberi, dengan batasan-batasan yang harus dipenuhi sebagai berikut:
• Logo, nama Perusahaan/Anak/Unit Usaha Perusahaan atau pihak yang memberikan benda-benda dimaksud merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebijakan promosi Perusahaan sebagai pemberi dan merupakan benda-benda yang lazim sebagai bentuk promosi Perusahaan.
• Benda-benda yang tidak memiliki nilai finansial yang tinggi.
• Bukan berupa pemberian yang melanggar kesusilaan dan hukum
c. Menerima honorarium sebagai pembicara, narasumber yang diundang secara resmi oleh pihak ketiga diperbolehkan sebagai apresiasi atas sumbangan pemikiran dan keahlian yang telah diberikan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan Perusahaan
d. Menerima hadiah atau cinderamata berupa barang atau uang dalam hal acara pernikahan, khitanan, kelahiran, dan musibah.
e. Menerima hiburan yang masih dalam batas kewajaran dengan memenuhi batasan-batasan secara keseluruhan, sebagai berikut:
• Hiburan tidak dilakukan secara terus-menerus oleh pihak pemberi.
• Bila penolakan terhadap hiburan dimaksud dapat mempengaruhi hubungan bisnis secara institusi antara Perusahaan dengan pihak ketiga yang menawarkan hiburan.
• Tidak mengganggu waktu kerja.
• Tidak melakukan pembicaraan mengenai pemberian informasi internal Perusahaan yang dapat menimbulkan kecurangan dan benturan kepentingan.
Entertainment prizes and/or other facilities referred to include goods given in return for assistance for certain transactions or during celebrations and banquets in the form of food, drinks, sports and art performances.
b. Receive gifts or souvenirs that include the Company logo as the giver, with certain requirements that must be met as follows:
• Logo, company name or party that provides the objects is an integral part of the company's promotion policy as a giver and are common objects as a form of promotion of the Company
• Things that do not have high financial value.
• Not in the form of gifts that violate decency and the law.
c. Receiving an honorarium as a speaker, speakers who are officially invited by third parties are allowed as appreciation for the contribution of thoughts and expertise that have been given as long as they do not conflict with the company's regulations.
d. Receiving gifts or souvenirs in the form of goods or money in the event of weddings, circumcisions, births, and disasters.
e. Accepting entertainment that is still within the limits of fairness and meets the requirements, as follows:
• Entertainment is not done continuously by the giver.
• If the rejection toward the entertainment referred to can affect the institutional business relationship between the Company and third parties that offer entertainment.
• Does not disrupt the working hours.
• Do not discuss internal information about the Company that can cause fraud and conflict of interest.
Dalam kondisi tertentu, di mana seluruh anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perusahaan tidak dapat menghindar untuk menerima pemberian dari pihak ketiga dan atau pada posisi di mana barang atau uang tersebut sudah ada di suatu tempat yang dititipkan kepada atau melalui pihak lain, maka yang bersangkutan wajib mengembalikannya.
Apabila hal ini tidak mungkin dilakukan, maka yang bersangkutan harus segera melaporkan kepada atasan langsung secara tertulis.
Seluruh anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perusahaa yang baru bergabung, Perusahaan wajib memuat materi kebijakan ini pada program pengenalan lingkungan Perusahaan pada karyawan baru. Mekanisme pelaporan terhadap kebijakan ini mengikuti kebijakan pelaporan pelanggaran (whistleblower).
PEJABAT YANG BERWENANG
Pejabat Pengawas Ketaatan kebijakan ini adalah Direktur Utama, tugas tanggung jawab pemantauan dan kontrol berada pada manajemen unit bisnis, dan Sekretaris Perusahaan membuat rekapitulasi serta dokumentasi.
SANKSI
1. Konsekuensi atas pelanggaran terhadap kebijakan ini dan undang-undang serta peraturan anti korupsi dan anti penyuapan dapat menyebabkan hukuman pidana dan/atau perdata yang berat bagi Perseroan dan orang yang terlibat.
2. Sanksi administratif dan/atau tindakan disiplin seperti pemecatan melalui mekanisme yang berlaku pada peraturan Perseroan dan peraturan perundangan yang berlaku.
3. Apabila anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, ataupun karyawan Perseroan terlibat dalam tindakan-tindakan yang dilarang, maka yang bersangkutan bertindak untuk dan atas nama diri sendiri. Dalam hal ini terjadi, maka Perseroan berhak untuk melakukan tindakan hukum sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
Under certain conditions, where all members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company cannot avoid receiving gifts from third parties and or in positions where the goods or money are already in a place entrusted to or through other parties, then the person concerned is obliged to return it. If this is not possible, then the person concerned must immediately report to the direct superintendent in writing.
All members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company who have just joined, the Company must contain this policy in the orientation program of the company for new employees. The reporting mechanism of this policy follows the mechanism of the whistleblower policy.
AUTHORIZED OFFICIALS
The Compliance Supervisory Officer of this policy is the President Director, whereas the responsibility for monitoring and control is on the management of the business unit, and the Corporate Secretary makes recapitulations and documentation.
SANCTIONS
1. Sanctions applied to the alleged violating acts of this policy and anti-corruption and anti-bribery laws and regulations may lead to the issuance of severe criminal and/or civil sanctions for the Company and the persons involved.
2. Administrative sanctions and/or disciplinary actions such as dismissal to be done through applicable mechanisms in the Company's regulations and applicable laws and regulations.
3. If members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners, or employees of the Company are involved in prohibited actions, then the person concerned acts for and on behalf of himself. In the event that this happens, the Company reserves the right to take legal action in accordance with applicable laws and regulations.