BAB 4 MUNCULNYA PODCASTING PERUSAHAAN
4.3 Komunikasi Internal
Setiap bisnis baik berukuran kecil maupun besar, memiliki tingkat komunikasi internal tertentu. Sumber Daya Manusia di perusahaan harus selalu memberi tahu karyawan tentang informasi perawatan kesehatan terbaru, fakta dan angka terbaru di industri, berita dari CEO, dan daftarnya terus bertambah. Secara tradisional, informasi semacam ini keluar dalam bentuk buletin, email, atau memo antar kantor. Informasi tersebut biasanya dibaca ketika dibutuhkan—misalnya, seorang karyawan kemungkinan besar tidak akan mengabaikan email mengenai perubahan pada sistem penggajian. Namun, tidak ada jaminan bahwa informasi tersebut akan diakses secara tepat waktu, dan sangat sulit untuk dilacak. Karyawan pada umumnya terpaksa berhenti dan meluangkan waktu untuk membaca materi ini, sehingga mengurangi efisiensi mereka di tempat kerja.
Kebanyakan orang lebih suka melakukan banyak tugas dan memiliki opsi tentang cara mereka mengonsumsi informasi. Dengan memberikan informasi perusahaan tertentu dalam format podcast, Anda dapat memperluas cara karyawan dalam menerima informasi. Pertama- tama, dengan membuat podcast, karyawan akan dapat mengakses informasi dengan santai dan nyaman diberbagai situasi, mereka dapat mendengarkan podcast ambil bekerja maupun beristirahat di jam makan siang.
Menggunakan podcast di tempat kerja adalah cara yang sangat efisien untuk berbagi informasi, ini dapat mengurangi penggunaan jumlah kertas, cara membuatnyapun mudah.
Podcast dapat digunakan oleh departemen tertentu untuk menyiarkan informasi dengan cara yang sesuai untuk masing-masing departemen. Banyak bisnis menemukan bahwa podcast adalah alat pelatihan yang sangat efektif. Departemen pelatihan dapat dengan cepat menyiapkan dan membagikan podcast yang berkaitan dengan taktik penjualan baru atau sedikit perubahan dalam prosedur operasi. Untuk perusahaan ritel besar dengan lokasi di seluruh negeri, podcast dapat digunakan untuk memperbarui staf di bidang kampanye yang akan datang atau perubahan pada merchandising.
Pada tahun 2006 sebuah studi yang dilakukan oleh Edelman's Change and Employee Engagement practice yang melibatkan 111 perusahaan Fortune 500 menemukan bahwa 35 persen perusahaan menggunakan podcast untuk komunikasi internal secara aktif (lihat Gambar 4.2). Podcast disebut sebagai sarana komunikasi yang efektif karena dapat ditulis dan diedit, menawarkan konten terstruktur (lihat Gambar 4.3). Selain itu, podcasting lebih disukai daripada media lain seperti blogging, karena komentar pengguna mengenai materi bersifat pribadi dan tidak dapat diakses oleh pengguna lain. Ini memberikan tingkat kontrol yang lebih besar atas informasi yang dibagikan. Selama penelitian ini, perusahaan diminta untuk menilai media yang berbeda mengenai efektivitas masing-masing pada tugas yang berbeda.
Sehubungan dengan pelatihan, Podcast paling dihormati, dinilai tepat dibanding materi cetak
tradisional. Bahkan, laporan Edelman (lihat Gambar 4.4) mencatat bahwa beberapa perusahaan besar seperti Capital One, Xerox, dan National Semiconductor telah mulai mengeluarkan MP3 player kepada karyawan untuk mendorong penggunaan podcast untuk tujuan pelatihan.
Gambar 4.2 Sebuah studi oleh Edelman pada tahun 2006 menunjukkan bahwa 35 persen dari 111 perusahaan Fortune 500 yang disurvei menggunakan podcast untuk komunikasi
internal. Sumber: Edelman 2006.
Gambar 4.3 Studi Edelman yang sama menemukan bahwa hampir 30 persen perusahaan yang disurvei menyebut podcast sebagai sarana komunikasi yang efektif. Sumber: Edelman
2006
Popularitas dan efektivitas podcasting untuk komunikasi internal tidak terbatas pada pelatihan. Brad Bellaver, spesialis komunikasi internal di Wells Fargo, telah menekankan pentingnya komunikasi internal untuk fungsi organisasi mana pun. Dia menyatakan bahwa mengembangkan komunikasi lintas departemen yang mendorong tujuan manajemen yang lebih tinggi adalah hal terpenting. Selanjutnya, penyebaran informasi ini perlu dirampingkan dan memasukkan media baru sebanyak mungkin. Manajemen informasi adalah bagian penting dari komunikasi internal dan sangat menantang. Tantangan umum bagi banyak bisnis adalah ini membuat karyawan dapat mengakses informasi yang diposting di situs Web perusahaan atau Intranet. Dalam bidang ini, mendorong informasi melalui email sangat membantu, tetapi penggunaan media secara berlebihan dapat menyebabkan karyawan tidak fokus dan justru mengabaikannya. Podcasting menawarkan cara tambahan untuk melibatkan karyawan dengan informasi baru. Dengan berlangganan umpan RSS perusahaan, item umpan baru akan memberi tahu mereka ketika konten baru diposting.
Bellaver menunjukkan bahwa membanjirnya komunikasi internal melalui memo dan email membuat efektivitas media akan cepat hancur. Dalam kasus seperti itu, konten menjadi sangat rumit sehingga menyebabkan pembaca berhenti membaca setelah 1 atua setengah paragraf. Podcasting menghindari masalah ini dengan mengirimkan informasi melalui audio, di mana suara dapat melibatkan karyawan dengan cara yang tidak bisa dilakukan oleh email.
Penggabungan podcast dalam komunikasi internal perusahaan masih relatif baru. Sala h satu yang terdepan dalam memperkenalkan podcast sebagai sarana komunikasi internal maupun untuk publik adalah Southwest Airlines. Southwest telah memposting di situs Web-nya beberapa podcast dari pejabat perusahaan, termasuk wakil presiden, dan presiden. Dalam podcast ini, Anda dapat mengumpulkan lima pengukuran kinerja yang digunakan Southwest guna mengukur keberhasilan dan kualitas layanan mereka. Selain itu, Anda dapat mengetahui kualitas karyawan yang seperti apa yang dicari Southwest dan apa yang diperlukan agar sukses di perusahaan itu.
Gambar 4.4 Studi Edelman menemukan bahwa karyawan memberi peringkat podcast di depan web dan dengan email sebagai dorongan untuk perubahan budaya. Sumber: Edelman
2006.
Podcast seperti yang dikeluarkan oleh Southwest adalah cara yang efektif untuk membawa pulang misi dan nilai-nilai inti sebuah perusahaan. Dengan meminta manajemen atas berbicara kepada karyawan akan memperkuat tujuan dan bahkan dapat membantu memotivasi dengan membangkitkan rasa persahabatan kepada karyawan. Menggunakan podcast memiliki efek “memanusiakan” pada penyebaran informasi perusahaan, menawarkan suara lebih baik daripada kalimat tertulis. Mungkin yang lebih penting, membuat podcast adalah cara yang jauh lebih mudah bagi CEO atau manajer ting kat atas untuk menyampaikan pesan daripada menulis blog atau mengirim email. Blogging dan email membutuhkan waktu untuk mengetik dan duduk menghadap layar komputer sambil memikirkan kalimat apa saja yang harus dimasukkan agar informasi tersampaikan dan pembaca tidak bosan dan tidak mengabaikan pesan tersebut. Berkomunikasi dengan cara ini bisa sangat memakan waktu, terutama jika itu adalah sesuatu yang diperbarui setiap minggu.
Sedangkan untuk membuat podcast, CEO hanya perlu merekam menggunakan microfon atau handphone mereka dimanapun dan kapanpun, ini lebih fleksibel karena CEO tak perlu menyelakan waktu duduk di depan komputer terlalu lama.
Komunikasi internal, bila digunakan secara efektif, tidak hanya menginformasikan tetapi juga membuat basis karyawan menjadi tim yang lebih kohesif dan berfungsi.
Penggunaan media yang ada secara berlebihan seperti email dan buletin cetak telah kehilangan sebagian keunggulannya dalam menyampaikan informasi kepada karyawan, lebih seringnya informasi justru tidak dibaca. Podcast menawarkan sarana untuk menghindari
norma dan menciptakan peluang baru untuk berkomunikasi dengan karyawan dan menggerakkan mereka menuju tujuan bersama.