BAB 1 MANAJEMEN DAN PROYEK
1.17. Manajemen Informasi
Tanda peringatan
Tanda-tanda peringatan standar telah dikembangkan untuk menarik perhatian untuk melarang tindakan tertentu, mengambil tindakan pencegahan keselamatan tertentu atau memperingatkan bahaya lingkungan tertentu.
Maksud dan Tujuan
Tujuan menjelaskan tujuan dokumen kebijakan adalah untuk meyakinkan pembaca bahwa itu bukan birokrasi, tetapi bantuan penting untuk kelancaran proyek. Tidak diragukan lagi bahwa ada banyak proyek yang dijalankan yang tidak memiliki dokumen seperti itu, tetapi dalam kasus ini prosedurnya merupakan bagian dari dokumen lain atau sudah diketahui dan dipahami oleh semua pihak karena kebiasaan dan praktik perusahaan.
Jenis Dokumen
Jenis dokumen yang dicakup meliputi korespondensi dengan klien dan pemasok, spesifikasi, lembar data, gambar, laporan teknis dan keuangan, risalah rapat, catatan percakapan telepon, dan data terpilih lainnya. Semua data ini akan tunduk pada manajemen konfigurasi untuk memastikan distribusi dan penyimpanan yang benar.
Wewenang
Jenis dokumen tertentu hanya dapat diterbitkan oleh personel tertentu. Ini mencakup terutama dokumen keuangan dan komersial seperti pesanan pembelian, faktur dan cek.
Distribusi Informasi
Distribusi informasi dapat dilakukan secara elektronik atau hard copy. Sementara dalam kebanyakan kasus, pengirim memiliki pilihan yang mana untuk digunakan, dokumen tertentu hanya dapat dikirim dengan metode tertentu. Misalnya, di beberapa organisasi, dokumen hukum dapat dikirim melalui email atau faks, tetapi juga harus ditindaklanjuti dengan salinan cetak melalui surat. Umumnya saat ini, sebagian besar data tersedia secara elektronik dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan tertentu menggunakan kode akses atau kata sandi yang sesuai.
Menyimpan Informasi dan Perlindungan Virus
Sebagian besar data dapat disimpan secara elektronik baik oleh pengirim atau penerima, tetapi jika tindakan khusus harus diambil, instruksi yang sesuai harus diberikan.
Data harus dilindungi dari virus dan peretas, serta harus diatur dan diarsipkan secara terstruktur menurut hierarki yang telah ditentukan berdasarkan struktur departemen atau operasional seperti struktur rincian kerja atau area kerja. Dalam beberapa kasus, salinan dokumen dan gambar harus diajukan secara fisik di mana sarana elektronik tidak tersedia, seperti, misalnya, di lokasi konstruksi yang jauh. Dokumen penting seperti sewa gedung, pesanan pembelian resmi dan kontrak memerlukan ruang penyimpanan yang harus mudah diakses dan aman dari bencana alam dan pencurian. Fasilitas penyimpanan khusus tahan api dan tahan air mungkin harus dipasang.
Mengambil Informasi dan Izin Akuisisi/Modifikasi
Mengambil data secara elektronik umumnya tidak akan menjadi masalah asalkan sistem manajemen konfigurasi yang baik dan metode pengindeksan dan identifikasi yang efektif tersedia. Dalam banyak kasus, hanya personel tertentu yang dapat mengakses file dan hanya sebagian yang memiliki wewenang untuk melakukan perubahan. Perangkat lunak yang sesuai harus diinstal untuk mengubah data dari sumber eksternal, dalam bentuk email, faks, spreadsheet, atau proses transmisi data terkomputerisasi lainnya, ke dalam format yang kompatibel dengan database yang digunakan. Saat menangani salinan cetak, metode pengarsipan dokumen dalam sistem pengarsipan pusat harus ditetapkan dengan kuat dan
urutan pencarian disepakati. Misalnya, pengarsipan dapat dilakukan berdasarkan nama pemasok (berdasarkan abjad), berdasarkan jenis produk, berdasarkan nomor pesanan, berdasarkan nomor permintaan, atau berdasarkan tanggal. Sekali lagi, beberapa organisasi memiliki sistem perusahaan, sementara yang lain mengajukan berdasarkan proyek. Sistem apa pun yang digunakan, banyak waktu akan terbuang sia-sia untuk mencari dokumen jika sistem pengarsipan dirancang dengan buruk dan, yang sama pentingnya, tidak diperbarui secara teratur.
Mengakui Penerimaan Informasi
Dalam banyak kasus, mungkin perlu untuk memastikan bahwa informasi yang dikirim diterima dan dibaca. Oleh karena itu, kebijakan untuk mengakui dokumen tertentu harus ditetapkan. Penerima mungkin melirik surat atau memindai e-mail tanpa menghargai pentingnya. Untuk memastikan bahwa penerima telah memahami pesan tersebut, permintaan harus dibuat untuk membalas baik secara elektronik atau, dalam hal salinan cetak, dengan meminta pengembalian slip 'konfirmasi penerimaan' terlampir. Ini sangat penting ketika dokumen seperti gambar dikirim ke sejumlah penerima yang berbeda. Hanya dengan menghitung slip pengembalian, pengirim dapat memastikan bahwa semua dokumen telah diterima.
Pengaturan Keamanan
Dokumen rahasia atau sensitif komersial biasanya memiliki sirkulasi terbatas. Oleh karena itu, tindakan khusus harus dilakukan untuk memastikan dokumen tidak jatuh ke tangan yang salah. Di beberapa departemen pemerintah, semua meja harus dibersihkan setiap malam dan semua dokumen dikunci. Data elektronik dalam kategori ini memerlukan password khusus yang mungkin harus diubah secara berkala. Dokumen yang tidak lagi diperlukan harus diparut dan bila perlu dibakar. Diketahui bahwa beberapa penyelidik swasta telah mengambil kantong kertas bekas dari luar kantor dan memasang kembali sobekan kertas tersebut.
Sistem Pemulihan Bencana
Mengingat kedua bencana alam besar, seperti gempa bumi dan angin topan, dan serangan teroris, pemulihan bencana, juga dikenal sebagai kelangsungan bisnis, sekarang menjadi kebutuhan nyata. Pengaturan harus dibuat untuk mengunduh data penting secara teratur (biasanya setiap hari) pada disk, tape atau bahkan film dan menyimpannya di lokasi yang cukup jauh dari kantor untuk memastikan bahwa data tersebut dapat diambil kembali jika data dasar telah dihancurkan. Juga perlu membuat pengaturan untuk pengg antian sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang mungkin telah rusak atau rusak.
Kontrol Konfigurasi
Manajemen konfigurasi merupakan bagian integral dari manajemen informasi. Kontrol versi, kontrol perubahan, dan kontrol distribusi sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang bekerja dengan edisi terbaru dan mengetahui keputusan, instruksi, atau tindakan terbaru. Rencana kebijakan informasi harus menarik perhatian pada prosedur dan sistem manajemen konfigurasi yang digunakan.
Jadwal Distribusi
Distribusi dokumen dapat dikontrol baik oleh sistem distribusi data terkomputerisasi terpusat yang diaktifkan oleh pembuat dokumen atau oleh departemen khusus yang ditugaskan untuk mengoperasikan sistem manajemen konfigurasi yang disepakati. Salah satu bagian kunci dari rencana manajemen proyek adalah jadwal distribusi dokumen, yang menetapkan siapa yang membuat dokumen dan siapa yang menerimanya dalam bentuk tabel.
Jika hard copy harus dikirim, terutama dalam hal gambar, jumlah salinan untuk setiap penerima juga harus disebutkan. Jika jadwal ini diajukan ke kantor proyek atau petugas distribusi, orang yang tepat akan menerima salinan versi terbaru dokumen dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat. Sementara sebagian besar distribusi dokumen akan dilakukan secara elektronik, salinan cetak mungkin masih diperlukan untuk lokasi terpencil atau kontraktor, pemasok, atau bahkan klien yang tidak canggih.
Standar yang Harus Diikuti
Prosedur standar yang berkaitan dengan manajemen informasi harus diikuti sedapat mungkin. Standar ini dapat berupa standar atau pedoman perusahaan, kode praktik atau rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga nasional atau internasional. BSI telah mengeluarkan panduan atau kode praktik untuk manajemen konfigurasi, manajemen proyek, manajemen risiko, dan manajemen desain, yang semuanya berdampak pada manajemen informasi. Standar Internasional BS ISO 15489-I-2001 'Informasi dan Dokumentasi - Manajemen Arsip - Bagian 1 - Umum' sangat penting.
Persyaratan resmi
Setiap proyek dibatasi oleh undang-undang, instrumen hukum dan persyaratan hukum lainnya dari negara tuan rumah. Adalah penting bahwa pemangku kepentingan menyadari kendala-kendala ini dan merupakan bagian dari proses manajemen informasi untuk menyebarluaskan standar-standar ini kepada semua personel yang sesuai. Undang-Undang Kebebasan Informasi dan Undang-Undang Perlindungan Data hanyalah dua undang-undang hukum yang harus dipatuhi. Mungkin juga ada persyaratan hukum untuk menyimpan dokumen (biasanya sekitar 7 tahun) sebelum dapat dimusnahkan.
Risiko yang Dapat Diprediksi
Semua proyek membawa sejumlah risiko, dan sangat penting bahwa peringatan tentang risiko ini disebarluaskan secara tepat waktu kepada semua pemangku kepentingan yang relevan. Selain menerbitkan daftar risiko biasa, yang mencantumkan risiko yang dirasakan dan strategi mitigasi yang tepat, peringatan akan risiko yang tidak terduga atau serius, pergolakan politik yang akan segera terjadi atau potensi bencana iklim harus segera dikeluarkan untuk memungkinkan tindakan pencegahan yang efektif dapat diambil. Hal ini membutuhkan serangkaian prosedur yang telah direncanakan dan dilatih sebelumnya yang dapat diimplementasikan dengan sangat cepat. Penunjukan manajer risiko informasi akan menjadi bagian dari prosedur tersebut.
Bagian penting dari manajemen informasi adalah menerbitkan laporan. Seorang manajer proyek harus menerima laporan dari anggota organisasi lainnya untuk memungkinkan dia menilai status proyek dan pada gilirannya menghasilkan lapora nnya sendiri kepada manajemen yang lebih tinggi. Sistem harus dibentuk untuk memastikan bahwa
laporan-laporan ini dihasilkan secara akurat, teratur dan tepat waktu. Laporan yang biasa dibutuhkan oleh manajer proyek mencakup kemajuan, biaya, kualitas, pengecualian, risiko, nilai yang diperoleh, tren, varians, dan status pengadaan atau produksi. Data ini kemudian akan diringkas menjadi laporan kemajuan reguler (biasanya bulanan) kepada manajer program, sponsor atau klien sesuai kasusnya. Template dan format standar sangat membantu dalam produksi laporan ini dan teknologi modern memungkinkan sebagian besar data ini diubah menjadi grafik, bagan, dan diagram, tetapi presentasi tidak pernah dapat menggantikan akurasi.
Pengumpulan data
Seiring kemajuan teknis TI berkembang, semakin banyak data akan dikumpulkan dan disaring oleh semakin banyak organisasi dan perusahaan. Data ini kemudian digunakan untuk sejumlah besar alasan mulai dari keamanan dan pertahanan hingga pengendalian stok, pemasaran, desain dan pemeliharaan terencana, serta mengisi sistem pakar. Cara pengumpulan data juga bervariasi dari tatap muka langsung atau wawancara telepon dan kuesioner, melalui teknik pencatatan data seperti yang digunakan oleh perusahaan utilitas untuk membaca penggunaan meteran domestik atau komersial, hingga metode canggih yang digunakan oleh dinas keamanan untuk memantau percakapan telepon. dan lalu lintas internet.
Namun, meskipun kuantitas datanya mungkin mengesankan, itu akan sia-sia, jika tidak berbahaya, jika kualitasnya meragukan. Sama pentingnya adalah waktu, karena data yang terlambat dapat secara serius mempengaruhi pengambilan keputusan atau masalah laporan.
Ada dua jenis utama pengumpulan data: kualitatif (kedalaman) dan kuantitatif (luas).
Kualitatif
Metode ini meliputi teknik-teknik seperti wawancara terstruktur, observasi langsung, diskusi kelompok. Banyak tergantung pada keterampilan pewawancara atau pemimpin diskusi yang harus tetap berpikiran terbuka dan tidak mengajukan pertanyaan yang mengarah.
Keuntungannya termasuk tingkat respons yang tinggi dan kemampuan untuk mengeksplorasi secara lebih mendalam setelah analisis awal.
Kuantitatif
Ini mencakup kuesioner yang dikirim melalui surat atau email, survei telepon, survei sampel berdasarkan sejumlah besar peserta, dll. Survei semacam itu, yang memperhitungkan usia, etnis, golongan pendapatan, dan lokasi geografis sering digunakan oleh pemerintah, peneliti akademis , bisnis ritel dan produsen. Hasil survei tersebut dapat mempengaruhi kebijakan dan strategi pemasaran. Harus ada strategi korporat dalam pengelolaan data yang meliputi pengoperasian basis data pusat, akses ke data, keamanan, metode verifikasi kualitas, teknik evaluasi, diseminasi dan kendala waktu atau biaya.
Big Data
Ini adalah istilah yang diberikan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, mengkategorikan, dan mendistribusikan sejumlah besar data yang terlalu banyak untuk ditangani oleh database relasional konvensional. Pengumpulan, analisis, dan pemrosesan Big Data dilakukan oleh hampir setiap aspek masyarakat modern termasuk pemerintah pusat dan daerah, industri, layanan medis, lembaga komersial dan keuangan, lembaga ilmiah, pengecer, distributor makanan, dan, tentu saja, organisasi survei. Laporan komite terpilih House of
Commons Science and Technology baru-baru ini mengatakan bahwa 90% dari data elektronik dunia dibuat dalam dua tahun terakhir dan akan tumbuh setiap tahun sebesar 40% per tahun selama 10 tahun ke depan. Pengambilan sejumlah data ini dan analisisnya akan berdampak besar pada industri dan layanan publik di seluruh dunia.
Mekanisme pengumpulan Big Data juga beragam, meliputi jaringan telepon seluler, internet, bidikan surat, foto udara, identifikasi frekuensi radio, survei massal, dan sensor jarak jauh. Salah satu contoh persiapan Big Data adalah penyediaan braket khusus di pabrik konstruksi untuk banyak sensor yang diperlukan untuk menangkap data. Semua informasi ini harus diuji keakuratannya sebelum dapat dianalisis, dikategorikan, dan didistribusikan kepada pengguna yang membutuhkannya untuk tujuan keamanan, pemasaran, atau ilmiah.
Kecepatan diseminasi penting karena hal ini akan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.